Документы, которые нельзя вести электронно, закон перечислил прямо: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из режима КЭДО четыре группы — трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Перечень закрытый: работодатель не вправе ни расширить его своим положением, ни сократить. Все остальные кадровые документы переводятся в электронный вид без дублирования на бумаге, если компания приняла ЛНА о КЭДО по статье 22.2 ТК РФ и собрала письменные согласия работников. Главное различие лежит в подписи: трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП из инфраструктуры электронного правительства, а на остальных документах работнику достаточно ПЭП.
Разберем каждое из четырех исключений: что именно остается на бумаге, а что рядом с ним закон разрешает подписать электронно. Покажем исключение из исключения — приказ об увольнении дистанционного работника по статье 312.8 ТК РФ, где электронное ознакомление предусмотрено прямо. Дадим таблицу соответствия документов и видов подписи по статье 22.3 ТК РФ и разберем, чем УНЭП отличается от УКЭП и где ПЭП не пройдет. Размеры штрафов, сроки хранения бумажных исключений, чек-лист проверки своего перечня и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Закрытый перечень: четыре группы документов вне режима КЭДО
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ построена по принципу изъятия: сначала статья распространяет электронный документооборот на все документы, связанные с работой, для которых трудовое законодательство требует бумажной формы или ознакомления под роспись, а затем выводит из этого правила четыре позиции. Формулировки в законе конкретные, без отсылок к подзаконным актам, поэтому спор о содержании перечня возможен только на границах.
Ниже — разбор перечня в рабочем виде: что именно остается на бумаге и какие смежные документы того же процесса закон электронно подписать позволяет.
| Исключение | Что остается на бумаге | Что рядом можно вести электронно |
|---|---|---|
| Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (ч. 3 ст. 22.1, ст. 66.1 ТК РФ) | Бумажная трудовая книжка и записи в ней, если работник ее сохранил | Выдача СТД-Р в личный кабинет работника, заявление о выборе формы ведения сведений |
| Акт о несчастном случае на производстве (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ) | Акт по установленной форме и подписи членов комиссии | Приказ о создании комиссии по расследованию, уведомления, объяснительные работников |
| Приказ (распоряжение) об увольнении (ч. 3 ст. 22.1, ст. 84.1 ТК РФ) | Сам приказ и ознакомление работника с ним под роспись | Заявление об увольнении по собственному желанию и его отзыв — УКЭП или УНЭП работника |
| Документы о прохождении инструктажей по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ) | Журнал регистрации и личная карточка инструктажа с подписью работника | Программы инструктажей, приказы о назначении ответственных за охрану труда |
Из таблицы следует практический вывод для проекта внедрения: полностью безбумажным процесс становится только на приеме и в текущей работе, а увольнение и охрана труда сохраняют бумажный контур. Планировать закрытие бумажного архива под ноль на первом же году не стоит.
Факт: подписание кадрового документа через Госключ при установленном приложении занимает около минуты. На разборе клиентского пути весь маршрут от уведомления до второй подписи уложился в 52 секунды.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень исключений часто путают с перечнем документов, которые требуют письменного согласия. Это разные вещи: согласие работника нужно на сам переход в электронный формат, а четыре изъятия действуют независимо от того, дал работник согласие или нет. Минтруд в разъяснениях придерживается позиции, что согласие на КЭДО берется письменно, на бумаге. Прежде чем спорить о форме согласия, сверьте свой реестр документов с частью 3 статьи 22.1 — там ответ по бумажной части закрывается сразу.»
Что именно осталось на бумаге в каждой из четырех групп
Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности
Бумажная трудовая книжка живет по своим правилам: ее ведение, хранение и выдача не подчиняются статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Электронные сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ тоже выведены из режима КЭДО, но по другой причине: они формируются в информационных системах Социального фонда России, а не в системе работодателя. Работодатель при этом обязан выдать работнику СТД-Р в день увольнения.
Здесь возникает вопрос, который кадровики задают чаще всего: считается ли выдача СТД-Р через личный кабинет надлежащей. Роструд отвечает утвердительно — в разъяснении о выдаче СТД-Р в электронном виде при увольнении инспекторы подтверждают, что при переходе на КЭДО с согласия работника направление формы, подписанной УКЭП работодателя, в личный кабинет в день увольнения требования статьи 84.1 ТК РФ выполняет, и различий между офисными и дистанционными работниками тут нет.
Приказ об увольнении
Приказ о прекращении трудового договора издается на бумаге, а работник знакомится с ним под собственноручную подпись. Заявление об увольнении по собственному желанию и отзыв этого заявления в перечень исключений не входят: их работник подписывает УКЭП или УНЭП по части 4 статьи 22.3 ТК РФ. Получается разорванный процесс — вход в увольнение электронный, выход бумажный.
В практике Добыто это самое частое место, где ломается настроенный маршрут: система доводит документ до статуса «подписан», а кадровик забывает распечатать приказ и получить подпись. Мы закладываем в маршрут увольнения отдельный контрольный шаг с ручной отметкой о бумажном приказе, иначе расхождение всплывает только при проверке.
Акт о несчастном случае на производстве
Акт по установленной форме оформляется на бумаге и подписывается членами комиссии. Изъятие логично: акт нужен работнику и его представителям для обращения в СФР, суд и надзорные органы, а его копии выдаются по требованию. Остальной документооборот расследования под запрет не попадает — приказ о создании комиссии, уведомления, объяснительные и запросы можно вести в системе.
Документы о прохождении инструктажей по охране труда
Закон говорит о документах, подтверждающих прохождение инструктажей, отдельно оговаривая «в том числе лично подписываемые работником». Пункт 88 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, при этом оставляет порядок и форму документирования инструктажей на усмотрение работодателя. Норма сформулирована так, что инспекторы читают связку по-разному, поэтому подпись работника в журнале регистрации и в личной карточке инструктажа безопаснее оставлять собственноручной. Цена ошибки здесь выше обычной: по части 3 статьи 5.27.1 КоАП допуск работника без обучения и проверки знаний по охране труда стоит юридическому лицу от 110 000 до 130 000 рублей.
Внимание: подписание кадровых документов простой электронной подписью на портале «Работа в России» вызывает вопросы к юридической значимости документа на длительном сроке хранения. Обязанности использовать этот портал у работодателя нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Исключение из исключения: дистанционный работник и статья 312.8 ТК РФ
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит приказ об увольнении из КЭДО, а статья 312.8 ТК РФ прямо описывает ситуацию, когда ознакомление дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора происходит в форме электронного документа. Противоречия тут нет: закон не отменяет бумажную форму приказа, а достраивает процедуру. Работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания приказа направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением надлежащим образом оформленную бумажную копию.
Три рабочих дня — это срок отправки, а не вручения. Отсчет идет от даты издания приказа, а не от даты последнего рабочего дня, и подтверждением исполнения служит квитанция об отправке заказного письма с уведомлением. Проверьте по своим внутренним регламентам, кто в компании отвечает за эту отправку: в маршрутах КЭДО этот шаг обычно не автоматизирован и выпадает из процесса, потому что почтовая логистика лежит вне системы.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Дистанционных работников я советую вести отдельным потоком. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, которая появилась раньше статей 22.1-22.3, и там режим мягче: письменное согласие на КЭДО с такого работника собирать не требуется, условия электронного взаимодействия достаточно прописать в трудовом договоре или в локальном нормативном акте о дистанционной работе. Не распространяйте на них автоматически общие правила КЭДО — проверьте, что у вас два отдельных раздела в ЛНА, а не один общий.»
Какой подписью подписывают то, что перевести можно
Статья 22.3 ТК РФ распределяет виды подписи не по типу процесса, а по конкретным документам. Для работодателя в информационной системе действует жесткая планка по перечню из части 1: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора подписываются только УКЭП. Во всех остальных случаях работодатель вправе использовать УНЭП, в том числе выпущенную в собственной системе, если порядок проверки подписи закреплен соглашением сторон.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП из инфраструктуры электронного правительства |
| Договор о полной материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП из инфраструктуры электронного правительства |
| Ученический договор, договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП из инфраструктуры электронного правительства |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | Ознакомление; в перечень части 4 статьи 22.3 этот документ не включен |
| Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП из инфраструктуры электронного правительства |
| Заявление об увольнении по собственному желанию и его отзыв | Подпись не требуется | УКЭП или УНЭП из инфраструктуры электронного правительства |
| Согласие работника на перевод | Подпись не требуется | УКЭП или УНЭП из инфраструктуры электронного правительства |
| Прочие документы: заявления, приказы на отпуск, ЛНА, расчетные листки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Строка про приказ о дисциплинарном взыскании — та, которую типовые обзоры пропускают. Работодатель обязан подписать его УКЭП, а перечень подписей работника для ознакомления с таким приказом часть 4 статьи 22.3 не устанавливает, поэтому порядок ознакомления закрепляется в положении о КЭДО.
Полезно знать: Госключ переехал внутрь мобильного приложения Госуслуг, отдельное приложение ставить уже не обязательно. Выпуск подписи бесплатен и для работника, и для работодателя.
УНЭП и УКЭП: в чем разница и когда ПЭП не подойдет
Все три вида подписи описаны в 63-ФЗ от 06.04.2011. ПЭП подтверждает факт формирования подписи определенным лицом через коды и пароли, но не гарантирует неизменность документа после подписания. УНЭП и УКЭП получаются криптографическим преобразованием: они позволяют определить подписанта и обнаружить любое изменение файла после подписания. Разница между ними в статусе удостоверяющего центра и в презумпции признания.
УКЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром, ее сертификат соответствует требованиям 63-ФЗ, и такая подпись признается равнозначной собственноручной по умолчанию, без отдельного соглашения. УНЭП требует основания для признания: либо соглашение сторон с описанным порядком проверки подписи, либо прямое указание федерального закона. Для кадрового ЭДО таким законом выступает сам ТК РФ, поэтому УНЭП, выпущенная в инфраструктуре электронного правительства, работает без дополнительного соглашения, а УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя, — только вместе с соглашением.
Практический критерий выбора выглядит так. Если в вашем реестре есть трудовые договоры и договоры о материальной ответственности, работодателю нужна УКЭП, вариантов нет. Работнику достаточно УНЭП через Госуслуги: она бесплатна и закрывает весь перечень части 4 статьи 22.3. ПЭП остается для массового потока — заявлений, ознакомлений с ЛНА, расчетных листков, и только при условии, что система достоверно определяет подписавшее лицо.
В сервисе Добыто вид подписи задается не на пользователя, а на шаг маршрута: на трудовом договоре система не пропустит работодателя дальше без УКЭП, а на заявлении на отпуск примет ПЭП. Такая настройка снимает самую дорогую из ошибок — подпись более низкого уровня на договорном документе.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если вы используете УКЭП, отдельное соглашение об электронной подписи формально не нужно: квалифицированная подпись признается по умолчанию. Соглашение обязательно, когда в работе ПЭП или УНЭП из вашей собственной системы, и в нем должен быть прописан порядок проверки подписи. Проверьте свое соглашение по одному признаку: если в нем нет раздела о том, как именно проверяется подпись, документ не выполняет требование закона.»
Ошибки на границе перечня и цена каждой из них
Первая ошибка — подпись не того уровня на договорном документе. Трудовой договор, подписанный работодателем через УНЭП вместо УКЭП, формально не соответствует части 1 статьи 22.3 ТК РФ. По части 4 статьи 5.27 КоАП ненадлежащее оформление трудового договора обходится юридическому лицу в 50 000-100 000 рублей, а в трудовом споре такой документ придется дополнительно доказывать.
Вторая ошибка — перевод в электронный вид документов из закрытого перечня. Электронный приказ об увольнении, электронная подпись в журнале инструктажа, попытка вести трудовые книжки в системе. Здесь работает часть 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф на юридическое лицо 30 000-50 000 рублей, при повторном нарушении — 50 000-70 000 рублей и дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трех лет.
Третья ошибка — формат. С 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н: основная часть электронного кадрового документа, оформляемого без дублирования на бумаге, должна быть файлом в формате PDF/A-1A. Документ в обычном PDF или DOCX формально требованию не отвечает, хотя внешне выглядит нормально и подписывается системой без ошибок.
Кейс из практики: у части компаний бумажный архив вынесен в отдельные помещения в нескольких километрах от офиса, и поиск одного оригинала занимает рабочий день сотрудника. После перевода документооборота в электронный вид тот же оригинал находится за две минуты, но четыре бумажных изъятия остаются в физическом архиве, и под них по-прежнему нужно помещение.
Когда переход на КЭДО не даст ожидаемого эффекта
КЭДО остается правом, а не обязанностью работодателя: нормативных актов, которые делали бы его обязательным для каких-либо категорий компаний, на дату публикации нет. Есть ситуации, где выигрыш будет незаметным. Компания до 15 человек в одном офисе тратит на бумажный оборот меньше, чем на выпуск подписей и настройку маршрутов. Организация, где основной поток — увольнения и инструктажи по охране труда, упрется в бумажные изъятия и сэкономит немного. Производство с массовым линейным персоналом без смартфонов столкнется не с юридической, а с организационной проблемой: подпись выпустить некуда.
Важный нюанс из практики: при интеграции с 1С готовым коннектором установка занимает около часа и обходится без привлечения своей команды разработки. Интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации разработчиков на стороне заказчика.
Шаблоны ЛНА и согласий для запуска КЭДО
Комплект собран под запуск режима КЭДО, начинать стоит с положения о ведении КЭДО — именно в нем фиксируется реестр документов и виды подписей.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Как свести собственный перечень документов перед запуском
До настройки маршрутов имеет смысл разложить весь кадровый оборот компании на три корзины: то, что закон запрещает переводить, то, что требует УКЭП работодателя, и массовый поток под ПЭП. Проверьте по своему делопроизводству пять пунктов:
- какие из четырех изъятий части 3 статьи 22.1 ТК РФ реально встречаются в вашем обороте и с какой частотой;
- есть ли в штате дистанционные работники и выделен ли для них отдельный раздел в ЛНА;
- сколько документов в год приходится на одного сотрудника — обычная вилка от 3 до 15 штук;
- кому из работодателя выпущена УКЭП и не завязана ли она на одного человека;
- в каком формате система выгружает документы и соответствует ли основная часть требованию PDF/A-1A.
Как проверить перечень документов перед переходом на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите номенклатуру дел по личному составу и отметьте документы, которые попадают в четыре изъятия части 3 статьи 22.1 ТК РФ.
- Шаг 2. Оставшиеся документы разнесите по трем группам подписи: УКЭП работодателя по части 1 статьи 22.3, смешанный режим по части 4, свободный режим с ПЭП.
- Шаг 3. Внесите итоговый реестр в положение о ведении КЭДО и утвердите его приказом: именно этот реестр инспектор сверит с фактическими подписями.
- Шаг 4. Опишите бумажный контур: кто печатает приказ об увольнении, кто ведет журналы инструктажей, кто отправляет копию приказа дистанционному работнику в трехдневный срок.
- Шаг 5. Уведомите работников о переходе и соберите письменные согласия; на дистанционных работников это требование не распространяется.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном подразделении, проверьте форматы выгрузки и только после этого разворачивайте систему на весь штат.
В практике Добыто пилотная группа снимает основную часть ошибок настройки: расхождения в реестре документов и в видах подписи обнаруживаются на 30-50 сотрудниках, а не на всей компании.
Лайфхак: на обучение работников хватает одного-двух вебинаров, если разбить их по темам: выпуск подписи, формирование заявления, подписание документа. Отдельно обучают кадровых специалистов — у них шире набор действий.
Сколько хранить бумажные исключения и электронные оригиналы
Сроки хранения от формы документа не зависят. По приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если созданы после 2003 года, и 75 лет, если раньше. Графики отпусков и табели учета рабочего времени — 5 лет. Штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно. Электронный оригинал подчиняется тем же срокам, что и бумажный.
Отсюда следует требование к системе, о котором редко думают на этапе выбора: подпись должна оставаться проверяемой через десятилетия, а значит нужны метка времени и процедуры перештамповки. Бумажные изъятия при этом хранятся в физическом архиве по общим правилам, и организовать под них помещение все равно придется.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос, который стоит задать провайдеру до подписания договора: что произойдет с архивом, если договор будет расторгнут. В лицензионных договорах обычно предусматривается сохранение доступа к архивной версии, но формулировка встречается разная. Найдите этот пункт в своем договоре и прочитайте его до запуска, а не через три года, когда документов накопится на 50 лет хранения.»
Стоимость перехода на КЭДО и тарифы Добыто
Итоговая стоимость складывается из численности подключаемых сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с учетной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период 1 год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП | через партнеров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Тариф выбирается по численности и по набору подписей: если в реестре есть трудовые договоры, работодателю нужна УКЭП, а она доступна начиная с тарифа «Бизнес». Актуальный состав пакетов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Список бумажных документов в КЭДО короткий и закрытый: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и подтверждения инструктажей по охране труда. Все прочее переводится в электронный вид, а решающим становится не вид документа, а вид подписи: УКЭП работодателя на договорных документах, УКЭП или УНЭП работника по перечню части 4 статьи 22.3, ПЭП на массовом потоке. Отдельно стоит дистанционный работник: электронное ознакомление с приказом об увольнении для него допустимо, но бумажная копия уходит заказным письмом в течение трех рабочих дней.
Мы в Добыто собираем реестр документов и матрицу подписей до настройки маршрутов, а бумажный контур описываем отдельным разделом положения, чтобы четыре изъятия не терялись в автоматизированном процессе. Такой порядок закрывает основную часть вопросов, которые возникают при проверке.
Частые вопросы
Можно ли вести журнал регистрации инструктажей по охране труда в электронном виде, если подписи собирать на бумаге?
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из режима КЭДО документы, подтверждающие прохождение инструктажей, в том числе лично подписываемые работником. Пункт 88 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, оставляет порядок и форму документирования на усмотрение работодателя. Практика инспекторов различается, поэтому безопасный вариант — собственноручная подпись работника в журнале или личной карточке, а электронно вести только программы инструктажей и приказы о назначении ответственных.
Как оформить увольнение по соглашению сторон, если компания работает в КЭДО?
Само соглашение о расторжении трудового договора в перечень изъятий не входит и подписывается электронно: работодатель — УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, поскольку это изменение трудового договора. Приказ о прекращении трудового договора издается на бумаге, работник знакомится с ним под собственноручную подпись. СТД-Р выдается в день увольнения и может быть направлена в личный кабинет.
Нужно ли соглашение об электронной подписи с самозанятым или исполнителем по договору ГПХ?
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ на гражданско-правовые отношения не распространяются, режим КЭДО к ним неприменим. Обмен электронными документами с исполнителем регулируется отдельным соглашением об электронном документообороте. При использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется, при ПЭП или УНЭП оно обязательно и должно содержать порядок проверки подписи.
В каком формате должны быть электронные кадровые документы?
С 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н: основная часть документа, связанного с работой и оформляемого в электронном виде без дублирования на бумаге, представляет собой файл в формате PDF/A-1A. Приложения оформляются отдельными структурными элементами. Документ в обычном PDF формальному требованию не отвечает, хотя подписывается системой без ошибок.
Обязателен ли переход на КЭДО в 2026 году?
Нет. Нормативных актов, которые вводили бы обязанность перехода для каких-либо категорий работодателей, на дату публикации не принято. Работодатель принимает решение о введении КЭДО самостоятельно по статье 22.2 ТК РФ, издает локальный нормативный акт, уведомляет работников и собирает письменные согласия. Работник вправе отказаться, и отказ не является основанием для дисциплинарного взыскания или увольнения.
Что делать, если работник отказался от КЭДО, а весь оборот уже переведен в систему?
Для такого работника документы оформляются на бумаге в прежнем порядке, расходы на это несет работодатель. Отказ не бессрочный: работник вправе дать согласие позже в любой момент. Отдельно проверьте статус: если работник переведен на дистанционную работу, письменное согласие на электронное взаимодействие не требуется, достаточно условий в трудовом договоре или в ЛНА о дистанционной работе.
Можно ли восстановить бумажный документ, если электронный оригинал утрачен?
Электронный документ с усиленной подписью восстанавливается только из архива системы вместе с файлом подписи: распечатка без файла подписи юридической силы оригинала не имеет. Поэтому в договоре с провайдером важен пункт о сохранении доступа к архивной версии после прекращения обслуживания, а сроки хранения совпадают с бумажными — до 50 лет по приказам о личном составе, созданным после 2003 года.
