Отдел по вопросам миграции принимает от работодателя два основных уведомления: о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ с иностранным гражданином. Срок на каждое — три рабочих дня, отсчет идет со следующего рабочего дня после подписания или расторжения. С 1 сентября 2026 года уведомления подаются на бланках из приложений № 7 и № 8 к приказу МВД России от 12.05.2026 № 290, а согласие работника на обработку персональных данных прикладывается отдельным документом. Подавать нужно в территориальный орган МВД того субъекта, где работник фактически трудится, а не по адресу регистрации компании. Разграничение, которое определяет порядок действий: трудовое уведомление — три рабочих дня и всегда, уведомление о прибытии по миграционному учету — семь рабочих дней и только если компания сама размещает работника.
Разберем, как считается трехдневный срок, чем подтверждается факт подачи и какие данные в патенте делают прием на работу незаконным еще до уведомления. Покажем, за что штрафуют по частям 1, 3 и 4 статьи 18.15 КоАП и почему штраф считается за каждого работника. Сценарная таблица способов подачи, порядок подачи через портал госуслуг, сроки миграционного учета для граждан ЕАЭС и высококвалифицированных специалистов и стоимость ведения кадровых документов — во второй половине статьи.
Какие уведомления работодатель подает в отдел по вопросам миграции
Обязанность уведомлять МВД о заключении и прекращении договора установлена пунктом 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ и не зависит от статуса иностранца. Уведомление подается и на временно пребывающего с патентом, и на визового работника с разрешением на работу, и на гражданина ЕАЭС из Армении, Беларуси, Казахстана или Киргизии, и на высококвалифицированного специалиста, и на обладателя вида на жительство. Единственное практическое исключение — иностранец, принятый не по трудовому и не по гражданско-правовому договору.
Сроки по разным обязанностям работодателя не совпадают, и путаница между ними — основная причина просрочки.
| Событие | Что подается | Срок |
|---|---|---|
| Заключение трудового договора или договора ГПХ с иностранцем | Уведомление по приложению № 7 к приказу МВД России от 12.05.2026 № 290 | 3 рабочих дня |
| Прекращение или расторжение такого договора | Уведомление по приложению № 8 к тому же приказу | 3 рабочих дня |
| Выплата зарплаты высококвалифицированному специалисту | Ежеквартальное уведомление о выплатах | Не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом |
| Прибытие работника в место пребывания, если жилье предоставляет компания | Уведомление о прибытии (миграционный учет) | 7 рабочих дней со дня прибытия |
| То же для граждан государств ЕАЭС | Уведомление о прибытии | 30 суток со дня въезда |
| То же для высококвалифицированных специалистов и членов их семей | Уведомление о прибытии | 90 календарных дней |
| Въезд работника для оформления или переоформления патента | Медицинское освидетельствование (обязанность иностранца) | 30 календарных дней со дня въезда, правило действует с 1 сентября 2026 года |
Из таблицы видно, что квартальная отчетность по высококвалифицированным специалистам живет по собственному календарю: ее привязывают к последнему рабочему дню месяца, а не к трем дням от события. В компаниях, где ВКС один-два, именно этот срок теряется чаще всего, потому что он не связан ни с приемом, ни с увольнением.
Как считается срок в три рабочих дня и чем подтверждается подача
День подписания договора в срок не входит. Договор подписан в пятницу — отсчет начинается с понедельника, и последний день подачи приходится на среду. Выходные и нерабочие праздничные дни в подсчет не берутся, а рабочие дни считаются по общему календарю, а не по графику конкретного работника: сменный график иностранца на срок подачи уведомления не влияет.
Срок считается соблюденным по дате приема документа, а не по дате его заполнения. Поэтому в компании должен остаться документ, который эту дату фиксирует: отрывная часть бланка с отметкой подразделения при личной подаче, квитанция и уведомление о вручении при почтовом отправлении, электронная квитанция с регистрационным номером при подаче онлайн. Скриншот заполненного черновика в личном кабинете доказательством подачи не является.
Отдельная ловушка — место подачи. Уведомление сдается в подразделение по вопросам миграции того субъекта, где иностранец фактически работает. Если головной офис в одном регионе, а работник принят в обособленное подразделение в другом, документы идут по месту работы. При этом патент и разрешение на работу действуют в пределах выдавшего их субъекта, поэтому переезд работника в соседний регион требует не нового уведомления, а нового разрешительного документа.
Что проверить до подписания договора: патент, разрешение на работу, реестр
Уведомление подается по факту заключенного договора, поэтому все ошибки допуска к работе к моменту подачи уже совершены. Проверка идет в обратном порядке: сначала документы работника, потом подпись в договоре, потом уведомление.
Минимальный набор для проверки до подписания:
- Миграционная карта с отметкой о въезде и указанной целью въезда. Цель «работа» обязательна для безвизового иностранца, который оформляет патент.
- Патент или разрешение на работу: срок действия, субъект выдачи, профессия. Патент действует, пока вносятся авансовые платежи по НДФЛ, поэтому проверяются и квитанции.
- Документ, удостоверяющий личность, и его данные посимвольно — они переносятся в уведомление и сверяются с оригиналом.
- Реестр контролируемых лиц: иностранца, внесенного в реестр, к работе допускать нельзя.
- Полис ДМС или договор о медпомощи для временно пребывающих, если он требуется по статусу работника.
Проверить человека по базе МВД можно самостоятельно: сведения о том, включен ли иностранец в реестр контролируемых лиц на сайте МВД России, открыты, для поиска нужны фамилия, имя, отчество, дата рождения, серия, номер и дата выдачи документа. Данные вводятся ровно так, как они написаны в документе: расхождение в одной букве дает пустой результат, который легко принять за чистую проверку.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Порядок проверки кандидата всегда один: анкета, затем согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ, и только потом проверка по государственным базам, сопоставление сведений и решение по найму. С иностранным работником порядок тот же, просто перечень источников длиннее. Если проверку сделали после подписания договора, исправлять уже нечего: срок на уведомление пошел, а основание для допуска к работе может оказаться недействительным.»
Сформируйте согласие на обработку персональных данных до начала проверки
Зачем нужно разрешение на работу и почему в нем важна должность
Разрешение на работу и патент — это не формальность при найме, а условие законности самого допуска к труду. Разрешение на работу получают визовые иностранцы, и работодателю для их привлечения нужно собственное разрешение на привлечение и использование иностранных работников. Безвизовые иностранцы работают по патенту, который оформляется через миграционный центр субъекта.
Профессия в этих документах имеет силу ограничения. Если в патенте или разрешении на работу указана профессия, принять человека на другую должность до внесения изменений в документ нельзя: работа не по указанной профессии образует состав по части 1 статьи 18.15 КоАП наравне с работой вообще без разрешения. Изменения в патент вносит территориальный орган МВД по заявлению иностранца, и только после этого оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: сверка профессии в патенте с формулировкой должности в штатном расписании занимает пять минут, а несовпадение вида работ выявляется при первой же проверке. Формулировка в трудовом договоре подгоняется под патент, а не наоборот.
Комплект документов к уведомлению по новым формам
С 1 сентября 2026 года и до 1 сентября 2032 года действуют формы из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290. Бланки из прежнего приказа № 536 применялись по 31 августа 2026 года включительно, и подача на старом бланке после этой даты приравнивается к неподаче уведомления.
Что изменилось по существу: ИНН работодателя стал обязательным реквизитом, в уведомлении о заключении договора появилось поле для срока действия договора либо отметки о том, что он бессрочный, добавлено поле «Пол» в сведениях об иностранце, для высококвалифицированных специалистов добавлено поле ИНН и убрано поле «Профессия». Согласие на обработку персональных данных теперь не входит в бланк: оно оформляется отдельным документом и прикладывается к уведомлению, рекомендуемые образцы приведены в самом приказе.
Внимание: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на электронное взаимодействие. Без такого согласия применять к нему электронные документы и электронную подпись нельзя, а ведение кадрового документооборота в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Требования к заполнению бумажного бланка жесткие: заполняются все применимые поля, исправления, зачеркивания и произвольные сокращения не допускаются, данные документа иностранца переносятся посимвольно, а многостраничные комплекты нумеруются и прошиваются. Инспектор не обязан уточнять неясные сведения: некорректно заполненный бланк возвращается, и время на переделку уходит из трехдневного срока.
Сам комплект по работнику удобнее держать в одном месте. В Добыто типы документов и маршруты настраиваются один раз, а дальше договор, приказ и согласия создаются по шаблонам с автозаполнением полей по карточке сотрудника.
Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника
Комплект собран под последовательность «договор — приказ — согласие», первым смотрите трудовой договор, от его даты считается срок уведомления.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приеме на работу | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору (перевод) | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в компании исторически сложился обмен документами по электронной почте, его нужно либо закрепить локальным актом, либо переводить в кадровый электронный документооборот. Суды признают переписку, когда обмен системный и его порядок описан в локальном акте, а не когда это разовая пересылка файла. Промежуточное состояние, при котором все переписываются, но нигде это не закреплено, — самое уязвимое при проверке.»
Три способа подать уведомление и чем они отличаются
Приказ допускает подачу лично, заказным почтовым отправлением и через портал госуслуг с электронной подписью. Подача через МФЦ порядком не предусмотрена, и попытка сдать документы туда срок не останавливает.
| Способ | Что нужно | Подтверждение подачи | Когда подходит |
|---|---|---|---|
| Лично в подразделение по вопросам миграции | Бумажный бланк без исправлений, согласие на обработку персональных данных | Отрывная часть бланка с отметкой о приеме | Разовый наем, спорные или нестандартные данные работника |
| Заказное письмо с уведомлением о вручении | Тот же комплект, опись вложения | Квитанция об отправке и уведомление о вручении | Работник трудится в другом субъекте, до конца срока остаются сутки |
| Портал госуслуг | Учетная запись юридического лица, электронная подпись, реквизиты компании и данные работника | Электронная квитанция с регистрационным номером | Поток найма, несколько регионов, работа без выезда в подразделение |
| МФЦ | Порядком подачи не предусмотрен | Отсутствует | Не применяется |
Выбор между почтой и порталом решается одним вопросом: есть ли у компании действующая электронная подпись и подтвержденная учетная запись организации. Если подпись выпускается только сейчас, на первое уведомление ее может не хватить, и тогда безопаснее почта с описью.
Как подать уведомление о заключении договора через госуслуги: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Войдите на портал под учетной записью юридического лица и откройте услугу по уведомлениям о трудовых мигрантах.
- Шаг 2. Выберите вид уведомления: о заключении договора либо о прекращении и расторжении.
- Шаг 3. Заполните сведения о работодателе: наименование, ИНН, фактический адрес, код ОКВЭД, контактный телефон.
- Шаг 4. Внесите данные иностранца посимвольно по документу: личные сведения, реквизиты патента или разрешения на работу, вид и дату договора, срок его действия или отметку о бессрочности.
- Шаг 5. Приложите согласие работника на обработку персональных данных отдельным файлом.
- Шаг 6. Подпишите уведомление электронной подписью, отправьте и сохраните электронную квитанцию с регистрационным номером и датой приема.
Миграционный учет: когда работодатель становится принимающей стороной
Обязанность поставить иностранца на учет по месту пребывания возникает не у каждого работодателя. Компания становится принимающей стороной, когда фактически предоставляет работнику помещение: общежитие, арендованное для сотрудников жилье, помещение на своей территории. Если человек снимает квартиру сам, уведомление о прибытии подает собственник жилья.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Базовый срок — семь рабочих дней со дня прибытия. Для граждан государств ЕАЭС действует 30 суток, для высококвалифицированных специалистов и членов их семей — 90 календарных дней. Правила миграционного учета обновлены постановлением Правительства Российской Федерации от 26.01.2026 № 44, которое вступило в силу 27 января 2026 года.
В Москве и Московской области действует эксперимент по цифровому учету местонахождения иностранцев через мобильное приложение, он рассчитан до 1 сентября 2029 года. С 1 сентября 2026 года эксперимент охватывает безвизовых иностранцев, прибывающих на срок свыше 90 дней, независимо от цели приезда; граждане Беларуси, дети и дипломаты в него не входят. Для участников эксперимента адрес пребывания передает сам иностранец через приложение, и обязанность принимающей стороны уведомлять о прибытии с нее снимается. Проверять этот момент нужно до того, как кадровая служба начнет собирать документы на постановку работника на учет.
Ошибки, из-за которых срок считается нарушенным, и цена просрочки
Штраф назначается за каждого работника, по которому допущено нарушение, поэтому в компании с десятком иностранных сотрудников одна системная ошибка умножается на численность.
- Уведомление не подано или подано с опозданием. Часть 3 статьи 18.15 КоАП: должностные лица — от 35 000 до 50 000 рублей, юридические лица — от 400 000 до 800 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.
- То же нарушение в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Часть 4 статьи 18.15 КоАП: должностные лица — от 35 000 до 70 000 рублей, юридические лица — от 400 000 до 1 000 000 рублей.
- Работник допущен без патента или разрешения на работу, по профессии, не указанной в документе, или вне субъекта его выдачи. Часть 1 статьи 18.15 КоАП: от 250 000 до 800 000 рублей на юридическое лицо или приостановление деятельности.
- Принимающая сторона не исполнила обязанности по миграционному учету. Часть 4 статьи 18.9 КоАП: от 400 000 до 500 000 рублей на юридическое лицо.
- Подача на бланке, утратившем силу. Формально уведомление считается неподанным, и применяется часть 3 или часть 4 статьи 18.15 КоАП.
Просрочка не отменяет обязанность: уведомление подается и после истечения трех дней. Неподанное уведомление остается длящимся нарушением, а поданное с опозданием фиксирует дату и закрывает вопрос о самом факте уведомления.
Контроль сроков держится на том, что у каждого документа есть срок согласования и подписания и видимый статус. В Добыто эти статусы собраны в одной таблице с вкладками «В работе», «Требуют действия» и «Контроль», поэтому документ, зависший на подписанте, виден до того, как истечет срок по внешней обязанности.
Лайфхак: выгрузку журнала действий по кадровому документу стоит смотреть до проверки, а не после начала спора. Журнал показывает все: дату выдачи ключа, вход под чужой учетной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы проводим сверку журнала подписания перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт. Система, которая фиксирует действия работника, одинаково хорошо подтверждает и позицию работодателя, и обратное, поэтому лучше знать содержимое журнала заранее. То же правило работает с миграционным блоком: подтверждения подачи уведомлений собираются в одну папку по каждому работнику, а не ищутся в переписке в момент проверки.»
Когда уведомление в отдел миграции подавать не нужно
Обязанность по пункту 8 статьи 13 Федерального закона № 115-ФЗ привязана к двум событиям — заключению и прекращению договора. Изменение условий труда, перевод внутри компании, смена оклада или продление срочного договора самостоятельного уведомления в МВД не требуют. Отдельно уведомлять не нужно и при отпуске, больничном, командировке работника.
Уведомление о прибытии не подается, если компания не предоставляет работнику жилье, а также если работник участвует в московском эксперименте и передает адрес через приложение сам. И наоборот: отсутствие обязанности по миграционному учету не отменяет трудовое уведомление — эти две обязанности живут независимо друг от друга.
Кадровые документы иностранного работника в электронном виде
Кадровый электронный документооборот ведется по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и распространяется на иностранных работников так же, как на граждан России. В электронный вид уходят трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, локальные нормативные акты, графики и уведомления. Уведомления в МВД в этот контур не входят: их подписывает работодатель своей электронной подписью и подает в подразделение по вопросам миграции отдельно.
Полезно знать: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Практический вывод для миграционного блока: увольнение иностранца в любом случае гибридное. Заявление работник подает электронно, приказ и ознакомление с ним остаются на бумаге, а уведомление о прекращении договора уходит в МВД в те же три рабочих дня.
Важный нюанс из практики: компании рассчитывают полностью убрать бумагу из процедуры увольнения и на внедрении узнают, что получают гибрид. Планировать сроки нужно сразу под два параллельных потока — электронный кадровый и бумажный по увольнению.
Вид подписи выбирается с поправкой на статус работника. Неквалифицированная подпись, выданная в системе работодателя, привязки к подтвержденной учетной записи на портале госуслуг не требует, тогда как подписание через Госключ такую учетную запись предполагает, и для части иностранных работников этот путь закрыт. В Добыто документ идет по настроенному маршруту согласования и подписания, а после исполнения уходит в электронный архив, откуда его можно открыть и скачать. Для иностранных работников удобно заводить отдельный тип документа и собственный маршрут: тогда комплект по каждому сотруднику собирается фильтром по типу, сотруднику и дате создания, а не поиском по папкам.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре по электронным кадровым документам доказывают четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он электронную подпись, получил ли он документ. Порядок важен: сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.»
Стоимость ведения кадровых документов в КЭДО: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: видов электронной подписи, шаблонов, интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по согласованию |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | при подключении |
| УКЭП | через партнеров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Для компаний с сезонным наймом важен способ расчета: при численности до 25 человек подходит начальный пакет, при потоке приемов и увольнений считать выгоднее по минимальному годовому пакету, а не по помесячной численности.
Выводы
Трехдневный срок на уведомление о заключении и прекращении договора с иностранцем считается от следующего рабочего дня и закрывается не заполнением бланка, а отметкой о приеме. С 1 сентября 2026 года применяются формы приложений № 7 и № 8 к приказу МВД России № 290, согласие на обработку персональных данных идет отдельным документом, а само уведомление сдается в подразделение по вопросам миграции того субъекта, где работник трудится. Миграционный учет живет по другому календарю: 7 рабочих дней в общем случае, 30 суток для граждан ЕАЭС и 90 календарных дней для высококвалифицированных специалистов, причем обязанность возникает только у той компании, которая сама размещает работника.
Основная часть просрочек связана не с незнанием сроков, а с тем, что комплект по работнику собирается вручную и подтверждения подачи хранятся в разных местах. Мы в Добыто выстраиваем кадровый контур так, чтобы договор, приказ и согласия по каждому сотруднику лежали в одном маршруте с фиксированными сроками и выгружались одним фильтром к моменту проверки.
Частые вопросы об уведомлениях в отдел по вопросам миграции
Нужно ли уведомлять МВД о приеме гражданина Беларуси или Казахстана
Да. Освобождение от разрешительных документов на работу для граждан государств ЕАЭС не отменяет обязанность работодателя уведомить МВД о заключении и прекращении договора. Срок общий — три рабочих дня, бланк тот же, что и для остальных иностранцев. Отличие касается только миграционного учета: для граждан ЕАЭС срок постановки на учет составляет 30 суток вместо семи рабочих дней.
Что делать, если трехдневный срок уже пропущен
Подать уведомление той же датой, когда обнаружена просрочка, и сохранить подтверждение приема. Неподанное уведомление не перестает быть нарушением со временем, а поданное с опозданием фиксирует факт уведомления и дату. Ответственность по части 3 статьи 18.15 КоАП при этом сохраняется: от 400 000 до 800 000 рублей на юридическое лицо, а в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге и Ленинградской области по части 4 — до 1 000 000 рублей.
Нужно ли подавать уведомление при переводе иностранца на другую должность
Отдельного уведомления о переводе закон не требует: обязанность возникает только при заключении и прекращении договора. Но если в патенте или разрешении на работу указана профессия, перевод на другую должность до внесения изменений в этот документ незаконен и образует состав по части 1 статьи 18.15 КоАП. Порядок такой: сначала иностранец вносит изменения в патент через территориальный орган МВД, затем оформляется дополнительное соглашение.
Заменяет ли уведомление в МВД отчетность по работнику в СФР
Нет, это независимые обязанности перед разными ведомствами. Сведения о приеме и увольнении подаются в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, а уведомление в подразделение по вопросам миграции — в течение трех рабочих дней после подписания или расторжения договора. Подача одного документа не закрывает второй.
Можно ли сдать уведомление через МФЦ
Порядок подачи, утвержденный приказом МВД, такого способа не предусматривает. Допустимы личная подача в территориальный орган МВД, заказное почтовое отправление с уведомлением о вручении и электронная подача через портал госуслуг с электронной подписью. Обращение в МФЦ течение трехдневного срока не приостанавливает.
Что делать, если работник оказался в реестре контролируемых лиц
Допускать такого иностранца к работе нельзя, и это проверяется до подписания договора, а не после. Сведения в реестре обновляются регулярно, поэтому по работникам с истекающими сроками патента или разрешения на работу проверку имеет смысл повторять перед каждым продлением. Если запись появилась уже в период работы, вопрос решается через прекращение трудовых отношений по основаниям, связанным с утратой права на осуществление трудовой деятельности, с уведомлением МВД в те же три рабочих дня.
