Заявление об увольнении в КЭДО сотрудник подает из личного кабинета информационной системы работодателя, с портала «Работа в России» или через Госуслуги, а подписывает только усиленной подписью: УКЭП или УНЭП. Простая электронная подпись для этого документа не годится: часть 4 статьи 22.3 ТК РФ прямо относит заявление об увольнении и его отзыв к перечню, где нужна усиленная подпись. Работодатель принимает заявление в системе, фиксирует дату получения, отсчитывает две недели по статье 80 ТК РФ и готовит приказ. Главное различие в процедуре такое: заявление и переписка по нему живут в электронном виде, а приказ об увольнении и трудовая книжка по части 3 статьи 22.1 ТК РФ остаются на бумаге.
Разберем, какая подпись годится для заявления, а какая ломает процедуру, как принять документ и зафиксировать дату отсчета, что делать с отзывом заявления и почему приказ все равно печатают. Покажем, где кадровая служба теряет доказательства и из-за чего суд восстанавливает уволенного. Сравнительная таблица подписей, сценарии по категориям работников, образцы кадровых документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда работник вправе подать заявление об увольнении через КЭДО
Электронное заявление работает только в компании, где кадровый электронный документооборот введен по процедуре статьи 22.2 ТК РФ. Нужны три элемента: локальный нормативный акт о переходе на КЭДО с перечнем документов и видов подписи, письменное уведомление каждого работника и его письменное согласие. Согласия не требуют от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату, — для них электронное взаимодействие включается по умолчанию.
Отказ работника от перехода на КЭДО не дает работодателю права ни уволить его, ни применить санкции. Такой сотрудник продолжает получать документы на бумаге, и заявление об увольнении он пишет от руки. Это не отменяет КЭДО для остальных: система спокойно живет в смешанном режиме, когда часть штата подписывает электронно, а часть остается на бумаге.
Дальше все зависит от категории работника: у разных групп различаются и необходимость согласия, и допустимая подпись, и финал процедуры.
| Категория работника | Согласие на КЭДО | Чем подписывает заявление | Что критично |
|---|---|---|---|
| Принят до 1 января 2022 года | Письменное согласие обязательно | УНЭП или УКЭП | Без согласия электронное заявление юридической силы не имеет |
| Принят после 31 декабря 2021 года, стажа на эту дату не было | Не требуется | УНЭП или УКЭП | Уведомить и выдать подпись до отправки первого документа |
| Дистанционный работник по главе 49.1 ТК РФ | Не требуется, порядок обмена закрепляется в трудовом договоре или ЛНА о дистанционной работе | УНЭП или УКЭП | Приказ об увольнении направляется почтой заказным письмом с уведомлением |
| Отказался от перехода на КЭДО | Не получено | Собственноручная подпись на бумаге | Санкции и увольнение за отказ запрещены, комплект остается бумажным |
| Линейный персонал без рабочей почты и личного кабинета | По общему правилу для своей даты приема | УНЭП с телефона по персональной ссылке | Проверить, что подпись усиленная, а не ПЭП по коду из SMS |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Статьи 22.1-22.3 ТК РФ не применяются | По 63-ФЗ и соглашению сторон об электронном документообороте | Заявления об увольнении в таких отношениях нет, договор расторгается по своим правилам |
Строка про дистанционных работников чаще всего и вызывает споры внутри компаний: юристы делят потоки, потому что глава о дистанционной работе появилась раньше общих норм о КЭДО и дает более мягкий режим обмена. Распространять на дистанционных общие правила КЭДО по умолчанию не стоит.
Техническая сторона тоже нормирована. С 1 марта 2023 года действуют единые требования к форматам электронных кадровых документов: основное содержание в PDF/A-1A, описание документа в XML, электронная подпись только в открепленном виде, при подписании по доверенности — машиночитаемая доверенность. Документы, созданные до марта 2023 года, переоформлять не надо. Проверить готовый файл на соответствие формату можно сервисом на портале «Работа в России», доступ к нему открыт зарегистрированным работодателям.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Роструд последовательно читает норму буквально: согласие на КЭДО должно быть письменным, и собирать его через опрос по корпоративной почте я бы не рекомендовала. В споре именно бумажное согласие закрывает вопрос о том, законно ли вообще существовало электронное заявление об увольнении. Проверьте по своему приказу о введении КЭДО, у всех ли работников, принятых до 2022 года, такое согласие лежит в личном деле.»
Какой подписью работник подписывает заявление об увольнении: ПЭП, УНЭП или УКЭП
Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ дает закрытый перечень документов, которые работник подписывает только усиленной подписью. В нем трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв этого заявления, а также ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора и с приказом о дисциплинарном взыскании. Три допустимых варианта подписи: УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон трудового договора и УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства.
| Вид подписи | Чем формируется и где выдается | Годится для заявления об увольнении |
|---|---|---|
| ПЭП | Логин, пароль, код из SMS. Выдает работодатель в своей системе либо ЕСИА на портале «Работа в России» | Нет |
| УНЭП по соглашению сторон | Криптографическое преобразование. Выпускается удостоверяющим центром или самой системой КЭДО, работник задает пароль сам | Да, если соглашение с работником описывает порядок проверки подписи |
| УНЭП через инфраструктуру электронного правительства (Госключ) | Мобильное приложение Госключ по подтвержденной учетной записи Госуслуг. Правила установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 | Да, отдельное соглашение не требуется |
| УКЭП | Квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра по 63-ФЗ, носитель или Госключ с удаленной идентификацией по загранпаспорту | Да |
Самая универсальная связка выглядит так: у работника УНЭП, у работодателя УКЭП. Она закрывает и заявление об увольнении, и остальные документы, где закон требует от работодателя квалифицированную подпись, — трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и приказ о дисциплинарном взыскании работодатель подписывает по статье 22.3 ТК РФ только УКЭП.
Почему ПЭП не подходит для заявления об увольнении
ПЭП подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом, но не гарантирует неизменность документа после подписания. Усиленная подпись это делает за счет криптографического преобразования, и законодатель оставил заявление об увольнении только в зоне усиленных подписей. Если в компании выдана только ПЭП, есть два рабочих выхода: выпустить работникам УНЭП внутри системы КЭДО либо перевести их на Госключ. Третий вариант, принять заявление на бумаге, тоже законен, и он остается запасным на случай отказа техники.
Факт: УНЭП в Госключе выпускается бесплатно и для гражданина, и для работодателя. Сертификат формируется дистанционно, по подтвержденной учетной записи Госуслуг, ехать в удостоверяющий центр и сдавать документы не нужно.
«Тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП»: что за этим стоит
В поисковых запросах регулярно встречаются формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП». За ними стоит одна путаница: УКЭП принимают за тарифный план или за реквизит с числовым значением. УКЭП — это вид электронной подписи по 63-ФЗ, а не подписка и не измеряемая величина. Единицы измерения возникают только в тарификации сервиса КЭДО, где считают рабочие места или сотрудников в месяц, и к самой подписи отношения не имеют. Срок у подписи один: срок действия сертификата, обычно 12 месяцев для квалифицированного сертификата.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Потенциально по Трудовому кодексу в разных документах могут использоваться все три вида подписи в разных сочетаниях, и сервисы честно поддерживают любые. Но чем больше вариантов вы раздали работникам, тем чаще они путаются, какой подписью что подписывать. Выберите одну подпись для работника и закрепите ее в положении о КЭДО вместе с реестром документов.»
Проверьте подпись на поступившем заявлении
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Где именно сотрудник пишет заявление: три канала и что с ними не так
Закон допускает два контура: информационная система работодателя и единая цифровая платформа «Работа в России», взаимодействие с которой идет в том числе через Госуслуги. Внутри этих контуров сценарии для работника выглядят по-разному.
Первый канал — личный кабинет системы КЭДО. Работник открывает раздел документов, выбирает шаблон заявления, указывает дату увольнения и отправляет документ по заранее настроенному маршруту. Маршрут задается один раз: последовательный, когда документ идет по очереди от руководителя к кадровой службе, или параллельный, когда он уходит нескольким согласующим одновременно. Кадровик видит статус на каждом шаге и не собирает подписи вручную.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй канал — портал «Работа в России». Подписание там идет простой электронной подписью, а значит, для заявления об увольнении этот путь закрыт напрямую нормой части 4 статьи 22.3 ТК РФ. Есть и бытовая сторона: у портала нет отдельного мобильного приложения, работнику приходится авторизоваться с компьютера в незнакомом интерфейсе, а для компании это дополнительная точка интеграции, которая может отвалиться в неудобный момент.
Третий канал — Госключ. Работник получает уведомление, открывает документ в приложении, подтверждает ознакомление и подписывает УНЭП. Подписание кадрового документа при уже установленном приложении занимает около минуты. С 2025 года Госключ доступен и внутри мобильного приложения Госуслуг, что снимает необходимость ставить отдельную программу. Ограничение у канала одно и техническое: тело документа передается в приложение через инфраструктуру электронного правительства, и службы информационной безопасности крупных компаний это отдельно согласовывают.
Важный нюанс из практики: у линейного персонала в ритейле и на складах часто нет ни рабочей почты, ни привычки заходить в личный кабинет. Рабочая схема здесь другая: кадровик формирует документ сам и отправляет работнику ссылку, тот проходит верификацию и подписывает с телефона, не разбираясь в интерфейсе системы. Заявление об увольнении по такой схеме тоже подписывается усиленной подписью, иначе процедура не считается соблюденной.
В сервисе Добыто маршрут и тип документа настраиваются один раз в разделе шаблонов, дальше заявление на увольнение запускается по этому маршруту в один клик, а статус каждого участника виден в общей таблице документов.
Полезно знать: готовый коннектор к 1С ставится примерно за час и не требует вашей команды разработки. Если учетная система самописная и интеграцию делают через API, закладывайте от двух дней до двух месяцев в зависимости от квалификации разработчиков.
Как принять заявление об увольнении в КЭДО: порядок действий кадровика
Момент получения заявления определяет всю дальнейшую арифметику. Двухнедельный срок предупреждения по статье 80 ТК РФ начинает течь со следующего дня после того, как работодатель получил заявление. В электронной системе датой получения считается дата поступления документа в информационную систему работодателя, и она фиксируется автоматически — это одно из немногих преимуществ КЭДО, которое напрямую снимает спор о сроках. В практике Добыто кадровые службы спотыкаются именно здесь: заявление лежит в системе третий день, а отсчет никто не запустил, потому что документ не провели по маршруту.
Как принять электронное заявление об увольнении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте поступивший документ и сверьте вид подписи: должна стоять УКЭП или УНЭП. Заявление, подписанное ПЭП, к рассмотрению не принимайте и сразу сообщите работнику, чем его переподписать.
- Шаг 2. Проверьте подпись и сертификат: совпадение владельца сертификата с работником, срок действия сертификата на дату подписания, целостность файла. Сохраните протокол проверки.
- Шаг 3. Зафиксируйте дату поступления документа в систему и рассчитайте последний рабочий день. Течение двухнедельного срока начинается со следующего дня.
- Шаг 4. Проверьте содержание: ясно выраженное волеизъявление, дата увольнения, основание. Формулировка «прошу уволить с 15 числа» и «прошу уволить 15 числа» дают разные последние рабочие дни, уточните это у работника письмом в той же системе.
- Шаг 5. Проведите заявление по маршруту согласования: непосредственный руководитель, кадровая служба, при необходимости бухгалтерия. Параллельно запустите задачи на закрытие доступов и возврат имущества.
- Шаг 6. Подготовьте приказ об увольнении на бумаге и ознакомьте работника под подпись. Электронная форма для этого документа законом не предусмотрена.
- Шаг 7. В последний рабочий день выдайте трудовую книжку или СТД-Р, произведите расчет по статье 140 ТК РФ и подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
Внимание: подписать документ в системе КЭДО задним числом нельзя, отметка времени формируется автоматически. Если работник не закрыл свой этап в отведенный срок, настраивайте автозакрытие этапа: система вернет документ кадровику, и дальше вы либо подписываете на бумаге, либо меняете даты и отправляете на повторное подписание.
Образцы документов для оформления увольнения через КЭДО
Комплект собран под электронную процедуру, начинать стоит с положения о ведении КЭДО: без него остальные документы работают вхолостую.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Форма СТД-Р | Скачать |
Приказ об увольнении и трудовая книжка: что остается на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного оборота четыре позиции: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Перечень закрытый, расширять или сокращать его локальным актом нельзя.
Процедура увольнения поэтому всегда идет в двух формах. Заявление приходит электронно, приказ печатается и подписывается собственноручно, работник знакомится с ним под подпись на бумаге. Если работник дистанционный и физически до офиса не доедет, приказ направляется по почте заказным письмом с уведомлением, а факт направления фиксируется в деле. В последний рабочий день выдается бумажная трудовая книжка либо форма СТД-Р, если работник перешел на электронные сведения о трудовой деятельности, и производится окончательный расчет.
Лайфхак: в маршрут увольнения закладывайте не только подписание, но и блоки задач: задачу ИТ-службе на закрытие учетной записи и пропуска, задачу административной службе на возврат имущества. Гибкая система КЭДО умеет запускать такие задачи автоматически при переходе документа на нужный этап.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Кадровики регулярно спрашивают, можно ли обойти бумажный приказ, раз заявление уже электронное. Нельзя: приказ об увольнении, трудовые книжки, акт о несчастном случае и подтверждение инструктажей по охране труда закон оставил на бумаге, и этот перечень с 2021 года не менялся. Сверьте свое положение о КЭДО с частью 3 статьи 22.1 ТК РФ: если в реестре электронных документов у вас числится приказ об увольнении, положение придется править.»
В практике Добыто увольнение мы разводим на два трека внутри одного маршрута: электронная ветка с заявлением, обходным листом и расчетным листком и бумажная ветка с приказом и трудовой книжкой. Так кадровик не держит в голове, что именно из комплекта нужно распечатать.
Отзыв заявления, типичные ошибки и цена ошибки
Работник вправе отозвать заявление в любой день до истечения срока предупреждения, кроме случая, когда на его место в письменной форме приглашен другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора. Отзыв — это самостоятельный документ из перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ, и подписывается он такой же усиленной подписью, как само заявление. Принять отзыв в мессенджере или по телефону нельзя даже при полностью внедренном КЭДО.
Что об этом думает ГИТ: инспекция и суды смотрят не на наличие переписки, а на то, введен ли КЭДО по процедуре. Первый кассационный суд общей юрисдикции восстановил работника, который направил руководителю два заявления об уходе по электронной почте, а затем ушел на больничный. Компания расторгла договоры через две недели. Суд указал, что электронный документооборот в организации по правилам внедрен не был, оригиналы заявлений с личной подписью работодатель не получил, а работник пытался отозвать письма еще до ознакомления с приказом. Итог: увольнение признано незаконным, работник восстановлен в должности.
Цена такой ошибки складывается не из стоимости переоформления документа. Восстановление на работе тянет за собой средний заработок за все время вынужденного прогула, компенсацию морального вреда и судебные расходы. Параллельно идет административная ответственность: часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица и предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей, а при повторном нарушении суммы и последствия для директора растут.
Когда электронное заявление об увольнении не подходит
КЭДО не решает задачу в четырех ситуациях. Первая: работник не дал письменного согласия на электронное взаимодействие — тогда любое электронное заявление от него юридически пустое. Вторая: в компании выдана только ПЭП, и усиленную подпись работнику взять негде до конца рабочего дня. Третья: сертификат подписи работника истек, а увольнение нужно оформить датой обращения. Четвертая: спор уже начался, работник заявляет о давлении, и кадровой службе выгоднее иметь собственноручное заявление с датой. Во всех четырех случаях бумажная процедура быстрее и надежнее, и отказ от электронного варианта нарушением не будет: КЭДО остается правом работодателя, а не обязанностью.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Не запускайте электронное увольнение сразу на всю компанию. Возьмите одно подразделение, проведите через него полный цикл: заявление, согласование, бумажный приказ, СТД-Р, ЕФС-1. На пилотной группе видно, где у вас не хватает подписей, где маршрут уходит не тому руководителю и какие шаблоны надо переписать. После этого раскатка на остальной штат идет уже без сюрпризов.»
Стоимость подключения КЭДО для приема заявлений: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учетной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | По запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| Получение УКЭП | через партнеров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Для процедуры увольнения принципиален состав подписей в тарифе: заявление требует УНЭП или УКЭП, поэтому тариф «Старт» с ПЭП и УНЭП задачу закрывает, а вот квалифицированная подпись работодателя доступна с уровня «Бизнес». Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понизить тариф тоже можно в любое время. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Электронное увольнение упирается в два узла. Первый: заявление и его отзыв работник подписывает только УКЭП или УНЭП, простая подпись эти документы не закрывает. Второй: приказ об увольнении, трудовая книжка, акт о несчастном случае и подтверждение инструктажей по охране труда остаются бумажными, поэтому процедура всегда получается смешанной. Все остальное решается настройкой: письменные согласия на КЭДО, положение с реестром документов и видов подписи, маршрут с автоматической фиксацией даты поступления заявления.
Добыто закрывает именно эту связку: выпуск УНЭП сотрудникам без похода в удостоверяющий центр, маршруты с задачами на закрытие доступов, электронный архив с файлами подписей для проверки ГИТ. Кадровой службе остается бумажная часть, которую закон менять не собирается.
Частые вопросы
Можно ли принять электронное заявление об увольнении от работника, который на больничном или в отпуске?
Да. Статья 80 ТК РФ не связывает подачу заявления с фактическим присутствием на работе, а двухнедельный срок предупреждения течет и во время нетрудоспособности, и во время отпуска. Электронная система тут удобнее бумаги: работник подписывает документ с телефона, дата поступления фиксируется автоматически. Единственное ограничение — подпись должна быть действующей на момент подписания, а не просто выпущенной когда-то.
Что делать, если сертификат УНЭП работника истек, а уволиться он хочет сегодня?
Заявление, подписанное истекшим сертификатом, считается неподписанным, и срок предупреждения по нему не пойдет. Перевыпуск УНЭП внутри системы КЭДО занимает пару минут: работник задает пароль и получает новую подпись. Сертификат УНЭП в Госключе тоже формируется дистанционно за несколько минут по подтвержденной записи Госуслуг. Если ни один вариант не срабатывает, примите заявление на бумаге тем же днем — это законно и спор не создает.
Как подтвердить электронное заявление об увольнении при проверке ГИТ или в суде?
Понадобится связка из трех элементов: печатная форма документа со штампом подписания, открепленный файл электронной подписи и протокол проверки этой подписи. Государственный орган при запросе кадровых электронных документов просит именно файл подписи к документу как подтверждение, что документ подписан уполномоченным лицом. Все три элемента выгружаются из электронного архива, где кадровые документы хранятся по установленным срокам, для части документов это до 50 лет.
Нужно ли отдельное соглашение с работником, если он подписывает заявление УНЭП из Госключа?
Нет. Соглашение о порядке проверки подписи требуется для УНЭП, которую стороны используют по договоренности, — это прямо следует из формулировки части 4 статьи 22.3 ТК РФ. УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства, признается в силу федерального закона, отдельное соглашение под нее не заключается. Порядок ее формирования и использования установлен постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.
Что означает «ЕИО с наличием ПЭП» и может ли директор подписывать кадровые документы простой подписью?
ЕИО — это единоличный исполнительный орган, то есть директор или генеральный директор. Формулировка встречается в анкетах и настройках информационных систем и означает лишь то, что у руководителя заведена простая электронная подпись для входа и внутренних операций. Для кадровых документов этого мало: со стороны работодателя трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и приказ о дисциплинарном взыскании подписываются только УКЭП. Простая подпись руководителя годится для авторизации в системе, но не для подписания таких документов.
Действует ли этот порядок для исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?
Нет. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют отношения работодателя и работника по трудовому договору. С исполнителем по гражданско-правовому договору и с самозанятым электронный обмен строится по 63-ФЗ: при использовании УКЭП соглашение формально не требуется, потому что квалифицированная подпись признается по умолчанию, а при использовании ПЭП или неквалифицированной подписи стороны обязаны заключить соглашение с описанием порядка проверки подписи. Понятия «заявление об увольнении» в таких отношениях нет вовсе, договор расторгается по своим правилам.
