Согласие на КЭДО — письменный документ работника по статье 22.2 ТК РФ, и он не работает в отрыве от двух предыдущих шагов: работодатель сначала принимает локальный нормативный акт о введении электронного документооборота, затем уведомляет каждого работника о переходе и о праве дать согласие, и только после этого собирает подписи. Рассылка шаблона всему штату одним письмом ломается здесь: человек подписывает согласие на систему и порядок, которых пока нет. Объем работы определяет одно различие. У работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на эту дату, согласие не берут совсем, достаточно уведомления. С остальными нужно письменное согласие, а с дистанционными работниками порядок обмена документами закрывает глава 49.1 ТК РФ и отдельный локальный акт.
Разберем очередность документов, три категории работников с разными требованиями к согласию и разницу между ПЭП, УНЭП и УКЭП по конкретным кадровым документам. Покажем, что делать с отказами и молчунами и почему сбор волнами дает больше подписей, чем рассылка разом. Шаблоны уведомления, согласия и отказа лежат в первом разделе. Тарифы и сроки подключения на 2026 год, пошаговая инструкция сбора и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Почему рассылка шаблона согласия всему штату не приносит подписей
Типовой сценарий выглядит так: HR-менеджер находит образец заявления о согласии на КЭДО, ставит реквизиты компании, отправляет файл на общую рассылку и просит вернуть подписанные сканы до конца недели. Через неделю возвращается 15-20% штата, еще через две недели процесс останавливается совсем. Причина не в дисциплине работников.
Согласие по статье 22.2 ТК РФ — это согласие на конкретный порядок взаимодействия: на названную информационную систему, на перечень документов, которые уйдут в электронный вид, и на порядок доступа работника к этой системе. Все три параметра работодатель фиксирует в локальном нормативном акте. Пока акта нет, работник подписывает бланк, в котором вместо системы стоит прочерк, а вместо перечня документов — формулировка «кадровые документы». Такое согласие не привязано ни к чему проверяемому, и при споре его придется доказывать заново.
Вторая причина механическая. Уведомление о переходе на КЭДО оформляется персонально: закон говорит об уведомлении каждого работника и об информировании его о праве дать согласие. Срок уведомления в ТК РФ не назван, его устанавливает сам работодатель в локальном акте. Компании, которые этот срок не прописали, получают бесконечный процесс без дедлайна: работник ничего не нарушает, потому что нарушать нечего.
Третья причина техническая и всплывает уже на этапе ознакомления с ЛНА. Когда положение о КЭДО уходит на ознакомление всему штату одномоментно, в систему в течение получаса заходят тысячи человек. Архитектура, рассчитанная на ежедневный поток заявлений, такую волну не держит.
Важный нюанс из практики: нагрузочная устойчивость почти никогда не попадает в требования к системе КЭДО на этапе выбора, а всплывает в момент первой массовой рассылки локального акта на весь штат. Проверять этот параметр нужно до закупки: спросить у поставщика результаты нагрузочного тестирования и число одновременно работающих пользователей, которое система подтвердила.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Порядок документов при переходе на КЭДО обратный тому, к которому привык кадровик: сначала локальный нормативный акт, потом персональное уведомление, и только третьим шагом согласие. Минтруд по-прежнему исходит из того, что согласие работника оформляется в письменной форме, поэтому бумажный экземпляр с собственноручной подписью остается самым спокойным вариантом для тех, кто работал до 2022 года. Проверьте по своему приказу, назван ли в нем срок уведомления: без срока сбор подписей растягивается на месяцы.»
Шаблоны документов для перехода на электронный кадровый документооборот
Комплект собран в порядке применения, начинать нужно с положения о ведении КЭДО — без него остальные документы не на что опереть.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО | Скачать |
Что работодатель принимает до того, как отправит первое согласие
Локальных актов при переходе на КЭДО обычно два, и они закрывают разные вопросы. Первый — акт о введении электронного документооборота. В нем называется информационная система, через которую пойдет обмен, перечень электронных документов, категории работников, которых перевод затрагивает, а также срок и порядок уведомления работников. Второй — порядок осуществления электронного документооборота: с какого момента документ считается полученным, в какой срок работник должен его подписать, что делает работодатель при сбое связи и в каких случаях кадровый процесс возвращается на бумагу.
Второй акт часто пропускают, а он снимает большую часть будущих споров. Формулировка о возврате к бумаге при технических сбоях, отсутствии интернета или недоступности сервиса дает компании законный запасной ход: если работник не смог подписать заявление электронно, он подписывает бумажный экземпляр, и нарушения в этом нет.
Внимание: смешанный режим допустим. Часть документов по одному и тому же работнику можно вести электронно, часть — на бумаге, и нарушением это не считается. Компании, которые ждут возможности перевести на электронный вид сразу все кадровые процессы, теряют месяцы на подготовку, хотя закон такого требования не содержит.
Отдельным приказом назначается ответственный за КЭДО и распределяются права подписи. В крупной структуре с филиалами этот приказ определяет, кто подписывает кадровые документы от лица работодателя в каждом подразделении, — без него маршруты согласования в системе некому настраивать.
Ознакомление с локальными актами оформляется листом ознакомления или отметкой в системе. Если положение о КЭДО уходит на ознакомление уже через сервис, а работник еще не дал согласие на электронное взаимодействие, ознакомление придется дублировать на бумаге. Порядок здесь линейный, и обойти его не получается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите приказ о введении КЭДО под свою структуру
Кому нужно письменное согласие, кому хватает уведомления, а кому не нужно ничего
Штат делится на категории с разными требованиями, и рассылка одного шаблона всем сразу игнорирует это деление. У части людей согласие вообще не запрашивается, и время на их обработку тратится впустую.
| Категория | Нужно ли письменное согласие | Чем оформляется |
|---|---|---|
| Принят после 31 декабря 2021 года, трудового стажа на эту дату не имел | Не нужно, статья 22.2 ТК РФ | Уведомление о переходе на КЭДО |
| Имел трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года | Нужно, статья 22.2 ТК РФ | Уведомление плюс письменное согласие |
| Дистанционный работник | Обмен электронными документами регулирует глава 49.1 ТК РФ | Трудовой договор или ЛНА о дистанционной работе |
| Кандидат, которого оформляют в электронном виде | Зависит от наличия стажа на 31 декабря 2021 года | Уведомление до подписания трудового договора |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Нормы ТК РФ о КЭДО не применяются | Отдельное соглашение об электронном документообороте |
Практический вывод из таблицы: перед рассылкой выгрузите из учетной системы дату приема и отметку о наличии стажа и разделите список на два. По первой группе достаточно уведомления с отметкой о вручении, по второй нужна подпись. В компаниях с высокой текучкой и молодым штатом первая группа доходит до половины численности, и это половина работы, которую не нужно делать.
С дистанционными работниками действует отдельная логика. Их взаимодействие с работодателем регулирует глава 49.1 ТК РФ, которая появилась раньше статей 22.1-22.3, поэтому распространять на них общий порядок сбора согласий не требуется: условия обмена электронными документами закрепляются в трудовом договоре или в локальном акте о дистанционной работе. Отдельно стоит посмотреть разъяснение дежурного инспектора Роструда о согласии дистанционного работника на КЭДО: там разбирается ситуация, когда работник со стажем на 31 декабря 2021 года дает согласие с использованием электронной подписи, а не почтой на бумаге.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Два потока работников лучше не смешивать. Дистанционным сотрудникам мы оформляем отдельный локальный акт о дистанционной работе, в одном из разделов которого прописано электронное взаимодействие, и общий порядок КЭДО на них не распространяем. Это дает более мягкий режим обмена документами и снимает вопрос о том, где взять их бумажное согласие, если человек живет в другом городе. Проверьте по своему штатному расписанию, у скольких работников в трудовом договоре есть условие о дистанционной работе.»
Факт: на 2026 год КЭДО остается правом работодателя, а не обязанностью. Нормативных актов, которые вводили бы обязательный переход для какой-либо категории компаний, не принято. Отказ работника от электронного взаимодействия не может быть основанием для увольнения или иных санкций.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписи отличаются и какая нужна работнику
Три вида электронной подписи установлены 63-ФЗ, и различие между ними лежит в том, что каждая из них технически подтверждает. Простая электронная подпись через коды, пароли и SMS подтверждает только факт формирования подписи определенным лицом. Усиленная неквалифицированная подпись строится на криптографическом преобразовании: она определяет подписанта и показывает, менялся ли документ после подписания. Усиленная квалифицированная подпись добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированные средства подписи, поэтому признается равнозначной собственноручной без дополнительного соглашения сторон.
Отсюда следует практическое требование, которое пропускают чаще всего. ПЭП и УНЭП сами по себе равнозначность бумажному документу не дают: она возникает либо в силу федерального закона, либо по соглашению участников электронного взаимодействия. Для ПЭП в системе работодателя соглашение сторон трудового договора должно определять правила установления лица, подписывающего документ, и требования к конфиденциальности ключа подписи. Без такого соглашения заявление на отпуск, подписанное логином и паролем, в споре придется доказывать отдельно.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования и изменения к ним | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и его отзыв, согласие на перевод | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Остальные кадровые документы: заявления на отпуск, служебные записки, табели, ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП при наличии соглашения |
Для работодателя простой электронной подписи в этой таблице нет ни в одной строке: минимум — УНЭП, а по договорам и взысканиям только УКЭП. Для работника рабочая связка выглядит так: УНЭП закрывает весь перечень документов и не требует покупки токена, ПЭП остается для потока мелких заявлений, если соглашение о ее использовании подписано.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если нужна одна универсальная схема без разбора по каждому документу, берите УНЭП со стороны работника и УКЭП со стороны работодателя: эта пара закрывает весь перечень статьи 22.3 ТК РФ, включая трудовые договоры и допсоглашения. ПЭП имеет смысл подключать отдельно и только под массовый поток заявлений, и тогда соглашение о порядке ее использования подписывается вместе с согласием на КЭДО. Проверьте по своему сервису, какие виды подписи он реально выдает работнику, а не какие перечислены на сайте.»
Полезно знать: УНЭП можно получить через Госключ, инфраструктура бесплатна и для гражданина, и для работодателя. С 2025 года Госключ доступен внутри мобильного приложения Госуслуг, поэтому ставить отдельное приложение работнику уже не обязательно.
В сервисе Добыто КЭДО ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются внутри самой платформы, а УКЭП оформляется через партнеров-удостоверяющих центров. Практический смысл в том, что вопрос «где взять подпись всему штату» решается до рассылки согласий, а не после нее.
Как собрать согласия волнами, а не одной рассылкой
Сбор подписей разом упирается в два ограничения одновременно: техническое, о котором говорилось выше, и организационное. Любое изменение в компании встречает возражения, и при массовой рассылке они приходят все сразу и на одного человека — на HR-менеджера, который эту рассылку отправил.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Типовой набор возражений устойчив: непонятно и неудобно, не хочу ставить приложение на личный телефон, вдруг с меня начнут списывать деньги, давайте вернемся к бумаге. Отдельный блок приходит от бухгалтерии и кадровой службы: документы пропадут, проверяющие их не примут. Каждое из них снимается за 5-10 минут разговора, но не в режиме сотни писем в день.
Как собрать согласия на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите штат из учетной системы и разделите его на три списка: работники без стажа на 31 декабря 2021 года, работники со стажем, дистанционные работники. По первому списку готовится только уведомление.
- Шаг 2. Утвердите положение о ведении КЭДО и порядок осуществления электронного документооборота, назначьте ответственного и пропишите в приказе срок уведомления работников.
- Шаг 3. Соберите пилотную группу из одного-двух подразделений, где сотрудники ежедневно работают за компьютером. На них отрабатываются шаблоны, маршруты согласования и текст инструкции.
- Шаг 4. Проведите вебинар для пилотной группы и запишите его. Один-двух вебинаров обычно хватает, чтобы объяснить выпуск подписи, подачу заявления и порядок подписания.
- Шаг 5. Разошлите персональные уведомления пилотной группе и соберите согласия. Ошибки в формулировках и в маршрутах вскрываются на первых 50 подписаниях.
- Шаг 6. Разверните процесс на остальные подразделения волнами по 100-300 человек, начиная с тех, кто работает удаленно или в разъездах: у них выгода от электронного подписания самая наглядная.
- Шаг 7. Ведите реестр: кто уведомлен, кто дал согласие, кто отказался, кто не ответил. По неответившим повторное уведомление отправляется адресно, а не общей рассылкой.
Лайфхак: закон не ограничивает работодателя в том, как разбивать переход. Внедрять КЭДО можно по отдельному подразделению, по географии, по категории работников или по типу документов. Компании, которые пытаются перевести весь штат одним днем, теряют на этом больше времени, чем на поэтапном запуске.
Реалистичный срок подготовки и первой волны — от 3 месяцев, и зависит он не от техники, а от численности и от уровня доверия внутри компании. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и шаблонов до того, как их увидит весь штат.
Кейс из практики: федеральный медицинский центр держит кадровый резерв примерно из 800 специалистов по всей стране. До перехода на электронный документооборот оформление 200 человек в экстренном порядке занимало несколько дней ручной работы. После перевода приема в личные кабинеты основная часть комплекта документов готовится заранее, и мобилизация специалистов больше не упирается в скорость обмена бумагами.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Возражения при переходе на КЭДО — нормальная часть процесса, и планировать нужно не отсутствие сопротивления, а работу с ним. Мы отвечаем на три самых частых вопроса заранее, до рассылки: приложение занимает мало места, для работника подключение бесплатно, а подписанные документы остаются доступны в личном кабинете и на компьютере. Дальше работает эффект коллег: когда первая волна начинает подписывать заявления на отпуск с телефона, остальные подтягиваются сами.»
Что делать с отказами, молчунами и документами, которые остаются на бумаге
Отказ от КЭДО — законное право работника, и последствий для него быть не должно. Работник, не давший согласие, продолжает получать кадровые документы на бумаге, причем бесплатно. Отказ не может стать основанием для увольнения, для отказа в приеме на работу или для дисциплинарных мер. При этом решение не окончательное: человек вправе дать согласие позднее, и повторно уведомлять его для этого не нужно.
Расходы на получение и использование электронной подписи работником несет работодатель. Это снимает одно из самых частых возражений при сборе согласий, и формулировку об этом стоит вынести прямо в текст уведомления.
Реестр состояний по каждому работнику удобнее держать внутри самой системы. В Добыто КЭДО статус видно в карточке сотрудника: уведомлен, дал согласие, отказался, не ответил, — и повторное уведомление уходит адресно по последней группе.
Часть документов остается на бумаге независимо от согласий. КЭДО не применяется к трудовой книжке и сведениям о трудовой деятельности, к акту о несчастном случае на производстве по установленной форме, к приказу об увольнении работника и к документам, подтверждающим прохождение инструктажей по охране труда. Собранное согласие эти четыре позиции не отменяет.
Сколько стоит ошибка в порядке сбора согласий
Цена неверно оформленного перехода складывается из трех частей. Первая — переделка: если согласия собраны до принятия локального акта, весь цикл уведомлений и подписей проходится заново, и на штате в 300 человек это несколько недель работы кадровой службы. Вторая — административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: нарушение трудового законодательства влечет предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, а поводом для проверки обычно становится жалоба конкретного работника. Третья — доказательственная: документ, подписанный ПЭП без соглашения о порядке ее использования, в трудовом споре приходится подтверждать дополнительными доказательствами, и при увольнении по заявлению работника это самый уязвимый участок.
Что об этом думает ГИТ: Роструд утвердил формы проверочных листов, по которым проводятся проверки, и прямо указал, что заключение трудового договора в электронной форме нарушением не является: бумажная и электронная формы приравнены. Возражение бухгалтерии «инспекция не примет электронные документы» на 2026 год фактического основания не имеет.
Когда сбор согласий по всему штату не нужен
Есть ситуации, в которых массовый переход избыточен. Если в компании меньше 20 человек, все работают в одном офисе и кадровых документов формируется 10-15 в месяц, выигрыш от электронного оформления не покрывает трудозатрат на локальные акты и обучение. Если основной штат — производственные рабочие без корпоративной почты и смартфонов, начинать имеет смысл с административных подразделений и расчетных листков, оставив полный перевод на следующий этап. Если компания планирует смену учетной системы в ближайшие полгода, интеграцию придется переделывать, и разумнее сдвинуть проект.
Стоимость подключения КЭДО и сбора согласий в 2026 году
Стоимость зависит от численности штата и от набора функций: числа подключенных сотрудников, доступных видов электронной подписи, наличия интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма определяется численностью и выбранным набором функций: электронные подписи для сотрудников уже включены в тариф, отдельной строкой они не оплачиваются. Актуальные условия по каждому пакету и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для компаний, которые запускают переход пилотной группой, это означает, что стартовать можно на минимальном пакете и расширяться по мере подключения новых подразделений.
Выводы
Массовая рассылка шаблона согласия дает низкий отклик, потому что нарушает очередность: локальный акт, персональное уведомление, и только затем подпись работника. Штат перед сбором делится на группы — тем, кто пришел в профессию после 2021 года, согласие не требуется, с дистанционными работниками действует глава 49.1 ТК РФ, письменное согласие нужно только от работников со стажем на 31 декабря 2021 года. Вид подписи определяется конкретным документом: УКЭП работодателя и УНЭП работника закрывают весь перечень статьи 22.3 ТК РФ, а ПЭП работает только вместе с соглашением о порядке ее использования.
Мы в Добыто ведем переход именно такой последовательностью: помогаем собрать комплект локальных актов, делим штат на волны и выпускаем подписи сотрудникам внутри сервиса, чтобы кадровая служба не искала удостоверяющий центр на каждого работника отдельно.
Частые вопросы о согласии на КЭДО и видах электронной подписи
Можно ли собрать согласие на КЭДО в электронном виде, а не на бумаге
Минтруд исходит из письменной формы согласия, поэтому для работников, имевших стаж на 31 декабря 2021 года, бумажный экземпляр с собственноручной подписью остается самым устойчивым вариантом при споре. Исключение разбирает Роструд применительно к дистанционным работникам: их взаимодействие с работодателем регулирует глава 49.1 ТК РФ, и согласие такой работник может дать с использованием электронной подписи. Для остального штата электронный сбор согласий создает замкнутый круг: подпись работнику еще не выдана, а система, в которой он должен подписать документ, для него еще не открыта.
Что делать, если работник дал согласие, а через полгода передумал
Статья 22.2 ТК РФ дает работнику право дать согласие позднее, обратной процедуры отзыва в кодексе нет. На практике вопрос закрывается локальным актом: в порядке осуществления электронного документооборота прописываются случаи, когда кадровые процессы по конкретному работнику возвращаются на бумагу. Смешанный режим по одному человеку допустим, часть документов может идти электронно, часть — на бумаге.
Может ли руководитель организации подписывать кадровые документы простой электронной подписью
Нет. Для работодателя статья 22.3 ТК РФ допускает только УКЭП или УНЭП, ПЭП со стороны работодателя не предусмотрена ни для одного кадрового документа. По трудовым договорам, договорам о материальной ответственности, ученическим договорам, приказам о дисциплинарном взыскании и уведомлениям об изменении условий трудового договора требуется именно УКЭП. Если право подписи делегировано кадровому специалисту или бухгалтеру, УКЭП оформляется на это лицо, а полномочия закрепляются приказом.
Что означает «тип подписи» в интерфейсе сервиса и как он связан с видами подписи по 63-ФЗ
В интерфейсах сервисов подписания встречаются два разных понятия. Вид подписи по 63-ФЗ — это ПЭП, УНЭП или УКЭП, и он определяет юридическую силу документа. Тип подписи в форме подписания — это техническая характеристика файла: присоединенная подпись хранится внутри самого документа, открепленная лежит рядом отдельным файлом с расширением .sig. Выбор присоединенной или открепленной подписи на юридическую значимость не влияет, но влияет на то, что нужно передать проверяющему: для открепленной подписи придется отдавать два файла вместо одного.
Нужно ли собирать согласия заново, если компания меняет сервис КЭДО
Согласие дается на взаимодействие через конкретную информационную систему, названную в локальном нормативном акте. При смене сервиса меняется локальный акт, и работников нужно как минимум повторно уведомить о новой системе и порядке доступа к ней. Практический совет: закладывайте в положение о КЭДО формулировку с указанием системы, которую проще всего актуализировать отдельным приказом, а не переписывать положение целиком.
Кто оплачивает электронную подпись работника
Расходы на получение и использование электронной подписи работником несет работодатель, это прямо установлено статьей 22.2 ТК РФ. Переложить стоимость выпуска УНЭП или УКЭП на сотрудника нельзя, даже если он сам инициировал переход на электронное взаимодействие. УНЭП через Госключ выдается бесплатно и для гражданина, и для компании.
Нужно ли согласие на КЭДО от совместителя и от работника в отпуске по уходу за ребенком
Правило то же, что и для остальных: смотрим на наличие трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 года, а не на характер занятости. Внешний совместитель, у которого стаж на эту дату был, дает письменное согласие на общих основаниях. Работника в отпуске по уходу за ребенком уведомить нужно, но требовать от него подписания в конкретный срок оснований нет: до выхода на работу кадровые документы по нему формируются редко, и такие случаи разумнее выносить в последнюю волну перехода.
