Миграционная карта подтверждает право безвизового иностранца на временное пребывание в России и содержит дату въезда, цель въезда и срок пребывания. В перечне документов при приёме на работу её нет: статьи 65 и 327.3 ТК РФ называют паспорт, патент или разрешение на работу, РВП или вид на жительство, но не миграционную карту. Копия нужна работодателю для других задач: уведомить МВД о заключении договора в течение 3 рабочих дней, поставить работника на миграционный учёт, если компания выступает принимающей стороной, и следить за сроком пребывания. Главное различие, от которого зависит комплект: у безвизового работника право на пребывание подтверждает миграционная карта, у временно и постоянно проживающих — разрешение на временное проживание и вид на жительство, и копия карты им не нужна вовсе.
Разберём, какие реквизиты карты реально используются в уведомлениях, когда достаточно выписки вместо скана и как зафиксировать цель хранения, чтобы обработка не считалась избыточной по 152-ФЗ. Покажем, как выстроить доступ к сканам и что показывать при миграционной проверке. Сроки хранения, сценарная таблица по категориям иностранных работников, размеры штрафов по статье 18.15 КоАП РФ, тарифы на КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что такое миграционная карта и у кого её не будет
По статье 2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ миграционная карта — это документ со сведениями о въезжающем иностранном гражданине и о сроке его временного пребывания. Она подтверждает право на временное пребывание того, кто прибыл в порядке, не требующем визы, и служит для контроля за этим пребыванием. Правила использования карты утверждены постановлением Правительства РФ от 16.08.2004 № 413. В карте есть четыре реквизита, которые кадровику нужны постоянно: серия и номер бланка, дата въезда, цель въезда и отметка о сроке пребывания или его продлении.
Отсюда практическое следствие, которое часто игнорируют. У работника с разрешением на временное проживание или видом на жительство право находиться в России подтверждает сам этот документ, а не карта. Требовать у него миграционную карту и хранить её копию бессмысленно: цели обработки такие данные не соответствуют. То же касается ситуации, когда работник въехал давно и получил статус проживающего — карта утратила роль подтверждающего документа.
С 30 июня 2026 года безвизовые иностранцы, которые въезжают с целью работы или учёбы, подают заявление о въезде через приложение RuID и пересекают границу по QR-коду, а эксперимент с новыми правилами въезда продлён до 31 декабря 2027 года. Для кадровой службы это означает простую вещь: у части новых работников привычного бумажного бланка на руках может не быть, и реквизиты въезда придётся брать из того документа, который фактически выдан на границе. Сверяйте не название документа, а состав сведений: дату въезда, цель въезда и срок пребывания.
Факт: статья 13 Федерального закона № 125-ФЗ об архивном деле даёт организации право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов. Порядок хранения электронных документов при этом задаётся правилами организации хранения, учёта и использования документов, утверждёнными приказом Минкультуры № 526.
Зачем работодателю копия: четыре задачи, которые без неё не закрыть
Копия карты нужна не сама по себе, а как источник реквизитов для действий с жёсткими сроками. Уведомление в МВД о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ подаётся в течение 3 рабочих дней по пункту 8 статьи 13 115-ФЗ. Формы уведомлений утверждены приказом МВД России от 12.05.2026 № 290, поэтому применяемый бланк стоит сверять на дату подачи, а не брать старый файл из папки прошлого года.
| Задача работодателя | Что берётся из миграционной карты | Норма | Срок |
|---|---|---|---|
| Уведомить МВД о заключении трудового договора или договора ГПХ | Серия и номер бланка, дата въезда, цель въезда | Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ | 3 рабочих дня со дня заключения |
| Уведомить МВД о прекращении договора | Те же реквизиты для сверки с уведомлением о приёме | Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ | 3 рабочих дня со дня прекращения |
| Поставить работника на миграционный учёт, если компания — принимающая сторона | Дата въезда и срок пребывания | Статья 20 109-ФЗ | 7 рабочих дней со дня прибытия в место пребывания |
| Тот же учёт, если работник размещён в гостинице или ином средстве размещения | Дата въезда и срок пребывания | Статья 20 109-ФЗ | 1 рабочий день, следующий за днём прибытия |
| Контролировать срок временного пребывания безвизового работника | Дата въезда как точка отсчёта | Федеральный закон от 08.08.2024 № 260-ФЗ | 90 суток суммарно в течение календарного года |
| Подтвердить законность допуска к работе при проверке | Карта в связке с патентом или разрешением на работу и поданными уведомлениями | Статья 13 115-ФЗ | На дату проверки |
Лимит в 90 суток считается суммарно за календарный год, а не за скользящие 180 дней, как было раньше. На тех, кому срок пребывания продлён на время действия патента или разрешения на работу, годовой лимит не действует, но именно дата въезда из карты показывает, с какого дня этот счёт начался и не оборвался ли он при выезде и повторном въезде.
Отдельная задача, которую копия карты не решает, — проверка самого человека. Статус иностранного гражданина проверяется по реестру контролируемых лиц на сайте МВД: там видно, есть ли у человека законное основание находиться в стране. Согласия работника на такую проверку не требуется, и разумно повторять её не только при приёме, но и в ходе работы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Скан миграционной карты — это электронный образ бумажного документа, а не электронный документ. Пленум Верховного Суда РФ развёл эти понятия в постановлении от 26.12.2017 № 57, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём изображение бумажного бланка, вы храните копию, и доказательная сила у неё ровно та, которую даёт заверение.»
Обязан ли работодатель хранить копию: ТК РФ, 152-ФЗ и вопрос избыточности
Прямой обязанности хранить копию миграционной карты в трудовом законодательстве нет. Статья 327.3 ТК РФ перечисляет, что иностранный гражданин предъявляет при приёме: договор или полис добровольного медицинского страхования, разрешение на работу или патент для временно пребывающих, разрешение на временное проживание для временно проживающих, вид на жительство для постоянно проживающих. Миграционной карты в этом списке нет, и требовать её как условие трудоустройства нельзя.
При этом обязанности по 115-ФЗ и 109-ФЗ никуда не деваются, а выполнить их без реквизитов въезда невозможно. Получается конструкция, которую и нужно закрепить документально: хранение обосновано не трудовым законодательством, а исполнением обязанностей работодателя как стороны миграционных отношений. Именно эта формулировка и становится целью обработки.
Роскомнадзор последовательно исходит из того, что хранение копий личных документов работника избыточно по отношению к заявленным целям обработки. Требование к соразмерности объёма данных цели закреплено в 152-ФЗ, а разделы для операторов персональных данных на сайте Роскомнадзора показывают, как ведомство смотрит на обязанности оператора. Практический вывод для иностранных работников такой: копия перестаёт быть избыточной ровно тогда, когда в локальном акте написано, для какой обязанности она нужна, какие сведения из неё используются и сколько она хранится.
Если цель ограничивается подачей уведомлений, во многих случаях достаточно выписки реквизитов в карточку работника: серия, номер, дата и цель въезда, срок пребывания. Скан имеет смысл там, где нужно доказать, что вы видели оригинал и сверили данные, — например, при массовом найме через подрядчика или при работе с несколькими площадками. Разделите эти два режима сразу, иначе компания хранит полный скан-архив под задачу, которая решается таблицей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите согласие на обработку данных под конкретную цель
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В спорах по кадровым электронным документам сначала доказывается право компании вообще вести их в электронном виде, и только потом — что конкретный документ подписан. С хранением копий та же логика: сначала основание и цель, потом состав сведений. Если в вашем положении о персональных данных миграционные документы вообще не упомянуты, начинать надо с него, а не с настройки папок.»
Как оформить хранение копии законно: пошаговый порядок
Порядок ниже собран под одну задачу: чтобы при проверке у вас были и сами сведения, и основание ими располагать. Он одинаково работает для бумажного личного дела и для электронного архива.
Как оформить хранение копии миграционной карты: пошаговая инструкция
- Шаг 1. До приёма проверьте комплект: документ, удостоверяющий личность, патент или разрешение на работу с указанной профессией, миграционную карту с датой въезда, регистрацию по месту пребывания, статус человека в реестре контролируемых лиц. Расхождение профессии в патенте с должностью в трудовом договоре снимается на этом шаге, а не после проверки.
- Шаг 2. Внесите миграционные документы в перечень обрабатываемых данных внутри положения об обработке персональных данных и укажите цель: исполнение обязанностей работодателя по 115-ФЗ и 109-ФЗ.
- Шаг 3. Возьмите у работника письменное согласие на обработку, где названы конкретные документы и срок хранения. Согласие оформляется отдельно от трудового договора и содержит порядок отзыва.
- Шаг 4. Зафиксируйте приказом круг лиц, у которых есть доступ к миграционным документам, и способ хранения: запираемый шкаф для бумаги, раздел с ограниченным доступом для сканов.
- Шаг 5. Заведите контрольные даты: окончание срока действия патента, срок пребывания по карте, дата подачи уведомлений в МВД. Проверяйте их по календарю, а не при увольнении.
- Шаг 6. Опишите порядок уничтожения: что уничтожается по достижении цели, кто составляет акт и где он хранится.
Важный нюанс из практики: при внедрении КЭДО мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию. На миграционных документах это окупается быстрее всего: именно там выясняется, что часть сканов лежит в личных папках менеджеров по подбору, а не в кадровом архиве, и что доступ к ним шире, чем описано в приказе.
Внимание: с 1 марта 2026 года по Федеральному закону от 17.11.2025 № 419-ФЗ увольнение иностранных работников для приведения их численности в соответствие с ограничениями работает и по ограничениям, установленным региональными нормативными актами, а не только федеральными. Трудовой договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в акте субъекта РФ, ответственность за несоблюдение допустимой доли — по статье 18.17 КоАП РФ.
Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника
Комплект закрывает основание обработки и приём на работу: начните с правил обработки персональных данных, в них описывается перечень данных и сроки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
Где и сколько хранить копию: бумажное дело, скан, электронный архив
Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные почти без изменений: в конце календарного года подразделение формирует дела по номенклатуре и передаёт их в архив. По действующим правилам электронные документы хранятся на материальных носителях с шифром и условиями хранения, а функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения заданы отдельным приказом Росархива. Для кадровой службы это значит, что скан миграционной карты не живёт отдельной жизнью в облачной папке: он попадает в дело работника и подчиняется тем же правилам.
В сервисе Добыто скан-копии живут в разделе «Документы» с собственным типом, маршрутом и архивом, поиск идёт по типу, сотруднику и дате, а доступ настраивается ролями. Отдельный тип документа под миграционные материалы решает главную задачу этого раздела: в любой момент видно, у кого из работников какие сведения лежат и кто их открывал.
Кейс из практики: компания при переходе на КЭДО рассчитывала перевести в электронный вид всё личное дело целиком. На разборе состава документов выяснилось, что приказ об увольнении и акт ознакомления с ним по статье 22.1 ТК РФ остаются на бумаге, что подтверждено письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Результат: архив спроектировали гибридным сразу, без второй итерации настройки и без переноса дел задним числом.
Что критично для разных категорий иностранных работников
| Категория работника | Что подтверждает право пребывания | Нужна ли копия карты | Что критично |
|---|---|---|---|
| Безвизовый работник с патентом | Миграционная карта и патент | Да, вместе с патентом | Субъект РФ и профессия в патенте должны совпадать с местом работы и должностью в договоре |
| Гражданин государства ЕАЭС | Миграционная карта, патент не требуется | Да, для уведомления и миграционного учёта | Срок пребывания связан со сроком трудового договора, уведомление в МВД подаётся на общих основаниях |
| Временно проживающий | Разрешение на временное проживание | Нет | Регион, в котором действует разрешение |
| Постоянно проживающий | Вид на жительство | Нет | Актуальность реквизитов документа в кадровых данных |
| Высококвалифицированный специалист | Разрешение на работу для ВКС | Да, для уведомлений | Договор или полис ДМС по статье 327.3 ТК РФ и ежеквартальные уведомления о выплате заработной платы |
Из таблицы следует правило отбора: копия карты нужна там, где статус работника временный и подтверждается въездом, и не нужна там, где статус подтверждается самостоятельным разрешительным документом. Это и есть критерий, по которому кадровая служба решает, что класть в дело.
Срок хранения персональных данных ограничен достижением цели обработки: как только уведомления поданы, сроки проконтролированы, а работник уволен и отчётность закрыта, основание держать копию исчезает. Сроки хранения самих кадровых документов задаются перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет для дел, законченных делопроизводством после 2003 года, и 75 лет для более ранних. Зафиксируйте в положении, что вы делаете с миграционными копиями по окончании цели, и составляйте акт об уничтожении — без акта у вас нет доказательства, что данные удалены.
Полезно знать: ГОСТ Р 57762-2017 об обеспечении долговременной сохранности электронных документов описывает стратегию через восемь свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Проверьте по этому списку свой скан-архив: чаще всего проседают идентифицируемость и аутентичность.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Хранение — самая зарегламентированная часть работы с документами, и требования к бумаге почти дословно переносятся на электронный архив. Поэтому скан миграционной карты должен попадать в дело по номенклатуре, а не в общую папку отдела подбора. Откройте свою номенклатуру дел и проверьте, есть ли в ней вообще дело, куда такие документы складываются.»
Когда копия миграционной карты не нужна
Первый случай уже назван: работник с разрешением на временное проживание или видом на жительство. Его статус подтверждается разрешительным документом, и хранение копии карты будет обработкой данных, не нужных для заявленной цели.
Второй случай — работник, у которого миграционной карты нет по объективным причинам: въезд состоялся без её оформления либо сведения о въезде существуют только в электронном виде. Требовать бумажный бланк в такой ситуации бессмысленно, а отказ в приёме по этому основанию превращается в отдельный трудовой спор. Берите реквизиты из фактически выданного документа и фиксируйте их в карточке работника.
Третий случай — когда компания не является принимающей стороной и не размещает работника, а все уведомления уже поданы и реквизиты внесены в кадровую систему. Дальше держать скан незачем: цель достигнута, и в этот момент включается правило об уничтожении. Кадровые службы чаще всего спотыкаются именно здесь, потому что процедуру удаления никто не прописал.
Цена ошибки: штрафы и что смотрят при проверке
Неподанное или поданное с опозданием уведомление в МВД оценивается по статье 18.15 КоАП РФ: для юридических лиц это от 400 000 до 800 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях верхняя граница выше и доходит до 1 000 000 рублей. Санкция считается по каждому работнику отдельно, поэтому при массовом найме цена одной несобранной папки измеряется не одним штрафом, а их количеством.
Вторая группа рисков — персональные данные. Обработка без необходимого письменного согласия и обработка избыточных данных — самостоятельные составы статьи 13.11 КоАП РФ, и претензия по ним возникает как раз тогда, когда компания хранит сканы всех документов подряд без описанной цели. Показательно, что обе группы рисков закрываются одним и тем же действием: описанной целью, перечнем сведений и сроком хранения.
Третья, менее очевидная статья расходов — расхождение документов между собой. Должность в трудовом договоре не совпадает с профессией в патенте, дата въезда в уведомлении не бьётся с картой, уведомление о прекращении договора подано по старой форме. Каждое расхождение выявляется при проверке за минуты, потому что инспектор сверяет тот же комплект, что лежит у вас в деле.
Важный нюанс из практики: журнал действий в системе показывает не только то, что работает на вас. Он фиксирует, кто и когда открывал документ и когда была выдана подпись, поэтому сверять записи стоит до проверки, а не после начала спора.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронного документа остаётся копией, и чтобы она что-то значила, её заверяют — оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией. Посмотрите, какие документы по иностранным работникам у вас существуют только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость КЭДО и электронного архива кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят не во все тарифы. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронный архив документов | входит в тариф «Бизнес» | с момента подключения |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в кастомных шаблонах и интеграциях, а состав функций по каждому тарифу приведён на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров.
Для компаний с сезонным иностранным персоналом важнее не цена за сотрудника, а возможность хранить документы по типам с разграничением доступа: миграционные материалы разумно держать в отдельном типе документов и открывать их узкому кругу.
Выводы
Копия миграционной карты не входит в обязательный комплект при приёме на работу, но остаётся рабочим источником реквизитов для уведомлений в МВД, миграционного учёта и контроля срока пребывания. Законность хранения держится на трёх вещах: названной цели, ограниченном перечне сведений и понятном сроке с процедурой уничтожения. Для проживающих по РВП и виду на жительство копия не нужна, и её хранение только увеличивает объём обрабатываемых данных. Расхождения между документами — между должностью и профессией в патенте, между датой въезда в карте и в уведомлении — выявляются быстрее всего и обходятся дороже всего.
В практике Добыто миграционные документы обычно выносят в отдельный тип с собственным маршрутом и ограниченным доступом: так кадровая служба видит по каждому работнику полный состав сведений и контрольные даты, а при проверке поднимает комплект целиком, а не собирает его по папкам.
Частые вопросы
Можно ли принять на работу иностранца, если миграционная карта потеряна?
Потеря карты не входит в перечень оснований для отказа в заключении трудового договора, а сама карта не названа в статьях 65 и 327.3 ТК РФ. При этом без реквизитов въезда вы не заполните уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней, поэтому работнику нужно получить дубликат в подразделении по вопросам миграции. До получения дубликата фиксируйте в кадровых документах, что сведения предоставлены со слов работника и подлежат сверке.
Нужно ли заверять скан миграционной карты?
Для внутреннего использования достаточно отметки о верности копии с датой, должностью и подписью работника кадровой службы. Заверение приобретает значение, когда копия становится доказательством: распечатка электронного файла остаётся копией, и её заверяет оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация.
Кто подаёт уведомление о прибытии, если работник снимает жильё сам?
Уведомление о прибытии подаёт принимающая сторона — то лицо, у которого иностранный гражданин фактически проживает. Если компания жильё не предоставляет, обязанность по статье 20 109-ФЗ лежит не на ней. Общий срок — 7 рабочих дней со дня прибытия в место пребывания, а для гостиниц и иных средств размещения — 1 рабочий день, следующий за днём прибытия.
Что делать, если работник попал в реестр контролируемых лиц?
Включение в реестр само по себе не названо в ТК РФ как основание для увольнения, поэтому автоматическое расторжение договора создаёт риск спора. Проверьте статус на сайте МВД, зафиксируйте дату проверки и оцените, сохраняется ли у работника законное основание находиться в стране и работать: именно утрата разрешительного документа, а не запись в реестре, меняет кадровое решение.
Обязана ли компания хранить копии патента и чеков об авансовых платежах?
Обязанности хранить чеки закон на работодателя не возлагает, но действие патента прекращается при неуплате авансового платежа по НДФЛ, а допуск к работе без действующего патента оценивается по статье 18.15 КоАП РФ. Практический компромисс: храните копию патента и ведите реестр дат платежей без сбора самих чеков, тогда объём данных остаётся соразмерным цели.
Сколько хранить копию после увольнения иностранного работника?
Ориентир задают две нормы: персональные данные хранятся не дольше, чем этого требует цель обработки, а кадровые документы — по перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, где трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет для дел, законченных после 2003 года. Срок для миграционных копий фиксируется в положении об обработке персональных данных, по его истечении составляется акт об уничтожении.
Можно ли вместо скана хранить только реквизиты карты в кадровой системе?
Да, и для задачи подачи уведомлений этого достаточно: в форму переносятся серия и номер бланка, дата и цель въезда, срок пребывания. Скан имеет смысл там, где нужно подтвердить факт сверки с оригиналом, например при массовом найме через подрядчика. Выбранный вариант описывается в локальном акте, иначе часть подразделений будет хранить сканы вне кадрового архива.
