Дистанционный режим работы устанавливается письменным дополнительным соглашением к трудовому договору по статье 72 и части 2 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ. Заявление сотрудника фиксирует инициативу, приказ служит для внутреннего оформления, но ни один из них не заменяет обоюдного согласия сторон. Существуют три формата: постоянная дистанционная работа на весь срок договора, временная непрерывная до 6 месяцев и периодическая с чередованием дистанционных периодов и офисной работы. Главное различие: при обычном переводе требуется согласие работника и допсоглашение, при исключительном временном переводе по статье 312.9 работодатель принимает локальный нормативный акт без согласия только при предусмотренных чрезвычайных обстоятельствах.
Разберём процедуру согласованного изменения условий действующего офисного сотрудника на дистанционный формат: порядок оформления заявления и дополнительного соглашения, роль приказа и срок выдачи бумажного экземпляра при электронном подписании, виды электронной подписи для кадровых документов по 63-ФЗ, различия общего КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и специального обмена документами по 312.3. Покажем типичные ошибки оформления и их цену по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ, когда работодатель может перевести сотрудника без его согласия и чем это регулируется. Практические рекомендации эксперта с 20-летним стажем, шаблоны документов, стоимость и сроки внедрения КЭДО для дистанционных работников на 2026 год — во второй половине статьи.
Что такое дистанционный режим работы по Трудовому кодексу РФ
Дистанционная работа — это выполнение трудовой функции вне стационарного рабочего места, не находящегося под контролем работодателя, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей для взаимодействия. Понятие установлено частью 1 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ в редакции Федерального закона от 08.12.2020 № 407-ФЗ, действующей с 1 января 2021 года. Работодатель и работник взаимодействуют через интернет, электронную почту, системы кадрового электронного документооборота или иные согласованные способы связи.
Дистанционная работа — это не надомный труд. Часть 1 статьи 310 ТК РФ определяет надомников как работников, заключивших трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых за свой счёт. Это изготовление материальных предметов по заданию работодателя. Дистанционная работа касается любых трудовых функций, выполняемых за пределами стационарного места с применением сетей связи, без привязки к производству материальных изделий.
Три формата дистанционной работы
Часть 2 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ разграничивает три варианта дистанционного режима:
- Постоянная дистанционная работа. Трудовая функция выполняется удалённо на протяжении всего срока действия трудового договора. Срок договора или условия прекращения определяют окончание дистанционного режима.
- Временная дистанционная работа. Непрерывный период дистанционного выполнения функций не превышает 6 месяцев. После истечения срока работник возвращается к прежним условиям, предусмотренным договором или дополнительным соглашением.
- Периодическая дистанционная работа. Работник чередует периоды дистанционной работы и выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте. Порядок чередования закрепляется в трудовом договоре, дополнительном соглашении, локальном нормативном акте или коллективном договоре.
Постоянный формат действует пока не изменены условия договора. Временный непрерывный ограничен шестимесячным лимитом. Периодический не имеет единого срока окончания: в каждом периоде работник числится дистанционным, но регулярно приходит на стационарное место по утверждённому графику.
Факт: Выбор формата влияет на обязанности работодателя по статье 312.4 Трудового кодекса РФ. Для постоянного дистанционного работника порядок вызова на стационарное место определяется договором или локальным актом; для временного — работодатель вправе установить порядок вызова. Нельзя переносить процедуру вызова временного работника на постоянного без закрепления в договоре.
Правовая основа и ключевое различие: согласование против приказа
Обычное изменение условий трудового договора действующего сотрудника регулируется статьёй 72 Трудового кодекса РФ: изменение определённых сторонами условий допускается только по соглашению сторон, которое заключается в письменной форме. Перевод офисного работника на дистанционный режим — это изменение условий о месте выполнения трудовой функции, для которого требуется письменное дополнительное соглашение. Часть 2 статьи 312.1 ТК РФ прямо устанавливает: дистанционная работа может быть предусмотрена трудовым договором или устанавливаться дополнительным соглашением к нему.
Заявление работника о переводе на дистанционный режим фиксирует его волеизъявление, но само по себе не изменяет условий договора. Работодатель рассматривает заявление, принимает решение и направляет работнику на подписание дополнительное соглашение. Приказ о переводе работника на дистанционную работу служит для внутреннего оформления принятого решения: он фиксирует дату начала дистанционной работы, формат и основание — номер и дату допсоглашения. Приказ не заменяет обоюдного согласия, выраженного в дополнительном соглашении.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный случай — временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя при наступлении чрезвычайных обстоятельств по статье 312.9 ТК РФ. Этот перевод возможен без согласия работника, оформляется локальным нормативным актом и действует не дольше срока действия обстоятельства. Перечень обстоятельств установлен частью 1 статьи 312.9: катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, а также любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. Работодатель учитывает мнение выборного органа первичной профсоюзной организации и принимает локальный акт, а не собирает индивидуальные соглашения.
Внимание: Статья 74 Трудового кодекса РФ разрешает изменение условий договора по инициативе работодателя при изменении организационных или технологических условий труда с письменным уведомлением за 2 месяца, но прямо запрещает изменение трудовой функции. Дистанционный режим меняет место и порядок выполнения функций, и применение статьи 74 для одностороннего перевода на удалённую работу спорно. Статья 312.9 ограничена чрезвычайными обстоятельствами и не даёт права переводить работников на дистанционный формат по организационным причинам без их согласия.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы регулярно встречаем ситуацию, когда руководитель издаёт приказ о переводе сотрудника на удалённую работу и считает процедуру завершённой. Приказ сам по себе не изменяет условий трудового договора: по статье 72 Трудового кодекса РФ требуется письменное соглашение сторон. Приказ нужен для внутреннего учёта, но юридически действует дополнительное соглашение, подписанное работником и работодателем. Проверьте, закреплён ли переход на дистанционный режим именно допсоглашением, а не только приказом.»
Процедура согласованного перевода работника на дистанционный режим
Когда перевод происходит по инициативе работника или по взаимному согласию сторон, процедура состоит из четырёх основных этапов: работник подаёт заявление, работодатель рассматривает его и принимает решение, стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору, работодатель издаёт приказ и знакомит с ним работника. Каждый этап имеет собственное значение и не заменяет другой.
Заявление работника о переходе на дистанционный режим
Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя организации или уполномоченного лица. Обязательные элементы: должность и фамилия, имя, отчество адресата, должность и фамилия, имя, отчество заявителя, просьба о переводе на дистанционный режим с указанием желаемого формата — постоянный, временный с указанием срока или периодический с указанием порядка чередования, дата начала дистанционной работы, дата и подпись. Работник может указать обоснование просьбы, но это не обязательно: Трудовой кодекс РФ не требует от работника доказывать необходимость дистанционного формата.
Заявление подаётся на бумажном носителе или в электронном виде, если в организации действует система кадрового электронного документооборота. При электронном направлении заявление подписывается электронной подписью работника согласно установленному в организации порядку. Работодатель не обязан удовлетворить заявление: решение о переводе принимается работодателем с учётом возможности организовать дистанционную работу для конкретной должности.
Дополнительное соглашение к трудовому договору
Дополнительное соглашение изменяет условия трудового договора и устанавливает дистанционный характер работы. Обязательные условия дополнительного соглашения:
- Формат дистанционной работы: постоянная, временная с указанием конкретного срока окончания или периодическая с описанием порядка чередования дистанционных периодов и периодов работы на стационарном рабочем месте.
- Место выполнения трудовой функции. Можно указать конкретный адрес или формулировку «место, определяемое работником самостоятельно». При периодическом формате указывается и адрес стационарного рабочего места.
- Режим рабочего времени и времени отдыха. По части 1 статьи 312.4 ТК РФ работник вправе определять режим самостоятельно, если иное не установлено трудовым договором, дополнительным соглашением, локальным актом или коллективным договором. Если работодателю необходимо зафиксировать периоды доступности работника, это указывается отдельным пунктом.
- Порядок и способ взаимодействия работника с работодателем. Указываются средства связи — электронная почта, корпоративный мессенджер, система видеоконференций, телефон, система кадрового электронного документооборота — и порядок обмена документами, поручениями и отчётностью.
- Порядок предоставления оборудования, программного обеспечения и средств защиты информации. По статье 312.6 ТК РФ работодатель обязан обеспечить работника необходимыми оборудованием, программами и средствами защиты либо согласовать использование работником собственного или арендованного оборудования с выплатой компенсации и возмещением расходов. В допсоглашении закрепляется выбранный вариант, размер компенсации и перечень расходов.
- Условия вызова работника на стационарное рабочее место. Для постоянной дистанционной работы порядок вызова прописывается в договоре, допсоглашении, локальном акте или коллективном договоре по части 1 статьи 312.4. Для временной дистанционной работы — работодатель вправе установить порядок вызова по части 3 той же статьи.
Дополнительное соглашение подписывается работником и работодателем. При электронном подписании работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись, работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись согласно части 1 статьи 312.3 ТК РФ. При подписании дополнительного соглашения на бумажном носителе используются собственноручные подписи сторон. По письменному заявлению работника работодатель обязан направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр электронно заключённого дополнительного соглашения на бумажном носителе не позднее 3 рабочих дней со дня получения такого заявления — это требование части 2 статьи 312.2 ТК РФ.
Приказ о переводе на дистанционный режим
После подписания дополнительного соглашения работодатель издаёт приказ о переводе работника на дистанционную работу. Приказ содержит: фамилию, имя, отчество работника, должность, формат дистанционной работы — постоянный, временный с указанием срока или периодический, дату начала дистанционной работы, основание — номер и дату дополнительного соглашения к трудовому договору, подпись руководителя организации или уполномоченного лица. Работник знакомится с приказом под подпись. При электронном документообороте ознакомление происходит через систему КЭДО с подтверждением электронной подписью работника.
Унифицированной формы приказа о переводе на дистанционную работу нет. Работодатель применяет собственную форму или адаптирует типовую форму приказа об изменении условий трудового договора. Приказ не является обязательным элементом процедуры изменения условий договора по статье 72 ТК РФ: юридически значимым документом остаётся дополнительное соглашение, подписанное сторонами. Приказ служит для внутреннего учёта, отражения изменений в личной карточке работника и передачи сведений в бухгалтерию, если изменяются условия оплаты труда или компенсаций.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В практике Добыто процедура занимает от одного до трёх рабочих дней при наличии готовых шаблонов. Самая частая задержка — не техническая, а организационная: работодатель не закрепил заранее порядок компенсации за использование личного оборудования и срывает сроки, выясняя размер выплаты уже после получения заявления. Подготовьте локальный акт о дистанционной работе с утверждёнными размерами компенсаций до начала приёма заявлений. Это сэкономит неделю на каждого сотрудника.»
Как оформить переход на дистанционную работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Работник подаёт заявление о переводе на дистанционный режим на имя руководителя с указанием желаемого формата, даты начала дистанционной работы и подписью.
- Шаг 2. Работодатель рассматривает заявление, оценивает возможность организации дистанционной работы для конкретной должности и принимает решение об удовлетворении или отказе.
- Шаг 3. При положительном решении работодатель готовит дополнительное соглашение к трудовому договору с условиями дистанционной работы: формат, место, режим, порядок взаимодействия, обеспечение оборудованием, условия вызова.
- Шаг 4. Стороны подписывают дополнительное соглашение. При электронном подписании работодатель применяет усиленную квалифицированную подпись, работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную.
- Шаг 5. Работодатель издаёт приказ о переводе работника на дистанционный режим с указанием основания — номера и даты допсоглашения, и знакомит работника с приказом под подпись.
- Шаг 6. Кадровая служба вносит изменения в личную карточку работника и иные кадровые документы, бухгалтерия получает приказ для начисления компенсаций за использование личного оборудования, если это предусмотрено.
Лайфхак: При периодическом формате закрепите в дополнительном соглашении не жёсткий график на год, а порядок определения дистанционных дней: например, по согласованию с непосредственным руководителем не позднее чем за три рабочих дня или по утверждаемому ежемесячно графику. Это даст работодателю гибкость и снимет необходимость изменять соглашение при корректировке графика.
Временный перевод на дистанционную работу без согласия работника
Статья 312.9 Трудового кодекса РФ допускает временный перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя без получения согласия работника, если это обусловлено наступлением чрезвычайного обстоятельства. Перечень обстоятельств установлен частью 1 этой статьи: катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, иные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. Работодатель вправе применить эту норму также по решению органа государственной власти или органа местного самоуправления.
При наступлении таких обстоятельств работодатель учитывает мнение выборного органа первичной профсоюзной организации и принимает локальный нормативный акт. В акте указываются: основание — конкретное обстоятельство, перечень работников, переводимых на дистанционную работу, срок — не может превышать период действия обстоятельства, порядок обеспечения работников оборудованием или компенсации за использование личного либо арендованного оборудования, порядок организации труда, включая режим рабочего времени и времени взаимодействия с работодателем, порядок и способ взаимодействия, сроки и порядок представления работниками отчётов о выполненной работе, иные условия организации труда.
Работник знакомится с локальным актом с подтверждением получения. Когда характер работы не позволяет перевести работника на дистанционную работу или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программным обеспечением и средствами защиты информации, время, в течение которого работник не выполняет работу, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Простой оплачивается по части 2 статьи 157 ТК РФ в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя, если коллективным договором, соглашениями, локальным нормативным актом, принимаемым с учётом мнения представительного органа работников, трудовым договором не предусмотрен больший размер.
После прекращения действия обстоятельства, послужившего основанием для перевода, работник возвращается к прежнему режиму выполнения трудовой функции. Дополнительное соглашение при этом не заключается: основанием для возврата служит окончание срока, указанного в локальном нормативном акте, или издание работодателем нового локального акта об отмене временного перевода.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: Статья 312.9 не даёт работодателю права переводить работников на дистанционный формат по организационным или экономическим соображениям без их согласия. Основание — только предусмотренные законом чрезвычайные обстоятельства или решение органа власти. При отсутствии таких обстоятельств односторонний перевод на удалённую работу незаконен, и работник вправе обжаловать его в трудовую инспекцию или суд.
Электронное оформление дистанционного режима через КЭДО
Заявление работника, дополнительное соглашение и приказ можно оформить в электронном виде через систему кадрового электронного документооборота. Применение электронного документооборота для дистанционных работников регулируется статьями 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и главой 49.1 ТК РФ о дистанционной работе. Это два разных правовых режима, и их часто смешивают.
Разграничение КЭДО и специального обмена документами дистанционных работников
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ устанавливают общий режим кадрового электронного документооборота. Работодатель принимает локальный нормативный акт об использовании электронных документов, утверждает перечень документов, которые ведутся в электронном виде, определяет способ обмена и виды электронной подписи, получает от работников письменное согласие на взаимодействие путём обмена электронными документами. Этот режим распространяется на всех работников, включая дистанционных, если это предусмотрено локальным актом.
Глава 49.1 ТК РФ отдельно регулирует обмен документами между работодателем и дистанционным работником при выполнении трудовой функции дистанционно. Часть 1 статьи 312.3 устанавливает требования к электронной подписи: при заключении трудового договора о дистанционной работе и дополнительных соглашений к нему путём обмена электронными документами работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Для иного электронного взаимодействия стороны могут использовать иные виды электронной подписи или согласованный способ, обеспечивающий фиксацию факта получения документа.
Согласие работника на использование общего кадрового электронного документооборота по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и согласие на взаимодействие путём обмена электронными документами при дистанционной работе по главе 49.1 — это разные юридические вопросы. Работник может дать согласие на КЭДО, но продолжать работать в офисе. Дистанционный работник может не давать согласия на общий КЭДО, но обмениваться документами по специальным правилам главы 49.1. Дистанционный работник, давший согласие на общий КЭДО, подчиняется обоим режимам одновременно: требования главы 49.1 к трудовому договору и допсоглашению применяются в любом случае, а для остальных документов действует режим КЭДО согласно локальному акту.
Схема работы кадрового электронного документооборота: кадровик загружает документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление сотруднику, сотрудник читает и подписывает документ электронной подписью с телефона, подписанный документ сохраняется в электронный архив.
Виды электронной подписи для кадровых документов
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет три вида электронной подписи: простую электронную подпись, усиленную неквалифицированную электронную подпись и усиленную квалифицированную электронную подпись. Часть 2 статьи 5 устанавливает, что простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом. Усиленная неквалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Усиленная квалифицированная электронная подпись дополнительно содержит квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.
Для заключения трудового договора о дистанционной работе и дополнительных соглашений к нему работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Для иного электронного взаимодействия — получения и подписания приказов, уведомлений, отчётов, иных кадровых документов, не связанных с изменением условий трудового договора, — стороны могут использовать любые виды электронной подписи или иной согласованный способ, обеспечивающий фиксацию факта получения работником или работодателем документа. Порядок определяется локальным нормативным актом работодателя о кадровом электронном документообороте.
При применении общего КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ работодатель самостоятельно определяет виды электронной подписи для каждого документа или категории документов. Часть 2 статьи 22.1 ТК РФ разрешает работодателю использовать простую, усиленную неквалифицированную или усиленную квалифицированную электронную подпись. Простую подпись допустимо применять для документов, не связанных с изменением условий договора: приказы об отпуске, уведомления, графики сменности, ознакомление с локальными нормативными актами. Усиленную неквалифицированную подпись применяют для более значимых документов: приказы о наложении дисциплинарного взыскания, согласия работника на обработку персональных данных. Усиленную квалифицированную подпись — для трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов об увольнении.
Работники могут получить усиленную квалифицированную электронную подпись бесплатно через мобильное приложение «Госключ» с использованием подтверждённой учётной записи на портале Госуслуг. Усиленную неквалифицированную электронную подпись выдаёт работодатель или оператор системы кадрового электронного документооборота.
Схема подписания кадрового документа дистанционным работником через приложение Госключ: установка приложения и вход по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпуск усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной электронной подписи, получение документа из системы КЭДО и подписание с возвратом документа работодателю.
Бумажный экземпляр электронного документа
Часть 2 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ устанавливает обязанность работодателя по письменному заявлению работника направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора о дистанционной работе или дополнительного соглашения к нему на бумажном носителе не позднее 3 рабочих дней со дня получения такого заявления работника. Это срок направить работнику экземпляр, а не доставить его по почте: отсчёт начинается с даты получения заявления работодателем, в течение трёх рабочих дней работодатель отправляет экземпляр заказным письмом, курьерской доставкой или передаёт лично. Способ направления определяется соглашением сторон или локальным актом работодателя.
Бумажный экземпляр оформляется надлежащим образом: распечатанный текст электронного документа заверяется подписью уполномоченного лица работодателя и печатью организации, если её применение предусмотрено. На экземпляре указываются реквизиты электронного документа — дата и номер, и делается отметка о том, что документ заключён в электронной форме. Такой экземпляр подтверждает факт заключения соглашения и может быть использован работником при обращении в государственные органы, суд или иные организации.
Мария Ж, специалист по КЭДО: «Трёхдневный срок направления бумажного экземпляра работодатели часто пропускают, считая, что электронный документ исчерпывает обязанность. Часть 2 статьи 312.2 ТК РФ обязывает направить экземпляр по заявлению работника именно в течение трёх рабочих дней. Задержка даёт работнику основание для жалобы в трудовую инспекцию. Мы настраиваем в системе КЭДО автоматическое уведомление кадровой службы при поступлении заявления работника о бумажном экземпляре, чтобы не пропустить срок.»
Типичные ошибки при оформлении дистанционного режима
Неправильное оформление перевода работника на дистанционную работу создаёт риски для работодателя: отказ государственной инспекции труда признать документы надлежащими, штрафы по части 4 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ за ненадлежащее оформление трудового договора, проигрыш в трудовом споре, если работник оспорит законность перевода. Рассмотрим распространённые ошибки и способы их избежать.
Ошибка 1. Перевод на дистанционный режим одним приказом без дополнительного соглашения
Работодатель издаёт приказ о переводе работника на дистанционную работу, работник знакомится с приказом под подпись, дополнительное соглашение не заключается. Формально процедура выглядит завершённой, фактически условия трудового договора не изменены. Статья 72 Трудового кодекса РФ требует письменного соглашения сторон для изменения определённых сторонами условий, и приказ работодателя соглашением не является.
При проверке инспекция труда или суд установят, что изменение места выполнения трудовой функции оформлено с нарушением требований статьи 72 ТК РФ. Это квалифицируется как ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей, на индивидуального предпринимателя от 5 000 до 10 000 рублей, на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей. Если работник оспорит законность одностороннего перевода, суд может признать его незаконным и обязать работодателя вернуть работника к прежним условиям, выплатить средний заработок за время вынужденного простоя и компенсацию морального вреда.
Как избежать: заключать дополнительное соглашение к трудовому договору, подписанное обеими сторонами, и только после этого издавать приказ со ссылкой на номер и дату допсоглашения.
Ошибка 2. Отсутствие согласованного порядка компенсации за использование личного оборудования
Работник переводится на дистанционную работу, в дополнительном соглашении указывается, что работник использует собственное оборудование, но размер компенсации и порядок возмещения расходов не установлены. Статья 312.6 ТК РФ обязывает работодателя при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного или арендованного оборудования выплачивать компенсацию и возмещать расходы по порядку и в размерах, определяемых трудовым договором, дополнительным соглашением к нему, коллективным договором или локальным нормативным актом.
Отсутствие порядка и размера компенсации создаёт неопределённость: работник вправе требовать компенсацию, а работодатель не знает, сколько и как платить. При обращении работника в трудовую инспекцию или суд работодателю потребуется доказать, что компенсация выплачивается в соответствии с законом. Если порядок не установлен, суд может взыскать компенсацию в размере, определённом судом исходя из фактических расходов работника, и это может существенно превысить разумные суммы.
Как избежать: до начала приёма заявлений о переводе на дистанционную работу принять локальный нормативный акт о дистанционной работе с утверждёнными размерами компенсации за использование личного компьютера, интернета, мобильной связи, электроэнергии и иных средств, либо прописать конкретные размеры в каждом дополнительном соглашении. Размер компенсации не подлежит обложению страховыми взносами по подпункту 2 пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ в пределах норм, утверждённых Правительством РФ, или фактически произведённых расходов, подтверждённых документально.
Ошибка 3. Выдача электронной подписи и подписание заявления об увольнении в один день
Работодатель выдаёт работнику усиленную неквалифицированную электронную подпись, и в тот же день работник подписывает ею заявление об увольнении по собственному желанию. Формально процедура соблюдена: работник сам сформировал заявление в системе, подпись технически исправна. Суд исследует не только факт подписания, но и обстоятельства выдачи подписи и фактическую способность работника пользоваться системой.
Дело № 88-10853/2022 Девятого кассационного суда общей юрисдикции, рассмотренное в 2022 году, показало, что совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя. Кассация отменила акты нижестоящих судов и указала, что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника, и работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления от имени работника. При новом рассмотрении суд установил, что работник не умел пользоваться системой, фактически подписывал не он, а другой человек, и система фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем находилась. Работник выиграл спор.
Как избежать: разводить во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней, обучать работников пользоваться системой с фиксацией факта обучения и самостоятельного подписания тестовых документов, описывать в локальном нормативном акте порядок идентификации работника при подписании, проверять, что работник действительно способен пользоваться системой, а не подписывает за него кто-то другой.
Полезно знать: Общий кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ не применяется к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае, приказу об увольнении и документам прохождения инструктажей по охране труда с личной подписью работника. Глава 49.1 о дистанционной работе допускает электронное ознакомление с приказом об увольнении и направление бумажной копии приказа по специальному правилу, но это не разрешает вести приказ об увольнении в общем КЭДО без учёта исключений статьи 22.1.
Образцы кадровых документов для оформления дистанционного режима
Применяйте готовые шаблоны дополнительного соглашения о дистанционной работе, локального нормативного акта о ведении КЭДО, приказа об утверждении ЛНА и листа ознакомления с локальными нормативными актами для сокращения сроков оформления.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Стоимость и сроки внедрения КЭДО для дистанционных сотрудников
Организация кадрового электронного документооборота для дистанционных работников зависит от численности сотрудников, выбранного тарифного плана и готовности компании к интеграции с существующими системами учёта. Тарифы сервиса ДОБЫТО КЭДО включают электронные подписи для сотрудников и техническую поддержку внедрения.
| Тариф | Стоимость | Численность |
|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | до 25 сотрудников |
| Бизнес | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | неограниченно (минимум 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год) |
| Корпорация | по запросу | неограниченно |
Тариф «Старт» подходит для небольших компаний, начинающих переход на кадровый электронный документооборот: включены простая и усиленная неквалифицированная электронная подпись, базовые шаблоны кадровых документов и email-поддержка. Тариф «Бизнес» рассчитан на средний бизнес с полным набором функций: все виды электронной подписи, включая усиленную квалифицированную, кастомные шаблоны документов под процессы компании, готовая интеграция с 1С:ЗУП, приоритетная поддержка и электронный архив документов на весь срок хранения. Тариф «Корпорация» для крупного бизнеса с расширенными требованиями: выделенный сервер, гарантия доступности системы 99,9%, персональный менеджер, API для интеграции с корпоративными системами и кастомные доработки.
Стоимость зависит от численности работников, количества оформляемых документов в месяц и необходимости доработки шаблонов под специфику организации. Актуальные цены и условия перехода между тарифами доступны на странице тарифов сервиса ДОБЫТО КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, при понижении изменения вступают в силу с начала следующего расчётного периода.
Подключение системы кадрового электронного документооборота занимает от одного дня до недели в зависимости от готовности компании. Быстрее всего внедряется базовый КЭДО без интеграции с 1С: подключение учётных записей сотрудников, настройка шаблонов документов по умолчанию, выдача электронных подписей и тестовое подписание занимают один рабочий день. Интеграция с 1С:ЗУП добавляет один день на установку и настройку модуля. Разработка кастомных шаблонов документов и маршрутов согласования под процессы компании занимает от трёх до семи рабочих дней. Основная часть времени уходит не на техническое подключение, а на обучение сотрудников работе с системой и сбор письменных согласий на использование электронных документов, если компания впервые внедряет КЭДО.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой системы на всю компанию. Десять — пятнадцать человек из разных подразделений проходят полный цикл оформления документов в электронном виде, это позволяет выявить нестандартные ситуации и доработать шаблоны. После успешного пилота массовое подключение идёт в два раза быстрее: типовые вопросы уже закрыты, а инструкции для сотрудников написаны на реальных примерах компании.»
Выводы
Дистанционный режим работы устанавливается письменным дополнительным соглашением к трудовому договору по обоюдному согласию сторон. Заявление работника фиксирует инициативу, приказ служит для внутреннего оформления, но ни один из них не заменяет обязательного письменного соглашения по статье 72 Трудового кодекса РФ. При электронном оформлении работодатель применяет усиленную квалифицированную электронную подпись, работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную, и по письменному заявлению работника работодатель направляет бумажный экземпляр в течение трёх рабочих дней. Временный перевод без согласия работника допускается только при наступлении предусмотренных законом чрезвычайных обстоятельств и оформляется локальным нормативным актом по статье 312.9 ТК РФ.
Сервис КЭДО Добыто обеспечивает полный цикл электронного документооборота для дистанционных работников: от выдачи электронных подписей сотрудникам до хранения подписанных документов в защищённом архиве. Готовая интеграция с 1С:ЗУП автоматически подтягивает кадровые документы в систему и синхронизирует статусы подписания, а модуль электронного архива сохраняет документы на весь срок, установленный законодательством. Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 и главы 49.1 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Часто задаваемые вопросы
Может ли работодатель отказать работнику в переводе на дистанционную работу?
Да, работодатель вправе отказать в переводе на дистанционный режим. Статья 72 Трудового кодекса РФ требует соглашения сторон для изменения условий договора, и ни одна норма главы 49.1 не обязывает работодателя безусловно удовлетворить заявление работника о дистанционной работе. Решение принимается работодателем с учётом возможности организовать дистанционную работу для конкретной должности. Исключение составляют ситуации, когда работник имеет право на предоставление дистанционной работы по медицинским показаниям или по иным основаниям, установленным трудовым законодательством, но и в этих случаях применяются отдельные процедуры, а не общий порядок перевода по заявлению.
Можно ли установить дистанционный режим работы с первого дня приёма на работу?
Да, дистанционное условие можно закрепить при заключении трудового договора с новым работником. Часть 2 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ прямо устанавливает, что дистанционная работа может быть предусмотрена трудовым договором. В этом случае договор сразу содержит условия о дистанционном характере работы: место выполнения трудовой функции, режим рабочего времени, порядок взаимодействия, обеспечение оборудованием, виды электронной подписи для обмена документами. При постоянном формате дистанционная работа действует на весь срок договора, при временном — до истечения указанного срока, при периодическом — по утверждённому графику чередования. Дополнительное соглашение не требуется, так как условие установлено изначально.
Обязан ли работодатель обеспечить дистанционного работника оборудованием?
Да, обязан. Часть 1 статьи 312.6 Трудового кодекса РФ устанавливает, что для выполнения трудовой функции дистанционно работодатель предоставляет работнику необходимые для выполнения трудовой функции оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства либо с согласия или ведома работодателя и в его интересах работник использует для выполнения трудовой функции принадлежащее ему или арендованное им оборудование и средства. Если работник применяет личное оборудование, работодатель выплачивает ему компенсацию за использование оборудования и возмещает расходы по порядку и в размерах, определяемых трудовым договором, дополнительным соглашением к нему, коллективным договором или локальным нормативным актом. Работодатель не вправе переложить на работника обязанность приобретать оборудование за свой счёт без компенсации.
Нужно ли получать отдельное согласие работника на КЭДО при переводе на дистанционную работу?
Зависит от того, какой режим электронного документооборота применяет работодатель. Если работодатель внедрил общий кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ для всех работников, включая дистанционных, и хочет распространить его на дистанционного работника, требуется письменное согласие работника на взаимодействие путём обмена электронными документами по статье 22.2 ТК РФ. Если работодатель использует только специальный порядок обмена документами, предусмотренный статьёй 312.3 ТК РФ для дистанционных работников, отдельное согласие на КЭДО не требуется: право обмениваться электронными документами при дистанционной работе установлено законом. Работник и работодатель согласовывают порядок и способ взаимодействия в трудовом договоре или дополнительном соглашении, это согласование и выступает основанием для электронного обмена.
Может ли дистанционный работник работать из другого региона России или из-за рубежа?
Статья 312.1 Трудового кодекса РФ не устанавливает запрета на работу дистанционного работника из другого региона Российской Федерации. При постоянной дистанционной работе изменение местности, в которой работник выполняет трудовую функцию, является основанием прекращения трудового договора по пункту 9 части 1 статьи 77 ТК РФ только если это делает невозможным продолжение работы на прежних условиях. Работа из другого города России не нарушает законодательства, если стороны согласовали это в договоре или допсоглашении. Работа из-за рубежа юридически не запрещена, но вызывает сложности: Минтруд России в письме от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755 рекомендовал заключать с работниками, находящимися за пределами России, договоры гражданско-правового характера, исходя из территориальности трудового законодательства. Это разъяснение не имеет силы нормативного акта, но показывает позицию ведомства. При работе за рубежом учитываются налоговые резидентства, миграционные правила принимающей страны и социальное обеспечение.
Сохраняется ли право на больничный и отпуск при дистанционной работе?
Да, сохраняется. Часть 2 статьи 312.4 Трудового кодекса РФ устанавливает, что порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков постоянному дистанционному работнику определяется трудовым договором, дополнительным соглашением к нему, локальным нормативным актом или коллективным договором. Для временного дистанционного работника применяются общие правила главы 19 ТК РФ. Дистанционный формат не отменяет право работника на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, дополнительные отпуска и отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам. Право на пособие по временной нетрудоспособности также сохраняется: работодатель передаёт сведения в Социальный фонд России для назначения и выплаты пособия работнику в общем порядке.
Что делать, если работник не может или не хочет подписывать документы электронной подписью?
При обычном переводе работника на дистанционный режим по согласованию сторон работодатель и работник определяют порядок взаимодействия в дополнительном соглашении. Если работник не имеет возможности или не желает использовать электронную подпись, стороны могут согласовать иной способ обмена документами: направление скан-копий документов по электронной почте с последующим направлением оригиналов по почте, применение курьерской доставки для подписания документов на бумажном носителе, периодический приезд работника в офис для подписания накопленных документов. Работодатель не вправе принудить работника использовать электронную подпись: часть 1 статьи 312.3 ТК РФ устанавливает требования к виду подписи только при обмене электронными документами, но не обязывает работника согласиться на электронный формат. При временном переводе по статье 312.9 без согласия работника работодатель устанавливает порядок взаимодействия в локальном нормативном акте с учётом технических возможностей работника.
