Веб-версия КЭДО закрывает весь контур кадровика: создание документа, маршрут согласования, массовое подписание, электронный архив и выгрузку для проверки. Работодатель подписывает УКЭП серверным способом прямо из браузера, отдельная рабочая станция с токеном под это не нужна. Сотруднику смартфон нужен не всегда: УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя, подписывается в том же веб-кабинете, а УНЭП и УКЭП из Госключа существуют только внутри мобильного приложения. Главное различие, от которого зависит архитектура проекта: подпись работника выпускается в вашей системе или в инфраструктуре электронного правительства. В первом случае хватает браузера и второго фактора по SMS, во втором обязателен смартфон с подтверждённой учётной записью Госуслуг.
Разберём матрицу подписей по статье 22.3 ТК РФ: под какими документами работодателю нужна только УКЭП, где работнику допустима ПЭП и что закон вообще запрещает переводить в электронный вид. Покажем, что проверять на пилоте: формат подписи, метку времени, роли и права, обмен с 1С:ЗУП и выгрузку архива. Сценарная таблица «сотрудник со смартфоном и без него», чек-лист приёмки веб-версии, тарифы 2026 года и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что кадровик делает в браузере и где начинается телефон сотрудника
Рабочее место кадровика в КЭДО — это реестр документов с вкладками «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив», фильтрами, цепочками согласующих и массовыми действиями «Подписать», «Согласовать», «В архив». Ни одна из этих операций не требует установки криптопровайдера на компьютер: подпись работодателя формируется на стороне сервера, а браузер отдаёт только команду. Маршрут может быть последовательным (кадровик, руководитель, бухгалтерия, работник) или параллельным, когда документ уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю одновременно.
Сотрудник в этой схеме — конечная точка маршрута, и именно на ней веб-контур упирается в устройство. Документ, подписанный работодателем, уходит работнику, тот получает уведомление, открывает карточку и подписывает своей подписью. Где именно живёт ключ этой подписи, определяет, увидит ли работник документ в браузере или только в приложении на телефоне.
| Операция | Где выполняется | Чем подписывается |
|---|---|---|
| Создание документа и запуск маршрута | Браузер кадровика | Подпись не требуется |
| Подписание со стороны работодателя | Браузер, ключ на сервере | УКЭП организации, для части документов допустима УНЭП |
| Ознакомление работника с ЛНА | Веб-кабинет или мобильное приложение | ПЭП, если это закреплено соглашением сторон |
| Подписание трудового договора работником | Веб-кабинет при УНЭП из системы работодателя, приложение при подписи из Госключа | УКЭП или УНЭП, ПЭП не допускается |
| Хранение и выгрузка комплекта для ГИТ | Браузер, электронный архив | Подписи сохраняются вместе с файлами и метками времени |
Из таблицы следует практический вывод для планирования инфраструктуры: закупать рабочие станции с токенами под кадровую службу не нужно, а бюджет и время проекта уходят на подготовку устройств и учётных записей работников.
В практике Добыто веб-версия у кадровой службы разворачивается быстрее, чем контур работников: подключение занимает минуты, а сбор согласий и проверка устройств растягиваются на недели.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровику браузера достаточно: весь маршрут, массовое подписание и архив живут в веб-интерфейсе. Узкое место проекта — устройство работника, поэтому на пилоте мы первым делом считаем долю сотрудников с подтверждённой учётной записью Госуслуг и рабочим смартфоном. Эта доля определяет, какую схему подписи вы вообще сможете раскатать.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая определяет архитектуру
Три вида электронной подписи задаёт статья 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. ПЭП подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды и пароли, криптографии в ней нет. УНЭП строится на криптографическом преобразовании: она определяет подписанта и показывает, что после подписания документ не менялся. УКЭП дополнительно опирается на сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и средства криптозащиты, подтверждённые ФСБ России, и по умолчанию равнозначна собственноручной подписи.
Отличие ПЭП от УНЭП для проектной команды сводится к одному: ПЭП не даёт технической защиты от изменения файла, поэтому её равнозначность держится только на соглашении сторон и на журналах системы. УНЭП и УКЭП различаются не «силой шифрования», а тем, кто отвечает за сертификат: у УНЭП это работодатель или инфраструктура электронного правительства, у УКЭП — аккредитованный удостоверяющий центр.
Факт: в Госключе работнику доступны и УНЭП, и УКЭП, обе выпускаются бесплатно. Сертификат действует 12 месяцев, после чего подпись выпускается заново.
Формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП» приходят из тарифных таблиц и справочников закупки, но в терминах 63-ФЗ таких сущностей нет. Тип подписи — это ПЭП, УНЭП или УКЭП, а измеряется не подпись, а сертификат: штуками на человека и сроком действия. В смете это выглядит как «сертификат на сотрудника на 12 месяцев», а не как объём или лимит операций.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как формируется | Коды, пароли, подтверждение по SMS | Криптографическое преобразование документа | Криптография на средствах, подтверждённых ФСБ России |
| Кто выпускает | Работодатель в своей системе | Работодатель или Госключ через инфраструктуру электронного правительства | Аккредитованный удостоверяющий центр, для работника также Госключ |
| Чем подтверждается равнозначность собственноручной | Соглашением сторон и правилами системы | Соглашением сторон, для кадровых документов — статьёй 22.3 ТК РФ | Законом, отдельное соглашение не требуется |
| Нужен ли смартфон работнику | Нужен как канал доставки кода | Не нужен при выпуске в системе работодателя, обязателен при выпуске в Госключе | Обязателен при выпуске в Госключе, при токене нужен компьютер с криптопровайдером |
| Обнаруживает изменение файла после подписания | Нет | Да | Да |
Строка про смартфон объясняет, почему два внедрения с одинаковой формулировкой «работники подписывают УНЭП» идут по-разному: одна команда раздаёт сертификаты внутри системы, другая ведёт людей в мобильное приложение и упирается в тех, у кого нет подтверждённой учётной записи.
Проверьте, какую подпись система поставила на вашем документе
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Матрица подписей по статье 22.3 ТК РФ: что чем подписывается
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы, и от этого деления зависит настройка маршрутов в системе. По первой группе работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП; ПЭП здесь недопустима ни при каком соглашении. По второй группе работодателю доступны УКЭП и УНЭП, работнику — все три вида подписи, включая ПЭП.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и его отзыв | Не требуется | УКЭП или УНЭП |
| Заявления на отпуск, служебные записки, ознакомление с ЛНА, табели | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон |
Практический смысл матрицы для настройки: тип подписи задаётся не пользователю, а виду документа. Если система позволяет провести трудовой договор с ПЭП работника, значит справочник видов документов настроен неверно, и это выясняется на приёмке, а не после проверки.
Отдельный срок, который стоит зашить в регламент поддержки: по письменному заявлению работника работодатель выдаёт документы, связанные с работой, не позднее 3 рабочих дней. В веб-версии это выгрузка из архива с подписями и файлами описания, и её лучше проверить до запуска, а не в момент запроса.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Ошибка в виде подписи всплывает не при внедрении, а в споре: сторона приносит документ, а он подписан подписью, которую закон под этот документ не допускает. Сверяйте справочник видов документов с матрицей статьи 22.3 до раскатки на всю компанию — потом переподписать весь массив задним числом уже нельзя.»
Внимание: четыре документа закон оставляет на бумаге: приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка. Маршрут для них в системе создавать нельзя.
Шаблоны документов, которые понадобятся до запуска веб-версии
Комплект собран под старт проекта, начинать стоит с положения о ведении КЭДО: остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Руководство пользователя Добыто КЭДО | Скачать |
Когда сотруднику нужен смартфон, а когда достаточно браузера
Сценариев подписи со стороны работника три, и мобильное устройство обязательно только в одном из них. Первый: УНЭП выпускается в информационной системе работодателя. Работник входит в веб-кабинет, подтверждает вход одноразовым кодом и подписывает документ в браузере; телефон здесь нужен как канал второго фактора, а не как место хранения ключа. Второй: подпись выпускается в мобильном приложении Госключ, ключ создаётся и остаётся на устройстве, поэтому подписание идёт только со смартфона. Третий: ПЭП, где подтверждением служит код из SMS или push, и любой аппарат с приёмом сообщений подходит.
Для выпуска подписи в Госключе работнику нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах, поэтому долю таких сотрудников считают до старта проекта, а не после. Порядок выпуска и требования к идентификации описаны на странице мобильного приложения Госключ на портале Госуслуг.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисные сотрудники с рабочими компьютерами | УНЭП в системе работодателя, вход по корпоративной учётной записи | Мобильное приложение, push-уведомления |
| Дистанционные работники и новички до выхода | Подтверждённая учётная запись Госуслуг, подпись в Госключе | Доступ к рабочей сети и VPN |
| Линейный персонал без рабочих компьютеров | Мобильный вход, ПЭП для ознакомлений, терминал или киоск на площадке | Кастомные шаблоны и сложные маршруты |
| Руководители и подписанты со стороны работодателя | УКЭП и делегирование права подписи приказом | Способ входа: браузера достаточно |
Таблица подсказывает, где проект теряет темп: смешанный штат требует двух схем подписи одновременно, и справочник документов приходится настраивать под каждую категорию отдельно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УНЭП из системы работодателя и УНЭП из Госключа — это разные подписи по способу выпуска, хотя вид один. Сертификат, выпущенный в вашей системе, работает только в ней и гаснет вместе с увольнением, а подпись из Госключа остаётся у человека и переезжает к следующему работодателю. Планируйте это заранее: от выбора зависит, придётся ли работнику ставить приложение.»
Как оценить веб-версию на пилоте: что проверить до раскатки
До того как открывать доступ подразделению, проверьте шесть вещей. Они закрывают большую часть отказов при приёмке.
- Справочник видов документов. Каждому виду сопоставлен допустимый тип подписи, трудовой договор нельзя провести с ПЭП работника.
- Роли и права. Кадровик, руководитель, бухгалтерия и работник видят разный объём данных; матрица прав закрывает доступ к персональным данным чужих подразделений.
- Маршруты. Последовательный и параллельный варианты работают, у каждого шага есть срок и ответственный.
- Формат хранения. Основная часть документа — PDF/A-1A, описание — отдельный файл XML, подпись откреплённая.
- Обмен с учётной системой. Документ уходит из 1С:ЗУП в КЭДО и возвращается со статусом подписания без ручного переноса.
- Выгрузка архива. Комплект по одному сотруднику собирается за минуты и открывается без самой системы.
Как проверить веб-версию КЭДО на пилотной группе: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите пилотную группу из 20-30 человек, включив в неё офисных, дистанционных и линейных сотрудников: одна категория покажет только один сценарий подписи.
- Шаг 2. Проведите через систему четыре типа документов: трудовой договор, дополнительное соглашение, заявление на отпуск и ознакомление с ЛНА. Каждый тип проверяет свою строку матрицы подписей.
- Шаг 3. Выпустите работникам подписи обоими способами: часть группы — УНЭП в системе, часть — через Госключ. Зафиксируйте, сколько людей споткнулись на подтверждённой учётной записи.
- Шаг 4. Скачайте подписанный документ и файл подписи, проверьте подпись сторонним инструментом: сходятся ли подписант, время подписания и статус сертификата.
- Шаг 5. Выгрузите архив по одному сотруднику и откройте его на компьютере без доступа к системе. Так проверяется сценарий проверки ГИТ и передачи дел.
- Шаг 6. Соберите отказы и время прохождения по каждому шагу маршрута, затем переносите настройки на весь штат.
Лайфхак: держите под рукой чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП и матрицу прав и ролей: по ним приёмка веб-версии идёт как сверка пунктов, а не как свободное тестирование.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно ради шага 3: доля работников, застрявших на выпуске подписи, определяет реальный срок проекта точнее любых оценок по численности.
Что веб-версия не закрывает и сколько стоит ошибка
Часть кадровых операций остаётся вне системы по закону. Приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка оформляются на бумаге независимо от того, насколько удобен веб-интерфейс. Планируя отказ от бумажного архива, оставьте процесс и место хранения под эти четыре позиции.
Вторая группа ограничений техническая. Работник без смартфона и без подтверждённой учётной записи Госуслуг не выпустит подпись в Госключе, и для него нужен либо сертификат в системе работодателя, либо рабочее место с доступом к веб-кабинету. Работник вправе отказаться от перехода на КЭДО, и тогда кадровая служба ведёт по нему бумажный комплект параллельно.
Цена ошибки в выборе подписи считается не стоимостью переоформления. Трудовой договор, подписанный работником ПЭП вместо УНЭП, требованиям статьи 22.3 ТК РФ не соответствует: по части 1 статьи 5.27 КоАП это штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, а в трудовом споре такой документ теряет доказательственную силу. Переподписать массив задним числом невозможно, потому что метка времени фиксирует момент подписания.
Когда веб-версия КЭДО не нужна
Компании до 10 человек, где все сотрудники в одном офисе и кадровых событий несколько в месяц, выигрыш от перехода почти не почувствуют: подготовка ЛНА, сбор согласий и выпуск подписей займут больше времени, чем сэкономят. Не даёт эффекта КЭДО и там, где основной объём документов — те самые бумажные исключения: например, при высокой доле инструктажей по охране труда и несчастных случаев на производстве. Если в компании нет ответственного за кадровые документы и справочник видов документов вести некому, сначала имеет смысл навести порядок в КДП, а потом автоматизировать.
Интеграция, роли и хранение: что смотрит IT-специалист
Обмен с учётной системой строится встречными потоками: из 1С:ЗУП в КЭДО уходят кадровые данные, штатное расписание и документы на подпись, обратно возвращается подписанный файл со статусом. Ручной перенос между системами — основной источник расхождений, поэтому на приёмке проверяется именно возврат статуса, а не только отправка.
Требования к техническому контуру складываются из четырёх блоков: аутентификация и авторизация, в том числе через ЕСИА и Госуслуги, обмен персональными данными по зашифрованному каналу, подписание усиленной электронной подписью и хранение документов. Единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов утверждены приказом Минтруда России № 578н от 20 сентября 2022 года: основная часть документа в PDF/A-1A, описание в отдельном файле XML, подпись откреплённая.
Сроки хранения от перехода в электронный вид не меняются: графики отпусков и табели — 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты, штатные расписания и ЛНА — постоянно. Это меняет требования к архиву: система должна пережить смену оператора, поэтому проверяйте выгрузку в открытом виде, а не только просмотр внутри интерфейса.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Электронный архив проверяют не на удобство просмотра, а на возможность отдать документ наружу. Возьмите одного сотрудника, выгрузите его комплект и откройте на компьютере без доступа к системе: документ, файл подписи и описание должны читаться сами по себе. Если для чтения нужен ваш интерфейс, при проверке или смене оператора вы окажетесь в неудобном положении.»
В практике Добыто разграничение доступа занимает больше времени, чем сама интеграция: маршруты обычно повторяют оргструктуру, а вот права на просмотр персональных данных приходится описывать отдельно для каждого уровня руководителей.
Стоимость веб-версии КЭДО: тарифы и подписи для сотрудников
Стоимость складывается из численности, набора функций и требований к контуру: выделенный сервер и SLA считаются отдельно от подписки на пользователей.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, поэтому при расчёте бюджета отдельной строки на ПЭП и УНЭП не появляется; отдельно считается только УКЭП, которую выпускают партнёры-удостоверяющие центры. Условия по тарифам и составу функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Браузерный интерфейс закрывает работу кадровой службы целиком: маршруты, массовое подписание, архив и выгрузку. Мобильное устройство появляется на стороне работника и только в двух случаях: когда подпись выпускается в Госключе или когда ПЭП подтверждается кодом из сообщения. Вид подписи задаётся не пользователю, а документу, и матрица статьи 22.3 ТК РФ — главное, что проверяется при приёмке системы вместе с форматом хранения и выгрузкой архива.
Мы в Добыто внедряем КЭДО через пилотную группу и сверку справочника видов документов с требованиями закона, а интеграцию с 1С:ЗУП и разграничение прав настраиваем до раскатки на весь штат.
Частые вопросы
Что означает «тип подписки УКЭП» и есть ли у подписи единица измерения
В 63-ФЗ таких понятий нет. «Тип подписи» — это ПЭП, УНЭП или УКЭП, а измеряется не подпись, а сертификат: количеством сертификатов на сотрудников и сроком их действия. В Госключе сертификат выпускается на 12 месяцев, после чего требуется новый выпуск. В смете корректная строка выглядит как «сертификат на сотрудника на 12 месяцев», а не как объём подписанных документов.
Что такое «ЕИО с наличием ПЭП» и может ли директор подписывать кадровые документы простой подписью
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть директор или генеральный директор. Наличие у него ПЭП в информационной системе не расширяет перечень документов, которые он может подписать: по статье 22.3 ТК РФ трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий трудового договора подписываются со стороны работодателя только УКЭП. Право подписи можно делегировать приказом, но вид подписи от этого не меняется.
Можно ли выдать одну подпись на отдел или использовать общий аккаунт для подписания
Нет. И УНЭП, и УКЭП привязаны к конкретному физическому лицу через сертификат, а ПЭП должна позволять идентифицировать работника. Общий аккаунт делает невозможным установление подписанта, и такой документ в споре не работает. Для ситуаций, когда подписывает не руководитель, оформляется делегирование права подписи приказом на конкретного сотрудника с его собственной подписью.
Что делать с сотрудником, у которого нет смартфона или подтверждённой учётной записи на Госуслугах
Для него используется УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя: подписание идёт из браузера, а телефон нужен только для одноразового кода. Если и такой возможности нет, работник вправе отказаться от перехода на КЭДО, и по нему ведётся бумажный комплект. Расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель, перекладывать их на сотрудника нельзя.
Что происходит с подписью работника при увольнении и смене работодателя
Сертификат УНЭП, выпущенный в информационной системе работодателя, действует только в этой системе и прекращает работу вместе с доступом к ней. Подпись, выпущенная в Госключе, остаётся у человека и используется у следующего работодателя, пока действует сертификат. Уже подписанные документы сохраняют силу после истечения срока действия сертификата, если в момент подписания он был действителен, поэтому метка времени в подписи важнее самого срока.
Считается ли просмотр документа в веб-кабинете ознакомлением
Нет. Отметка о прочтении — это журнал системы, а не подпись. Ознакомление с локальным нормативным актом фиксируется подписью работника: в большинстве случаев достаточно ПЭП по соглашению сторон, но факт подписания должен сохраняться вместе с документом и файлом описания. При проверке предъявляется подписанный файл, а не выгрузка логов.
