Границы КЭДО заданы частью 3 статьи 22.1 ТК РФ: электронный документооборот не применяется к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве, приказу об увольнении и документам о прохождении инструктажей по охране труда. Перечень закрытый: ни расширить его локальным нормативным актом, ни сократить соглашением с работником нельзя. Всё остальное, включая трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА и графики отпусков, ведётся электронно без бумажного дубликата. Вторая линия границы проходит не по документам, а по подписи: трудовой договор и приказ о дисциплинарном взыскании работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, а ПЭП для этой группы документов не допускается вовсе.
Разберём три линии границы: перечень бумажных документов, круг лиц, на которых КЭДО не распространяется, и допустимые виды подписи по каждому типу документа. Покажем, чем оформляется исключение, если вся остальная кадровая работа уже переведена в систему, и какие формулировки в Положении о КЭДО создают расхождение между регламентом и практикой. Сравнительная таблица подписей по видам документов, сценарии по категориям работников, требования к архивному хранению электронных документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где проходит граница КЭДО: закрытый перечень статьи 22.1 ТК РФ
Четыре позиции выведены из-под электронного документооборота прямой нормой. Трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности живут по правилам статьи 66.1 ТК РФ. Акт о несчастном случае на производстве оформляется по установленной форме Н-1. Приказ (распоряжение) об увольнении подписывается и предъявляется работнику на бумаге. Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, включая те, что работник подписывает лично, тоже остаются вне системы.
Логика законодателя видна по составу перечня: за границу вынесено то, что либо имеет собственный порядок ведения (трудовая книжка), либо служит доказательством в расследовании и споре, где ценна собственноручная подпись конкретного человека в конкретный момент. Для юриста это означает, что спорить о толковании здесь не приходится: норма сформулирована как исчерпывающий список, и любая попытка перевести хотя бы одну позицию в электронный вид ссылкой на согласие работника или на удобство системы разбивается о часть 3 статьи 22.1.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень исключений короткий, и именно поэтому его переписывают в Положение о КЭДО дословно. Ошибка начинается позже: компания переводит в систему заявление об увольнении, а затем по инерции формирует там же приказ об увольнении. Заявление электронное — это законно, приказ электронный — нет. Проверьте по своему маршруту, где заканчивается электронная часть процедуры увольнения и начинается бумажная.»
Формально исключение касается документа, а не процедуры целиком. Увольнение остаётся смешанным процессом: заявление работник подаёт электронно и электронно же его отзывает, расчётный листок и справки уходят в личный кабинет, а приказ печатается, подписывается и предъявляется работнику под роспись. Инструктаж по охране труда проводится очно, подпись работника ставится на бумаге, при этом сам факт назначения инструктажа и приказ о назначении ответственного по охране труда спокойно живут в системе.
Факт: по данным профильного проектного офиса ФГБУ «ЦЭКИ», на 15 апреля 2026 года в Госключе выпущено более 41,2 млн сертификатов и подписано около 50,4 млн документов, а интегрированных организаций более 3200, из них свыше 1000 используют технологию именно в КЭДО.
Как оформить документы, которые остались вне КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Закрепите перечень исключений в Положении о ведении КЭДО отдельным пунктом и перечислите все четыре позиции дословно по части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Формулировка «и иные документы, определяемые работодателем» здесь не нужна: перечень закрытый и расширению не подлежит.
- Шаг 2. Разведите маршруты в системе. Для процедур увольнения, расследования несчастного случая и охраны труда настройте маршрут так, чтобы система не предлагала кадровику формировать исключённый документ электронно.
- Шаг 3. Назначьте приказом ответственного за бумажную часть: кто печатает приказ об увольнении, кто ведёт журналы инструктажей, кто хранит акты Н-1 и в каком деле по номенклатуре.
- Шаг 4. Опишите способ ознакомления. Приказ об увольнении предъявляется работнику под роспись, при отказе или невозможности ознакомления составляется акт, а на самом приказе делается соответствующая запись по правилам статьи 84.1 ТК РФ.
- Шаг 5. Свяжите бумажную часть с электронной через реквизиты. В электронном личном деле оставьте карточку документа с номером и датой бумажного оригинала и указанием места хранения, чтобы при проверке ГИТ не пришлось собирать комплект по двум несвязанным контурам.
Дистанционный работник по статье 312.1 ТК РФ — отдельный случай. Приказ об увольнении ему направляется по почте заказным письмом с уведомлением в течение трёх рабочих дней со дня издания, если он оформлен на бумаге. Электронная копия в личном кабинете эту обязанность не заменяет и в споре не засчитывается как надлежащее вручение.
Граница по кругу лиц: на кого КЭДО не распространяется
Даже полностью настроенная система охватывает не весь персонал. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, включаются в КЭДО только по письменному согласию. Тем, кто принят позже, и тем, у кого это первое место работы и нет трудового стажа на 31 декабря 2021 года, достаточно уведомления: отдельное согласие не требуется. Отказ работника от перехода не даёт работодателю ни одного основания для санкций, и продолжать вести его документы на бумаге придётся всё время работы.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Согласие и уведомление — разные документы с разными последствиями, и путаница между ними встречается чаще, чем ошибки в подписях. Работника, принятого в 2019 году, нельзя перевести в систему уведомлением, а новичка без стажа не нужно уговаривать подписать согласие. Сверьте список сотрудников с датой приёма до раскатки: обычно после такой сверки бумажная группа оказывается заметно меньше, чем предполагали.»
Вторая часть круга лиц — те, с кем нет трудовых отношений. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые под главу 2 ТК РФ не подпадают: их документооборот строится на 63-ФЗ и договорных условиях об использовании электронной подписи, а не на статьях 22.1-22.3. Переносить на них требования к виду подписи работника нельзя, как и включать их в Положение о КЭДО в качестве работников. Отдельная категория — сотрудники без смартфона и электронной почты. Технической возможности подключить их к личному кабинету нет, и их документы остаются бумажными, пока ситуация не изменится.
Ниже — сценарии по категориям, которые чаще всего попадают в спорную зону при проектировании перехода.
| Категория | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Принят до 31.12.2021 | Письменное согласие на КЭДО, без него документы недействительны как электронные | Вид подписи: сначала согласие, потом сертификат |
| Принят после 31.12.2021 или без стажа на эту дату | Уведомление о переходе и подтверждение его получения | Отдельное согласие не требуется |
| Отказался от перехода | Бумажный контур на весь срок работы, запрет любых санкций за отказ | Повторные уговоры и переубеждение |
| Дистанционный работник | Порядок направления бумажных исключений почтой, сроки по статье 312.1 ТК РФ | Наличие рабочего места в офисе |
| Исполнитель по ГПХ, самозанятый | Условие об электронной подписи в договоре по 63-ФЗ | Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ, они не применяются |
| Нет смартфона и электронной почты | Бумажный контур и назначенный ответственный кадровик | Интерфейс мобильного приложения |
Таблица показывает, что критичный параметр меняется не от численности компании, а от даты приёма и формы отношений. В практике Добыто мы сначала выгружаем срез по дате приёма и типу договора, а уже потом проектируем маршруты: иначе бумажная группа обнаруживается после раскатки, когда шаблоны уведомлений уже разосланы всем подряд.
Граница по подписи: чем отличаются ПЭП, УНЭП и УКЭП и где какая допустима
Три вида подписи определены статьёй 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. ПЭП — это коды и пароли, она подтверждает факт формирования подписи определённым лицом и не показывает, менялся ли документ после подписания. УНЭП создаётся криптографическими средствами: она определяет подписанта и обнаруживает изменения, внесённые после подписания, но квалифицированного сертификата от аккредитованного удостоверяющего центра не требует, и её юридическая сила опирается на соглашение сторон. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного УЦ и средства подписи, подтверждённые ФСБ России, и по умолчанию равнозначна собственноручной подписи без каких-либо дополнительных соглашений.
Для КЭДО эта иерархия превращается в жёсткое распределение по документам. Статья 22.3 ТК РФ выделяет группу, где выбор подписи не отдан на усмотрение сторон.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и его отзыв, согласие на перевод | не подписывает | УКЭП или УНЭП |
| Прочие кадровые документы: заявления, ЛНА, графики, справки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Из таблицы следует практический критерий отбора: ПЭП допустима только в нижней строке, и любое расширение её применения вверх обнуляет доказательственную ценность документа. УНЭП работника, выпущенная в информационной системе работодателя, действует при условии, что порядок её проверки закреплён соглашением сторон; УНЭП, полученная через инфраструктуру электронного правительства, такого отдельного соглашения не требует.
Экономика подписей объясняет, почему компании выбирают разные схемы. УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя, обходится примерно в 500 рублей в год на сотрудника. УНЭП и УКЭП через приложение Госключ на портале Госуслуг выдаются бесплатно, а разовые затраты приходятся на интеграцию. Коммерческая УКЭП на сотрудника стоит от 2 до 5 тысяч рублей в год, поэтому массово её выпускают только там, где этого требует отраслевой регламент. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Внимание: обязанности использовать цифровую платформу «Работа в России» для подписания кадровых документов у работодателя нет. Схема с ПЭП на портале добавляет отдельную точку интеграции и оставляет открытым вопрос подтверждения юридической значимости документа на длительном сроке хранения.
Проверьте электронную подпись на кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает подписанта, издателя сертификата, алгоритм и статус подписи. Для юриста это способ за минуту отделить спор о содержании документа от спора о его подписании: если сертификат отозван или подпись не проходит проверку, разбирать формулировки приказа уже бессмысленно.
Граница по каналу: документы, которые уходят из КЭДО в другие системы
Часть кадровой информации формально не запрещена к электронному виду, но передаётся не через систему КЭДО. Сведения о трудовой деятельности уходят в Социальный фонд России отчётом ЕФС-1 по своим форматам и срокам. Документы воинского учёта ведутся по отдельным правилам и в КЭДО не переводятся. Обмен с контрагентами — договоры ГПХ, акты, счета — идёт через операторов ЭДО, а полномочия подписанта подтверждаются машиночитаемой доверенностью, а не приказом о делегировании внутри кадровой системы.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Внутренний приказ о делегировании права подписи работает только внутри компании. Как только документ уходит наружу — к контрагенту, в госорган, на площадку — нужна машиночитаемая доверенность, и её структура проверяется принимающей стороной автоматически. Заведите реестр выданных сертификатов и МЧД с датами окончания: большая часть отказов в приёме документа связана не с содержанием, а с истёкшим или неподходящим полномочием.»
Разграничение каналов важно и с точки зрения ответственности. Нарушение сроков сдачи ЕФС-1 — это отношения с Социальным фондом России, а не трудовой спор, и настройками маршрутов в КЭДО оно не лечится. Мы закладываем в проект внедрения отдельную схему интеграции с учётной системой и отдельную схему отчётности, чтобы кадровик не искал в личном кабинете сотрудника то, что туда никогда не попадёт.
Шаблоны для оформления границ КЭДО
Комплект закрывает документарную часть перехода; начните с Положения о ведении КЭДО, именно в нём фиксируется перечень исключений.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
Граница во времени: бумажный архив до перехода и хранение электронных документов
Документы, оформленные на бумаге до перехода на КЭДО, дублировать в электронном виде работодатель не обязан. Архив остаётся таким, каким сложился: дела за прошлые годы хранятся по номенклатуре, новые документы формируются в системе. Попытка отсканировать весь предыдущий архив и объявить сканы электронными документами юридической силы им не добавляет — скан не приобретает статус оригинала от факта загрузки в кадровую систему.
Требования к хранению переносятся на электронные документы почти без изменений. Право организации самостоятельно создавать архив и организовывать хранение закреплено пунктом 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», понятия «электронный документ» этот закон не содержит. Функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 года, а стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность.
Полезно знать: по действующим правилам организации хранения, учёта и использования документов, утверждённым приказом Минкультуры № 526, электронные документы хранятся на материальных носителях с шифром и условиями хранения. Формально ссылаться на «хранение в облаке» как на исполнение архивных требований нельзя.
Отдельная граница проходит по сроку жизни подписи. Сертификат действует ограниченное время, а кадровые документы хранятся десятилетиями, поэтому система должна поддерживать усовершенствованные форматы подписи со штампом времени и процедуры перештамповки. Учётная система на такие операции не рассчитана, и возврат подписанных документов обратно в неё создаёт задвоение базы без пользы для доказывания.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компании проектируют маршруты подписания и почти никогда не проектируют хранение, хотя срок хранения трудового договора измеряется десятилетиями, а срок сертификата — месяцами. Спросите вендора не про количество шаблонов, а про поддержку усовершенствованных форматов подписи и перештамповку. Ответ на этот вопрос показывает, останется ли документ доказательством через десять лет.»
Сколько стоит ошибка в границах КЭДО
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работодателем не той подписью, при проверке ГИТ квалифицируется как ненадлежащее оформление трудового договора: по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ это штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей. Прочие нарушения трудового законодательства идут по части 1 той же статьи: для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей и дисквалификация должностного лица на срок от одного до трёх лет.
Вторая часть цены — доказательственная. Приказ об увольнении, оформленный только электронно, в суде работает против работодателя: спор о законности увольнения превращается в спор о том, был ли приказ издан и предъявлен работнику надлежащим образом. То же с инструктажами: при расследовании несчастного случая отсутствие бумажной подписи работника в журнале инструктажа переводит разговор из плоскости вины работника в плоскость необеспечения безопасных условий труда.
Третья часть — сроки. По статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику заверенные копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если электронный документ подписан подписью, которую нельзя корректно проверить и выгрузить, эти три дня превращаются в разбирательство с вендором.
Когда переводить процесс в КЭДО не нужно
Есть ситуации, где электронный контур не даёт выигрыша. Компании численностью до 10-15 человек в одном офисе тратят на согласия, уведомления, выпуск сертификатов и обучение больше ресурса, чем экономят на подписании. Подразделение, где весь состав — работники, принятые до 2022 года и отказавшиеся от перехода, останется бумажным независимо от настроек системы. Процессы, целиком состоящие из документов закрытого перечня, например расследование несчастного случая, электронными не станут в принципе — автоматизировать в них можно только уведомления и контроль сроков.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы на 2026 год
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | период 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив | входит в тариф «Бизнес» | подключение за 5 минут |
Разница между тарифами определяется не только численностью: на «Старте» доступны ПЭП и УНЭП, УКЭП появляется на «Бизнесе» вместе с интеграцией с 1С и электронным архивом. Состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать можно с пилотной группы и расширяться по мере сбора согласий.
Выводы
Граница КЭДО проходит по трём линиям одновременно. Первая — закрытый перечень из четырёх позиций части 3 статьи 22.1 ТК РФ, который нельзя ни расширить, ни сократить. Вторая — круг лиц: работники, принятые до 31 декабря 2021 года и не давшие согласия, а также исполнители по ГПХ и самозанятые остаются вне системы. Третья — вид подписи: для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и приказа о дисциплинарном взыскании работодателю нужна УКЭП, работнику — УКЭП или УНЭП, а ПЭП допустима только для остальных документов. Четвёртый контур, о котором вспоминают позже всех, — архивное хранение: сертификат живёт месяцы, а кадровый документ десятилетия.
Мы в Добыто начинаем внедрение с разметки этих границ: срез по дате приёма и форме отношений, перечень исключений в Положении о КЭДО, распределение видов подписи по типам документов и схема хранения. Такой порядок снимает большую часть вопросов ГИТ до того, как в системе появится первый подписанный документ.
Частые вопросы
Можно ли расширить перечень исключений своим локальным нормативным актом?
Нет. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ содержит закрытый перечень, и он адресован обеим сторонам. Работодатель не вправе вывести из КЭДО дополнительные документы со ссылкой на внутренний регламент: такие документы будут считаться оформленными электронно правомерно, а бумажное дублирование станет добровольной нагрузкой. Обратное расширение, то есть перевод в электронный вид приказа об увольнении или журнала инструктажей, делает документ ненадлежаще оформленным.
Как измеряется УКЭП и бывает ли у неё подписка?
УКЭП не измеряется в единицах и не оформляется подпиской. Это квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром на определённый срок, как правило 12-15 месяцев, вместе со средством электронной подписи, подтверждённым ФСБ России. Тарификация в сервисах КЭДО считается по числу подключённых сотрудников за период, а не по количеству подписей.
Может ли директор как единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы ПЭП?
Для группы документов из статьи 22.3 ТК РФ — нет. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора и приказ о дисциплинарном взыскании работодатель подписывает только УКЭП независимо от того, подписывает их руководитель лично или уполномоченное лицо. Для остальных кадровых документов работодателю доступны УКЭП или УНЭП, но не ПЭП.
Что делать, если работник отказался от перехода, а через год передумал?
Согласие даётся в любой момент и в письменной форме, повторное уведомление для этого не требуется. С даты согласия документы этого работника формируются электронно, а всё, что было оформлено на бумаге раньше, остаётся в бумажном деле и переносу не подлежит. Обратный сценарий тоже возможен: отзыв согласия закон не запрещает, поэтому порядок такого возврата лучше описать в Положении о КЭДО заранее.
Нужно ли выдавать бумажную копию электронного кадрового документа по просьбе работника?
Да. По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт заверенные копии документов, связанных с работой, безвозмездно и не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Для электронных документов это означает выгрузку файла, печать и заверение, поэтому возможность выгрузить документ вместе с данными о подписи стоит проверить до подписания договора с вендором, а не в момент первого запроса.
Распространяются ли требования к виду подписи работника на самозанятого исполнителя?
Нет. Самозанятые и исполнители по договорам ГПХ не состоят в трудовых отношениях, поэтому статьи 22.1-22.3 ТК РФ к ним не применяются. Порядок подписания определяется договором и общими правилами 63-ФЗ: стороны сами согласовывают вид подписи и порядок её проверки. Включать таких исполнителей в Положение о КЭДО как работников не следует, это создаёт риск переквалификации отношений в трудовые.
Обязательно ли использовать цифровую платформу «Работа в России»?
Нет, обязанности вести кадровый документооборот через государственную платформу у работодателя нет. Компания вправе использовать собственную информационную систему при условии, что она обеспечивает подписание, хранение и фиксацию получения документа работником по требованиям статьи 22.2 ТК РФ. Схема с подписанием на портале добавляет отдельную точку интеграции и отдельную авторизацию для сотрудника.
