ПЭП в трудовом договоре допустима не для всех кадровых документов. Часть 5 статьи 22.3 ТК РФ разрешает работнику подписывать простой электронной подписью документы, кроме перечисленных в части 1 той же статьи. Сам трудовой договор и изменения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает УКЭП или УНЭП. Чтобы ПЭП вообще имела силу, соглашение сторон трудового договора должно устанавливать правила определения лица по его простой подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа. Различие, от которого зависит формулировка: через собственную информационную систему работодателя ключ ПЭП выдаёт сам работодатель, через платформу «Работа в России» работник получает его при личной явке по правилам для государственных услуг.
Разберём три элемента, без которых условие о ПЭП не работает, и место для него: сам договор, дополнительное соглашение или локальный нормативный акт. Покажем таблицу допустимости подписей по видам документов и разложим сценарии для штатных работников, дистанционных сотрудников и исполнителей по ГПХ. Цена ошибки в квалификации подписи, чек-лист проверки перед запуском, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где ТК РФ разрешает ПЭП работника, а где закрывает эту возможность
Перечень документов, для которых простая электронная подпись работника исключена, закрыт и содержится в части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Работодатель в этих случаях подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Во всех остальных случаях действует часть 5: работник вправе применить УКЭП, УНЭП или ПЭП, и последняя работает лишь при наличии соглашения сторон трудового договора с двумя обязательными положениями.
Таблица показывает, какая подпись допустима с каждой стороны по основным группам кадровых документов.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП, ПЭП не допускается |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП, ПЭП не допускается |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП, ПЭП не допускается |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв | Подпись работодателя не требуется | УКЭП или УНЭП, ПЭП не допускается |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | Ознакомление, ПЭП допустима |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | Ознакомление, ПЭП допустима |
| Заявления на отпуск, служебные записки, ознакомление с ЛНА, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Из таблицы следует практическое ограничение: условие о ПЭП не может быть сформулировано как универсальное. Формулировка «стороны признают простую электронную подпись равнозначной собственноручной при подписании любых документов, связанных с работой» противоречит части 1 статьи 22.3 ТК РФ в той части, где закон требует усиленную подпись, и в этой части не действует.
Факт: при использовании УКЭП соглашение сторон об электронной подписи по закону не требуется, поскольку квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. Соглашение обязательно там, где применяются ПЭП или УНЭП, и оно должно предусматривать порядок проверки такой подписи.
Три элемента, без которых условие о ПЭП не имеет силы
Часть 5 статьи 22.3 ТК РФ называет два обязательных положения соглашения: правила определения лица, подписывающего электронный документ по его простой электронной подписи, и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи. Третий элемент приходит из статьи 9 63-ФЗ об электронной подписи: документ с ПЭП признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью, если это установлено нормативным актом или соглашением, и в соглашении описан порядок проверки подписи и разбора спорных ситуаций.
Практически это разворачивается в пять блоков текста условия:
- Идентификатор. Что именно считается ключом ПЭП: логин и пароль в информационной системе работодателя, одноразовый код на номер мобильного телефона, учётная запись в корпоративном домене. Идентификатор должен быть привязан к конкретному работнику по приказу или акту выдачи.
- Правила определения лица. Как работодатель устанавливает, что документ подписал именно этот работник: сверка идентификатора с реестром выданных ключей, фиксация события подписания в журнале системы с датой, временем и результатом аутентификации.
- Конфиденциальность ключа. Обязанность работника не передавать логин, пароль и телефон третьим лицам и незамедлительно сообщать работодателю о компрометации. Здесь же порядок блокировки и перевыпуска ключа.
- Порядок проверки подписи. Как стороны подтверждают факт подписания: выгрузка протокола событий из системы, состав такой выгрузки, срок её предоставления по запросу работника.
- Перечень документов. Ссылка на список документов, подписываемых ПЭП, с прямой оговоркой, что документы из части 1 статьи 22.3 ТК РФ подписываются усиленной подписью.
Формулировка выдерживает проверку, когда по ней можно восстановить цепочку: кому выдан ключ, когда он использован, как это подтверждается и что делать при споре. В практике Добыто чаще всего выпадает четвёртый блок: систему настроили, ключи выдали, а порядок проверки подписи в документах не описали, и подтверждать подписание приходится техническими логами без нормативного основания.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Соглашение об использовании простой или неквалифицированной подписи обязательно должно предусматривать порядок проверки этой подписи. При квалифицированной подписи такое соглашение формально не нужно, она признаётся по умолчанию. Поэтому первое, что я проверяю в проекте условия о ПЭП, — есть ли там раздел о проверке, а не только про обязанность работника хранить пароль в тайне»
Важный нюанс из практики: перечень документов под ПЭП удобнее держать в положении о ведении КЭДО, а в трудовом договоре давать на него ссылку. Тогда при расширении списка не приходится переподписывать дополнительные соглашения со всем штатом.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая определяет допустимость
Простая электронная подпись фиксирует только факт подписания. Никаких преобразований с текстом документа при её использовании не происходит, поэтому проверить целостность и неизменность файла после подписания через саму подпись невозможно. Усиленные подписи, и неквалифицированная, и квалифицированная, создаются криптографическим преобразованием: сначала вычисляется хеш документа, затем он подписывается ключом. При проверке хеш пересчитывается, и расхождение показывает, что документ изменяли.
УНЭП и УКЭП различаются требованиями к сертификату и средствам подписи. Квалифицированный сертификат выпускает аккредитованный удостоверяющий центр по составу, установленному подзаконным актом, а средства подписи проходят оценку соответствия ФСБ России. Неквалифицированный сертификат может выпустить внутренний удостоверяющий центр организации или инфраструктура электронного правительства: УНЭП через Госключ формируется по правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, и выдаётся работнику дистанционно по подтверждённой учётной записи Госуслуг.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Практический вывод для юриста: ПЭП, УНЭП и УКЭП не заменяют друг друга в тексте условия. Формулировка «работник использует электронную подпись» без указания вида не позволяет определить, соблюдена ли часть 1 статьи 22.3 ТК РФ, и при споре толкуется в пользу того, что стороны согласовали минимально возможный вариант.
Лайфхак: в положении о переходе на КЭДО можно указать несколько видов подписи для разных документов, но на практике проще выбрать один основной вид для работника, чтобы сотрудники не путались, какой подписью что подписывать.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Куда включать условие: трудовой договор, допсоглашение или ЛНА
Само по себе указание вида подписи в положении о КЭДО требование части 5 статьи 22.3 ТК РФ не закрывает: закон говорит о соглашении сторон трудового договора. Локальный нормативный акт принимается работодателем единолично, поэтому его роль здесь другая: он описывает систему, перечень документов и процедуры, а согласование сторон фиксируется в договоре или дополнительном соглашении.
Для новых работников условие включается в трудовой договор при приёме. Для действующих оформляется дополнительное соглашение. Для дистанционных работников порядок электронного взаимодействия регулируется главой 49.1 ТК РФ, и там режим мягче: правила обмена электронными документами закрепляются в трудовом договоре о дистанционной работе и в отдельном ЛНА, а собирать согласие на переход по статье 22.2 ТК РФ отдельно не требуется.
Как оформить условие о ПЭП: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень документов, которые пойдут под ПЭП, и вычтите из него всё, что перечислено в части 1 статьи 22.3 ТК РФ.
- Шаг 2. Издайте приказ о введении КЭДО и утвердите положение о ведении КЭДО: сведения об информационной системе, порядок доступа, перечень документов и категорий работников, дату введения.
- Шаг 3. Закрепите в положении способ идентификации работника в системе и порядок выдачи ключа ПЭП, а выдачу оформите реестром или актом под подпись работника.
- Шаг 4. Включите условие о ПЭП в трудовой договор для новых работников и подготовьте дополнительное соглашение для действующих.
- Шаг 5. Уведомьте работников о переходе на КЭДО и соберите письменные согласия у тех, кто был принят до 31 декабря 2021 года.
- Шаг 6. Проверьте, что система фиксирует событие подписания и позволяет выгрузить протокол по каждому документу.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу на одном подразделении и только после неё разворачивайте систему на весь штат.
Шаблоны документов для перехода на электронную подпись
Комплект собран под задачу этой статьи, начинать удобнее с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, остальные документы подстраиваются под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
Категория работников и способ занятости меняют и основание электронного взаимодействия, и набор документов. Сценарная таблица собирает эти различия.
| Сценарий | Основание электронного взаимодействия | Что критично оформить |
|---|---|---|
| Штатные работники, принятые до 31 декабря 2021 года | ЛНА о введении КЭДО и письменное согласие работника | Согласие в письменной форме, уведомление о праве отказаться |
| Работники без трудового стажа на 31 декабря 2021 года | ЛНА о введении КЭДО, согласие не требуется | Уведомление о ведении КЭДО и условие о ПЭП в трудовом договоре |
| Дистанционные работники | Глава 49.1 ТК РФ и ЛНА о дистанционной работе | Раздел об электронном взаимодействии в договоре, порядок подтверждения получения документа |
| Линейный персонал без корпоративных учётных записей | ЛНА и условие в трудовом договоре, вход по номеру телефона | Реестр выданных ключей и правила определения лица по коду из SMS |
| Самозанятые и исполнители по ГПХ | Соглашение об электронном документообороте по 63-ФЗ | Порядок проверки подписи и разбора конфликтных ситуаций |
Нормы о работниках на исполнителей по ГПХ не переносятся: статья 22.3 ТК РФ к ним не применяется, и основанием для ПЭП служит только соглашение сторон по 63-ФЗ. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно из-за таких стыков: на пилоте видно, у какой категории идентификация не срабатывает.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «С дистанционными работниками порядок обмена электронными документами регулируется отдельной главой о дистанционной работе, и распространять на них общий режим КЭДО по умолчанию я не советую. Два потока лучше развести: для дистанционных — раздел об электронном взаимодействии в договоре и ЛНА о дистанционной работе, для остальных — согласие и условие о виде подписи»
Формулировки, которые не защитят работодателя, и цена ошибки
Первая ошибка — условие без правил определения лица. Фраза «стороны признают простую электронную подпись равнозначной собственноручной» повторяет диспозицию закона, но не устанавливает того, что закон требует установить. Так пишут ради краткости и универсальности текста. Результат: при споре работодатель доказывает подписание техническими средствами, а не согласованной сторонами процедурой.
Вторая ошибка — применение ПЭП к документам из части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Мотив понятен: не хочется выпускать усиленные подписи на весь штат ради нескольких документов. Трудовой договор, подписанный работником простой подписью, при проверке квалифицируется как ненадлежащее оформление трудового договора. Это часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо. Нарушения по остальным кадровым документам идут по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ с санкцией от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.
Третья ошибка — отсутствие обязанности работника хранить ключ в тайне. Без неё компрометация логина превращается в довод работника о том, что документ подписал не он. Проверить свою позицию по спорному вопросу до проверки можно через консультации Роструда по трудовому праву: ведомство публикует разъяснения и принимает обращения через общественную приёмную.
Внимание: подписание кадровых документов простой электронной подписью на платформе «Работа в России» ставит вопрос о том, как поддерживать юридическую значимость документа на длительном сроке хранения. Добавляется и вторая точка интеграции: при сбоях на стороне платформы подписание останавливается.
Кейс из практики: компания с филиальной сетью хранила подписанные кадровые документы в отдельном помещении в трёх километрах от офиса, и на поиск одного оригинала уходил рабочий день с выездом в архив. После перевода документооборота в электронный вид с фиксацией вида подписи по каждому типу документа поиск подписанного оригинала занимает около двух минут из интерфейса системы.
Когда ПЭП не подходит и что взять вместо неё
Простая подпись не фиксирует неизменность документа, поэтому она слабо работает там, где спор вероятен, а срок хранения длинный. Приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, и через десятилетия подтверждать подписание придётся выгрузкой из информационной системы, которой к тому моменту может не быть у работодателя в прежнем виде.
ПЭП не подходит в трёх ситуациях. Первая: документы из части 1 статьи 22.3 ТК РФ, здесь запрет прямой. Вторая: материально ответственные должности и любые документы, где цена спора сопоставима с годовым бюджетом кадровой службы. Третья: организации, где нет технической возможности вести журнал событий подписания с датой, временем и идентификатором работника. Во всех трёх случаях рабочий вариант — УНЭП: она даёт криптографическое подтверждение целостности, а работнику её можно выпустить бесплатно через Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг.
Отдельная граница проходит по договорам с самозанятыми и исполнителями по ГПХ. Требования ТК РФ к ним не применяются, но соглашение об электронном документообороте нужно в том же объёме: порядок создания подписи, порядок проверки, порядок разбора конфликтных ситуаций.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Простая подпись фиксирует только факт подписания: никаких преобразований с текстом документа не происходит, и проверить, что файл не менялся, через саму подпись нельзя. Поэтому по документам с длинным сроком хранения я рекомендую УНЭП даже там, где закон допускает ПЭП: разница в стоимости для работника нулевая, если подпись выпускается через Госключ»
Что проверить до включения условия в договор
Диагностика занимает несколько часов и снимает основную часть претензий при проверке. Пройдите семь пунктов до того, как отправлять текст условия на согласование.
- Утверждены ли приказ о введении КЭДО и положение о ведении КЭДО, и указана ли в них информационная система, через которую идёт подписание.
- Совпадает ли перечень документов под ПЭП в положении с перечнем в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
- Как именно система идентифицирует работника и фиксируется ли результат аутентификации в журнале с датой и временем.
- Есть ли реестр выданных ключей ПЭП с подписью работника о получении.
- Собраны ли письменные согласия у работников, принятых до 31 декабря 2021 года, и оформлены ли уведомления для остальных.
- Соответствуют ли форматы электронных кадровых документов единым требованиям, утверждённым приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н.
- Кто и в какой срок выгружает подписанные документы и протоколы подписания по запросу работника или проверяющего.
Важный нюанс из практики: установка готового модуля интеграции с 1С занимает около часа и не требует привлечения команды разработки, а интеграция через API с самописной учётной системой отрабатывается от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от подготовки IT-подразделения. Этот срок стоит закладывать в план до того, как назначена дата введения КЭДО в приказе.
Полезно знать: у работников, которые устроились после 31 декабря 2021 года и не имели трудового стажа на эту дату, согласие на КЭДО не запрашивается, достаточно уведомления. Отказ работника от электронного документооборота не даёт оснований для увольнения или иных санкций.
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для работников выпускаются внутри системы, а журнал событий подписания и маршрут согласования по каждому документу выгружаются в один клик, что закрывает третий и седьмой пункты чек-листа без отдельной доработки.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности работников и от того, нужны ли УКЭП, кастомные шаблоны и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП | по запросу, через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых работников и выбранного тарифа, электронные подписи для сотрудников отдельной строкой не оплачиваются. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами доступен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Условие о ПЭП работает при трёх совпадениях: документ не входит в закрытый перечень части 1 статьи 22.3 ТК РФ, соглашение сторон содержит правила определения лица и требование о конфиденциальности ключа, а информационная система фиксирует событие подписания так, что его можно выгрузить и проверить. Локальный акт описывает процедуру, но не заменяет согласование сторон. Для документов с длинным сроком хранения и высокой ценой спора надёжнее УНЭП, которую работник получает бесплатно через Госключ.
Мы в Добыто проходим этот путь вместе с кадровой службой: от перечня документов и вида подписи по каждому типу до выгрузки протоколов подписания для проверки. Практика показывает, что большая часть замечаний снимается на этапе согласования текста условия, а не после запуска системы.
Частые вопросы
Нужно ли отдельное соглашение об использовании ПЭП, если условие уже есть в трудовом договоре
Нет, если текст в договоре содержит оба положения из части 5 статьи 22.3 ТК РФ и порядок проверки подписи по статье 9 63-ФЗ. Отдельное соглашение удобно, когда условие вводится для действующих работников: тогда его оформляют дополнительным соглашением к договору. Дублировать одно и то же в двух документах не нужно, но если тексты расходятся по перечню документов, применяться будет более поздний.
Можно ли считать вход в корпоративную систему по логину и паролю простой электронной подписью
Можно, при двух условиях. Первое: в организации действует документ, который определяет порядок применения ПЭП и позволяет установить лицо, подписавшее документ, например приказ о присвоении логинов конкретным работникам. Второе: каждый работник ознакомлен с этим порядком под подпись и принял обязанность хранить пароль в тайне. Без этих двух элементов вход в домен остаётся аутентификацией и подписью не становится.
Как быть с работниками, принятыми до 31 декабря 2021 года
С них берётся письменное согласие на взаимодействие через КЭДО. Роструд по этому вопросу придерживается буквального толкования: согласие оформляется в письменной форме, электронные анкеты и подтверждение по корпоративной почте безопасной заменой не считаются. Отказ работника не даёт оснований для увольнения или иных санкций, с ним продолжают работать на бумаге.
Подходит ли ПЭП для документов с самозанятыми и исполнителями по ГПХ
Подходит, основанием служит соглашение об электронном документообороте по 63-ФЗ. В нём описываются порядок создания подписи, порядок её проверки и порядок разбора конфликтных ситуаций. Нормы статьи 22.3 ТК РФ на исполнителей по ГПХ не распространяются, поэтому ограничений по видам документов из части 1 здесь нет, но и защиты, которую даёт трудовое законодательство, тоже нет.
Что предъявлять при проверке, если документ подписан ПЭП
Электронный оригинал документа и выгрузку из информационной системы, подтверждающую событие подписания: идентификатор работника, дату, время и результат аутентификации. Распечатка со штампом о подписании юридической значимости не несёт, она только знакомит с содержанием. По документам с усиленной подписью дополнительно предоставляется файл подписи, по которому проверяется целостность.
Нужно ли переоформлять условие при смене системы КЭДО
Да, если в тексте условия названа конкретная информационная система или конкретный способ формирования ключа. При смене платформы меняются правила определения лица и порядок проверки подписи, а это как раз те положения, которые закон требует согласовать. Чтобы не переподписывать документы со всем штатом при каждой замене, в договоре дают ссылку на положение о ведении КЭДО, а название системы указывают в положении.
