Разрешение на работу нужно не каждому иностранцу: безвизовый работник трудится по патенту, визовый — по разрешению на работу, а граждане ЕАЭС, обладатели РВП и вида на жительство оформляются без разрешительного документа. Работодатель в любом случае проверяет статус до подписания договора, вносит сведения о патенте или разрешении в трудовой договор по статье 327.2 ТК РФ и в течение 3 рабочих дней подаёт уведомление в подразделение по вопросам миграции МВД. С 1 сентября 2026 года уведомления сдаются на новых формах, а согласие на обработку персональных данных прикладывается к ним отдельным документом. Порядок действий определяет статус: временно пребывающий по патенту работает только в регионе выдачи и по указанной в патенте профессии, а постоянно проживающий по виду на жительство оформляется как гражданин России.
Разберём каждый статус, состав документов по статье 327.3 ТК РФ и точки, где кадровая служба теряет срок. Покажем, как проверить работника по реестру контролируемых лиц до подписания договора и какие поля появились в новых бланках уведомлений. Допустимые доли иностранных работников на 2026 год, размеры штрафов по статьям 18.15 и 18.17 КоАП, порядок отстранения при истечении патента, образцы кадровых документов и стоимость электронного оформления — во второй половине статьи.
Статус иностранца определяет весь комплект документов
Глава 50.1 ТК РФ делит иностранных работников на три группы по праву пребывания: временно пребывающие, временно проживающие по разрешению на временное проживание и постоянно проживающие по виду на жительство. К ним добавляется отдельная категория — граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии, которые по статье 97 Договора о ЕАЭС работают без патента и без разрешения на работу.
Разрешительный документ отвечает на вопрос, вправе ли конкретный человек продавать свой труд на территории России. Без него привлечение к работе считается незаконным по 115-ФЗ, и административная ответственность ложится на работодателя. Основание проверяется до подписания договора: подпись под трудовым договором с человеком, у которого нет действующего разрешительного документа, уже образует состав нарушения.
| Категория работника | Основание для работы | Где действует | Что проверяет кадровая служба |
|---|---|---|---|
| Гражданин ЕАЭС | Патент и разрешение на работу не требуются, статья 97 Договора о ЕАЭС | Вся территория РФ | Паспорт, миграционный учёт, срок действия документов |
| Безвизовый иностранец вне ЕАЭС | Патент | Только регион выдачи и профессия, указанная в патенте | Регион, профессия, срок, чеки авансовых платежей |
| Визовый иностранец | Разрешение на работу, рабочая виза, приглашение | Регион и работодатель, указанные в разрешении | Разрешение компании на привлечение, квота, срок визы |
| Высококвалифицированный специалист | Разрешение на работу ВКС, зарплата от 750 000 руб. за квартал по статье 13.2 115-ФЗ | Регион, указанный в разрешении | Размер выплат, полис ДМС, ежеквартальная отчётность о вознаграждении |
| Временно проживающий | Разрешение на временное проживание | Регион выдачи РВП | Срок действия РВП, соблюдение региональной привязки |
| Постоянно проживающий | Вид на жительство | Вся территория РФ | Действительность ВНЖ, отметки о ежегодном уведомлении |
Из таблицы следует рабочий фильтр для рекрутера: региональная привязка есть у патента, разрешения на работу и РВП, а у гражданина ЕАЭС и обладателя вида на жительство её нет. Если вакансия в Казани, а патент выдан в Московской области, кандидат на эту позицию не подходит до переоформления документа.
Факт: зарплата иностранного работника сверяется с региональным минимумом, а не с федеральным. МРОТ на 2026 год — 27 093 рубля, а в Москве региональное значение составляет 32 916 рублей.
Документы при приёме и проверки, которые делаются до подписания
Статья 327.3 ТК РФ добавляет к общему перечню статьи 65 специальные позиции: патент или разрешение на работу, разрешение на временное проживание или вид на жительство, договор добровольного медицинского страхования для временно пребывающих. Трудовая книжка и СНИЛС остаются в перечне на общих основаниях, но если у иностранца нет СНИЛС, оформляет его работодатель.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приёме закрытый, и расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Ни приказ министерства, ни внутренний регламент компании сюда не входят. Для иностранцев перечень расширяет глава 50.1 ТК РФ, а всё, что просит служба безопасности сверх неё, кандидат вправе не приносить, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»
Отдельная деталь для компаний, которые нанимают приезжих: паспорт предъявляется с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии запрашивается справка из МВД. У безвизового работника эту роль выполняет миграционная карта с отметкой о цели въезда. При иной цели въезда патент не выдадут, а отметку в миграционной карте после пересечения границы уже не исправить.
Что проверить до того, как кандидат вышел на работу
- Статус пребывания. Миграционная карта, виза, отметка о постановке на миграционный учёт, срок разрешённого пребывания.
- Разрешительный документ. Патент или разрешение на работу: регион, профессия, срок действия, реквизиты бланка.
- Оплату патента. Чеки фиксированных авансовых платежей за весь период: неоплаченный платёж прекращает действие патента автоматически.
- Реестр контролируемых лиц. Сведения о работнике в базе МВД: она показывает, находится ли человек в стране на законных основаниях.
- Допустимую долю. Сколько иностранных работников уже занято по вашему основному виду деятельности и есть ли запас до лимита.
- Наименование должности. Должность в штатном расписании должна совпадать с профессией в патенте.
Четвёртый пункт занимает меньше минуты. Проверить работника можно в реестре контролируемых лиц на сайте МВД: сервис ведётся с 5 февраля 2025 года, для поиска нужны фамилия, имя, отчество, дата рождения и реквизиты документа, удостоверяющего личность. Сведения обновляются несколько раз в сутки, поэтому проверка, сделанная за две недели до выхода, к дате приёма уже не считается свежей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: с 1 января 2026 года применяется классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если наименование или код должности изменились, потребуются приказ по штатному расписанию и дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Трудовой договор с иностранцем: что обязательно вписать
Статья 327.2 ТК РФ требует внести в договор сведения о разрешительном документе: номер и срок патента либо разрешения на работу, а для проживающих — реквизиты РВП или вида на жительство. Второе обязательное условие — основания оказания медицинской помощи в период работы: у временно пребывающего это реквизиты полиса ДМС либо договора, который работодатель заключил с медицинской организацией в пользу работника.
Статус иностранца сам по себе не даёт права заключить срочный трудовой договор. Срочность возможна только по общим основаниям статьи 59 ТК РФ, а ограниченный срок патента таким основанием не является. Договор на неопределённый срок с работником, у которого патент действует 6 месяцев, — нормальная конструкция: при истечении разрешительного документа работает механизм отстранения и увольнения по главе 50.1.
Соберите каркас трудового договора перед тем, как добавлять условия по патенту
Конструктор собирает общую часть договора: предмет, испытание, оплату, рабочее время и отпуск. Специальные сведения по статье 327.2 вносятся отдельным разделом вручную, потому что реквизиты патента у каждого работника свои.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Ознакомление с локальными актами по статье 68 ТК РФ идёт до подписания трудового договора, в крайнем случае одновременно с ним, но не позже. На бумаге очерёдность доказывается датами, написанными от руки, а в электронной системе её фиксирует метка времени. Для спора с инспектором это разные по силе доказательства.»
Кадровые документы для оформления иностранного сотрудника
Комплект собран под приём: начните с формы трудового договора, остальное встраивается в неё по ходу оформления.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Примерная форма трудового договора по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Личная карточка работника Т-2 | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Чек-лист онбординга нового сотрудника | Скачать |
Лайфхак: бумажный договор на нескольких листах подписывайте на каждой странице. Требования такого в норме нет, но при споре о содержании договора подписанная страница закрывает вопрос о подмене листа, а сшивка с печатью сохраняется не всегда.
Уведомление МВД: три рабочих дня и новые бланки с 1 сентября 2026 года
Работодатель уведомляет территориальный орган МВД и о заключении, и о прекращении договора с иностранцем. Срок — 3 рабочих дня со дня, следующего за датой подписания или расторжения. Обязанность распространяется на всех иностранных граждан независимо от статуса: гражданин Беларуси, обладатель вида на жительство и ВКС уведомляются наравне с работником по патенту. Договор ГПХ на выполнение работ или оказание услуг подпадает под ту же обязанность.
С 1 сентября 2026 года действуют новые формы: уведомление о заключении договора подаётся по приложению 7 к приказу МВД России № 290, о прекращении — по приложению 8. Старые бланки приказа № 536 применялись по 31 августа 2026 года включительно. Сдача уведомления на устаревшей форме квалифицируется как нарушение установленного порядка и формы, то есть попадает под ту же часть 3 статьи 18.15 КоАП, что и полное отсутствие уведомления.
Что изменилось в бланках: появилось поле о сроке договора с отметкой о бессрочном характере, добавлен пол работника, для ВКС требуется ИНН и убрано поле профессии. Согласие на обработку персональных данных раньше входило в текст уведомления, теперь оформляется отдельным документом и прикладывается к нему. Подать уведомление можно лично в подразделение по вопросам миграции, заказным письмом с уведомлением о вручении или в электронном виде через портал госуслуг с электронной подписью. Подача через МФЦ новым порядком не предусмотрена.
Как подать уведомление о приёме иностранного работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату заключения договора. Отсчёт трёх рабочих дней начинается со следующего дня, сам день подписания в срок не входит.
- Шаг 2. Возьмите действующий бланк: приложение 7 к приказу МВД России № 290 для заключения договора, приложение 8 для прекращения.
- Шаг 3. Заполните сведения о работодателе и работнике, реквизиты патента или разрешения на работу, срок договора либо отметку о бессрочном характере.
- Шаг 4. Подготовьте отдельное согласие работника на обработку персональных данных и приложите его к уведомлению.
- Шаг 5. Выберите способ подачи: подразделение по вопросам миграции по месту работы иностранца, заказное письмо с описью или электронная подача через портал госуслуг.
- Шаг 6. Сохраните подтверждение: отрывную часть с отметкой о приёме, квитанцию с описью или электронную квитанцию. Это единственное доказательство соблюдения срока при проверке.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Формы уведомлений и сроки мы никогда не берём из обзорных статей и роликов: если у источника устарела одна деталь, проверять надо все. Перед подачей откройте действующую редакцию приказа и сверьте номер приложения. На переходе между старыми и новыми бланками именно на этом теряют деньги.»
Кейс из практики: в ИТ-компании численностью около 250 человек одновременно было открыто до 50 вакансий, а поиск шёл по всей России и странам СНГ. Пока кадровые документы ездили курьером, оформление нового человека растягивалось на недели, а ежемесячные акты с исполнителями из других стран собирались по почте. После перевода подписания в электронный вид документы стали подписываться в день выставления, а курьерская логистика по кадровым документам исчезла как статья расходов.
Миграционный учёт: когда принимающей стороной становится работодатель
Постановка на миграционный учёт регулируется 109-ФЗ и лежит на принимающей стороне. Работодатель становится принимающей стороной, если предоставляет работнику жильё: общежитие, арендованную компанией квартиру или помещение на территории организации. Если иностранец живёт у родственников или снимает жильё сам, принимающая сторона — собственник помещения, а работодатель к этой обязанности отношения не имеет.
Общий срок уведомления о прибытии — 7 рабочих дней с даты въезда. Для граждан ЕАЭС действует 30 суток, для граждан Беларуси — 90 суток. Сроки считаются от даты, указанной в миграционной карте, и пропуск срока даёт самостоятельный состав нарушения, отдельный от трудовых обязанностей работодателя.
Допустимая доля иностранных работников и региональные ограничения
Правительство ежегодно устанавливает допустимую долю иностранных работников по видам экономической деятельности. На 2026 год доли определены постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995, и по большинству видов деятельности они снижены. В строительстве допустимая доля составляет 50 процентов вместо прежних 80. Для розничной торговли алкогольными напитками в специализированных магазинах, аптек и розничной торговли вне магазинов, палаток и рынков установлен нулевой показатель. Численность требовалось привести в соответствие с 1 января 2026 года.
Ответственность за несоблюдение допустимой доли предусмотрена статьёй 18.17 КоАП РФ и достигает 1 000 000 рублей с альтернативой в виде приостановления деятельности. Механизм приведения численности в соответствие с лимитом описан в пункте 9 части 1 статьи 327.6 ТК РФ: работодатель прекращает трудовые договоры с иностранцами, если это нужно для соблюдения ограничений.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: Федеральный закон от 17.11.2025 № 419-ФЗ, действующий с 1 марта 2026 года, распространил это основание увольнения на ограничения, установленные региональными нормативными актами. Трудовой договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в акте субъекта РФ.
Региональные запреты на привлечение иностранцев по патенту к отдельным видам деятельности принимаются в субъектах ежегодно и различаются даже у соседних регионов. Компании с филиальной сетью отслеживают их отдельно по каждому субъекту присутствия: для одного и того же ОКВЭД ограничение может действовать в одной области и отсутствовать в другой.
Сколько стоит ошибка в оформлении
Санкции по статье 18.15 КоАП РФ считаются по каждому иностранному работнику отдельно. Привлечение к труду без патента или разрешения на работу обходится юридическому лицу в 250 000 — 800 000 рублей либо приостановлением деятельности на срок от 14 до 90 суток. Неуведомление МВД о заключении или расторжении договора, нарушение порядка или формы уведомления — 400 000 — 800 000 рублей с той же альтернативой. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях верхняя граница поднимается до 1 000 000 рублей.
Бригада из 5 человек, оформленная без уведомления, при минимальной санкции даёт 2 000 000 рублей штрафа, при верхней границе в столичном регионе — 5 000 000. Приостановление деятельности на 14 суток для розничной точки или производственного участка обычно дороже самого штрафа, потому что аренда и зарплата продолжают начисляться.
Отдельный сценарий — истечение патента у работающего сотрудника. Уволить его сразу нельзя: по статье 327.5 ТК РФ работодатель отстраняет работника от работы и даёт месяц на переоформление документа. Если за этот срок новый патент не получен, увольнение по пункту 5 части 1 статьи 327.6 становится обязанностью работодателя. В отдельных случаях прекращения договора работнику полагается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка по статье 327.7 ТК РФ.
КЭДО с иностранным работником: что подписывается электронно
Статьи 22.1 — 22.3 ТК РФ не делают различий по гражданству: если в компании введён кадровый электронный документооборот, иностранный работник участвует в нём на общих условиях. Трудовой договор, дополнительные соглашения, договор о материальной ответственности и ученический договор работник подписывает УКЭП или УНЭП, работодатель — только УКЭП. Остальные кадровые документы закрываются простой электронной подписью в информационной системе работодателя.
Практическая сложность у иностранцев одна: УНЭП через Госключ требует подтверждённой учётной записи на портале госуслуг, а её оформление упирается в СНИЛС и подтверждение личности. Статья 22.3 ТК РФ даёт обходной маршрут: УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя по её правилам, не требует портала госуслуг вовсе. В практике Добыто мы выдаём такую подпись сотруднику в первый рабочий день, и весь пакет документов о приёме закрывается в эту же дату.
Уведомление в МВД в этот контур не входит: оно подаётся на бумаге либо через портал госуслуг с электронной подписью организации, а сам факт ведения КЭДО от подачи не освобождает. В практике Добыто мы начинаем перевод компании с документов, которые сотрудники используют чаще всего, — заявлений на отпуск и отгул, а приказы о приёме и переводе подключаем следующим шагом. Готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, поэтому данные о приёме иностранного работника не приходится вводить дважды.
Что об этом думает ГИТ: инспектор при проверке хочет видеть по конкретному работнику весь пакет целиком: на каком основании человек принят, чем подтверждено ознакомление с ЛНА, когда подано уведомление. Ссылка на раздел системы его обычно не устраивает, особенно в небольших городах. Выгрузку всех документов по одному сотруднику одним архивом стоит проверить на этапе выбора системы.
Когда трудовой договор с иностранцем не подходит
Оформление по главе 50.1 рассчитано на работу на территории России. Если человек физически находится за рубежом, трудовой договор с ним становится проблемой: работодатель не может обеспечить условия труда и охрану труда на территории другого государства, поскольку там действует местное законодательство. В таких случаях отношения оформляются договором ГПХ или работой с самозанятым, если гражданство и налоговый статус это позволяют.
Важный нюанс из практики: исполнитель, который находится за пределами России, не может выпустить российскую электронную подпись у аккредитованного удостоверяющего центра — там просто нет точек выдачи. Работоспособный вариант для таких отношений — подпись, выпускаемая в мобильном приложении и привязанная к устройству исполнителя, с ней подписываются договоры ГПХ, дополнительные соглашения и ежемесячные акты.
Второй случай, когда конструкция не работает, — попытка заменить трудовой договор договором ГПХ для человека, который фактически трудится в офисе по графику компании. Выбор между трудовым договором и ГПХ определяется существом отношений: регулярный график, подчинение правилам внутреннего распорядка и ежемесячная оплата дают признаки трудовых отношений независимо от названия документа. Для иностранца цена переквалификации выше: вместе с трудовыми претензиями появляется миграционный состав, поскольку патент выдаётся под конкретный вид деятельности.
Стоимость электронного оформления иностранных сотрудников
Стоимость зависит от численности персонала, набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП для сотрудника | через партнёрские удостоверяющие центры | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и потребности в интеграции: состав каждого пакета и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры.
Для компаний с иностранным персоналом считается не цена подписки, а разница с ценой одной пропущенной трёхдневки: нижняя граница штрафа за неуведомление по части 3 статьи 18.15 КоАП перекрывает годовую подписку на 50 сотрудников более чем в 13 раз.
Выводы
Порядок оформления иностранного работника задаётся его статусом: патент привязывает человека к региону и профессии, разрешение на работу — к региону и работодателю, а вид на жительство снимает эти рамки. Три контрольные точки, на которых компании теряют деньги, устроены одинаково: проверка разрешительного документа и реестра контролируемых лиц до подписания, уведомление МВД в течение 3 рабочих дней на действующем бланке и соблюдение допустимой доли по своему виду деятельности. Механика отстранения при истечении патента и региональные ограничения по статье 327.6 ТК РФ дают работодателю законный выход там, где раньше начинались нарушения.
Мы в Добыто занимаемся кадровым документооборотом там, где оформление нужно закрыть быстро и без курьеров: подпись для сотрудника выпускается в системе, комплект документов о приёме подписывается в первый рабочий день, а выгрузка по конкретному работнику собирается к проверке одним пакетом.
Частые вопросы
Что делать, если действующий сотрудник попал в реестр контролируемых лиц
Санкций для работодателя за сам факт нахождения его работника в реестре законом не установлено, и включение в реестр не названо самостоятельным основанием для увольнения. При этом человек теряет законные основания находиться в стране, а значит, и право работать: следующим шагом обычно прекращается действие патента или разрешения. Разумный порядок — запросить у работника документы об исключении из реестра и до выяснения ситуации не допускать его к работе по разрешительному документу, срок которого может быть уже прекращён.
Что делать, если у работника закончился срок действия патента
Увольнять сразу нельзя. По статье 327.5 ТК РФ работник отстраняется от работы, и у него есть месяц на оформление нового патента. Заработная плата за период отстранения не начисляется. Если через месяц документ не получен, трудовой договор прекращается по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ. Для работодателя это обязанность: оставить работника в штате на прежних условиях нельзя.
Можно ли перевести иностранца на другую должность, если в патенте указана прежняя профессия
Нет, пока профессия в патенте не изменена. Патент выдаётся под конкретную профессию, и работа по другой должности означает труд без действующего разрешительного документа со штрафом по части 1 статьи 18.15 КоАП. Дополнительная точка риска с 2026 года — классификатор ОК 016-2025: при изменении наименования должности в штатном расписании сверьте формулировку с той, что указана в патенте.
Обязан ли работодатель оформлять СНИЛС иностранному работнику
Да, если у работника его нет. Правило то же, что и для граждан России, впервые выходящих на работу: сведения для регистрации в системе персонифицированного учёта подаёт работодатель. Требовать ИНН при приёме нельзя ни у иностранца, ни у гражданина России, но для уведомления о ВКС по новой форме ИНН потребуется, и его придётся получить.
Нужно ли подавать уведомление при продлении патента или смене должности
Закон требует уведомлять о заключении и о прекращении договора. Продление патента отдельного уведомления не требует, но копия продлённого документа и чеки авансовых платежей приобщаются к личному делу, а дата следующего платежа ставится на контроль. Если вместо перевода оформляется новый трудовой договор, уведомление подаётся заново в те же 3 рабочих дня.
Как считать три рабочих дня, если договор подписан в пятницу
День подписания в срок не входит, отсчёт идёт со следующего рабочего дня. Для договора, заключённого в пятницу, тремя рабочими днями будут понедельник, вторник и среда, и уведомление должно быть подано или отправлено не позднее среды. Выходные и нерабочие праздничные дни в счёт не идут, а подтверждением срока служит отметка о приёме, почтовая квитанция с описью или электронная квитанция портала.
