Приказ об увольнении нельзя подписать в кадровом электронном документообороте: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит его из-под действия статей 22.1-22.3 вместе с трудовыми книжками, актом о несчастном случае на производстве и документами о прохождении инструктажей по охране труда. Приказ оформляется на бумаге, работник знакомится с ним под роспись по статье 84.1 ТК РФ, а отказ или невозможность ознакомить фиксируются записью на самом приказе. При этом заявление об увольнении, отзыв заявления, соглашение о расторжении и уведомление о сокращении под запрет не попадают и подписываются электронной подписью. Главное различие определяет статус работника: у дистанционного по части 2 статьи 312.8 ТК РФ ознакомление с приказом допускается электронным документом, но бумажную копию работодатель обязан отправить заказным письмом в течение 3 рабочих дней.
Разбираем, какие документы увольнения остаются в системе, какие уходят на бумагу и какой подписью подписывается каждый из них: ПЭП, УНЭП и УКЭП в статье 22.3 ТК РФ распределены между работником и работодателем неодинаково. Покажем, из-за каких формулировок в положении о КЭДО спорят с инспектором и что проверяет суд, когда работник заявляет, что подпись ставил не он. Сценарная таблица по категориям работников, чек-лист подготовки, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП и тарифы на 2026 год находятся во второй половине статьи.
Что запрещает статья 22.1 ТК РФ: закрытый перечень из четырех документов
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ перечисляет документы, к которым правила электронного кадрового документооборота не применяются вовсе. Их четыре: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником. Перечень закрытый: расширять его локальным актом бессмысленно, сокращать нельзя.
Формулировка «положения не применяются» означает не запрет на электронную форму документа как таковую, а невозможность заменить бумажный оригинал электронным без дублирования. Приказ об увольнении можно сформировать в учетной системе, выгрузить, распечатать и подписать собственноручно. Юридически значимым будет бумажный экземпляр, а не запись в базе.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Логика исключений хорошо видна на инструктажах по охране труда: работник проходит инструктаж очно и расписывается очно, иначе подпись окажется там, где инструктажа не было. Приказ об увольнении оставили на бумаге ради защиты работника в трудовом споре. Откройте перечень электронных документов в своем положении о КЭДО: если приказ об увольнении в него попал, формулировку нужно править до ближайшей проверки.»
В практике Добыто спорные ситуации чаще возникают не с самим приказом, а с заявлением работника: перечень допустимых подписей в положении о КЭДО прописан одной строкой, и сотрудник подписывает заявление об увольнении простой электронной подписью, которая для этого документа не годится.
Что при увольнении подписывается электронно, а что только на бумаге
Распространенное толкование звучит так: раз приказ на бумаге, то и вся процедура увольнения ведется на бумаге. Закон такого не требует. Из всей цепочки бумажным остается только приказ, все остальные документы остаются в электронном контуре, если работник переведен на КЭДО.
| Документ | Форма | Подпись | Основание |
|---|---|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | электронная | Работник: УКЭП или УНЭП. ПЭП не подходит | ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ |
| Отзыв заявления об увольнении | электронная | Работник: УКЭП или УНЭП | ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ |
| Соглашение о расторжении трудового договора | электронная | Работодатель: УКЭП. Работник: УКЭП или УНЭП | ч. 1 и ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ |
| Уведомление о сокращении численности или штата | электронная | Работодатель: УКЭП или УНЭП. Работник подтверждает ознакомление электронной подписью | ст. 180 ТК РФ, ответ Роструда от 18.09.2025 |
| Записка-расчет при прекращении трудового договора | электронная | Работодатель: УКЭП или УНЭП | ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ |
| Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | по выбору работника | Работодатель: УКЭП, если выдается электронным документом | ст. 66.1 ТК РФ |
| Приказ (распоряжение) об увольнении | только бумага | Собственноручная подпись руководителя, ознакомление работника под роспись | ч. 3 ст. 22.1, ст. 84.1 ТК РФ |
| Бумажная трудовая книжка | только бумага | Собственноручные записи и подпись | ч. 3 ст. 22.1, ст. 66 ТК РФ |
Из таблицы видно, где проходит реальная граница: бумага нужна на двух документах из восьми, а самое строгое требование к подписи предъявляется не к работодателю, а к работнику при подаче заявления.
Со сведениями о трудовой деятельности возникает кажущееся противоречие. Часть 3 статьи 22.1 упоминает сведения о трудовой деятельности среди исключений, а статья 66.1 прямо разрешает выдать их электронным документом, подписанным УКЭП работодателя. Исключение в статье 22.1 касается ведения электронной трудовой книжки как таковой, а не способа выдачи формы СТД-Р увольняемому.
Что об этом думает ГИТ: в ответе на портале Онлайнинспекция.рф от 25.04.2025 инспектор подтвердил, что СТД-Р, подписанная квалифицированной подписью работодателя и направленная в личный кабинет системы КЭДО в день увольнения, считается выданной надлежащим образом, и различий между офисными и дистанционными работниками здесь нет.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: какая подпись под каким документом увольнения
Три вида подписи закреплены в 63-ФЗ, а их распределение по кадровым документам задает статья 22.3 ТК РФ. Простая электронная подпись подтверждает только факт входа под конкретной учетной записью: логин, пароль, код из SMS. Усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная строятся на криптографии одинаково, различие между ними в статусе удостоверяющего центра. Сертификат УКЭП выдает только центр, аккредитованный Минцифры, сертификат УНЭП работодатель вправе выпустить сам или получить через инфраструктуру электронного правительства.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Факт подписания конкретным лицом | Автора и неизменность документа после подписания | Автора и неизменность, аналог собственноручной подписи по умолчанию |
| Кто выпускает | Информационная система работодателя | Любой удостоверяющий центр или Госключ через инфраструктуру электронного правительства | Удостоверяющий центр, аккредитованный Минцифры |
| Нужно ли соглашение | Да, с порядком проверки подписи | Да, кроме УНЭП, выданной через инфраструктуру электронного правительства | Нет, признается по умолчанию |
| Документы увольнения | Не применяется к заявлению об увольнении и его отзыву | Заявление, отзыв заявления, согласие на перевод, ознакомления | Все перечисленное плюс соглашения об изменении трудового договора со стороны работодателя |
Практический вывод для кадровой службы простой: если сотрудникам выдана только ПЭП, принимать от них заявления об увольнении через систему нельзя, пока не выпущена УНЭП. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а УКЭП оформляется через партнеров-удостоверяющих центров.
Факт: правила формирования и использования УНЭП через инфраструктуру электронного правительства закреплены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Именно эта подпись выпускается в мобильном приложении Госключ и не требует отдельного соглашения о признании.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны организации проще держать одну УКЭП на ответственного кадровика и не разбирать каждый документ отдельно: закон допускает УНЭП работодателя в иных случаях, но перечень этих случаев придется вести и защищать перед инспектором. Со стороны работника выбор жестче: заявление об увольнении простой подписью не подписывается, нужна УНЭП или УКЭП. Сверьте, какая подпись выпущена вашим сотрудникам, до того как принимать от них заявления.»
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Дистанционный работник: единственная ветка, где приказ доводится электронно
Дистанционные работники живут по главе 49.1 ТК РФ, а не по статьям 22.1-22.3. Часть 2 статьи 312.8 прямо допускает ознакомление дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора в форме электронного документа. Взамен появляется обязанность: в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа направить работнику заказным письмом с уведомлением надлежаще оформленную копию приказа на бумажном носителе. Срок считается от даты издания, а не от даты увольнения.
Электронное ознакомление здесь не отменяет бумажный экземпляр, а лишь меняет порядок его доставки. Если письмо не отправлено или отправлено на четвертый рабочий день, процедура нарушена независимо от того, подтвердил работник ознакомление в системе или нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «От дистанционного работника письменное согласие на КЭДО брать не нужно: порядок обмена электронными документами закрывается главой о дистанционной работе и локальным актом о ней. С остальными работниками я рекомендую собирать письменное согласие на бумаге, потому что Минтруд трактует норму буквально, и в споре бумажное согласие работает лучше. Разделите два потока в документах, чтобы правила КЭДО автоматически не распространялись на дистанционных.»
Разные категории работников проходят увольнение по разным правилам. Ниже собраны сценарии, с которыми кадровая служба сталкивается чаще всего.
| Сценарий | Как доводится приказ | Что критично проверить |
|---|---|---|
| Офисный работник, давший письменное согласие на КЭДО | Бумажный приказ, ознакомление под роспись в день увольнения | Приказ не включен в перечень электронных документов в положении о КЭДО |
| Дистанционный работник по главе 49.1 | Электронный документ плюс бумажная копия заказным письмом в течение 3 рабочих дней | Актуальный почтовый адрес и опись вложения, дата издания приказа |
| Работник, отказавшийся от перехода на КЭДО | Бумага на всей цепочке, включая заявление и уведомления | Наличие письменного отказа в личном деле, чтобы система не отправляла ему документы |
| Принятый после 31.12.2021 без трудового стажа на эту дату | Бумажный приказ, остальные документы электронно без сбора согласия | Подтверждение отсутствия стажа на 31.12.2021, иначе согласие обязательно |
| Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый | Приказ не издается, отношения прекращаются по условиям договора | Соглашение об ЭДО с порядком проверки подписи, если используется ПЭП или УНЭП |
Отдельно отмечу строку про принятых после 31 декабря 2021 года: часть 8 статьи 22.2 ТК РФ освобождает работодателя от сбора согласия только у тех, у кого на эту дату не было трудового стажа. Проверять приходится по сведениям о трудовой деятельности, а не по возрасту кандидата. Официальные разъяснения по спорным ситуациям публикуются в разделе вопросов и ответов портала Роструда Онлайнинспекция.рф, где инспекторы разбирают конкретные кейсы с КЭДО при сокращении и увольнении.
Шаблоны документов, которые понадобятся при увольнении в условиях КЭДО
Начните с положения о ведении КЭДО: именно в нем фиксируется перечень электронных документов и допустимые виды подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
Как провести увольнение, когда компания работает в КЭДО
Процедура распадается на электронную и бумажную часть, и порядок между ними жестко связан датами: заявление принимается раньше приказа, приказ издается раньше выдачи СТД-Р и расчета.
Что проверить до старта процедуры
- Перечень документов в положении о КЭДО. Приказа об увольнении и документов по инструктажам там быть не должно.
- Вид подписи у работника. Для заявления и отзыва заявления нужна УНЭП или УКЭП, ПЭП не подойдет.
- Срок действия сертификата. Сертификат подписи чаще всего выдается на год, у увольняющегося он может истечь в процессе.
- Статус работника. Дистанционный оформляется по главе 49.1, остальные по статьям 22.1-22.3.
- Способ передачи бумажного приказа. Явка в офис, курьер или заказное письмо с уведомлением.
- Настройка маршрута. Автозакрытие этапа не должно превращать пропущенный этап в подписание задним числом.
Внимание: подписать документ задним числом система КЭДО не позволяет. Если этап подписания закрылся автоматически по истечении срока, у кадровика остается два пути: оформить документ на бумаге или изменить даты и отправить его на подписание повторно.
Как оформить увольнение при КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите заявление об увольнении или подпишите соглашение о расторжении в системе. Проверьте, что работник подписал документ УНЭП или УКЭП.
- Шаг 2. Выгрузите файл документа вместе с файлом подписи и убедитесь, что сертификат действовал на момент подписания.
- Шаг 3. Издайте приказ об увольнении на бумажном носителе. Электронный экземпляр в системе оригинал не заменяет.
- Шаг 4. Ознакомьте работника с приказом под роспись. При отказе или невозможности ознакомить сделайте запись на приказе по статье 84.1 ТК РФ.
- Шаг 5. Для дистанционного работника продублируйте электронное ознакомление бумажной копией заказным письмом с уведомлением в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа.
- Шаг 6. Сформируйте СТД-Р и выдайте ее в день прекращения договора: на бумаге или электронным документом с УКЭП работодателя.
- Шаг 7. Выдайте бумажную трудовую книжку тем, кто ее сохранил, проведите расчет и сохраните электронный комплект вместе с файлами подписей в архив.
Мы выводим приказ об увольнении из электронных маршрутов еще на этапе настройки: документ формируется в учетной системе, но на подписание работнику не отправляется. Готовый модуль для 1С:ЗУП в Добыто устанавливается и настраивается за один день, статусы подписания возвращаются обратно в учетную систему.
Сколько стоит ошибка: штрафы ГИТ и судебная практика
Электронный приказ об увольнении вместо бумажного попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Повторное нарушение по части 2 стоит уже от 10 000 до 20 000 рублей должностному лицу или дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет, а юридическому лицу от 50 000 до 70 000 рублей. Штраф считается по каждому эпизоду, поэтому массовое сокращение с электронными приказами умножает сумму на число работников.
Дороже штрафа обходится восстановление на работе. Если суд признает увольнение незаконным, работодатель платит средний заработок за все время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда, а работник возвращается на должность.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах об увольнении суд смотрит не на штамп в PDF, а на комплект: локальные акты, которыми введен КЭДО, действие сертификата на момент подписания и то, что в удостоверяющий центр ушел именно этот файл, а не подмененный. В двух известных делах, у крупного банка и у розничной сети, суды встали на сторону работников, признали увольнение незаконным и восстановили их. Собирайте этот комплект заранее, а не в день получения иска.»
Полезно знать: визуальный штамп подписи на распечатке юридической силы не несет. В суд представляют исходный файл документа и файл подписи, а не бумагу со штампиком.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сертификат подписи обычно действует год, и через два года после увольнения доказать момент подписания одним файлом сложно. Штамп времени доверенной службы и ответы OCSP закрывают этот вопрос: они подтверждают, что сертификат действовал и не был отозван в момент подписания. Выгружайте архив с файлами подписи, а не распечатки со штампами.»
Когда переход на КЭДО не решит задачу увольнения
КЭДО не сокращает бумажную часть процедуры в трех ситуациях. Первая: работник не дал письменного согласия на электронное взаимодействие и продолжает работать по бумаге, тогда электронной остается только внутренняя часть работы кадровика. Вторая: в компании остались работники с бумажными трудовыми книжками, их все равно нужно выдавать лично или отправлять почтой с согласия работника. Третья: увольнений в компании единицы в год, и затраты на настройку маршрутов не окупаются экономией на печати.
Отдельный случай, когда электронный документооборот не помогает: работник физически недоступен, не выходит на связь и не появляется в офисе. Электронное уведомление здесь ничего не меняет, порядок остается прежним, запись об отказе на приказе и направление уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой.
Стоимость КЭДО и электронных подписей для кадровой службы в 2026 году
Цена складывается из тарифа за сотрудника, набора доступных видов подписи и потребности в интеграции с учетной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| Получение УКЭП для сотрудников | через партнеров-удостоверяющих центров, по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: минимальный платеж на тарифе «Бизнес» рассчитывается от 50 сотрудников, даже если в компании их меньше. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчетом разницы за оставшийся период.
Выводы
Бумажным при увольнении остается один документ: приказ. Все остальное, от заявления до записки-расчета и СТД-Р, закон разрешает подписывать электронно, но требования к подписи у работника и работодателя разные, и простая электронная подпись под заявлением об увольнении не работает. Отдельная ветка у дистанционных работников: ознакомить с приказом можно электронно, бумажную копию нужно отправить заказным письмом в течение 3 рабочих дней со дня издания. Цена невнимательности измеряется не только штрафом от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо, но и восстановлением работника с оплатой вынужденного прогула.
Сервис КЭДО Добыто настраивается так, чтобы исключения из статьи 22.1 ТК РФ были зашиты в маршруты документов, а не держались в голове у кадровика: приказ об увольнении не уходит на электронное подписание, а по остальным документам система сама подставляет допустимый вид подписи. Электронные подписи сотрудников входят в тариф, интеграция с 1С:ЗУП разворачивается за день.
Частые вопросы
Можно ли хранить скан подписанного приказа об увольнении вместо бумажного оригинала?
Нет. Скан не заменяет оригинал: приказ относится к документам постоянного или длительного хранения, и при проверке ГИТ или в суде потребуется бумажный экземпляр с собственноручными подписями. Скан допустим как рабочая копия внутри системы, но уничтожать бумагу после сканирования нельзя.
Что делать, если работник подписал заявление об увольнении простой электронной подписью?
Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ требует для заявления об увольнении УКЭП или УНЭП, поэтому такое заявление к процедуре лучше не принимать. Попросите работника переподписать документ усиленной подписью либо примите заявление на бумаге. Увольнение по заявлению, подписанному ненадлежащей подписью, работник впоследствии оспаривает в суде именно по этому основанию.
Обязан ли работодатель выдавать бумажную копию приказа обычному офисному работнику?
По статье 84.1 ТК РФ заверенная копия приказа выдается по требованию работника. Ознакомление под роспись обязательно всегда, а копия только по запросу. У дистанционных работников правило другое: копию направляют без запроса в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа.
Можно ли уволить работника, если у него истек сертификат электронной подписи?
Да. Приказ об увольнении подписывается собственноручно и от сертификата не зависит. Проблема возникает раньше: без действующего сертификата работник не подпишет заявление или соглашение в системе. Сертификат перевыпускается, и после этого документ подписывается заново, старый файл при этом остается в архиве.
Нужно ли отдельное соглашение об использовании электронной подписи с самозанятым исполнителем?
Если используется УКЭП, соглашение по закону не требуется: такая подпись признается по умолчанию. Для ПЭП и УНЭП, кроме выданной через инфраструктуру электронного правительства, соглашение обязательно, и в нем нужно прописать порядок проверки подписи. Правила трудовых отношений на исполнителей по гражданско-правовым договорам не переносятся.
Как оформить увольнение работника, который отказался переходить на КЭДО?
Вся цепочка ведется на бумаге: заявление, уведомления, ознакомления и приказ. Отказ от КЭДО не влияет на права работника и не является основанием для увольнения по инициативе работодателя. Письменный отказ храните в личном деле и следите, чтобы система не отправляла такому работнику документы на электронное подписание.
Считается ли ознакомление с приказом состоявшимся, если работник открыл документ в личном кабинете, но не подписал?
Нет. Факт открытия документа подтверждает доставку, но не ознакомление под роспись. Для приказа об увольнении требуется собственноручная подпись, а при отказе от нее на приказе делается соответствующая запись по статье 84.1 ТК РФ, желательно в присутствии свидетелей.
