Электронный трудовой договор хранится по тем же срокам, что и бумажный: 50 лет, если делопроизводство по документу завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Хранить нужно не один PDF: комплект составляют файл документа в формате PDF/A-1A, отдельный файл подписи с расширением .sig на каждую сторону, описание электронного документа и машиночитаемая доверенность, если подписант действовал по ней. Обязанность обеспечить хранение документа и сохранность электронной подписи лежит на работодателе, это часть 8 статьи 22.1 ТК РФ. Различие, от которого зависит вся конструкция: сертификат подписи действует 12 месяцев, а договор живёт 50 лет, поэтому проверяемость через десятилетия обеспечивает не сертификат, а метка доверенного времени и формат CAdES-T или CAdES-A.
Разберём, какая подпись допустима для трудового договора по статье 22.3 ТК РФ и чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП, что попадает в архив и в каком формате, как выдать документ работнику и что показать инспектору ГИТ. Покажем, почему распечатка со штампом «документ подписан электронной подписью» не работает как доказательство и какие три файла обязаны лежать рядом. Сроки хранения по категориям документов, сценарная таблица выдачи по запросу, чек-лист подготовки архива, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какая подпись стоит на электронном трудовом договоре: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Для трудового договора закон закрывает выбор подписи и не оставляет места соглашениям «на усмотрение сторон». Работодатель подписывает трудовой договор усиленной квалифицированной электронной подписью. Работник по части 2 статьи 22.3 ТК РФ может использовать один из трёх вариантов: УКЭП; УНЭП, порядок проверки которой определён соглашением сторон трудового договора; УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства, то есть подпись Госключа. Простая электронная подпись в этом перечне отсутствует, и это не техническая деталь: тот же перечень действует для договора о материальной ответственности, ученического договора, согласия на перевод, заявления об увольнении и ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании.
Разница между видами подписи в формулировках 63-ФЗ выглядит абстрактной, поэтому сведём её к тому, что влияет на архив и на спор в суде.
| Вид подписи | Проверка целостности документа | Что нужно для юридической силы | Трудовой договор |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Не выполняется: фиксируется только факт подписания | Правила оператора информационной системы и порядок определения лица, подписавшего документ | Не допускается |
| УНЭП по соглашению сторон | Выполняется криптографически: сверяется хэш документа | Соглашение с работником с описанным порядком проверки подписи и разбора конфликтов | Допускается на стороне работника |
| УНЭП инфраструктуры электронного правительства (Госключ) | Выполняется, средства подписи сертифицированы ФСБ России | Отдельное соглашение с работником не требуется, основание — часть 2 статьи 22.3 ТК РФ и постановление Правительства от 1 декабря 2021 года № 2152 | Допускается на стороне работника |
| УКЭП | Выполняется, плюс проверяется цепочка сертификатов и список отзыва | Квалифицированный сертификат аккредитованного УЦ, соглашение сторон не нужно | Допускается обеим сторонам, для работодателя обязательна |
Из таблицы следует практический вывод для архива: чем «легче» подпись работника, тем толще папка сопроводительных документов, которую придётся хранить рядом с договором и предъявлять вместе с ним.
Внимание: при использовании ПЭП никаких вычислений с текстом документа не происходит, фиксируется только факт подписания. Проверить, что документ не изменили после подписания, такая подпись не позволяет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спор о подписи почти никогда не начинается со слов «я это не подписывал». Он начинается со слов «там был другой текст». Целостность подтверждают только усиленные подписи: сверяется хэш документа, и любое изменение после подписания ломает проверку. Поэтому для трудового договора выбирайте между УНЭП и УКЭП на стороне работника, а ПЭП оставьте для внутренних уведомлений».
Почему вид подписи определяет объём архива
Если работник подписывает договор УКЭП, для подтверждения достаточно самого документа и файла подписи: квалифицированный сертификат содержит данные владельца, а доверие к нему обеспечено законом. Если работник подписывает УНЭП по соглашению сторон, к договору добавляются подписанное соглашение об использовании подписи, регламент проверки, порядок разбора конфликтных ситуаций и запись о выданном сертификате. Если работник подписывает УНЭП Госключа, соглашение не нужно, но в архиве должен остаться файл .sig, который вернуло приложение. Проверьте по своему положению о КЭДО, какой из трёх сценариев у вас описан и совпадает ли он с тем, что реально происходит в системе.
Что именно хранится: комплект электронного трудового договора
Статья 22.2 ТК РФ предъявляет к информационной системе работодателя три требования: она должна обеспечивать подписание электронного документа, его хранение и фиксацию факта получения сторонами. С подписанием и хранением обычно вопросов не возникает, а фиксация факта получения проверяется реже всего: в системе должны сохраняться статус документа, дата просмотра и действие каждого участника маршрута.
Состав самого комплекта задан приказом Минтруда № 578н, единые требования к форматам действуют с 1 марта 2023 года. Основной файл документа готовится в формате PDF/A-1A, к нему отдельно идут приложения, файлы электронной подписи, машиночитаемая доверенность, если подпись поставлена представителем, и описание электронного документа по единой логике.
| Элемент комплекта | Формат | Что подтверждает при проверке |
|---|---|---|
| Файл трудового договора | PDF/A-1A | Содержание документа и его пригодность к долговременному чтению |
| Файл подписи работодателя | Открепленная подпись .sig | Подписание УКЭП уполномоченного лица и неизменность файла |
| Файл подписи работника | Открепленная подпись .sig | Волеизъявление работника и целостность подписанного текста |
| Описание электронного документа | Машиночитаемый файл по приказу № 578н | Вид документа, стороны, реквизиты, связь файлов между собой |
| Машиночитаемая доверенность | XML плюс файл подписи руководителя | Полномочия подписанта, если договор подписал не единоличный исполнительный орган |
| Отметка о получении | Запись в системе: статус, дата просмотра, действие участника | Исполнение требования статьи 22.2 ТК РФ о фиксации факта получения |
Комплект разъезжается по разным хранилищам чаще, чем кажется. Подписанные через Госключ документы и открепленная подпись доступны работнику в ленте уведомлений Госуслуг и в самом приложении, но обязанность хранить их лежит на информационной системе инициатора подписания, то есть на стороне работодателя. В одном пакете в Госключ можно направить до 50 файлов, и на каждый возвращается свой .sig: если система сохранила договор, а файл подписи приложения потеряла при сбое, доказательства не будет.
В практике Добыто мы выгружаем комплект целиком, одним архивом на сотрудника: договор, оба файла подписи, описание документа и протокол проверки. Разрозненная выгрузка «только PDF» превращает архив в набор картинок уже через год.
Сроки хранения электронных трудовых договоров
Хранение документов остаётся самой зарегулированной частью документооборота, и требования к бумаге переносятся на электронные документы без скидок. Понятия «электронный документ» в 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» нет, а пункт 2 статьи 13 наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение. Порядок хранения, учёта и использования документов задан правилами Росархива, действует приказ № 77.
- Трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет, если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет по более ранним документам.
- Графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет.
- Штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно.
Перевод в КЭДО сроки не меняет: электронный трудовой договор хранится ровно столько же, сколько хранился бы бумажный. Отдельно посмотрите ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»: он описывает стратегию через читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. Последние два пункта в договорах на 50 лет и создают основную работу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: удалить подписанный документ в КЭДО нельзя, его можно только аннулировать отдельным подписанным документом. Трудовой договор уволенного работника остаётся в системе и доступен ему в личном кабинете.
Проверьте подпись на договоре до того, как выдавать копию
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сертификат живёт 12 месяцев, договор — 50 лет: как сохранить проверяемость
Срок действия сертификата УНЭП и УКЭП в Госключе составляет 12 месяцев. Работник получает напоминание об истечении за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней на Госуслугах и за 7 дней в приложении, а выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут. Для текущего документооборота этого достаточно. Для архива — нет: через три года сертификат, которым подписан договор, давно истечёт, и обычная проверка вернёт отрицательный результат.
Задачу решает не продление сертификата, а формат подписи. Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T, то есть с меткой доверенного времени: она фиксирует, что подпись поставлена в момент, когда сертификат действовал. Информационная система работодателя может расширить формат до CAdES-A, в котором к подписи добавляются ответы служб проверки статуса сертификатов и архивная метка с периодическим переподписанием. Именно эта конструкция позволяет проверять подпись после истечения срока действия сертификата и переживать смену криптоалгоритмов.
Факт: обязанность обеспечивать архивное хранение возложена на работодателя частью 8 статьи 22.1 ТК РФ. Госключ по смыслу закона — средство создания подписи, а не архив; платформу архивного хранения подписанных в Госключе документов на портале Госуслуг Минцифры планирует на 2027 год.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Метка времени в законе прямо не названа обязательной, но без неё вы через несколько лет остаётесь с документом, подпись под которым нельзя подтвердить. Мы закладываем штамп времени на этапе настройки маршрута, а не после первого спора. Проверьте на своём последнем договоре: если в отчёте о проверке нет времени подписания от службы штампов, вопрос о переподписании встанет раньше, чем истечёт срок хранения».
Во что обходится архив, который нельзя проверить
Цена ошибки здесь не равна стоимости повторного оформления. Трудовой договор, подпись под которым не проходит проверку, в трудовом споре не работает как доказательство: суд оценивает не картинку документа, а возможность подтвердить, что подписал его именно этот человек и текст с тех пор не менялся. Отдельно считается административный риск: нарушение трудового законодательства при проверке ГИТ квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, для юридического лица это до 50 000 рублей, при повторном нарушении сумма растёт, а руководителю грозит дисквалификация. За нарушение правил хранения архивных документов предусмотрена ответственность по статье 13.20 КоАП РФ, а для хозяйственных обществ — по статье 13.25 КоАП РФ, где верхняя граница штрафа на организацию достигает 300 000 рублей.
Как предъявить электронный трудовой договор по запросу
Сценариев выдачи три, и требования к комплекту в них разные. Работник получает документы, связанные с работой, по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней: либо электронным документом, подписанным УКЭП работодателя, либо заверенной копией на бумаге. Инспектор ГИТ смотрит на комплект целиком, включая ЛНА и согласия. Суд оценивает возможность проверить подпись.
| Кто запросил | Что передаём | Срок | Что критично |
|---|---|---|---|
| Действующий работник | Электронный документ с файлами подписей или заверенная копия на бумаге | Не позднее 3 рабочих дней со дня заявления | Выдача безвозмездная, способ выдачи фиксируется в системе |
| Уволенный работник | Тот же комплект из архива за период работы | Тот же трёхдневный срок | Доступ к документам сохраняется весь срок хранения, договор не удаляется |
| ГИТ при проверке | Электронные оригиналы с подписями, ЛНА о КЭДО, приказ, уведомления и согласия работников | Срок из требования инспектора | Электронный документ в проверочных листах приравнен к бумажному, отдельное дублирование не требуется |
| Суд | Файл договора, файлы подписей, протокол проверки подписи, сведения о сертификате | Срок, установленный судом | Возможность независимо проверить подпись и целостность файла |
Общий знаменатель всех четырёх строк один: передаётся пара «документ плюс файл подписи», а не изображение документа. Проверить квалифицированную подпись независимо от вашей системы можно в сервисе проверки электронной подписи на портале Госуслуг, куда загружаются подписанный файл и отдельный файл отсоединённой подписи; результат этой проверки удобно прикладывать к ответу на запрос.
Почему распечатка со штампом не заменяет оригинал
Штамп «документ подписан электронной подписью», который система выводит на печатную форму, юридической значимостью сам по себе не обладает: он нарисован на изображении и проверить подпись по нему нельзя. Юридически значим электронный оригинал, сопровождаемый файлом подписи. Печатная версия со штампом добавляется в архив наравне с оригиналом, но проверку целостности проходит именно версия без штампа: обогащённый штампом файл уже изменён, и подпись под ним не сойдётся. Не путайте подписанный документ и документ, дополненный визуализацией подписи.
Лайфхак: прикладывайте к ответу на запрос протокол проверки подписи со статусом, отпечатком сертификата, временем подписания и алгоритмами по ГОСТ. Он снимает половину уточняющих вопросов до того, как их зададут.
Как выдать электронный трудовой договор по запросу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зарегистрируйте заявление работника или требование проверяющего и зафиксируйте дату: от неё считается трёхдневный срок выдачи документов, связанных с работой.
- Шаг 2. Выгрузите из архива комплект целиком: файл договора в PDF/A-1A, оба файла .sig, описание электронного документа и МЧД, если договор подписан представителем.
- Шаг 3. Проверьте обе подписи и сохраните протокол проверки: статус, владелец сертификата, издатель, срок действия, время подписания.
- Шаг 4. Если проверка не проходит, разберите причину до отправки: истёкший сертификат при отсутствии метки времени, отсутствие сертификата в списке доверенных, несовпадение пары «документ и файл подписи».
- Шаг 5. Определите форму выдачи. Работнику по заявлению документ передаётся электронно или заверенной копией на бумаге, проверяющим и суду — электронными оригиналами с файлами подписей.
- Шаг 6. Зафиксируйте факт передачи в системе и приложите к делу протокол проверки. Эта запись закрывает вопрос о сроке и способе исполнения запроса.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «При выездной проверке документы, подписанные электронной подписью, представляются электронными оригиналами с файлами подписей, иначе проверять инспектору нечего. Бумажная распечатка со штампом знакомит с содержанием, но не подтверждает подписание. Мы советуем заранее собрать пакет из договора, файлов .sig и протокола проверки: он одинаково закрывает и запрос работника, и требование инспектора».
В Добыто ответ на запрос собирается из карточки документа: комплект файлов и протокол проверки формируются одной выгрузкой, без ручного поиска подписи по папкам.
Что проверить до перевода трудовых договоров в электронный вид
Ошибки архива закладываются не в архиве, а на старте проекта. Пройдите семь пунктов до того, как первый договор уйдёт на подпись.
- Принят ли локальный нормативный акт о ведении КЭДО и указаны ли в нём информационная система, категории работников и категории документов.
- Издан ли приказ о введении КЭДО и назначен ли ответственный с правом подписи.
- Как уведомляются работники: форма уведомления законом не установлена и определяется вашим ЛНА, а вот согласие на переход должно быть письменным.
- Каким видом подписи работник подписывает трудовой договор и есть ли под УНЭП по соглашению сторон подписанное соглашение с порядком проверки.
- Выдаёт ли система на выходе комплект по приказу № 578н, а не один PDF.
- Поддерживает ли система метку доверенного времени и наращивание формата подписи до архивного.
- Как устроена выгрузка: можно ли получить архив по конкретному сотруднику и по периоду без обращения к вендору.
В практике Добыто мы начинаем с пилотной группы и на ней проверяем именно выгрузку, а не скорость подписания: скорость видна сразу, а дефекты архива обнаруживаются через год.
Шаблоны для запуска КЭДО и работы с архивом подписей
Комплект закрывает три задачи: легализовать КЭДО в компании, зафиксировать порядок применения подписи и вести учёт сертификатов; начните с положения о ведении КЭДО.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Акт о невозможности переподписания | Скачать |
Когда электронный архив КЭДО задачу не закрывает
Есть ситуации, в которых переход на электронное хранение договоров не даёт результата или запрещён напрямую.
- Договоры, заключённые на бумаге до перехода. Скан бумажного договора остаётся копией, оригинал продолжает храниться в бумажном деле весь срок.
- Документы-исключения. Трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в электронный вид без бумаги не переводятся.
- Работник не дал согласие. Отказ от перехода на КЭДО не влечёт санкций, с таким работником документооборот продолжается на бумаге.
- Закрытый контур без интернета. Подписание через Госключ в изолированной сети невозможно.
- Ставка на ПЭП ради простоты. Подписание кадровых документов простой подписью на внешнем портале добавляет ещё одну точку интеграции и оставляет открытым вопрос юридической значимости на длительном сроке.
Отдельная оговорка про учётные системы: возврат подписанных документов обратно в 1С кажется удобным, но приводит к задвоению файлов и росту нагрузки, а процедуры переподписания и архивного хранения учётные системы не выполняют. Архив остаётся функцией системы КЭДО.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Выбирая систему, спрашивайте не про красоту интерфейса, а про то, что вы получите на выгрузке через десять лет. Система обязана обеспечивать подписание, хранение и фиксацию факта получения документа сторонами — это прямое требование статьи 22.2 ТК РФ. Попросите на пилоте выгрузить комплект по одному сотруднику и проверьте подписи сторонним сервисом: если проверка не проходит, дальше обсуждать нечего».
Стоимость КЭДО с электронным архивом: тарифы 2026
Стоимость складывается из численности подключённых сотрудников, набора функций и способа получения подписей; электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронный архив относится к тарифу «Бизнес», поэтому для компаний, которым нужен именно долговременный архив договоров, счёт считается от минимальной оплаты за 50 сотрудников. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, а переход между тарифами возможен в любое время. Данные о стоимости приведены на дату публикации.
Выводы
Электронный трудовой договор требует хранить не файл, а комплект: документ в PDF/A-1A, отдельные файлы подписей сторон, описание документа и доверенность подписанта. Сроки те же, что и на бумаге, 50 или 75 лет по трудовым договорам, а обязанность хранения лежит на работодателе. Работоспособность архива определяется не объёмом дискового пространства, а форматом подписи: метка доверенного времени и наращивание до архивного формата сохраняют проверяемость после истечения сертификата. По запросу передаётся электронный оригинал с файлами подписей, распечатка со штампом эту роль не выполняет.
Мы в Добыто выстраиваем эту цепочку целиком: маршрут подписания с УКЭП работодателя и УНЭП работника, метка времени, электронный архив и выгрузка комплекта по сотруднику под запрос инспектора, работника или суда. Задачи по хранению договоров решаются на этапе настройки, а не в момент, когда пришло требование.
Частые вопросы
Что будет с архивом, если компания сменит сервис КЭДО
Обязанность обеспечить хранение документа и сохранность электронной подписи остаётся на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ независимо от того, чьим сервисом вы пользуетесь. Поэтому в договоре с вендором заранее фиксируйте порядок и формат выгрузки: комплект по каждому сотруднику должен уходить парами «файл документа плюс файл подписи», с описанием электронного документа. Выгрузка «одним PDF со штампом» задачу переноса архива не решает.
Нужно ли переподписывать договор, если сертификат работника истёк
Нет. Договор подписан в момент, когда сертификат действовал, и это подтверждает метка доверенного времени в формате CAdES-T. Переподписывать заново нужно не документ, а подпись на уровне архивного формата, когда меняются криптоалгоритмы. Для изменения условий труда оформляется дополнительное соглашение, которое подписывается действующим сертификатом, а исходный договор остаётся в архиве в неизменном виде.
Может ли иностранный работник подписать трудовой договор через Госключ
Иностранный гражданин может получить УНЭП инфраструктуры электронного правительства, если у него подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в личном кабинете указаны данные СНИЛС. УКЭП в этой инфраструктуре доступна только гражданам Российской Федерации. Для работника-иностранца это означает, что вариант с УНЭП рабочий, а сценарий с квалифицированной подписью придётся закрывать через аккредитованный удостоверяющий центр.
Кто оплачивает электронную подпись работника
Расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель. Подписи в инфраструктуре электронного правительства для работника бесплатны, платное использование этой инфраструктуры для работодателей не планируется. Отдельно считается только квалифицированная подпись, если вы получаете её через удостоверяющий центр.
Можно ли отказаться от электронного документооборота и вернуться к бумаге
Работодатель вправе утвердить исключительные случаи, когда документы оформляются на бумажном носителе: это прямо предусмотрено абзацем 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ и применяется, например, при временной недоступности инфраструктуры подписания. Полный откат уже переведённых в электронный вид процессов Трудовой кодекс не описывает, а конкретный документ при трудоустройстве стороны всегда вправе подписать на бумаге.
Как хранить документы уволенного работника
Сроки хранения от увольнения не зависят: трудовой договор продолжает храниться 50 лет, приказы по личному составу столько же. Удалить документы нельзя, доступ работника к его документам в личном кабинете сохраняется, а документы, относящиеся к компании, остаются в её профиле. По заявлению бывшего работника комплект выдаётся в том же трёхдневном порядке, что и действующему сотруднику.
