Электронный кадровый учёт перестраивает отдел кадров по трём линиям: состав электронных подписей, маршруты движения документов и распределение ролей между кадровиком, руководителем и работником. Рамку задают статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ: трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор работодатель подписывает только УКЭП, работник по этим же документам — УКЭП или УНЭП, а ПЭП остаётся для заявлений, согласий и ознакомлений. Четыре вида документов закон в электронный вид не пускает: приказ об увольнении, акт о несчастном случае, подтверждение инструктажей по охране труда и трудовую книжку. Главное различие при перестройке — статус работника: дистанционного переводят по главе 49.1 ТК РФ через локальный нормативный акт, без письменного согласия, остальных — только с письменным согласием по статье 22.2 ТК РФ.
Разберём, как распределить документы между ПЭП, УНЭП и УКЭП, какие приказы и ЛНА издать до запуска и как перестроить маршруты согласования, чтобы кадровик не превратился в оператора рассылки. Покажем, какие пункты регламента суд проверяет, когда работник заявляет, что подписывал не он. Отдельно — что меняется в кадровом учёте с 1 сентября 2026 года по 144-ФЗ и что делать со штатным расписанием после введения классификатора ОК 016-2025. Тарифы на 2026 год, чек-лист предстартовой диагностики и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что реально меняется в работе отдела кадров
Перестройка касается не скорости печати, а состава операций. Из работы кадровика уходят распечатка, курьерская доставка, сбор живых подписей и ручной контроль возвратов. Появляются другие: ведение реестра сертификатов, настройка маршрутов согласования, контроль срока действия подписей и выгрузка архива по запросу проверяющих. Численность отдела при этом чаще перераспределяется, а не сокращается: высвобожденное время уходит на аналитику, воинский учёт, охрану труда и работу с ЕФС-1.
Время оформления — самый заметный параметр. Бумажное оформление приёма с пересылкой комплекта иногороднему кандидату занимает от двух дней и больше, и за этот срок кандидат успевает дойти до другого работодателя. Подписание того же комплекта в электронном виде укладывается в один сеанс работы кандидата с телефоном.
Вторая перемена — архив. У части компаний бумажный архив вынесен в отдельное здание или на дальний этаж, и поиск оригинала договора пятилетней давности превращается в отдельную задачу на день. Электронный архив меняет здесь не удобство, а сроки хранения: по требованиям Росархива приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 лет (для документов, законченных делопроизводством до 2003 года — 75 лет), графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет, штатные расписания и ЛНА — постоянно. Для электронных документов сроки те же, поэтому вопрос доступа к архиву после расторжения договора с сервисом нужно закрывать до подписания лицензионного договора, а не после.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перестройка отдела кадров ломается там, где её считают проектом кадровой службы. Электронная подпись, персональные данные, интеграция с учётной системой и архив на 50 лет — это зоны ответственности юриста, ИТ и безопасности. Соберите рабочую группу из четырёх ролей до выбора сервиса, иначе на этапе сбора согласий выяснится, что порядок проверки подписи в регламенте никто не описал.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница и распределение по документам
Три вида электронной подписи закреплены в 63-ФЗ, и они не взаимозаменяемы. Простая подпись подтверждает только факт того, что действие совершило определённое лицо: это логин с паролем, код из SMS, учётные данные в информационной системе работодателя. Простой подписью нельзя доказать, что документ не менялся после подписания и что подписание произошло именно в тот момент, который указан в файле. Обе усиленные подписи, УНЭП и УКЭП, строятся на криптографическом преобразовании и фиксируют неизменность документа после подписания.
Разница между УНЭП и УКЭП лежит не в технике, а в юридическом статусе выпуска. Механизм формирования подписи у них одинаковый. УНЭП может выпустить любой удостоверяющий центр и даже сам работодатель в своей информационной системе. УКЭП выпускает только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию Минцифры, а сертификат встраивается в цепочку доверия, на вершине которой стоит головной удостоверяющий центр Минцифры. Отсюда практическое следствие: УКЭП признаётся аналогом собственноручной подписи по умолчанию, а УНЭП по общему правилу требует соглашения сторон о признании.
Факт: УНЭП, выпущенная в мобильном приложении Госключ с использованием инфраструктуры электронного правительства, отдельного соглашения о признании подписи не требует: её допустимость следует из федерального закона, а не из договорённости сторон.
Из-за этого в поиске и появляются запросы про «тип подписки УКЭП» и «единицу измерения УКЭП»: люди пытаются найти у подписи параметр, которого у неё нет. У сертификата есть владелец, издатель, срок действия, открытый ключ и место хранения закрытого ключа. Никакого тарифа, подписки или единицы измерения в самом сертификате не заложено — платите вы удостоверяющему центру или сервису КЭДО, а не «за подпись как за услугу связи».
Ниже — раскладка, которая на практике заменяет спор о том, «какая подпись лучше». Лучше не бывает: у каждого вида свой круг документов и своя юридическая обвязка.
| Вид подписи | Кто выпускает и где хранится ключ | Нужно ли соглашение о признании | Круг кадровых документов |
|---|---|---|---|
| ПЭП в системе работодателя | Работодатель, учётные данные в информационной системе | Да, вместе с ЛНА и порядком проверки подписи | Заявления, служебные записки, согласия, ознакомление с ЛНА |
| ПЭП ЕСИА на портале «Работа в России» | Госуслуги, подтверждённая учётная запись работника | Не требуется, использование предусмотрено законом | Кадровые документы, которыми работник обменивается с работодателем на портале |
| УНЭП по соглашению сторон | Удостоверяющий центр или сам работодатель; токен, облако УЦ или рабочий компьютер | Да, с обязательным описанием порядка проверки подписи | Со стороны работника — вплоть до трудового договора; со стороны работодателя — всё, кроме перечня статьи 22.3 ТК РФ |
| УНЭП ЕСИА (Госключ) | Инфраструктура электронного правительства; закрытый ключ — на смартфоне работника | Не требуется | Трудовой договор и допсоглашения, договор о материальной ответственности, ученический договор со стороны работника |
| УКЭП | Аккредитованный УЦ, для юрлица — удостоверяющий центр ФНС; токен, облако УЦ или Госключ | Не требуется, признаётся аналогом собственноручной по умолчанию | Любые кадровые документы; для работодателя обязательна по перечню статьи 22.3 ТК РФ |
Из таблицы следует рабочее правило комплектации: работодателю нужна одна УКЭП на уполномоченное лицо, а массовому персоналу достаточно УНЭП через Госключ и ПЭП внутри системы. Универсальная связка, которая закрывает почти все процессы, — УКЭП со стороны работодателя и УНЭП со стороны работника. В проектах Добыто мы начинаем именно с этой связки и достраиваем ПЭП там, где документ не требует усиленной подписи.
УНЭП и ПЭП: где проходит граница
Простая подпись дешевле и не требует ни токена, ни приложения: это те же учётные данные, которыми работник заходит в личный кабинет. Слабое место простой подписи проявляется в споре. Она подтверждает вход и действие, но не фиксирует содержимое файла, поэтому доказать, что подписанный документ не подменили, придётся косвенно — логами системы, историей действий пользователя, регламентом. УНЭП такую задачу решает напрямую: любое изменение файла после подписания делает подпись невалидной.
Практический критерий выбора: если документ порождает денежные или увольнительные последствия, ПЭП не ставится. Заявление на отгул, ознакомление с графиком отпусков, подтверждение получения расчётного листка — ПЭП уместна. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв — здесь по статье 22.3 ТК РФ работник использует УКЭП или УНЭП.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
УНЭП и УКЭП: что даёт разница на проверке и в суде
УКЭП снимает вопрос доверия к издателю, но не снимает вопрос момента подписания. Сертификат действует ограниченный срок, обычно год. Когда срок истёк, а спор возник позже, проверяющая программа покажет только то, что сертификат недействителен сейчас. Ответ даёт усовершенствованный формат подписи: к файлу добавляются штамп доверенной службы времени и ответ службы статусов сертификатов, которые подтверждают, что на момент подписания сертификат действовал и не был отозван.
Штампы времени в кадровых проектах закладывают редко, и это одна из самых дорогих экономий. Свои службы штампов времени есть у удостоверяющих центров и у налоговой службы; в Госключе штампа времени на дату публикации нет, момент подписания там подтверждается логами приложения.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда работник заявляет, что подписывал не он, суд смотрит не на красивый штампик в PDF — штамп это визуализация, юридической силы у неё нет. Запрашивают исходный файл, файл подписи и весь комплект документов, которые вводят КЭДО в компании, вплоть до пункта о том, что на подпись передавался именно тот документ, который работник видел на экране. Выгружайте из системы связку «документ плюс файл подписи», а не распечатку со штампом.»
Известные трудовые споры по электронному подписанию заканчивались в пользу работников: в одном деле работник оспорил соглашение об увольнении, подписанное УНЭП на токене, который хранился в рабочем сейфе, в другом — подписал заявление об увольнении по собственному желанию, будучи уверенным, что подписывает документ по больничному. В обоих случаях суд восстановил работника и взыскал средний заработок и компенсацию морального вреда. Общий вывод для перестройки процесса: интерфейс подписания должен показывать название и содержание документа до нажатия кнопки, а не после.
Проверьте подпись на своём кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что остаётся на бумаге и где перестройка упирается в закон
Полностью безбумажного кадрового учёта в 2026 году нет. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции: акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и трудовую книжку с внесением в неё сведений о трудовой деятельности. Планируя перестройку, закладывайте бумажный контур под эти документы сразу, иначе через полгода в отделе кадров появится параллельный процесс, о котором никто не помнит.
Второе ограничение — согласие работника. Переход на КЭДО добровольный: работник вправе отказаться, и отказ не даёт оснований для дисциплинарных мер или увольнения. Расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель. Здесь же лежит развилка по статусу: дистанционные работники взаимодействуют с работодателем в электронном виде по правилам главы 49.1 ТК РФ, порядок закрепляется в ЛНА о дистанционной работе, и отдельное письменное согласие на КЭДО с них не собирают. Со всеми остальными согласие берётся письменно, на бумаге, до начала электронного обмена.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Разделите два потока и не распространяйте общие правила КЭДО на дистанционных работников по умолчанию. У главы о дистанционной работе более мягкий режим обмена документами, он появился раньше статей 22.1-22.3 ТК РФ и живёт по своей логике. Оформите отдельный ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии — это снимает вопрос о том, почему с одной группой работников согласия собраны, а с другой нет.»
Внимание: закрытый ключ УНЭП и УКЭП из Госключа хранится на смартфоне работника. Если работник удалил приложение или забыл пароль, восстановить прежнюю подпись нельзя — выпускается новая, с собственным сроком действия. Это отдельный шаг в регламенте увольнения и смены телефона.
Как перестроить процессы отдела кадров: роли, маршруты, регламент
Перевод бумажного процесса в электронный без изменения маршрута даёт тот же процесс, только на экране. Смысл перестройки в том, чтобы документ шёл по описанному маршруту согласования сам, а кадровик занимался исключениями. Маршруты бывают последовательные, когда документ идёт по цепочке кадровик — руководитель — бухгалтерия — работник, и параллельные, когда он одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю. Для заявления на отпуск хватает последовательного маршрута из двух шагов, для приказа о премировании чаще нужен параллельный.
При выборе системы под маршруты проверяйте не наличие функции, а то, кто сможет её менять. Если новый маршрут собирает только подрядчик, отдел кадров останется зависимым: каждое изменение оргструктуры превратится в заявку. Рабочий признак — кадровик самостоятельно создаёт маршрут, добавляет участников и назначает каждому свой тип подписи.
Важный нюанс из практики: к самым популярным учётным системам у разработчиков КЭДО есть готовый коннектор, установка занимает около часа и не требует вашей команды разработки. Если учётная система самописная, интеграция идёт через API и по опыту внедрений занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации команды. Этот вопрос выясняется на этапе выбора сервиса, а не после подписания договора.
Отдельная проверка — работа с внештатным персоналом. Если компания привлекает самозанятых и исполнителей по договорам ГПХ, система должна подписывать документы и с ними тоже. Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по ГПХ не переносятся: с ними оформляется соглашение об электронном документообороте, а при использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется, поскольку квалифицированная подпись признаётся по умолчанию.
Что критично в разных сценариях
Универсальные советы по выбору конфигурации не работают: набор критичных требований зависит от численности и структуры персонала.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | Базовые шаблоны, бесплатный выпуск ПЭП и УНЭП, простое ценообразование | Интеграция с учётной системой, сложные маршруты |
| Распределённая сеть, много дистанционных | УНЭП через Госключ, мобильный клиентский путь, ЛНА о дистанционной работе | Токены и рабочие места с криптопровайдером |
| Штат от 500 человек, 1С:ЗУП в качестве учётной системы | Готовый коннектор к 1С, матрица прав и ролей, электронный архив | Кастомные шаблоны на старте |
| Много самозанятых и подрядчиков по ГПХ | Подписание с внештатными, удобный личный кабинет исполнителя, соглашение об ЭДО | Сбор письменных согласий на КЭДО |
| Самописная учётная система | Документация API, тестовые доступы, участие своей команды разработки с этапа выбора | Скорость запуска |
Сценарий определяет и сроки: там, где стоит готовый коннектор, отдел кадров работает в привычном интерфейсе учётной системы, а подписание уходит в сервис фоном. Там, где интеграцию пишут сами, между выбором сервиса и первым подписанием проходит от нескольких недель.
Комплект документов для перевода кадрового учёта в электронный вид
Здесь собрана обвязка запуска: начинайте с приказа о введении КЭДО, дальше идут Положение, уведомление и формы согласия.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО | Скачать |
Что проверить до запуска: чек-лист предстартовой диагностики
- Инвентаризация документов. Выпишите все кадровые документы, которые компания оформляет за год, и отметьте четыре исключения из части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Всё остальное — кандидаты на перевод.
- Вид подписи по каждому документу. Напротив каждой строки поставьте подпись работодателя и подпись работника. Строки, где стоит УКЭП работодателя, дальше не обсуждаются: это требование статьи 22.3 ТК РФ.
- Разделение работников по статусу. Отдельно дистанционные, отдельно офисные, отдельно исполнители по ГПХ и самозанятые. У каждой группы своя юридическая обвязка.
- Персональные данные. Определите, кто регистрирует работников в сервисе. При массовой регистрации силами работодателя сервис действует как обработчик по поручению по 152-ФЗ, и поручение на обработку нужно оформить до передачи данных.
- Учётная система и интеграция. Проверьте, есть ли готовый коннектор к вашей версии учётной системы, и если нет — привлеките свою команду разработки к оценке документации API до подписания договора.
- Архив и выгрузка. Зафиксируйте в договоре, что происходит с электронным архивом при расторжении и как выгружается связка «документ плюс файл подписи» для суда и проверки ГИТ.
Пункты 2 и 4 закрывают большую часть претензий, которые всплывают на проверке. Разъяснения по применению трудового законодательства и ответы инспекторов по спорным ситуациям публикует Роструд, и по вопросам оформления электронных кадровых документов там разбираются конкретные ситуации работодателей.
Как перевести кадровый учёт в электронный вид: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите инвентаризацию кадровых документов и по каждому определите вид электронной подписи для работодателя и работника.
- Шаг 2. Издайте приказ о введении КЭДО и утвердите Положение о ведении кадрового электронного документооборота: перечень документов, порядок доступа, сроки подписания и порядок проверки подписи.
- Шаг 3. Получите УКЭП на уполномоченное лицо работодателя и издайте приказ об ответственном за КЭДО с делегированием права подписи.
- Шаг 4. Уведомите работников о переходе и соберите письменные согласия. С дистанционными работниками вместо согласий оформите ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии.
- Шаг 5. Организуйте выпуск подписей работникам и внесите выданные сертификаты в реестр с датами начала и окончания действия.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном подразделении и одном процессе: чаще всего это заявления на отпуск. Обкатайте маршрут и текст уведомлений.
- Шаг 7. Подключите интеграцию с учётной системой и переведите остальной штат, оставив бумажный контур под четыре исключения из статьи 22.1 ТК РФ.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и держим её на одном процессе не меньше двух недель. Обучение линейного персонала при этом идёт отдельным треком: выпуск подписи, вход в личный кабинет, подписание. По опыту внедрений на это хватает одного-двух вебинаров, а специалистам кадровой службы нужен более широкий блок — создание документов, маршруты, поиск подписанных файлов.
Лайфхак: заводите реестр выданных сертификатов сразу, с первой выданной подписью. Когда через год начнут истекать сроки действия, реестр превращается в план перевыпуска, а без него отдел кадров узнаёт об истёкшем сертификате в момент, когда документ не подписывается.
Когда переводить кадровый учёт в электронный вид рано
Перестройка не окупается сама по себе, у неё есть условия применимости. Первый случай — отсутствие описанных процессов. Если в компании нет утверждённых маршрутов согласования и порядок движения заявления определяется тем, кто сегодня на месте, электронный документооборот зафиксирует беспорядок и сделает его заметнее. Сначала регламент, потом система.
Второй случай — небольшой штат в одном офисе с минимальной текучестью. При двадцати сотрудниках, которые сидят в соседних кабинетах, экономия времени на подписании невелика, а расходы на подписи работников по закону несёт работодатель. Здесь рациональнее начать с одного процесса, например с ознакомления с ЛНА, а не переводить весь учёт.
Третий случай — незакрытый вопрос персональных данных. Если у компании не выстроен процесс сбора согласий и не определено, кто и на каком основании передаёт данные работников в сервис, запуск придётся останавливать на середине. Это не повод отказываться от КЭДО, а повод сдвинуть старт на срок, который нужен юристу.
Четвёртый случай — ожидание изменений, которые ещё не приняты. Минтруд разработал законопроект, допускающий электронный документооборот между работником и работодателем через отечественный мессенджер MAX, с интеграцией с информационными системами работодателя и платформой «Работа в России». На дату публикации это проект, а не действующая норма, и строить на нём план перехода нельзя: виды подписи для конкретных кадровых документов до принятия закона определяются статьями 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.
Цена ошибки: подпись, согласия и архив
Неверный вид подписи стоит не переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работодателем не УКЭП, а более слабой подписью, не соответствует требованию статьи 22.3 ТК РФ. Для инспектора это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Если нарушение квалифицируют как ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи, суммы выше: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое.
Дороже обходится проигранный трудовой спор. Когда суд признаёт увольнение незаконным, работодатель восстанавливает работника, выплачивает средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. Основанием для такого решения становится не сам факт использования электронной подписи, а разрывы в обвязке: не описан порядок проверки подписи, нет подтверждения, что на подпись передавался именно тот документ, который видел работник, не собрано письменное согласие с недистанционного работника. В практике Добыто эти три пункта мы проверяем до первого подписания, а не после запуска: исправить обвязку задним числом по уже подписанным документам нельзя.
Кейс из практики: в компании с распределённой сетью подразделений архив кадровых документов хранился в отдельном здании в нескольких километрах от офиса, и на поиск оригинала уходил рабочий день с выездом. После перевода документооборота в электронный вид поиск подписанного оригинала занимает минуты, а комплект для суда выгружается связкой из исходного файла и файла подписи.
Полезно знать: соглашение об использовании ПЭП или УНЭП по 63-ФЗ обязательно должно содержать порядок проверки электронной подписи. Формулировка «стороны признают электронную подпись» без описания процедуры проверки требование закона не закрывает.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Самая частая ошибка при перестройке — собрать согласия и на этом остановиться. Проверьте, что в Положении о КЭДО описан порядок проверки подписи, что реестр сертификатов ведётся, что определён срок ознакомления работника с документом и что зафиксировано, как выгружается архив. Каждый из этих пунктов всплывает в спорах отдельно, и отсутствие любого разбирает позицию работодателя.»
Что ещё перестроить в кадровом учёте в 2026 году
Перевод в электронный вид совпал по времени с пакетом поправок, которые меняют содержание кадровых документов. С 1 сентября 2026 года действует Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Общий лимит сверхурочной работы остался 120 часов в год, но при наличии коллективного договора или отраслевого соглашения, распространяющегося на работодателя, он поднимается до 240 часов; привлечение сверх 120 часов допускается с письменного согласия работника. Оплата: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном за каждый час. Работники, привлекаемые к сверхурочной работе более 120 часов, получили право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка.
Тем же законом изменены ещё четыре блока. Отзыв из отпуска работников с вредными условиями труда запрещён, исключение — катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в ЛНА, с оплатой не менее чем в двойном размере. Предельная численность работников, с которыми субъект малого предпринимательства заключает срочные трудовые договоры по соглашению сторон, выросла с 35 до 70 человек. По неполному рабочему времени установлен срок: 5 рабочих дней с даты заявления работника на заключение дополнительного соглашения и издание приказа. Запрет на испытание расширен на женщин с детьми до трёх лет вместо полутора.
С 1 января 2026 года применяется новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА: при изменении наименования или кода должности издаётся приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждается штатное расписание в новой редакции, а к трудовым договорам оформляются дополнительные соглашения. Отдельная строка проекта — обновление справочников в кадровых программах, включая 1С:ЗУП, поскольку классификатор связан с ОКЗ, а код трудовой функции уходит в ЕФС-1.
МРОТ с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля в месяц. Региональное значение по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. При сверке зарплат ориентируйтесь на региональное значение.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Массовые допсоглашения из-за смены наименования должности — как раз та задача, ради которой перестройку и затевают. На бумаге это недели курьерской логистики и охота за подписями по отпускам и командировкам. В электронном виде пакет уходит по маршруту одной рассылкой, а кадровик видит, кто не подписал, в одном списке. Начните сверку штатного расписания с классификатором до запуска, чтобы первый массовый процесс сразу пошёл в новом контуре.»
Стоимость перехода на электронный кадровый учёт
Стоимость складывается из численности персонала, набора видов подписи и наличия интеграции с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | с момента подключения |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по мере регистрации |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: переход между тарифами возможен в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав тарифов и условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же видно, что входит в поддержку и электронный архив.
При расчёте бюджета учитывайте не только абонентскую плату. Если учётная система самописная, к стоимости сервиса добавляются работы вашей команды разработки по интеграции через API, а срок в 2 дня или 2 месяца зависит от её загрузки, а не от подрядчика.
Выводы
Перестройка кадрового учёта держится на трёх решениях: распределить документы между ПЭП, УНЭП и УКЭП по правилам статьи 22.3 ТК РФ, развести работников по статусу и оформить обвязку — приказ, Положение, уведомления, согласия и порядок проверки подписи. Четыре документа остаются на бумаге в любом случае, и бумажный контур под них закладывается сразу. Слабое место электронного учёта не в технологии, а в юридической части: споры проигрываются из-за неописанного порядка проверки подписи и несобранных согласий, а не из-за самой подписи.
Мы в Добыто ведём такие проекты от инвентаризации документов до перевода всего штата: помогаем разложить кадровые документы по видам подписи, собрать комплект ЛНА и запустить пилотную группу до того, как процесс уходит на всю компанию.
Частые вопросы
Можно ли собирать согласия работников на переход на КЭДО в электронном виде?
Позиция Минтруда на дату публикации осторожная: согласие берётся письменно, на бумаге. Электронный сбор согласий через анкеты или почту создаёт риск в споре, потому что подтвердить волеизъявление работника нечем: электронного взаимодействия на момент дачи согласия ещё нет. Исключение — дистанционные работники: с ними порядок электронного обмена регулируется главой 49.1 ТК РФ и ЛНА о дистанционной работе, отдельное письменное согласие не требуется.
Что делать с электронной подписью работника при увольнении?
Сертификат УКЭП отзывается по заявлению владельца в тот удостоверяющий центр, который его выпускал; работодатель отозвать чужой сертификат не может. Удаление сертификата из хранилища на рабочем компьютере отзывом не является: подпись остаётся действующей. Внесите в регламент увольнения пункт о подаче заявления на аннулирование сертификата и отметку в реестре выданных сертификатов.
Чем присоединённая подпись отличается от открепленной и что выгружать для суда?
При присоединённой подписи файл подписи встраивается в подписанный документ, и открыть такой документ можно только специальной программой. При открепленной рядом с документом появляется отдельный файл подписи. Для проверки во втором случае в проверяющую программу загружаются оба файла — исходный документ и файл подписи. Для суда выгружается именно эта связка, а не распечатка со штампом: визуальный штамп юридической силы не имеет.
Нужно ли соглашение об электронном документообороте с самозанятым исполнителем?
Если обе стороны подписывают документы УКЭП, отдельное соглашение формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся аналогом собственноручной по умолчанию. При использовании ПЭП или УНЭП соглашение обязательно, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи. Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по ГПХ и самозанятых не переносятся.
Что делать, если при подписании система пишет, что не найден корневой сертификат?
Такое происходит с УНЭП: цепочка доверия для неквалифицированной подписи по умолчанию на компьютер не устанавливается. Откройте сертификат, проверьте цепочку и установите недостающие сертификаты как доверенные. Внимательно читайте предупреждение системы: установленный как доверенный сертификат будет приниматься операционной системой и дальше.
Сколько времени занимает перевод всего штата после запуска пилота?
Срок определяют не технические работы, а сбор согласий и обучение. Установка готового коннектора к популярной учётной системе занимает около часа, интеграция через API — от 2 дней до 2 месяцев. Обучение линейного персонала обычно укладывается в один-два вебинара. Дольше всего идёт сбор письменных согласий: он зависит от численности, географии подразделений и графика отпусков.
Можно ли вести кадровый учёт в электронном виде без интеграции с 1С?
Да, сервис КЭДО работает как самостоятельный контур: документы создаются и подписываются в нём, а в учётную систему данные вносятся вручную. Такой вариант оправдан при небольшой численности и малом количестве кадровых событий. При штате от нескольких сотен человек ручной перенос съедает выигрыш от электронного подписания, поэтому вопрос коннектора решается до запуска, а не после.
