Увольнение в КЭДО не имеет отдельного норматива «сколько кадровик может держать заявление в системе». Трудовой кодекс фиксирует другое: дату прекращения трудового договора и перечень действий, которые к этой дате должны быть выполнены. Заявление, отправленное работником через информационную систему работодателя, считается полученным на следующий рабочий день после направления (статья 22.3 ТК РФ), и уже от этого дня отсчитываются две недели предупреждения по статье 80 ТК РФ. Приказ об увольнении при этом остаётся бумажным: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит его из электронного документооборота вместе с трудовой книжкой, актом о несчастном случае и документами об инструктажах. Заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает только УКЭП или УНЭП, простая электронная подпись для этих документов в системе работодателя не подходит.
Разберём цепочку сроков от подачи заявления до сдачи ЕФС-1, покажем, чем подписывает каждый документ работник и чем работодатель, и что при увольнении остаётся на бумаге даже при полностью внедрённом КЭДО. Отдельно посмотрим, как система фиксирует момент подписания и почему проставить подпись задним числом не получится. Сценарная таблица по типам увольнения, разбор ошибок с ценой в рублях, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие сроки при увольнении в КЭДО действительно связывают кадровика
Отсчёт начинается не с момента, когда специалист по кадрам открыл документ в системе. Заявления, уведомления и сообщения работника считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления. Работник нажал «Подписать» в пятницу вечером — заявление получено в понедельник, срок предупреждения течёт со вторника. Это правило работает и против кадровика, и в его пользу: оно снимает спор о том, был ли документ прочитан, но и не даёт растянуть двухнедельный срок за счёт медленной обработки входящих.
Дальше сроки жёстко привязаны к дате увольнения. В таблице собраны контрольные точки, которые проверяет инспектор при жалобе работника.
| Событие | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Заявление работника считается полученным работодателем | Следующий рабочий день после направления | Статья 22.3 ТК РФ |
| Предупреждение об увольнении по собственному желанию | 14 календарных дней | Статья 80 ТК РФ |
| Предупреждение в период испытания | 3 дня | Статья 71 ТК РФ |
| Предупреждение при договоре до двух месяцев и на сезонных работах | 3 календарных дня | Статьи 292 и 296 ТК РФ |
| Предупреждение руководителя организации | Не позднее чем за один месяц | Статья 280 ТК РФ |
| Приказ об увольнении и ознакомление работника под роспись | День издания приказа, на бумажном носителе | Статья 84.1 ТК РФ, часть 3 статьи 22.1 ТК РФ |
| Окончательный расчёт, выдача трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности | День прекращения трудового договора | Статьи 84.1 и 140 ТК РФ |
| Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по уволенному | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Отчётность в Социальный фонд России |
| Бумажная копия приказа дистанционному работнику заказным письмом с уведомлением | 3 рабочих дня со дня издания приказа | Статья 312.8 ТК РФ |
| Выдача документов, связанных с работой, по заявлению работника | Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления | Статья 22.3 ТК РФ |
Из таблицы видно узкое место: два срока идут уже после последнего рабочего дня работника, и оба короткие. Подраздел 1.1 ЕФС-1 уходит в СФР на следующий рабочий день после приказа, а дистанционному сотруднику ещё нужно отправить бумажный оригинал приказа почтой. Если приказ издан в пятницу, отчёт по нему сдаётся не позднее понедельника.
Факт: в кадровом ЭДО работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной подписью, а работник — усиленной неквалифицированной, которая выпускается прямо в сервисе за пару действий, пароль к ней задаёт сам сотрудник.
Дата подписи в системе: что фиксируется и почему задним числом не получится
Электронная подпись фиксирует момент подписания вместе с самим документом. В маршруте видно, кто и когда подписал, а метка времени привязывает подпись к конкретной дате и часу. Для увольнения это критично в двух точках: дата получения заявления определяет последний рабочий день, а дата отзыва заявления определяет, сохранил работник рабочее место или нет.
Правка даты подписания в системе КЭДО не предусмотрена. Подписать документ прошедшим числом нельзя, и это меняет привычную практику работы с опоздавшими: вместо переоформления приказа кадровик заранее настраивает срок на этапе. Если работник не подписал документ за отведённое время, система закрывает этап и возвращает документ в работу, а дальше остаётся два варианта — подписать на бумаге или сформировать документ новой датой и отправить повторно.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Подписать документ в системе задним числом нельзя, и это не ограничение конкретного сервиса, а свойство электронной подписи. Поэтому мы настраиваем срок прямо на этапе маршрута: если сотрудник не закрыл подписание за рабочий день, документ автоматически возвращается кадровику. Проверьте в своих маршрутах, выставлен ли срок на этапе работника, — без него документ может висеть неделями».
Проверьте подпись и дату на заявлении об увольнении
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает вид подписи, владельца сертификата и время подписания. Этого достаточно, чтобы понять, действительно ли заявление подписано усиленной подписью работника, а не сканом или картинкой в PDF.
Какая подпись нужна на каждом документе: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Три вида подписи различаются по 63-ФЗ способом формирования и юридической силой. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через логин, пароль или код. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся средствами криптографического преобразования и позволяет обнаружить изменения в документе после подписания. Усиленная квалифицированная подпись дополнительно опирается на сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равнозначной собственноручной без отдельного соглашения сторон.
Статья 22.3 ТК РФ распределяет подписи по документам. Заявление об увольнении, отзыв этого заявления, согласие на перевод, ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора и с приказом о дисциплинарном взыскании работник подписывает в системе работодателя усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью, в том числе выданной через инфраструктуру электронного правительства. Для остальных документов работнику доступна и простая электронная подпись.
| Документ при увольнении | Подпись работника | Подпись работодателя | Форма |
|---|---|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | УКЭП или УНЭП, ПЭП не подходит | Подпись не требуется, документ регистрируется | Электронная |
| Отзыв заявления об увольнении | УКЭП или УНЭП | Подпись не требуется | Электронная |
| Соглашение о расторжении трудового договора | УКЭП или УНЭП | УКЭП | Электронная |
| Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора | УКЭП или УНЭП | УКЭП | Электронная |
| Ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП или УНЭП | УКЭП | Электронная |
| Заявление о выдаче документов, связанных с работой | УКЭП, УНЭП или ПЭП | УКЭП или УНЭП | Электронная |
| Приказ (распоряжение) об увольнении | Собственноручная при ознакомлении | Собственноручная | Только бумага |
| Бумажная трудовая книжка при выдаче | Собственноручная в книге учёта | Собственноручная | Только бумага |
Практический вывод для настройки системы: тип подписи задаётся по каждому участнику на каждом этапе маршрута. В Добыто КЭДО вид подписи выбирается при создании шаблона документа и переходит во все документы, которые по этому шаблону формируются. Если в шаблоне заявления об увольнении для работника выставлена ПЭП, система пропустит подписание, а документ окажется оформленным с нарушением требований статьи 22.3 ТК РФ.
Внимание: при использовании ПЭП и УНЭП соглашение сторон обязательно, и в нём должен быть прописан порядок проверки подписи. Для квалифицированной подписи отдельное соглашение формально не требуется: она признаётся по умолчанию.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Самая частая правка, которую мы вносим в чужие настройки, — вид подписи на этапе работника. Заявление об увольнении и его отзыв закон разрешает подписывать только усиленной подписью, поэтому УНЭП сотрудникам стоит выпускать сразу при подключении к системе, а не в тот день, когда человек уже принёс заявление. Проверьте перечень документов в своём положении о КЭДО: там должно быть прямо указано, чем подписывается каждый вид документа».
Что при увольнении остаётся на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ закрепляет закрытый перечень исключений: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Приказ об увольнении в этот список входит, поэтому при любом уровне цифровизации он печатается, подписывается руководителем от руки и предъявляется работнику под роспись в день издания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный порядок действует для дистанционных работников. Если ознакомление с приказом проходило в форме электронного документа, работодатель в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа направляет заказным письмом с уведомлением надлежаще оформленную бумажную копию. Пропуск этого шага превращает корректно проведённое электронное увольнение в нарушение, которое видно по журналу почтовых отправлений.
Шаблоны документов для электронного увольнения и настройки маршрутов
Комплект собран под задачу «уложиться в дату»: начните с положения о ведении КЭДО, в нём фиксируется перечень документов и виды подписей.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
Как провести увольнение через КЭДО и уложиться в дату
Перед первым электронным увольнением стоит закрыть подготовительные вопросы, иначе задержка возникнет на пустом месте: у работника не окажется действующей подписи, а документ будет некому подписать со стороны компании.
Что проверить до запуска процедуры
- Согласие и статус работника. Есть ли письменное согласие на взаимодействие в электронном виде у работников, принятых до 31 декабря 2021 года. С дистанционными порядок обмена регулируется главой 49.1 ТК РФ и локальным актом о дистанционной работе.
- Перечень документов в положении о КЭДО. Заявление об увольнении и его отзыв должны быть прямо включены в перечень электронных документов.
- Действующие подписи. Срок действия сертификата работника и подписи ответственного за подписание со стороны работодателя, а также приказ о делегировании права подписи.
- Маршрут и сроки на этапах. Кто согласует, кто подписывает, сколько времени отведено каждому участнику и что происходит при просрочке.
- Выгрузка для проверки. Возможность выгрузить документ вместе с файлами подписи, если сведения запросит ГИТ или суд.
Как оформить увольнение в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите заявление в системе КЭДО и зафиксируйте дату получения. Она наступает на следующий рабочий день после направления документа работником.
- Шаг 2. Проверьте вид подписи на заявлении. Для заявления об увольнении подходят только УКЭП и УНЭП, включая подпись из инфраструктуры электронного правительства.
- Шаг 3. Рассчитайте последний рабочий день от даты получения заявления: 14 календарных дней в общем случае, 3 дня в период испытания, месяц для руководителя организации.
- Шаг 4. Проведите согласование по маршруту и параллельно запустите смежные задачи: закрытие доступов, возврат имущества, передачу дел. В сервисе Добыто задача ИТ-службе на блокировку учётной записи и пропуска ставится тем же маршрутом, что и кадровые документы.
- Шаг 5. Издайте приказ об увольнении на бумаге и ознакомьте работника под роспись в день издания. Дистанционному работнику отправьте бумажную копию заказным письмом в течение трёх рабочих дней.
- Шаг 6. В последний рабочий день выплатите окончательный расчёт и выдайте трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности. Расчётный листок и справки закрываются электронно.
- Шаг 7. Сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, и переведите комплект документов в электронный архив.
Важный нюанс из практики: готовый модуль интеграции с 1С устанавливается и настраивается за один день, а интеграция по открытому API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от учётной системы. Если увольнения массовые и приходятся на конец месяца, интеграцию запускают заранее, а не в неделю расчётов.
Где срываются сроки: типовые ошибки и их цена
Заявление, присланное на личную почту кадровика или в мессенджер, юридической силы заявления об увольнении не имеет. Роструд в письме от 10.10.2024 № ПГ/19694-6-1 подтвердил, что подать заявление в электронной форме можно при трёх условиях: у работодателя внедрён кадровый электронный документооборот, локальный нормативный акт это предусматривает, а сам документ включён в перечень электронных. Проверить спорную ситуацию до жалобы работника помогает сервис Роструда «Электронный инспектор» на портале Онлайнинспекция.рф, где процедуру увольнения можно прогнать по контрольным вопросам самостоятельно.
Вторая точка срыва — маршрут, завязанный на конкретного человека. Руководитель в отпуске, документ ждёт, срок предупреждения идёт. Настройка маршрута на роль вместо фамилии снимает проблему: система сама определяет, какому кадровому специалисту или руководителю подразделения отправить документ. В практике Добыто под увольнение заводят отдельный маршрут с сокращённым числом согласующих, а реестр документов фильтруется по вкладке «Требуют действия».
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления. Нарушение трудового законодательства влечёт по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. К этому добавляются денежная компенсация за задержку выплат по статье 236 ТК РФ и материальная ответственность за задержку выдачи трудовой книжки по статье 234 ТК РФ, а при споре о дате увольнения — оплата времени вынужденного прогула. Документ, подписанный не тем видом подписи, в этом споре работает против работодателя.
Лайфхак: выставьте на этапе подписания работником срок в рабочих часах и включите автозакрытие этапа. Если сотрудник не подписал документ за отведённое время, система в конце дня вернёт документ кадровику, и вы узнаете о просрочке в тот же день, а не через неделю.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре об увольнении первым делом смотрят, когда заявление реально поступило работодателю и чем оно подписано. Выгрузка из системы с файлами подписи закрывает оба вопроса за минуту, а переписка в мессенджере не закрывает ни одного. Держите электронный архив в состоянии, из которого документ выгружается вместе с подписью, а не только в виде PDF».
Сценарии увольнения: что критично, а что второстепенно
Универсальный порядок действий ломается на нестандартных категориях работников. Таблица показывает, на чём держится срок в каждом сценарии.
| Сценарий | Что критично для срока | Что второстепенно |
|---|---|---|
| Офисный работник с УНЭП, по собственному желанию | Дата получения заявления и отсчёт 14 календарных дней | Канал уведомления: пуш, SMS или письмо |
| Дистанционный работник | Отправка бумажной копии приказа заказным письмом в 3 рабочих дня | Сбор письменного согласия на КЭДО: порядок задан главой 49.1 ТК РФ |
| Работник без согласия на электронное взаимодействие | Бумажный комплект и способ вручения документов | Настройка маршрутов в системе |
| Увольнение по соглашению сторон | УКЭП работодателя на соглашении и согласованная дата прекращения договора | Выбор между УКЭП и УНЭП со стороны работника |
| Работник в период испытания | Срок предупреждения 3 дня и подтверждение вручения уведомления | Формат хранения черновиков уведомления |
Разница между строками объясняет, почему шаблон одного увольнения не переносится на другое: у дистанционного работника узкое место лежит в почтовой отправке, а у офисного — в дате получения заявления.
Полезно знать: в маршрут увольнения полезно добавить не только подписания, но и задачи смежным службам — например, поручение ИТ-подразделению закрыть учётную запись и пропуск. Тогда доступы отзываются в тот же день, что и оформляются документы.
Когда увольнение через КЭДО не подходит
Работник не дал письменное согласие на электронное взаимодействие — весь комплект оформляется на бумаге. Отказ от КЭДО не влечёт санкций и не является основанием для увольнения, а попытка провести документы электронно без согласия делает их спорными.
Второй случай — у работника нет действующей усиленной подписи, а увольнение назначено на ближайшие дни. Выпуск УНЭП занимает немного времени, но требует подтверждённой учётной записи и работающего смартфона. Если человек находится в отдалённом регионе без связи или увольняется конфликтно и подписывать ничего не намерен, бумажная процедура с актом об отказе от подписания надёжнее.
Третий случай — подписание документов на портале «Работа в России» простой электронной подписью. Формально закон это допускает, но сотрудник получает вторую систему с отдельным входом, а компания — дополнительную точку интеграции, от доступности которой зависит подписание. Для увольнения, где срок жёсткий, лишнее звено в цепочке добавляет риск.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Согласие на переход в электронный формат по общему правилу берётся письменно, на бумаге. С дистанционными работниками действует своя глава Трудового кодекса, и порядок электронного обмена там прописывается в трудовом договоре или локальном акте о дистанционной работе. Разделите эти два потока в своих документах, иначе при проверке придётся объяснять, почему согласий нет у половины персонала».
Стоимость подключения КЭДО и сроки запуска в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, электронного архива, кастомных шаблонов и требований к поддержке. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпуск в сервисе |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту центра |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальный состав пакетов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду оплаченного срока.
Выводы
Отдельного норматива на подписание увольнения кадровой службой в Трудовом кодексе нет. Работает связка: заявление получено на следующий рабочий день после отправки, дальше идёт срок предупреждения, в последний рабочий день закрываются расчёт и выдача документов, а на следующий рабочий день после приказа уходит подраздел 1.1 ЕФС-1. Заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает усиленной подписью, а сам приказ остаётся бумажным по части 3 статьи 22.1 ТК РФ.
Мы в Добыто настраиваем маршруты со сроками на этапах и ролевой маршрутизацией, чтобы документ не зависал на конкретном согласующем, а кадровый специалист видел приближение срока в реестре. Для проверок и судебных споров комплект выгружается вместе с файлами подписи.
Частые вопросы
Можно ли принять заявление об увольнении, присланное на рабочую почту или в мессенджер?
Такое сообщение не заменяет заявление, подписанное усиленной подписью в системе КЭДО. Роструд в письме от 10.10.2024 № ПГ/19694-6-1 назвал условия электронной подачи: внедрённый кадровый электронный документооборот, локальный нормативный акт, который его предусматривает, и включение заявления об увольнении в перечень электронных документов. Скан заявления, отправленный почтой, безопаснее принять как повод связаться с работником и оформить документ в системе или на бумаге.
Нужно ли соглашение с работником о применении УНЭП?
Для усиленной неквалифицированной подписи, которая используется в информационной системе работодателя, соглашение сторон нужно, и в нём прописывается порядок проверки подписи. Для УНЭП, выданной через инфраструктуру электронного правительства, и для УКЭП отдельное соглашение не требуется: такие подписи признаются в силу закона.
Что делать, если сертификат подписи работника истёк в день увольнения?
Документ, подписанный до истечения срока действия сертификата, силы не теряет. Проблема возникает с документами, которые нужно подписать в последний день. Выпуск новой УНЭП занимает несколько минут при подтверждённой учётной записи, но если сотрудник недоступен, оставшиеся документы оформляются на бумаге, а факт отказа или невозможности подписания фиксируется актом.
Работник отозвал заявление в последний день. Как это выглядит в системе?
Отзыв заявления об увольнении подписывается такой же усиленной подписью, как и само заявление, и получает собственную отметку времени. По статье 80 ТК РФ работник вправе отозвать заявление до истечения срока предупреждения, поэтому спор решается сравнением двух меток: времени поступления отзыва и момента окончания срока. Отказать в отзыве можно только в случае, когда на место приглашён в письменной форме другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора.
Сколько хранить электронные документы уволенного и как передать их при проверке?
Документы по личному составу хранятся 50 лет, и перевод в электронный вид этот срок не сокращает. Для проверки выгружается не только сам файл документа, но и файл подписи: без него подтвердить подписанта и дату невозможно. Условие о доступе к архиву после расторжения договора с оператором стоит проверить заранее — как правило, доступ к архивной версии сохраняется.
Можно ли уволить работника, который отказался переходить на КЭДО?
Отказ от электронного документооборота не является дисциплинарным проступком и не даёт оснований для санкций или увольнения. С таким работником кадровые документы оформляются на бумаге в общем порядке, включая заявление, ознакомление с приказом и получение трудовой книжки. Отказ фиксируется письменно и хранится вместе с остальными документами по личному составу.
