Электронный обходной лист — это маршрут согласования в системе КЭДО, по которому подразделения подтверждают, что работник сдал технику, доступы и материальные ценности. В Трудовом кодексе такого документа нет: ни бумажный, ни электронный обходной лист не может быть условием увольнения. Задержать в последний день трудовую книжку, СТД-Р или окончательный расчёт по статье 140 ТК РФ из-за неподписанного обходного нельзя. Работает он иначе: параллельные этапы вместо очереди по кабинетам, срок на каждом этапе и статус в общем реестре. Главное различие в комплекте: заявление, соглашение сторон, служебные записки, СТД-Р и справки уходят в электронный вид, а приказ об увольнении по части 3 статьи 22.1 ТК РФ остаётся на бумаге с собственноручной подписью работника.
Разберём пять этапов, которые реально растягивают последний день, и покажем, какие из них закрываются параллельным маршрутом. Отдельно — какая подпись нужна на каждом документе увольнения: где работнику хватает ПЭП, где закон требует УНЭП, а где со стороны компании допустима только УКЭП. Покажем, что делать с невозвращённым имуществом, если удержание ограничено статьями 137 и 248 ТК РФ. Сценарная таблица по типам увольнений, расчёт цены задержки в рублях, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обходной лист при увольнении: что закон разрешает требовать
Обходной лист не упомянут ни в статье 84.1 ТК РФ, ни в главе 13 в целом. Работодатель вправе ввести его локальным нормативным актом как внутренний инструмент передачи дел и имущества, и это законно ровно до того момента, пока подписи в нём не становятся условием выдачи документов или выплаты. Статья 84.1 ТК РФ обязывает в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, а статья 140 ТК РФ — произвести расчёт в тот же день. Оба требования безусловные: они не зависят от того, вернул ли работник пропуск и ноутбук.
Отсюда практический вывод для кадровика: обходной лист меняет свою роль. Он не блокирует увольнение, а фиксирует факт передачи ценностей и дату этой передачи, чтобы потом было чем подтвердить размер ущерба. Если сформулировать его в ЛНА как «документ учёта передачи имущества и доступов», претензий к самому листу не будет. Если написать «трудовая книжка выдаётся после полного заполнения обходного листа» — это готовое основание для предписания государственной инспекции труда.
Проверить свою формулировку можно по разделу с разъяснениями трудового законодательства на портале Роструда: там же публикуются типовые ответы инспекторов по документам последнего рабочего дня.
Пять узких мест, из-за которых последний день растягивается на неделю
Увольнение редко тормозит из-за юридической сложности. Тормозит логистика согласований. В бумажном варианте работник обходит подразделения последовательно: сначала руководитель, потом ИТ, потом склад, потом бухгалтерия, потом служба безопасности. Каждый переход — это ожидание, а любой отсутствующий согласующий останавливает всю цепочку.
- Последовательный обход. Пять подразделений по одному дню каждое дают неделю там, где параллельный маршрут закрывается за несколько часов.
- Сбор подписей у отсутствующих. Руководитель в командировке, кладовщик в отпуске, и лист лежит без движения.
- Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск. Бухгалтерия получает данные о фактически отработанных днях в последний момент, а не заранее.
- Возврат техники и закрытие доступов. ИТ узнаёт об увольнении в день события, хотя учётные записи нужно отключать по графику.
- Печать и подписание бумажного комплекта. Приказ, личная карточка, книга учёта движения трудовых книжек требуют физического присутствия работника.
Первые четыре пункта закрываются маршрутизацией. Пятый — нет: он упирается в требования закона, и его нужно планировать отдельно.
Лайфхак: маршрут согласования настраивается не только последовательным. Параллельные этапы позволяют отправить лист ИТ, складу и бухгалтерии одновременно, а срок на этапе и автоматическое напоминание снимают необходимость обзванивать согласующих.
Что остаётся на бумаге даже при полном переходе на КЭДО
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции: акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и трудовую книжку в бумажной форме. Для процедуры увольнения это означает, что приказ печатается, подписывается руководителем и предъявляется работнику под роспись по статье 84.1 ТК РФ.
Факт: запрет касается именно приказа об увольнении. Заявление работника, соглашение сторон, уведомления и обходной лист переводятся в электронный вид без ограничений.
Если работник отсутствует в последний день и подписать приказ лично не может, статья 84.1 ТК РФ предлагает готовый механизм: в приказе делается запись о невозможности довести его до сведения работника, а работнику направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. С даты отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Соберите приказ об увольнении по форме Т-8 для печати
Электронный обходной лист: как устроен маршрут в КЭДО
Технически обходной лист в системе КЭДО — это тип документа со своим шаблоном и своим маршрутом. Шаблон определяет поля: подразделение, перечень передаваемого имущества, доступы, отметка о задолженности. Маршрут определяет, кто и в какой последовательности обрабатывает документ и какой подписью его закрывает. Участников можно задавать не поимённо, а по функциональной роли: руководитель подразделения, ответственный за материальные ценности, администратор ИТ-систем. Тогда при смене сотрудника маршрут не переписывается.
В сервисе Добыто маршрут собирается из готового шаблона, а статус каждого этапа виден в одном реестре: вкладки «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив» со счётчиками. Кадровику не нужно спрашивать, у кого лежит документ, — цепочка согласующих с отметками времени отображается в карточке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Маршрут обходного листа стоит один раз собрать как шаблон и больше к нему не возвращаться. Мы задаём участников по ролям, а не по фамилиям, и ставим срок на каждом этапе: тогда при увольнении кадровик нажимает одну кнопку, а не собирает согласующих вручную. Проверьте в своём сервисе, поддерживает ли редактор маршрутов параллельные ветки — без них выигрыш во времени будет небольшим.»
Важный нюанс из практики: подписать документ в системе задним числом нельзя. Если работник не закрыл свой этап в отведённое время, корректный сценарий — настроенное автозакрытие этапа с возвратом документа кадровику, после чего документ либо переоформляется на новую дату, либо оформляется на бумаге. Попытка «дописать» дату вручную превращает электронный документ в спорное доказательство.
Как закрыть увольнение за один день: пошаговая инструкция
- Шаг 1. В день получения заявления запустите маршрут обходного листа, не дожидаясь последнего дня. За две недели отработки по статье 80 ТК РФ подразделения успевают закрыть свои этапы без спешки.
- Шаг 2. Отправьте параллельно три ветки: ИТ (доступы и техника), материально ответственное лицо (инвентарь, спецодежда, ключи), бухгалтерия (подотчётные суммы, задолженность по авансовым отчётам).
- Шаг 3. За три рабочих дня до даты увольнения проверьте вкладку с незакрытыми этапами и разберите застрявшие вручную. На этом же шаге бухгалтерия получает данные для расчёта компенсации за неиспользованный отпуск.
- Шаг 4. Подготовьте бумажный блок: приказ по форме Т-8 или собственной форме, личная карточка, книга учёта движения трудовых книжек. Эти документы работник подписывает от руки.
- Шаг 5. В последний день выдайте трудовую книжку или СТД-Р, проведите расчёт по статье 140 ТК РФ и направьте электронный комплект в архив. СТД-Р при отказе от бумажной трудовой книжки можно передать в электронном виде с подписью работодателя.
- Шаг 6. Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России.
Подписи на документах увольнения: чем ПЭП отличается от УНЭП и УКЭП
Три вида подписи описаны в статье 5 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи», а их применимость в кадровом документообороте — в статье 22.3 ТК РФ. Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через логин, пароль и код подтверждения. Усиленная неквалифицированная (УНЭП) создаётся средствами криптографии, позволяет обнаружить изменение документа после подписания и выдаётся либо в информационной системе работодателя, либо через приложение Госключ по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Усиленная квалифицированная (УКЭП) отличается от УНЭП тем, что сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а средства подписи сертифицированы: такая подпись признаётся равнозначной собственноручной без дополнительного соглашения сторон.
Отсюда практическое правило: ПЭП и УНЭП работают только при наличии соглашения или прямого указания закона, УКЭП — по умолчанию. Никакой «единицы измерения» или «уровня подписки» у подписи не существует: в анкетах сервисов под типом подписи имеется в виду именно вид ЭП по 63-ФЗ. Бесплатную УНЭП работник выпускает в приложении Госключ, порядок выпуска описан на странице Госключа на портале Госуслуг.
Ниже — разбор комплекта увольнения по видам подписи. Таблица собрана по требованиям статьи 22.3 ТК РФ и части 3 статьи 22.1 ТК РФ.
| Документ | Подпись работника | Подпись работодателя |
|---|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | ПЭП в информационной системе работодателя, УНЭП или УКЭП | не требуется |
| Соглашение о расторжении трудового договора | УНЭП или УКЭП | только УКЭП |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ) | УНЭП или УКЭП | только УКЭП |
| Обходной лист, служебные записки о передаче дел | ПЭП, УНЭП или УКЭП | УНЭП или УКЭП |
| СТД-Р, справки о доходах и стаже | не подписывает | УКЭП при направлении в электронном виде |
| Приказ об увольнении | собственноручная | собственноручная |
Из таблицы следует нерадостное для сторонников полной цифровизации: даже при работающем КЭДО в комплекте увольнения остаётся минимум один бумажный документ. Универсальная связка для остальных документов — УНЭП у работника и УКЭП у работодателя: она закрывает все виды кадровых документов и не требует от работника покупки сертификата.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Не заводите работникам разные подписи под разные документы. Технически можно разрешить и облачную подпись, и Госключ, но на практике люди путаются, а кадровик получает срыв сроков. Мы фиксируем в положении о КЭДО одну связку: у работника УНЭП, у работодателя УКЭП. Проверьте, что в вашем ЛНА перечислены и виды документов, и допустимые для них виды подписи, — без этого перечня согласование с ГИТ превращается в переписку.»
Что проверить до запуска маршрута
Диагностика занимает полчаса и снимает большую часть отказов на последнем дне.
- Есть ли утверждённое положение о КЭДО и приказ о его введении, где перечислены виды документов и виды подписи для каждого.
- Собрано ли письменное согласие работника на взаимодействие в электронном виде по статье 22.2 ТК РФ. Работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имевшие трудового стажа, согласие не дают.
- Действует ли сертификат подписи работника на дату увольнения и не истекает ли он в течение последних двух недель.
- Кто со стороны компании подписывает документы: у уполномоченного сотрудника должна быть УКЭП организации или доверенность.
- Настроена ли выгрузка комплекта с файлами подписей из электронного архива — она понадобится при проверке.
Последний пункт проверяют реже всего, а спрашивают его первым. В Добыто подписанный комплект уходит во вкладку «Архив» и выгружается вместе с файлами подписей, поэтому подтвердить факт и дату ознакомления можно без обращения в поддержку.
Важный нюанс из практики: согласие на КЭДО по-прежнему собирается в письменном виде на бумаге. Для дистанционных работников порядок другой: их электронное взаимодействие регулируется главой 49.1 ТК РФ и локальным актом о дистанционной работе, отдельное согласие не требуется. В практике Добыто мы разводим эти два потока на этапе настройки, чтобы не собирать лишние подписи и не терять обязательные.
Документы для комплекта увольнения и перехода на КЭДО
Комплект собран под последний рабочий день: начните с формы СТД-Р, если работник отказался от бумажной трудовой книжки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Акт об отказе от подписания документа | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
Сценарии: как меняется маршрут в зависимости от ситуации
Универсальный обходной лист на всю компанию работает плохо: у кладовщика и у аналитика разный состав передаваемого. Ниже — что критично и что вторично по типовым сценариям.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Дистанционный работник | Способ возврата техники и срок доставки, направление СТД-Р в электронном виде | Сбор письменного согласия на КЭДО: порядок задан главой 49.1 ТК РФ и ЛНА |
| Материально ответственное лицо | Инвентаризация до даты увольнения, акт приёма-передачи ценностей | Скорость маршрута: срок диктует инвентаризация, а не согласование |
| Сотрудник с широкими ИТ-доступами | Отключение учётных записей в дату увольнения, отзыв сертификата подписи | Возврат периферии и расходников |
| Увольнение по соглашению сторон в день обращения | УКЭП работодателя на соглашении, готовый расчёт к концу дня | Полный обход подразделений: имущество передаётся по отдельному акту |
| Работник болеет в последний день | Уведомление о явке за трудовой книжкой, расчёт не позднее дня после требования | Подписание обходного листа: его можно закрыть позже |
Общая логика: чем больше у работника материальной ответственности, тем раньше запускается маршрут; чем выше уровень доступов, тем жёстче привязка к дате.
Цена ошибки: во что обходится задержка документов и расчёта
Считать нужно не стоимость сервиса, а стоимость одного просроченного увольнения. Задержка выдачи трудовой книжки или СТД-Р по статье 234 ТК РФ даёт работнику право требовать возмещения неполученного заработка за весь период задержки. Задержка выплат по статье 236 ТК РФ добавляет проценты не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм за каждый день просрочки.
Административная часть считается отдельно. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей на организацию и дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трёх лет. Невыплата расчёта в срок квалифицируется по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторном нарушении по части 7 — до 100 000 рублей на организацию.
Внимание: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при увольнении сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. За непредставление сведений статья 17 Федерального закона № 27-ФЗ предусматривает 500 рублей за каждое застрахованное лицо.
Отдельная ошибка — попытка удержать стоимость невозвращённого имущества из последней выплаты. Перечень удержаний в статье 137 ТК РФ закрытый, и невозврат ноутбука в него не входит. Возмещение ущерба идёт по статье 248 ТК РФ: распоряжение работодателя возможно в течение месяца со дня установления размера ущерба и только если сумма не превышает среднего месячного заработка; общий размер удержаний при каждой выплате ограничен 20 процентами по статье 138 ТК РФ. За пределами этих условий остаётся суд.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Самая дорогая ошибка последнего дня — не потерянный ноутбук, а удержание за него без основания. Работник получает и стоимость техники обратно, и проценты по статье 236 ТК РФ, а работодатель — штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ. Если ценности не возвращены, зафиксируйте это актом в день увольнения и считайте ущерб отдельно от расчёта при увольнении.»
Когда электронный обходной лист не нужен
Инструмент избыточен как минимум в трёх случаях. Первый — компания до 15-20 человек в одном офисе, где передача дел занимает один разговор, а согласующих физически двое. Второй — должности без материальной ответственности и без доступа к системам: маршрут в этом случае превращается в формальность, которая только удлиняет процедуру. Третий — разовое увольнение при отсутствии внедрённого КЭДО: настраивать шаблон, тип документа и маршрут ради одного случая дороже, чем подписать бумажный лист.
Есть и ситуация, когда обходной лист вреден: конфликтное увольнение, где работник заранее заявил о споре. Любая отметка «не сдал» в таком листе будет использована как доказательство давления, если по времени она совпадёт с задержкой выдачи документов. Здесь надёжнее акт приёма-передачи с датой и подписями свидетелей.
Стоимость КЭДО и сроки подключения в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении сотрудника |
| Выпуск УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны маршрутов, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Данные по стоимости действительны на дату публикации. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельная строка расходов на подписи в бюджете не появляется.
Выводы
Обходной лист не имеет статуса обязательного документа, поэтому единственный способ ускорить увольнение — убрать из последнего дня всё, что можно сделать заранее. Параллельный маршрут в КЭДО закрывает согласования подразделений за часы, электронная подпись снимает необходимость личной явки за заявлением и справками, а бумажным остаётся только приказ об увольнении и связанный с ним блок по трудовой книжке. Комбинация из УНЭП у работника и УКЭП у работодателя покрывает весь оставшийся комплект.
Мы в Добыто настраиваем такие маршруты как типовые шаблоны: с ролями вместо фамилий, сроками на этапах и выгрузкой подписанного комплекта из архива для проверок. Это та часть работы, которую кадровой службе достаточно сделать один раз, чтобы каждое следующее увольнение закрывалось в один день.
Частые вопросы
Что означает «тип подписи УКЭП» в настройках сервиса и есть ли у подписи единица измерения
Тип подписи — это её вид по статье 5 Федерального закона № 63-ФЗ: простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная. Никаких единиц измерения, уровней подписки или тарифных градаций у подписи нет, а формулировки вида «тип подписки УКЭП» — следствие путаницы между тарифом сервиса и видом ЭП. Один сотрудник может одновременно иметь ПЭП в системе работодателя и УНЭП в Госключе и подписывать ими разные документы.
Можно ли уволить работника, который не подписал обходной лист и не вернул ноутбук
Да, и обязаны: основания для отказа в увольнении по статье 80 ТК РФ у работодателя нет. В последний день выдаётся трудовая книжка или СТД-Р и производится расчёт по статье 140 ТК РФ. Факт невозврата фиксируется актом, а стоимость имущества взыскивается по статье 248 ТК РФ или в суде, если сумма превышает средний месячный заработок работника.
Работник отозвал согласие на КЭДО за несколько дней до увольнения. Что делать
Перевести оставшийся комплект на бумагу. Ранее подписанные электронные документы сохраняют силу, но новые оформляются в привычном виде: заявление, ознакомление с приказом, получение СТД-Р. Отзыв согласия не сдвигает дату увольнения и не продлевает срок расчёта, поэтому бумажный комплект готовится в тот же день.
Нужно ли выдавать СТД-Р, если работник сохранил бумажную трудовую книжку
Нет. При сохранённой бумажной трудовой книжке в последний день выдаётся она, запись об увольнении вносится по статье 84.1 ТК РФ, а получение фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек. Форма СТД-Р выдаётся тем, кто отказался от бумажного варианта; по письменному заявлению работника её направляют в электронном виде с подписью работодателя.
Можно ли подписать обходной лист УНЭП из Госключа после того, как корпоративные доступы отключены
Да. Сертификат УНЭП в Госключе выпускается на физическое лицо через подтверждённую учётную запись Госуслуг и не зависит от корпоративной учётной записи. Документ приходит в мобильное приложение по уведомлению, подписание занимает около минуты. Отключение доступа к корпоративной почте на возможность подписания не влияет, если система умеет отправлять документ по другому каналу.
Сколько хранить электронные документы уволенного работника и в каком виде
Документы по личному составу, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Электронный оригинал хранится вместе с файлами подписей: без них подтвердить подписание при проверке невозможно. Проверьте в договоре с оператором КЭДО условие о доступе к архиву после расторжения договора — выгрузка комплекта с подписями должна быть доступна и после окончания обслуживания.
