Миграционный учёт документов иностранного работника кадровая служба ведёт не по одному сроку, а по нескольким параллельным: патент или разрешение на работу со своей датой окончания, ежемесячный авансовый платёж НДФЛ по патенту, постановка на учёт по месту пребывания, медосвидетельствование, уведомления в МВД. Уведомление о заключении и о прекращении договора подаётся в территориальный орган МВД в срок не более 3 рабочих дней с даты события. Штраф по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ для юридического лица составляет от 400 000 до 800 000 рублей, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях доходит до 1 000 000 рублей, и считается он по каждому работнику отдельно. Главное различие в режиме контроля: сотрудник по патенту требует ежемесячной сверки платежа, высококвалифицированный специалист — ежеквартального уведомления о выплате заработной платы.
Разберём, из каких дат складывается миграционное досье и какие из них сервис держит сам. Покажем, что из миграционных документов законно переводится в КЭДО, какой подписью иностранный работник подписывает кадровые документы и почему приказ об увольнении по статье 327.6 ТК РФ остаётся бумажным. Критерии выбора сервиса, шаблоны кадровых документов для скачивания и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Из чего состоит миграционное досье: даты, которые нельзя пропустить
Досье иностранного работника отличается от досье гражданина России не составом папки, а наличием дат, которые истекают сами по себе, без участия работодателя. Паспорт гражданина России не превращает работника в нарушителя, а неоплаченный патент превращает: с 10 августа 2026 года МВД признаёт патент недействительным автоматически при пропуске фиксированного авансового платежа по НДФЛ или при его неполной уплате, без отдельной проверки и без решения инспектора. Оплата после срока патент не восстанавливает.
Перечень контрольных точек, по которым кадровая служба отвечает деньгами компании, выглядит так.
| Контрольная точка | Срок | Что происходит при пропуске |
|---|---|---|
| Уведомление МВД о заключении трудового договора или договора ГПХ | Не более 3 рабочих дней с даты заключения | Часть 3 статьи 18.15 КоАП РФ: 400 000-800 000 руб. на юрлицо, в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях до 1 000 000 руб. |
| Уведомление МВД о прекращении договора | Не более 3 рабочих дней с даты прекращения | Та же санкция, считается по каждому работнику отдельно |
| Фиксированный авансовый платёж по патенту | До даты, за которую внесён предыдущий платёж; общий срок патента с учётом продлений не превышает 12 месяцев со дня выдачи | С 10 августа 2026 года патент аннулируется автоматически, доплата задним числом его не возвращает |
| Отстранение при истечении патента или разрешения на работу | До одного месяца отстранения по статье 327.5 ТК РФ | Если новый документ за месяц не получен, трудовой договор прекращается по статье 327.6 ТК РФ |
| Медицинское освидетельствование | 30 календарных дней со дня въезда, далее ежегодно в течение 30 календарных дней после истечения года с предыдущего освидетельствования | Единый срок введён Федеральным законом от 10.06.2026 № 162-ФЗ, освидетельствование оплачивает иностранный гражданин или работодатель |
| Уведомление о выплате заработной платы высококвалифицированному специалисту | Ежеквартально, не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом | В Москве, Московской области, Санкт-Петербурге и Ленинградской области: 35 000-70 000 руб. на должностное лицо, 400 000-1 000 000 руб. на юрлицо |
| Допустимая доля иностранных работников по виду деятельности | Численность приводится в соответствие до 1 января 2026 года | Постановление Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995, ответственность по статье 18.17 КоАП РФ |
Три строки из семи привязаны не к кадровому событию, а к календарю: платёж по патенту, годовое медосвидетельствование и квартальное уведомление по ВКС наступают сами. Именно они выпадают из учёта первыми, потому что в кадровой программе нет документа, с которого можно было бы начать напоминание. В практике Добыто такие даты заводят как отдельный тип документа с собственным сроком: тогда карточка появляется в списке «Требуют действия» заранее, а не по факту нарушения.
Отраслевые лимиты на 2026 год ужесточились неравномерно. В строительстве допустимая доля иностранных работников снижена с 80 до 50 процентов, в розничной торговле алкоголем и табаком в специализированных магазинах доведена до нуля, в выращивании овощей, лесоводстве и обработке древесины снижена с 50 до 40 процентов. Проверьте свой код ОКВЭД по постановлению № 1995 до того, как открывать новые вакансии: превышение доли исправляется увольнением, а не доплатой.
Почему учёт в таблице ломается и сколько стоит один пропущенный срок
Excel держит миграционное досье ровно до того момента, пока в компании один ответственный кадровик и десяток иностранных работников. Дальше начинается арифметика, которую таблица не отрабатывает: у каждого сотрудника от четырёх до семи собственных дат, часть из них сдвигается при продлении патента, часть привязана к дате въезда, а не к дате приёма. Сверка раз в месяц пропускает срок в 3 рабочих дня по уведомлению МВД, потому что уведомление живёт не в месячном, а в дневном ритме.
Цена ошибки считается не по одному эпизоду. Штраф по статье 18.15 КоАП РФ назначается за каждого иностранного работника, и при штате в десять человек без действующих разрешительных документов совокупная сумма для юридического лица выходит на порядок выше типового бюджета на кадровую автоматизацию. К этому добавляется приостановление деятельности как альтернативная санкция и повторная подача документов после устранения нарушения.
Внимание: по процессам, которые вы уже перевели на КЭДО и по которым работник дал согласие, документ в бумажном виде оформить нельзя. Электронный документооборот меняет способ оформления, а не добавляет запасной канал, и откатиться обратно по конкретному документу не получится.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: компании нередко выдают электронную подпись только после испытательного срока, чтобы не отзывать ключи у тех, кто не останется. Следствие у такого решения одно: трудовой договор и весь комплект документов приёма остаются на бумаге навсегда, а приём — самый документоёмкий момент в жизни сотрудника. Для иностранного персонала с высокой сменяемостью развилку проходят осознанно, а не по умолчанию.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Иностранный гражданин, который работает в России по разрешению на работу или патенту и у которого есть СНИЛС и ИНН, регистрируется на портале государственных услуг и подписывает кадровые документы наравне с остальными сотрудниками. Отдельного порядка для него закон не вводит. А вот сотрудник, который работает из-за границы, под трудовое законодательство России не подпадает, и там конструкция договора определяется существом отношений, а не местом нахождения человека.»
Уведомления в МВД: 3 рабочих дня, новые формы и электронная подача
Уведомление о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ с иностранным гражданином подаётся в территориальный орган МВД по региону, где работник трудится. Способов три: на бумаге непосредственно в подразделение, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения, либо в электронной форме. Электронная подача идёт через сервис уведомлений о трудовой деятельности мигрантов на портале госуслуг, где указаны состав сведений и порядок направления.
С 1 сентября 2026 года действуют новые бланки уведомлений, утверждённые приказом МВД от 12.05.2026 № 290. Срок их применения установлен до 1 сентября 2032 года. Шаблоны уведомлений, заведённые в кадровую систему раньше, надо сверить с новыми формами: подача устаревшего бланка равносильна неподаче, и санкция применяется та же.
Отдельная история — реестр контролируемых лиц, который ведёт МВД. Проверка кандидата и действующего работника по реестру относится к профилактике, а не к кадровой обязанности: внесение сотрудника в реестр само по себе основанием для увольнения не является. Работодателю это нужно для другого — понимать, что у человека появились ограничения, которые дальше отразятся на его разрешительных документах.
Что должен уметь сервис для ведения документов мигрантов
Функция подписания документов закрывает меньшую часть задачи. Миграционное досье держится на трёх вещах: справочник дат с напоминаниями, разграничение доступа к персональным данным и способность выгрузить документ вместе с подписью в требуемом формате. Сравнение систем по количеству шаблонов к выбору отношения не имеет.
Гибкость, за которой стоит проверяемое требование
Слово «гибкость» в описании системы означает что угодно, пока его не разложили на проверяемые пункты. Для миграционного учёта гибкость раскладывается так: возможность настроить процесс любой сложности и добавлять в него не только блоки согласования и подписания, но и блоки задач. Работник подписал трудовой договор — задача на подготовку уведомления в МВД уходит ответственному автоматически. Истекает оплаченный период патента — задача уходит за две недели, а не в день истечения. Второй пункт гибкости — работа с ролями: когда в компании много подразделений и за каждым закреплён свой кадровый специалист, система должна сама определить, кому направить документ, а не оставлять это на выбор того, кто запускает процесс.
Разграничение доступа и перечень лиц, видящих данные
Кадровые документы иностранного работника содержат больше чувствительных сведений, чем досье гражданина России: сюда добавляются сведения о месте пребывания, о результатах медосвидетельствования, реквизиты миграционной карты. Доступ ко всему кадровому массиву сразу у всей кадровой службы — типовая ситуация и типовое нарушение. В сервисе Добыто доступ настраивается по ролям и организациям: компания с несколькими юридическими лицами ведёт их в одном аккаунте, но сотрудник видит только свой контур.
Лайфхак: задайте вендору вопрос не в формулировке «как защищены данные», а в формулировке «перечислите всех, кто получит доступ». В облачном решении обычно получается список из трёх участников: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. На передачу данных каждому из них нужно согласие работника.
Выгрузка комплекта, а не картинка на экране
При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не изображение документа в интерфейсе, а файлы. Комплект хранения кадрового электронного документа состоит из самого документа в формате XML, отдельного файла подписи, если документ подписан усиленной электронной подписью, PDF и машиночитаемой доверенности, если подписывал уполномоченный работник по доверенности. Спрашивайте вендора не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком.
Полезно знать: машиночитаемая доверенность при подписании кадрового документа по доверенности входит в комплект хранения как обязательная часть самого документа, а не как приложение к процессу. При увольнении уполномоченного подписанта первой отзывается именно доверенность.
Сверьте данные сотрудника перед оформлением
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы — это персональные данные, и чувствительные: сведения о семье, здоровье, доходах. Как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна быть основана на согласии работника. Поэтому выбор облачного решения — это не только техническое решение: вместе с ним вы берёте обязанность собрать согласия и объяснить людям, кому именно вы их передаёте.»
Что из миграционных документов переводится в КЭДО, а что остаётся на бумаге
Кадровый электронный документооборот регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ и распространяется на иностранных работников на общих основаниях: отдельного режима глава 50.1 ТК РФ для электронной формы не вводит. Трудовой договор с иностранным гражданином, дополнительные соглашения, приказы, уведомления, согласия на обработку персональных данных, ознакомление с локальными нормативными актами — всё это законно существует в электронном виде.
Закрытый перечень исключений из статьи 22.1 ТК РФ действует и здесь: бумажная трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, оформляются на бумаге. Для миграционного досье это означает практическую вещь: увольнение иностранного работника по статье 327.6 ТК РФ в связи с окончанием срока разрешения на работу вы оформите приказом на бумаге, даже если весь остальной комплект вёлся электронно.
Какой подписью иностранный работник подписывает кадровые документы
Разница между видами подписи проходит не по степени защиты, а по основанию равнозначности собственноручной подписи. Усиленная квалифицированная подпись равнозначна в силу закона. Для простой и усиленной неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет. Выбирая простую подпись для заявлений, вы одновременно берёте обязанность иметь соглашение и локальный акт, где описан порядок определения лица по его подписи.
Со стороны работника большую часть документов можно подписать усиленной неквалифицированной подписью при условии, что в локальном акте указан используемый удостоверяющий центр. Со стороны работодателя усиленной неквалифицированной подписью трудовой договор подписать нельзя: организация подписывает по более строгим правилам. Конструкция, при которой в одном документе с двух сторон стоят подписи разных видов, законна и на практике встречается постоянно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный сюжет — соискатель, который ещё не работник. Соглашение об электронном взаимодействии заключается до подписания трудового договора, иначе человеку нечем законно подписать сам договор. Для иностранного кандидата этот разрыв обычно длиннее, потому что учётная запись на портале госуслуг у него появляется позже, чем разрешительные документы.
Факт: отказаться от перехода на КЭДО вправе только те работники, которые начали трудовую деятельность до 1 января 2022 года. Для всех, кто начал позже, отдельное согласие на электронный документооборот не требуется.
Как выстроить контроль миграционных документов и выбрать сервис
Порядок работ определяется одним соображением: систему поменять можно, а способ оформления документов по уже переведённому процессу — нет. Поэтому анализ процессов идёт до выбора вендора, а не после подписания договора.
Как выстроить учёт документов мигрантов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите иностранный персонал по правовому основанию работы: патент, разрешение на работу, разрешение на работу ВКС, вид на жительство, разрешение на временное проживание, граждане государств ЕАЭС. У каждой группы свой набор контрольных дат и своя частота сверки.
- Шаг 2. Выпишите по каждой группе документы и сроки: дату окончания разрешительного документа, периодичность платежа, дату медосвидетельствования, сроки уведомлений. Отметьте, кто в компании отвечает за каждую строку поимённо, а не по подразделению.
- Шаг 3. Определите, какие процессы переводите в электронный вид первыми. Начинают обычно с отпусков, командировок и ознакомления с локальными актами: там работнику достаточно простой электронной подписи, и выдавать ключи никому не нужно.
- Шаг 4. Примите осознанное решение по моменту выдачи электронной подписи: при приёме или после испытательного срока. Если подпись выдаётся после испытания, весь комплект документов приёма остаётся на бумаге навсегда, а это самый документоёмкий момент в жизни сотрудника.
- Шаг 5. Опишите порядок в Положении о ведении КЭДО под свои процессы, включая порядок идентификации работника при подписании. Шаблон вендора закрывает рамку закона, но не ваши маршруты и не вашу структуру подразделений.
- Шаг 6. Соберите согласия и уведомления, отдельно посчитав тех, кто начал трудовую деятельность до 1 января 2022 года. Отказавшихся придётся вести в бумажном режиме параллельно, и это часть плана, а не досадная мелочь.
- Шаг 7. Запустите пилот на одном процессе для всей компании, а не на одном подразделении по всем процессам. Пилот в подразделении проверяет технологию, пилот на процессе проверяет людей, а буксуют внедрения именно из-за людей.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда пилот идёт в одном подразделении, остальная компания живёт по-старому и относится к затее как к чужому эксперименту. Когда через один простой процесс проходят все, через квартал в компании не остаётся людей, для которых электронное подписание — неизвестность. На иностранном персонале это работает сильнее, чем на остальных: там барьер часто языковой, а не технический.»
Шаблоны кадровых документов для работы с иностранным персоналом
Комплект собран под задачу постановки учёта: начните с Положения о ведении КЭДО, потому что без утверждённого локального акта остальные документы работают в бумажном режиме.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Реестр сотрудников (шаблон) | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО | Скачать |
Важный нюанс из практики: в практике Добыто кадровые службы чаще всего спотыкаются не на технике, а на порядке идентификации работника при подписании. В локальном акте этот порядок либо не описан вовсе, либо переписан из шаблона без привязки к тому, как человек в действительности заходит в систему.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, и отдельно посмотрите, описан ли в локальном акте порядок идентификации: при технически исправной подписи спор проигрывается именно здесь.»
Когда отдельный сервис для документов мигрантов не нужен
Специализированный контур миграционного учёта оправдан не всегда, и честнее назвать ситуации, где он избыточен.
- Иностранный персонал — это граждане государств ЕАЭС. Патент и разрешение на работу им не требуются, календарных дат в досье заметно меньше, а уведомление в МВД о заключении и прекращении договора всё равно подаётся в те же 3 рабочих дня. Здесь достаточно напоминаний в существующей кадровой программе.
- В компании менее пяти иностранных работников и один ответственный кадровик. Ручная сверка раз в неделю по короткому списку закрывает задачу, а бюджет уходит на внедрение, которое обслуживает пять строк.
- Работники наняты по договору ГПХ и находятся за пределами России. Трудовое законодательство России к ним не применяется, миграционного досье в привычном виде нет. Риск здесь другой — переквалификация отношений в трудовые, и решается он формулировками договора, а не сервисом.
- Кадровые процессы не описаны. Автоматизация неописанного процесса воспроизводит беспорядок быстрее и дороже. Сначала выписываются процессы, документы и ответственные, потом выбирается система.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что выделенного специалиста по миграционному учёту в штате нет, отдельная должность для этого не нужна: контроль дат закрывается настройкой задач и ролей в кадровой системе.
Стоимость сервиса КЭДО для ведения документов мигрантов в 2026 году
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников, набора видов электронной подписи и наличия интеграции с учётной системой. Отдельной платы за иностранный персонал нет: тарификация идёт по количеству сотрудников.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | по мере подключения |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Тариф повышается или понижается в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав функций по каждому уровню и условия минимальной оплаты смотрите на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: именно там фиксируется, что входит в «Старт», а что доступно только на «Бизнесе».
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных. УКЭП, если она нужна руководителю или уполномоченному подписанту, оформляется через партнёров-удостоверяющие центры.
Выводы
Учёт документов иностранного персонала держится не на количестве папок, а на календаре: патент аннулируется сам при пропуске платежа, медосвидетельствование повторяется ежегодно, уведомления в МВД живут в трёхдневном ритме, а квартальный отчёт по ВКС не привязан ни к какому кадровому событию. Сервис для такой работы оценивается по трём способностям: строить задачи по датам, разграничивать доступ к персональным данным и выгружать комплект документа вместе с файлом подписи. Электронная форма при этом не отменяет бумажных исключений: приказ об увольнении по статье 327.6 ТК РФ оформляется на бумаге даже в полностью электронной компании.
Мы в Добыто выстраиваем этот контур от процессов заказчика: сначала разбор кадровых маршрутов и разрешительных документов по группам персонала, затем настройка типов документов, маршрутов и ролей, и только потом подключение сотрудников. Иностранный персонал в такой схеме не выделяется в отдельную систему, а получает свои маршруты и свои контрольные даты внутри общего кадрового контура.
Частые вопросы
Нужно ли подавать уведомление в МВД заново, если работник переоформил патент?
Уведомление подаётся по факту заключения и прекращения договора, а не по факту замены разрешительного документа. Если трудовой договор продолжает действовать и вы не расторгали его на время переоформления, новое уведомление о заключении не требуется. Но если на период отсутствия действующего патента работник был отстранён по статье 327.5 ТК РФ, а затем договор прекратили по статье 327.6, уведомление о прекращении подаётся в общий срок — не более 3 рабочих дней с даты прекращения.
Можно ли отстранить иностранного работника приказом в электронном виде?
Да. Приказ об отстранении от работы в закрытый перечень исключений статьи 22.1 ТК РФ не входит, поэтому он оформляется электронно наравне с остальными приказами. На бумаге остаются только бумажная трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Отстранение по статье 327.5 ТК РФ длится до одного месяца.
Как быть, если иностранный работник отказывается от перехода на КЭДО?
Право отказаться есть только у тех, кто начал трудовую деятельность до 1 января 2022 года, и гражданство здесь роли не играет. Для работников с более поздним началом стажа отдельное согласие на электронный документооборот не требуется. Отказавшихся ведут параллельно в бумажном режиме, и на это закладывается отдельное время кадровой службы.
Что делать, если срок патента истёк, а работник обещает оплатить на днях?
Оплата после срока патент не восстанавливает: с 10 августа 2026 года документ признаётся недействительным автоматически, без отдельной проверки. Работника отстраняют от работы по статье 327.5 ТК РФ. Если в течение месяца отстранения новый разрешительный документ не получен, трудовой договор прекращается по статье 327.6 ТК РФ.
Нужно ли согласие работника на передачу его данных в облачный сервис документооборота?
Да. При использовании облачного решения кадровые документы передаются провайдеру, а при внешнем выпуске подписей — ещё и удостоверяющему центру, при аренде инфраструктуры — её владельцу. Каждый из них становится третьим лицом, и передача данных должна быть основана на согласии работника. Запросите у вендора поимённый список получателей доступа до подписания договора.
Учитывается ли иностранный персонал при расчёте допустимой доли, если люди работают по договорам ГПХ?
Ограничения по допустимой доле установлены постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995 для хозяйствующих субъектов по видам экономической деятельности, и приводить численность в соответствие требовалось до 1 января 2026 года. Ответственность за несоблюдение наступает по статье 18.17 КоАП РФ. Конструкцию договора при этом нельзя выбирать из соображений удобства: если отношения фактически трудовые, договор ГПХ переквалифицируется со всеми последствиями.
Что проверять в сервисе, если в компании несколько юридических лиц?
Проверяйте три вещи: ведутся ли организации в одном аккаунте без отдельной оплаты за каждую, разделяются ли сотрудники по отделам и организациям с раздельным доступом, и определяет ли система сама, какому кадровому специалисту направить документ по роли, а не по ручному выбору инициатора. Для распределённой структуры с закреплёнными за подразделениями кадровиками это важнее, чем количество готовых шаблонов.
