Товарные накладные подписывать электронной подписью можно: часть 5 статьи 9 закона 402-ФЗ разрешает составлять первичный учётный документ в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Вид подписи зависит от документа: универсальный передаточный документ с функцией счёта-фактуры передаётся только с усиленной квалифицированной подписью по пункту 6 статьи 169 НК РФ, а неформализованные документы стороны вправе подписывать УНЭП или ПЭП по письменному соглашению. С 1 января 2026 года электронный формат ТОРГ-12 отменён: отгрузку в электронном виде оформляют УПД формата 5.03. Главное различие для бухгалтерии такое: бумажная накладная по форме ТОРГ-12 остаётся допустимой и дальше, а электронную отгрузочную первичку с 2026 года вы передаёте контрагенту только в виде УПД.
Разберём, какая подпись закрывает каждый документ отгрузки и какой нормой это подтверждается, кто вправе подписать накладную вместо директора и что указывают в машиночитаемой доверенности для сотрудника филиала. Покажем, чем отличаются файлы p7s, sig и sgn, почему документ и подпись хранятся парой и как проверить чужую подпись до принятия документа к учёту. Стоимость подписания, чек-лист подготовки к первой электронной отгрузке, разбор ситуаций с отозванным сертификатом и забытым PIN-кодом — во второй половине статьи.
Какой подписью подписывают товарную накладную и другие документы отгрузки
Электронный первичный документ приравнивается к бумажному, если он подписан электронной подписью, — это часть 5 статьи 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Закон не называет конкретный вид подписи, поэтому дальше работает статья 6 закона 63-ФЗ: УКЭП равнозначна собственноручной подписи и печати сама по себе, а ПЭП и УНЭП дают такую же силу только при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия.
Исключение из этой свободы одно, зато оно закрывает большую часть отгрузочного документооборота. Счёт-фактура в электронной форме подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя или уполномоченного лица — пункт 6 статьи 169 НК РФ. Универсальный передаточный документ со статусом 1 включает счёт-фактуру, поэтому его подписывают только УКЭП, никакие соглашения сторон здесь не помогают.
| Документ | Допустимая подпись | Основание |
|---|---|---|
| УПД со статусом 1 (с функцией счёта-фактуры) | Только УКЭП | Пункт 6 статьи 169 НК РФ, формат по приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ |
| УПД со статусом 2 (передаточный документ без счёта-фактуры) | Формально любая ЭП по соглашению сторон, у операторов ЭДО — УКЭП | Часть 5 статьи 9 закона 402-ФЗ, части 1 и 2 статьи 6 закона 63-ФЗ |
| Электронная товарная накладная по формату ТОРГ-12 | Формат утратил силу с 1 января 2026 года, документ передают как УПД | Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ |
| Бумажная накладная по форме ТОРГ-12 | Собственноручная подпись, форму компания вправе утвердить свою | Части 1 и 4 статьи 9 закона 402-ФЗ |
| Договор поставки, спецификация, письмо контрагенту | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон | Части 1 и 2 статьи 6 закона 63-ФЗ |
Из таблицы следует практический вывод для бухгалтерии: если отгрузка сопровождается счётом-фактурой, разговор о выборе вида подписи закончен ещё до его начала. Свобода выбора остаётся только там, где счёта-фактуры нет, и её нужно закреплять соглашением: без письменного соглашения об использовании УНЭП документ подписан подписью, которая не порождает нужных последствий.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Соглашение об использовании простой или неквалифицированной подписи должно позволять определить подписавшее лицо, иначе оно не работает. Формулировка «обмен по электронной почте приравнивается к простой электронной подписи» без указания адресов, ответственных лиц и порядка проверки в спорной ситуации не спасает. Проверьте свой шаблон договора по одному критерию: можно ли по нему установить, кто именно поставил подпись.»
Что изменилось с 1 января 2026 года: электронной ТОРГ-12 больше нет
ФНС признала утратившими силу форматы двух привычных электронных документов — документа о передаче товаров при торговых операциях (электронная ТОРГ-12) и документа о передаче результатов работ. Сделано это приказом ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, который отменил приказы от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@. До конца 2025 года обмениваться этими форматами было можно, с 1 января 2026 года электронная отгрузка идёт через универсальный передаточный документ.
Параллельно закрылась история с версиями формата счёта-фактуры и УПД: с 1 апреля 2025 года применяется только версия 5.03 по приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Форматы 5.01 и 5.02 остались в прошлом, и документ, сформированный по старой версии, оператор ЭДО просто не примет.
Факт: отмена электронного формата ТОРГ-12 не запрещает саму форму. Бумажную накладную ТОРГ-12 компания вправе применять и после 1 января 2026 года, ограничение касается только электронного обмена через оператора.
Для бухгалтера это означает три конкретных действия: сверить с учётной системой, какие форматы она выгружает, переписать в договорах поставки пункт о наименовании передаточного документа и предупредить покупателей, привыкших ждать электронную ТОРГ-12. Спор о том, что «мы всегда работали накладной», решается ссылкой на приказ, а не перепиской.
Как подписать УПД в системе ЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте действующий сертификат подписанта: срок действия, владельца и удостоверяющий центр. Сертификат руководителя выпускает УЦ ФНС, сертификат сотрудника как физического лица — аккредитованный коммерческий удостоверяющий центр.
- Шаг 2. Убедитесь, что полномочия подтверждены: у директора — сведениями ЕГРЮЛ, у сотрудника — машиночитаемой доверенностью, загруженной в информационную систему или приложенной к документу файлом.
- Шаг 3. Сформируйте УПД в учётной системе по формату 5.03 и выгрузите его в систему оператора ЭДО. Реквизиты продавца, грузоотправителя и основания отгрузки заполняются до подписания: после подписи правка документа означает новую подпись.
- Шаг 4. Подпишите титул продавца УКЭП и отправьте документ контрагенту. Оператор фиксирует дату и время отправки в своих технологических документах.
- Шаг 5. Дождитесь подписания титула покупателя. До этого момента документ считается отправленным, но не принятым, и для приёмки товара у покупателя он не закрыт.
- Шаг 6. Сохраните в архиве полный комплект: сам документ, файлы подписей обеих сторон и извещения оператора. Выгрузка «печатной формы в PDF» комплектом не является.
Кто подписывает накладную: директор, сотрудник и машиночитаемая доверенность
Сертификатов на сотрудника с указанием организации больше не выдают. С 1 сентября 2023 года подписать документ от имени компании можно двумя способами: квалифицированной подписью руководителя, полученной в удостоверяющем центре ФНС, либо подписью сотрудника как физического лица с приложением машиночитаемой доверенности. Сертификаты старого образца доживали свой срок и окончательно перестали работать после 31 августа 2024 года.
МЧД — это XML-файл, а не картинка доверенности. В нём указывают доверителя, представителя, срок и полномочия. Полномочия берут из классификатора, который размещён в Единой системе нормативной и справочной информации: каждое полномочие имеет код, дату и уникальный идентификационный номер, и именно код читает приёмная сторона. Если нужного полномочия в классификаторе нет, компания вправе направить свой перечень в Минцифры: на рассмотрение отводится 10 дней, ещё три рабочих дня — на присвоение кодов и включение в классификатор.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Машиночитаемую доверенность проверяет не человек, а алгоритм приёмной стороны. Поэтому фраза «подписывать первичные документы» в свободном поле не равна коду полномочия из классификатора: подпись при этом валидна, а документ отклоняют по полномочиям. Перед первой отгрузкой сверьте код в МЧД с тем, что требует ваш оператор ЭДО.»
Лайфхак: доверенность можно передавать контрагенту двумя способами — файлом вместе с каждым документом или ссылкой на номер в распределённом реестре ФНС. Передача файлом увеличивает объём хранения и не даёт проверить актуальный статус доверенности, а по номеру МЧД находится только если она в реестр загружена.
Отдельный вопрос — филиалы. Доверенность от имени юридического лица выдаёт единоличный исполнительный орган, то есть директор головной организации. Руководитель обособленного подразделения сам действует по доверенности, поэтому дальше он выдаёт МЧД в порядке передоверия. Передоверие между сотрудниками внутри одной компании требует нотариального удостоверения, и это отдельный визит с паспортом представителя и актуальной выпиской из ЕГРЮЛ. Схема с одной МЧД от директора на каждого подписанта филиала обходится дешевле нотариального передоверия, но требует дисциплины при кадровых перестановках.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте подпись контрагента на полученном документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка нужна не для спокойствия, а для приёмки: бухгалтерия принимает к учёту документ, подписанный действующим сертификатом уполномоченного лица. Результат проверки показывает владельца сертификата, издателя и период действия — этих трёх реквизитов достаточно, чтобы понять, вправе ли человек был подписывать накладную. В сервисе Добыто проверка запускается из браузера: документ и файл подписи загружаются парой, отдельный криптопровайдер на рабочем месте для этого не нужен.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Чем подписывают технически: КриптоПро CSP, токены и формат файла подписи
Квалифицированная подпись работает связкой из трёх элементов: сертифицированное средство криптографической защиты, ключевой носитель и сертификат. В российской практике средством чаще всего выступает КриптоПро CSP, носителем — токен линейки Рутокен, JaCarta или ESMART, а сертификат выпускает удостоверяющий центр.
Ключи делятся на извлекаемые и неизвлекаемые. Извлекаемый ключ генерирует программный криптопровайдер, а токен работает как защищённое PIN-кодом хранилище: при подписании закрытый ключ ненадолго попадает в оперативную память компьютера. Неизвлекаемый ключ формируется внутри криптоядра токена и наружу не выходит, скопировать его нельзя. В удостоверяющем центре ФНС извлекаемый ключ выдают только в неэкспортируемом контейнере: скопировать такой контейнер на второй компьютер по регламенту нельзя.
Полезно знать: при получении подписи в УЦ ФНС лицензия на КриптоПро CSP вшивается в сертификат и действует ровно столько, сколько сам сертификат. Отдельная полная лицензия нужна, если вы генерируете запросы на сертификаты на своём рабочем месте или используете ключи других удостоверяющих центров.
Файл p7s: откреплённая подпись и выбор расширения
Второй технический вопрос бухгалтера — что за файл с расширением p7s приходит вместе с документом. Это откреплённая подпись в контейнере формата CMS: сам документ остаётся неизменным, а подпись лежит рядом отдельным файлом. Расширения sig, p7s и sgn задают одну и ту же сущность, различие в требовании приёмной стороны: одна система ждёт p7s, другая sig, а какая-нибудь ведомственная форма загрузки принимает только определённое сочетание. В настройках средства подписи расширение выбирается вручную.
Внутри системы оператора ЭДО этот вопрос закрыт: формат подписи задаёт оператор, и бухгалтер его не выбирает. Файлы p7s становятся вашей заботой ровно тогда, когда документ выходит за пределы оператора — выгружается в архив, отправляется по почте или прикладывается к обращению в ведомство.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Метка доверенного времени формируется не токеном, а программным средством при подписании. Если вы планируете хранить накладные годами и рассчитываете на них в споре, включайте штамп времени сразу: доказывать момент подписания через пять лет по журналам оператора намного дороже, чем поставить метку в момент отправки.»
Подписание вне оператора ЭДО: письмо с подписью, регламент и соглашение
Обмениваться подписанными документами напрямую по электронной почте закон не запрещает. Работает это иначе, чем кажется: получатель должен получить электронный оригинал и файл подписи, а не печатную форму со штампом. PDF с картинкой «Подписано цифровой подписью» переслать можно, но подтвердить юридическую значимость такого файла не получится — проверять в нём нечего.
Внимание: документ и файл подписи передаются и хранятся парой. Если контрагент прислал только PDF со штампом визуализации, у вас на руках изображение документа, а не подписанный оригинал, и проверить подпись по нему невозможно.
Прямой обмен вне оператора имеет смысл для договоров, писем, актов сверки и неформализованных документов. Для отгрузки со счётом-фактурой он не годится: порядок выставления и получения электронных счетов-фактур требует участия оператора электронного документооборота. Если вы всё же ведёте прямой обмен, зафиксируйте в двустороннем регламенте вид подписи, адреса обмена, сроки ответа и порядок действий при отказе от подписания. Без такого соглашения ПЭП и УНЭП не дают документу силы собственноручной подписи.
В практике Добыто именно этот пункт чаще всего оказывается незакрытым: соглашение об электронном взаимодействии подписано, а перечень адресов и ответственных лиц в нём отсутствует, и при смене сотрудника обмен встаёт.
Ошибки, которые дорого обходятся, и когда электронная накладная не подходит
Важный нюанс из практики: самая частая причина отклонения документа — не техника, а полномочия. Подпись валидна, сертификат действует, но подписал сотрудник, у которого МЧД оформлена на другой вид полномочий либо выпущена на другой его сертификат. Разбор занимает дни, а отгрузка при этом уже состоялась.
Цена ошибки складывается из трёх частей. Первая — переподписание: документ придётся выпустить заново, а если отчётный период закрыт, к нему добавится корректировка учёта. Вторая — риск по НДС: счёт-фактура, подписанный не той подписью или неуполномоченным лицом, даёт налоговому органу основание оспорить вычет у покупателя, и претензию получит именно ваш контрагент. Третья — доказывание в суде: документ, подписанный ПЭП без письменного соглашения сторон, приходится подтверждать перепиской и косвенными доказательствами.
Отдельная ситуация — утрата доступа к ключу. PIN-код пользователя разблокируется административным PIN-кодом через панель управления токеном. Если утрачены оба, контейнер восстановлению не подлежит: сертификат отзывают и выпускают заново, а на это уходит визит в удостоверяющий центр. Пока подпись перевыпускается, отгрузка идёт либо через второго уполномоченного подписанта, либо на бумаге, поэтому второй подписант с действующей МЧД — это не избыточность, а страховка от простоя.
Что критично в вашем сценарии
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Подписывает директор, отгрузок немного | Срок сертификата УЦ ФНС и наличие второго подписанта на период отпуска | Классификатор полномочий, передоверие |
| Подписывает бухгалтер по МЧД | Код полномочия, привязка МЧД к конкретному сертификату, загрузка в реестр | Модель токена |
| Отгрузка из филиала | Порядок передоверия и его нотариальное удостоверение, актуальность выписки ЕГРЮЛ | Расширение файла подписи |
| Контрагент не подключён к ЭДО | Бумажный комплект и условие о форме документа в договоре | Формат 5.03 и метка времени |
Из таблицы видно, где решение вообще не нужно: если контрагент не в ЭДО, отгрузка разовая, а объём документов измеряется десятками в год, электронный обмен обойдётся дороже бумаги. Переход имеет смысл там, где есть поток однотипных отгрузок, филиалы или требование крупного покупателя. Электронная накладная не решает и другую задачу: она не заменяет транспортные документы там, где перевозчик работает с бумажным экземпляром.
Чек-лист подготовки к первой электронной отгрузке
- Проверьте, что учётная система формирует УПД в формате 5.03, а не в форматах 5.01 или 5.02.
- Убедитесь, что у подписанта действует сертификат, и запишите дату окончания в реестр сертификатов.
- Оформите МЧД на каждого сотрудника, который будет подписывать документы, и загрузите её в реестр.
- Согласуйте с контрагентом оператора и роуминг, если операторы разные.
- Пропишите в договоре наименование передаточного документа и порядок обмена.
- Назначьте второго подписанта на случай отпуска, болезни или утраты ключа.
- Определите место хранения комплекта: документ, подписи, извещения оператора.
Шаблоны для обмена документами и учёта подписей
Комплект закрывает организационную часть работы с подписью: начните с регламента двустороннего обмена, он задаёт правила для остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность: образец и структура XML | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Письмо контрагенту о переподписании | Скачать |
Как хранить электронные накладные и вести журнал подписей
Первичные учётные документы хранятся не менее пяти лет после отчётного года, и электронный документ здесь не исключение. Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные: закон 125-ФЗ «Об архивном деле» пунктом 2 статьи 13 наделяет организацию правом создать собственный архив и организовать хранение самостоятельно. Понятия «электронный документ» в этом законе нет, поэтому в части систем хранения ориентируются на типовые функциональные требования Росархива, утверждённые приказом от 15 июня 2020 года, и на ГОСТ Р 57762-2017 о долговременной сохранности.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Стратегия долговременного хранения по ГОСТ Р 57762-2017 держится на читаемости, аутентичности, доступности и возможности миграции. На практике это значит простое: архив должен позволять найти документ, проверить подпись и выгрузить комплект в течение рабочего дня по требованию инспектора. Проверьте это на своём архиве до того, как придёт требование.»
Важный нюанс из практики: хранение «документа без подписи» встречается чаще, чем потеря самого документа. Учётная система выгружает печатную форму, а файлы подписей и извещения оператора остаются только в личном кабинете. При смене оператора такой архив теряет доказательную часть.
Журнал электронных подписей закрывает вторую половину задачи — учёт того, кто и чем подписывает. Минимальный состав записи: сотрудник, серийный номер и срок действия сертификата, удостоверяющий центр, модель носителя, номер МЧД и дата отзыва полномочий. Такой реестр даёт ответ на вопрос инспектора о полномочиях подписанта за минуты, а не за неделю переписки с отделом кадров. В проектах Добыто мы ведём такой реестр отдельным файлом с назначенным ответственным: привязка к личным делам работает хуже, потому что сертификат живёт своей жизнью и заканчивается раньше трудового договора.
Стоимость подписания документов электронной подписью в сервисе Добыто
Стоимость зависит от численности подписантов и набора функций: тарифы Добыто рассчитаны на кадровый контур документооборота, где подписывают сотрудники, а стоимость обмена накладными с контрагентами формирует ваш оператор ЭДО и удостоверяющий центр.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | в составе подключения |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Если вы считаете бюджет на подписи в целом по компании, учитывайте две статьи расходов помимо сервиса: сертификаты УКЭП для подписантов внешнего контура и стоимость исходящих документов у оператора ЭДО. Внутренний кадровый контур и внешний обмен с контрагентами тарифицируются по-разному и складываются в общую смету.
Выводы
Электронная подпись под отгрузочными документами законна, но выбор подписи определяется не удобством, а самим документом: под счётом-фактурой и УПД со статусом 1 работает только УКЭП, для остальной первички вид подписи закрепляют соглашением сторон. С 2026 года электронная ТОРГ-12 ушла, её место занял УПД формата 5.03, а полномочия подписанта подтверждает либо ЕГРЮЛ, либо машиночитаемая доверенность с корректным кодом полномочия. Технический контур сводится к трём вещам: действующий сертификат, сертифицированный носитель и понимание, где хранится файл подписи.
Мы в Добыто ежедневно занимаемся тем же самым набором задач в кадровом контуре: выпуск подписей сотрудникам, маршруты подписания, реестр сертификатов и электронный архив. Логика та же, что и в обмене с контрагентами, поэтому компаниям, которые уже навели порядок в отгрузочном документообороте, перевод кадровых документов в электронный вид обычно даётся быстрее.
Частые вопросы
Нужно ли отдельное соглашение с контрагентом, если оба работаете с УКЭП
Отдельное соглашение о признании подписи не требуется: по части 1 статьи 6 закона 63-ФЗ УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Соглашение обязательно там, где применяется ПЭП или УНЭП. При этом договор на обмен документами через оператора ЭДО подписывается в любом случае, а в договоре поставки стоит закрепить наименование передаточного документа и порядок обмена, чтобы после отмены электронной ТОРГ-12 не спорить о форме.
Действителен ли документ, если сертификат подписанта истёк или отозван после подписания
Подпись, созданная в период действия сертификата, остаётся действительной и после его окончания. Проблема возникает с доказыванием момента подписания: если метки доверенного времени нет, приходится опираться на технологические документы оператора. Поэтому для документов с длительным сроком хранения метку времени включают при подписании, а не вспоминают о ней при проверке.
Сотрудник забыл PIN-код от токена, отгрузка стоит. Что делать
PIN-код пользователя разблокируется административным PIN-кодом в панели управления токеном. Если утрачены оба, контейнер восстановлению не подлежит: сертификат отзывают и выпускают заново в удостоверяющем центре, обычно с личной явкой владельца. На время перевыпуска документы подписывает второй уполномоченный по МЧД сотрудник либо руководитель.
Можно ли подписать накладную в приложении на телефоне без токена
Да, если подпись облачная или мобильная. Облачная подпись хранится на сервере удостоверяющего центра и работает только в тех сервисах, куда интегрировано программное обеспечение этого центра. Мобильная встраивается в приложение или SIM-карту. Плата за удобство — доверие к хранителю ключа: закрытый ключ находится не у вас, а телефон легко потерять.
Как передать электронные накладные по требованию налогового органа
Формализованные документы, созданные по утверждённым форматам ФНС, передаются по телекоммуникационным каналам связи в исходном виде вместе с подписями. Неформализованные документы передают комплектом: файл документа, файл подписи и, при подписании по доверенности, сама МЧД. Печатная форма со штампом визуализации подписи требование не закрывает.
Что делать, если у нас и у контрагента разные операторы ЭДО
Обмен идёт через роуминг между операторами: настройку запрашивает одна из сторон, и до её завершения документы контрагенту не уходят. Роуминг проверяют до первой отгрузки, а не в день закрытия месяца. Если роуминга нет, остаются два варианта: подключить дополнительного оператора или оформить отгрузку на бумаге по правилам договора.
Сколько хранить электронные накладные и в каком виде
Первичные документы хранятся не менее пяти лет после отчётного года, отдельные документы дольше по отраслевым перечням. Хранить нужно комплект: документ, файлы подписей, извещения оператора и метаданные, позволяющие проверить подпись. Хранение только печатной формы означает, что через несколько лет вы не подтвердите ни авторство, ни целостность документа.
