Удаленка без вложений сотрудника что компания обязана предоставить и оплатить

Удалёнка без вложений сотрудника прямо предусмотрена статьёй 312.6 ТК РФ. Работодатель обязан обеспечить дистанционного работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, которые нужны для трудовой функции. Если работник с согласия или ведома работодателя и в его интересах работает на своём или арендованном ноутбуке, ему положены компенсация за использование и возмещение связанных расходов. Размер, порядок и сроки выплаты закрепляют в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении. Норматив 35 рублей в день из Налогового кодекса ограничивает только освобождение от НДФЛ и взносов, трудового размера компенсации закон не задаёт. Работнику по трудовому договору гарантии главы 49.1 ТК РФ положены, исполнителю по настоящему договору ГПХ они автоматически не применяются.

Покажем, какие расходы работодатель оплачивает по закону и какие траты из статьи 312.6 не вытекают: аренда жилья, мебель, ремонт квартиры. Разберём, как оформить компенсацию за личную технику и подтвердить расходы, чтобы сумма сверх 35 рублей в день не облагалась НДФЛ, и как оплачивается простой при поломке. Сценарная таблица по режимам удалёнки, порядок подписания допсоглашения электронной подписью, штрафы для работодателя и тарифы КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.

Что работодатель обязан предоставить дистанционному работнику по статье 312.6 ТК РФ

Статья 312.6 ТК РФ называет четыре группы средств: оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, необходимые для выполнения трудовой функции. Моделей, брендов и закрытого перечня устройств в норме нет. Состав комплекта определяется трудовой функцией и тем, с какой информацией работает сотрудник.

Удалённый рабочий стол, VPN и отдельные лицензии на программы ТК РФ поимённо не перечисляет. Они входят в обязанность работодателя, когда без них трудовую функцию не выполнить или их требует работа с информацией компании. Права выбрать любой бренд или программу по своему вкусу у работника нет: по части 6 статьи 312.2 ТК РФ в трудовом договоре можно закрепить, что сотрудник использует средства работодателя или рекомендованные им.

Таблица разделяет расходы, которые закон прямо возлагает на работодателя, и расходы, которые из главы 49.1 ТК РФ автоматически не следуют.

Общий критерий для всех строк — необходимость средства или затраты для трудовой функции и согласие работодателя на использование личного имущества. Спорные позиции, ремонт и доставку техники, снимают заранее: условиями в допсоглашении или ЛНА, а не обсуждением после поломки.

Что проверить в документах до перехода на удалёнку

• Какой режим указан в договоре или допсоглашении: постоянная работа, временная непрерывная не более 6 месяцев или периодическая с чередованием удалённых и офисных периодов (статья 312.1 ТК РФ).
• Какие средства выдаёт работодатель, а какие работник использует свои или арендованные.
• В каком документе закреплены размер, порядок и сроки компенсации.
• Какие расходы возмещаются помимо самого использования техники: интернет, связь, электричество, и по какой методике они считаются.
• Как передаётся и возвращается оборудование работодателя и как фиксируется его состояние.
• Кому и каким способом работник сообщает о поломке оборудования.
• Какой электронной подписью подписывается допсоглашение.

Если хотя бы по одному пункту в документах ничего нет, условие стоит согласовать письменно до первого рабочего дня на удалёнке.

Компенсация за личный ноутбук, интернет и связь: на каких условиях она положена

Право на компенсацию возникает, когда совпадают условия статьи 312.6 ТК РФ: работник использует личное или арендованное оборудование, программно-технические средства или средства защиты информации, делает это с согласия или ведома работодателя и в его интересах. Тогда положены две выплаты с разной природой: компенсация за использование средств и возмещение расходов, связанных с их использованием.

Размер, порядок и сроки выплат закон оставляет сторонам, но требует закрепить их в одном из документов: коллективном договоре, ЛНА, принятом с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре или дополнительном соглашении. Минимальной суммы статья 312.6 не устанавливает. Согласовать работу на личном ноутбуке и при этом ничего за него не платить нельзя: нулевая компенсация при фактическом согласованном использовании личных средств из закона не вытекает. Если работодатель выдал все необходимые средства, основания компенсировать личную технику нет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Статья 188 ТК РФ содержит общее правило для всех работников: компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества плюс возмещение расходов, размер определяется письменным соглашением сторон. Для дистанционной работы перечень документов, где закрепляется компенсация, задаёт статья 312.6, поэтому ссылаться в допсоглашении удобнее на неё.

Можно ли считать компенсацию частью зарплаты

Зарплата по статье 129 ТК РФ — вознаграждение за труд, компенсация за личную технику — возмещение затрат работника, у выплат разные основания. Формулировка о том, что использование личного оборудования учтено в окладе, без отдельного основания, размера и порядка компенсации некорректна: из неё не видно ни суммы компенсации, ни срока её выплаты.

Интернет и электричество статья 312.6 отдельно не называет и тарифов для них не задаёт. Расход возмещается, если он связан с использованием рабочих средств и посчитан по согласованному порядку. Универсального возмещения всех домашних платежей закон не предусматривает, поэтому методику расчёта рабочей части расходов прописывают в документе о компенсации.

Единой утверждённой формы подтверждения расходов нет. Их документируют перечнем затрат, методикой расчёта, периодичностью выплаты, чеками, счетами и договорами, сведениями о днях дистанционной работы и о согласии или ведоме работодателя. Для налогового варианта по фактическим расходам без таких документов не обойтись.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Отказ от бумаги не означает, что подлинник не понадобится никогда. Суд вправе его истребовать, если только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу. Прежде чем переводить подтверждения расходов полностью в электронный вид, определите, какие из них существуют только в электронной форме и чем вы подтвердите их подлинность.»

Как оформить компенсацию за использование личной техники: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте согласие работодателя на использование конкретного личного или арендованного средства: какое оборудование или программа и для какой работы.
2. Шаг 2. Выберите документ для условий: коллективный договор, ЛНА с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовой договор или дополнительное соглашение.
3. Шаг 3. Пропишите размер, порядок и сроки выплаты отдельно для компенсации за использование и для возмещения связанных расходов.
4. Шаг 4. Определите налоговый вариант: норматив до 35 рублей за каждый день дистанционной работы или фактические документально подтверждённые расходы.
5. Шаг 5. Назначьте способ учёта дней дистанционной работы и перечень подтверждающих документов: чеки, счета, договоры.
6. Шаг 6. Закрепите порядок передачи и возврата оборудования, фиксации его состояния и согласования затрат на ремонт.

35 рублей в день и фактические расходы: НДФЛ и страховые взносы с компенсации

С 01.01.2024 Федеральный закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ ввёл в пункт 1 статьи 217 НК РФ освобождение от НДФЛ возмещения дистанционным работникам. Не облагается сумма в размере, установленном документами работодателя, но не более 35 рублей за каждый день дистанционного выполнения трудовой функции, либо сумма фактических документально подтверждённых расходов. С 01.07.2026 Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ распространил такое же освобождение на взносы на травматизм через статью 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Порог одинаков для всех трёх платежей, поэтому один расчёт компенсации закрывает НДФЛ и оба вида взносов. Сумма сверх 35 рублей в день освобождается только при подтверждении фактических расходов, без него превышение облагается.

Размер выплаты эти нормы не ограничивают. В разъяснении ФНС о компенсации дистанционным работникам 35 рублей названы налоговым нормативом, и работодатель вправе платить больше. Если чеков и счетов нет, налог удерживается с суммы превышения.

Дни для расчёта норматива считаются по факту дистанционной работы. Минфин в письме от 11.04.2024 № 03-04-06/33443 указал, что офисные дни при гибридном графике в расчёт не входят. Для периодической удалёнки табель удалённых дней становится основанием для суммы компенсации, его ведут вместе с документами о выплате.

В сервисе Добыто такие выплаты ведутся в модуле «Выплаты»: таблица фильтруется по статусу, дате и типу выплаты, а сотрудник видит статус и историю начислений в своём профиле. Модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, поэтому данные о выплатах не приходится переносить вручную.

Режимы удалёнки, надомный труд и ГПХ: что меняется в обязанностях работодателя

Статья 312.1 ТК РФ различает постоянную дистанционную работу, временную непрерывную не более 6 месяцев и периодическую с чередованием удалённых и офисных периодов. Отдельно стоят временный перевод по инициативе работодателя в исключительных случаях по статье 312.9, надомный труд по статье 310 и договор ГПХ. От режима зависит, кто обеспечивает средства и как оплачивается время, когда работать нечем.

Для временного перевода по статье 312.9 ТК РФ обязанности шире, чем при обычной удалёнке: работодатель возмещает и другие расходы дистанционного выполнения трудовой функции, а не только расходы, связанные с личной техникой. Если ЛНА о переводе таких условий не содержит, проверку начинают именно с него.

Основная реформа удалёнки — Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, вступивший в силу 01.01.2021. В проверенной редакции ТК РФ от 25.05.2026 изменений обязанностей по статьям 312.6 и 312.9 за 2024-2026 годы нет. Логику реформы излагают материалы Минтруда о регулировании дистанционной работы.

Когда гарантии статьи 312.6 не применяются

Исполнитель по настоящему договору ГПХ трудовых гарантий главы 49.1 автоматически не получает: оснащение и расходы определяет сам гражданско-правовой договор. Название договора при этом решающим не становится. Регулярная личная работа под контролем заказчика может иметь признаки трудовых отношений по статье 15 ТК РФ, и тогда вопрос о средствах для работы решается по нормам ТК РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Вторая ситуация — работодатель выдал все необходимые средства, а сотрудник по своему решению работает на домашнем компьютере. Использования в интересах работодателя с его согласия или ведома в этом случае нет, и оснований для компенсации тоже.

Поломка техники и пропавшая связь: как оплачивается простой

О начале простоя из-за поломки оборудования или других причин, при которых продолжать работу нельзя, работник сообщает непосредственному руководителю. От этого сообщения зависит, будет ли время оформлено как простой и по какой статье его оплатят.

Статья 157 ТК РФ при установленном простое различает три случая. По вине работодателя простой оплачивается не менее 2/3 среднего заработка. По причинам, не зависящим от сторон, — не менее 2/3 ставки или оклада пропорционально времени простоя. По вине работника простой не оплачивается. Не всякий обрыв интернета автоматически превращается в простой определённого вида: квалификация зависит от причины.

Для временного перевода по статье 312.9 ТК РФ действует специальное правило. Если специфика работы не позволяет выполнять её дистанционно или работодатель не может обеспечить необходимые средства, неотработанное время считается простоем по причинам, не зависящим от сторон, с оплатой не менее 2/3 ставки или оклада пропорционально простою, если более высокий размер не установлен. Правило касается только исключительного перевода, на любую поломку оно не распространяется.

Работнику сообщение о поломке лучше направить в том канале взаимодействия, который указан в трудовом договоре или допсоглашении, и сохранить подтверждение отправки. Работодателю стоит заранее описать в ЛНА, кто принимает такие сообщения и как оформляется время до замены техники.

Допсоглашение об удалёнке и электронная подпись: что оплачивает работодатель

По статье 312.2 ТК РФ трудовой договор или допсоглашение о дистанционной работе можно заключить обменом электронными документами. Статья 312.3 требует от работодателя УКЭП, от работника — УКЭП или УНЭП. При оформлении в информационной системе работодателя по статье 22.3 ТК РФ для заключения и изменения трудового договора сотруднику подходят УКЭП либо предусмотренная законом УНЭП с согласованным порядком проверки. ПЭП для этого перечня документов не предусмотрена.

При внедрении КЭДО статья 22.2 ТК РФ возлагает на работодателя расходы на получение работником электронной подписи, если её нет, и на её использование. Отсутствие подписи или согласия на КЭДО само по себе не основание отказать в приёме или уволить, с учётом исключений закона. Норма относится к режиму статей 22.1-22.3 и не обязывает оплачивать любые личные подписи для любых целей.

Если вы работодатель и переводите сотрудников на удалёнку, оформить допсоглашения можно без курьера и очной явки: в сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП получают через партнёров — удостоверяющие центры.

Важный нюанс из практики: часть работодателей рассуждает так: микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и кадровые документы можно оформлять так же. Практика по займам и услугам с ПЭП к кадровым документам не относится, в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи. Такая логика у работодателя показывает, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В любом споре о подписи я сначала выясняю, в каком режиме создан документ. Скан допсоглашения, подписанного от руки, и файл с криптографической подписью подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём видно изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Как подтвердить, что допсоглашение подписал сам работник

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: сведений о порядке идентификации в деле не оказалось, а работодателю надлежало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, сам работник системой пользоваться не умел и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Доказать, что документ сформирован в системе от имени работника, для выигрыша спора мало. Суд отдельно оценивает, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте этот порядок не описан, технически исправная подпись спор не выиграет, поэтому проверьте текст Положения о КЭДО до первого подписания.»

В практике Добыто выдачу подписи и первые кадровые действия с ней разводят во времени и отдельно проверяют, что работник действительно способен пользоваться системой. Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу. Для удалённых сотрудников это особенно чувствительно: их подписание никто не видит.

Образец допсоглашения о переходе на дистанционную работу

Шаблон допсоглашения — основа, в которую вносят перечень выдаваемых средств, порядок компенсации и канал взаимодействия.

Вакансия на удалёнку с условием купить технику или внести предоплату: признаки риска

Банк России предупреждает о схемах трудоустройства со взносами за обучение и другими предоплатами и рекомендует отказаться от предложения, если при обсуждении найма просят за что-то заплатить. Типовые сценарии описаны в предупреждении Банка России о мошенничестве при трудоустройстве.

В обзоре СМИ Роструда от 02.12.2022 перечислены предоплаты за обучение, документы, обустройство, инструменты и материалы для работы на дому. Обзор служит сводкой публикаций и нормативной силы не имеет.

Условие работать на своём компьютере само по себе мошенничество не доказывает. Если вас оформляют по трудовому договору и работодатель согласен на личную технику, статья 312.6 ТК РФ обязывает компенсировать её использование. Признак риска — требование заплатить до оформления. Перед согласием проверьте, какой договор вам предлагают, трудовой или ГПХ, и есть ли в проекте условие о компенсации за личное оборудование.

Цена ошибки для работодателя: штрафы за необеспечение и невыплату компенсации

Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение либо штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для юрлиц, если не применима специальная часть или статья 5.27.1. Необеспечение работника средствами для работы требует конкретной квалификации нарушения, штраф за него не наступает автоматически.

Невыплата в срок причитающейся компенсации может подпадать под часть 6 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 10 000 до 20 000 рублей для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 рублей для ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций. Применимость зависит от фактов: есть ли право на выплату и наступил ли установленный срок. Поэтому срок выплаты компенсации в документе работодателя одновременно определяет и момент, с которого её задержка становится нарушением.

Работник, которому не выдали средства или не платят согласованную компенсацию, может обратиться в Государственную инспекцию труда, в том числе через сервисы Онлайнинспекция.рф. Порядок обращения изложен на странице Минтруда о защите трудовых прав работников.

Стоимость КЭДО для оформления дистанционных сотрудников: тарифы на 2026 год

Стоимость электронного оформления удалённых сотрудников зависит от численности, тарифа и того, нужна ли сотрудникам УКЭП. Цен на оборудование, связь и оснащение рабочего места страница тарифов не содержит.

Итоговая сумма считается от численности дистанционных и офисных сотрудников и набора функций. Состав каждого тарифа и условия смены тарифа приведены на странице тарифы Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Средства для удалённой работы по закону обеспечивает работодатель, а личная техника сотрудника используется только с согласия или ведома компании и с отдельной компенсацией, размер и срок которой записаны в документе. Налоговый норматив 35 рублей в день определяет освобождение от НДФЛ и взносов, сама выплата может быть выше при подтверждённых расходах. Бытовые траты, аренда жилья и ремонт квартиры в обязанности работодателя не входят, а спорные позиции вроде ремонта и доставки техники закрываются условиями допсоглашения.

Добыто помогает работодателю оформить удалёнку электронно: подписать допсоглашения с удалёнными сотрудниками, выстроить маршруты согласования и вести выплаты компенсаций в одной системе, не дожидаясь возврата бумажных экземпляров.

Частые вопросы об оснащении и компенсациях на удалёнке

Входят ли отпуск, больничный и смешанный день в дни для норматива 35 рублей?

Пункт 1 статьи 217 НК РФ связывает норматив с днями дистанционного выполнения трудовой функции, поэтому отпуск и больничный сами по себе к таким дням не относятся. Отдельного официального разъяснения с закрытым перечнем дней нет. Как считать день, когда сотрудник часть времени работает в офисе, а часть дома, проверенная норма специально не уточняет, поэтому порядок учёта таких дней закрепляют в ЛНА.

Можно ли удержать из зарплаты стоимость сломанного рабочего ноутбука?

Поломка техники сама по себе права вычесть её цену не даёт. По статье 137 ТК РФ удержания из зарплаты разрешены только в случаях, предусмотренных законом, а статья 247 ТК РФ обязывает работодателя до решения о возмещении ущерба провести проверку и установить причины и размер ущерба. Без такой проверки удержание оспаривается.

Считается ли прогулом день, когда у удалённого сотрудника не работал интернет?

Потеря связи автоматически прогул не доказывает. Дисциплинарное взыскание по статье 192 ТК РФ требует виновного неисполнения обязанностей, а отдельное основание для расторжения договора по статье 312.8 ТК РФ связано с отсутствием взаимодействия по запросу работодателя более 2 рабочих дней подряд без уважительной причины. Сообщение руководителю о начале простоя и сохранённое подтверждение отправки помогают показать причину.

Сколько времени есть, чтобы взыскать невыплаченную компенсацию?

По части 2 статьи 392 ТК РФ иск о невыплате причитающихся работнику сумм подаётся в течение 1 года со дня установленного срока выплаты. Этот срок не безусловен для любых требований о расходах: для иного предмета спора может действовать общий срок 3 месяца. Если размер и срок компенсации в документах не закреплены, предмет спора и срок определяются по фактам.

Может ли работодатель снизить зарплату из-за перехода на удалёнку?

Статья 312.5 ТК РФ прямо запрещает снижать зарплату по той причине, что трудовая функция выполняется дистанционно. Общие законные основания изменения условий трудового договора при этом сохраняются: изменение возможно по соглашению сторон или в порядке, предусмотренном ТК РФ.

Как дистанционному работнику получить копии документов, связанных с работой?

По статье 62 и части 7 статьи 312.3 ТК РФ работодатель выдаёт заверенные копии по письменному заявлению бесплатно и не позднее 3 рабочих дней. Дистанционному работнику бумажные копии направляют заказным письмом, а в электронном виде — если такой способ указан в заявлении.

Меняет ли разовая работа из дома условия трудового договора?

Разовый день работы из дома сам по себе договор не меняет. Режим дистанционной работы связан с трудовым договором или допсоглашением по статье 312.1 ТК РФ, а временный перевод по статье 312.9 требует исключительного основания и ЛНА. Письменная фиксация согласованного дня и способа связи служит практическим документированием и режим автоматически не устанавливает.