Разрешение на работу требуется двум группам иностранцев: тем, кто въезжает в Россию по визе, и лицам без гражданства. Безвизовым нужен патент по статье 13.3 закона 115-ФЗ. Третья группа не оформляет ничего: граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии по правилам ЕАЭС, обладатели вида на жительство и разрешения на временное проживание, беженцы, получившие временное убежище, участники госпрограммы переселения и студенты очной формы аккредитованных вузов. Выбор документа определяется миграционным статусом кандидата, должность и отрасль на него не влияют: для визового специалиста компания сначала получает разрешение на привлечение иностранных работников с пошлиной 15 000 рублей за каждого, а для гражданина Казахстана достаточно трудового договора и уведомления в МВД в течение 3 рабочих дней.
Ниже разобрана таблица статусов с нормативным основанием и документом, который работодатель держит в личном деле, порядок определения статуса за пять шагов и ситуации, где разрешение оформляют напрасно. Отдельно показано, что компания обязана проверить помимо разрешительного документа: реестр контролируемых лиц, миграционный учёт и допустимую долю иностранных работников. Размеры штрафов по статьям 18.15 и 18.9 КоАП, сценарная таблица под тип компании, стоимость перевода кадрового оформления в электронный вид на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Разрешение на работу, патент или ничего: как статус определяет документ
Закон 115-ФЗ от 25.07.2002 группирует иностранцев по основанию нахождения в стране, и из этого основания вытекает разрешительный документ. Должность, оклад и вид договора на выбор документа не влияют. Компания, которая начинает подбор с вопроса «какая должность требует разрешения на работу», в половине случаев оформляет лишние бумаги.
Таблица собрана по статусам, с которыми кадровая служба сталкивается чаще всего.
| Статус иностранца | Разрешительный документ | Основание | Что лежит в личном деле |
|---|---|---|---|
| Гражданин Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии | Не нужен | Статья 97 Договора о ЕАЭС | Паспорт, миграционная карта, отрывная часть уведомления о прибытии |
| Постоянно проживающий | Не нужен, работа в любом регионе | Пункт 4 статьи 13 115-ФЗ | Вид на жительство |
| Временно проживающий | Не нужен, работа в пределах субъекта, выдавшего РВП | Пункт 4 статьи 13 115-ФЗ | Отметка о разрешении на временное проживание |
| Беженец или получивший временное убежище | Не нужен до утраты статуса | Пункт 4 статьи 13 115-ФЗ | Удостоверение беженца либо свидетельство о временном убежище |
| Участник госпрограммы переселения соотечественников | Не нужен | Пункт 4 статьи 13 115-ФЗ | Свидетельство участника госпрограммы |
| Студент очной формы аккредитованного вуза | Не нужен | Статья 13.4 115-ФЗ | Справка об обучении по очной форме |
| Безвизовый временно пребывающий | Патент | Статья 13.3 115-ФЗ | Патент, чеки авансовых платежей по НДФЛ, миграционная карта с целью въезда «работа» |
| Визовый иностранец и лицо без гражданства | Разрешение на работу, у работодателя — разрешение на привлечение иностранных работников | Статьи 13 и 18 115-ФЗ | Разрешение на работу, рабочая виза, приглашение |
| Высококвалифицированный специалист | Разрешение на работу вне квоты | Статья 13.2 115-ФЗ | Разрешение на работу, полис ДМС |
Шесть строк из девяти закрываются без похода в миграционную службу. Оформление начинается только в двух последних случаях, и именно они самые дорогие по срокам: заявка на квоту подаётся за год до найма, а пошлина за разрешение на привлечение платится за каждого работника отдельно.
Полезно знать: для высококвалифицированных специалистов, временно находящихся в России, к комплекту при приёме добавляется договор добровольного медицинского страхования. Это одна из позиций перечня дополнительных документов для отдельных категорий работников, которая к остальным иностранцам не применяется.
Важный нюанс из практики: служба безопасности регулярно просит у кандидата справку о доходах с прошлого места работы или характеристику. Законного основания для такого требования нет ни у российского, ни у иностранного кандидата, и отказать в приёме на этом основании нельзя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приёме закрытый, и расширить его могут только три источника: закон, указ Президента и постановление Правительства. Не приказ министерства, не письмо ведомства и уж точно не внутренний регламент компании. Для иностранца перечень статьи 65 дополняется статьёй 327.3 Трудового кодекса: патент или разрешение на работу, полис ДМС, вид на жительство или разрешение на временное проживание. Всё, что просят сверх этого, кандидат вправе не приносить.»
Почему разрешение привязано к должности и региону
Разрешение на работу и патент содержат два ограничения, которые работают одновременно. Первое — территориальное: документ действует в том субъекте Российской Федерации, где он выдан. Второе — профессиональное: если в документе указана профессия, специальность или вид деятельности, работать по другой нельзя. Привлечение иностранца к работе вне региона выдачи документа или по неуказанной профессии квалифицируется по частям 1 и 4 статьи 18.15 КоАП, и штраф здесь тот же, что за работу вообще без документов.
Практическое следствие для кадровой службы: перевод иностранного работника на другую должность, открытие филиала в соседнем регионе и командировка на объект в другой субъект требуют не приказа, а проверки самого разрешительного документа. Профессия в патенте указывается не везде: решение об этом принимает высшее должностное лицо субъекта, и в ряде регионов, включая Москву и Московскую область, графа не заполняется. Тогда ограничение остаётся только территориальным, но проверить это нужно по бланку конкретного патента, а не по общему правилу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Изменение профессии в патенте оформляется не работодателем, а самим иностранцем через подразделение по вопросам миграции по месту постановки на учёт. До получения обновлённого документа допускать человека к новым обязанностям нельзя, даже если приказ о переводе уже подписан.
Факт: с 1 марта 2026 года по Федеральному закону от 17.11.2025 № 419-ФЗ работодатель обязан приводить численность иностранных работников в соответствие не только с федеральными ограничениями, но и с ограничениями, установленными нормативными актами субъектов РФ. Трудовой договор прекращается по пункту 9 части 1 статьи 327.6 ТК РФ не позднее окончания срока, указанного в акте региона, а ответственность за несоблюдение допустимой доли наступает по статье 18.17 КоАП.
Как за пять шагов понять, нужен ли документ конкретному кандидату
Порядок ниже занимает несколько минут и снимает основную часть спорных случаев. Он выполняется до предложения о работе, а не после выхода человека на объект: когда кандидат уже приступил, законных вариантов исправления почти не остаётся.
Как определить разрешительный документ иностранца: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Установите порядок въезда. Виза в паспорте означает разрешение на работу и предварительное разрешение на привлечение у работодателя. Миграционная карта без визы — патент или льготный статус.
- Шаг 2. Сверьте гражданство с перечнем ЕАЭС: Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия. Для этих стран разрешительный документ не оформляется вовсе, уведомление в МВД всё равно подаётся.
- Шаг 3. Проверьте наличие статуса, снимающего требование: вид на жительство, разрешение на временное проживание, удостоверение беженца, свидетельство о временном убежище, свидетельство участника госпрограммы переселения, справка об очном обучении в аккредитованном вузе.
- Шаг 4. Для безвизового кандидата без такого статуса запросите патент и чеки авансовых платежей по НДФЛ. Патент действует только в оплаченный период: просрочка платежа прекращает его действие, и работник в этот момент становится нелегальным независимо от того, знал об этом работодатель или нет. Проверьте и цель въезда в миграционной карте: при цели «частная» патент не выдаётся.
- Шаг 5. Для визового кандидата выстройте цепочку заранее: заявка на квоту, разрешение на привлечение и использование иностранных работников, приглашение на въезд, рабочая виза, разрешение на работу. Разрешение на работу оформляется примерно за 15 рабочих дней, а вот заявка на квоту подаётся осенью предыдущего года, и пропуск этого срока переносит наём на год.
Что собрать до начала оформления
- Скан паспорта с переводом, заверенным нотариально, и миграционной карты с отметкой о цели въезда.
- Данные о субъекте, где человек будет физически работать, включая адреса всех объектов и филиалов.
- Наименование должности по штатному расписанию в редакции, действующей на дату приёма.
- Сведения о допустимой доле иностранных работников по вашему коду ОКВЭД на текущий год и о региональных ограничениях.
- Список лиц, ответственных за подачу уведомлений, с доверенностями, если подаёт не руководитель.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ошибка в одной цифре критерия меняет весь вывод по компании. Поэтому у нас правило: статус и категорию проверяем по официальному реестру и по самому документу, а не по памяти, не по словам кандидата и не по видеоролику в интернете. На проверку уходит несколько минут, на исправление последствий — месяцы.»
Что работодатель проверяет помимо разрешения на работу
Разрешительный документ закрывает вопрос о праве трудиться, но не закрывает вопрос о праве находиться в стране. Это разные основания, и проверяются они по разным источникам.
С 5 февраля 2025 года МВД ведёт реестр контролируемых лиц: туда попадают иностранцы, находящиеся в России без законных оснований. Проверить человека можно на сайте ведомства, где опубликован реестр контролируемых лиц с сервисом проверки по данным документа, или через портал Госуслуг. Работодателю рекомендовано сверяться с реестром до приёма и периодически в течение работы. Само по себе попадание в реестр не является основанием для увольнения: оно означает ограничение прав контролируемого лица и обязанность явиться по уведомлению, а кадровые последствия оцениваются отдельно.
Второй блок — миграционный учёт. Иностранец, прибывший на срок более 7 рабочих дней, ставится на учёт по месту пребывания, и если принимающей стороной выступает работодатель, обязанность подать уведомление о прибытии лежит на компании. Нарушение порядка принимающей стороной — это статья 18.9 КоАП, для юридического лица от 400 000 до 500 000 рублей.
Третий блок — срок пребывания. С 1 января 2025 года безвизовый иностранец без патента, разрешения на работу или другого законного статуса может находиться в России не более 90 суток суммарно в течение календарного года, отсчёт идёт с 1 января. Оформленный патент или трудовой договор по правилам ЕАЭС это ограничение снимает, но кадровой службе стоит знать дату: кандидат, пришедший в ноябре с исчерпанным лимитом, легально выйти на работу не успеет.
В практике Добыто кадровые службы чаще всего теряют контроль сроков: патент оплачен, но следующий платёж пропущен, разрешение действует, но заканчивается через две недели. Мы ведём такие даты отдельным реестром сотрудников с напоминанием, потому что в общей кадровой таблице они теряются.
Уведомление в отдел по вопросам миграции: 3 рабочих дня без исключений
Обязанность уведомить территориальный орган МВД о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ с иностранцем не зависит от его статуса. Уведомление подаётся и на гражданина ЕАЭС, и на обладателя вида на жительство, и на высококвалифицированного специалиста, и на студента. Срок — 3 рабочих дня с даты заключения или прекращения договора, отдельное уведомление на каждого человека, в тот регион, где иностранец фактически работает.
С 1 сентября 2026 года действуют новые бланки, утверждённые приказом МВД от 12.05.2026 № 290: приложение № 7 для заключения договора, приложение № 8 для прекращения. Подать уведомление можно на бумаге в подразделение по вопросам миграции, заказным письмом с описью вложения или в электронном виде через портал Госуслуг. Ошибка в форме приравнивается к неподаче: состав по части 3 статьи 18.15 КоАП формулируется как нарушение установленного порядка или формы уведомления.
Сами уведомления в кадровый электронный документооборот не входят и подаются отдельным каналом. Всё остальное оформление переводится в электронный вид полностью: в Добыто маршрут подписания для иностранного работника собирается так же, как для остальных сотрудников, разница только в комплекте документов, который подтягивается к приёму.
Внимание: если компания перешла на кадровый электронный документооборот и работник дал согласие, по переведённым процессам оформить документ на бумаге уже нельзя. Переведённый процесс заменяет прежний способ оформления, откатиться назад по конкретному документу не получится.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сначала процессы, потом система. Порядок именно такой, потому что решение необратимое: систему поменять можно, а способ оформления документов по уже переведённому процессу — нет. Выпишите все кадровые процессы, по каждому посчитайте количество документов в год, определите, кто подписывает и какой вид подписи требуется, и только после этого смотрите платформы.»
Кадровые документы для оформления иностранного работника
Комплект собран под приём на работу, первым стоит смотреть форму трудового договора: именно в неё вносятся сведения о разрешении на работу или патенте по статье 327.2 ТК РФ.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Примерная форма трудового договора по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
Сколько стоит ошибка: штрафы по статьям 18.15, 18.9 и 18.17 КоАП
Штраф по миграционным составам считается за каждого работника отдельно. Незаконное привлечение к трудовой деятельности по статье 18.15 КоАП обходится юридическому лицу в 250 000 — 800 000 рублей либо приостановлением деятельности, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — в 400 000 — 1 000 000 рублей. Бригада из пяти человек без действующих патентов в Москве даёт максимальный расчётный штраф в 5 000 000 рублей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельные составы складываются. Неподача уведомления о заключении договора — это часть 3 той же статьи, нарушение правил миграционного учёта принимающей стороной — статья 18.9 КоАП с суммой от 400 000 до 500 000 рублей для юрлица, превышение допустимой доли иностранных работников — статья 18.17 КоАП. Одна и та же ситуация нередко квалифицируется сразу по двум составам: человек работает без действующего патента и при этом не поставлен на миграционный учёт.
На фоне этих сумм пошлины выглядят скромно. С 26 июля 2026 года госпошлина за разрешение на работу составляет 5 000 рублей вместо прежних 4 200, за разрешение на привлечение и использование иностранных работников — 15 000 рублей за каждого работника вместо 12 000. Для компании, нанимающей десять визовых специалистов, это 200 000 рублей пошлин против штрафа, который начинается от 2 500 000 рублей за ту же десятку без документов.
Когда разрешение на работу оформлять не нужно, а компании всё равно его требуют
Три ситуации, где оформление начинают напрасно и теряют на этом недели.
Первая — наём гражданина ЕАЭС. Служба безопасности или кадровая служба по инерции требует патент, кандидат идёт в миграционный центр, там ему объясняют, что документ не положен, и человек возвращается через две недели. Договор при этом можно было подписать в первый день.
Вторая — работник с видом на жительство. Здесь встречается обратная ошибка: у человека требуют патент субъекта, хотя вид на жительство даёт право работать в любом регионе.
Третья — подрядчик по договору ГПХ. Здесь распространено убеждение, что разрешительный документ нужен только при трудовом договоре. Требование одинаково для трудового договора и договора гражданско-правового характера, и уведомление в МВД в те же 3 рабочих дня подаётся тоже по обоим видам договоров.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Разграничение действующей нормы и проекта — половина работы юриста в миграционной теме. Значительная часть материалов в открытых источниках описывает поправки в будущем времени, потому что писалась до их вступления в силу, а часть обсуждавшихся норм в итоговый текст закона вообще не вошла. Прежде чем строить процесс на найденной в интернете норме, проверьте её статус в действующей редакции: у нас на этом ломались целые регламенты.»
Сценарии: что критично для разных компаний
Универсального чек-листа по иностранным работникам не существует: набор критичных пунктов зависит от того, кого и куда нанимает компания.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Розница и склад, безвизовые работники | Регион выдачи патента, контроль ежемесячных авансовых платежей, допустимая доля по коду ОКВЭД | Квоты на визовых работников |
| Наём специалиста по визе | Заявка на квоту осенью предыдущего года, цепочка «разрешение на привлечение — приглашение — разрешение на работу» | Патентные платежи и миграционный центр |
| Граждане ЕАЭС, в том числе дистанционно | Уведомление в МВД в 3 рабочих дня и миграционный учёт по месту пребывания | Разрешительные документы, их нет по Договору о ЕАЭС |
| Высококвалифицированный специалист | Порог оплаты от 750 000 рублей за квартал, ежеквартальные уведомления о выплате, полис ДМС | Квота, ВКС оформляются вне её |
| Сеть с филиалами в нескольких регионах | Привязка патента и разрешения к субъекту, подача уведомления в регион фактической работы, региональные ограничения по отраслям | Единый шаблон трудового договора на всю сеть |
Из таблицы видно, что у сети с филиалами и у компании с одним офисом критичные пункты не пересекаются: первой важна география документов, второй — календарь платежей и уведомлений.
Важный нюанс из практики: на вебинаре по переходу на кадровый электронный документооборот участникам предложили выбрать формат перехода. Из 20 ответивших большинство выбрало пилот по одному процессу на всю организацию, а не полный перевод одного подразделения. Выборка небольшая, но совпадает с тем, что мы видим в проектах Добыто: пилот на подразделении проверяет технологию, пилот на одном процессе для всех проверяет людей.
Лайфхак: начинать перевод кадровых документов в электронный вид дешевле всего с отпусков, командировок и ознакомления с локальными актами. По этим процессам работнику достаточно простой электронной подписи: не нужны ключевые носители, обучение и объяснения про пин-коды.
Стоимость перевода кадрового оформления иностранных работников в электронный вид
Разрешительные документы оформляются в государственных органах и по государственным пошлинам, а к стоимости сервиса отношения не имеют. Платной здесь остаётся вторая половина задачи: подписание трудовых договоров, дополнительных соглашений и уведомлений с людьми, которые находятся в другом регионе или ещё не приехали. Тариф зависит от численности сотрудников и набора функций.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности, набора процессов и требований к интеграции: полные условия по каждому тарифу и состав функций перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Платформа построена под требования 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, что для работы с документами иностранных работников означает корректное хранение сканов паспортов и разрешительных документов.
Выводы
Ответ на вопрос о разрешении на работу определяется миграционным статусом кандидата, а не должностью: визовые иностранцы и лица без гражданства оформляют разрешение, безвизовые — патент, граждане стран ЕАЭС и обладатели вида на жительство, РВП, статуса беженца, временного убежища и свидетельства участника госпрограммы не оформляют ничего. При этом уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней подаётся на всех без исключения, а проверка реестра контролируемых лиц, миграционного учёта и допустимой доли остаётся обязанностью работодателя даже там, где разрешительный документ не нужен. Цена пропущенной проверки считается за каждого человека и в столичных регионах доходит до 1 000 000 рублей.
Основная часть этих ошибок возникает не от незнания нормы, а от потери сроков в бумажном учёте. В Добыто мы собираем кадровое оформление и контроль дат в одном контуре: трудовой договор и дополнительные соглашения подписываются электронной подписью без приезда человека в офис, а сроки действия разрешительных документов ведутся отдельным реестром с напоминанием.
Частые вопросы
Нужно ли уведомлять МВД о приёме гражданина Беларуси
Да. Освобождение от разрешительных документов по Договору о ЕАЭС не отменяет обязанность уведомить территориальный орган МВД о заключении и прекращении трудового договора или договора ГПХ в течение 3 рабочих дней. С 1 сентября 2026 года используются бланки из приложений № 7 и № 8 к приказу МВД от 12.05.2026 № 290.
Можно ли принять иностранца по договору ГПХ без патента
Нет. Требование о наличии патента или разрешения на работу распространяется и на гражданско-правовые договоры на выполнение работ и оказание услуг. Привлечение по ГПХ без разрешительного документа квалифицируется по той же части 1 статьи 18.15 КоАП со штрафом от 250 000 рублей, а в столичных регионах — от 400 000 рублей за каждого человека.
Что делать, если у кандидата патент другого региона
Допускать к работе нельзя: патент действует только в субъекте выдачи. Вариантов два — кандидат оформляет патент в вашем регионе через подразделение по вопросам миграции или уполномоченный миграционный центр, либо вы ищете другого работника. Перевод работы на объект в соседнем субъекте ситуацию не решает, потому что ограничение привязано к месту фактического выполнения работы.
Нужно ли переоформлять документы при переводе иностранца на другую должность
Если в разрешении на работу или в патенте указана профессия, специальность или вид деятельности, перевод на другую должность требует внесения изменений в сам разрешительный документ. Приказ о переводе без этого создаёт состав по частям 1 и 4 статьи 18.15 КоАП. Если графа с профессией в патенте не заполнена, как это принято в ряде регионов, ограничение остаётся только территориальным.
Работник попал в реестр контролируемых лиц — это основание для увольнения
Само по себе нет. Внесение в реестр означает ограничение прав контролируемого лица и обязанность явиться по уведомлению, а не автоматическую утрату права работать. Оценивать нужно основание, по которому человек попал в реестр, и статус его разрешительных документов: если патент аннулирован или срок действия разрешения истёк, применяется статья 327.6 ТК РФ.
Можно ли подписывать документы с иностранным работником электронной подписью
Да, порядок тот же, что и для российских работников: статьи 22.1-22.3 ТК РФ, согласие работника, локальный нормативный акт о переходе. На бумаге остаются приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, журнал инструктажа по охране труда и трудовая книжка для тех, кто её сохранил. Отдельное согласие на переход требуется от работников, чей трудовой стаж начался до 1 января 2022 года, и гражданство здесь роли не играет.
