Учёт патентов иностранных работников: реестр и сроки 2026

Учёт патентов иностранных работников держится на четырёх параметрах по каждому человеку: срок оплаченного периода, субъект РФ, где патент выдан, профессия, указанная в патенте, и дата последнего фиксированного авансового платежа по НДФЛ. Патент действует только в своём регионе и только по указанной в нём профессии, а срок его действия ограничен периодом, за который налог фактически уплачен. С 10 августа 2026 года МВД признаёт патент недействительным автоматически, если платёж пропущен или внесён не полностью, и отдельного уведомления работодателю при этом не приходит. Главное различие в учёте проходит по гражданству: работникам из Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии патент не нужен, им ведут только миграционный учёт и сроки пребывания, а для остальных безвизовых стран патент — обязательное разрешение на работу.

Разберём минимальный набор полей реестра, порядок его сборки с нуля и контрольные даты, которые срываются чаще остальных. Покажем, где работодатель сверяет патент и статус работника по государственным сервисам, и какие расхождения дат проверяющий находит за минуту. Сценарная таблица по пяти типовым ситуациям, порядок отстранения по статье 327.5 ТК РФ, размеры штрафов по статье 18.15 КоАП за каждого работника и стоимость перевода учёта в электронный вид — во второй половине статьи.

Что компания обязана отслеживать по каждому патенту

Патент — это не разовый документ на входе, а набор обязательств с разной периодичностью. Часть из них лежит на самом иностранном гражданине (ежемесячный платёж, подача копии трудового договора в отдел по вопросам миграции в течение двух месяцев со дня выдачи патента), часть — на работодателе (уведомления, миграционный учёт, соблюдение доли). Отвечает за результат при этом работодатель: санкции по статье 18.15 КоАП РФ адресованы ему, а не работнику.

Ниже — минимальный перечень того, что попадает в реестр иностранных граждан внутри компании, с источником данных и последствиями пропуска.

Семь строк из восьми — это даты, а не факты. Поэтому реестр, собранный как список работников с приложенными сканами, разваливается на втором квартале: сканы есть, а кто и когда должен что сделать, из них не следует.

Реестр патентов: поля, ответственные и порядок сборки

Реестр строится по работнику, а не по документу. Одна строка — один иностранный гражданин, и в ней сразу видны все три календаря: налоговый (ежемесячный платёж), миграционный (срок пребывания и учёт) и кадровый (срок трудового договора, дата отстранения, дата увольнения). Когда эти календари живут в разных файлах, расхождение между ними обнаруживает не кадровик, а проверяющий.

Ответственность за ведение стоит закрепить приказом: кто вносит данные при приёме, кто контролирует платежи, кто подаёт уведомления в отдел миграции и кто отвечает за архив сканов. В компаниях до 50 иностранных работников это обычно один специалист по кадрам; свыше 100 — разделённые роли, потому что подача уведомлений в трёхдневный срок несовместима с отпусками и больничными одного человека.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сроки надо вести от даты по каждому работнику, а не от даты общего приказа по подразделению. Именно так теряются люди, которые были в отпуске или на больничном: график есть, а факта по конкретному человеку нет. В практике Добыто сроки по каждому работнику — первое, что выносят в систему при переходе на электронный кадровый документооборот, потому что вручную они теряются чаще всего. Проверьте свой реестр: если в нём есть колонка с датой приказа, но нет колонки с датой по работнику, вы уже кого-то потеряли.»

Как собрать реестр патентов с нуля: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выгрузите из кадровой системы всех работников, не являющихся гражданами РФ, и разделите их по основанию работы: патент, разрешение на работу, гражданство ЕАЭС, разрешение на временное проживание, вид на жительство, временное убежище. Патентный контур — только первая группа.
2. Шаг 2. По каждому человеку из первой группы внесите реквизиты патента: серию, номер, дату выдачи, субъект РФ, профессию, если она указана. Сверьте их с трудовым договором: по статье 327.2 ТК РФ реквизиты разрешительного документа входят в договор, и расхождение исправляется дополнительным соглашением.
3. Шаг 3. Добавьте колонку «дата ближайшего платежа». Она считается не от начала месяца, а от даты выдачи патента: патент, выданный 18-го числа, оплачивается до 18-го числа каждого следующего месяца.
4. Шаг 4. Приложите к каждой строке комплект сканов: паспорт с переводом, патент с обеих сторон, все чеки об оплате нарастающим итогом, отрывная часть уведомления о прибытии, экземпляр уведомления МВД о заключении договора с отметкой о приёме.
5. Шаг 5. Настройте напоминания за 10 и за 3 дня до даты платежа и за 30 дней до окончания годового срока патента. Тридцатидневный горизонт нужен потому, что переоформление занимает время, а выдача патента по заявлению — 10 рабочих дней.
6. Шаг 6. Заведите отдельную колонку «дата последней сверки» и проставляйте её при каждой проверке патента в государственном сервисе. Без неё вы не докажете, что на дату допуска к работе документ был действителен.
7. Шаг 7. Закрепите приказом ответственного за ведение реестра и порядок доступа к нему. Реестр содержит персональные данные, включая сведения о документах и месте пребывания, и доступ к нему всей кадровой службы целиком — типовое нарушение.

Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника

Комплект собран под приём и текущее ведение работника с патентом; начните с трудового договора, в который вносятся реквизиты разрешительного документа.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Где сверять патент и статус иностранного работника

Собственный реестр отвечает на вопрос «что мы записали», а не «что сейчас в базе МВД». Эти два ответа расходятся в двух случаях: работник не оплатил патент и не сказал об этом, либо документ аннулирован по основаниям, к работодателю отношения не имеющим.

Проверка идёт по трём точкам. Первая — сервис проверки разрешительных документов иностранного гражданина на портале госуслуг: вводятся серия и номер патента с лицевой стороны и реквизиты паспорта, ответ показывает действительность документа. Вторая — реестр контролируемых лиц, который ведёт МВД: в него попадают иностранцы с истёкшими или аннулированными основаниями для нахождения в стране. Третья — чеки об оплате: в них проверяются регион и период, за который внесён платёж, потому что оплаченный в другом субъекте платёж патент в вашем регионе не продлевает.

Результат сверки имеет смысл сохранять: скриншот с датой запроса подтверждает, что на день допуска к работе документ был действителен. Справочные сервисы носят информационный характер, но зафиксированная дата проверки снимает довод о том, что работодатель не проявил осмотрительности. В Добыто такую сверку мы закрепляем регламентом вместе с датой напоминания о платеже, чтобы обе отметки стояли в одной карточке работника, а не в разных файлах.

Сверьте данные иностранного сотрудника перед продлением патента

Контрольные даты, которые срываются чаще всего

Три рабочих дня на уведомление МВД о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ — самый жёсткий срок во всём патентном контуре. С 1 сентября 2026 года действуют новые формы уведомлений, утверждённые приказом МВД России от 12.05.2026 № 290: форма уведомления о заключении договора — приложение № 7, о прекращении — приложение № 8, порядок подачи установлен тем же приказом, срок его действия — до 1 сентября 2032 года. В новых бланках появилось поле о поле работника и указание срока действия договора, а согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом.

Вторая дата — ежемесячный платёж. Он привязан к дню выдачи патента, а не к календарному месяцу, и просрочка даже на один день прекращает действие патента со дня, следующего за последним оплаченным днём. С 10 августа 2026 года это решение принимается автоматически, без предварительного уведомления работодателя: система МВД видит отсутствие платежа и признаёт патент недействительным.

Третья дата относится не к работодателю, а к работнику, но бьёт по работодателю: в течение двух месяцев со дня выдачи патента иностранный гражданин обязан сам подать в отдел по вопросам миграции копию трудового договора. Если он этого не сделал, патент аннулируется, и работодатель узнаёт об этом последним. Поэтому в реестре стоит держать отметку о том, что копия подана, и запрашивать у работника подтверждение.

Важный нюанс из практики: нарушения в кадровом учёте почти никогда не выглядят как «документа нет». Они выглядят как расхождение документов между собой: дата в приказе не совпадает с датой в журнале, срок в договоре — со сроком в разрешительном документе. Такое расхождение видно за минуту и фиксируется по каждому работнику отдельно, поэтому сверка дат между реестром, трудовыми договорами и уведомлениями закрывает больше рисков, чем пополнение архива новыми сканами.

Что делать, когда оплаченный период закончился

Увольнение в день окончания патента — типичная ошибка. Статья 327.5 ТК РФ обязывает работодателя отстранить работника от работы при окончании срока действия разрешения на работу или патента, а не расторгнуть с ним договор. Отстранение длится до одного месяца: если за это время работник предъявил новый патент, его допускают к работе, если нет — трудовой договор прекращается по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ. Заработная плата за период отстранения не начисляется.

Отдельно отслеживается запрет на допуск: отстранённый работник не должен появляться на рабочем месте и выполнять функции. Если он физически продолжает работать «пока оформляется», это и есть состав по части 1 статьи 18.15 КоАП, а приказ об отстранении в такой ситуации работает против работодателя, подтверждая, что он знал о недействительности патента.

Четыре сценария из пяти закрываются одним действием — запретом на допуск до устранения причины. Пятый, с переводом в другой регион, требует решения заранее, потому что оформление патента в новом субъекте начинается с нуля.

Регион, профессия и допустимая доля: ограничения, о которых забывают

Помимо индивидуальных ограничений по каждому патенту действует лимит на всю компанию. Допустимую долю иностранных работников по видам экономической деятельности Правительство устанавливает ежегодно: на 2026 год она закреплена постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995, и по большинству видов деятельности доли снижены. Для строительства федеральный порог уменьшен с 80 до 50 процентов, а по отдельным субъектам установлены свои значения. Численность приводится в соответствие до начала календарного года, ответственность за превышение — по статье 18.17 КоАП РФ.

С 1 марта 2026 года у работодателя появилось дополнительное основание для увольнения по этой линии. Федеральный закон от 17.11.2025 № 419-ФЗ изменил пункт 9 части 1 и часть 3 статьи 327.6 ТК РФ: раньше приводить численность иностранных работников в соответствие можно было только по ограничениям из федеральных законов, указов Президента и постановлений Правительства, теперь — и по ограничениям, установленным нормативными правовыми актами субъектов РФ. Трудовой договор при этом прекращается не позднее окончания срока, указанного в региональном акте.

Внимание: региональные запреты на отдельные виды деятельности для работников с патентом обновляются в течение года и в федеральные перечни не попадают. Проверять их нужно по актам того субъекта, где работник фактически трудится, а не по месту регистрации организации.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сколько стоит ошибка в учёте патентов

Санкции по статье 18.15 КоАП РФ считаются по каждому иностранному работнику отдельно. Один незакрытый срок по десяти работникам превращается в десять самостоятельных составов, и именно это делает бюджет ошибки несопоставимым со стоимостью её предотвращения.

Должностному лицу по части 1 статьи 18.15 КоАП грозит 25 000-50 000 ₽. К прямым санкциям добавляется то, что в таблицу не помещается: время на административное производство, приостановление деятельности участка или объекта и вынужденный простой по остальным работникам.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Работодателя подводит не отсутствие документа, а невозможность показать его состояние на нужную дату. Если вы отстранили работника, но не можете подтвердить, в какой день узнали о недействительности патента, спор будет о вашей добросовестности, а не о факте нарушения. Заведите привычку фиксировать дату каждой сверки в реестре: одна колонка снимает половину вопросов.»

Когда отдельный реестр патентов не нужен

Патентный контур закрывает не всех иностранных работников, и попытка завести на всех единый патентный реестр создаёт лишнюю работу и ложные напоминания.

• Граждане государств ЕАЭС — Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия. Патент им не требуется, контролируются миграционный учёт и срок пребывания. Для граждан Армении, Казахстана и Киргизии постановка на учёт не требуется в течение 30 суток со дня прибытия, для граждан Беларуси — в течение 90 дней.
• Иностранцы с разрешением на временное проживание или видом на жительство. Они работают без патента, но с ограничениями по региону для РВП.
• Высококвалифицированные специалисты. У них не патент, а разрешение на работу, свой порядок оформления и своя периодичность отчётности.
• Лица, получившие временное убежище или признанные беженцами. Основание для работы — статус, а не патент.

Для этих групп уведомление МВД о заключении и прекращении договора в трёхдневный срок сохраняется. Различаются не уведомления, а то, что именно контролируется между ними: у патентной группы — ежемесячный платёж и профессия, у остальных — срок действия статуса.

Хранение документов и доступ к персональным данным иностранных работников

Комплект по иностранному работнику — это персональные данные повышенной чувствительности: документ, удостоверяющий личность, сведения о месте пребывания, данные о платежах. Обработка ведётся на основании трудовых отношений и согласия работника по 152-ФЗ, а хранение подчиняется общим срокам для кадровых документов: трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет, табели и графики — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Перевод документов в электронный вид сроки не меняет.

Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. По иностранным работникам это особенно заметно: реестр с адресами пребывания и реквизитами документов открывать всем подряд не нужно. Разграничение доступа по ролям и журнал обращений к карточке решают вопрос без организационных перестроек.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. По части документов подлинник остаётся единственным доказательством, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива по иностранным работникам, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Если кадровые документы иностранному работнику оформляются электронно, отдельного порядка для него закон не вводит. При наличии СНИЛС, ИНН и подтверждённой учётной записи на портале госуслуг иностранный гражданин регистрируется в системе и подписывает документы так же, как остальные работники. В практике Добыто ограничение обычно техническое, а не правовое: у части работников нет смартфона или подтверждённой учётной записи, и для них первый этап перехода закладывают отдельно.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Комбинировать режимы можно: часть процессов в электронном виде, часть на бумаге. Но отслеживать, кто по каким процессам переведён, придётся вручную, если система этого не умеет, а с иностранными работниками к этому добавляется ещё и контроль сроков разрешительных документов. Заранее определите, сколько продлится переходное состояние, и назначьте дату, к которой оно закончится.»

Стоимость перевода учёта иностранных работников в электронный вид: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма считается от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с учётной системой; действующие условия по каждому пакету приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.

Выводы

Учёт по патентам держится не на архиве сканов, а на календаре по каждому работнику: оплаченный период, регион, профессия, три рабочих дня на уведомление МВД и месяц отстранения по статье 327.5 ТК РФ, после которого следует увольнение. Автоматическое признание патента недействительным при пропуске платежа, действующее с 10 августа 2026 года, убрало запас времени, на который многие работодатели рассчитывали. Отдельно считается общий лимит по компании: допустимая доля на 2026 год снижена, а с 1 марта 2026 года основание для приведения численности в соответствие работает и по региональным актам.

Мы в Добыто сталкиваемся с этой задачей на каждом внедрении в компаниях со смешанным персоналом: сроки, которые теряются в таблицах, переносятся в систему вместе с кадровыми документами и напоминаниями, а доступ к карточкам иностранных работников разграничивается по ролям.

Частые вопросы

Нужно ли подавать в МВД новое уведомление, когда работник переоформил патент?

Уведомление подаётся о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ, а не о смене разрешительного документа. При этом реквизиты патента входят в трудовой договор по статье 327.2 ТК РФ, поэтому при получении нового патента оформляется дополнительное соглашение с новыми серией, номером и датой выдачи, а данные вносятся в реестр. Расторгать и заключать договор заново для этого не требуется.

Кто вносит фиксированный авансовый платёж и может ли работодатель зачесть его в НДФЛ?

Платёж вносит сам иностранный гражданин: он рассчитывается как 1200 ₽, умноженные на коэффициент-дефлятор 2,842 на 2026 год и на региональный коэффициент. Работодатель вправе уменьшить исчисленный НДФЛ на сумму уплаченных платежей по статье 227.1 НК РФ, но только после заявления работника и уведомления из налоговой: заявление подаётся по форме КНД 1110055, уведомление приходит по форме КНД 1125023 примерно через 10 дней. Уведомление за 2026 год позволяет зачесть платежи именно этого года.

Что делать, если работник оплатил патент на день позже?

Срок действия патента прекращается со дня, следующего за последним днём периода, за который налог уплачен. Просрочка даже на один день означает, что работник в этот день не имеет действующего разрешения на работу и к работе не допускается. Восстановить пропущенный период доплатой нельзя: потребуется оформление нового патента, а на период отсутствия действующего документа работник отстраняется.

Сколько стоит патент в разных регионах в 2026 году?

Ежемесячный платёж считается по формуле: 1200 ₽ × 2,842 × региональный коэффициент, который каждый субъект устанавливает своим законом. В Москве и Московской области в 2026 году это 10 000 ₽ в месяц, в Санкт-Петербурге и Ленинградской области — 8 000 ₽. Разброс по стране значительный, поэтому при переезде работника сумма пересчитывается по новому региону.

Можно ли принять на работу иностранца, который числится в реестре контролируемых лиц?

Наличие человека в реестре само по себе не штрафует работодателя, но означает, что его правовое основание для нахождения в стране прекращено или аннулировано, то есть допускать его к работе нельзя. Проверять статус нужно до приёма и периодически в дальнейшем, сохраняя дату проверки. По запросу МВД работодатель обязан предоставить сведения и кадровые документы по такому работнику, и игнорирование запроса создаёт самостоятельный риск.

В какой срок иностранный работник должен встать на миграционный учёт и кто его ставит?

Общий срок постановки на учёт по месту пребывания — 7 рабочих дней со дня прибытия, уведомление подаёт принимающая сторона. Для граждан Армении, Казахстана и Киргизии учёт не требуется в течение 30 суток со дня прибытия, для граждан Беларуси — в течение 90 дней. Если работодатель предоставляет жильё, принимающей стороной становится он, и тогда срок постановки на учёт попадает в тот же реестр, что и даты платежей по патенту.

Нужно ли вести отдельный учёт по исполнителям-иностранцам по договору ГПХ?

Да, и по тем же основным параметрам: патент с указанием региона, оплаченный период, уведомление МВД о заключении и о прекращении договора в течение трёх рабочих дней. Различие в том, что нормы главы 50.1 ТК РФ об отстранении и увольнении к исполнителям по гражданско-правовому договору не применяются: при недействительности патента договор не приостанавливается, а прекращается по своим правилам. Смешивать требования к работникам по трудовому договору и к исполнителям по ГПХ в одном реестре можно, только если в нём есть колонка с типом договора.