ПЭП заменяет УКЭП только в тех кадровых документах, для которых закон не требует усиленную подпись прямо, и только если стороны заранее договорились о правилах её применения: по статьям 6 и 9 63-ФЗ документ, подписанный простой подписью, равнозначен бумажному лишь по соглашению участников или по прямой норме. Заявления, служебные записки, ознакомление с ЛНА, графики отпусков и расчётные листки работник подписывает ПЭП законно. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, заявление об увольнении и его отзыв — только УКЭП или УНЭП. Главное различие проходит по стороне подписания: работнику ПЭП доступна, работодателю нет, по перечисленным договорам он подписывает УКЭП, по остальным документам — УКЭП или УНЭП.
Дальше идёт таблица допустимости по видам документов и по стороне подписания, разбор различий ПЭП, УНЭП и УКЭП по способу формирования и по доказательной силе, а также расшифровка формулировок вроде «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП», которые приходят из тарифных таблиц, а не из закона. Покажем, какие условия должны быть в соглашении о ПЭП, чтобы подпись устояла в трудовом споре, и что кадровик предъявляет инспектору вместо привычной подписи от руки. Тарифы и сроки подключения на 2026 год, чек-лист проверки перед заменой и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда ПЭП законно заменяет УКЭП: правило равнозначности
63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» делит подписи на три вида: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Разница между ними не в надёжности «вообще», а в том, при каких условиях подписанный файл приравнивается к бумаге с подписью от руки. УКЭП равнозначна собственноручной подписи по умолчанию, без дополнительных договорённостей. ПЭП и УНЭП дают такую равнозначность, только если это прямо установлено законом, нормативным актом или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Для ПЭП статья 9 63-ФЗ добавляет два обязательных условия соглашения: в нём должны быть правила определения лица, подписывающего документ, и обязанность подписанта соблюдать конфиденциальность ключа. Соглашение без этих двух пунктов не выполняет свою функцию: при споре сторона, которая ссылается на подпись, не может показать, из чего следует, что кнопку нажал конкретный работник. Отдельный запрет статьи 9: ПЭП не применяется для документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
В трудовых отношениях поверх 63-ФЗ работает статья 22.3 ТК РФ, введённая 377-ФЗ от 22.11.2021. Она сужает свободу соглашения: по части документов вид подписи задан императивно, и договориться об использовании ПЭП стороны не вправе, даже если обе этого хотят. Именно поэтому вопрос «можно ли обойтись простой подписью» решается не в целом по компании, а по каждому виду документа и отдельно для работника и работодателя.
Таблица ниже показывает допустимые виды подписи в информационной системе работодателя по статье 22.3 ТК РФ.
| Документ | Подпись работника | Подпись работодателя |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП или УНЭП | только УКЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП или УНЭП | только УКЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП или УНЭП | только УКЭП |
| Заявление об увольнении, отзыв заявления, согласие на перевод | УКЭП или УНЭП | не применяется |
| Приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий договора | УКЭП, УНЭП или ПЭП при ознакомлении | только УКЭП |
| Заявления, служебные записки, ознакомление с ЛНА, график отпусков, расчётный листок | УКЭП, УНЭП или ПЭП | УКЭП или УНЭП |
Из таблицы следует практическое ограничение, которое кадровики замечают уже после закупки: сэкономить на подписи работодателя нельзя. Даже если весь линейный персонал переведён на ПЭП, юридическому лицу всё равно нужна как минимум одна УКЭП для договоров и приказов, а замена касается только части документооборота со стороны работника. Проверьте по своему перечню кадровых документов, какая доля попадает в последнюю строку таблицы: это и есть реальный объём, где ПЭП работает.
Документы, где замена не сработает ни при каком соглашении
Перечень статьи 22.3 ТК РФ закрытый, и расширить его соглашением сторон нельзя. Даже если работник подписал согласие на КЭДО, а в положении о ведении КЭДО прописано применение ПЭП ко всем документам, трудовой договор, подписанный простой подписью, останется неподтверждённым: суд оценивает не намерение сторон, а соответствие способа подписания норме.
Отдельно стоит группа документов, которые вообще не переводятся в электронный вид независимо от вида подписи. Статья 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Для них электронная подпись не обсуждается вовсе: нужен бумажный оригинал с подписью от руки.
Внимание: приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда и трудовая книжка остаются на бумаге. Экономия на подписи в этой группе документов невозможна в принципе, и ошибка здесь видна инспектору при первом же запросе кадрового комплекта.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы просим у компании перед сменой вида подписи, — перечень кадровых документов, разложенный по трём группам: только бумага, только усиленная подпись, всё остальное. Без такой раскладки положение о КЭДО пишется формулировкой «документы подписываются электронной подписью», и через полгода никто в кадровой службе не может ответить, чем именно подписан конкретный приказ. Соберите такой перечень до того, как обсуждать тариф.»
Чем ПЭП отличается от УНЭП и УКЭП
ПЭП подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, пароли и другие средства: вход в личный кабинет по логину, подтверждение кодом из СМС, нажатие кнопки в приложении. Криптографического преобразования документа здесь нет, сертификата тоже нет, поэтому проверить ПЭП «снаружи», отдельно от системы, невозможно: доказательством служат журналы системы и соглашение сторон.
УНЭП и УКЭП строятся на криптографии: они позволяют определить лицо, подписавшее документ, и обнаружить изменения, внесённые после подписания. Разница между ними в статусе удостоверяющего центра и сертификата. УКЭП выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, для юридического лица — удостоверяющий центр ФНС, сертификат содержит квалифицированный набор реквизитов, средства подписи сертифицированы. УНЭП может выпустить и неаккредитованный центр, и сама информационная система работодателя; бесплатную УНЭП работник получает в приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг.
| Признак | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как формируется | коды, пароли, вход в систему | криптографическое преобразование | криптографическое преобразование сертифицированными средствами |
| Сертификат | нет | есть, требования к центру мягче | квалифицированный, аккредитованный УЦ |
| Обнаруживает правку файла после подписания | нет | да | да |
| Равнозначность подписи от руки | по соглашению сторон | по соглашению сторон или по норме ТК РФ | по умолчанию, без соглашения |
| Где применяется в кадрах | заявления, ознакомления, служебные записки | трудовой договор и другие договоры со стороны работника | подпись работодателя, взаимодействие с госорганами |
| Чем подтверждается в споре | журналы системы и соглашение | сертификат и результат проверки подписи | сертификат аккредитованного УЦ и результат проверки |
Строка про доказательство определяет выбор чаще, чем строка про цену. Если по документу вероятен спор с работником или запрос ГИТ, усиленная подпись даёт самостоятельное доказательство: файл проверяется независимо от того, работает ли ещё ваша система КЭДО. ПЭП такого доказательства не даёт, поэтому под неё уходят документы с низкой ценой спора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте, какой подписью подписан ваш документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает вид подписи, сведения о сертификате и целостность файла. Это тот же способ, которым кадровая служба подтверждает инспектору, что документ подписан усиленной подписью, а не отсканированной картинкой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
«Тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП»: что стоит за формулировками
Формулировки «тип подписки УКЭП», «тип подписки УКЭП и ПЭП», «единица измерения УКЭП» приходят из тарифных таблиц и заявок на закупку, а не из 63-ФЗ. В законе нет ни подписки, ни единиц измерения: есть вид подписи, сертификат ключа проверки и срок его действия. Когда в счёте написано «тип подписки», имеется в виду тарифный план сервиса, а когда «единица измерения» — способ тарификации: за одного сотрудника в месяц, за один сертификат или за пакет документов.
Практическое следствие простое. Сравнивая предложения, приводите их к одной единице: цена за сотрудника в месяц и отдельно стоимость сертификата УКЭП, если он нужен. Сертификат УКЭП выпускается на конкретное физическое лицо и действует ограниченный срок, поэтому в бюджете это повторяющийся расход, а не разовая покупка.
Формулировка «ЕИО с наличием ПЭП» встречается в анкетах и опросных листах: ЕИО — это единоличный исполнительный орган, то есть директор или генеральный директор. Вопрос означает, есть ли у руководителя электронная подпись и какая именно. Для кадровых документов ответ «у ЕИО есть ПЭП» задачу не закрывает: подпись работодателя по трудовым договорам и приказам — только УКЭП, а ПЭП руководителя годится для внутренних согласований.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда заказчик спрашивает про единицу измерения УКЭП, речь почти всегда идёт о бюджете на сертификаты. Мы советуем сразу вести реестр выданных сертификатов сотрудников со сроками действия: без него компания узнаёт об окончании срока в день, когда нужно срочно подписать договор. Заведите такой реестр в первый же месяц работы КЭДО, даже если сертификатов пока пять.»
Факт: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах Добыто, включая тариф «Старт». УКЭП оформляется отдельно через партнёров-удостоверяющих центров, и её стоимость в тариф не входит.
Документы, которые понадобятся при переходе на ПЭП и УНЭП
Комплект собирается в таком порядке: сначала соглашение об использовании ПЭП и НЭП, оно определяет правила определения подписанта, остальное надстраивается поверх.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Как оформить замену там, где она допустима
Замена вида подписи оформляется не настройкой в системе, а комплектом кадровых документов. Порядок действий одинаков для компании из 30 человек и для сети из 3000: меняется только длительность этапа сбора согласий.
Что проверить до замены УКЭП на ПЭП
- Перечень документов. Разложите кадровый документооборот на три группы: только бумага, только усиленная подпись, свободный выбор. Замена касается третьей группы.
- Способ идентификации. У каждого работника должен быть уникальный идентификатор входа: корпоративная учётная запись, личный номер телефона или адрес почты, закреплённые за конкретным человеком.
- Соглашение. В нём нужны правила определения подписанта и обязанность соблюдать конфиденциальность ключа: без этих условий ПЭП не работает как доказательство.
- ЛНА и приказ. Положение о ведении КЭДО и приказ о введении КЭДО должны называть виды подписи по каждому типу документа, а не общей формулировкой.
- Хранение и выгрузка. Проверьте, как система отдаёт документ вместе с подписью и журналом действий: инспектору предъявляется файл с подтверждением подписи, а не скриншот.
- Отказ работника. Заранее определите бумажный маршрут для тех, кто откажется от КЭДО: по статье 22.2 ТК РФ отказ не влечёт для работника негативных последствий.
Как перевести часть документов на ПЭП: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите ЛНА о переходе на КЭДО с учётом мнения профсоюзного органа, если он создан, и приложите к нему перечень документов с указанием вида подписи для каждого.
- Шаг 2. Издайте приказ о введении КЭДО, назначьте ответственного и определите, кто из сотрудников подписывает документы от имени работодателя УКЭП.
- Шаг 3. Уведомите работников письменно и соберите согласия на взаимодействие через КЭДО. Согласие не требуется от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату.
- Шаг 4. Подпишите с работниками соглашение об использовании ПЭП и УНЭП: правила определения подписанта, порядок проверки подписи, обязанность беречь ключ и порядок уведомления о его компрометации.
- Шаг 5. Выпустите подписи: ПЭП и УНЭП сотрудникам в системе, УКЭП руководителю и уполномоченным подписантам через аккредитованный удостоверяющий центр.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном подразделении, прогоните через неё полный цикл документа: создание, маршрут, подписание, выгрузка с проверкой подписи.
- Шаг 7. Разверните маршруты на остальные подразделения и внесите в реестр сертификатов сроки действия, чтобы отследить продление заранее.
Важный нюанс из практики: в сервисе Добыто мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию именно ради шага 6: расхождение между тем, что написано в положении о КЭДО, и тем, какой подписью документ подписывается фактически, обнаруживается только на живом маршруте.
Дальше выбор вида подписи привязывается к сценарию. Таблица показывает, что критично для каждой типовой ситуации.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Массовый линейный персонал: заявления, ознакомления, графики | соглашение о ПЭП и надёжная идентификация входа | сертификат УКЭП на каждого работника |
| Оформление дистанционного новичка | УНЭП работника через Госключ и УКЭП работодателя | ПЭП: для трудового договора она неприменима |
| Кассиры, кладовщики, материально ответственные лица | усиленная подпись работника на договоре о материальной ответственности | скорость подписания |
| Подписание приказов руководителем | действующая УКЭП и приказ о делегировании права подписи | вид подписи работника в этом же документе |
| Подготовка к проверке ГИТ или к трудовому спору | выгрузка документа с подписью и протокол проверки | интерфейс системы и удобство маршрутов |
Сценарии показывают закономерность: чем выше цена возможного спора по документу, тем меньше смысла экономить на виде подписи. Сопоставьте свои пять самых массовых документов с этой таблицей и определите, какие из них останутся на усиленной подписи.
Лайфхак: храните вместе с подписанным файлом протокол проверки электронной подписи по каждому спорному документу. При запросе ГИТ или суда вы отдаёте готовый комплект, а не восстанавливаете статус подписи спустя год.
Что стоит ошибка в виде подписи
Цена ошибки складывается из трёх частей, и штраф в ней не самая крупная. Прямая административная ответственность за нарушение трудового законодательства идёт по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Ненадлежащее оформление трудового договора квалифицируется по части 4 той же статьи: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо.
Вторая часть — переподписание. Если трудовые договоры за полгода подписаны ПЭП вместо усиленной подписи, документы приводятся в порядок по каждому работнику отдельно, а уволившихся приходится приглашать или составлять акт о невозможности переподписания. При численности в несколько сотен человек это отдельный проект кадровой службы, а не правка одного файла.
Третья часть проявляется в споре. Документ, подписанный ненадлежащим видом подписи, теряет значение доказательства: работник заявляет, что договор о материальной ответственности не подписывал, а работодатель не может показать ни сертификата, ни криптографической проверки. Взыскание ущерба в такой ситуации разваливается по формальному основанию, хотя фактическая недостача подтверждена.
Кейс из практики: при аудите кадрового комплекта перед подключением мы регулярно находим положение о КЭДО с общей формулировкой «документы подписываются электронной подписью» без указания вида по каждому типу документа. Такой ЛНА переписывается за один день, но если по нему уже год подписывались договоры, объём переподписания измеряется сотнями документов.
Полезно знать: трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, а графики отпусков и табели — 5 лет. Электронный документ подчиняется тем же срокам, поэтому решение о виде подписи принимается с горизонтом в десятилетия, а не на срок действия договора с сервисом.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах чаще всего разбирается не сама подпись, а то, как компания может её показать. Если система выдаёт документ без подписи и без журнала действий, простая подпись превращается в утверждение работодателя, ничем не подкреплённое. Проверьте на одном документе, что вы способны выгрузить файл, подпись и протокол проверки, — до того, как это понадобится по запросу.»
Когда замена УКЭП простой подписью не подходит
Компаниям, где весь персонал работает в одном офисе и численность не превышает 10-15 человек, перевод части документов на ПЭП даёт слабый эффект: подписание от руки занимает столько же времени, сколько объяснение работнику логики входа в систему. Экономия появляется на массиве документов и на удалённых сотрудниках, а не на факте отказа от бумаги.
Не подходит замена и там, где документ уходит за пределы трудовых отношений. Отчётность в ФНС и СФР, машиночитаемая доверенность, регистрационные действия, участие в закупках требуют квалифицированной подписи: ПЭП и УНЭП внешние системы не принимают, соглашение с работником на них не распространяется.
Третий случай — отсутствие надёжной идентификации. Если у работников нет персональных учётных записей, а вход в систему идёт через общий компьютер в цеху под одним логином, ПЭП формально существует, но правило определения подписанта не выполняется. До наведения порядка с доступами замена вида подписи только создаёт видимость документооборота.
Отдельно стоит ситуация ожидаемого конфликта. Если по конкретному работнику уже идёт спор или готовится увольнение по инициативе работодателя, документы по этому эпизоду разумнее оформлять усиленной подписью или на бумаге, независимо от того, что разрешает ваше соглашение.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы не рекомендуем переводить компанию на простую подпись целиком: обычно это заканчивается тем, что усиленная подпись всё равно нужна, но её выпуск не заложен в бюджет и не встроен в маршруты. Рабочая схема другая: усиленная подпись остаётся на договорах и приказах, ПЭП забирает массовые заявления и ознакомления. Посчитайте долю массовых документов в своём потоке, прежде чем выбирать тариф.»
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам | бесплатно на всех тарифах | в рамках подключения |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, сколько сотрудников работают с УКЭП: подписи ПЭП и УНЭП входят в тариф, квалифицированная подпись оформляется отдельно. Актуальный состав тарифов и условия по минимальной оплате приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому компании обычно стартуют на минимальном наборе и расширяют его после пилотной группы.
Выводы
Простая подпись закрывает массовую часть кадрового потока: заявления, служебные записки, ознакомление с ЛНА, графики, расчётные листки. Договоры и изменения к ним, заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает усиленной подписью, а работодатель по этим документам применяет только квалифицированную. Условие законности замены одно и то же во всех случаях: соглашение с правилами определения подписанта и обязанностью хранить ключ, а также ЛНА, где вид подписи указан по каждому типу документа.
Мы в Добыто собираем эту раскладку до подключения: перечень документов, виды подписи по каждому, маршруты и пилотная группа. Такой порядок снимает основную часть ошибок настройки, из-за которых компании потом переподписывают документы задним числом.
Частые вопросы о замене УКЭП простой подписью
Можно ли подписать ПЭП дополнительное соглашение об изменении оклада?
Нет. Дополнительное соглашение вносит изменения в трудовой договор, а такие документы по статье 22.3 ТК РФ работник подписывает УКЭП или УНЭП, работодатель — УКЭП. Простая подпись здесь не применяется даже при наличии соглашения сторон об использовании ПЭП.
Считается ли ввод кода из СМС электронной подписью?
Да, это типичный вариант ПЭП: подпись формируется с использованием кодов и паролей. Юридическую силу такой способ приобретает только вместе с соглашением, где описано, как система определяет подписанта, и зафиксирована обязанность работника не передавать доступ третьим лицам.
Может ли работодатель использовать УНЭП вместо УКЭП для кадровых приказов?
Для приказов, не входящих в перечень статьи 22.3 ТК РФ, работодатель вправе применять УНЭП. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий договора остаётся только УКЭП.
Что делать, если работник отказался от перехода на КЭДО?
Оформлять с ним документы на бумаге. Статья 22.2 ТК РФ прямо указывает, что отказ не влечёт для работника негативных последствий, поэтому параллельный бумажный маршрут закладывается заранее. Работник вправе перейти на электронное взаимодействие позже, подав заявление.
Действует ли соглашение о ПЭП, подписанное на бумаге?
Да. Соглашение об использовании простой подписи подписывается любым доступным способом, включая собственноручную подпись на бумаге, и именно так его чаще всего и оформляют при старте КЭДО. Значение имеет содержание: правила определения подписанта, порядок проверки подписи и обязанность соблюдать конфиденциальность ключа.
Что предъявить инспектору вместо подписи от руки?
Выгрузку электронного документа вместе с подписью, протокол проверки подписи и журнал действий в системе, а также ЛНА о ведении КЭДО, приказ о введении КЭДО и согласия работников. Скриншот интерфейса со статусом «подписано» подтверждением не является.
Нужно ли переподписывать документы, если вид подписи выбран неверно?
Да, документ приводится в соответствие с требованием нормы: оформляется заново и подписывается допустимым видом подписи. Если работник уже уволился и переподписание невозможно, составляется акт о невозможности переподписания с описанием обстоятельств.
