Кадровый документооборот без бумаги закрывает весь путь сотрудника от приёма до увольнения, кроме четырёх позиций, которые статья 22.1 ТК РФ оставила на бумаге: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка. Чтобы движение документов стало юридически значимым, нужны три вещи: локальный нормативный акт о введении КЭДО, письменное согласие работников, принятых до 31 декабря 2021 года включительно, и верный вид электронной подписи на каждом типе документа. Разделительная линия проходит именно по подписи. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении условий трудового договора работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. На остальных документах работнику достаточно ПЭП.
Дальше разберём маршрут каждого документа: кто создаёт, кто согласует, какой подписью закрывает и куда файл уходит на хранение. Покажем, на каких документах ПЭП не работает и что происходит с доказательственной силой, если подпись поставлена не того вида. Дадим таблицу соответствия подписи и документа, по которой настраиваются маршруты в системе, и чек-лист подготовки к запуску. Тарифы, сроки подключения, сценарии для разных категорий работников и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Безбумажный кадровый документооборот: что закон разрешает и что оставляет на бумаге
Статьи 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ появились в кодексе с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. До этого электронные кадровые документы существовали в режиме эксперимента, и практики хватало только по дистанционным работникам. Сейчас формулировка прямая: работодатель вправе создавать, подписывать, использовать и хранить документы, связанные с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Перечень исключений закрытый и короткий. На бумаге остаются трудовые книжки и вносимые в них сведения, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе те, которые работник подписывает лично. Всё остальное — трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы по личному составу, заявления, графики отпусков, табели, уведомления, согласия, листы ознакомления с ЛНА — переводится в электронный вид полностью.
Отдельная развилка — согласие работника. По статье 22.2 ТК РФ работодатель уведомляет каждого работника о переходе на КЭДО и о праве дать согласие. Согласие оформляется письменно. Тот, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа по состоянию на эту дату, согласия не даёт: он попадает в электронный контур автоматически. Но уведомить его всё равно нужно, и факт уведомления должен быть зафиксирован.
Содержание ЛНА о введении КЭДО статья 22.2 ТК РФ задаёт довольно подробно, и половина отказов в признании электронных документов при проверке связана именно с этим. В акте должны быть: сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведётся КЭДО, срок уведомления работников о переходе и дата введения. Второй акт, о порядке осуществления КЭДО, описывает сроки подписания и ознакомления, периодичность, порядок инструктажа работников, исключительные случаи оформления документов на бумаге и процедуры взаимодействия с представительным органом работников и комиссией по трудовым спорам. Оба акта принимаются с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он в компании есть.
Факт: согласие на КЭДО не требуется от работников, которые устроились после 31 декабря 2021 года и не имели трудового стажа на эту дату. Уведомить их о переходе на электронный документооборот работодатель обязан в любом случае.
Отказ работника от КЭДО не создаёт для него последствий. Он не основание для увольнения, для дисциплинарного взыскания или для отказа в приёме. Практический вывод для делопроизводителя простой: до запуска нужно знать, сколько человек останется на бумажном маршруте, и заложить этот маршрут в ЛНА как исключительный случай. Разъяснения по применению статей 22.1-22.3 публикует Роструд, и на них удобно опираться при споре с внутренними юристами.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписи отличаются и где каждая допустима
Три вида электронной подписи описаны в статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, пароли или иные средства: логин и пароль в личном кабинете, разовый код из SMS. Она не защищает документ от изменений после подписания. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическим преобразованием: она позволяет определить подписанта и обнаружить любое изменение файла после подписания. Усиленная квалифицированная подпись отличается от УНЭП тем, что сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а средства подписи прошли подтверждение соответствия по требованиям ФСБ России.
Для кадровика различие не теоретическое: статья 22.3 ТК РФ жёстко привязывает вид подписи к типу документа. Ниже — соответствие, по которому настраиваются маршруты в информационной системе работодателя.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП | 50 лет |
| Договор о полной материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП | 50 лет |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП | 50 лет |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП | 50 лет |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | УКЭП | УКЭП или УНЭП | 50 лет |
| Приказ о приёме на работу, о переводе | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | 50 лет |
| Заявление на отпуск и приказ о предоставлении отпуска | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | 5 лет |
| Лист ознакомления с локальным нормативным актом | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | по сроку ЛНА |
| Приказ об увольнении | только бумага | только бумага | 50 лет |
Сроки в правой колонке взяты по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до 2003 года — 75 лет. Приказы о предоставлении ежегодных отпусков — 5 лет. Сроки одинаковы для бумажного и электронного оригинала, и электронный архив должен пережить смену оператора КЭДО.
Чем УНЭП отличается от ПЭП на практике
ПЭП не связана с содержимым файла. Если после подписания в документ внесли правку, ПЭП об этом не сообщит: она подтверждает только вход конкретного пользователя. УНЭП привязана к содержимому: изменение хотя бы одного байта делает подпись невалидной при проверке. Поэтому статья 22.3 ТК РФ и не допускает ПЭП там, где спор с работником стоит дороже всего, — на трудовом договоре и на документах о материальной ответственности.
Второе отличие — порядок признания. По статье 6 63-ФЗ документ, подписанный УКЭП, признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью по умолчанию. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при наличии соглашения сторон или прямого указания в федеральном законе, и в соглашении должен быть описан порядок проверки подписи. В кадровых отношениях роль такого документа играет ЛНА о ведении КЭДО плюс соглашение об использовании ПЭП и УНЭП.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если нужна одна универсальная связка, а не пять вариантов на разные документы, берите УНЭП со стороны работника и УКЭП со стороны работодателя. Такая пара закрывает и трудовой договор, и приказы, и ознакомление с ЛНА, и вам не придётся объяснять сотруднику, почему на одном документе он нажимает одну кнопку, а на другом другую. Проверьте по своему перечню документов: если хотя бы один из них требует УКЭП работника, связку придётся усложнять.»
Отдельный контур — цифровая платформа «Работа в России». Там правила мягче: работодатель подписывает документы УКЭП, а работник вправе применить ПЭП, ключ которой получен через ЕСИА. Обязанности использовать эту платформу у работодателя нет, и на практике она добавляет в цепочку ещё один сервис: сотруднику придётся выходить из личного кабинета КЭДО и авторизовываться отдельно.
Что скрывается за «типом подписки» и «единицей измерения» подписи
В карточке сертификата нет ни подписки, ни единицы измерения: это термины из соседних областей, которые прилипли к теме электронной подписи. У сертификата есть срок действия — как правило, 12 или 15 месяцев, после чего подпись перестаёт формироваться и сертификат перевыпускается. Есть класс средства электронной подписи, подтверждённый ФСБ России, и есть область применения, указанная в сертификате. Именно эти три параметра делопроизводитель проверяет, когда принимает подписанный документ в дело.
Подпиской в договорах КЭДО называют модель оплаты сервиса: помесячный или годовой платёж за рабочее место сотрудника. Она никак не связана с видом подписи: на одном и том же тарифе у работника может быть и УНЭП, и УКЭП. Смешение этих понятий стоит денег: компании закладывают в бюджет оплату подписей, которые в тарифе уже есть, и наоборот, не закладывают выпуск УКЭП руководителю в удостоверяющем центре.
ЕИО с ПЭП: чем подпись руководителя отличается от подписи работника
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть генеральный директор или иное лицо, действующее от имени организации без доверенности. Формулировка «ЕИО с наличием ПЭП» встречается в анкетах и опросниках информационных систем и означает ровно одно: у руководителя есть учётная запись с логином и паролем в конкретном сервисе. К подписанию кадровых документов это отношения не имеет.
Со стороны работодателя документы подписывает УКЭП, сертификат которой выпущен удостоверяющим центром ФНС России на руководителя организации. Если приказы и договоры подписывает не директор, а специалист по кадрам, право подписи закрепляется приказом о делегировании. Машиночитаемая доверенность нужна там, где сотрудник подписывает своей УКЭП физического лица документы, уходящие за периметр организации. Для внутреннего кадрового документооборота достаточно приказа, но формулировка в нём должна перечислять конкретные виды документов, а не «кадровые документы» одной строкой.
Как движется кадровый документ: маршрут от создания до архива
Документ в КЭДО проходит четыре состояния независимо от того, отпуск это или приём. Кадровая служба создаёт его в учётной системе или прямо в сервисе. Система строит маршрут и уведомляет участников. Участники подписывают своими подписями в заданной очерёдности. Подписанный файл вместе с файлами подписи уходит в электронный архив, где к нему привязана история согласования.
Маршрут бывает последовательным и параллельным. Последовательный нужен, когда очерёдность имеет юридический смысл: сначала руководитель подразделения подтверждает возможность отпуска, потом кадровая служба готовит приказ, потом подписывает директор, и только затем работник знакомится. Параллельный экономит дни там, где согласующие независимы друг от друга: юрист, бухгалтерия и руководитель получают документ одновременно. В сервисе Добыто маршрут задаётся ролями, а не фамилиями, поэтому при смене руководителя подразделения перенастраивать цепочки не нужно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Суды в спорах об электронном заявлении смотрят не на технологию, а на локальные акты. Если в ЛНА не написано, что работник обязан хранить логин и пароль и не передавать их третьим лицам, довод «это писал не я» работает против работодателя. Проверьте свой ЛНА о КЭДО на наличие этого пункта до того, как соберёте первое согласие.»
Лайфхак: интеграция готовым коннектором к учётной системе ставится примерно за час и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев, поэтому её сроки закладывают в план проекта отдельно.
Проверьте подпись на кадровом документе перед приёмом в дело
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает, кто и когда подписал файл и действует ли сертификат на момент подписания. Для откреплённой подписи понадобятся два файла: сам документ и файл с расширением .sig.
Комплект документов для перевода кадрового делопроизводства в электронный вид
Начинать удобнее с положения о ведении КЭДО: остальные формы ссылаются на него и повторяют его формулировки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Приём на работу без бумаги: последовательность и подписи
Приём — самый плотный по документам этап и одновременно самый выгодный для перевода в электронный вид. Кандидат может находиться в другом городе, а комплект при этом собирается из десятка позиций: трудовой договор, приказ, согласие на обработку персональных данных, ЛНА по должности, иногда договор о материальной ответственности. На бумаге такой пакет занимает от двух дней с учётом доставки, и за это время кандидат успевает получить второе предложение.
Как оформить приём сотрудника в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте статус кандидата. Если он работал до 31 декабря 2021 года, получите письменное согласие на КЭДО. Если стажа на эту дату не было, достаточно уведомления с фиксацией факта вручения.
- Шаг 2. Заведите карточку и личный кабинет. Обязателен хотя бы один канал связи — телефон или электронная почта, иначе кабинет не публикуется и приглашение не уходит.
- Шаг 3. Обеспечьте работника подписью. УНЭП выпускается в информационной системе работодателя или подтверждается из приложения Госключ по правилам постановления Правительства от 01.12.2021 № 2152. Расходы на получение и использование подписи несёт работодатель по статье 22.2 ТК РФ.
- Шаг 4. Соберите комплект под конкретную должность и подразделение: трудовой договор, перечень ЛНА для ознакомления, согласие на обработку персональных данных, при необходимости договор о полной материальной ответственности.
- Шаг 5. Запустите маршрут и задайте срок этапа. Подпись работодателя на трудовом договоре — только УКЭП, подпись работника — УКЭП или УНЭП.
- Шаг 6. Оформите приказ о приёме и зафиксируйте ознакомление работника. На приказе допустима УНЭП работодателя и ПЭП работника.
- Шаг 7. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.
- Шаг 8. Убедитесь, что подписанные файлы легли в архив вместе с файлами подписи, и внесите дело в номенклатуру.
Отдельный сценарий — дистанционный работник. По статье 312.2 ТК РФ трудовой договор о дистанционной работе заключается путём обмена электронными документами с использованием УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Дальнейшее взаимодействие идёт в порядке, установленном трудовым договором или ЛНА о дистанционной работе, с обязательным подтверждением получения документа.
Полезно знать: позиция по дистанционным работникам спорная. Часть юристов считает, что письменное согласие на КЭДО с них брать не нужно: обмен электронными документами регулируется главой 49.1 ТК РФ и ЛНА о дистанционной работе. Безопаснее развести эти два потока в разных локальных актах.
Кейс из практики: сотрудник, у которого приложение Госключ уже установлено, открывает уведомление, читает приказ и подтверждает подпись примерно за минуту — записанный клиентский путь занял 52 секунды от нажатия ссылки до статуса «подписано с двух сторон». Основное время в таком сценарии уходит не на подписание, а на первичную регистрацию и выпуск сертификата.
Текущая работа: отпуска, командировки, ЛНА и расчётные листки
После приёма основной объём документооборота даёт не кадровое оформление, а повторяющиеся процессы. Заявление на отпуск, приказ по форме Т-6, служебная записка на командировку, приказ Т-9, ознакомление с новой редакцией ЛНА, расчётный листок по статье 136 ТК РФ. В бумажном контуре каждый из них создаёт очередь у двери отдела кадров, в электронном — строку в реестре со статусом.
Расчётный листок выдаётся в электронном виде без отдельного согласия, если способ извещения о составных частях зарплаты закреплён в ЛНА: статья 136 ТК РФ говорит о форме расчётного листка, утверждаемой работодателем, и не требует бумаги. Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 ведётся и хранится электронно, срок хранения — 5 лет. График отпусков по форме Т-7 согласуется в системе и хранится 3 года. При этом заявление на перенос отпуска и приказ о переносе не привязаны к унифицированным формам и оформляются свободно, что удобно закрывать шаблоном в сервисе, а не текстом в почте.
Самый недооценённый процесс — ознакомление с локальными нормативными актами. Он массовый, он повторяется при каждом изменении редакции и он же чаще всего проверяется инспекцией. Ручная схема выглядит так: делопроизводитель смотрит, какие инструкции положены должности, собирает комплект, приглашает работника, ждёт подписи. Автоматическая: перечень ЛНА один раз привязывается к должностям и подразделениям, а система сама собирает комплект новому сотруднику и рассылает новую редакцию всем, на кого документ распространяется. В практике Добыто это снимает основную долю ручной работы делопроизводителя после запуска.
Важный нюанс из практики: при массовой рассылке ЛНА в систему одновременно заходят тысячи человек. Требование к нагрузочной устойчивости в технические задания почти никогда не попадает, а именно на нём проекты и останавливаются: настройка прошла, тестовая группа отработала, а на полном штате система перестала отвечать. Запрашивайте у поставщика результаты нагрузочного тестирования до подписания договора.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровый процесс не заканчивается подписью. При приёме после подписания трудового договора должна уйти задача административной службе на рабочее место, при увольнении — задача в ИТ на закрытие учётной записи и пропуска. Если система умеет только блоки согласования и подписания, эти хвосты вы всё равно будете вести руками в почте. Проверьте на демонстрации, можно ли добавить в маршрут блок задачи, а не только блок подписи.»
Увольнение: что подписывается электронно, а что нет
Увольнение — единственный этап, где безбумажный контур обрывается по прямому указанию закона. Приказ об увольнении входит в перечень исключений статьи 22.1 ТК РФ и оформляется на бумаге с собственноручной подписью работника об ознакомлении. Всё остальное в этом блоке остаётся электронным.
Заявление об увольнении по собственному желанию работник вправе подать электронно, подписав его в системе. Соглашение о расторжении трудового договора относится к дополнительным соглашениям и подписывается УКЭП работодателя. Уведомления, записка-расчёт по форме Т-60, расчётные документы, выдача сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р — всё это движется в электронном виде. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
Отдельно проверьте, что происходит с доступом уволенного к личному кабинету. Работник имеет право получить документы, связанные с работой, и после увольнения, а сертификат его подписи к этому моменту может быть уже отозван. Хранение подписанных файлов вместе с файлами подписи и метками времени решает вопрос: подпись остаётся проверяемой на момент подписания, даже когда сертификат недействителен.
Что проверить до запуска и когда КЭДО не подходит
Чек-лист предварительной диагностики
- Перечень кадровых документов компании с отметкой, какие из них обязательны по ТК РФ, а какие компания ведёт по своей инициативе. Часть форм отменяется на этом шаге и в электронный вид не переезжает вообще.
- Список работников с датой приёма: кто принят до 31 декабря 2021 года включительно и нуждается в письменном согласии, кто попадает в электронный контур автоматически.
- Контактные данные: у каждого работника должен быть телефон или электронная почта. Пустые поля — главная причина, по которой кабинеты не публикуются на старте.
- Решение по видам подписи для каждого типа документа и по способу выпуска УНЭП работникам.
- Комплект ЛНА: положение о ведении КЭДО, приказ о введении, форма уведомления, форма согласия, соглашение об использовании ПЭП и УНЭП, приказ о делегировании права подписи.
- Учётная система и способ интеграции: готовый коннектор или API, с оценкой сроков и участия разработчиков.
- Условия хранения и выгрузки архива при расторжении договора с оператором — пункт договора, а не устная договорённость.
Мы закладываем пилотную группу на одно подразделение перед раскаткой на всю компанию. Пилот вскрывает те же ошибки, что и полный запуск, но на 20-30 сотрудниках, а не на всём штате.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «При использовании УКЭП отдельное соглашение о признании подписи формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. А вот для ПЭП и УНЭП соглашение обязательно, и в нём должен быть прописан порядок проверки подписи. Откройте свой шаблон соглашения и убедитесь, что этот раздел там есть, а не подразумевается.»
Когда переход на КЭДО стоит отложить
Решение не универсальное. Оно не окупается в компании до 15-20 человек, работающих в одном офисе, где весь оборот — несколько заявлений на отпуск в месяц. Оно не решает задачу, если у большей части штата нет смартфона и электронной почты: закон не позволяет принудить работника к электронному взаимодействию, и параллельный бумажный маршрут придётся вести всё равно. Оно преждевременно, если в компании нет утверждённого штатного расписания и актуальной оргструктуры: маршрут согласования строится из них, и без них система не сможет вычислить, кому отправить документ.
Сценарии по категориям работников удобнее держать перед глазами в одной таблице.
| Категория | Согласие на КЭДО | Что критично делопроизводителю |
|---|---|---|
| Принят до 31.12.2021 включительно | письменное согласие обязательно | без согласия документы только на бумаге; отказ не основание для санкций |
| Принят позже и без стажа на 31.12.2021 | не требуется | уведомление обязательно, факт вручения фиксируется |
| Дистанционный работник | вопрос спорный, режим мягче | трудовой договор по ст. 312.2 ТК РФ: УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | нормы ТК РФ не применяются | нужно соглашение об ЭДО по 63-ФЗ с порядком проверки подписи |
| Работник без смартфона и почты | согласие не получено | бумажный маршрут описывается в ЛНА как исключительный случай |
Из таблицы следует практическое правило распределения нагрузки: чем больше в компании работников, принятых после 2021 года, тем быстрее закрывается организационная часть перехода и тем раньше начинается реальная экономия времени.
Во что обходится ошибка в виде подписи
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работником ПЭП вместо УНЭП, не соответствует статье 22.3 ТК РФ. Ненадлежащее оформление трудового договора — это часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо. Нарушение иных требований трудового законодательства по части 1 той же статьи — от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.
Вторая часть цены не в штрафе. Документ, подписанный не тем видом подписи, слабо работает как доказательство в трудовом споре. Если работник оспаривает дисциплинарное взыскание, а приказ подписан работодателем УНЭП вместо УКЭП, спор придётся вести без основного письменного доказательства.
Внимание: подписать документ задним числом в системе КЭДО нельзя. Если работник не закрыл этап подписания в отведённый срок, этап закрывается автоматически и документ возвращается делопроизводителю. Дальше остаётся два варианта: оформить на бумаге или изменить дату и отправить на подписание заново.
Стоимость подключения КЭДО и что входит в тарифы
Цена в кадровом электронном документообороте считается за рабочее место сотрудника в месяц, а состав функций зависит от тарифа. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для работника через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Состав функций по каждому тарифу и условия перехода между тарифами приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любую сторону: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Отдельная статья расходов, которую часто забывают заложить, — УКЭП руководителя: она выпускается в удостоверяющем центре и в тариф сервиса не входит.
Выводы
Безбумажный кадровый контур строится не вокруг сервиса, а вокруг двух перечней: перечня документов, которые закон оставил на бумаге, и перечня документов, требующих УКЭП. Первый определяет, где процесс обрывается, второй — как настраиваются маршруты подписания. Организационная часть при этом весит больше технической: ЛНА, уведомления, согласия и приказ о делегировании права подписи собираются до того, как в системе появится первый документ.
Мы в Добыто ведём этот путь целиком: разбираем перечень документов компании, подбираем виды подписи под каждый тип, настраиваем маршруты по ролям и запускаем пилотную группу перед переводом всего штата. Электронные подписи для сотрудников при этом входят в тариф, а интеграция с 1С:ЗУП ставится готовым модулем.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель выдать бумажную копию электронного кадрового документа?
Да. По статье 22.3 ТК РФ работодатель по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней выдаёт заверенную надлежащим образом копию электронного документа на бумажном носителе. Отдельная плата за это не взимается. В ЛНА о КЭДО стоит заранее описать, кто принимает такие заявления и в каком виде фиксируется выдача.
Как проверить подпись на документе, если сертификат работника уже отозван?
Проверка подписи выполняется на момент подписания, а не на текущую дату. Для этого в файл подписи включается метка доверенного времени: формат CAdES-T фиксирует момент подписания у независимой службы штампов времени. При хранении подписанного документа вместе с файлом подписи и меткой времени истечение или отзыв сертификата не делают подпись непроверяемой.
Нужна ли машиночитаемая доверенность специалисту по кадрам?
Для внутренних кадровых документов достаточно приказа о делегировании права подписи с перечислением конкретных видов документов. Машиночитаемая доверенность требуется, когда сотрудник подписывает своей УКЭП физического лица документы, которые уходят внешним адресатам — в ведомства или контрагентам. В 1С:ЗУП раздел с МЧД находится в блоке КЭДО в настройках.
Считается ли ознакомление с ЛНА, если работник открыл документ, но не подписал его?
Нет. Просмотр документа в личном кабинете фиксирует только факт доступа. Ознакомление подтверждается подписью работника под листом ознакомления либо отметкой в системе, подписанной его электронной подписью. Настройте срок этапа и автоматическое напоминание: без этого при проверке подтвердить ознакомление будет нечем.
Что делать с электронным архивом, если компания меняет оператора КЭДО?
Выгружать документы вместе с файлами подписи и метками времени: сам по себе PDF без файла подписи юридическую значимость не сохраняет. Порядок и сроки выгрузки при расторжении договора нужно прописать в договоре с оператором до подключения, поскольку сроки хранения документов по личному составу доходят до 50 лет и заведомо превышают срок жизни любого договора на сервис.
Можно ли вести КЭДО с самозанятым исполнителем?
Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ на самозанятых и исполнителей по договорам ГПХ не распространяются: они не работники. Электронный обмен с ними строится по 63-ФЗ через соглашение об электронном документообороте, в котором обязательно описывается порядок проверки электронной подписи. При использовании УКЭП обеими сторонами отдельное соглашение о признании подписи не требуется.
Что происходит с кадровыми документами работника, который перешёл на КЭДО в середине года?
Ранее подписанные бумажные документы остаются на бумаге и хранятся в прежнем деле: переводить их в электронный вид задним числом закон не требует и не позволяет. С даты, указанной в приказе о введении КЭДО и в согласии работника, новые документы формируются электронно. В номенклатуре дел на переходный год удобно завести дело в двух частях — бумажной и электронной — с общим индексом.
