Документы вне электронного документооборота — это закрытый перечень из четырех позиций части 3 статьи 22.1 ТК РФ: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы переводятся в КЭДО без дублирования на бумаге. Порядок сверки зависит от статуса работника: для штатного нужны ЛНА, уведомление и письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ, для дистанционного действует глава 49.1 ТК РФ, и согласие на КЭДО с него не собирают.
Разберем каждую позицию перечня: чем она подтверждается, что происходит с сопутствующими документами и где норму читают по-разному. Покажем, как за один проход сверить реестр кадровых документов, номенклатуру дел и маршруты согласования, чтобы после запуска не осталось документов без назначенной формы подписания. Отдельно разложим ПЭП, УНЭП и УКЭП по статье 22.3 ТК РФ: какая подпись допустима для трудового договора, а какая для заявления на отпуск. Тарифы и сроки подключения на 2026 год, чек-лист сверки и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что закон оставляет на бумаге: закрытый перечень из четырех позиций
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под действия статей 22.1-22.3 четыре группы документов. Перечень закрытый: расширять его локальным нормативным актом нельзя, сужать тоже. Норма появилась вместе с самим институтом КЭДО, когда Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил кодекс статьями 22.1, 22.2 и 22.3. На дату публикации перечень не менялся, обязательным КЭДО не стал и остается правом работодателя.
| Документ | Форма и подпись | Что делает специалист по кадрам |
|---|---|---|
| Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности | Бумажная книжка либо электронные сведения по статье 66.1 ТК РФ | Ведет книжку в прежнем порядке или формирует сведения и сдает ЕФС-1 в Социальный фонд России |
| Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме | Бумага, собственноручные подписи членов комиссии | Хранит акт в материалах расследования, в систему КЭДО документ не заводит |
| Приказ (распоряжение) об увольнении работника | Бумага, личная подпись работника об ознакомлении | Печатает приказ, знакомит работника под подпись, дату ознакомления фиксирует на бумажном экземпляре |
| Документы о прохождении инструктажей по охране труда | Бумага, в том числе лично подписываемая работником | Ведет журналы инструктажей, личную подпись работника электронной не заменяет |
Два исключения из четырех — приказ об увольнении и документы об инструктажах — требуют собственноручной подписи работника. Процесс увольнения и допуска к работе остается частично бумажным даже у компании со 100% охватом КЭДО.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень исключений короткий, и это создает ложное ощущение простоты. На сверке ломается не сам перечень, а его периметр: к приказу об увольнении примыкает заявление работника, соглашение сторон и записка-расчет, к инструктажу — программа обучения и протокол проверки знаний. Выпишите для каждой из четырех позиций сопутствующие документы и решите по каждому отдельно, иначе на бумаге окажется в три раза больше документов, чем вы планировали.»
Четыре ловушки, из-за которых сверка ломается
Сведения о трудовой деятельности исключены из КЭДО, но это не запрет на электронную форму. Работодатель формирует их в электронном виде и передает в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 по правилам статьи 66.1 ТК РФ, а не по правилам статей 22.1-22.3. Разница практическая: маршрут согласования и подписи здесь задает не ваше положение о КЭДО, а порядок сдачи отчетности. Выдача работнику сведений по его заявлению остается отдельной процедурой со сроком три рабочих дня со дня подачи заявления.
Приказ об увольнении исключен, а заявление работника об увольнении по собственному желанию и соглашение сторон о расторжении договора в перечне не названы. Формально их можно подписывать в КЭДО. Практика показывает обратную сторону такого решения: именно по электронно подписанным документам об увольнении чаще всего возникают споры, где работник заявляет, что подписывал не тот документ или подписывал не он. Мы в таких случаях рекомендуем оставлять весь блок увольнения в одном режиме, чтобы комплект доказательств не распадался на бумажную и электронную части.
По инструктажам исключение сформулировано широко: под него попадают документы, подтверждающие прохождение инструктажа, в том числе лично подписываемые работником. Порядок обучения по охране труда при этом оставляет работодателю свободу в форме регистрации. Норма сформулирована так, что проверяющие читают ее по-разному, и безопасный вариант на дату публикации один: личная подпись работника в журнале инструктажа. Обучение по охране труда с проверкой знаний, программы обучения и приказ о комиссии в перечень исключений не входят и в КЭДО переводятся.
Полезно знать: смысл исключения по инструктажам в очности процедуры. Инструктаж проводится вживую, и работник расписывается лично именно потому, что при дистанционной отправке документ можно подписать, не пройдя инструктаж. Электронная подпись подтверждает авторство, но не факт присутствия работника на рабочем месте.
Акт о несчастном случае исключен по установленной форме, а материалы расследования — протоколы осмотра, опросы, медицинские заключения — существуют по своим правилам. Отдельно проверьте извещение о несчастном случае и приказ о создании комиссии: они не относятся к акту по форме и в КЭДО заводятся, если ваше положение это предусматривает.
Как свериться с перечнем до перехода: аудит реестра и номенклатуры
Сверка нужна до того, как утвержден локальный нормативный акт о переходе, потому что перечень электронных документов и категорий работников — обязательная часть этого ЛНА по статье 22.2 ТК РФ. Если перечень в ЛНА шире того, что допускает закон, документ придется переутверждать, а вместе с ним повторно уведомлять работников.
В практике Добыто аудит начинается не с перечня исключений, а с номенклатуры дел и выгрузки реестра документов за последние 12 месяцев. Причина простая: перечень исключений помнят почти все, а сопутствующие документы и нестандартные формы, которые кадровая служба завела под конкретный процесс, всплывают только при выгрузке.
Как свериться с перечнем исключений до перехода на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите реестр кадровых документов за последние 12 месяцев из учетной системы и сверьте его с номенклатурой дел. Документы, которые есть в реестре, но отсутствуют в номенклатуре, разбирайте вручную.
- Шаг 2. Пометьте четыре позиции перечня исключений и добавьте к каждой сопутствующие документы: заявление и соглашение сторон к приказу об увольнении, журналы и программы к инструктажам, материалы расследования к акту, ЕФС-1 к сведениям о трудовой деятельности.
- Шаг 3. По каждому оставшемуся документу назначьте подписанта со стороны работодателя и работника и вид подписи по статье 22.3 ТК РФ. Документ без назначенной подписи в систему не переносится.
- Шаг 4. Разделите работников на категории: штатные с трудовым стажем на 31 декабря 2021 года, принимаемые впервые без стажа, дистанционные, исполнители по ГПХ и самозанятые. Для каждой категории свой комплект оснований.
- Шаг 5. Проверьте сроки хранения по каждому виду документов и решите, где хранится электронный оригинал и как он выгружается по запросу инспектора. Документы с длительным сроком хранения планируйте с учетом усовершенствованного формата подписи.
- Шаг 6. Внесите итоговый перечень в проект ЛНА о переходе на КЭДО, примите его с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если такой орган есть, и только после этого уведомляйте работников.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу на одном подразделении и прогоните по ней полный цикл: прием, отпуск, ознакомление с ЛНА, увольнение. Ошибки маршрутов видны на первых десятках подписаний, а не на этапе проектирования.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и прогоняем по ней увольнение целиком, вместе с бумажным приказом. Именно здесь становится видно, что процесс разорван: заявление подписано электронно, приказ печатается, а записка-расчет уходит по третьему маршруту. Проверьте это до запуска на всю численность, потому что переделка маршрутов на живом потоке документов дороже, чем неделя пилота.»
Шаблоны ЛНА, уведомлений и согласий для перехода на КЭДО
Комплект собран под порядок статьи 22.2 ТК РФ, смотреть первым стоит положение о ведении КЭДО: именно в нем фиксируется итоговый перечень электронных документов после сверки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем различаются и что путают в терминах
Три вида электронной подписи закреплены статьей 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. ПЭП подтверждает факт формирования подписи определенным лицом через коды и пароли: логин и пароль в учетной системе, код из СМС. УНЭП и УКЭП создаются криптографическим преобразованием и показывают, что документ не изменялся после подписания. Разница между УНЭП и УКЭП не в стойкости алгоритма, а в статусе выдавшего центра: УНЭП может выпустить сам работодатель или удостоверяющий центр без аккредитации, УКЭП выпускает только аккредитованный удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию Минцифры.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отсюда три частых терминологических ошибки. Первая: у электронной подписи нет единицы измерения, считают не подписи, а сертификаты и активные рабочие места, поэтому в тарифах вы видите цену за сотрудника, а не за подпись. Вторая: тип подписи и способ хранения ключа — разные вещи. Одна и та же УНЭП бывает мобильной, когда закрытый ключ лежит в приложении на телефоне, облачной, когда ключ хранится на стороне удостоверяющего центра, и токенной. Третья: ЕИО, то есть единоличный исполнительный орган, простой электронной подписью кадровые документы от лица компании не подписывает — для трудового договора со стороны работодателя нужна УКЭП.
Проверьте, какой подписью подписан документ из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, стоит особняком. Она формируется в мобильном приложении Госключ по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, выдается бесплатно и не требует отдельного соглашения о признании: доверие к ней следует из самой процедуры выпуска. Для получения нужна подтвержденная учетная запись на Госуслугах. УКЭП в том же приложении выпускается при наличии биометрического заграничного паспорта нового образца и смартфона с NFC.
Внимание: в известных трудовых спорах суды восстанавливали работников не потому, что подпись была технически неверной, а потому, что работодатель не смог подтвердить, что на подписание передавался именно этот документ и что подпись действовала на момент подписания. Проверяются регламент КЭДО, статус сертификата и целостность переданного файла.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании подписи нужно ровно тогда, когда вы опираетесь на ПЭП или на УНЭП по соглашению сторон. При УКЭП оно формально не требуется, подпись признается по умолчанию. В самом соглашении обязательно должен быть описан порядок проверки подписи: без этого пункта документ в споре защищает хуже, чем кажется. Проверьте свой шаблон соглашения именно по этому разделу.»
Какая подпись допустима для каждого документа по статье 22.3 ТК РФ
Статья 22.3 ТК РФ делит документы на две группы. Для первой группы законодатель жестко задал вид подписи с обеих сторон, для второй оставил выбор. Таблица собрана по этой логике и годится как приложение к положению о КЭДО.
| Документ | Работодатель | Работник |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП (Госключ либо по соглашению сторон) |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП при ознакомлении |
| Уведомление об изменении определенных сторонами условий договора | УКЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Заявление на отпуск, служебная записка, ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон |
| Документы на цифровой платформе «Работа России» | УКЭП | ПЭП, ключ которой получен в ЕСИА |
Одна выданная работнику УНЭП закрывает все строки таблицы, а ПЭП закрывает только нижнюю часть перечня. Компании, которые начинают с ПЭП, потом все равно выпускают усиленную подпись под трудовые договоры и допсоглашения, поэтому дешевле сразу планировать УНЭП на всю численность. Бесплатный вариант с простой электронной подписью ЕСИА доступен через подсистему электронного кадрового документооборота портала «Работа России», где работодатель может подключиться к API и оставить кадровые процессы в своей системе.
Лайфхак: сертификат подписи действует, как правило, год, а трудовой договор хранится десятилетиями. Запрашивайте у оператора КЭДО подпись со штампом времени от доверенной службы: он фиксирует момент подписания и статус сертификата, и через пять лет вы сможете подтвердить, что подпись была действительна.
Категории работников: где перечень исключений работает по-другому
Перечень исключений одинаков для всех, а вот основания для перехода и набор документов различаются по категориям. Ошибка на этом шаге дороже ошибки в перечне: без корректного основания под сомнением оказывается весь электронный архив по конкретному человеку.
| Категория | Что критично | Согласие на КЭДО |
|---|---|---|
| Штатный работник с трудовым стажем на 31 декабря 2021 года | ЛНА о переходе, уведомление каждого работника, письменное согласие | Требуется, в письменной форме |
| Работник, принимаемый впервые, без стажа на 31 декабря 2021 года | Ознакомление с ЛНА до подписания трудового договора | Не требуется по части 6 статьи 22.2 ТК РФ |
| Дистанционный работник | Порядок обмена в ЛНА или в трудовом договоре, подтверждение получения документа | Не собирается, действует глава 49.1 ТК РФ |
| Исполнитель по ГПХ и самозанятый | Соглашение об ЭДО с порядком проверки подписи по 63-ФЗ | Нормы о КЭДО не применяются, это не трудовые отношения |
Дистанционных работников удобно выделять в отдельный поток и не распространять на них общие правила КЭДО: глава 49.1 ТК РФ появилась раньше статей 22.1-22.3 и допускает более гибкий режим обмена. При заключении трудового договора с дистанционным работником в электронном виде работодатель применяет УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, а для остальных документов достаточно способа обмена, позволяющего зафиксировать факт получения.
В сервисе Добыто категории работников заводятся отдельными группами с собственным набором оснований и маршрутов, поэтому дистанционный поток не смешивается с офисным при массовой рассылке документов на подписание.
Что остается на бумаге после перехода: архив, сроки хранения, выгрузка
Перевод в КЭДО не сокращает сроки хранения. Табели учета рабочего времени хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения дела делопроизводством, штатные расписания и ЛНА — постоянно. Те же сроки действуют для электронных оригиналов, и это меняет требования к оператору: система должна отдавать не картинку со штампом, а документ вместе с файлами подписи в формате, пригодном для проверки.
Штамп подписи на PDF юридической силы не несет, это визуализация для читателя. В споре или при проверке предъявляют исходный файл и отделенный файл подписи, поэтому выгрузку архива стоит проверить до запуска: скачайте комплект из десяти документов и убедитесь, что вместе с ними выгружаются файлы подписи и сведения о сертификате. В сервисе Добыто такая выгрузка собирается по фильтру за период, вместе с маршрутом согласования и датой каждого подписания.
Бумажный архив после перехода не исчезает. У вас остаются четыре позиции перечня, документы за периоды до внедрения и оригиналы, которые работники предоставляли на бумаге. Заложите отдельное дело под приказы об увольнении и журналы инструктажей: эти два потока пополняются постоянно, а не разово.
Ошибки сверки и во что они обходятся
Первая ошибка — переписать перечень исключений в ЛНА своими словами и расширить его. Мотив понятный: кадровой службе спокойнее оставить на бумаге еще и приказ о приеме, и график отпусков. Цена — двойной документооборот на весь срок действия ЛНА и утрата экономии, ради которой затевался переход.
Вторая ошибка — подписать трудовой договор со стороны работодателя не той подписью. Договор, подписанный ПЭП вместо УКЭП, не соответствует части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Ненадлежащее оформление трудового договора попадает под часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица это от 50 000 до 100 000 рублей, для должностного — от 10 000 до 20 000 рублей. Общий состав по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.
Третья ошибка — перевести журнал инструктажей в электронный вид вместе с остальной охраной труда. Допуск работника к работе без обучения и проверки знаний по охране труда квалифицируется по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ, где для юридического лица предусмотрено от 110 000 до 130 000 рублей. Отсутствие личной подписи в журнале дает инспектору основание считать инструктаж непроведенным.
Четвертая ошибка — собрать согласия на КЭДО раньше, чем принят ЛНА. Согласие, данное до утверждения положения и перечня, работник давал на неизвестных условиях. Пересобрать согласия по компании на несколько тысяч человек занимает недели, поэтому порядок действий выдерживают строго: ЛНА, уведомление, согласие.
Когда часть документов переводить в КЭДО не нужно
Если численность до 15 человек и все работают в одном офисе, экономия от перевода заявлений и служебных записок близка к нулю: подпись на бумаге ставится за минуту. КЭДО в такой компании оправдан при удаленных сотрудниках или при разъездном характере работы.
Если в компании нет ответственного за процесс со стороны бизнеса, переход лучше отложить. Система не заменяет решение о том, кто подписывает каждый документ и в какой последовательности: без этого решения маршруты собираются под конкретных людей и разваливаются при первом кадровом изменении.
Если документы генерируются в самописной учетной системе без готового коннектора, интеграция через API занимает от нескольких дней до двух месяцев в зависимости от квалификации команды разработки. Планируйте сверку и внедрение с этим сроком, а не с обещанием подключения за час.
Стоимость перехода на КЭДО и тарифы Добыто в 2026 году
Стоимость зависит от численности подключенных сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, электронного архива, кастомных шаблонов и требований к SLA.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| УКЭП для сотрудников | через партнеров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Переход на другой тариф | перерасчет пропорционально остатку периода | в любое время |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в УКЭП для отдельных сотрудников. Электронные подписи ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому отдельной строки на подписи в расчете не появляется. Актуальные условия и состав функций по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Закон оставляет на бумаге четыре группы документов, и этот список не расширяется и не сокращается по усмотрению работодателя. Основная работа при подготовке к переходу приходится не на сам перечень, а на его периметр: сопутствующие документы, статус работников и назначение вида подписи для каждой строки реестра. Разложите документы по статье 22.3 ТК РФ до утверждения ЛНА, и уведомление работникам уйдет один раз, а не дважды.
Мы в Добыто проходим этот аудит вместе с кадровой службой: выгружаем реестр, размечаем перечень, назначаем подписи и собираем маршруты, а пилотная группа показывает разрывы процесса до раскатки на всю численность.
Частые вопросы
Можно ли перевести в КЭДО заявление работника об увольнении по собственному желанию?
Заявление в перечне части 3 статьи 22.1 ТК РФ не названо, поэтому формально его можно подписывать электронной подписью. На бумаге закон оставляет только приказ об увольнении. Практика показывает, что разрыв процесса создает риск: работник в споре заявляет, что подписывал другой документ. Если оставляете заявление в электронном виде, храните вместе с ним файл подписи, сведения о сертификате и журнал действий работника в системе.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Отказ или молчание работника означает, что с ним продолжают работать на бумаге, и это не основание для дисциплинарного взыскания или увольнения. Работодатель обязан за свой счет обеспечивать оформление документов в бумажном виде. Право дать согласие сохраняется за работником позже, поэтому в ЛНА стоит описать порядок присоединения к КЭДО в любой момент.
Нужно ли дублировать электронный документ бумажной копией для проверки ГИТ?
Нет, дублирование не требуется. По запросу инспектора предъявляют электронный документ вместе с файлами подписи и сведениями о сертификате. Проверьте заранее, что выгрузка из системы содержит исходный файл и отделенный файл подписи: штамп на PDF доказательством подписания не является.
Можно ли ознакомить работника с локальным нормативным актом в электронном виде?
Да, ознакомление с ЛНА в перечень исключений не входит и переводится в КЭДО. Работник может подписывать ознакомление ПЭП, если правила определения подписанта установлены соглашением сторон. Исключение — документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда: их электронная подпись не заменяет.
Как быть с работниками, которые оформлены по договору ГПХ или как самозанятые?
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются, потому что это не трудовые отношения. Обмен документами регулируется соглашением об электронном документообороте, в котором прописан порядок проверки подписи по 63-ФЗ. При использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется, при ПЭП и УНЭП по соглашению сторон оно обязательно.
Обязательно ли выпускать УКЭП каждому сотруднику?
Нет. Работнику для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора достаточно УНЭП, в том числе бесплатной УНЭП из приложения Госключ. УКЭП обязательна для работодателя, а сотрудник выпускает ее по желанию, если нужна одна подпись для разных сервисов за пределами кадрового документооборота.
Сколько времени занимает сверка перечня перед переходом?
Выгрузка реестра и разметка занимают от нескольких дней при численности до 100 человек. Дольше всего идет согласование итогового перечня с охраной труда, юристом и бухгалтерией: у каждого подразделения свои документы, которые не попали в номенклатуру дел. Пилотную группу закладывайте отдельно, полный цикл от приема до увольнения на ней прогоняется за одну-две недели.
