Эмиграция и иммиграция: что различать кадровику в 2026

Эмиграция и иммиграция описывают одно перемещение с разных сторон границы: эмиграция — выезд из страны, иммиграция — въезд в неё. В российском миграционном законодательстве ни тот, ни другой термин не работает: 115-ФЗ оперирует понятиями «иностранный гражданин», «лицо без гражданства», «временно пребывающий», «временно проживающий» и «постоянно проживающий», а право трудиться даёт не факт въезда, а конкретный документ — патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание или вид на жительство. Порядок действий кадровика задаёт способ въезда. При визовом порядке работодатель сам получает разрешение на привлечение иностранных работников и оформляет приглашение, при безвизовом работник оформляет патент самостоятельно, а работодатель только проверяет его и уведомляет МВД.

Разберём миграционный словарь по частям: миграционный учёт и его отличие от регистрации по месту жительства, разрешение на работу и его привязку к должности, миграционную карту, реестр контролируемых лиц, подразделения по вопросам миграции и миграционные центры. Покажем, какая формулировка в приказе о приёме расходится с профессией в патенте и как сверить это до подписания. Сроки уведомления МВД, новые формы с 1 сентября 2026 года, сценарная таблица по статусам, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Эмиграция, иммиграция и миграция: какие термины есть в законе

Ни «эмигрант», ни «иммигрант» не являются правовыми статусами в России. Это слова из демографии и публицистики, и в кадровых документах они не используются. Работника, приехавшего из Узбекистана, нельзя оформить «как иммигранта»: его оформляют как временно пребывающего иностранного гражданина, прибывшего в порядке, не требующем получения визы. От того, какой из статусов у человека, зависит перечень документов при приёме, необходимость уведомлять МВД и основания для отстранения.

Цена терминологической путаницы проявляется через ошибку в конкретном документе. Кадровик, который считает миграционный учёт «пропиской», не подаёт уведомление о прибытии. Кадровик, который считает патент «разрешением на работу», не проверяет регион его действия. Ниже — карта терминов, которые чаще всего смешивают, с указанием, есть ли за ними норма и что по каждому делает работодатель.

Из таблицы видно, что кадровых обязанностей нет только у первых двух строк. Всё остальное — процедуры со своими сроками, и каждая из них проверяется инспектором отдельно.

Миграционный учёт: сроки подачи и роль работодателя как принимающей стороны

Миграционный учёт регулируется 109-ФЗ и не имеет отношения ни к прописке, ни к регистрации по месту жительства. Это уведомительная процедура: принимающая сторона сообщает в МВД, что иностранец прибыл в конкретное помещение. Общий срок подачи уведомления о прибытии — не позднее 7 рабочих дней с даты прибытия в место пребывания, причём срок отсчитывается со следующего дня после пересечения границы или приезда в новое место.

Отдельный срок в один рабочий день действует при размещении в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристской базе, в детском оздоровительном лагере, медицинской организации или организации социального обслуживания, а также если у иностранца нет места жительства. Работодатель становится принимающей стороной тогда, когда фактически предоставляет работнику помещение: общежитие, койко-место в вахтовом городке, служебную квартиру. Если работник снимает жильё сам, принимающей стороной выступает собственник, и обязанность работодателя ограничивается тем, чтобы получить копию отрывной части уведомления и убедиться, что учёт вообще оформлен.

Отдельно считается срок пребывания. С 1 января 2025 года безвизовый иностранец вправе находиться в России суммарно не более 90 суток в течение календарного года: счёт идёт с 1 января по 31 декабря, а выезд и повторный въезд счётчик не обнуляют. Ограничение не применяется к тем, у кого есть патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание или вид на жительство, а также к тем, кто уже подал документы на эти статусы. Для кадровика это означает простую вещь: работник без действующего патента, который «просто ждёт оформления», может исчерпать свои 90 суток до того, как получит документ.

Факт: с 1 марта 2026 года по Федеральному закону от 17.11.2025 № 419-ФЗ основание из пункта 9 части 1 статьи 327.6 ТК РФ работает и по ограничениям, установленным региональными нормативными актами: трудовой договор с иностранцем прекращается не позднее окончания срока, указанного в акте субъекта РФ. До поправки учитывались только федеральные законы, указы Президента и постановления Правительства.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Читайте также:  Трудовой договор или ГПХ с иностранцем: выбор в 2026

Уведомление МВД о договоре с иностранцем: 3 рабочих дня и новые формы

Уведомить территориальный орган МВД нужно и о заключении, и о прекращении трудового договора либо договора ГПХ с иностранным гражданином. Срок один и тот же — 3 рабочих дня с даты заключения или расторжения. Обязанность не зависит от статуса работника: уведомление подаётся и на гражданина государства ЕАЭС, который трудится без патента, и на обладателя вида на жительство, и на высококвалифицированного специалиста.

С 1 сентября 2026 года действуют новые формы, утверждённые приказом МВД России от 12.05.2026 № 290 (зарегистрирован в Минюсте России 02.06.2026). Формы применяются до 1 сентября 2032 года. Три изменения, которые меняют состав работы кадровика: в уведомлении теперь отражается срок действия договора либо отметка о том, что он бессрочный; в сообщении о выплатах высококвалифицированному специалисту появилось поле для ИНН иностранца; к уведомлениям прикладывается согласие на обработку персональных данных по рекомендуемому образцу. Подать документ можно тремя способами: лично на бумаге в территориальный орган МВД либо через уполномоченное МВД России предприятие или организацию, уполномоченную городом Москвой; заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении; онлайн через Госуслуги с электронной подписью.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разграничение действующей нормы и законопроекта — первое, что мы проверяем при работе с иностранными работниками. Значительная часть материалов в открытых источниках описывает поправки в будущем времени, потому что писалась до вступления их в силу, и кадровик копирует в регламент норму, которая либо уже работает иначе, либо не принята вовсе. Перед тем как утверждать внутренний порядок оформления иностранцев, сверьте каждую ссылку с действующей редакцией акта на дату утверждения.»

Соберите согласие на обработку данных иностранного работника

Сколько стоит пропущенный срок

Даже однодневная задержка с уведомлением образует состав по статье 18.15 КоАП РФ. Санкция для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 35 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц — от 400 000 до 800 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Штраф считается по каждому работнику отдельно, поэтому один забытый пакет документов на бригаду из пяти человек превращается в сумму, сопоставимую с годовым бюджетом кадровой службы небольшой компании. Отдельный состав по статье 18.17 КоАП РФ наступает при несоблюдении допустимой доли иностранных работников, которую Правительство устанавливает по отраслям ежегодно, а «лишних» работников нужно уволить до начала соответствующего календарного года.

В практике Добыто самая частая причина просрочки не в незнании срока, а в том, что дата подписания договора и дата фактического старта задачи на уведомление живут в разных местах: договор в кадровой папке, задача в почте. Мы настраиваем отдельный тип документа под иностранных работников, чтобы факт подписания сразу порождал задачу ответственному.

Разрешение на работу и патент: зачем нужны и почему в них указана должность

Разрешение на работу и патент — разные документы для разных категорий. Разрешение на работу получает работодатель для иностранца, въезжающего по визе, и отдельно оно оформляется на высококвалифицированного специалиста. Патент оформляет сам работник, если он приехал в безвизовом порядке и не является гражданином государства ЕАЭС. Граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии трудятся без обоих документов по Договору о ЕАЭС, но уведомление в МВД на них подаётся на общих основаниях.

Самый недооценённый реквизит обоих документов — профессия. Временно пребывающий иностранец не вправе работать по профессии, специальности, должности или виду трудовой деятельности, не указанной в разрешении на работу или патенте. Если работнику нужна другая профессия, он обращается в территориальный орган МВД, выдавший патент, напрямую или через подведомственное предприятие либо уполномоченную организацию, и вносит изменения. Указывать профессию в патенте или нет, каждый регион решает самостоятельно: там, где профессия не проставляется, работник вправе трудиться по любой профессии или совмещать несколько.

Формулировка должности в патенте берётся из классификатора профессий. Расхождение выглядит так: в штатном расписании стоит «менеджер по работе с клиентами», в патенте — «агент коммерческий», и инспектор читает это как работу не по указанной профессии. Мы сверяем три документа между собой до подписания: патент или разрешение на работу, штатное расписание и проект приказа о приёме. Расхождение в наименовании должности устраняется либо изменением патента, либо приведением штатного расписания в соответствие с классификатором.

Как принять на работу безвизового иностранца с патентом: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите статус: безвизовый порядок въезда, гражданство вне ЕАЭС, временно пребывающий. От этого зависит, нужен патент или нет.
2. Шаг 2. Проверьте патент по четырём реквизитам: регион действия, профессия, срок и наличие чеков об авансовых платежах НДФЛ за оплаченный период. Патент, оформленный в другом субъекте, права работать у вас не даёт.
3. Шаг 3. Проверьте кандидата по реестру контролируемых лиц. Проверка занимает около минуты и выполняется по фамилии, имени, отчеству и паспортным данным.
4. Шаг 4. Возьмите письменное согласие на обработку персональных данных. Без него обработка данных кандидата неправомерна, а с 1 сентября 2026 года согласие ещё и прикладывается к уведомлению в МВД.
5. Шаг 5. Заключите трудовой договор с учётом статьи 327.2 ТК РФ: в него включаются сведения о патенте и об условии обеспечения медицинской помощью.
6. Шаг 6. Издайте приказ о приёме, сверив наименование должности со штатным расписанием и с профессией в патенте.
7. Шаг 7. Подайте уведомление о заключении договора в территориальный орган МВД в течение 3 рабочих дней по форме из приказа № 290.
8. Шаг 8. Поставьте на контроль дату окончания патента. При истечении или приостановлении срока действия патента работник отстраняется по статье 327.5 ТК РФ, и если основание не устранено в отведённый срок, договор прекращается по статье 327.6 ТК РФ.

Кадровые шаблоны для оформления иностранного работника

Комплект собран под приём на работу и сбор согласий; начинать удобнее с анкеты, потому что она задаёт состав данных для всех последующих документов.

Миграционная карта и статусы: что чем подтверждается

Миграционная карта не даёт права работать. Это бланк учёта, который иностранец заполняет при въезде и в котором указывает цель визита. Цель «работа» в карте важна для безвизовых: при цели «частная» или «туризм» патент по общему правилу не оформят, а исправить карту задним числом нельзя. Карта не заполняется гражданами Беларуси и теми, кто въезжает по документам, приравненным к внутренним. Хранить её копию в личном деле полезно: при проверке она подтверждает дату въезда, от которой считаются и миграционный учёт, и лимит пребывания.

Дальше всё определяется статусом. Ниже сценарная таблица: что служит основанием для работы, что критично проверить и какие уведомления обязательны.

Строка, которую пропускают чаще всего, — первая. Отсутствие патента у гражданина ЕАЭС не отменяет уведомления, и штраф по статье 18.15 КоАП РФ здесь такой же, как за неуведомление о работнике с патентом.

Реестры МВД: контролируемые лица, цифровой профиль и что появится позже

С 5 февраля 2025 года действует режим высылки для иностранцев, утративших законные основания находиться в России, а сведения о таких людях вносятся в реестр контролируемых лиц. Человек остаётся в реестре до выезда из страны либо до урегулирования правового положения. Проверить наличие сведений можно через сервис проверки по реестру контролируемых лиц на сайте МВД России или на Госуслугах: в форму вводятся фамилия, имя, отчество и паспортные данные, причём данные принимаются и кириллицей, и латиницей. Проверка занимает около минуты, и проводить её имеет смысл не только до приёма, но и периодически в период работы.

Попадание работника в реестр само по себе не является основанием для немедленного увольнения. Сначала выясняется причина внесения сведений: часть оснований устраняется урегулированием статуса, и только если причина обязывает прекратить трудовые отношения, применяются статьи 327.5 и 327.6 ТК РФ. Увольнение «на всякий случай» создаёт риск спора о незаконном прекращении договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: автоматизированные сервисы проверки регулярно выдают чужие сведения из-за совпадения фамилии, имени и даты рождения или из-за опечатки в одной букве. Один из наших собеседников-практиков обнаружил за собой штрафы примерно на 100 000 рублей, которые на деле принадлежали полным тёзкам по всей стране. Для иностранных работников риск выше, потому что написание имени в разных документах различается при транслитерации, и любое совпадение нужно перепроверять по двум источникам, прежде чем принимать кадровое решение.

Дальше реестровая логика будет расширяться. МВД создаёт государственный информационный ресурс «Цифровой профиль иностранного гражданина», который объединяет юридически значимые сведения из баз разных ведомств в одну обновляемую запись. Отдельно подготовлен законопроект о трёхлетнем эксперименте по организованному набору иностранной рабочей силы с 1 января 2027 года: планируются два реестра — работодателей и иностранцев, желающих работать в России, записи сроком до одного года с возможностью продления и идентификационные карты для участников. Эксперимент рассчитан на 87 субъектов и не затрагивает Москву и Московскую область. На дату публикации это проект, ссылаться на него как на действующую норму нельзя.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Проверка иностранного кандидата законна только при его письменном согласии на обработку персональных данных: работодатель получает согласие до того, как данные уходят куда-либо дальше внутренней кадровой службы. Если проверку выполняет подрядчик, он должен быть внесён в реестр операторов персональных данных Роскомнадзора, а порядок передачи сведений закреплён в договоре. Проверьте у себя две вещи: есть ли подписанное согласие на каждого проверяемого и описан ли в договоре с подрядчиком способ передачи данных.»

Миграционная служба, отдел по вопросам миграции и миграционный центр

Федеральной миграционной службы не существует с 2016 года: она упразднена Указом Президента РФ от 05.04.2016 № 156, а её функции переданы МВД России. Поэтому «миграционная служба» в 2026 году — разговорное обозначение, а не название органа. В центральном аппарате вопросами занимается Главное управление по вопросам миграции МВД России, а на местах — подразделения по вопросам миграции территориальных органов, которые в обиходе называют отделами миграции или ОВМ. Именно туда подаются уведомления о заключении и прекращении договоров, там же выдаются разрешения на работу и вносятся изменения в патент.

Миграционный центр — это другое. Многофункциональные миграционные центры создаются на региональном уровне и работают как площадка для оформления патентов, прохождения медицинского освидетельствования, тестирования по русскому языку, истории и основам законодательства, дактилоскопии и фотографирования. Центр не является органом власти: он готовит и передаёт комплект документов, а решение принимает подразделение МВД. Приказ МВД № 290 прямо называет уполномоченное МВД России предприятие и организацию, уполномоченную городом Москвой, как альтернативный канал подачи уведомлений на бумаге.

Практическое следствие: адресовать претензию или запрос «в миграционную службу» бессмысленно, а обращение о сроках рассмотрения документов направляется в конкретное подразделение по вопросам миграции того органа, который выдавал документ. Патент меняет только тот территориальный орган МВД, который его выдал.

В практике Добыто мы фиксируем в карточке сотрудника, какое подразделение выдало документ и до какой даты он действует. Кадровая служба получает уведомление заранее, а не в день, когда срок патента уже истёк и работника нужно отстранять.

Электронное оформление иностранных работников: что переводится в КЭДО

Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ применяется к иностранным работникам на общих основаниях: гражданство не входит в число ограничений. В электронный вид переводятся трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, ознакомление с ЛНА, графики и уведомления. На бумаге остаются документы, прямо исключённые статьёй 22.1 ТК РФ, и весь миграционный блок: патент, разрешение на работу, миграционная карта и отрывная часть уведомления о прибытии — это документы МВД, а не кадровые, и в системе работодателя хранятся только их копии.

Практическое ограничение возникает на этапе подписи. Выпуск УНЭП через Госключ технически доступен иностранцу при наличии подтверждённой учётной записи на Госуслугах и СНИЛС. Пока учётной записи нет, работают два других сценария: корпоративная УНЭП работодателя, выпускаемая в информационной системе для большинства кадровых документов, и УКЭП через аккредитованный удостоверяющий центр, где для нерезидента потребуется расширенный комплект документов, включая паспорт страны гражданства и миграционную карту. В сервисе Добыто КЭДО подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в самом сервисе, без похода в удостоверяющий центр.

Важный нюанс из практики: в одном из разобранных нами трудовых споров суд отменил решения нижестоящих инстанций не из-за электронной формы заявления и не из-за вида подписи. Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника у работодателя были. Против него сыграла связка: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная информационная система. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. С иностранными работниками это проявляется резче: языковой барьер и отсутствие привычки к российским сервисам приводят к тому, что за человека документы подписывает кто-то другой, и работодатель теряет доказательственную конструкцию целиком. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию по этой причине.»

Когда перевод иностранных работников в КЭДО преждевременен

КЭДО не решает миграционные задачи и не заменяет уведомления в МВД: они подаются по своим формам и своим каналам. Переводить иностранных работников в электронный документооборот рано в трёх ситуациях. Первая: в компании нет утверждённого Положения о КЭДО и перечня документов, которые переводятся в электронный вид, — тогда сначала документы, потом подписи. Вторая: работники наняты на короткий сезон, и срок оформления подписей сопоставим со сроком работы. Третья: у большинства работников нет подтверждённой учётной записи на Госуслугах и нет СНИЛС, а корпоративная УНЭП под их документы не закрывает нужный перечень. Во всех трёх случаях правильнее оставить бумажный порядок, чем получить электронные документы, которые нельзя защитить в споре.

Стоимость подключения ДОБЫТО КЭДО для компаний с иностранными работниками

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к поддержке.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в интеграции с учётной системой: компании с сезонным иностранным персоналом чаще упираются не в цену за сотрудника, а в минимальный годовой платёж по тарифу «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Перейти с одного тарифа на другой можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для компаний с переменной численностью это значит, что стартовать можно с меньшего пакета и расширять его по мере набора.

Выводы

Эмиграция и иммиграция остаются словами из демографии: кадровые последствия определяет статус конкретного человека и документ, который даёт ему право трудиться. Миграционный учёт, патент, разрешение на работу и миграционная карта решают разные задачи и проверяются инспектором по отдельности, а профессия в патенте должна совпадать с должностью в приказе и штатном расписании. Уведомление МВД подаётся в течение 3 рабочих дней на любого иностранца независимо от его статуса, с 1 сентября 2026 года по формам приказа № 290, а проверка по реестру контролируемых лиц занимает около минуты и делается до приёма.

Кадровый электронный документооборот закрывает не миграционную часть, а всё, что вокруг неё: договоры, приказы, ознакомление с локальными актами и сроки. В Добыто КЭДО эти документы собираются в единый маршрут с фиксацией дат и подписантов, поэтому при проверке кадровая служба открывает конкретный документ вместе с историей его подписания.

Частые вопросы

Нужно ли уведомлять МВД о переводе иностранца на другую должность внутри компании?

Обязанность уведомлять установлена для заключения и прекращения договора, перевод в этот перечень не входит. Но перевод на должность, которой нет в патенте или разрешении на работу, делает работу по ней незаконной. Перед оформлением перевода работник должен внести изменения в патент через территориальный орган МВД, выдавший документ, либо получить новое разрешение на работу. Если в вашем регионе профессия в патенте не указывается, ограничение не действует.

Что делать, если патент оформлен в соседнем регионе, а работать человек будет у нас?

Патент действует только на территории того субъекта РФ, где он выдан. Работать по нему в другом регионе нельзя, и ответственность наступает и у работника, и у работодателя. Вариантов два: работник оформляет патент в вашем регионе либо рабочее место фактически находится в регионе выдачи патента. Проверять территорию действия нужно до подписания договора, а не после первого рабочего дня.

Кто подаёт уведомление о прибытии, если иностранец снимает квартиру сам?

Принимающей стороной выступает тот, кто фактически предоставляет помещение, в этом случае собственник жилья. Работодатель становится принимающей стороной, только если сам размещает работника: общежитие, служебное жильё, вахтовый городок. При этом полезно запросить у работника копию отрывной части уведомления о прибытии и хранить её: она подтверждает, что учёт оформлен, и даёт адрес, по которому работник числится.

Можно ли принять на работу иностранца, пока он ждёт готовности патента?

Нет. Право трудиться возникает с момента получения патента, и договор, заключённый раньше, создаёт состав по статье 18.15 КоАП РФ. Отдельный риск связан с лимитом пребывания: с 2025 года безвизовый иностранец находится в России суммарно не более 90 суток в календарном году, и ожидание документов эти сутки расходует. Ограничение снимается, когда документы на патент уже поданы.

Как проверить сотрудника по реестру контролируемых лиц, если его имя пишется по-разному в документах?

Форма проверки принимает данные и кириллицей, и латиницей, поэтому проверку имеет смысл выполнить в обоих вариантах написания и дополнительно по паспортным данным. Совпадение по фамилии, имени и дате рождения не равно подтверждённому факту: перед кадровым решением результат перепроверяется по второму источнику, а работнику даётся возможность объяснить расхождение.

Обязательно ли переводить иностранных работников на КЭДО вместе со всеми?

Нет, переход на кадровый электронный документооборот происходит по согласию работника, и гражданство здесь роли не играет. Компания вправе вести часть персонала в электронном виде, а часть на бумаге, если это описано в Положении о КЭДО и в перечне документов. Разумный порядок: сначала пилотная группа из тех, у кого уже есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах, затем остальные по мере выпуска подписей.

Какие миграционные документы нельзя хранить только в электронном виде?

Патент, разрешение на работу, миграционная карта и отрывная часть уведомления о прибытии выдаются МВД на бумаге, и в кадровой системе хранятся только их копии. Оригиналы патента и миграционной карты находятся у работника. Копии в электронном архиве полезны для контроля сроков, но при проверке они не заменяют предъявление оригинала работником.