Выпуск УНЭП онлайн идет двумя путями: сертификат создается прямо в сервисе КЭДО после идентификации сотрудника либо в приложении Госключ по подтвержденной учетной записи Госуслуг. В обоих случаях визит в удостоверяющий центр и бумажные заявления не нужны: сотрудник задает пароль и получает подпись за несколько минут. Со стороны работодателя документ подписывается УКЭП, ее выдает аккредитованный удостоверяющий центр. Главное различие, от которого зависит комплект бумаг: для УНЭП, выпущенной в информационной системе работодателя, нужно соглашение с работником с описанным порядком проверки подписи, а для УНЭП ЕСИА из Госключа такое соглашение не требуется в силу части 2 статьи 22.3 ТК РФ.
Разберем, чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП, какие кадровые документы можно закрыть каждой из них и какие документы закон запрещает переводить в электронный вид вообще. Покажем, что подготовить до выпуска подписи, чтобы сертификаты потом не пришлось аннулировать, и что спросить у вендора про лицензии и обработку персональных данных. Отдельно расшифруем формулировки из тендерных заданий: тип подписки УКЭП, единица измерения УКЭП, ЕИО с наличием ПЭП. Сценарии по категориям сотрудников, разбор ошибок и их цены, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
УНЭП, ПЭП и УКЭП: разница, которая определяет комплект документов
Три вида электронной подписи различаются способом формирования и тем, что подпись доказывает. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи определенным лицом: логин, пароль, код из СМС. УНЭП создается криптографическим преобразованием, поэтому она подтверждает еще и неизменность документа после подписания. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признается равнозначной собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
Для кадровика разница считывается через один вопрос: нужно ли отдельное соглашение с работником, чтобы подпись работала. Для ПЭП и УНЭП такое соглашение обязательно, причем в нем должен быть прописан порядок проверки подписи. Исключение сделано для УНЭП ЕСИА: ее использование прямо предусмотрено Трудовым кодексом, поэтому подписывать с работником соглашение об использовании подписи не требуется.
| Вид подписи | Где выпускается | Нужно ли соглашение с работником | Что можно подписать |
|---|---|---|---|
| ПЭП работника | В сервисе КЭДО или на портале «Работа в России» | Да, с порядком проверки подписи | Заявления, ознакомление с ЛНА, расчетные листки |
| УНЭП в информационной системе работодателя | В сервисе КЭДО, сертификат формируется дистанционно | Да, с порядком проверки подписи | Трудовой договор, допсоглашения, договор о материальной ответственности, ученический договор, заявление об увольнении |
| УНЭП ЕСИА (Госключ) | В приложении Госключ по подтвержденной учетной записи Госуслуг | Нет, использование предусмотрено статьей 22.3 ТК РФ | Тот же перечень, что и УНЭП в информационной системе |
| УКЭП | Аккредитованный удостоверяющий центр, для работника — также Госключ | Нет, признается по умолчанию | Все кадровые документы, включая те, где закон требует квалифицированную подпись со стороны работодателя |
Из таблицы следует практический вывод для бюджета: закрыть весь кадровый документооборот одной ПЭП не получится, а выдавать всем УКЭП дорого и требует идентификации. Рабочая связка для большинства компаний — УКЭП со стороны работодателя и УНЭП со стороны работника.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спор про ПЭП обычно заканчивается на трудовом договоре. Простой подписью удобно закрывать заявления и ознакомление с локальными актами, но как только доходит до трудового договора, договора о материальной ответственности или заявления об увольнении, нужна УНЭП или УКЭП. Проверьте свой реестр документов до старта: если в нем есть хотя бы один документ из этого перечня, простой подписью проект не закроется.»
Два способа выдать УНЭП без визита в офис
Первый способ — выпуск подписи внутри сервиса КЭДО. Сотрудник заходит в личный кабинет, подтверждает данные, задает пароль к ключу, и сертификат готов: обычно это два-три экрана и несколько минут. Работодатель получает управляемую историю: подпись выдается массово, видно, у кого сертификата нет и у кого он заканчивается.
Второй способ — УНЭП ЕСИА в приложении Госключ. Сертификат выпускают все, у кого есть подтвержденная учетная запись Госуслуг с внесенным номером телефона, порядок описан в инструкции по получению сертификата УНЭП в приложении «Госключ» на портале госуслуг. Для работника это бесплатно, для работодателя тоже: не нужно организовывать работу удостоверяющего центра ни у себя, ни у подрядчика.
Факт: правила создания и использования сертификата УНЭП в Госключе установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Использование УНЭП ЕСИА работником прямо предусмотрено частью 2 статьи 22.3 ТК РФ, поэтому отдельное соглашение об использовании подписи с работником заключать не нужно.
Разница между способами не в скорости выпуска, а в доверии и в интерфейсе. Подпись, выпущенная сторонней компанией, у части сотрудников вызывает возражения: люди боятся, что чужим сертификатом на них оформят кредит. Госключ снимает этот вопрос, потому что выпуск гарантирован государством, а вход идет через привычные Госуслуги. Обратная сторона — отдельный интерфейс: чтобы подписать документ, работник уходит из кабинета КЭДО в мобильное приложение. Часть этого барьера уже снята, Госключ доступен внутри приложения Госуслуг.
Подключение Госключа к своей системе тоже устроено двумя способами, и HR-директору важно знать про второй заранее. По агентской схеме используется API-ключ вендора, но тогда от сотрудников нужно согласие на передачу персональных данных в сторону вендора. При самостоятельном подключении API-ключ выпускается на организацию, а обезличенный сертификат выпускает руководитель организации лично и перевыпускает каждый год.
Внимание: при самостоятельной интеграции с Госключом обезличенный сертификат выпускается только руководителем организации и только на 1 год. Поставьте перевыпуск в календарь: пропущенный срок останавливает подписание у всей компании.
Как выпустить УНЭП сотруднику онлайн: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите в ЛНА виды подписи, которыми подписываются кадровые документы, и реестр этих документов. Без этого пункта выпущенный сертификат не к чему применить.
- Шаг 2. Заведите сотрудника в систему: карточка, должность, подразделение, контакты. Хотя бы один канал связи обязателен, иначе приглашение не уйдет.
- Шаг 3. Соберите основание для электронного взаимодействия: письменное согласие на КЭДО с действующими работниками, уведомление для тех, кто устраивается впервые, ЛНА о дистанционной работе для удаленных сотрудников.
- Шаг 4. Выберите вид подписи для работника. Для УНЭП в сервисе подпишите соглашение об использовании подписи с порядком ее проверки, для УНЭП ЕСИА соглашение не требуется.
- Шаг 5. Отправьте приглашение. Сотрудник подтверждает данные, задает пароль и выпускает сертификат: в сервисе КЭДО это делается в личном кабинете, в Госключе — после входа по учетной записи Госуслуг.
- Шаг 6. Проведите пробное подписание на одном документе и убедитесь, что подпись прошла проверку и легла в архив вместе с файлом.
- Шаг 7. Внесите сертификат в реестр сертификатов сотрудников и поставьте контроль срока действия.
В Добыто КЭДО пятый и шестой шаги идут из одного окна: документ отправляется по маршруту, получатель видит кнопки «Согласовать» и «Подписать», а подписанный файл вместе с файлом подписи уходит в архив и выгружается оттуда в любой момент.
Кейс из практики: в финансовой организации переход с УНЭП стороннего удостоверяющего центра на Госключ занял около 4 месяцев от старта до пилота. После запуска в Госключе стабильно подписывается 95% трудовых договоров, доля сотрудников с выпущенной подписью выросла до 90%. На Госключ переведены трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления об увольнении и договоры о материальной ответственности.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Юридическая обвязка: без чего выпущенная подпись не работает
Сертификат сам по себе не делает документ юридически значимым. Работает связка из трех элементов: локальный нормативный акт о ведении КЭДО, основание для перевода конкретного работника в электронное взаимодействие и соглашение о виде подписи там, где оно требуется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С основанием чаще всего и возникает путаница. Работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имеющие трудового стажа, переводятся на КЭДО по уведомлению, согласие с них получать не нужно. С теми, кто принят раньше, требуется письменное согласие, и Роструд последовательно читает эту норму буквально: согласие на бумаге. Отказ работника от КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций, для него документооборот остается бумажным.
Дистанционные работники стоят отдельно. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, поэтому письменное согласие на КЭДО не требуется: достаточно закрепить электронное взаимодействие в ЛНА о дистанционной работе или в трудовом договоре.
Полезно знать: два потока лучше не смешивать. Правила КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и правила обмена документами с дистанционными работниками — разные режимы, и распространять первый на вторых по умолчанию не нужно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Соглашение об использовании неквалифицированной подписи проверяют не на факт наличия, а на содержание. В нем должен быть описан порядок проверки подписи: как именно сторона убеждается, что документ подписан этим человеком и не менялся после подписания. Соглашение без этого раздела формально есть, а свою функцию не выполняет.»
Шаблоны согласий, соглашений и приказов для выпуска подписи
Комплект собран под задачу выдачи подписи сотрудникам: начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, оно закрывает требование о порядке проверки подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
«Тип подписки УКЭП», «единица измерения УКЭП», «ЕИО с наличием ПЭП»: что за этим стоит
Эти формулировки приходят из закупочных документов и внутренних заявок, и в законе их нет. Расшифровка нужна, чтобы не купить не то, что требуется.
Тип подписки УКЭП — это почти всегда тип подписи, а не подписки: в заявке имеется в виду выбор между ПЭП, УНЭП и УКЭП для конкретного участника процесса. Проверяется это одним вопросом к автору заявки: кто подписывает, работник или работодатель, и какой документ. От ответа зависит все остальное.
Единица измерения УКЭП — это единица тарификации. Квалифицированная подпись считается сертификатами: один сертификат на одно физическое лицо на срок, установленный удостоверяющим центром, с обязательным перевыпуском по окончании срока. Считать УКЭП «на компанию» нельзя: сертификат всегда привязан к человеку, а не к юридическому лицу.
ЕИО с наличием ПЭП — это единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации, у которого есть простая электронная подпись. Формулировка встречается в описании ролей: у руководителя есть учетная запись и ПЭП для входа и подтверждения действий, но подписывать кадровые документы со стороны работодателя простой подписью нельзя. Для этого нужна УКЭП, а право подписи можно делегировать уполномоченному сотруднику приказом.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В техзаданиях мы часто видим требование дать сотрудникам возможность подписывать документы простой подписью на портале «Работа в России». Технически это выполнимо, но работник уходит из своего кабинета в отдельный интерфейс без мобильного приложения, а в цепочку добавляется еще один сервис, сбой которого останавливает подписание. Обязанности использовать этот портал для подписания у работодателя нет, поэтому требование стоит пересмотреть до старта проекта.»
Что можно подписать УНЭП, а что нельзя перевести в электронный вид вообще
Четыре группы документов остаются на бумаге независимо от того, какие подписи выпущены: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы можно вести только в электронном виде, без дублирования на бумаге.
Дальше действует правило по видам подписи. Трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор и заявление об увольнении работник подписывает УКЭП или УНЭП. Заявления, ознакомление с локальными нормативными актами, расчетные листки и большинство приказов закрываются простой подписью. Со стороны работодателя для документов первой группы нужна квалифицированная подпись.
Сценарии по категориям сотрудников различаются не видом подписи, а основанием для перехода и комплектом бумаг.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Работник принят до 2022 года | Письменное согласие на КЭДО на бумаге; отказ не влечет санкций | Выбор конкретного вида УНЭП |
| Первая работа, оформление после 31 декабря 2021 года | Уведомление о ведении КЭДО, согласие не требуется | Сбор бумажных заявлений |
| Дистанционный работник | ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии | Отдельное согласие на КЭДО |
| Исполнитель по ГПХ или самозанятый | Соглашение об электронном документообороте; нормы ТК РФ о КЭДО не применяются | Уведомление и согласие по правилам для работников |
| Подписант со стороны работодателя | УКЭП аккредитованного удостоверяющего центра, приказ о делегировании права подписи | Наличие у него ПЭП для входа в систему |
Проверьте свою матрицу по этой таблице до закупки подписей: чаще всего в проекте не хватает не сертификатов, а основания для перевода конкретной группы сотрудников.
Важный нюанс из практики: в компаниях, которые начинали с ПЭП, к моменту перехода на УНЭП около 75% сотрудников имеют только простую подпись. Переводить их приказом бесполезно: работает информационная кампания — рассылки, баннеры на корпоративном портале, поиск амбассадоров среди сотрудников, работа с руководителями подразделений и база знаний с ответами на типовые вопросы. Оставшиеся меньше 1%, кто вообще не в КЭДО, переводятся через дополнительное соглашение.
Когда выпуск УНЭП онлайн не решает задачу
Есть ситуации, где онлайн-выпуск подписи преждевременен или не закрывает потребность.
- У работника нет подтвержденной учетной записи Госуслуг с внесенным номером телефона. Для УНЭП ЕСИА это обязательное условие, обойти его нельзя. Остается УНЭП в информационной системе работодателя.
- Не утверждены ЛНА и не собраны согласия. Сертификаты в этом случае выпускаются в пустоту: подписывать ими нечего, а часть придется аннулировать при смене вида подписи.
- Компания работает только с документами из закрытого перечня: трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении, инструктажи по охране труда. Электронная подпись их не касается.
- Требования информационной безопасности запрещают передавать тело документа во внешние сервисы. Подписание через Госключ предполагает передачу документа через государственную инфраструктуру, и этот вопрос согласуется с безопасностью до старта, а не после.
- Возрастные сотрудники без смартфона. Для них документооборот остается бумажным, и это нормальный режим: КЭДО на дату публикации не обязателен ни для одной категории работодателей.
Во что обходится ошибка в выборе подписи
Цена ошибки редко равна стоимости переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работником простой подписью вместо УНЭП или УКЭП, при проверке ГИТ читается как нарушение порядка оформления трудовых отношений: часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, и это по каждому эпизоду. В трудовом споре такой документ придется подтверждать другими доказательствами. В Добыто КЭДО вид подписи задается на уровне типа документа и маршрута, поэтому подписать простой подписью то, что требует УНЭП, система не даст.
Вторая статья расходов — персональные данные. Если работодатель сам передает данные сотрудников в сервис для массовой регистрации и выпуска подписей, сервис выступает лицом, обрабатывающим данные по поручению, и работодателю нужно согласие работника на такую передачу. Отсутствие этого согласия попадает под оборотные штрафы за нарушения при обработке персональных данных.
Третья статья — переподписание. Если вид подписи меняется на середине проекта, ранее подписанные документы приходится либо переподписывать, либо оформлять акт о невозможности переподписания. На массиве в несколько тысяч сотрудников это отдельный проект со своим бюджетом.
Что спросить у вендора до выпуска подписей
Выпуск подписи — это обработка персональных данных и работа средств криптографической защиты, поэтому проверять надо не интерфейс, а документы поставщика.
Первое — лицензии. Деятельность в области информационной безопасности лицензируется, лицензии выдают ФСТЭК и ФСБ. Если у разработчика системы их нет, регулятор вправе прекратить деятельность организации или запретить использование продукта, и вы останетесь без системы вместе с выпущенными в ней подписями. Второе — сертификат на продукт: он выдается на конкретную версию, поэтому спрашивайте, на какую именно. Третье — оценка соответствия по 152-ФЗ на вашей стороне: ее можно провести самостоятельно с оформлением акта оценки соответствия либо привлечь лицензиата ФСТЭК и получить аттестат.
Отдельно уточните схему обработки персональных данных при выпуске подписи. Вариантов два: работник регистрируется в сервисе сам, и тогда сервис сам собирает с него согласие и отвечает за обработку, либо данные передает работодатель, и тогда нужно поручение на обработку и согласие работника на передачу.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней проверяются маршрут подписания, доставка уведомлений и выгрузка подписанного файла вместе с файлом подписи. Это снимает основную часть ошибок настройки до того, как в систему зайдут тысячи человек.
Лайфхак: сопровождайте первые 50 подписаний вручную, разбирая каждый сбой. К этому моменту становится видно, где путаются сотрудники, и дальше проект идет без ручного контроля.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сроки внедрения упираются не в подписи, а в интеграцию. Готовый коннектор к 1С ставится примерно за час и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API с самописной учетной системой занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации вашей команды. Спросите у вендора, какой из двух вариантов ваш, до того как поставите дату запуска.»
Стоимость выпуска УНЭП и тарифы на КЭДО в 2026 году
Итоговая цена складывается из численности подключенных сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны, электронный архив, требования по SLA и размещению.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП | через партнеров — удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, отдельно их покупать не нужно. Полные условия по тарифам, включая переход между ними с пропорциональным пересчетом разницы, опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
При расчете бюджета сравнивайте не стоимость лицензии, а стоимость цикла: бумага, картриджи, курьерская доставка и хранение против абонентской платы. В проекте на 1100 сотрудников документооборот по одному кадровому процессу занимает 15-30 минут вместо нескольких недель, а годовая экономия только на электронных подписях доходит до 0,5 млн рублей.
Выводы
УНЭП выпускается онлайн двумя путями: внутри сервиса КЭДО или в приложении Госключ по подтвержденной учетной записи Госуслуг, и оба варианта обходятся без визитов и бумажных заявлений. Выбор между ними определяется не ценой, а юридической обвязкой: для подписи из информационной системы нужно соглашение с описанным порядком проверки, для УНЭП ЕСИА оно не требуется. Перед выпуском сертификатов важнее собрать основания для перевода каждой категории сотрудников и утвердить реестр документов с видами подписи, чем ускорить сам выпуск. Ошибка в виде подписи стоит дороже переоформления: она дает штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ и массовое переподписание.
Мы в Добыто разбираем эту связку до старта: сверяем реестр кадровых документов с видами подписи, собираем комплект ЛНА и согласий и обкатываем маршрут на пилотной группе, чтобы к моменту массового выпуска подписей у каждой категории сотрудников было готовое основание.
Частые вопросы
Будет ли УНЭП, выпущенная в одном сервисе КЭДО, работать в другой системе
Нет. УНЭП, созданная в информационной системе, действует в рамках этой системы и соглашения сторон, где описан порядок ее проверки. При смене сервиса сертификаты выпускаются заново. УНЭП ЕСИА из Госключа устроена иначе: одна подпись работника используется в разных системах, интегрированных с Госключом, включая сервисы, не связанные с кадрами.
Что делать, если сотрудник сменил телефон и потерял доступ к подписи
Действующий сертификат аннулируется по заявлению, после чего выпускается новый. Для УНЭП ЕСИА порядок тот же: подпись привязана к устройству и паролю, при смене смартфона сертификат выпускается заново после входа по учетной записи Госуслуг. Внесите обе операции в реестр сертификатов сотрудников, иначе через год не удастся объяснить, какой подписью подписан конкретный документ.
Нужно ли переподписывать документы, когда у работника истек сертификат
Нет. Подпись оценивается на момент подписания, а не на момент проверки. Условие одно: в системе должны быть метка времени и механизм перештамповки для долговременного хранения, иначе через несколько лет подтвердить действительность сертификата на дату подписания будет нечем. Этот пункт стоит проверять при выборе системы, а не при первой проверке архива.
Как выпустить подпись работнику без учетной записи на Госуслугах
УНЭП ЕСИА такому работнику недоступна: подтвержденная учетная запись с внесенным номером телефона — обязательное условие выпуска. Остается УНЭП в информационной системе работодателя, где идентификация проводится по данным кадровой системы. Если и этот вариант не подходит, работник остается на бумажном документообороте, отказ от КЭДО не влечет для него последствий.
Кто подписывает кадровые документы, если руководитель в отпуске
Право подписи делегируется приказом уполномоченному сотруднику: это может быть руководитель кадровой службы, бухгалтер по зарплате или другой ответственный. У этого сотрудника должна быть своя УКЭП, выданная аккредитованным удостоверяющим центром на его имя: сертификат привязан к физическому лицу и не передается. Отдельно проверьте маршруты согласования — в них подписант обычно задается ролью, а не фамилией.
Что показывать инспектору при проверке электронных кадровых документов
Выгрузку юридически значимого архива: сам документ, файл подписи и сведения о сертификате, которым он подписан, плюс протокол проверки электронной подписи. Требования к хранению электронных документов опираются на 125-ФЗ об архивном деле и типовые функциональные требования Росархива к системам хранения электронных документов, а сроки хранения кадровых документов не меняются от перехода в электронный вид.
Обязателен ли переход на КЭДО для работодателей
На дату публикации обязанности переходить на кадровый электронный документооборот нет ни у одной категории работодателей, нормативных актов, вводящих такую обязанность, не принято. Утверждения об обязательности КЭДО для отдельных компаний, которые встречаются в открытых источниках, нормативной базы под собой не имеют.
