Видит ли работодатель в КЭДО вторую работу сотрудника: нет, система показывает только документы вашей организации и тех юридических лиц, которые подключены к вашему аккаунту. Оператор КЭДО не связан с системами других работодателей, единой базы кадровых документов в России не существует, и одна и та же электронная подпись работника не открывает доступ к его документам в чужом контуре. Законный источник сведений о второй работе один: сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, которые предоставляет сам работник. Внутреннее совместительство видно вам целиком: два трудовых договора, две позиции по штатному расписанию, два табеля. Внешнее совместительство подтверждается выпиской из электронной трудовой книжки или справкой, которую принёс сам работник.
Разберём, какие данные попадают в карточку сотрудника и какие остаются за периметром системы, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП отличаются по 63-ФЗ и почему подпись не работает как канал обмена данными между работодателями. Покажем, какие проверки законны при письменном согласии и какие дают повод для претензий Роскомнадзора. Сценарная таблица по должностям, ограничения по статьям 284, 276 и 329 ТК РФ, чек-лист настройки кадрового контура и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Что работодатель видит в системе КЭДО и что остаётся за её пределами
Система кадрового электронного документооборота работает как закрытый контур одной организации. В карточке сотрудника собираются документы, которые создали вы: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ознакомления с ЛНА, маршруты согласования со статусами каждого участника, сроки подписания, график отсутствий, данные по рабочему времени и выплатам. Всё это попадает в систему из вашего штатного расписания и вашей учётной базы.
Данные о другом работодателе туда не приходят ни при каких настройках. Операторы КЭДО не обмениваются между собой карточками работников, а Социальный фонд России не открывает работодателю сведения о трудовой деятельности человека у других страхователей. Вы передаёте в фонд подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по своим кадровым мероприятиям, обратный поток по чужим мероприятиям не предусмотрен.
| Сведения о сотруднике | Есть в вашем КЭДО | Откуда берётся |
|---|---|---|
| Документы, созданные в вашей организации, и статусы их подписания | Да | Маршруты и архив системы |
| Внутреннее совместительство в вашей же компании | Да | Штатное расписание, второй трудовой договор, табель |
| Работа в другой организации группы, подключённой к тому же аккаунту | Да | Раздел организаций в аккаунте администратора |
| Внешнее совместительство у стороннего работодателя | Нет | Только сведения о трудовой деятельности от работника |
| Договоры ГПХ и статус самозанятого | Нет | Реестры ФНС, проверка статуса по ИНН |
| Доходы у другого работодателя | Нет | Справка о доходах, которую заказывает сам работник |
| Трудовая книжка на бумаге | Нет | Ведётся вне КЭДО, запись о совместительстве вносится по желанию работника |
Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: любой ответ на вопрос о второй работе строится на документах, которые принёс работник, и на открытых реестрах. Технические настройки системы этот объём не расширяют.
В сервисе Добыто несколько юридических лиц компании ведутся в одном аккаунте, а документы фильтруются по сотруднику, типу и статусу. Для холдинга это закрывает вопрос о внутренней занятости в родственных организациях: сотрудник, оформленный в двух компаниях группы, виден в общем списке.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровики регулярно ждут от системы того, чего в ней нет по устройству. В аккаунте видно ваши организации, ваши маршруты и ваш архив. Если сотрудник подписал документ у другого работодателя, в вашей ленте уведомлений это событие не появится. Проверять вторую занятость нужно кадровыми документами, а не поиском по карточке.»
Одна электронная подпись у двух работодателей: разница ПЭП, УНЭП и УКЭП
Закон 63-ФЗ от 06.04.2011 делит подписи на три вида: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Простая подпись подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды, пароли и другие средства. УНЭП создаётся криптографическими средствами, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания. УКЭП дополнительно опирается на сертификат аккредитованного удостоверяющего центра.
В кадровом обороте роли распределены по статье 22.3 ТК РФ. Работодатель подписывает трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор усиленной квалифицированной подписью. Работник для этих же документов использует УКЭП или УНЭП, выпущенную на Госуслугах либо в информационной системе работодателя. Остальные документы работник вправе подписывать простой электронной подписью, если порядок её использования закреплён в ЛНА или соглашении.
| Вид подписи | Где работник её получает | Что подписывает | Открывает ли доступ к документам другого работодателя |
|---|---|---|---|
| ПЭП | В системе работодателя, коды и пароли | Заявления, ознакомления с ЛНА, кадровые уведомления | Нет |
| УНЭП | В сервисе КЭДО за два клика с собственным паролем либо через Госключ | Трудовой договор, допсоглашения, договор о материальной ответственности | Нет |
| УКЭП | В аккредитованном удостоверяющем центре или через Госключ | Любые кадровые документы, включая те, где закон требует квалифицированную подпись | Нет |
Правая колонка везде одинаковая по технической причине. Подпись подтверждает авторство и неизменность конкретного файла, она не хранит историю подписаний и не связывает между собой системы разных компаний. Сотрудник может использовать одну УНЭП из Госключа хоть у трёх работодателей: каждый из них увидит только тот документ, который сам отправил на подпись.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы подписание идёт квалифицированной подписью, со стороны работника — неквалифицированной, которая выпускается прямо в сервисе за пару кликов, и пароль к ней работник задаёт сам. Именно поэтому у работодателя нет доступа к ключу сотрудника и нет технической возможности посмотреть, что этим ключом подписано в другой компании. Проверьте по вашему ЛНА, какой вид подписи закреплён за каждым типом документа.»
Факт: общей базы проверок работников не существует. Каждая компания проверяет своих кандидатов и хранит результат у себя, между работодателями эти сведения не передаются даже по запросу.
Как законно проверить, есть ли у сотрудника вторая работа
Статья 86 ТК РФ обязывает получать персональные данные работника у него самого. Если данные берут у третьей стороны, работника нужно заранее уведомить и получить его письменное согласие. Тот же принцип закреплён в 152-ФЗ от 27.07.2006: обработка персональных данных без согласия даёт основание для проверки Роскомнадзора и ответственности по статье 13.11 КоАП.
Рабочих источников информации о второй занятости всего четыре, и три из них требуют участия самого работника.
- Сведения о трудовой деятельности. Работник получает выписку из электронной трудовой книжки на Госуслугах, в МФЦ или в Социальном фонде России, а по своему прежнему месту работы запрашивает форму СТД-Р. В выписке видны все кадровые мероприятия с 2020 года, включая приём по совместительству.
- Справка с основного места работы. При приёме совместителя на работу с вредными или опасными условиями труда статья 283 ТК РФ прямо требует справку о характере и условиях труда по основному месту.
- Открытые реестры ФНС. ЕГРЮЛ и ЕГРИП показывают, числится ли человек учредителем, директором или индивидуальным предпринимателем. Статус самозанятого проверяется по ИНН в сервисе ФНС.
- Анкета и заявление работника. Вопрос о занятости у других работодателей допустимо включить в анкету, если он связан с деловыми качествами и условиями труда по вашей должности.
Оформить выписку работник может самостоятельно за несколько минут: услуга выписка из электронной трудовой книжки на Госуслугах формирует документ, подписанный электронной подписью Социального фонда России, и такой файл принимается как подтверждение стажа и текущих мест работы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сверьте данные сотрудника перед оформлением
Как проверить вторую работу сотрудника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите письменное согласие на обработку персональных данных с указанием целей и перечня проверяемых сведений. Без него любая проверка по внешним источникам неправомерна.
- Шаг 2. Запросите у работника выписку из электронной трудовой книжки или форму СТД-Р с прежнего места работы. Срок предоставления сведений работодателем по статье 66.1 ТК РФ — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- Шаг 3. Сверьте даты приёма и увольнения в выписке с анкетой и трудовым договором. Пересекающиеся периоды без отметки о совместительстве — повод задать уточняющий вопрос.
- Шаг 4. Проверьте ИНН по ЕГРЮЛ, ЕГРИП и реестру самозанятых. Регистрация в качестве ИП или участие в юридическом лице совместительством не является, но влияет на оценку конфликта интересов.
- Шаг 5. Для должностей с ограничениями по совместительству затребуйте справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
- Шаг 6. Зафиксируйте результат: отметка о совместительстве в трудовом договоре и приказе, копии подтверждающих документов в личном деле, срок хранения — как у остальных кадровых документов.
В практике Добыто кадровые службы чаще всего останавливаются на третьем шаге: анкету заполняют, а выписку из электронной трудовой книжки не запрашивают. Пересечение периодов работы всплывает позже, при сверке табеля или при расчёте больничного, когда переоформлять условия договора уже неудобно.
Внимание: автоматические сервисы проверки регулярно смешивают полных тёзок. В одном разборе на человека пришлись штрафы всех однофамильцев с тем же именем и отчеством по стране. Любое совпадение по второй занятости подтверждайте первичным документом.
Кейс из практики: заказчику потребовалось выяснить не судимость и не долги, а конкретный факт — занимается ли человек посуточной сдачей недвижимости. Вместо стандартного отчёта проверку собрали под один вопрос и подтвердили дополнительную занятость по открытым источникам. На подготовку такого точечного заключения уходит около часа против нескольких дней ожидания заключения штатной службы безопасности.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Запрос вида «проверьте человека полностью» почти всегда даёт лишние данные и лишние риски по 152-ФЗ. Сформулируйте, что именно вы хотите закрыть: конфликт интересов, режим рабочего времени или ограничение по должности. Под конкретный вопрос проверка собирается быстрее, а объём собранных персональных данных остаётся минимальным.»
Образцы кадровых документов для оформления второй занятости
Комплект закрывает три задачи: получить согласие, зафиксировать сведения о трудовой деятельности и оформить условия работы. Начните с согласия на обработку персональных данных.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Согласие на проверку службой безопасности | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
Внутреннее совместительство, совмещение и организации одной группы
Статья 60.1 ТК РФ разделяет совместительство на внутреннее, у того же работодателя, и внешнее, у другого. Внутреннее оформляется отдельным трудовым договором с отметкой о работе по совместительству, отдельным приказом и отдельной позицией по штатному расписанию. В КЭДО такой сотрудник существует в двух кадровых линиях сразу, и путаница в маршрутах согласования начинается именно здесь: заявление на отпуск по одной должности не закрывает вторую.
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ устроено иначе. Второго трудового договора нет, работник выполняет дополнительную работу в течение установленной продолжительности рабочего дня за доплату, оформляется письменное согласие и дополнительное соглашение. Подмена одного понятия другим приводит к неверному расчёту рабочего времени и ошибкам в табеле.
Отдельная ситуация — группа компаний. Если сотрудник оформлен в двух юридических лицах холдинга и оба подключены к одному аккаунту КЭДО, обе занятости видны администратору системы. По трудовому праву это остаётся внешним совместительством со всеми ограничениями по статье 284 ТК РФ, потому что работодатели разные.
Полезно знать: запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника и только по основному месту работы на основании подтверждающего документа. Отсутствие такой записи ничего не говорит об отсутствии второй работы.
Когда вторая работа сотрудника действительно создаёт проблему
Само по себе внешнее совместительство законно и не требует ни согласия, ни уведомления основного работодателя. Ограничения работают точечно и привязаны к категории работника или к должности.
Продолжительность рабочего времени по совместительству не должна превышать четырёх часов в день, а за месяц или другой учётный период — половины нормы рабочего времени для соответствующей категории работников. В дни, когда работник свободен от обязанностей по основному месту, он может работать по совместительству полный день. Руководитель организации по статье 276 ТК РФ вправе работать по совместительству у другого работодателя только с разрешения уполномоченного органа юридического лица либо собственника имущества. Статья 282 ТК РФ запрещает совместительство лицам до 18 лет, а также на работах с вредными или опасными условиями, если основная работа связана с такими же условиями. Для водителей ограничение установлено статьёй 329 ТК РФ: работа по совместительству, непосредственно связанная с управлением транспортными средствами, не допускается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация | Что критично проверить | Чем подтверждается |
|---|---|---|
| Офисный специалист без доступа к тайне | Соблюдение режима рабочего времени по вашему договору | Табель учёта рабочего времени |
| Водитель | Запрет совместительства по управлению транспортом, статья 329 ТК РФ | Выписка из электронной трудовой книжки, справка с основного места |
| Работа с вредными условиями труда | Условия труда по основному месту, статьи 282 и 283 ТК РФ | Справка о характере и условиях труда |
| Руководитель организации | Наличие разрешения уполномоченного органа, статья 276 ТК РФ | Решение собственника или уполномоченного органа |
| Материально ответственное лицо, закупки, доступ к базе клиентов | Аффилированность с контрагентами и конкурентами | ЕГРЮЛ, ЕГРИП, реестр самозанятых |
| Работник до 18 лет | Совместительство запрещено, статья 282 ТК РФ | Паспорт, анкета |
Аффилированность кандидата и его родственников с другими бизнесами остаётся одним из главных экономических факторов при оценке риска, и проверяется она по открытым реестрам, а не по кадровой системе.
Когда проверять вторую работу избыточно
Для дистанционного работника с оплатой за результат и без нормированного графика проверка второй занятости мало что даёт: обязанность по статье 312.1 ТК РФ измеряется выполнением трудовой функции, а не тем, где человек проводит остальное время. Для линейного персонала с почасовым табелем и сменным графиком вопрос закрывается самим табелем. Отдельная процедура проверки оправдана там, где есть материальная ответственность, доступ к коммерческой тайне, закупкам или клиентской базе.
Ошибки работодателя и цена неверного решения
Первая ошибка — запрет второй работы в трудовом договоре. Условие вида «работник не вправе работать у других работодателей» ухудшает положение работника по сравнению с ТК РФ и не подлежит применению по статье 9 ТК РФ. Само включение такого пункта при проверке ГИТ квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП: для юридических лиц это от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей.
Вторая ошибка — отказ в приёме из-за наличия другой работы. По статье 64 ТК РФ отказ должен быть связан с деловыми качествами, а по требованию кандидата причину нужно изложить письменно в течение семи рабочих дней. Отказ, где единственным основанием названо совместительство, кандидат обжалует в суде.
Третья ошибка стоит дешевле в моменте и дороже в перспективе: проверка внешних источников без письменного согласия. Здесь работает уже не трудовая инспекция, а Роскомнадзор, и предметом разбирательства становятся не кадровые документы, а состав собранных персональных данных и правовое основание их обработки.
Четвёртая ошибка касается отчётности. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся и по совместителям, включая внутренних, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме или увольнении. Пропуск этого срока по второй должности внутреннего совместителя обнаруживается обычно при сверке с фондом, когда исправлять уже поздно.
Что настроить в кадровом контуре, чтобы вопрос закрывался на входе
Проверка второй занятости работает как процедура, а не как разовый запрос. Перед оформлением нового сотрудника пройдите по короткому списку.
- Согласие на обработку персональных данных с перечнем источников проверки, подписанное до начала любых запросов.
- Анкета с вопросом о занятости у других работодателей и о статусе ИП или самозанятого, привязанным к деловым качествам по вашей должности.
- Отметка о совместительстве в трудовом договоре и приказе, если работник принимается не по основному месту работы.
- Учёт рабочего времени по каждой должности отдельно, чтобы ограничение четырёх часов в день по статье 284 ТК РФ подтверждалось табелем.
- ЛНА о конфликте интересов и коммерческой тайне с перечнем должностей, для которых внешняя занятость требует уведомления.
- Маршруты согласования в системе КЭДО, настроенные по каждой позиции штатного расписания, а не по фамилии сотрудника.
Важный нюанс из практики: мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и внутренние совместители попадают в неё в первую очередь. На них видны ошибки маршрутизации: документ по второй должности уходит руководителю по первой, а согласование останавливается.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, переходят на электронные кадровые документы только с письменного согласия, и отказ не даёт основания для увольнения или иных санкций. Для тех, кто устроился позже или для кого это первая работа, достаточно уведомления. Проверьте по дате приёма, какая часть вашего штата требует именно согласия, до того как переводить в систему совместителей.»
Стоимость подключения КЭДО и тарифы Добыто в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: тип доступных подписей, интеграция с 1С, электронный архив и уровень поддержки.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается по фактической численности и выбранному набору функций, включая кастомные шаблоны и приоритетную поддержку. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указаны ограничения по численности.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду оплаченного года.
Выводы
Кадровая система показывает работодателю его собственный контур: документы, маршруты, статусы и архив своей организации, а при подключении нескольких юридических лиц — и родственные компании группы. Внешняя занятость сотрудника в этот периметр не попадает независимо от того, какой подписью он пользуется, потому что ПЭП, УНЭП и УКЭП подтверждают авторство файла и не связывают системы разных работодателей. Информацию о второй работе даёт выписка из электронной трудовой книжки, справка с основного места и открытые реестры ФНС, а законность проверки держится на письменном согласии работника.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый контур так, чтобы совместители не терялись между должностями: отдельные маршруты по каждой позиции штатного расписания, фильтры по сотруднику и типу документа, электронный архив со сроками хранения. Это снимает основную часть спорных ситуаций при проверке ГИТ и при сверке с Социальным фондом России.
Частые вопросы
Что означает «тип подписки УКЭП» и в чём измеряется электронная подпись
У электронной подписи нет тарифного плана и единицы измерения. Есть сертификат ключа проверки подписи с ограниченным сроком действия, чаще всего 12 месяцев, и есть носитель или облачное хранилище ключа. Формулировки вида «тип подписки» встречаются в интерфейсах сервисов и означают состав услуги удостоверяющего центра, а не характеристику самой подписи по 63-ФЗ.
Обязан ли работник сообщать основному работодателю о второй работе
Общей обязанности сообщать закон не устанавливает. Исключения касаются отдельных категорий: руководитель организации по статье 276 ТК РФ получает разрешение уполномоченного органа, а при приёме на работу с вредными условиями совместитель по статье 283 ТК РФ представляет справку о характере и условиях труда по основному месту. Для остальных работников умолчание о второй работе нарушением не является.
Можно ли уволить сотрудника за скрытую вторую работу
Сокрытие внешнего совместительства само по себе основанием для увольнения не служит. Увольнение возможно по общим основаниям: разглашение коммерческой тайны, ставшей известной в связи с работой, по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, либо неисполнение трудовых обязанностей с уже наложенным дисциплинарным взысканием. Оценивается конкретное нарушение, а не факт второй занятости.
Видит ли второй работодатель, что сотрудник уже подписал документы в другой системе через Госключ
Нет. В приложении сам работник видит все документы, которые ему направили разные компании, поскольку это его личный кабинет. Работодателю возвращается только подписанный файл по его собственному запросу, перечень остальных документов и отправителей ему недоступен.
Как оформить внутреннее совместительство сотрудника в электронном виде
Заключите отдельный трудовой договор с указанием, что работа выполняется по совместительству, издайте отдельный приказ, заведите вторую позицию по штатному расписанию и настройте отдельный маршрут согласования. Оба договора подписываются квалифицированной подписью работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Табель ведётся по каждой должности отдельно.
Считается ли самозанятость или статус ИП работой по совместительству
Нет. Совместительство по статье 60.1 ТК РФ означает регулярную оплачиваемую работу по трудовому договору в свободное от основной работы время. Регистрация в качестве индивидуального предпринимателя или плательщика налога на профессиональный доход трудовыми отношениями не является и в сведения о трудовой деятельности не попадает. Проверяется такой статус по ИНН в реестрах ФНС.
Нужно ли уведомлять СФР, если сотрудник работает по совместительству
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся на каждого принятого и уволенного сотрудника, включая внешних и внутренних совместителей, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Отдельного уведомления о том, что человек трудится ещё где-то, законодательство не предусматривает.
