УНЭП закрывает все кадровые документы, которые работник подписывает в КЭДО, включая трудовой договор, договор о материальной ответственности и заявление об увольнении: часть 2 статьи 22.3 ТК РФ ставит усиленную неквалифицированную подпись работника наравне с квалифицированной. Отдельной подписи класса УКЭП работнику для кадрового документооборота закон не требует ни по одному документу. Главное различие лежит внутри самой УНЭП: неквалифицированная подпись по соглашению сторон стоит около 500 рублей в год на сотрудника и требует подписанного соглашения с каждым работником, а УНЭП в инфраструктуре электронного правительства выдаётся через Госключ бесплатно и соглашения не требует.
Разберём перечень документов из статьи 22.3, по которым закон поднимает планку выше простой подписи, и покажем, что остаётся на ПЭП. Отдельно сравним три вида УНЭП с разной ценой и разными юридическими условиями и назовём четыре ситуации, где неквалифицированной подписи действительно не хватает. Расчёт бюджета на подписи для компании на 1000 человек, сценарная таблица выбора, образцы ЛНА для скачивания и тарифы 2026 года — во второй половине статьи.
Что закон считает УНЭП и чем она отличается от ПЭП и УКЭП
Виды электронной подписи закреплены в 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Простая подпись (ПЭП) подтверждает факт подписания через коды, логины и пароли: она не позволяет обнаружить изменения в документе после подписания. Усиленная неквалифицированная (УНЭП) создаётся криптографическими средствами, определяет подписанта и фиксирует любое изменение файла после подписания. Усиленная квалифицированная (УКЭП) добавляет к этому сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и средства подписи, сертифицированные ФСБ России.
Запросы вида «единица измерения УКЭП» и «тип подписки УКЭП» приходят из бухгалтерских карточек услуг, а не из законодательства. У электронной подписи нет ни единиц измерения, ни подписки: тарифицируется сертификат ключа проверки, выданный конкретному человеку на срок 12 месяцев. В Госключе этот срок одинаков для УНЭП и УКЭП.
Разница в защищённости и в цене между вариантами не линейна. По оценкам межведомственного проектного офиса ФГБУ «ЦЭКИ», УНЭП в Госключе даёт уровень защищённости 75% при нулевой плате за использование, тогда как коммерческая УКЭП с уровнем 100% обходится от 2 до 5 тысяч рублей в год на сотрудника.
| Вид подписи | Защищённость | Применимость в КЭДО | Плата за использование |
|---|---|---|---|
| Простая ЭП (коды, СМС) | 10% | 10% | стоимость каждого СМС-сообщения |
| ПЭП ЕСИА (логин и пароль Госуслуг) | 30% | 30% | бесплатно |
| УНЭП информационной системы (по соглашению сторон) | 50% | 80% | около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключа (инфраструктура электронного правительства) | 75% | 80% | бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП Госключа | 100% | 100% | бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП аккредитованного УЦ | 100% | 100% | от 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Из таблицы видно, что прирост применимости заканчивается на уровне 80% уже у неквалифицированной подписи, а дальше растёт только цена и сложность выдачи. Оставшиеся 20% применимости приходятся на сценарии, которые в кадровом документообороте встречаются редко и разбираются ниже.
Документы, где работнику хватает УНЭП: перечень статьи 22.3 ТК РФ
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы. В первую входит закрытый перечень, для которого работник вправе применять только усиленную подпись: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения к любому из них, согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении, ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора и ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Для документов этого перечня работник может использовать три варианта: УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон трудового договора и УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. Все три равнозначны по последствиям, различаются только стоимостью и порядком выдачи. Всё, что в перечень не входит, — заявления на отпуск, служебные записки, приказы о командировке, ознакомление с ЛНА, графики, табели, расчётные листки — работник вправе подписывать простой электронной подписью в информационной системе работодателя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Часть 2 статьи 22.3 отдельно называет УНЭП, выданную в инфраструктуре электронного правительства. Практический эффект в том, что по такой подписи не нужно подписывать с работником соглашение о порядке её проверки: порядок задан постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Прежде чем закладывать бюджет на коммерческие сертификаты, откройте своё положение о КЭДО и посмотрите, какие виды подписи в нём перечислены.»
В практике Добыто на этом месте чаще всего и возникает переплата: компания выпускает всем сотрудникам сертификаты УКЭП, хотя массовый документооборот у неё состоит из заявлений на отпуск и ознакомлений с инструкциями, где хватило бы ПЭП, а трудовые договоры подписываются один раз при приёме.
Факт: срок действия сертификата УНЭП и УКЭП в Госключе — 12 месяцев. Напоминание об окончании приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение «Госключ», а выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут.
Три вида УНЭП с разной ценой: соглашение сторон, Госключ и внутренний УЦ
Коммерческая УНЭП по соглашению сторон выпускается удостоверяющим центром или самим работодателем в его информационной системе. Порядок её проверки стороны описывают в соглашении, которое подписывает каждый работник. Цена держится в районе 500 рублей в год на человека, к ней добавляется администрирование: отслеживание сроков, перевыпуск, сбор соглашений с новичками.
УНЭП в инфраструктуре электронного правительства выпускается в мобильном приложении «Госключ» и не требует ни соглашения с работником, ни собственного удостоверяющего центра на стороне компании. Для выпуска работнику нужны подтверждённая учётная запись на Госуслугах и российский номер телефона, весь путь проходит с телефона за несколько минут. Порядок работы, инструкции по интеграции и ответы на частые вопросы собраны на странице Госключа на портале Госуслуг.
Масштаб технологии на 15 апреля 2026 года: более 41,2 млн активаций приложения с выпущенными сертификатами, около 50,4 млн подписанных документов за год против 24 млн годом ранее, более 3200 организаций-интеграторов, из них более 1000 применяют Госключ именно в КЭДО. При этом на кадровый документооборот приходится только часть объёма: 6 млн работников согласились на КЭДО при 75 млн работающих граждан и 70 млн электронных кадровых документов в год.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте электронную подпись на кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Третий вариант — собственный удостоверяющий центр или облачная УНЭП вендора КЭДО. Он снимает зависимость от внешней инфраструктуры, но переносит на компанию выпуск, отзыв и хранение ключей. Для организации до нескольких сотен человек затраты на это обычно выше, чем экономия на сертификатах.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сопротивление сотрудников снимается не уговорами, а источником подписи. Люди отказываются заводить сертификат неизвестного им удостоверяющего центра, но спокойно проходят выпуск через Госуслуги, потому что этой учётной записью уже пользуются. Если у вас буксует сбор согласий, посмотрите, какую подпись вы предлагаете работнику и через какое приложение.»
По данным разработчика КЭДО EmplDocs, интегрированного с Госключом с 2022 года, 70% его клиентов выбирают именно этот вариант подписи для работников.
Когда УНЭП не хватает: четыре сценария
Согласие работника на переход на КЭДО в электронном виде пока не закрывается никакой подписью. Обмениваться документами в цифре можно только после получения согласия, поэтому первый документ собирается на бумаге. Вопрос прорабатывается Минтрудом и Минцифры совместно, но на дату публикации ситуация не изменилась. УКЭП Госключа этот документ тоже не закрывает.
Второй сценарий — документы, которые закон вообще не переводит в электронный вид: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажей, трудовая книжка. Здесь бессмысленно сравнивать подписи, документ остаётся бумажным независимо от их класса.
Третий — подпись со стороны работодателя. Работодатель подписывает кадровые документы УКЭП или УНЭП организации, для чего используется сертификат юридического лица либо обезличенный сертификат УЦ ФНС России. Обезличенный сертификат выпускается руководителем организации лично и действует один год, перевыпуск на дату публикации возможен только при личном визите в ФНС. Одна группа компаний с общей информационной системой вправе использовать один API-ключ и один обезличенный сертификат на несколько юридических лиц.
Четвёртый — иностранные работники и особые процедуры. Иностранное физическое лицо может получить УНЭП в инфраструктуре электронного правительства при подтверждённой учётной записи на Госуслугах и указанном СНИЛС, а УКЭП в Госключе доступна только гражданам РФ. УКЭП Госключа для работника доступна в процессе дистанционного приёма. Отдельно стоит держать в поле зрения законопроект № 1103297-8 об электронном подписании инструктажей по охране труда: в модели подписания из него исключена коммерческая УНЭП и предусмотрен только Госключ.
Внимание: согласие на ведение КЭДО в электронном виде подписать нельзя даже квалифицированной подписью Госключа. До получения бумажного согласия обмен кадровыми документами в цифре с этим работником не начинается.
Когда УНЭП Госключа не подходит компании
Госключ работает только при доступе в интернет: в закрытом контуре без выхода наружу приложение не запускается. Часть работников в регионах пользуется кнопочными телефонами; версия Госключа для Windows и Linux анонсирована Минцифры до конца 2026 года, до этого момента таким сотрудникам нужен альтернативный маршрут. Срок подписания документа, направленного в Госключ, ограничен 24 часами, и информационная система работодателя должна уметь обрабатывать истечение срока: направлять документ повторно или передавать его менеджеру по персоналу. Наконец, Госключ не формирует документы, а только подписывает их: заявления и служебные записки работник создаёт в системе КЭДО.
Сколько стоит лишняя подпись: расчёт и сценарии
Считать нужно не разницу в цене сертификата, а годовую сумму по всей численности. Компания на 1000 человек, выдавшая коммерческую УКЭП по нижней границе 2000 рублей в год, платит 2 млн рублей ежегодно. Та же численность на коммерческой УНЭП по 500 рублей в год — 500 тысяч рублей. На УНЭП в инфраструктуре электронного правительства плата за использование отсутствует, остаются разовые затраты на интеграцию.
Кейс из практики: компания-разработчик КЭДО, перевёдшая на электронный документооборот 1100 сотрудников, свела документооборот по одному кадровому процессу к 15-30 минутам вместо нескольких недель и зафиксировала экономию 0,5 млн рублей в год на электронных подписях после перехода на Госключ.
Кейс из практики: банк, начинавший КЭДО в 2019 году с ПЭП и добавивший в 2021 году УКЭП внешнего сервиса, столкнулся с тем, что очная идентификация тормозила приём. Переход на Госключ занял около 4 месяцев от старта до пилота и дал 95% трудовых договоров, подписанных в Госключе, при доле сотрудников с Госключом 90%. На момент старта 75% работников имели только ПЭП, 25% — ПЭП вместе с усиленной подписью внешнего сервиса, и менее 1% оставались вне КЭДО.
Стоимость ошибки в обратную сторону тоже считается. Если компания подписала документ из перечня статьи 22.3 простой электронной подписью, документ оформлен с нарушением порядка: в трудовом споре работодатель остаётся без надлежащего доказательства волеизъявления работника, а нарушение порядка оформления трудовых отношений подпадает под статью 5.27 КоАП РФ. Переподписать задним числом такой документ нельзя, дата подписания фиксируется меткой доверенного времени.
В практике Добыто перед сменой подписей мы сверяем перечень типов документов в системе с перечнем статьи 22.3 и отдельно смотрим, какой подписью подписаны уже закрытые трудовые договоры: исправлять состав подписи по действующим документам дороже, чем настроить маршруты один раз.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, офис, редкий наём | ПЭП на массовых заявлениях, УНЭП только на документах из перечня статьи 22.3 | интеграция с Госключом, собственный УЦ |
| Дистанционный приём, кандидаты по всей стране | удалённая идентификация и УНЭП Госключа с первого дня, подписание трудового договора без визита | выпуск сертификатов действующим сотрудникам |
| Производство, сотни линейных работников | альтернативный маршрут для тех, у кого нет смартфона; обработка истечения 24-часового срока подписания | разнообразие видов подписи в положении о КЭДО |
| Группа компаний с единой информационной системой | один API-ключ и один обезличенный сертификат на несколько юрлиц, разграничение прав в системе | отдельные соглашения об УНЭП по каждому юрлицу |
| Компания с иностранными работниками | подтверждённая учётная запись Госуслуг и СНИЛС у работника, УНЭП вместо УКЭП | квалифицированная подпись работника |
Сценарии показывают общее правило распределения бюджета: деньги уходят не на класс подписи, а на маршруты для работников, которые в стандартную схему не помещаются.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Проверяющего интересует не название подписи, а возможность подтвердить целостность документа и личность подписанта. Госключ возвращает открепленную подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, поэтому подпись проверяется и после истечения срока действия сертификата. Сохраняйте файл .sig рядом с документом в своей системе: в ленте уведомлений на Госуслугах он у работника есть, а обязанность архивного хранения по части 8 статьи 22.1 ТК РФ лежит на работодателе.»
Полезно знать: в одном пакете в Госключ можно направить на подпись до 50 файлов, включая PDF и XML. Приложение не вносит изменений в сами файлы и возвращает отдельный файл подписи .sig на каждый документ.
Как перевести компанию на УНЭП: подготовка и порядок действий
Прежде чем менять подписи, зафиксируйте текущую картину. Проверьте пять позиций: какие виды подписи перечислены в действующем положении о КЭДО; какие документы вы реально отправляете работникам за год и сколько из них попадает в перечень статьи 22.3; сколько сертификатов оплачивается сейчас и с какой датой окончания; у какой доли работников есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах; какие категории работников остаются без смартфона.
Как перейти с УКЭП на УНЭП без нарушения порядка: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разнесите документооборот по группам. Отдельно перечень статьи 22.3, отдельно остальные кадровые документы, отдельно то, что закон оставляет на бумаге. Итог группировки станет приложением к положению о КЭДО.
- Шаг 2. Обновите ЛНА. В положении о ведении КЭДО перечислите виды подписи по каждой группе документов и укажите информационную систему. Утвердите положение приказом и ознакомьте работников.
- Шаг 3. Проверьте согласия. Работники, с которых согласие на КЭДО не собрано, в электронный обмен не включаются, независимо от того, какая у них подпись.
- Шаг 4. Запустите пилотную группу. Возьмите одно подразделение и один массовый процесс, например заявления на отпуск, и пройдите полный цикл: формирование документа, подписание работником, возврат подписи в систему, выгрузка комплекта.
- Шаг 5. Разведите сроки со старыми сертификатами. Коммерческие сертификаты не отзывайте досрочно, переводите работников на новую подпись по мере окончания срока действия: так вы не платите дважды за один период.
- Шаг 6. Настройте обработку отказов и просрочек. Опишите, что делает система, если работник не подписал документ в отведённый срок: повторная отправка, уведомление HR-специалиста или оформление на бумаге по правилам исключительных случаев из части 3 статьи 22.2 ТК РФ.
- Шаг 7. Закройте архив. Убедитесь, что файлы подписи сохраняются в вашей системе вместе с документами и выгружаются комплектом для проверки.
Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: на пилоте вскрывается основная часть ошибок в маршрутах согласования и в перечнях документов, и исправить их дешевле до массового старта.
Образцы ЛНА и согласий для перехода на КЭДО
Комплект собран под смену видов подписи: начните с положения о ведении КЭДО, остальные документы подстраиваются под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Контролировать сроки сертификатов работников вручную не нужно. Документ уходит в приложение, и работник видит там же, что сертификат истёк и его надо выпустить заново; выпуск занимает несколько минут. Ваша задача сводится к тому, чтобы система корректно обрабатывала статус ошибки и не теряла документ, зависший на подписании.»
Стоимость КЭДО и электронных подписей для сотрудников
Итоговая сумма зависит от численности, набора функций и способа интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальный платёж по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП сотрудникам | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому переменная часть бюджета определяется численностью и выбранным набором функций. Разбор тарифов, лимитов по численности и условий перехода между планами приведён на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в обе стороны в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Кадровый документооборот на стороне работника полностью закрывается неквалифицированной подписью: закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ допускает УНЭП наравне с УКЭП, а всё, что вне перечня, работник подписывает простой подписью. Разница в бюджете возникает не между УНЭП и УКЭП, а между коммерческим сертификатом за 500 рублей в год и бесплатной подписью в инфраструктуре электронного правительства. Ограничения тоже конкретны: согласие на КЭДО остаётся бумажным, часть документов закон в цифру не переводит, а работникам без смартфона нужен отдельный маршрут.
Мы в Добыто настраиваем маршруты подписания так, чтобы каждый тип документа уходил работнику с минимально достаточной подписью, и разводим переход по срокам действующих сертификатов, чтобы компания не оплачивала один период дважды.
Частые вопросы
Может ли единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью?
Нет. Простая подпись доступна работнику по документам вне перечня статьи 22.3 ТК РФ, а сторона работодателя подписывает кадровые документы усиленной подписью: УКЭП юридического лица, УКЭП должностного лица либо обезличенным сертификатом УЦ ФНС России. Право подписи конкретного руководителя или уполномоченного лица закрепляется приказом, в системе КЭДО он отражается в маршруте согласования.
Нужно ли подписывать с работником соглашение, если он использует УНЭП Госключа?
Нет. Соглашение о порядке проверки подписи требуется для УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора. Для УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства, порядок установлен постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, отдельное соглашение с работником не заключается.
Что делать, если работник не подписал документ в Госключе за отведённое время?
Документ, направленный в Госключ, подписывается не позднее 24 часов. Информационная система работодателя получает статус об истечении срока, дальше сценарий выбирает компания: автоматическая повторная отправка, обращение HR-специалиста к работнику или комбинация. Подписать документ задним числом нельзя, дата фиксируется меткой доверенного времени.
Может ли иностранный работник использовать УНЭП в КЭДО?
Да, при подтверждённой учётной записи на Госуслугах и указанных данных СНИЛС в личном кабинете иностранное физическое лицо получает УНЭП в инфраструктуре электронного правительства. Квалифицированная подпись в Госключе доступна только гражданам Российской Федерации.
Как долго хранятся подписанные в Госключе документы и кто за это отвечает?
Подписанный документ и файл открепленной подписи .sig доступны в ленте уведомлений на Госуслугах и в приложении, ограничений по времени доступа с середины 2024 года нет. Обязанность архивного хранения по части 8 статьи 22.1 ТК РФ лежит на работодателе, поэтому пара «документ плюс файл подписи» сохраняется в информационной системе компании. Платформу архивного хранения подписанных в Госключе документов планируют запустить в 2027 году.
Как быть с работниками без смартфона?
Для них подпись в мобильном приложении недоступна, поэтому в положении о КЭДО закрепляются исключительные случаи оформления документов на бумажном носителе по части 3 статьи 22.2 ТК РФ, а сами документы оформляются в обычном порядке. Версия Госключа для Windows и Linux анонсирована Минцифры до конца 2026 года.
Отображается ли на документе синий штамп подписи?
Мобильное приложение штамп не проставляет. Штамп формирует система КЭДО на основе полученного файла подписи и добавляет отдельным печатным экземпляром. Юридически значимой остаётся версия без штампа: именно она проходит проверку целостности и не подлежит изменению.
