Мигранты в кадровом учёте: классификация и документы 2026

Мигранты в кадровом учёте компании — это не одна категория, а иностранные граждане и лица без гражданства с разным правовым статусом. Кадровик классифицирует их по двум признакам: режим пребывания в России (постоянно проживающий, временно проживающий, временно пребывающий) и основание, дающее право работать (вид на жительство, разрешение на временное проживание, патент, разрешение на работу, международный договор). От этой пары зависит комплект документов при приёме по статье 327.3 ТК РФ, состав уведомлений в МВД, основания отстранения и увольнения по главе 50.1 ТК РФ. Главное различие для практики: гражданину государства ЕАЭС разрешительный документ не нужен вообще, а у безвизового иностранца в патенте указаны конкретный субъект РФ и профессия, и работа по другой должности образует состав по статье 18.15 КоАП РФ.

Разберём каждую группу в сводной таблице, покажем, что кадровик проверяет до приёма и какие данные берёт из миграционной карты, патента и вида на жительство. Отдельно разведём обязанности работодателя, обязанности самого работника и обязанности принимающей стороны: на этой границе ошибаются чаще всего. Сроки уведомлений в отдел по вопросам миграции, размеры штрафов, допустимая доля иностранных работников на 2026 год, порядок отстранения и увольнения, тарифы на КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Почему в кадровых документах не бывает «мигранта»

Слово «мигрант» не встречается ни в Трудовом кодексе, ни в Федеральном законе от 25.07.2002 № 115-ФЗ о правовом положении иностранных граждан. Глава 50.1 ТК РФ, введённая для этой категории, называет их «работник, являющийся иностранным гражданином или лицом без гражданства». В приказе, трудовом договоре и штатном расписании должность и данные работника пишутся так же, как у гражданина России: отдельной графы «мигрант» в кадровых формах нет.

Практическая разница возникает не из гражданства, а из режима пребывания. Гражданин Таджикистана с видом на жительство работает без патента и без ограничения по региону, а гражданин той же страны, въехавший по миграционной карте, обязан оформить патент и трудиться только в указанном в нём субъекте РФ. Два человека с одинаковым паспортом ведутся в кадровом учёте по разным правилам.

Отсюда рабочее определение, которым мы пользуемся при аудите кадровых документов: иностранный сотрудник — это связка «режим пребывания плюс документ, дающий право на труд». Пока эта связка не установлена и не подтверждена копиями документов в личном деле, оформлять приём рано.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Значительная часть обзоров по этой теме написана до вступления поправок в силу и описывает нормы в будущем времени, а часть инициатив Минтруда так и осталась проектами. Перед тем как переносить формулировку из статьи в свой регламент, откройте действующую редакцию нормы и посмотрите дату вступления в силу. На иностранном персонале цена такой ошибки выше: здесь правила меняются чаще, чем в остальном кадровом учёте».

Классификация иностранных сотрудников для кадрового учёта

Семь групп ниже отличаются документом-основанием, географией работы и набором обязанностей работодателя. Таблица собрана по нормам 115-ФЗ, главы 50.1 ТК РФ и Договора о Евразийском экономическом союзе.

Из таблицы следует практический критерий сортировки личных дел: разрешительный документ требуется только двум группам из семи, зато именно эти две дают почти все штрафы. Лица без гражданства попадают в те же три режима пребывания, что и иностранные граждане, и ведутся по документам своего режима, а не по гражданству.

Что проверить до приёма: реестр контролируемых лиц и документы кандидата

Проверка иностранного кандидата отличается от обычной тем, что часть документов имеет срок и может обнулиться между офером и первым рабочим днём. С 5 февраля 2025 года работает реестр контролируемых лиц — база МВД России, куда вносят иностранцев, у которых нет законных оснований находиться в стране: истёк срок временного пребывания, аннулированы патент, разрешение на работу, РВП или вид на жительство, аннулирована виза. Сведения в реестре обновляются каждые четыре часа, поэтому проверка недельной давности к дате приёма уже не показательна.

Проверить конкретного человека можно бесплатно и без запроса в ведомство: на портале госуслуг работает интерактивная форма поиска иностранца в реестре контролируемых лиц, где по фамилии, имени, дате рождения и реквизитам документа сразу видно, есть ли запись. Аналогичный сервис размещён на официальном сайте МВД России. Попадание в реестр само по себе не увольняет работника: расторгнуть трудовой договор можно только если причина внесения в реестр совпадает с одним из оснований статьи 327.6 ТК РФ.

Перед оформлением иностранного сотрудника мы проверяем восемь позиций:

1. Режим пребывания. Вид на жительство, РВП, виза или миграционная карта: от этого зависит весь дальнейший комплект.
2. Разрешительный документ. Патент или разрешение на работу: срок действия, субъект РФ, указанная профессия.
3. Реестр контролируемых лиц. Проверка в день выхода приказа о приёме, а не в день собеседования.
4. Оплата патента. Квитанции об авансовых платежах по НДФЛ за весь заявленный период.
5. Полис ДМС. Договор или полис добровольного медицинского страхования, действующий в России, по статье 327.3 ТК РФ.
6. Миграционный учёт. Отрывная часть уведомления о прибытии по месту пребывания и срок, до которого учёт действует.
7. Дактилоскопия и медицинское освидетельствование. Документы о прохождении для тех категорий, которым это предписано законом.
8. Наименование должности. Сверка формулировки в штатном расписании с формулировкой в патенте или разрешении на работу.

Сверьте данные кандидата до оформления приказа

Форма проверки в сервисе Добыто запускается из браузера и не требует штатного специалиста по безопасности: результат приходит быстрее, чем занимает согласование офера. Для иностранного кандидата она закрывает общую часть проверки, а миграционные документы всё равно смотрят глазами.

Разрешение на работу и патент: зачем они нужны и почему в них указана должность

Разрешительный документ отвечает на один вопрос: вправе ли компания привлекать этого человека к труду. Без патента или разрешения на работу там, где они обязательны, привлечение образует состав по части 1 статьи 18.15 КоАП РФ — от 250 000 до 800 000 рублей на юридическое лицо, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях верхняя граница доходит до 1 000 000 рублей. Наказывают не за отсутствие бумаги в папке, а за факт допуска к работе.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Патент выдаётся безвизовому иностранцу на конкретный субъект РФ и во многих регионах содержит указание профессии. Срок действия продлевается автоматически на тот период, за который внесён фиксированный авансовый платёж по НДФЛ: заплатил за месяц — патент живёт месяц. С 10 августа 2026 года пропущенный или внесённый не в полном размере платёж делает патент недействительным автоматически, без отдельной проверки инспектора. Отдельная обязанность лежит на самом работнике: в течение двух месяцев со дня выдачи патента он представляет в подразделение по вопросам миграции копию трудового или гражданско-правового договора, иначе патент аннулируют.

Разрешение на работу для визовых иностранцев привязано ещё жёстче: к работодателю, региону и профессии, и оформляется вместе с разрешением на привлечение и использование иностранных работников. Для высококвалифицированных специалистов разрешение выдаётся на срок до трёх лет, а входной порог по зарплате — 750 000 рублей за квартал.

Профессия в разрешительном документе — это не справочная информация. Временно пребывающий иностранец не вправе работать по профессии, специальности, должности или виду деятельности, которые в патенте или разрешении не указаны, а работодатель не вправе его к такой работе привлекать. Расхождение формулировок вида «разнорабочий» в патенте и «подсобный рабочий» в трудовом договоре разбирается судами как нарушение, а не как техническая неточность. Отсюда правило для перевода: перевести иностранца с патентом на другую должность внутри компании нельзя до тех пор, пока профессия в патенте не переоформлена.

Миграционная карта, миграционный учёт и миграционный центр: что из этого касается работодателя

Три понятия из ключевых запросов регулярно смешивают, хотя относятся они к разным процедурам и разным ответственным.

Миграционная карта заполняется при въезде и фиксирует цель визита. Кадровику она нужна для двух вещей: подтвердить законность въезда и увидеть заявленную цель. Карта не даёт права работать и в перечень документов статьи 327.3 ТК РФ не входит, но её реквизиты переносятся в уведомление о заключении договора.

Миграционный учёт — это постановка на учёт по месту пребывания, и обязанность здесь лежит на принимающей стороне, а не на работодателе по умолчанию. Работодатель становится принимающей стороной, только когда сам предоставляет жильё: общежитие, арендованную для сотрудника квартиру, помещение на территории организации. В этом случае уведомление о прибытии подаётся не позднее 7 рабочих дней со дня прибытия. Если работник снимает жильё самостоятельно, ставит его на учёт собственник жилья, и компания к этой процедуре отношения не имеет. Для граждан государств ЕАЭС срок увеличен международным договором: 30 суток с даты въезда, а для граждан Беларуси — 90 суток.

Миграционный центр — это не орган власти, а площадка, где иностранец проходит тестирование, медосвидетельствование, дактилоскопию и оформляет патент. Решения по документам принимает МВД. Самостоятельной миграционной службы как отдельного ведомства в России нет: её функции переданы в систему МВД, а на местах работают подразделения по вопросам миграции, которые в переписке и на практике называют отделом миграции или отделом по вопросам миграции. Уведомления работодателя адресуются именно им, по субъекту РФ, где трудится иностранец.

Уведомления в отдел по вопросам миграции: сроки, форма и штрафы

Работодатель уведомляет территориальный орган МВД России о заключении и о прекращении трудового договора или гражданско-правового договора с иностранцем не позднее 3 рабочих дней с даты заключения либо расторжения. Срок считается со дня, следующего за днём подписания договора. Обязанность распространяется на все категории, включая граждан государств ЕАЭС, постоянно проживающих с видом на жительство и высококвалифицированных специалистов: отсутствие патента у работника не отменяет уведомления. С 1 сентября 2025 года, если иностранец работает на территории двух субъектов РФ, уведомление подаётся в каждом из них.

Ниже сценарии, которые чаще всего встречаются в кадровой практике, и срок реакции по каждому.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Цена пропущенного уведомления считается не по одному работнику, а по каждому: неподача или нарушение формы наказывается по статье 18.15 КоАП РФ штрафом от 400 000 до 800 000 рублей на юридическое лицо либо приостановлением деятельности на срок от 14 до 90 суток, на должностных лиц и предпринимателей — от 35 000 до 50 000 рублей. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях верхняя граница для организаций поднимается до 1 000 000 рублей. Три неоформленных уведомления в столичной компании — это уже сумма, сопоставимая с годовым бюджетом кадровой службы.

Как оформить приём иностранного сотрудника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите режим пребывания и документ, дающий право на труд, снимите копии в личное дело.
2. Шаг 2. Сверьте профессию в патенте или разрешении на работу с наименованием должности в штатном расписании; при расхождении меняйте не патент задним числом, а вакансию.
3. Шаг 3. Проверьте кандидата в реестре контролируемых лиц в день издания приказа и приложите скриншот результата к делу.
4. Шаг 4. Соберите документы по статьям 65 и 327.3 ТК РФ, включая договор или полис ДМС для временно пребывающих.
5. Шаг 5. Заключите трудовой договор, издайте приказ о приёме, ознакомьте работника с ЛНА под подпись.
6. Шаг 6. Подайте уведомление о заключении договора в подразделение по вопросам миграции МВД России в срок 3 рабочих дня и сохраните отметку о приёме.
7. Шаг 7. Поставьте на контроль три даты: окончание патента или разрешения на работу, окончание полиса ДМС, окончание миграционного учёта.

В практике Добыто именно седьмой шаг чаще всего оказывается неформализованным: даты живут в голове у кадровика, а не в системе, и обнаруживаются в день, когда работник уже вышел на смену с истёкшим документом.

Шаблоны кадровых документов для оформления иностранного сотрудника

Комплект закрывает приём и перевод на электронное взаимодействие; начинать стоит с трудового договора, поскольку в нём фиксируется наименование должности, которое дальше сверяется с разрешительным документом.

Допустимая доля иностранных работников: ограничение, о котором вспоминают в декабре

Правительство ежегодно устанавливает допустимую долю иностранных работников для отдельных видов экономической деятельности. На 2026 год доли определены постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995: по большинству видов деятельности они снижены, документ вступил в силу 20 декабря 2025 года, а привести численность в соответствие требовалось до 1 января 2026 года. Пунктами 2-42 постановления заданы региональные особенности для ряда субъектов РФ, поэтому федеральный процент не универсален: компании с филиалами считают долю по каждому региону отдельно.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Допустимые доли иностранной рабочей силы по отраслям устанавливаются на календарный год, и лишних работников увольняют до его начала, а не по факту проверки. Ответственность за несоблюдение идёт по статье 18.17 КоАП РФ, основание общее с 115-ФЗ. Проверьте свой ОКВЭД и регион в декабре, а не в феврале: в феврале у вас остаётся только увольнение задним числом, которого не бывает».

Превышение доли — это самостоятельное основание для увольнения по пункту 9 части 1 статьи 327.6 ТК РФ. Раньше оно работало только при ограничениях, установленных федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства.

Отстранение и увольнение по главе 50.1 ТК РФ

Когда срок разрешительного документа заканчивается, работодатель не увольняет сразу. Статья 327.5 ТК РФ обязывает отстранить работника от работы при окончании срока действия разрешения на работу или патента, разрешения на временное проживание, вида на жительство, а для высококвалифицированного специалиста — при окончании договора или полиса ДМС. Отстранение оформляется приказом, заработная плата за этот период не начисляется.

Дальше включается статья 327.6 ТК РФ. По основаниям, связанным с окончанием срока действия документов, трудовой договор прекращается по истечении одного месяца со дня наступления обстоятельства. Этот месяц — рабочий ресурс: за него человек успевает переоформить патент или продлить РВП, и увольнение не понадобится. По основаниям, связанным с невозможностью перевода или предоставления прежней работы, работника предупреждают письменно не менее чем за 3 календарных дня до увольнения. Аннулирование документа, в отличие от истечения срока, месячной паузы не даёт.

Важный нюанс из практики: журнал подписания и кадровые сроки мы смотрим до того, как начался спор, а не после. Сверку по проблемным делам проводим перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт: это тот случай, когда система показывает и то, что работает против работодателя, и это лучше увидеть заранее.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге — это статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. То есть полностью электронного увольнения не существует ни для российского работника, ни для иностранного: заявление приходит в системе, а приказ уходит на бумагу. Заложите этот гибрид в регламент заранее, иначе он всплывёт в день, когда работник уже улетел домой».

Отдельная строка расходов — уведомление о прекращении договора. Оно подаётся в те же 3 рабочих дня, что и уведомление о заключении, и пропускается чаще, потому что увольнение обычно происходит быстрее и без подготовки. Штраф при этом такой же, как за неуведомление о приёме.

Иностранные сотрудники в КЭДО: что переводится в электронный вид, а что нет

Кадровый электронный документооборот вводится по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и распространяется на иностранных работников на общих основаниях: отдельного запрета в законе нет. Требования те же, что и для остальных: приказ о введении КЭДО, положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, письменное согласие каждого работника по статье 22.2 ТК РФ и соглашение об использовании неквалифицированной подписи.

Практическая сложность у иностранного персонала лежит не в юридической плоскости, а в идентификации и в языке. Суды оценивают не подпись в журнале ознакомления, а фактическую способность человека работать в системе, и первые дни работы в КЭДО прямо рассматриваются как обстоятельство, при котором ошибка вероятна.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Риск сидит не в виде подписи, а в моменте выдачи ключа и в идентификации. Мы видели, как система, внедрённая ради доказательств, эти доказательства и дала — только другой стороне: она зафиксировала, что ключ выдали в день подписания и что человек не умел ею пользоваться. Проверьте у себя, описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи».

Важный нюанс из практики: мы разводим по времени выдачу электронной подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, умеет ли человек работать в системе. Для смешанных бригад это означает пилотную группу и обучение на языке, понятном работнику, до того как в системе появится первое заявление.

Когда КЭДО не закрывает задачу с иностранным персоналом

КЭДО не заменяет миграционные процедуры. Уведомления в МВД, постановка на миграционный учёт, оплата патента и переоформление профессии остаются вне контура кадровой системы: их нельзя подписать электронной подписью работника и нельзя автоматизировать маршрутом согласования. Не подойдёт электронный контур и там, где работник отказался от перехода на КЭДО: без письменного согласия по статье 22.2 ТК РФ вести с ним документы электронно нельзя, и на смешанном коллективе это означает параллельные процессы.

Что КЭДО действительно снимает у компаний с иностранным персоналом — это контроль сроков и доставка документов. Даты окончания патента, полиса ДМС и миграционного учёта живут в карточке сотрудника, а не в блокноте кадровика, и уведомление об отстранении доходит до вахтового посёлка так же быстро, как до офиса.

Стоимость подключения КЭДО Добыто: тарифы на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма для компании с иностранным персоналом складывается из численности и выбранного набора подписей: чем больше сезонных работников, тем заметнее разница между помесячной и годовой схемой оплаты. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а перейти на другой тариф можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Иностранный сотрудник в кадровом учёте определяется парой «режим пребывания плюс документ на труд», и от неё зависит всё остальное: перечень документов при приёме, география и должность, состав уведомлений в МВД, порядок отстранения и увольнения. Разрешительный документ нужен только двум группам из семи, но именно они дают основную долю штрафов по статьям 18.15 и 18.17 КоАП РФ. Три даты, которые стоит держать под контролем по каждому иностранному работнику, — окончание патента или разрешения на работу, окончание полиса ДМС и окончание миграционного учёта.

Мы в Добыто ведём кадровый документооборот компаний со смешанным персоналом и знаем, где такие процессы рвутся: контроль сроков в карточке сотрудника, маршруты согласования и электронный архив снимают ручную часть работы, а миграционные процедуры остаются за кадровой службой и требуют отдельного регламента.

Частые вопросы

Нужно ли уведомлять МВД о заключении договора ГПХ с иностранцем?

Да, обязанность одинаковая для трудового и гражданско-правового договора: уведомление подаётся в территориальный орган МВД России не позднее 3 рабочих дней с даты заключения. Прекращение договора ГПХ уведомляется в тот же срок. Ответственность за неподачу общая для обоих видов договоров — по статье 18.15 КоАП РФ.

Можно ли перевести иностранца с патентом на другую должность внутри компании?

Только после переоформления патента, если в нём указана профессия. Временно пребывающий иностранец не вправе работать по профессии, которой в патенте нет, а работодатель не вправе его к такой работе привлекать. Расхождение формулировок в патенте и трудовом договоре суды разбирают как нарушение, а не как техническую неточность, поэтому дополнительное соглашение о переводе без переоформления патента задачу не решает.

Что делать, если действующий сотрудник попал в реестр контролируемых лиц?

Само по себе внесение в реестр основанием для увольнения не является. Смотреть нужно на причину: если она совпадает с одним из оснований статьи 327.6 ТК РФ — аннулирование или окончание срока патента, разрешения на работу, РВП, вида на жительство, — применяется соответствующий пункт с отстранением по статье 327.5 ТК РФ. Если причина к трудовым отношениям не относится, оснований расторгать договор нет.

Обязателен ли полис ДМС и когда его можно не требовать?

По статье 327.3 ТК РФ договор или полис добровольного медицинского страхования, действующий в России, предъявляется при заключении трудового договора. Требование снимается, если работодатель сам заключил с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг высококвалифицированному специалисту, а также в случаях, установленных федеральными законами и международными договорами. Постоянно проживающие с видом на жительство под это требование не подпадают.

Кто ставит работника на миграционный учёт, если он снимает квартиру сам?

Принимающая сторона, то есть собственник или наниматель жилого помещения, где работник фактически проживает. Работодатель становится принимающей стороной только тогда, когда сам предоставляет жильё: общежитие, арендованную для сотрудника квартиру или помещение на территории организации, и тогда подаёт уведомление о прибытии в срок 7 рабочих дней. Копию отрывной части уведомления кадровой службе стоит запросить в любом случае: по ней контролируется срок законного пребывания.

Нужно ли переводить документы иностранного работника на русский язык?

Документы, составленные на иностранном языке, представляются с переводом на русский язык, а перевод удостоверяется нотариально. Это касается паспорта, документов об образовании и документов о стаже. Кадровой службе перевод нужен не формально: именно по нему в приказ и трудовой договор переносятся фамилия, имя и отчество в той транскрипции, которая дальше должна совпадать с уведомлением в МВД и с данными в патенте.