Удаленная работа и перевод сотрудника как оформить изменение условий труда

Удалённая работа оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. По статье 72 и части 2 статьи 312.1 ТК РФ формат меняют письменным соглашением сторон, а дату начала стороны согласуют сами, в том числе ближайшую. В соглашении фиксируют вид дистанционной работы (постоянная, временная не более 6 месяцев или с чередованием офиса и удалёнки), режим рабочего времени, оборудование и компенсации, порядок электронного взаимодействия. Если трудовая функция и подразделение остаются прежними, переводом по статье 72.1 ТК РФ такое изменение не считается и в ЕФС-1 не отражается. Основание определяет порядок: по соглашению нужна подпись работника, без его согласия работодатель переводит сотрудника на дистанционную работу только временно по статье 312.9 ТК РФ, через ЛНА с учётом мнения профсоюза.

Материал помогает выбрать основание и собрать комплект документов: что вписать в соглашение, какой вид электронной подписи нужен каждой стороне, когда работник вправе потребовать бумажный экземпляр и по каким правилам сотрудника возвращают в офис. Отдельно разобраны границы статьи 312.9, оплата простоя и ситуации, когда удалённый формат невозможен. Пошаговая инструкция и конструктор соглашения находятся в разделе о соглашении сторон, образцы документов — после раздела об электронной подписи, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Три основания сменить формат работы: соглашение сторон, статья 312.9 и статья 74 ТК РФ

Оформление зависит от инициатора изменения и от направления: из офиса на удалёнку или из удалёнки обратно в офис. На дату публикации кадровая практика опирается на три сценария.

Для направления из офиса на удалёнку по инициативе работодателя статья 312.9 устанавливает специальный порядок и ограничивает его исключительными обстоятельствами. Мы исходим из того, что обычное направление на дистанционную работу без согласия одной статьёй 74 не обосновывается. Это правовая интерпретация соотношения общей и специальной нормы: отдельной официальной позиции Роструда по этому направлению на дату публикации нет. Письмо Роструда № ПГ/22052-6-1 касается только обратного направления, и в его тексте прямо оговорено, что правовым актом оно не служит.

Когда переход на удалёнку не считается переводом по статье 72.1

Статья 72.1 ТК РФ называет переводом постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, указанного в договоре, а также переезд вместе с работодателем в другую местность. Если должность, обязанности и подразделение сохраняются и работодатель не переезжает, смена формата остаётся изменением условий договора по статье 72. Правила о переводе к ней не применяются, кадровое мероприятие в ЕФС-1 не подаётся. В разговорной практике переход на удалёнку тоже называют переводом, и в заголовке статьи слово использовано в таком значении.

Когда вместе с форматом меняется должность или подразделение, оформляется перевод на другую постоянную работу по общим правилам, включая отчётность в СФР. Нормы главы 49.1 ТК РФ при этом распространяются только на работников по трудовому договору, которые трудятся вне места нахождения работодателя и подконтрольных ему объектов с использованием сетей связи. Проверьте вид договора и состав изменений до того, как готовить документ.

Как оформить переход на удалённую работу по соглашению сторон

Основание изменения — подписанное обеими сторонами письменное дополнительное соглашение (статьи 72 и 312.2 ТК РФ). Отдельный приказ закон обязательным условием не называет, кадровая служба вправе издать его для внутреннего учёта. Двухмесячное предупреждение к соглашению сторон не относится: этот срок работает при изменении условий по инициативе работодателя по статье 74.

Соглашение подписывают на бумаге либо электронно. Если работник распечатал документ, подписал от руки и прислал скан, в терминах постановления Пленума ВС РФ от 26.12.2017 № 57 получается электронный образ: электронная копия документа, изготовленного на бумаге. Требования к виду подписи у образа и у электронного документа разные.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре о подписи мы первым делом выясняем, в каком режиме создавался документ. Скан соглашения с подписью от руки и файл, подписанный криптографически, подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, и проверять его нужно по правилам для образа.»

Что вписать в дополнительное соглашение о дистанционной работе

Вид дистанционной работы определяет срок соглашения и порядок возврата в офис, поэтому его фиксируют в первом пункте.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если стороны допускают возврат в офис в обозримый срок, временный или периодический вид оставляет работодателю больше управляемости: изменить постоянные условия можно только новым соглашением или по процедуре статьи 74.

Помимо вида, в соглашение включают условия, которые глава 49.1 ТК РФ оставляет сторонам:

• Режим рабочего времени (статья 312.4). Если он не закреплён договором, соглашением или ЛНА, дистанционный работник определяет его сам. Время взаимодействия с работодателем входит в рабочее время.
• Оборудование (статья 312.6). Работодатель обеспечивает необходимым оборудованием. Если стороны согласовали работу на личном или арендованном оборудовании, работник получает компенсацию и возмещение расходов в порядке и размерах из коллективного договора, ЛНА, трудового договора или соглашения.
• Электронное взаимодействие (статья 312.3). Порядок обмена документами, ознакомления с приказами и уведомлениями и срок, в который стороны подтверждают получение электронных документов.
• Охрана труда (статья 312.7). Сохраняются обязанности из абзацев 18, 21 и 22 части 3 статьи 214 и ознакомление с требованиями безопасности при работе с предоставленным или рекомендованным оборудованием. Остальные обязанности на период дистанционной работы не действуют, если стороны не установили иное.
• Оплата (статья 312.5). Снижать зарплату по причине дистанционного формата запрещено.

В Добыто кадровые документы с дистанционным сотрудником передаются через электронный кадровый обмен, поэтому срок подтверждения получения, закреплённый в ЛНА, привязан к одному каналу передачи.

Что проверить до подписания соглашения

• Человек работает по трудовому договору: на исполнителей по ГПХ глава 49.1 не распространяется.
• Трудовая функция и подразделение не меняются; если меняются, оформляется перевод со сведениями ЕФС-1.
• Выбран вид дистанционной работы: для временной определён срок не более 6 месяцев, для периодической согласован график чередования.
• Решено, кто обеспечивает оборудованием; при работе на личной технике прописаны порядок и размер компенсации.
• В договоре или ЛНА закреплён порядок электронного взаимодействия и срок подтверждения получения документов.
• Для электронного подписания у работодателя есть УКЭП, у работника выпущена УНЭП или УКЭП.
• Работник не находится на больничном в день подписания.

Как перевести сотрудника на удалённую работу по соглашению: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите вид дистанционной работы и убедитесь, что должность, обязанности и подразделение остаются прежними. Если они меняются, параллельно оформляется перевод по статье 72.1.
2. Шаг 2. Согласуйте с работником дату начала, режим рабочего времени, порядок обеспечения оборудованием и компенсации, способ и сроки электронного взаимодействия.
3. Шаг 3. Подготовьте дополнительное соглашение: на бумаге в двух экземплярах либо электронным документом.
4. Шаг 4. Подпишите соглашение. При электронном оформлении работодатель подписывает УКЭП, работник — УНЭП или УКЭП по статье 312.3.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника с требованиями безопасности при работе с предоставленным или рекомендованным оборудованием по статье 312.7.
6. Шаг 6. При необходимости издайте приказ для внутреннего учёта. Кадровое мероприятие в ЕФС-1 не подавайте, если меняется только формат работы.
7. Шаг 7. Если работник с электронным соглашением письменно запросил бумажный экземпляр, направьте его в течение 3 рабочих дней со дня получения требования.

Сформируйте дополнительное соглашение о дистанционной работе

Конструктор Добыто формирует файл DOCX дополнительного соглашения к трудовому договору с местом под новую редакцию пункта: для дистанционной работы понадобится формулировка вида работы, режима, оборудования и порядка взаимодействия.

Какая электронная подпись нужна для соглашения о дистанционной работе

При электронном оформлении трудового договора или дополнительного соглашения о дистанционной работе статья 312.3 ТК РФ требует от работодателя УКЭП, от работника — УНЭП или УКЭП. ПЭП для такого соглашения не подходит, даже если в компании ею подписывают внутренние документы и ознакомления. Перед отправкой соглашения проверьте, какая подпись выпущена конкретному сотруднику.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания, апелляция это решение оставила в силе. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, за работника подписывал другой человек, и это зафиксировала система работодателя. Для дистанционного сотрудника, который подписывает соглашение без личной встречи, порядок идентификации и дату выдачи подписи проверяют до отправки документа.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, отметка в журнале ознакомления её не подтверждает. Если документы за сотрудника подписывает другой человек, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу, а выдачу подписи и первые кадровые действия с ней разводим во времени. Сверьте по своей системе, что дата выдачи подписи сотруднику не совпадает с датой первого подписанного им кадрового документа.»

Удалённое подписание через Госключ и эксперимент Минтруда с УНЭП

Работник, который не приезжает в офис, подписывает соглашение в приложении Госключ: вход по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпуск УНЭП или УКЭП, получение документа из системы КЭДО и подтверждение подписи с возвратом документа. В Добыто удалённое подписание кадровых документов подключено через Госключ.

С 21.09.2026 по 15.12.2026 идёт экспериментальная апробация подписания кадровых документов УНЭП через многофункциональный сервис. Участвуют операторы КЭДО и работодатели — клиенты их ПО, а заявку с перечнем организаций, числом работников и выбранными кадровыми документами заполняет оператор. Условия закреплены в приказе Минтруда России от 17.09.2026 № 423 об апробации подписания кадровых документов.

Эксперимент касается конкретной УНЭП и конкретного сервиса и не даёт общего разрешения подписывать кадровые документы в любом мессенджере. Для соглашения о дистанционной работе вне апробации действуют требования статьи 312.3.

Образцы соглашения, уведомления и положения о КЭДО для дистанционных сотрудников

Комплект закрывает оба направления смены формата, и начинать с него удобнее с дополнительного соглашения о дистанционной работе.

Приказ, ЕФС-1 и бумажный экземпляр соглашения

С 30.12.2025 действует приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированный Минюстом 18.12.2025 № 84665: из подраздела 1.1 ЕФС-1 исключены коды ДИСТ и НДОМ. Изменение только формата работы без смены должности, подразделения и трудовой функции в ЕФС-1 как кадровое мероприятие не отражается.

Новая форма и порядок заполнения опубликованы на странице приказа СФР № 1462 о форме ЕФС-1, по ней сверяют перечень кодов кадровых мероприятий перед отправкой отчёта.

Если вместе с переходом на удалёнку сотрудник получает другую должность или переходит в другое подразделение, сведения подают по общим правилам ЕФС-1 о переводе.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

По статье 312.2 работник вправе письменно запросить бумажный экземпляр соглашения, оформленного электронно. Работодатель направляет надлежащим образом оформленный экземпляр в течение 3 рабочих дней со дня получения требования. Срок считается в рабочих днях, поэтому дату поступления запроса фиксируют в день его получения.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не отменяет бумагу полностью. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Посмотрите, какие документы дистанционных сотрудников существуют у вас только в электронном виде, и заранее решите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Внутри КЭДО соглашение проходит тот же маршрут, что и другие кадровые документы: кадровик создаёт документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник читает и подписывает с телефона, подписанный файл уходит в электронный архив.

Перевод на удалённую работу без согласия по статье 312.9 ТК РФ

Статья 312.9 ТК РФ разрешает работодателю временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия в перечисленных в ней чрезвычайных и иных исключительных обстоятельствах, в том числе по решению органа власти. Трудовой договор при этом не меняют, дополнительное соглашение не подписывают.

Основанием служит ЛНА, принятый с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. В нём указывают:

• обстоятельство, послужившее основанием для перевода;
• список работников, временно переводимых на дистанционную работу;
• срок перевода;
• порядок обеспечения работников оборудованием и средствами;
• порядок организации труда на период перевода.

С ЛНА работников знакомят способом, подтверждающим получение. Перевод действует на период обстоятельства или решения органа власти, по окончании работнику предоставляется прежняя работа на условиях трудового договора.

Если по характеру работы выполнять её удалённо нельзя или работодатель не может обеспечить сотрудника оборудованием, время, в которое человек не работает, оплачивается как простой по причинам, не зависящим от сторон. По части 2 статьи 157 ТК РФ это не менее 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально времени простоя.

Текст главы 49.1 со статьями 312.1-312.9 можно сохранить файлом из публикации Трудового кодекса на сайте Социального фонда России. Файл размещён в 2023 году, поэтому перед применением нормы сверяйте действующую редакцию.

Как вернуть дистанционного сотрудника в офис

Сотрудник с периодической дистанционной работой выходит в офис по согласованному графику или порядку чередования (статья 312.4). Временного дистанционного работника вызывают на стационарное место на условиях и в порядке, закреплённых в договоре, ЛНА или коллективном договоре, а согласованный временный непрерывный режим длится не более 6 месяцев. После перевода по статье 312.9 прежняя работа предоставляется по окончании срока перевода.

Для постоянной удалённой работы статья 312.4 одностороннего вызова не предусматривает. Возврат оформляют новым соглашением сторон, а без согласия работника — по процедуре статьи 74. Роструд в письме от 12.11.2024 № ПГ/22052-6-1 допускает статью 74 для этого направления при соблюдении условий:

• организационные или технологические причины изменений доказаны;
• работник письменно уведомлён не позднее чем за 2 месяца;
• трудовая функция сохраняется;
• соблюдены правила предложения вакансий.

Если работник отказывается работать в новых условиях, работодатель письменно предлагает ему все подходящие вакансии в той же местности, а в других местностях — если это предусмотрено договором или соглашением. Когда вакансий нет или работник от них отказался, договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ с выходным пособием в размере двухнедельного среднего заработка (часть 7 статьи 178). Образец уведомления по статье 74 входит в комплект документов после раздела об электронной подписи.

Ошибки при оформлении удалённой работы и что они стоят работодателю

Большинство перечисленных ниже ошибок совершают ради скорости: чтобы не ждать подписи работника или не выпускать отдельную подпись.

• Перевод на удалёнку уведомлением по статье 74 вместо соглашения. Мотив — не согласовывать условия с работником. Односторонний перевод на дистанционную работу специально урегулирован статьёй 312.9 и ограничен исключительными обстоятельствами.
• Электронное соглашение подписано ПЭП. Мотив — этой подписью в компании уже подписывают остальные документы. Статья 312.3 требует УКЭП работодателя и УНЭП или УКЭП работника.
• В соглашении нет режима рабочего времени. Тогда работник определяет его сам по статье 312.4, и требование быть на связи в конкретные часы не закреплено ни в одном документе.
• Нет порядка компенсации за личное оборудование. Статья 312.6 требует закрепить порядок и размеры в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или соглашении.
• Кадровое мероприятие в ЕФС-1 по смене только формата. Коды ДИСТ и НДОМ исключены из подраздела 1.1 с 30.12.2025.

Цена ошибки при переводе на удалённую работу

Цена неверно выбранного основания считается в выплатах, которые закон закрепляет независимо от намерений работодателя. Если сотрудника перевели по статье 312.9, а работать удалённо он не может по характеру работы или без оборудования, время простоя оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки или оклада. Если работник отказался от новых условий по статье 74 и вакансий нет, увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 сопровождается выходным пособием в размере двухнедельного среднего заработка. Электронное соглашение с ПЭП требованиям статьи 312.3 не соответствует, и согласие работника на новые условия придётся подтверждать заново.

Когда удалённый формат не подходит

Дистанционная работа по статье 312.1 выполняется вне места нахождения работодателя и подконтрольных ему объектов. Если трудовая функция привязана к стационарному рабочему месту, оборудованию на объекте или контролируемой работодателем территории, дистанционной такая работа не становится: сотрудник фактически трудится на объекте работодателя. В режиме статьи 312.9 подобные должности на удалёнку не переводят, для них оформляют простой с оплатой по части 2 статьи 157.

Подписание соглашения во время больничного

Важный нюанс из практики: прямого ответа, можно ли подписывать кадровые документы с работником на больничном, в ТК РФ нет. Практика допускает перевод, если работник во время нетрудоспособности сможет подписать дополнительное соглашение. Изменение условий трудового договора при этом относится к документам, которые формально подписать можно, но в споре работодателю придётся опровергать довод работника о том, что он подписывал с температурой и не понимал содержания. Если дату начала удалённой работы можно сдвинуть на неделю, соглашение разумнее подписать после выздоровления, не вручая его в день выхода с больничного.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда подписать документ с работником на больничном нужно срочно, работайте с доказательствами. Зафиксируйте, как документ был передан, что у работника была возможность и время с ним ознакомиться, и его добровольность. Лучше всего подходит переписка, где человек сам подтверждает готовность подписать сейчас.»

Стоимость КЭДО для оформления дистанционных сотрудников в 2026 году

Отдельной цены за оформление перехода сотрудника на удалёнку в тарифах нет: стоимость определяется тарифом КЭДО, численностью сотрудников и нужными видами подписи.

Для дистанционных сотрудников при выборе тарифа сверяйте виды подписи: статья 312.3 требует УКЭП работодателя, в карточке тарифа «Старт» перечислены ПЭП и УНЭП, тарифа «Бизнес» — ПЭП, УНЭП и УКЭП. Состав тарифов и условия смены тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

УКЭП получают через партнёров — удостоверяющие центры. НДС, предоплата, разовый платёж за подключение и сроки подключения по тарифам на странице тарифов не указаны.

Выводы

Переход сотрудника на дистанционный формат по общему правилу требует его письменного согласия и оформляется соглашением, где вид работы, режим, оборудование, компенсации и порядок обмена документами прописаны явно. Без согласия работодатель действует только по статье 312.9 и только на время исключительного обстоятельства, а возврат с постоянной удалёнки в офис проходит через новое соглашение или двухмесячную процедуру статьи 74. Ошибки в основании и виде подписи оборачиваются оплатой простоя, выходным пособием и переоформлением документов.

Добыто закрывает электронную часть этой задачи: соглашение готовится в конструкторе, передаётся через электронный кадровый обмен и подписывается удалённо через Госключ, без пересылки бумаг между офисом и домом сотрудника.

Частые вопросы об оформлении удалённой работы

Нужно ли заявление работника, чтобы перевести его на удалённую работу?

Нет, статья 72 и часть 2 статьи 312.1 ТК РФ требуют письменного соглашения сторон, а отдельное заявление обязательным условием закон не называет. Инициативу работника можно зафиксировать заявлением для внутреннего учёта, но основанием изменения условий служит подписанное дополнительное соглашение. Дату начала дистанционной работы стороны согласуют в нём сами, двухмесячный срок статьи 74 к такому изменению не относится.

Как работодателю-ИП изменить условия труда дистанционного сотрудника?

Для работодателя — физического лица, в том числе ИП, статья 306 ТК РФ устанавливает письменное предупреждение об изменении условий не менее чем за 14 календарных дней, а менять условия по своей инициативе ИП вправе только по причинам из части 1 статьи 74. По статье 307 сроки предупреждения об увольнении, случаи и размеры выходного пособия определяются трудовым договором. Временный перевод на удалёнку по статье 312.9 для ИП действует по общим правилам этой статьи.

Можно ли уволить дистанционного работника, если он переехал в другой город?

Сам переезд автоматическим основанием для увольнения не служит. По части 2 статьи 312.8 ТК РФ смена местности выполнения работы может стать основанием расторжения договора, только если она делает невозможным исполнение договора на прежних условиях. Работодателю нужно показать, какие именно условия договора нельзя выполнить из новой местности.

Как оформить командировку дистанционного работника?

По части 3 статьи 312.6 ТК РФ, если дистанционного работника направляют для выполнения служебного поручения в другую местность или на территорию, применяются нормы о командировках. Поездка оформляется командировкой с соответствующими гарантиями и возмещением расходов, а не изменением вида дистанционной работы.

Распространяются ли нормы об удалённой работе на надомников и исполнителей по ГПХ?

Глава 49.1 ТК РФ касается только работников по трудовому договору. Надомники регулируются отдельной главой 49 (статьи 310-312), и требования к ним отличаются. Исполнитель по договору ГПХ, который оказывает услуги удалённо, гарантий дистанционного работника не получает: компенсации за оборудование, правила о режиме и порядке электронного взаимодействия из главы 49.1 к нему не применяются.

Можно ли подписать соглашение об удалённой работе через мессенджер МАКС?

На дату публикации нельзя рассчитывать на это как на действующую норму. 05.10.2026 сообщалось о проекте Минтруда, по которому с 01.03.2027 предлагается дополнительное взаимодействие через МАКС, включая согласие на КЭДО, сообщения и подписание части документов дистанционных работников. Принятие проекта не подтверждено, поэтому соглашение о дистанционной работе подписывают по статье 312.3: УКЭП работодателя и УНЭП или УКЭП работника.