Ознакомление в КЭДО складывается из трех разных событий: отправка документа в маршрут, отметка об открытии и подписание. Отметка об открытии — это запись журнала о том, что работник открыл файл в личном кабинете: она подтверждает доставку и доступ, но не заменяет ознакомление под роспись. Юридически значимым ознакомление становится в момент, когда работник подписал документ электронной подписью либо система зафиксировала его отказ. Главное различие, от которого зависит порядок действий: с положением о премировании или должностной инструкцией работник вправе ознакомиться простой электронной подписью, если соглашение сторон определяет правила идентификации подписанта, а для уведомления об изменении условий трудового договора и приказа о дисциплинарном взыскании статья 22.3 ТК РФ требует УНЭП или УКЭП.
Разберем, какие события система записывает по каждому документу и что из этого пригодится при проверке ГИТ, что настроить до первой рассылки и как выставить документ на ознакомление без повторных отправок. Покажем, чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП и какой вид подписи закрывает конкретный тип кадрового документа. Таблица соответствия документов и подписей, порядок массового ознакомления с ЛНА, перечень документов, которые в электронный вид не переводятся, действующие тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие события система записывает, когда документ выставлен на ознакомление
Требование Трудового кодекса адресовано возможностям системы: информационная система работодателя должна обеспечивать подписание электронного документа, его хранение и фиксацию факта получения сторонами трудовых отношений (статья 22.1 ТК РФ, введена Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Из этой формулировки вырастает журнал событий, который делопроизводитель видит в карточке документа.
Цепочка выглядит так: документ создается или подтягивается из учетной системы, получает тип и маршрут, уходит адресатам, система рассылает уведомления, работник открывает файл, подписывает его или отказывается, после чего документ уходит в архив вместе с файлами подписи. Каждый шаг получает отметку времени. Ниже — что из этих отметок работает как доказательство, а что остается технической записью.
| Событие в карточке документа | Что фиксирует система | Годится как доказательство ознакомления |
|---|---|---|
| Отправка на ознакомление | Дата, время, тип документа, список адресатов, маршрут | Нет, подтверждает только действие кадровика |
| Доставка уведомления | Канал и время отправки push-уведомления, SMS или письма | Нет, подтверждает отправку, а не прочтение |
| Отметка об открытии | Дата и время, когда работник открыл файл в кабинете | Нет, подтверждает доступ к тексту документа |
| Подписание работником | Файл подписи, сертификат, метка времени, неизменность документа | Да |
| Отказ от подписания | Дата, время и комментарий работника | Да, как основание для акта об отказе |
| Автозакрытие этапа по сроку | Дата возврата документа кадровому специалисту | Нет, задача считается неисполненной |
Четыре события из шести показывают состояние процесса, и только подписание или зафиксированный отказ переводят документ в разряд закрытых. В практике Добыто журнал и подписанные файлы лежат во вкладке «Архив», откуда их выгружают вместе с подписью, поэтому лист ознакомления собирается из данных системы, а не восстанавливается по переписке.
Почему отметка об открытии не закрывает ознакомление под роспись
Там, где Трудовой кодекс требует ознакомить работника под роспись, электронным эквивалентом росписи выступает подпись работника, а не факт открытия файла. Приказ о дисциплинарном взыскании объявляется работнику под роспись в течение 3 рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия на работе (статья 193 ТК РФ), и если работник отказывается подписать, составляется соответствующий акт. Об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель уведомляет в письменной форме не позднее чем за 2 месяца (статья 74 ТК РФ), а значит, отсчет двух месяцев привязан к дате подписания уведомления работником, а не к дате его открытия.
Цена расхождения считается просто. Если инспектор ГИТ увидит журнал открытий без подписей, ознакомление не подтверждено: это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП с предупреждением или штрафом от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо. Дополнительно приходится переоформлять процедуру: заново рассылать уведомления и сдвигать двухмесячный срок, а по дисциплинарному взысканию — обосновывать соблюдение трехдневного срока.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда ознакомление оспаривают, смотрят на связку из трех элементов: подписанный файл, файл подписи с меткой времени и журнал действий работника в системе. Отметка об открытии сама по себе закрывает только один вопрос — что документ был доступен работнику в конкретную дату. Держите выгрузку журнала и файлы подписи вместе с документом, иначе через год восстановить их будет заметно дороже, чем выгрузить сейчас.»
Внимание: подписать документ задним числом в системе КЭДО нельзя. Если этап ознакомления не закрыт в отведенный срок, настраивается автозакрытие: документ возвращается кадровому специалисту, и дальше остаются два варианта — ознакомить на бумаге или изменить даты и отправить повторно.
Какая подпись нужна для ознакомления: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» делит подписи на три вида: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Статья 22.3 ТК РФ раскладывает их по конкретным кадровым документам, причем требования к подписи работодателя и работника различаются. Запрос «тип подписки УКЭП» обычно означает именно это: какой вид подписи допустим для конкретного документа, а не тарифный план.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования и изменения к ним | УКЭП | УКЭП или УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания, в том числе ознакомление с ним | УКЭП | УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства |
| Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора, в том числе ознакомление с ним | УКЭП | УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства |
| ЛНА, должностные инструкции, приказы, графики и прочие документы, для которых закон не установил отдельных требований | УКЭП или УНЭП, порядок проверки которой определен соглашением сторон | УКЭП, УНЭП или ПЭП, если соглашение сторон устанавливает правила определения подписанта |
| Документы, оформляемые через платформу «Работа в России» | УКЭП | ПЭП, ключ которой получен при регистрации в единой системе идентификации и аутентификации |
Из таблицы следует практический вывод для делопроизводителя: два документа выпадают из общего правила. Приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление по статье 74 ТК РФ нельзя закрыть простой электронной подписью, даже если положение о КЭДО разрешает ПЭП для всего остального.
Чем УНЭП отличается от ПЭП
ПЭП подтверждает факт формирования подписи определенным лицом через коды, пароли и другие средства: логин в кабинете, SMS-код, нажатие кнопки подтверждения. Криптографического преобразования документа при этом не происходит, поэтому по файлу нельзя доказать, что после подписания он не менялся. УНЭП строится на криптографии: она создается с использованием ключа электронной подписи, позволяет определить подписанта и обнаружить внесение изменений в документ после подписания.
Отсюда разница в обвязке. ПЭП и УНЭП признаются равнозначными собственноручной подписи при наличии соглашения сторон, которое определяет правила идентификации подписанта и порядок проверки подписи. Для УКЭП такое соглашение не требуется: она признается равнозначной по умолчанию в силу закона.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании ПЭП и НЭП — это то место, где чаще всего обнаруживается пробел уже во время проверки. Если работник подписывает ознакомление простой подписью, а соглашения с правилами определения подписанта и порядком проверки нет, подпись легко оспорить. Проверьте, что порядок проверки описан не общими словами, а конкретной процедурой: какой идентификатор используется, где хранится журнал и кто выдает доступ.»
Чем УНЭП отличается от УКЭП
Обе подписи усиленные и обе позволяют обнаружить изменение документа. Разница в сертификате и в том, кто его выпустил: квалифицированный сертификат выдает аккредитованный удостоверяющий центр, средства подписи имеют подтверждение соответствия требованиям 63-ФЗ. УНЭП может выпускаться информационной системой работодателя или получаться через инфраструктуру электронного правительства, и тогда работник подписывает документы в мобильном приложении Госключ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для делопроизводителя различие сводится к трем вопросам: где работник получает подпись, нужно ли соглашение о признании и в каких документах подпись допустима. По документам из первых трех строк таблицы работник обходится УНЭП, полученной через инфраструктуру электронного правительства, а работодателю в тех же документах требуется УКЭП.
Факт: правила формирования и использования УНЭП в инфраструктуре электронного правительства установлены постановлением Правительства от 01.12.2021 № 2152. Для выпуска сертификата в Госключе работнику нужна подтвержденная учетная запись Госуслуг, а само подписание кадрового документа при установленном приложении укладывается примерно в минуту.
Проверьте подпись на документе, выгруженном из КЭДО
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Шаблоны ЛНА и согласий для перехода на ознакомление в КЭДО
Комплект собран под задачу «выставить документ на ознакомление»; начинать стоит с положения о ведении КЭДО, потому что на него ссылаются все остальные документы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Что настроить до того, как выставить первый документ на ознакомление
Основная часть ошибок закладывается до первой рассылки, а обнаруживается на проверке. Проверьте шесть позиций.
- ЛНА о переходе на электронный документооборот. В нем перечисляются система, в которой ведется КЭДО, виды документов, переводимые в электронный вид, виды подписи для каждого вида документа и срок уведомления работников.
- Уведомления и письменные согласия работников. Согласие берется в письменной форме. Согласие не требуется от лица, принимаемого на работу, у которого по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
- Соглашение о признании ПЭП и УНЭП. Требуется, если работник подписывает ознакомление простой или неквалифицированной подписью. При УКЭП соглашение не нужно.
- Перечень должностей и документов. К каждой должности и подразделению привязывается свой комплект инструкций и ЛНА, иначе комплект придется собирать руками на каждого работника.
- Маршруты и роли. Маршрут задает последовательность согласующих и подписантов и вид подписи на каждом переходе. Роль вместо фамилии избавляет от перенастройки при кадровых перестановках.
- Сроки ознакомления и напоминания. Срок на этапе, автонапоминание при просрочке и правило автозакрытия определяют, вернется документ кадровику или зависнет на работнике.
В Добыто КЭДО маршрут выбирается из готового списка или создается под тип документа, а цепочку прохождения и статус каждого участника видно в карточке документа. Тип документа задается один раз в настройках и дальше подтягивает нужный маршрут автоматически.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Дистанционных работников и остальной штат стоит развести на два потока. С дистанционным работником порядок обмена электронными документами регулируется главой о дистанционной работе, поэтому отдельное письменное согласие на КЭДО с него не требуется — условия достаточно закрепить в ЛНА о дистанционной работе или в трудовом договоре. С остальными работниками безопаснее держаться буквального прочтения кодекса и собирать письменное согласие.»
Порядок выставления документа на ознакомление
Восемь действий закрывают полный цикл: от проверки срока до выгрузки листа ознакомления в дело. Порядок одинаков для приказа на одного работника и для положения на все подразделение, различается только способ набора адресатов.
Как выставить документ на ознакомление: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте основание и срок. Для приказа о дисциплинарном взыскании отсчитайте 3 рабочих дня со дня издания, для уведомления по статье 74 ТК РФ — 2 месяца до предполагаемого изменения условий, для извещения о времени начала отпуска — 2 недели до его начала.
- Шаг 2. Загрузите файл или возьмите шаблон. Если документ формируется в учетной системе, передайте его через интеграцию, чтобы не плодить вторую версию файла.
- Шаг 3. Задайте тип документа. От типа зависят маршрут, допустимый вид подписи и срок хранения.
- Шаг 4. Соберите список адресатов. Для ЛНА берите привязку к должности или подразделению, для приказа — конкретного работника.
- Шаг 5. Выберите маршрут и вид подписи на каждом переходе. Для уведомления об изменении условий трудового договора и приказа о взыскании выставляйте УНЭП или УКЭП, ПЭП для них недопустима.
- Шаг 6. Поставьте срок ознакомления, напоминание и правило автозакрытия этапа.
- Шаг 7. Отправьте документ и контролируйте статусы по фильтру: кто не открыл, кто открыл и не подписал, у кого нет действующей подписи.
- Шаг 8. После закрытия маршрута выгрузите лист ознакомления и файлы подписи в архив дела.
Массовое ознакомление с ЛНА и повторное ознакомление при новой редакции
Рассылка одного положения на всю компанию отличается от отправки приказа одному работнику двумя вещами: комплектацией и нагрузкой. Комплект инструкций для конкретной должности собирается один раз в настройках: администратор загружает базу документов, указывает, для каких отделов и должностей нужен каждый ЛНА, выставляет срок ознакомления и публикует документ. Дальше при приеме работника или переводе на новую должность система сама собирает ему готовый комплект и напоминает о просрочке.
Нагрузка проявляется в момент публикации: когда документ уходит на всю компанию, в систему одномоментно заходят тысячи работников. Это архитектурный вопрос к платформе, и его стоит задавать до внедрения, а не после первой массовой рассылки.
Лайфхак: при изменении инструкции не отправляйте документ адресатам вручную. Публикуйте новую редакцию: она уходит на повторное ознакомление всем, на кого распространялся прежний вариант, и старая редакция остается в архиве с прежними подписями.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Жизненный цикл ЛНА не заканчивается ознакомлением. Акт согласуется, утверждается, доводится до работников, а затем наступает срок его актуализации, и процедуру надо запускать заново. Заведите в системе срок пересмотра по каждому ЛНА — тогда очередная редакция уйдет на ознакомление по плану, а не после замечания проверяющего.»
Отдельный контроль нужен по исполнительской дисциплине. Полезные срезы: кто не принял приглашение в систему, кто не подписал отправленные документы, у кого не выпущена подпись и у кого срок действия сертификата подходит к концу. В Добыто КЭДО эти срезы собираются фильтрами по статусу, сотруднику, типу документа и дате создания.
Когда отметка об ознакомлении в КЭДО не сработает
Часть документов кодекс из электронного документооборота выводит. Положения статей 22.1-22.3 ТК РФ не применяются к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, к акту о несчастном случае на производстве, к приказу об увольнении работника и к документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемым работником. По этим документам отметка в системе не имеет значения: нужна собственноручная подпись.
Второй случай — работник не дал согласия на КЭДО. Отказ не влияет на его права: работодатель продолжает выдавать ему документы на бумаге и знакомить под роспись. Третий случай — ознакомление с ЛНА до подписания трудового договора по статье 68 ТК РФ, когда у кандидата еще нет доступа в систему: доступ к кабинету и выпуск подписи нужно организовать заранее либо провести ознакомление на бумаге.
Полезно знать: вводный инструктаж по охране труда проводится очно, и подпись работника в журнале остается собственноручной. Даже полностью электронное кадровое делопроизводство этот участок не закрывает, поэтому его планируют отдельно от маршрутов КЭДО.
Ниже — разбор по сценариям, чем закрывается ознакомление и что критично в каждом случае.
| Ситуация | Чем закрывается ознакомление | Что критично |
|---|---|---|
| ЛНА для штатного работника, согласие на КЭДО получено | ПЭП или УНЭП в системе, лист ознакомления из архива | Соглашение с правилами определения подписанта и порядком проверки подписи |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УНЭП или УКЭП работника | 3 рабочих дня по статье 193 ТК РФ, акт при отказе от подписания |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | УНЭП или УКЭП работника | 2 месяца до изменения по статье 74 ТК РФ, подтвержденная дата подписания |
| Дистанционный работник | Обмен по правилам главы о дистанционной работе | Порядок закреплен в ЛНА о дистанционной работе или в трудовом договоре |
| Работник отказался от КЭДО | Бумажный экземпляр под роспись | Параллельный бумажный контур и лист ознакомления по этим работникам |
| Инструктаж по охране труда, приказ об увольнении, акт о несчастном случае | Собственноручная подпись работника | КЭДО к этим документам не применяется по статье 22.1 ТК РФ |
Привычка ставить ПЭП по умолчанию срабатывает чаще всего на приказе о взыскании и уведомлении по статье 74 ТК РФ. Откройте настройки этих двух типов документов и сверьте допустимый вид подписи с таблицей выше.
Что выгрузить, если ознакомление оспаривают
Комплект доказательств собирается из четырех частей: подписанный файл документа, отсоединенный файл электронной подписи, протокол проверки подписи и выгрузка журнала действий работника в системе. К ним добавляются организационные документы — ЛНА о ведении КЭДО, согласие работника и соглашение о признании ПЭП или УНЭП.
Форматы заданы приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н, действующим с 1 марта 2023 года: кадровый электронный документ состоит из основной части в формате PDF/A-1A, приложений, файлов электронной подписи, машиночитаемой доверенности при необходимости и описания документа в отдельном XML-файле. Актуальные версии XML-схемы описания публикуются в разделе электронного документооборота в сфере трудовых отношений на сайте Минтруда, там же собраны разъяснения по составу документов. Документы, созданные до 1 марта 2023 года, переоформлять под новые форматы не требуется.
Сроки хранения от перехода в электронный вид не меняются: документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся 50 лет, созданные раньше — 75 лет. Это стоит учитывать при выборе схемы поставки: в облачном варианте архив ведет оператор, при размещении в контуре компании инфраструктуру и перештамповку подписей обеспечивает работодатель. В Добыто КЭДО подписанные документы остаются в архиве и выгружаются вместе с файлами подписи, поэтому комплект для проверки собирается за несколько кликов.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы на ознакомление с документами
Стоимость зависит от численности подключаемых работников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учетной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | на всех тарифах |
| Получение УКЭП | по запросу | через партнеров-удостоверяющих центров |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив документов | входит в тариф «Бизнес» | с момента подключения |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых работников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Документ, выставленный на ознакомление, хранит цепочку отметок: отправку, доставку уведомления, открытие файла, подписание или отказ. Доказательственное значение имеют две последние отметки, остальные показывают состояние процесса. Вид подписи под ознакомлением определяется типом документа: для большинства ЛНА достаточно ПЭП при наличии соглашения о ее признании, а приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий трудового договора закрываются только УНЭП или УКЭП. Часть документов, включая инструктажи по охране труда и приказ об увольнении, в электронный вид не переводится вовсе.
Мы в Добыто настраиваем типы документов, маршруты и виды подписи так, чтобы делопроизводитель не выбирал подпись вручную на каждой отправке, а лист ознакомления и файлы подписи выгружались из архива одним действием. Разбор текущих настроек занимает меньше времени, чем повторная рассылка уведомлений после замечания инспектора.
Частые вопросы про ознакомление в КЭДО
Работник открыл документ, но не подписал его в срок. Что делать делопроизводителю?
Отметка об открытии подтверждает доступ к тексту, но задача остается неисполненной. Порядок такой: система по правилу автозакрытия возвращает документ кадровому специалисту, вы фиксируете неисполнение, направляете повторное уведомление либо знакомите работника на бумаге под роспись. Если работник прямо отказался подписывать, составляется акт об отказе, а по приказу о дисциплинарном взыскании это прямо предусмотрено статьей 193 ТК РФ.
Нужно ли отдельное соглашение об использовании ПЭП, если положение о КЭДО уже утверждено?
Положение о КЭДО описывает порядок работы в системе, а требование 63-ФЗ касается признания подписи равнозначной собственноручной: нужен документ, который определяет правила идентификации подписанта и порядок проверки подписи. Эти правила можно включить отдельным разделом в положение либо оформить отдельным соглашением с работником. Для УКЭП такой документ не требуется.
Как ознакомить кандидата с ЛНА до подписания трудового договора, если доступа в систему у него еще нет?
Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и иными ЛНА до подписания трудового договора. Варианта два: выдать кандидату доступ в кабинет и оформить выпуск подписи заранее, до даты приема, либо провести ознакомление на бумаге и приложить лист ознакомления к личному делу. Для документов, где работник подписывает УНЭП через инфраструктуру электронного правительства, заранее проверьте, есть ли у него подтвержденная учетная запись Госуслуг.
Что делать, если работник сменил номер телефона и не получает уведомления о документах?
Обновите контакт в карточке сотрудника и повторно отправьте документ: срок ознакомления считается от даты подписания, а не от даты первой отправки. Универсального канала доставки не существует, поэтому надежнее опираться на связку push-уведомлений в мобильном приложении и SMS: SMS доходит даже на кнопочный телефон без интернета.
Сколько хранить электронный лист ознакомления и файлы подписи?
Сроки те же, что и для бумажных документов по личному составу: 50 лет для созданных начиная с 2003 года и 75 лет для более ранних. Файл подписи хранится вместе с документом: без него доказать авторство и неизменность файла не получится. При облачной поставке доступ к архивной версии обычно сохраняется и после расторжения лицензионного договора, но это условие проверяется в договоре до подключения.
Можно ли отправить один документ на ознакомление всему отделу и подписать его пакетом?
Групповая отправка и пакетное подписание закрывают разные задачи. Документ публикуется на подразделение или должность, после чего каждый работник подписывает свой экземпляр отдельно: подпись персональна и привязана к сертификату конкретного лица. Пакетное подписание применяется на стороне работодателя, когда ответственное лицо закрывает своей подписью несколько документов сразу.
