УНЭП, усиленная неквалифицированная электронная подпись, допустима для подписания работником электронных кадровых документов, включая трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод и заявление об увольнении: это прямо предусмотрено статьёй 22.3 ТК РФ. Работодатель в этих же случаях подписывает только усиленной квалифицированной подписью, заменить её на УНЭП нельзя. Для остальных кадровых документов работодателю доступны УКЭП и УНЭП, работнику дополнительно простая электронная подпись, если правила её использования установлены соглашением сторон. Различие, от которого зависит комплект бумаг: УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя, работает при согласованном порядке её проверки, а УНЭП из приложения Госключ формируется по правилам постановления Правительства № 2152 от 01.12.2021 в инфраструктуре электронного правительства.
Разберём таблицу допустимости по видам документов, порядок, по которому юрист проверяет подпись до запуска подписания, и пункты, из-за которых инспектор или суд отказываются принимать электронный документ. Покажем, как отличить УНЭП от ПЭП по самому файлу подписи и что делать, когда работник подписал не тем видом. Сценарии для штатных и дистанционных работников, исполнителей по ГПХ, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы находятся во второй половине материала.
Какие кадровые документы можно подписать УНЭП, а какие нельзя
Перечень документов, где вид подписи задан жёстко, закрыт и находится в статье 22.3 ТК РФ. Всё остальное регулируется соглашением сторон и локальным нормативным актом работодателя. В таблице собрана допустимость по документам, которые чаще всего запускают первыми при переходе на КЭДО.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | только УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв | документ исходит от работника | УКЭП или УНЭП, простая подпись не подходит |
| Заявления на отпуск, приказы по отпускам и командировкам, расчётные листки, ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по правилам соглашения |
Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: единственный вид подписи, который закрывает у работника весь список без исключений, это УНЭП. Простая подпись работает только в нижней строке, а требовать от каждого сотрудника УКЭП дороже и медленнее.
Отдельно стоит держать в голове перечень документов, которые в электронный вид не переводятся вовсе: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Ни УНЭП, ни УКЭП здесь не помогают, эти документы остаются на бумаге. В практике Добыто именно этот список чаще всего пропускают, когда переносят в КЭДО весь кадровый архив разом.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая определяет комплект документов
63-ФЗ выделяет три вида электронной подписи. Простая подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через логин, пароль или код: она не защищает документ от изменений. Усиленная неквалифицированная создаётся криптографическим преобразованием, поэтому подтверждает и авторство, и неизменность документа после подписания. Усиленная квалифицированная отличается от неквалифицированной тем, что её сертификат выпускает аккредитованный удостоверяющий центр по регламенту, и она признаётся равнозначной собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «По 63-ФЗ неквалифицированная подпись приравнивается к собственноручной либо по соглашению сторон, либо когда её использование прямо предусмотрено федеральным законом. Для кадровых документов таким законом выступает Трудовой кодекс, и формально отдельное соглашение можно не заключать. Юристы толкуют это по-разному, поэтому порядок проверки подписи мы всё равно закрепляем письменно: это снимает разночтения до того, как они дойдут до спора.»
«Тип подписки» и «единица измерения» подписи: этих понятий в законе нет
В поисковых запросах регулярно встречаются конструкции вида «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП». В 63-ФЗ и ТК РФ таких понятий нет. У электронной подписи есть вид (простая, неквалифицированная, квалифицированная), сертификат ключа проверки с датой окончания и носитель ключа. Подписка бывает у сервиса КЭДО, а не у подписи: работодатель оплачивает доступ к системе за сотрудника в месяц, а сама подпись при этом остаётся объектом 63-ФЗ. Формулировка «ЕИО с наличием ПЭП» из того же ряда: единоличный исполнительный орган, то есть директор, подписывает кадровые документы от имени работодателя и простой подписью для перечня из статьи 22.3 ТК РФ обойтись не может.
УНЭП в системе работодателя и УНЭП через Госключ: две разные процедуры
Первый вариант: сертификат выпускается внутри информационной системы работодателя или у оператора КЭДО. Работник получает ключ в пару действий и сам задаёт пароль, порядок проверки такой подписи стороны фиксируют документом. Второй вариант: работник получает УНЭП в мобильном приложении Госключ, для этого достаточно подтверждённой учётной записи на госуслугах и смартфона. Правила формирования и использования такой подписи установлены постановлением Правительства № 2152 от 01.12.2021, выпуск бесплатен и для гражданина, и для работодателя, а условия выпуска УНЭП и УКЭП описаны на странице приложения Госключ на портале госуслуг.
Практическая разница выглядит так. Подпись из системы работодателя живёт внутри одного интерфейса, и сотруднику не нужно переключаться между приложениями. Подпись из Госключа принадлежит физическому лицу и используется в разных системах, от кадровых документов до договоров с оператором связи, но требует отдельного приложения и передачи тела документа через портал госуслуг, что для части работодателей становится стоп-фактором по конфиденциальности.
Проверьте, какой подписью подписан ваш документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форма показывает владельца сертификата, дату подписания и статус сертификата на момент проверки. Для откреплённой подписи понадобится два файла: сам документ и файл .sig.
Как юрист проверяет допустимость УНЭП до запуска подписания
Проверка допустимости идёт не по названию подписи, а по связке из четырёх элементов: вид документа, сторона подписания, основание для УНЭП и порядок её проверки. Ниже семь пунктов, которые проходит юрист перед тем, как кадровая служба отправит первый документ на подписание.
- Вид документа. Попадает ли он в перечень статьи 22.3 ТК РФ, где работодателю разрешена только УКЭП, или относится к остальным кадровым документам.
- Сторона подписания. Требование к подписи работодателя и работника по одному и тому же документу различается, и путать их нельзя.
- Основание использования УНЭП. Либо прямое указание Трудового кодекса, либо соглашение сторон, где описан порядок проверки подписи.
- Происхождение сертификата. Выпущен он в системе работодателя или получен через инфраструктуру электронного правительства: от этого зависит комплект документов.
- Локальные акты. Положение о ведении КЭДО и приказ о введении содержат систему, реестр документов и вид подписи по каждому из них.
- Согласия и уведомления. Проверяется, кто из работников даёт письменное согласие, а кого достаточно уведомить.
- Хранение и проверяемость. Проверяется, останется ли подпись проверяемой через несколько лет: формат подписи с меткой времени, порядок выгрузки документа и файла подписи для проверки.
Факт: соглашение об использовании электронной подписи обязательно для ПЭП и УНЭП и должно содержать порядок проверки подписи. При использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся по умолчанию.
Как проверить допустимость УНЭП для конкретного документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите вид документа и сверьте его с перечнем статьи 22.3 ТК РФ. Если это трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании или уведомление об изменении условий договора, работодатель подписывает только УКЭП.
- Шаг 2. Определите сторону. Для работника по этому же перечню допустима УНЭП, простая подпись не допускается.
- Шаг 3. Найдите основание для УНЭП: пункт положения о ведении КЭДО и соглашение с работником, где описан порядок проверки подписи.
- Шаг 4. Проверьте статус работника. Дистанционный работник взаимодействует по правилам главы о дистанционной работе, для остальных нужно письменное согласие на переход на КЭДО.
- Шаг 5. Проверьте сертификат: срок действия, владельца, соответствие фамилии в кадровой системе. Просроченный сертификат превращает подписание в отказ на этапе маршрута.
- Шаг 6. Проведите пробное подписание на одном документе и сохраните протокол проверки подписи. Только после этого запускайте массовую рассылку документов.
Важный нюанс из практики: сроки на подготовку зависят не от юридической части, а от интеграции. Установка готового коннектора к учётной системе занимает около часа и не требует команды разработки, интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от готовности внутренних систем.
Что подготовить до первого подписания УНЭП
Комплект документов собирается один раз и дальше только актуализируется. Минимальный набор: приказ о введении КЭДО, положение о ведении КЭДО с реестром документов и видами подписи, уведомление работникам, письменные согласия тех, кто трудоустроен до перехода, соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с описанным порядком проверки. Отдельно готовится согласие на обработку персональных данных, если работодатель сам передаёт данные работников в сервис при массовой регистрации: в этом случае оператором остаётся работодатель, а сервис обрабатывает данные по его поручению.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В сервисе Добыто вид подписи задаётся в маршруте по каждому типу документа, поэтому реестр из положения о ведении КЭДО переносится в настройки один в один, а не пересказывается своими словами.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В положении о переходе на КЭДО компания фиксирует систему, реестр документов и вид подписи по каждому из них. Технически сотруднику можно разрешить несколько вариантов подписи, но на практике проще оставить один: чем больше вариантов, тем чаще люди подписывают не тем видом и документ приходится переподписывать.»
Полезно знать: с дистанционным работником письменное согласие на КЭДО не собирают: порядок электронного взаимодействия закрывается главой о дистанционной работе и локальным нормативным актом. Работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа, достаточно уведомить о ведении документов в электронном виде.
Шаблоны ЛНА и соглашений для подписания кадровых документов УНЭП
Комплект собран под запуск подписания: начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, остальное подстраивается под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Как проходит подписание УНЭП: маршрут документа и роли
Кадровый специалист формирует документ в учётной системе или в сервисе КЭДО и отправляет его по маршруту согласования. Маршрут строится по штатному расписанию и функциональным ролям: система сама определяет, какому руководителю и какому кадровику уйдёт документ, а не оставляет выбор на усмотрение отправителя. Работодатель подписывает УКЭП, работник получает уведомление и подписывает УНЭП. Когда приложение уже установлено, подписание одного документа занимает около минуты.
Сотрудник со своей стороны видит документ целиком, подтверждает ознакомление и нажимает подписание либо отказывается от него. Отказ фиксируется системой и остаётся в истории документа, что для кадровой службы важнее самой подписи: по отказу видно, что документ дошёл до работника.
Внимание: подписать документ задним числом в системе КЭДО нельзя. Если работник не закрыл этап подписания в отведённое время, настраивается автозакрытие этапа: документ возвращается кадровому специалисту, дальше его либо подписывают на бумаге, либо меняют даты и отправляют повторно.
Кейс из практики: в компании с распределёнными подразделениями сбор подписей тормозился на этапе обучения линейного персонала, а не на технике. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, обучение выпуску подписи и подписанию укладывается в 1-2 вебинара, а первые 50 подписаний проходят с сопровождением. После этого кадровая служба ведёт процесс сама.
Ошибки при подписании УНЭП и цена каждой
Ошибки в этой теме почти всегда сводятся к четырём сценариям, и все они стоят дороже, чем кажется на этапе выбора сервиса.
- Работодатель подписал трудовой договор УНЭП вместо УКЭП. Мотив простой: у сотрудника подпись бесплатная, кажется, что и от компании хватит такой же. Документ оформлен ненадлежащим образом, а по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ это штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо.
- Заявление об увольнении подписано простой электронной подписью. Для этого документа ПЭП не предусмотрена. В споре о законности увольнения такой документ работает против работодателя, а восстановление работника означает оплату вынужденного прогула.
- Соглашение об использовании УНЭП есть, а порядка проверки подписи в нём нет. Соглашение перестаёт выполнять свою функцию: подтвердить, что подпись проверялась именно так, становится нечем.
- Согласие на переход на КЭДО не собрано с работников, принятых до 2022 года. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в сумму до 50 000 рублей, а весь массив документов, подписанных без согласия, приходится переоформлять.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Подпись, ключ которой находится на устройстве работника, при разбирательстве доказывается проще, чем облачная: у облачной обращение идёт к стороннему хранилищу, а подтверждение действия часто завязано на SMS, который можно перехватить. Итог зависит от конкретных обстоятельств, поэтому способ хранения ключа мы прописываем в положении заранее, а не выясняем его в момент спора.»
Когда УНЭП не подходит
УНЭП закрывает кадровые отношения, но не универсальна. Она не подходит для документов работодателя из перечня статьи 22.3 ТК РФ: там нужна УКЭП, и обойти это соглашением сторон нельзя. Она не помогает с трудовыми книжками, актами о несчастных случаях, приказами об увольнении и документами об инструктажах по охране труда: эти документы вне электронного оборота. Для отношений с самозанятым или исполнителем по договору ГПХ нормы статьи 22.3 ТК РФ не применяются вовсе, там нужно отдельное соглашение об электронном документообороте. И если компания рассчитывает подписывать электронной подписью документы, уходящие в государственные органы от имени организации, потребуется квалифицированная подпись, а не УНЭП работника.
Сценарная таблица: что критично для разных категорий подписантов
Требования к подготовке зависят от статуса того, кто подписывает. В таблице собрано, что нужно закрыть обязательно, а что можно оставить на потом.
| Кто подписывает | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Штатный работник, принятый до 2022 года | письменное согласие на переход на КЭДО, соглашение об использовании УНЭП с порядком проверки | выбор конкретного приложения для подписи |
| Работник без трудового стажа, принятый после 31.12.2021 | уведомление о ведении кадровых документов в электронном виде | сбор отдельного письменного согласия |
| Дистанционный работник | ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии | письменное согласие на КЭДО |
| Руководитель, подписывающий от имени работодателя | действующая УКЭП, приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | способ доставки уведомлений |
| Самозанятый или исполнитель по ГПХ | отдельное соглашение об электронном документообороте, статья 22.3 ТК РФ не применяется | маршрут согласования внутри кадровой службы |
Практический смысл таблицы: два потока работников лучше разводить с самого начала. Дистанционные оформляются полностью без бумаги через ЛНА, остальные проходят через письменное согласие, и смешивать эти правила по умолчанию не стоит.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С дистанционным работником письменное согласие на КЭДО брать не нужно, порядок обмена документами закрывается главой о дистанционной работе. С остальными работниками мы придерживаемся письменного согласия на бумаге: позиция по способу его сбора остаётся осторожной, а бумажное согласие снимает вопрос о доказательствах в возможном споре.»
Стоимость подключения КЭДО и выпуска подписей для сотрудников
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, кастомных шаблонов, электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП для подписи работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного тарифа, поэтому компании до 25 человек и компании с тысячей сотрудников считают бюджет по разной логике. Условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что подписи для сотрудников входят в стоимость.
Тариф меняется в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому пилот на одном подразделении не запирает компанию в выбранном плане.
Выводы
Вид подписи для кадрового документа определяется не удобством, а связкой документа и стороны: для перечня из статьи 22.3 ТК РФ работодатель подписывает УКЭП, работник вправе использовать УНЭП, а простая подпись остаётся только для остальных документов и только по правилам соглашения. УНЭП работника бывает двух происхождений: из информационной системы работодателя, где стороны согласовывают порядок проверки, и из инфраструктуры электронного правительства по постановлению Правительства № 2152. Проверка допустимости до запуска стоит несравнимо дешевле переподписания массива документов и штрафа по статье 5.27 КоАП РФ.
Мы в Добыто выстраиваем эту часть до первой рассылки документов: реестр документов с видами подписи в положении о КЭДО, пилотная группа, пробное подписание с протоколом проверки. Дальше кадровая служба работает в привычном интерфейсе учётной системы, а вопрос о допустимости подписи закрыт до того, как им заинтересуется инспектор.
Частые вопросы о подписании кадровых документов УНЭП
Можно ли подписать УНЭП приказ об увольнении и трудовую книжку?
Нет. Приказ об увольнении, трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда не переводятся в электронный вид. Здесь не работает ни УНЭП, ни УКЭП: документы оформляются на бумаге, а работник знакомится с ними лично. Заявление об увольнении и его отзыв, напротив, подписываются электронно, для них работнику доступны УКЭП и УНЭП.
Нужно ли отдельное соглашение, если работник подписывает УНЭП из Госключа?
Порядок формирования и использования такой подписи установлен постановлением Правительства № 2152 от 01.12.2021, поэтому соглашение о порядке проверки для неё не составляют. Соглашение нужно для УНЭП, выпущенной в информационной системе работодателя, и для простой электронной подписи: там порядок проверки определяют сами стороны. В положении о ведении КЭДО при этом всё равно перечисляют допустимые виды подписи по каждому документу.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Отказ от электронного документооборота не даёт оснований для увольнения или иных санкций. С таким работником кадровые документы продолжают вести на бумаге, а в системе он остаётся в статусе неподключённого. Отказ фиксируется письменным заявлением, чтобы у кадровой службы было основание сохранять бумажный порядок именно по этому сотруднику.
Действует ли УНЭП, выпущенная у прежнего работодателя?
Подпись, выпущенная в информационной системе конкретного работодателя, работает в рамках его системы и его соглашения с работником, поэтому новый работодатель на неё не опирается. УНЭП из инфраструктуры электронного правительства принадлежит физическому лицу и используется в разных системах, включая кадровые документы у другого работодателя, договоры с операторами связи и услуги на портале госуслуг.
Сколько документ, подписанный УНЭП, остаётся проверяемым?
Сертификат подписи имеет ограниченный срок действия, поэтому для долгого хранения используют форматы подписи с меткой времени и периодическую перештамповку в системе хранения. Требования к таким системам описаны в приказе Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях к СЭД и системам хранения электронных документов, а стратегия долговременной сохранности в ГОСТ Р 57762-2017. Право организации самостоятельно хранить свои документы закреплено пунктом 2 статьи 13 закона 125-ФЗ об архивном деле.
Можно ли подписывать УНЭП договоры с самозанятыми через ту же систему?
Можно, но по другому основанию. Нормы статьи 22.3 ТК РФ распространяются на трудовые отношения, а с самозанятым или исполнителем по договору ГПХ подписывают отдельное соглашение об электронном документообороте с описанным порядком проверки подписи. Технически это тот же маршрут в системе, юридически это гражданско-правовые отношения, и требования к работникам на них не переносятся.
