УНЭП и УКЭП различаются не удобством, а тем, кто выпустил сертификат и как проверяется подпись: квалифицированный сертификат выдает аккредитованный удостоверяющий центр, неквалифицированный — информационная система работодателя или инфраструктура электронного правительства. При приеме на работу это определяет распределение ролей: трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью, а работник вправе использовать УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП, выданную через инфраструктуру электронного правительства (статья 22.3 ТК РФ). Главное различие, которое сбивает кадровые службы: сторон в документе две — работник и работодатель, а участников процесса трое. Кадровик и руководитель делят одну роль работодателя, и подпись от его имени ставит только тот, кто на это уполномочен.
Разберем комплект приема по документам: где обязательна квалифицированная подпись, где хватает простой, где кадровик подписывает, а где ставит только визу согласования. Покажем, при каком условии согласие на КЭДО у новичка не запрашивается вовсе, и какие ошибки в маршруте приводят к тому, что электронный комплект не работает как доказательство. Сравнение видов подписи по стоимости и применимости, чек-лист проверки до первого электронного приема, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто из троих подписывает документы при приеме, а кто их согласует
Сторон в кадровом документе две: работник и работодатель. Участников процесса при приеме обычно трое, и это разные вещи. Работник подписывает от своего имени. Работодатель — юридическое лицо, и подпись от его имени ставит одно уполномоченное лицо: единоличный исполнительный орган действует без доверенности, любой другой сотрудник — на основании приказа или доверенности. Кадровик в этой схеме чаще всего не сторона договора, а оператор процесса: собирает комплект, ставит визу согласования, ведет маршрут и следит за статусами.
Три действия внутри одного маршрута юридически не равны. Согласование — внутренняя виза, она подтверждает, что документ проверен службой, но обязательств перед работником не создает. Подписание создает права и обязанности сторон. Ознакомление фиксирует, что работник прочитал локальный нормативный акт, и подпись работника здесь подтверждает факт прочтения, а не согласие с содержанием. Если в системе все три действия названы словом «подписать», кадровая служба рано или поздно поставит подпись руководителя там, где нужна была виза, и наоборот.
Запрос «ЕИО с наличием ПЭП» приходит из настроек кадровых систем: единоличный исполнительный орган, которому в системе выдана простая электронная подпись. Для внутренних служебных документов такая роль рабочая. Для приема — нет. Трудовой договор со стороны работодателя подписывается усиленной квалифицированной подписью, и простая подпись руководителя ее не заменяет, каким бы ни был статус подписанта в оргструктуре.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В типовой схеме подпись работодателя — квалифицированная, ее получают в удостоверяющем центре, а работник подписывает неквалифицированной подписью, которая выпускается прямо в сервисе за пару кликов и пароль к которой задает он сам. Из этого следует практическое правило: сертификат работодателя нужно готовить заранее и держать под контролем, а подпись работника выпускается в день приема. Проверьте, на кого в вашей компании оформлен сертификат работодателя и указан ли этот человек в приказе как ответственный за подписание кадровых документов.»
В практике Добыто маршрут приема мы собираем из трех ролей заранее, шаблоном: кадровик создает документ по шаблону, система строит цепочку согласования и подписания и показывает статус каждого участника. Пока роли не разведены на уровне шаблона, каждый прием превращается в ручную сборку.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, от которой зависит комплект приема
Простая электронная подпись подтверждает только то, что подпись сформирована определенным лицом: это коды из СМС, логин и пароль в системе, подтверждение через учетную запись Госуслуг. Криптографии в ней нет, изменение документа она не выявляет, юридическая сила возникает из соглашения сторон или локального нормативного акта.
Усиленная неквалифицированная подпись строится на криптографических преобразованиях: она позволяет определить подписанта и обнаружить изменения, внесенные после подписания. У нее две разновидности, и путать их нельзя. УНЭП, выпущенная информационной системой работодателя или оператора КЭДО, требует соглашения сторон о порядке проверки подписи — без такого соглашения документ уязвим. УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, прямо названа в статье 22.3 ТК РФ, и отдельное соглашение об использовании подписи с работником заключать не нужно. Технически это подпись, которую физическое лицо выпускает в мобильном приложении Госключ; порядок создания и использования сертификата установлен постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152.
Усиленная квалифицированная подпись выпускается аккредитованным удостоверяющим центром на сертифицированных ФСБ России средствах и по умолчанию равнозначна собственноручной подписи. Для юридического лица квалифицированный сертификат выдает удостоверяющий центр ФНС России и оформляет его на руководителя. Отдельная разновидность — обезличенный сертификат организации: его выпускает руководитель для автоматического подписания документов информационной системой, срок действия — год, перевыпуск проходит при личном визите.
Сравнение по четырем параметрам показывает, почему в кадровом документообороте закрепились именно два верхних варианта.
| Вид подписи | Безопасность | Удобство пути | Применимость в КЭДО | Плата за использование |
|---|---|---|---|---|
| Простая ЭП | 10 % | 100 % | 10 % | Стоимость каждого СМС-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | 30 % | 85 % | 30 % | Бесплатно |
| УНЭП информационной системы | 50 % | 75 % | 80 % | Около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключа | 75 % | 50 % | 80 % | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП Госключа | 100 % | 30 % | 100 % | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП удостоверяющего центра | 100 % | 10 % | 100 % | От 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Простая подпись выигрывает только в удобстве пути и проваливается там, где нужен спор в суде. Квалифицированная подпись удостоверяющего центра дает максимум защиты и минимум удобства: очная идентификация, токен, продление раз в год. УНЭП Госключа стоит посередине и не создает операционных затрат, поэтому массовый прием чаще собирают вокруг нее. Официальные условия выпуска и ограничения по видам сертификатов опубликованы на странице технологии Госключ на портале Госуслуг.
Факт: срок действия сертификатов УНЭП и УКЭП в Госключе — 12 месяцев. Напоминание об окончании приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней — на Госуслуги, за 7 дней — в приложение «Госключ». Выпуск нового сертификата УНЭП после истечения занимает несколько минут.
Отдельно про единицу измерения. Электронная подпись тарифицируется не документами, а сертификатами: единица — один сертификат на одного человека на срок действия, чаще всего на год. Отсюда и формулировка «тип подписки»: вы платите за право пользоваться сертификатом определенного вида, а не за количество подписанных приказов. Разница в деньгах при массовом приеме заметна: коммерческая подпись стоимостью 400 рублей за штуку на 2500 сотрудников дает 1 000 000 рублей только на выпуск, а подокументная тарификация по 25 рублей при 20 документах в год на человека добавляет еще около 1 250 000 рублей на 50 000 документов. У подписи из инфраструктуры электронного правительства этой статьи расходов нет: платными остаются только разовые работы по интеграции.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Коммерческая подпись стоит не только денег. Она добавляет отделу кадров работу: идентификация, выпуск, продление, забытые пароли, личная явка сотрудника и отчетность перед удостоверяющим центром. При текучке эта нагрузка возвращается каждый год. Посчитайте не абонентскую плату, а количество приемов и увольнений за год: именно оно определяет, сколько раз кадровая служба будет заниматься подписями.»
Какая подпись нужна на каждом документе при приеме
Комплект приема неоднороден: часть документов закон относит к группе, где работодателю разрешена только квалифицированная подпись, часть — к иным документам с более мягкими требованиями. Таблица собрана по статье 22.3 ТК РФ и разводит требования по сторонам.
| Документ приема | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор | УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Ученический договор и договор на обучение | УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Приказ о приеме на работу | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Ознакомление с ЛНА, должностной инструкцией, положением о КЭДО | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Согласие на обработку персональных данных | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Журнал инструктажа по охране труда, трудовая книжка, акт о несчастном случае | Только бумага | Только бумага |
Из таблицы следуют два практических вывода. Первый: на всем комплекте приема работодателю проще держать одну квалифицированную подпись, чем разбираться, где допустима неквалифицированная. Второй: три документа из семи строк нельзя перевести в электронный вид ни при каком виде подписи, и очная явка новичка все равно понадобится хотя бы под инструктаж.
Проверьте, чьи подписи стоят на подписанном документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Полезно знать: в одном пакете на подписание можно направить до 50 файлов, включая pdf и xml. Исходные файлы не изменяются, на каждый документ возвращается отдельный файл открепленной подписи с расширением .sig — именно он, а не версия со штампом, проходит проверку целостности.
Согласие на КЭДО при приеме: кому его вообще не нужно подписывать
Согласие требуется не от всех. Работник, который принимается на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа по состоянию на эту дату, согласие на электронный документооборот не дает: работодатель его уведомляет, и этого достаточно (статья 22.2 ТК РФ). Для всех остальных нужно письменное согласие, а отказ от него не может быть основанием ни для отказа в приеме, ни для санкций.
Само согласие на КЭДО пока остается тем документом, который чаще всего собирают на бумаге: вопрос о его подписании в электронном виде прорабатывается Минтрудом России и Минцифры России. Часть кадровых систем закрывает это подписанием согласия квалифицированной подписью Госключа при дистанционном приеме, но окончательное решение о способе принимает работодатель и фиксирует его в положении о КЭДО.
Практический эффект для приема выглядит так. Если вы набираете студентов и людей без предыдущего стажа, бумажная часть комплекта сжимается до инструктажа и трудовой книжки. Если вы принимаете опытных специалистов, каждый прием начинается с бумажного согласия, и это узкое место процесса стоит закладывать в сроки заранее.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы всегда проверяем, к какой из двух групп относится новичок, до того как отправить ему комплект. У человека без стажа на 31 декабря 2021 года согласие не запрашивается, ему направляется уведомление о переходе на КЭДО. Ошибка в эту сторону дороже, чем кажется: собранное не с того человека согласие не мешает, а вот отсутствие согласия у того, кому оно положено, ставит под вопрос весь электронный комплект. Сверьте дату первой записи о работе, прежде чем запускать маршрут.»
Маршрут приема: кто за кем подписывает
Маршрут бывает последовательным и параллельным. В последовательном документ идет по цепочке: кадровик, руководитель, бухгалтерия, работник, и каждый следующий видит его только после действия предыдущего. В параллельном документ уходит нескольким участникам одновременно. Для приема почти всегда нужен последовательный маршрут: работник не должен получать на подпись договор, который еще не завизировала кадровая служба и не подписал уполномоченный представитель работодателя.
Как собрать подписи всех троих при приеме: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите подписанта со стороны работодателя и закрепите его приказом. Если это не единоличный исполнительный орган, оформите доверенность с правом подписания кадровых документов.
- Шаг 2. Проверьте квалифицированный сертификат подписанта: срок действия, соответствие данных в сертификате приказу, наличие носителя и доступ к нему в день приема.
- Шаг 3. Сверьте статус новичка по трудовому стажу и подготовьте нужный документ: уведомление о переходе на КЭДО или согласие на него.
- Шаг 4. Заведите работника в системе: ФИО, должность, подразделение, телефон или электронная почта. Без контактных данных кабинет не активируется и уведомление о подписании не уйдет.
- Шаг 5. Соберите комплект по шаблонам и назначьте маршрут: виза кадровика, подпись работодателя, подпись работника. Порядок и сроки на каждом шаге задаются шаблоном маршрута, а не вручную.
- Шаг 6. Направьте работнику пакет на подписание и убедитесь, что он выпустил подпись. В Госключе сертификат УНЭП выпускается дистанционно, вход в приложение подтверждается через учетную запись Госуслуг.
- Шаг 7. После подписания сохраните документ вместе с файлом подписи в электронном архиве работодателя и проверьте, что подписи обеих сторон читаются и сертификаты действительны.
Внимание: документ, направленный на подписание в Госключ, должен быть подписан не позднее 24 часов. Информационная система работодателя получает статус об истечении срока: дальше либо настроена автоматическая повторная отправка, либо кадровая служба связывается с работником вручную.
Что проверить до первого электронного приема
Подготовка занимает больше времени, чем сам маршрут, и именно она определяет, пройдет ли комплект проверку.
- Утвержден ли приказ о введении КЭДО и положение о ведении КЭДО как локальный нормативный акт.
- Названы ли в положении виды подписи, допустимые для каждой группы документов, и порядок проверки неквалифицированной подписи.
- Заключено ли соглашение об использовании ПЭП и НЭП, если вы применяете подпись собственной информационной системы, а не подпись инфраструктуры электронного правительства.
- Кто подписывает от имени работодателя и чем подтверждены его полномочия.
- Актуально ли штатное расписание: маршруты согласования строятся от подразделения и должности, и ошибка в оргструктуре ломает цепочку.
- Как организованы хранение и выгрузка подписанных документов вместе с файлами подписей.
- Что делает кадровая служба, если инфраструктура подписи временно недоступна: исключительные случаи оформления на бумаге работодатель вправе утвердить сам (статья 22.2 ТК РФ).
Шаблоны документов для электронного приема
Комплект закрывает подготовку и первый прием; начните с положения о ведении КЭДО, остальное к нему пристраивается.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Приказ о приеме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Кейс из практики: финансовая организация выстраивала цифровой прием последовательно и начинала прогрев кандидата еще на этапе отклика на вакансию, а вход в Госуслуги считала подтверждением личности. От старта до пилота прошло около 4 месяцев, после чего компания вышла на стабильные 95 % трудовых договоров, подписанных в мобильном приложении, и 90 % сотрудников с выпущенной подписью. На Госключ там переведены трудовой договор, дополнительные соглашения, договор о материальной ответственности и заявление на увольнение.
В Добыто после исполнения документ уходит во вкладку «Архив» и остается доступен сотрудникам с правами на электронный архив: скачать можно и сам документ, и подпись под ним.
Ошибки при сборе трех подписей и цена каждой
Первая ошибка — простая подпись на трудовом договоре. Ее ставят ради скорости: работник уже подтвердил личность в системе, кажется, что этого хватит. Не хватает: закон требует от работодателя квалифицированную подпись, и договор, подписанный простой подписью со стороны компании, оформлен ненадлежащим образом. Штраф за это по статье 5.27 КоАП доходит до 100 000 рублей на юридическое лицо, а в трудовом споре такой документ придется доказывать другими средствами.
Вторая ошибка — подпись кадровика от имени работодателя без полномочий. Кадровик визирует комплект, а подписывает его своим сертификатом, потому что «директор в отпуске». Формально документ подписан не той стороной. Восстанавливается это переподписанием задним числом, что в электронном виде видно по метке доверенного времени.
Третья ошибка — согласие на КЭДО, собранное после подписания комплекта. Логика процесса обратная: сначала работник соглашается на электронное взаимодействие, потом ему направляют документы. Порядок фиксируется в положении о КЭДО, и его нарушение видно по датам в системе.
Четвертая ошибка — истекший сертификат в день массового приема. Подпись действует год, и если пик найма приходится на дату продления, прием останавливается для всех новичков одновременно. У работника выпуск нового сертификата УНЭП занимает минуты, у работодателя перевыпуск обезличенного сертификата требует личного визита руководителя.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на первых 5-10 приемах видно, где маршрут собран не в том порядке и у кого не хватает полномочий на подпись. После пилота эти ошибки в массовый прием уже не переносятся.
Пятая ошибка — хранение только в приложении подписи. Обязанность обеспечивать архивное хранение электронных кадровых документов лежит на работодателе, и файл подписи должен сохраняться в его информационной системе. Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверить ее и после истечения срока действия сертификата, но само хранение он за работодателя не ведет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Файл открепленной подписи нужно сохранять на своей стороне в момент получения, а не искать потом в ленте уведомлений. Если при возврате произошел технический сбой, система получает ответ с кодом ошибки, и этот статус надо обрабатывать, а не игнорировать. Заведите правило: документ считается подписанным только после того, как .sig-файл лег в архив работодателя.»
Когда трех электронных подписей при приеме не требуется
Схема с тремя участниками избыточна в нескольких ситуациях, и честнее это признать до покупки лицензий.
Работник отказался от КЭДО. Отказ законен и не влечет последствий, документы для такого сотрудника оформляются на бумаге, а маршрут в системе для него не строится.
Документ по закону остается бумажным. Журнал инструктажа по охране труда, трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве и приказ об увольнении не переводятся в электронный вид, и никакая подпись это не меняет.
Кадровик и руководитель — одно лицо. В микробизнесе и у индивидуальных предпринимателей роли схлопываются, участников процесса остается двое, и отдельный шаг согласования только удлиняет маршрут.
Инфраструктура подписи временно недоступна. Работодатель вправе утвердить исключительные случаи оформления документов на бумаге, и это рабочий сценарий на время сбоя, а не нарушение.
Стоимость КЭДО и электронных подписей для оформления приема
Итоговая сумма складывается из численности, набора функций и того, какие виды подписи вы используете для работодателя и для работников.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9 %, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Стоимость зависит от численности и от того, нужны ли вам кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельная строка расходов — квалифицированная подпись для работодателя. Она не входит в абонентскую плату и оформляется через удостоверяющий центр, поэтому при расчете бюджета на прием считайте ее отдельно от стоимости рабочих мест.
Выводы
Три участника приема закрывают две роли: работник подписывает от себя, а кадровик и руководитель вместе представляют работодателя, где право подписи есть только у уполномоченного лица. Вид подписи задается не привычкой компании, а группой документа: на трудовом договоре и договоре о материальной ответственности работодателю нужна квалифицированная подпись, на приказах и ЛНА допустимы более простые варианты. Согласие на КЭДО запрашивается не у всех новичков, а порядок действий и виды подписей закрепляются в положении о КЭДО до первого электронного приема.
Мы в Добыто собираем такие маршруты шаблонами: роли разводятся один раз, а дальше каждый прием идет по одной и той же цепочке с контролем статусов и хранением подписанных файлов в электронном архиве.
Частые вопросы
Может ли кандидат подписать документы, если он еще не оформлен и его нет в кадровой системе?
Да, для этого используется сценарий дистанционного приема: кандидату открывается личный кабинет для сбора документов до появления записи в кадровой программе. Комплект на прием он подписывает своей подписью, а после трудоустройства документы связываются с профилем уже действующего сотрудника и видны ему в личном кабинете.
Что делать, если работник не подписал документ в отведенные сутки?
Информационная система работодателя получает статус об истечении срока подписания. Дальше возможны два сценария и их комбинация: автоматическая повторная отправка пакета либо ручное сопровождение со стороны кадровой службы. Пакет не считается подписанным, пока не получен файл подписи, поэтому при массовом приеме имеет смысл настроить автоматический повтор.
Можно ли оформить электронный прием иностранного гражданина?
Неквалифицированную подпись инфраструктуры электронного правительства иностранные физические лица получить могут при условии, что у них есть подтвержденная учетная запись на Госуслугах и в личном кабинете указаны данные СНИЛС. Квалифицированная подпись этой инфраструктуры доступна только гражданам РФ, поэтому для документов, где от работника требуется именно УКЭП, потребуется другой вариант.
Как быть с сотрудником, у которого кнопочный телефон?
Подписание через мобильное приложение ему недоступно. Рабочих вариантов два: подпись, выпущенная в информационной системе работодателя, либо оформление на бумаге — работодатель вправе утвердить исключительные случаи бумажного оформления. Версия Госключа для Windows и Linux анонсирована Минцифры России до конца 2026 года.
Появится ли на электронном документе привычный синий штамп подписи?
Мобильное приложение подписи штамп не добавляет. Система КЭДО может сформировать на основе полученного файла подписи отдельную печатную версию со штампом, но юридически значимой остается версия без штампа: именно она проходит проверку целостности и не может быть дополнена после подписания.
Можно ли подписать сразу весь комплект приема одним действием?
Да, пакетное подписание поддерживается: в одном пакете направляется до 50 файлов, включая pdf и xml с машиночитаемыми данными. Исходные файлы не изменяются, на каждый возвращается отдельный файл подписи, и в архив работодателя должны попасть все пары «документ плюс подпись».
Кто отвечает за хранение подписанных при приеме документов?
Обязанность обеспечивать архивное хранение электронных кадровых документов возложена на работодателя. Приложение подписи выступает средством создания подписи, а не архивом. Формат CAdES-T с меткой доверенного времени позволяет проверить подпись после истечения срока действия сертификата, и информационная система работодателя может расширить формат до долгосрочного архивного.
