Соглашение о КЭДО — это документ между работодателем и работником об использовании простой или неквалифицированной электронной подписи при обмене кадровыми документами. Его требует часть 2 статьи 6 закона 63-ФЗ, и в тексте обязателен порядок проверки подписи. Готовый шаблон берут из трёх источников: конструктор документа, приложение к положению о КЭДО или типовая форма вендора системы. Проект готовит кадровая служба, порядок проверки подписи описывает ИТ-служба, юрист согласует формулировки, руководитель утверждает приказом. Главное различие такое: при УКЭП с обеих сторон отдельное соглашение по закону не нужно, а при ПЭП и УНЭП без него подписанный файл не равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью.
Разберём, чем соглашение отличается от согласия работника на переход на КЭДО и от положения о КЭДО: эти три документа путают чаще всего, а подменять один другим нельзя. Покажем, какие блоки обязаны быть в тексте, кто в компании отвечает за каждый из них и какие формулировки юристы переписывают после кадровиков. Отдельно разведём ПЭП, УНЭП и УКЭП по статье 22.3 ТК РФ, включая случаи, когда подпись работника не подходит под документ. Комплект шаблонов в .docx, сценарии для дистанционных и исполнителей по ГПХ, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Скачайте готовый текст соглашения об использовании ПЭП и УНЭП в .docx и правьте его под свою систему и порядок проверки подписи.
Какое именно соглашение о КЭДО ищут и когда оно обязательно
Под словом «соглашение» в кадровом электронном документообороте скрываются четыре разных документа, и они не заменяют друг друга. Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП — двусторонний документ с работником, который даёт электронной подписи юридическую силу собственноручной. Согласие на переход на КЭДО — односторонний документ работника по статье 22.2 ТК РФ. Положение о ведении КЭДО — локальный нормативный акт, его утверждает работодатель приказом. Соглашение об электронном документообороте с исполнителем по договору ГПХ или с самозанятым лежит вообще в другой плоскости: там нет трудовых отношений и не работают статьи 22.1-22.3 ТК РФ.
Обязательность соглашения определяется видом подписи, а не размером компании. Часть 2 статьи 6 закона 63-ФЗ признаёт документ, подписанный простой или неквалифицированной подписью, равнозначным бумажному с собственноручной подписью в двух случаях: так прямо сказано в федеральном законе либо стороны заключили соглашение. Если работник подписывает УКЭП, соглашение по закону не требуется — квалифицированная подпись признаётся равнозначной по умолчанию.
Факт: соглашение обязательно, когда применяются простая или неквалифицированная подпись. При квалифицированной подписи формально по закону оно не требуется, но соглашение об использовании ПЭП и УНЭП обязано содержать порядок проверки электронной подписи: без этого пункта документ не выполняет свою функцию.
Отдельный спор идёт вокруг УНЭП, полученной через портал госуслуг. Часть юристов считает, что статья 22.3 ТК РФ сама по себе является тем федеральным законом, который допускает такую подпись, и отдельное соглашение не нужно. Практика осторожнее: соглашение заключают всё равно, потому что оно закрывает и порядок проверки подписи, и правила определения лица по его ПЭП. Проверить действующую редакцию статьи и разъяснения по применению электронных подписей в кадровых документах можно на сайте Роструда в разделе с разъяснениями трудового законодательства.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Соглашение требуется в обязательном порядке, если используется простая или неквалифицированная подпись, и в нём должен быть прописан порядок проверки такой подписи. При квалифицированной подписи формально этого не нужно, потому что она признаётся по умолчанию. На практике стороны заключают соглашение и в спорных сценариях: в суде проще предъявить подписанный документ, чем объяснять, как именно система определила подписанта.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, от которой зависит текст соглашения
Закон 63-ФЗ делит подписи на простую и усиленную, а усиленную — на неквалифицированную и квалифицированную. Простая подпись — это набор данных вроде логина, пароля и одноразового кода, который подтверждает факт подписания конкретным человеком. УНЭП получается криптографическим преобразованием с использованием ключа: она определяет подписанта и фиксирует, что после подписания документ не менялся. УКЭП работает так же, но сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр после личной идентификации, а ключ хранится на защищённом носителе.
В поисковых запросах эти виды подписи регулярно называют «типом подписки УКЭП» или спрашивают про «единицу измерения УКЭП». Ни того, ни другого не существует. Подпись не является подпиской и не измеряется в единицах: у неё есть вид (ПЭП, УНЭП, УКЭП) и сертификат ключа проверки. Подпиской тарифицируется не подпись, а доступ к системе КЭДО, и считается он за сотрудника в месяц. Похожая путаница в запросе «ЕИО с наличием ПЭП»: единоличный исполнительный орган, то есть директор, ПЭП в кадровом документообороте не пользуется вообще. Статья 22.3 ТК РФ разрешает работодателю только УКЭП и в ограниченном перечне случаев УНЭП.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | факт подписания конкретным лицом | лицо и неизменность документа | лицо и неизменность документа |
| Как создаётся | коды, логин и пароль в системе | криптографическое преобразование ключом | криптография плюс личная идентификация в удостоверяющем центре |
| Нужно ли соглашение сторон | да, часть 2 статьи 6 и статья 9 63-ФЗ | да, часть 2 статьи 6 63-ФЗ | нет, признаётся по умолчанию |
| Кто применяет в КЭДО | только работник | работник, работодатель в ограниченном перечне документов | работодатель, работник по желанию |
| Документы по статье 22.3 ТК РФ | заявления, ознакомления, кадровая текучка | трудовой договор и допсоглашения со стороны работника, договор о материальной ответственности, ученический договор | те же документы со стороны работодателя |
| Где получить работнику | в системе КЭДО работодателя | в системе КЭДО или бесплатно в приложении Госключ | в аккредитованном удостоверяющем центре или в Госключе |
Из таблицы следует прикладной вывод для текста соглашения: если работники подписывают документы через Госключ квалифицированной подписью, соглашение сводится к порядку взаимодействия. Если в системе выдаётся ПЭП, в соглашение придётся включить правила определения лица по этой подписи и обязанность работника сохранять конфиденциальность ключа — этого требует статья 9 63-ФЗ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «По Трудовому кодексу в разных документах могут применяться все три вида подписи в разных сочетаниях, и работник в них путается. Если нужен универсальный вариант, берите неквалифицированную подпись со стороны сотрудника и квалифицированную со стороны работодателя: такая связка закрывает и трудовой договор, и приказы, и заявления. Перед запуском сверьте перечень своих документов со статьёй 22.3 ТК РФ, чтобы не выдавать людям лишние сертификаты.»
Кто в компании готовит соглашение и что делает делопроизводитель
Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП редко пишет один человек. В нём три содержательных слоя: правовой (равнозначность подписи, ссылки на 63-ФЗ и ТК РФ), технический (как именно система идентифицирует работника и как проверяется подпись) и организационный (сроки, порядок вручения, действия при утрате доступа). Ответственность за них лежит на разных подразделениях, и провал обычно случается на стыке.
- Кадровая служба готовит проект: берёт шаблон, подставляет реквизиты, перечень документов и виды подписи, синхронизирует текст с положением о КЭДО.
- ИТ-служба или вендор системы даёт формулировку порядка проверки подписи: какой сервис проверяет сертификат, где хранится протокол подписания, что считается подтверждением подписания.
- Юрист согласует правовые ссылки и следит, чтобы соглашение не подменяло собой согласие работника на переход на КЭДО.
- Служба информационной безопасности проверяет раздел о конфиденциальности ключа и порядок блокировки доступа при увольнении.
- Руководитель или уполномоченное по доверенности лицо подписывает соглашение от компании УКЭП.
- Делопроизводитель регистрирует соглашение, следит за комплектностью по каждому работнику и обеспечивает выгрузку подписанных файлов с протоколами для проверки.
Роль делопроизводителя в этой схеме недооценивают. Именно он обнаруживает, что у 30 человек из 200 соглашение не подписано, а документы им уже отправляются. В сервисе Добыто такой контроль выведен в отдельный статус: система показывает, по кому комплект неполон, до того как кадровик отправит приказ на подписание.
Важный нюанс из практики: техническую часть соглашения нельзя писать раньше, чем выбран способ интеграции. Готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час и не требует вашей команды разработки, а интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от подготовки разработчиков. Способ идентификации работника, который вы опишете в соглашении, определяется именно этим выбором.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как подготовить и утвердить соглашение об использовании ПЭП и УНЭП: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень документов, которые уйдут в электронный вид, и напротив каждого проставьте вид подписи работника и работодателя по статье 22.3 ТК РФ.
- Шаг 2. Утвердите положение о ведении КЭДО как локальный нормативный акт и издайте приказ о введении КЭДО с назначением ответственного.
- Шаг 3. Возьмите шаблон соглашения и впишите в него реальные реквизиты системы: наименование, способ входа, способ идентификации работника.
- Шаг 4. Получите от ИТ-службы или вендора описание порядка проверки подписи и перенесите его в соглашение дословно, без сокращений.
- Шаг 5. Согласуйте текст с юристом и службой информационной безопасности, зафиксируйте итоговую редакцию как приложение к положению о КЭДО.
- Шаг 6. Уведомите работников о переходе на КЭДО и соберите письменные согласия: соглашение о подписи подписывается после согласия, а не вместо него.
- Шаг 7. Подпишите соглашение с каждым работником, зарегистрируйте его и передайте в личное дело вместе с трудовым договором.
Лайфхак: запускайте соглашение сначала на пилотной группе — одном отделе или подразделении. Обратная связь от 20-30 человек показывает слабые формулировки до того, как документ разойдётся на весь штат, а обучение сотрудников подписанию укладывается в один-два вебинара.
Где взять шаблон соглашения и что с ним делать дальше
Рабочих источников шаблона три. Первый — конструктор документа, который собирает .docx под ваши данные: подходит, когда нужен быстрый старт и типовой набор условий. Второй — типовая форма вендора системы КЭДО: её плюс в том, что порядок проверки подписи уже описан под конкретную платформу. Третий — приложение к положению о КЭДО, разработанное юристом компании: дольше, но точнее ложится на процессы. Скачанный шаблон в любом случае правится: наименование системы, способ идентификации и порядок проверки подписи у всех разные.
Комплект документов для перехода на КЭДО и подписания электронной подписью
Начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП: оно определяет, какой подписью будет закрыт весь остальной комплект.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
Что должно быть в тексте соглашения
Проверяйте скачанный шаблон по семи блокам. Отсутствие любого из первых трёх делает соглашение декоративным.
- Стороны и предмет. Работодатель и работник договариваются о применении электронной подписи при обмене документами, связанными с работой.
- Виды подписи и их распределение. Какой подписью подписывает работник, какой работодатель, по каким документам.
- Порядок проверки подписи. Как определяется подписант, где хранится протокол подписания, что считается подтверждением. Требование части 2 статьи 6 63-ФЗ.
- Правила определения лица по ПЭП и конфиденциальность ключа. Обязательный блок по статье 9 63-ФЗ, если применяется простая подпись.
- Порядок доступа к системе. Как работник получает логин, что делает при утрате доступа, в какой срок сообщает о компрометации ключа.
- Перечень документов и исключения. Приказ об увольнении, инструктажи по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге.
- Срок действия и порядок расторжения. Что происходит с соглашением при увольнении и при отказе работника от КЭДО.
Во что обходится ошибка в соглашении
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Если соглашение не заключено или в нём нет порядка проверки подписи, документ, подписанный ПЭП или УНЭП, теряет равнозначность бумажному. Отсюда два практических последствия. Первое — административное: нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП влечёт для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, а ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи — от 50 000 до 100 000 рублей. Второе — доказательственное: в трудовом споре работодатель не сможет подтвердить, что работник ознакомлен с приказом или подписал договор о материальной ответственности.
Внимание: соглашение о подписи не заменяет письменное согласие работника на взаимодействие через КЭДО. Позиция Минтруда по статье 22.2 ТК РФ остаётся жёсткой: согласие берётся в письменной форме, и собирать его анкетой по электронной почте рискованно.
Важный нюанс из практики: в Добыто мы сопровождаем первые 50 подписаний вместе с кадровой службой клиента. На этом объёме видно, совпадает ли описанный в соглашении способ идентификации с тем, как работники фактически входят в систему, и остаётся время исправить формулировку до массовой рассылки документов.
В практике Добыто кадровые службы чаще всего спотыкаются именно на согласии работника: соглашение о подписи подписано, положение утверждено, а письменных согласий по части штата нет. При проверке это выглядит как электронный документооборот без согласия работника со всеми последствиями по статье 22.2 ТК РФ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Работодатели часто считают, что согласие на КЭДО и соглашение об использовании подписи — один документ. Это разные основания: согласие снимает вопрос о самом переходе на электронное взаимодействие, соглашение придаёт подписи юридическую силу. Проверьте по личным делам, что у каждого работника лежат оба документа, иначе при проверке ГИТ придётся доказывать очевидное.»
Когда соглашение не нужно или оформляется иначе
Универсального ответа «соглашение нужно всем» не существует. Категория работника меняет и необходимость документа, и его форму.
| Ситуация | Нужно ли соглашение | Чем оформляется взаимодействие |
|---|---|---|
| Штатный работник, подписывает ПЭП или УНЭП | да | положение о КЭДО, согласие по статье 22.2 ТК РФ, соглашение о подписи |
| Штатный работник, подписывает УКЭП | формально нет | положение о КЭДО и согласие по статье 22.2 ТК РФ |
| Дистанционный работник | нет, если условия закрыты ЛНА | ЛНА о дистанционной работе или трудовой договор по главе 49.1 ТК РФ |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | да | соглашение об электронном документообороте, нормы ТК РФ не применяются |
| Работник отказался от КЭДО | нет | бумажный документооборот, отказ не влечёт негативных последствий |
Строка про дистанционных работников чаще всего и вызывает переделку документов. Глава 49.1 ТК РФ появилась в кодексе раньше статей 22.1-22.3 и работает по своим правилам: обмен электронными документами с дистанционным работником регулируется трудовым договором или локальным нормативным актом, а письменное согласие на КЭДО с него по общему правилу не собирается. Автоматически распространять на дистанционных правила КЭДО не стоит: у них режим мягче, и лишние документы создают лишние обязанности.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Дистанционных сотрудников мы ведём отдельным потоком: для них электронное взаимодействие закрывается локальным актом о дистанционной работе, а не общим согласием на КЭДО. Если смешать два процесса, кадровая служба начинает собирать согласия с людей, у которых оно и так вытекает из статуса. Проверьте, к какой группе относится каждый работник, до рассылки уведомлений.»
Полезно знать: с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми соглашение об электронном документообороте оформляется отдельно от кадрового комплекта. Проверьте заранее, умеет ли выбранная система подписывать документы с внештатными исполнителями: часть платформ рассчитана только на штат.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей
Стоимость складывается из тарифа за сотрудника в месяц и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны, электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по мере подключения |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и набора функций: интеграция с 1С, приоритетная поддержка и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — только в «Корпорации». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП придаёт электронной подписи работника силу собственноручной и обязательно там, где не применяется квалифицированная подпись. Оно не заменяет ни положение о КЭДО, ни письменное согласие работника на переход: это три разных документа с разными основаниями. Текст готовит кадровая служба, порядок проверки подписи диктует ИТ-служба, юрист согласует, а делопроизводитель отвечает за то, чтобы комплект был полным по каждому человеку.
Мы в Добыто ведём переход по дорожной карте: сначала положение и приказ, затем пилотная группа, и только после этого раскатка на весь штат с выдачей подписей. Такой порядок снимает основную часть ошибок в формулировках соглашения до того, как оно уйдёт на подписание тысяче сотрудников.
Частые вопросы
Нужно ли перезаключать соглашение при смене сервиса КЭДО
Да, если в соглашении указаны наименование системы и порядок проверки подписи через конкретную платформу. При переходе на другой сервис меняется способ идентификации работника и место хранения протоколов подписания, а это существенные условия документа. Практичнее сразу писать соглашение так, чтобы техническая часть выносилась в приложение: тогда при смене платформы переподписывается приложение, а не весь документ.
Можно ли включить условие об электронной подписи прямо в трудовой договор
Можно: часть 2 статьи 6 63-ФЗ говорит о соглашении между участниками электронного взаимодействия, не требуя отдельного документа. С новыми работниками это удобно — условие вносится разделом в трудовой договор при приёме. С действующими придётся оформлять дополнительное соглашение, и по трудоёмкости это то же самое, что подписать отдельное соглашение о подписи.
Что делать, если работник подписал соглашение, а потом отказался от КЭДО
Отказ от электронного взаимодействия по статье 22.2 ТК РФ не влечёт для работника негативных последствий, поэтому его переводят обратно на бумажный документооборот. Соглашение о подписи при этом прекращает применяться, но не аннулирует ранее подписанные документы: они сохраняют силу. Зафиксируйте дату прекращения электронного обмена, чтобы не было разрыва в комплекте документов.
Нужно ли соглашение, если сотрудники подписывают через Госключ
Зависит от того, какую подпись они там выпускают. Квалифицированная подпись из Госключа признаётся равнозначной собственноручной без соглашения. Неквалифицированная подпись формально требует основания: либо соглашение сторон, либо прямое указание федерального закона. Часть юристов считает достаточным статью 22.3 ТК РФ, но соглашение закрывает вопрос и заодно фиксирует порядок проверки подписи.
Как оформить электронный обмен с самозанятым или исполнителем по ГПХ
Через соглашение об электронном документообороте, а не через кадровый комплект: статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют отношения с работниками и на исполнителей не распространяются. В соглашении фиксируются вид подписи, порядок её проверки и перечень документов, которыми стороны обмениваются. Проверьте, поддерживает ли ваша система подписание с внештатными исполнителями: это отдельная функция.
Сколько хранится подписанное соглашение
Соглашение об использовании подписи подшивается к личному делу и хранится вместе с трудовым договором: 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Электронная форма срок не сокращает. Локальные нормативные акты, включая положение о КЭДО, хранятся постоянно.
Кто подписывает соглашение от компании, если директор недоступен
Любое уполномоченное лицо, которому передано право подписи кадровых документов: чаще всего руководитель отдела кадров. Полномочия оформляются приказом об ответственном за КЭДО и доверенностью, а подписывается документ квалифицированной подписью этого лица. Простая подпись со стороны работодателя в кадровых документах не применяется.
