Продление патента для иностранных граждан сроки и роль работодателя

Продление патента для иностранных граждан проходит без обращения в МВД. Срок действия патента считается продлённым на тот период, за который уплачен фиксированный авансовый платёж по НДФЛ, а деньги должны поступить до дня начала этого периода. Если платёж опоздал хотя бы на день, патент прекращает действие со дня, следующего за последним оплаченным днём, и механизма его восстановления закон не предусматривает. С учётом продлений патент действует не больше 12 месяцев со дня выдачи. Дальше нужен переоформленный патент, и заявление о переоформлении подают не позднее чем за 10 рабочих дней до окончания этих 12 месяцев. Ежемесячное продление иностранец оплачивает сам, а для переоформления нужны ходатайство работодателя и трудовой договор: без них МВД заявление не примет.

Из статьи вы узнаете, как посчитать последний день оплаты по дате выдачи патента, сколько стоит патент в 2026 году в Москве и других регионах и что делает кадровая служба, если патент прекратился: отстраняет работника по статье 327.5 ТК РФ и увольняет через месяц по статье 327.6. Отдельно разобраны уведомления в МВД и документы, которые работодатель готовит к переоформлению. Сводная таблица обязанностей, штрафы по статье 18.15 КоАП, пошаговая инструкция переоформления и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Как продлить патент авансовым платежом: сумма и срок оплаты в 2026 году

Фиксированный авансовый платёж уплачивается по месту работы до дня начала срока, на который продлевается патент (п. 4 ст. 227.1 НК РФ). Продлить патент можно на период от одного месяца, в том числе сразу на несколько месяцев. Обращаться в отдел по вопросам миграции не нужно: срок действия патента считается продлённым на оплаченный период автоматически. Это установлено пунктом 5 статьи 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». В платёжном документе указывается наименование платежа «Налог на доходы физических лиц в виде фиксированного авансового платежа».

Базовая сумма — 1 200 рублей в месяц. Её умножают на федеральный коэффициент-дефлятор и на региональный коэффициент, который субъект устанавливает своим законом на календарный год. Если регион коэффициент не установил, он принимается равным 1 (пп. 2-3 ст. 227.1 НК РФ). Федеральный коэффициент-дефлятор на 2026 год равен 2,842, он утверждён приказом Минэкономразвития от 06.11.2025 № 734. Поэтому сумма платежа зависит от региона. В Москве региональный коэффициент на 2026 год равен 2,9323, и платёж составляет 10 000 рублей в месяц против 8 900 рублей в 2025 году. В Татарстане при коэффициенте 2,55 работник платит 8 697 рублей в месяц: 1 200 × 2,842 × 2,55.

Переплата не возвращается. Если сумма авансовых платежей за год оказалась больше НДФЛ, исчисленного с фактического дохода, разница не считается излишне уплаченным налогом и не подлежит возврату или зачёту (п. 7 ст. 227.1 НК РФ). Платить сразу за много месяцев вперёд имеет смысл, если работник планирует весь этот срок работать в том же регионе. Для работы в другом субъекте нужен новый патент (п. 16 ст. 13.3 115-ФЗ).

Как рассчитать последний день оплаты

День начала каждого следующего периода задаёт дата выдачи, указанная в патенте. Пример: патент выдан 10 марта 2026 года, и при получении оплачен 1 месяц. Оплаченный период идёт с 10 марта по 9 апреля включительно, следующий начинается 10 апреля. Платёж за него нужно внести не позднее 9 апреля. Если деньги уйдут 10 апреля, срок действия патента прекратится с 10 апреля, то есть со дня, следующего за последним оплаченным днём.

Для кадровой службы из этого следует рабочее правило: чек за следующий период должен быть у работника до числа, которое стоит в патенте как дата выдачи. Конец календарного месяца здесь ни при чём. Платёж, отправленный в последний вечер, рискован, поэтому работников на патенте стоит просить платить за несколько рабочих дней до срока и сразу передавать копию чека в отдел кадров.

Может ли работодатель заплатить за работника

Может: пункт 1 статьи 45 НК РФ разрешает уплату налога за налогоплательщика иным лицом. Налогоплательщиком при этом остаётся иностранный работник. Если компания берёт платежи на себя, это решение лучше закрепить внутренним документом и назначить ответственного, который отвечает за дату каждого платежа.

Второй механизм связан с НДФЛ, который работодатель как налоговый агент удерживает с зарплаты. Исчисленный налог уменьшается на сумму уплаченных фиксированных платежей при трёх условиях (п. 6 ст. 227.1 НК РФ):

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1. работник подал письменное заявление и приложил документы об уплате авансовых платежей;
2. работодатель получил из налоговой уведомление о подтверждении права на уменьшение; инспекция направляет его в срок не более 10 дней со дня получения заявления налогового агента;
3. уменьшение в течение налогового периода проводится только у одного налогового агента по выбору работника.

Налоговая направляет такое уведомление, только если получила от органа по вопросам миграции сведения о договоре работодателя с этим работником и о выдаче ему патента. Если работодатель не уведомил МВД о заключении договора, этих сведений у инспекции может не оказаться, и уменьшение налога задержится.

Если патент не продлён вовремя: отстранение, увольнение и штрафы

Со дня, следующего за последним оплаченным днём, иностранный гражданин теряет право работать по патенту, и у работодателя сразу возникают обязанности. Статья 327.5 ТК РФ обязывает отстранить от работы (не допускать к работе) временно пребывающего иностранца, у которого закончился срок действия патента. Трудовой договор прекращается по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ, но только по истечении 1 месяца со дня окончания срока патента. Весь этот месяц работник остаётся отстранённым.

Аннулирование патента — отдельное основание. Если МВД аннулировало патент, договор прекращается по пункту 2 части 1 статьи 327.6, и месячного ожидания для этого основания закон не устанавливает. Уведомление об аннулировании МВД направляет работодателю и иностранцу в течение 3 рабочих дней со дня решения (п. 28 ст. 13.3 115-ФЗ). Основания аннулирования перечислены в пункте 22 той же статьи:

• работа с привлечением труда третьих лиц;
• обстоятельства, перечисленные в пункте 9 статьи 18 115-ФЗ и других пунктах этой статьи, на которые ссылается закон;
• заявление самого иностранца об аннулировании патента;
• непредставление в течение 2 месяцев со дня выдачи патента уведомления об осуществлении трудовой деятельности с копией трудового договора или договора ГПХ;
• отсутствие сведений о работодателе в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

После отказа в выдаче или переоформлении патента, а также после его аннулирования новое заявление можно подать не ранее чем через 1 год (п. 24 ст. 13.3). Для патента, прекратившегося из-за неоплаты, такого срока статья не устанавливает, но восстановить его тоже нельзя: работнику нужен новый патент по общей процедуре. Законно ли иностранец находится в России после прекращения патента, нужно проверять отдельно, по его сроку пребывания и миграционному учёту.

После увольнения работодатель уведомляет МВД о прекращении трудового договора не позднее 3 рабочих дней с даты расторжения. Приказ об увольнении оформляется по форме Т-8 с основанием «пункт 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ» или «пункт 2 части 1 статьи 327.6 ТК РФ». Даже если компания перешла на КЭДО, приказ об увольнении остаётся бумажным документом. Трудовой договор, дополнительные соглашения, уведомления и согласия можно вести в электронном виде.

Подготовьте приказ об увольнении работника, у которого истёк патент

Сколько стоит ошибка работодателя

Допуск к работе иностранца без действующего патента квалифицируется по части 1 статьи 18.15 КоАП. Штраф для должностных лиц составляет от 25 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц от 250 000 до 800 000 рублей, либо деятельность приостанавливают на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях действует часть 4: для юрлиц от 400 000 до 1 000 000 рублей, для должностных лиц от 35 000 до 70 000 рублей. Если нарушение касается нескольких иностранцев, ответственность наступает за каждого из них в отдельности (примечание 2 к статье 18.15).

Условный расчёт: в московском магазине трое работников продолжили выходить на смены после прекращения патентов. Минимальный штраф для юрлица по части 4 — 400 000 рублей за каждого, итого от 1 200 000 рублей, без учёта штрафа на должностное лицо. Для сравнения: годовая оплата патента одного работника в Москве в 2026 году составляет 120 000 рублей.

Санкции приведены в редакции на дату публикации. С 3 ноября 2026 года в санкции статьи 18.15 вносит изменения Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ, поэтому перед расчётом рисков сверяйте действующую редакцию КоАП.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что даты платежей работников у вас никто не отслеживает, то отдельный специалист по миграции в штате для этого не нужен. Достаточно вести даты по каждому работнику в той же системе, где хранятся его кадровые документы. В практике Добыто при переходе на КЭДО сроки, которые считаются по каждому работнику отдельно, выносят в систему первыми: вручную они теряются чаще всего.

Переоформление патента через 12 месяцев: сроки, документы и роль работодателя

Платежами патент продлевается только в пределах 12 месяцев со дня выдачи. Чтобы работать дальше, работник обращается за переоформлением в территориальный орган МВД, выдавший патент. Подать заявление нужно не позднее чем за 10 рабочих дней до истечения 12 месяцев (п. 8 ст. 13.3 115-ФЗ). Пропуск этого срока — самостоятельное основание для отказа в приёме заявления (п. 10). Заявление рассматривают не более 10 рабочих дней, а если иностранец состоит на учёте в налоговом органе, то не более 5 рабочих дней (п. 12). Переоформленный патент выдаётся на срок от 1 до 12 месяцев и дальше продлевается тем же авансовым платежом. Госпошлина за выдачу либо переоформление патента по статье 333.28 НК РФ составляет 4 200 рублей.

Для переоформления работник проходит медицинское освидетельствование по статье 4.2 115-ФЗ и представляет документы по пункту 9 статьи 13.3. Два документа из этого перечня готовит работодатель:

• заявление о переоформлении патента;
• документ, удостоверяющий личность;
• миграционная карта с целью въезда «работа» и отметкой о въезде; если её нет на руках, МВД проверяет сведения миграционной карты по своим данным;
• документы об уплате фиксированных авансовых платежей по НДФЛ за период действия патента;
• действующий полис ДМС, договор на платные медицинские услуги с медицинской организацией в регионе работы или полис ОМС;
• документ о владении русским языком, знании истории России и основ законодательства — в случаях, предусмотренных статьёй 15.1 115-ФЗ;
• ходатайство работодателя о переоформлении патента;
• трудовой договор или договор ГПХ, заключённый с работодателем.

Если в комплекте нет заявления, паспорта, чеков, ДМС, ходатайства или договора, заявление не примут. Ещё одно условие проверяют по базам: патент не переоформляют, если в МВД нет сведений о том, что иностранец работал в период действия патента (п. 23). Эти сведения МВД получает из уведомления об осуществлении трудовой деятельности, которое иностранец подаёт в течение 2 месяцев со дня выдачи патента (п. 7).

Полный перечень и способы подачи, в том числе через уполномоченную организацию или миграционный центр региона, опубликованы на Госуслугах на странице о документах для переоформления патента. Заявление можно подать в электронной форме через портал (п. 30 ст. 13.3). Сам патент в форме электронного документа не выдаётся: его получают лично по паспорту и документу об уплате авансового платежа (пп. 14 и 31).

Ходатайство оформляется по форме МВД, и данные работника в нём должны совпадать с паспортом и действующим патентом. Порядок заполнения по полям разобран в инструкции Госуслуг по заполнению ходатайства о переоформлении патента.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

С 1 сентября 2026 года медицинское освидетельствование иностранцев проходит по новым правилам Федерального закона от 10.06.2026 № 162-ФЗ. Пройти его нужно в течение 30 календарных дней со дня въезда, а затем повторно в течение 30 календарных дней по истечении года со дня предыдущего освидетельствования. К переоформлению у работника как раз подходит годовой срок, поэтому освидетельствование стоит запланировать до подачи документов.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Патент позволяет работать и по трудовому договору, и по договору ГПХ, и МВД при переоформлении примет любой из них. Выбор формы определяется существом отношений, удобство сторон основанием не служит: договор ГПХ допустим для конкретной разовой задачи. Если человек работает у вас постоянно, оформляйте трудовой договор до того, как готовить ходатайство.»

Как переоформить патент: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите дату окончания 12 месяцев со дня выдачи патента и отсчитайте от неё 10 рабочих дней назад по производственному календарю. Это последний день подачи заявления.
2. Шаг 2. Проверьте, что все месяцы до этой даты оплачены, и соберите чеки по фиксированным авансовым платежам за весь срок действия патента.
3. Шаг 3. Работник проходит медицинское освидетельствование и проверяет срок полиса ДМС или договора на платные медицинские услуги в регионе работы.
4. Шаг 4. Работодатель оформляет ходатайство о переоформлении патента и готовит трудовой договор или договор ГПХ для подачи.
5. Шаг 5. Работник подаёт комплект в территориальный орган МВД в регионе работы: лично, через уполномоченную организацию или в электронной форме через Госуслуги.
6. Шаг 6. Через 5-10 рабочих дней работник лично получает переоформленный патент по паспорту и документу об уплате авансового платежа на новый период.
7. Шаг 7. Кадровая служба вносит в карточку работника реквизиты нового патента и новую дату выдачи: от неё считаются следующие платежи.

Образцы кадровых документов для оформления работника на патенте

Комплект закрывает кадровую часть приёма и переоформления: начните с трудового договора, потому что он прикладывается к ходатайству о переоформлении патента.

Обязанности работодателя и работника на весь срок патента

Работодатель отвечает за уведомления и кадровые решения, но часть сроков, от которых зависит законность работы, лежит на самом иностранце. Сводка по действиям, срокам и нормам на дату публикации:

Пять действий из девяти выполняет сам иностранец, но любой его пропуск заканчивается для работодателя отстранением работника, а затем увольнением. Поэтому кадровая служба ведёт по работнику на патенте весь календарь, включая сроки, которые формально лежат на работнике.

С 1 сентября 2026 года уведомления о заключении и прекращении договоров с иностранцами подаются по формам, утверждённым приказом МВД России от 12.05.2026 № 290 (зарегистрирован в Минюсте 02.06.2026). Прежние бланки больше не применяются. Нарушение формы наказывается по той же части 3 статьи 18.15 КоАП, что и неподача уведомления: для юрлиц от 400 000 до 800 000 рублей, для должностных лиц от 35 000 до 50 000 рублей, а в Москве, Санкт-Петербурге и их областях по части 4 для юрлиц до 1 000 000 рублей.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в инструкции или обучающем ролике устарела одна деталь, я перепроверяю все остальные. Сроки, названия форм и реквизиты мы из таких источников не берём, из них можно взять только логику и перечни, которые меняются реже. Перед отправкой уведомления в МВД сверьте бланк с действующим приказом, а не с файлом, который остался в папке с прошлого года.»

Что об этом думает ГИТ: при проверках нарушения редко выглядят как полное отсутствие документа. Инспектор сопоставляет документы между собой, в первую очередь даты в приказе о приёме и в связанных с ним документах, и расхождение фиксирует по каждому работнику отдельно. По работнику на патенте такие пары стоит сверить заранее: дату трудового договора и дату уведомления МВД, дату окончания оплаченного периода и последний день, когда работник выходил на смену.

Что проверить при приёме работника на патенте

Проверка начинается с самого патента: регион выдачи, дата выдачи, профессия, если регион решил её указывать, и чеки об оплате за текущий период. Работать по патенту можно только в субъекте, где он выдан, за исключением случая по статье 13.3-1 115-ФЗ (п. 16 ст. 13.3 в редакции 121-ФЗ от 23.05.2025). Если в патенте указана профессия, работать по другой нельзя, а работодатель за такой допуск отвечает по части 1 статьи 18.15 КоАП. Действительность патента и то, включён ли иностранец в реестр контролируемых лиц, проверяют через сервисы МВД России до подписания договора.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме закрыт статьёй 65 ТК РФ, и расширить его могут только указ Президента или постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании основанием не служат. У иностранца вы обязательно проверяете патент или разрешение на работу, а справку о доходах с прошлого места или характеристику требовать не вправе: кандидат может отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»

Когда патент не нужен: ЕАЭС, РВП, ВНЖ и разрешение на работу

Патентный календарь касается только иностранцев, которые прибыли в Россию в безвизовом порядке и работают без РВП и ВНЖ (п. 1 ст. 13.3 115-ФЗ). Для остальных категорий другой документ, другой срок и другая роль работодателя:

Разрешение на работу и патент выдаются разным категориям иностранцев. Разрешение на работу оформляют визовым иностранцам, в нём указывается профессия или должность, и продление запускает работодатель. Патент продлевает сам работник своими платежами, а профессию в нём указывают, только если так решил глава региона. Для работников с РВП и ВНЖ платёжный календарь не ведётся, но за сроком самого документа кадровая служба следит так же, как за патентом.

Как кадровой службе не пропустить сроки патента

Контроль сводится к нескольким датам, которые собирают один раз при приёме и обновляют после каждого платежа. Перед приёмом и далее ежемесячно по каждому работнику на патенте проверьте:

• в карточке работника есть дата выдачи патента, регион выдачи и профессия, если она указана;
• по работнику ведутся две даты: конец оплаченного периода и конец 12 месяцев со дня выдачи;
• копии чеков об уплате авансовых платежей хранятся за весь срок патента;
• уведомление МВД о заключении договора подано по форме приказа № 290, есть подтверждение подачи;
• работник подал уведомление об осуществлении трудовой деятельности в течение 2 месяцев со дня выдачи патента, копия подтверждения есть у работодателя;
• дата медицинского освидетельствования и срок ДМС внесены в график;
• ходатайство о переоформлении запланировано раньше последнего дня подачи.

Важный нюанс из практики: сроки ведут от даты по каждому работнику, а не от даты общего приказа на подразделение. Работник, который был в отпуске или на больничном, выпадает из общего графика, и срок по нему пропускают: график есть, факта нет.

Трудовой договор, дополнительные соглашения, уведомления и согласия с иностранным работником подписывают электронно по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, как и с остальными работниками. Маршрут двустороннего подписания выглядит так: кадровик создаёт документ, работодатель подписывает его УКЭП, работник получает уведомление и подписывает УНЭП, после чего документ получает статус подписанного обеими сторонами с отметками времени по каждому шагу.

В Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Для компаний, которые ведут учёт в 1С:ЗУП, мы подключаем готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически.

Стоимость КЭДО для кадровых документов работников на патенте

Стоимость зависит от численности и нужных видов подписи: небольшому штату хватает ПЭП и УНЭП, а электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес».

Цена считается за каждого сотрудника, подключённого к КЭДО, а при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по численности и составу функций указаны на странице тарифов Добыто КЭДО. Аккаунт подключается за минуты, но настройка маршрутов согласования и сбор согласий работников на электронный документооборот занимают больше времени и зависят от численности.

Выводы

Патент живёт, пока работник вовремя платит фиксированный авансовый НДФЛ: последний день оплаты определяется числом выдачи в патенте, опоздание прекращает право на работу со следующего дня, а 12 месяцев с продлениями — предел, после которого нужен переоформленный патент. Работодатель платить не обязан, но от его действий зависит всё остальное: уведомления МВД в 3 рабочих дня, ходатайство и договор к переоформлению, отстранение и увольнение по статьям 327.5 и 327.6 ТК РФ, если сроки сорваны.

Добыто ведёт кадровые документы иностранных работников в том же электронном контуре, что и документы остального штата: договор, уведомления и согласия подписываются электронно, а сроки по каждому работнику видны кадровой службе в одной системе.

Частые вопросы о продлении и переоформлении патента

Можно ли оплатить патент сразу на 12 месяцев?

Да. Срок действия патента продлевается на период от одного месяца, и оплатить можно сразу несколько месяцев, но общий срок с продлениями не превышает 12 месяцев со дня выдачи (п. 5 ст. 13.3 115-ФЗ). Если работник уволится или уедет раньше, превышение авансовых платежей над НДФЛ, исчисленным с фактического дохода, не возвращается и не засчитывается (п. 7 ст. 227.1 НК РФ). В Москве 12 месяцев в 2026 году стоят 120 000 рублей.

Что делать, если патент потерян или испорчен?

Работник подаёт в орган МВД, выдавший патент, заявление о выдаче дубликата, паспорт, миграционную карту и документы об уплате авансовых платежей за период действия утраченного патента (п. 26 ст. 13.3 115-ФЗ). Дубликат с пометкой «дубликат» или отказ выдают не позднее 3 рабочих дней со дня приёма заявления. Госпошлина за дубликат патента составляет 2 100 рублей. Платёжный календарь при этом не меняется: считать платежи продолжают от прежней даты выдачи.

Нужно ли менять патент при замене паспорта или смене фамилии?

Нужно внести изменения в сведения патента. Если паспорт заменили или фамилию сменили в России, у работника есть 7 рабочих дней со дня изменения, если за границей — 7 рабочих дней со дня въезда (п. 15 ст. 13.3). Госпошлина за внесение изменений — 2 100 рублей. Работодатель в этот период проверяет, чтобы реквизиты паспорта в трудовом договоре, уведомлениях и ходатайстве совпадали с обновлённым патентом.

Можно ли работать по патенту у двух работодателей?

Закон не привязывает патент к одному работодателю, но каждый работодатель уведомляет МВД о своём договоре в течение 3 рабочих дней. Уменьшить удержанный НДФЛ на сумму авансовых платежей можно только у одного налогового агента за год, по выбору работника (п. 6 ст. 227.1 НК РФ). Работа у обоих работодателей возможна только в регионе, где выдан патент, если не применяется исключение по статье 13.3-1 115-ФЗ.

В какой срок после въезда нужно оформить первый патент?

Документы на патент подают в течение 30 календарных дней со дня въезда, и в этот же срок иностранец проходит медицинское освидетельствование (п. 2 ст. 13.3 115-ФЗ). Если срок пропущен, к заявлению прикладывают документ об уплате штрафа за нарушение срока обращения. Заявление рассматривают не более 10 рабочих дней, а при постановке на налоговый учёт — не более 5 рабочих дней. Госпошлина за выдачу патента составляет 4 200 рублей.

Можно ли принять работника, если патент выдан в другом регионе?

По общему правилу нет: иностранец работает только в субъекте, где выдан патент, и работодатель не вправе привлекать его за пределами этого субъекта (п. 16 ст. 13.3 115-ФЗ). Исключение установлено статьёй 13.3-1 для отдельных субъектов. Для работы в другом регионе работник получает там новый патент без соблюдения 30-дневного срока, представив чеки об оплате ранее выданного патента, ДМС и паспорт. Срок нового патента не может превышать срок первоначального.