Удаленная работа с документами как наладить электронный кадровый документооборот

Удалённая работа с документами опирается на две группы норм ТК РФ: статью 312.3 о взаимодействии с дистанционным работником и статьи 22.1-22.3 о КЭДО. Трудовой договор, дополнительное соглашение, договор о материальной ответственности и ученический договор с дистанционным работником в электронном виде подписываются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. ПЭП для них не подходит. Трудовые книжки, приказ об увольнении и документы инструктажей по охране труда в общий режим КЭДО не переводятся. Подготовка зависит от выбора работодателя. При работе только по главе 49.1 порядок обмена закрепляется в трудовом договоре, допсоглашении или ЛНА. При распространении КЭДО на дистанционных работников по части 5 статьи 312.1 нужны ЛНА о КЭДО и письменное согласие работника по статье 22.2.

Материал помогает выбрать режим для своих удалённых сотрудников и подобрать вид подписи под каждый документ. Он также показывает, как выстроить процедуру, чтобы электронное заявление об увольнении выдержало проверку в суде. Отдельно разобрано, чем удалённый рабочий стол и удалённый доступ к 1С отличаются от юридически значимого обмена. Пошаговая инструкция и образцы ЛНА находятся в середине материала. Сроки хранения, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.

Два режима электронного оформления дистанционных работников

КЭДО для дистанционных работников не обязателен: глава 49.1 ТК РФ содержит собственный порядок электронного взаимодействия. То, что в обиходе называют работой на удалёнке или удалённой работой на дому, ТК РФ называет дистанционной работой. Статья 312.1 различает 3 формата:

• постоянную дистанционную работу;
• временную непрерывную дистанционную работу сроком не более 6 месяцев;
• чередование дистанционной работы с работой на стационарном рабочем месте.

Часть 5 той же статьи введена Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Она разрешает работодателю распространить на дистанционных работников общие правила КЭДО из статей 22.1-22.3. Если работодатель этого не делает, обмен документами идёт по специальным правилам статьи 312.3.

Решение о переходе организация принимает сама. Минтруд на странице об электронном документообороте в сфере трудовых отношений подтверждает, что переход добровольный. Там же указано, что работодатель вправе выбрать собственную информационную систему или подсистему ЭКДО платформы «Работа в России».

Если КЭДО распространён на дистанционных работников, вместе с ним применяются правила о согласии из статьи 22.2. Минтруд в письме от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771 пояснил, что такое распространение возможно с письменного согласия дистанционного работника. Письмо не нормативный акт. Тем не менее тезис о том, что согласие дистанционного работника на КЭДО не нужно, расходится с этой позицией.

Различия двух режимов по основанию, месту закрепления порядка, согласию и каналам обмена:

В режиме главы 49.1 основная подготовка сосредоточена в тексте трудового договора или допсоглашения. В нём стоит указать срок, в который каждая сторона подтверждает получение документа. Статья 312.3 обязывает подтверждать получение, но сам срок оставляет договору, соглашению или ЛНА. При КЭДО отдельным пакетом идут ЛНА о переходе, уведомления и согласия.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Закон описывает рамку, а порядок внутри неё работодатель определяет сам: какие процессы переводятся, какие документы и кто их подписывает. Если не описать этот порядок под свои процессы, в компании окажется типовой порядок из шаблона вендора. Работать по нему придётся годами. Перед утверждением ЛНА сверьте каждый пункт с тем, как документы на самом деле ходят между кадровой службой и удалёнными сотрудниками.»

Полезно знать: Минтруд разработал законопроект о кадровом документообороте через мессенджер MAX с интеграцией с системами работодателя и «Работой в России». В нём обсуждается заключение трудовых договоров с дистанционными работниками через неквалифицированную подпись. Статус документа: проект, закон не принят. Виды подписи для кадровых документов по-прежнему определяют действующие статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Читайте также:  Дистанционная работа без опыта как снизить текучесть среди новых сотрудников

Когда распространять КЭДО на удалённых сотрудников не нужно

• Исполнители по договору ГПХ и самозанятые. Глава 49.1 и статьи 22.1-22.3 касаются работников по трудовому договору. Удалённая подработка по договору ГПХ под эти нормы не подпадает. Подработка, оформленная трудовым договором, подчиняется тем же правилам главы 49.1.
• Задачи укладываются в статью 312.3. Специальный порядок главы 49.1 позволяет оформлять электронно трудовой договор, допсоглашения, ознакомление с приказами и заявления работника. Отдельный ЛНА о КЭДО и сбор согласий для этого не нужны.
• Значительная часть коллектива начала трудовую деятельность до 01.01.2022. Эти работники вправе отказаться от перехода, и их документы придётся вести на бумаге параллельно. До решения посчитайте, сколько таких людей среди дистанционных сотрудников.

Какую электронную подпись ставить на документах удалённого сотрудника

Вид подписи зависит от документа и от того, кто подписывает. Работодатель подписывает как организация, и по договорам закон требует от него УКЭП. Работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно ПЭП. Поэтому в одном документе с двух сторон законно стоят подписи разных видов.

Требования к подписи и способу оформления по документам дистанционного работника:

Граница проходит по договорному блоку. ПЭП работника закрывает заявления и ознакомление. Трудовой договор, допсоглашение, ученический договор и договор о материальной ответственности через ПЭП не оформляются ни в режиме главы 49.1, ни в КЭДО. Сверьте с таблицей перечень документов в своём ЛНА и проверьте, что для каждого документа указан вид подписи обеих сторон.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Виды подписи различаются основанием равнозначности. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет. Выбирая ПЭП для заявлений, работодатель берёт на себя обязанность иметь такое соглашение и ЛНА с правилами определения лица по его подписи. Проверьте, что соглашение подписано с каждым удалённым сотрудником до первого электронного документа.»

С 21 сентября по 15 декабря 2026 года идёт добровольная апробация. Приказ Минтруда России от 17.09.2026 № 423 позволил подписывать кадровые документы УНЭП через многофункциональный сервис обмена информацией. Это эксперимент для тех, кто решил в нём участвовать. Общих правил КЭДО и статьи 312.3 он не меняет.

Проверьте электронную подпись на документе, полученном от удалённого сотрудника

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Подписать документ

Для открепленной подписи понадобятся 2 файла: сам документ и файл подписи с расширением .sig.

Какие кадровые документы удалённого сотрудника остаются на бумаге

Статья 22.1 ТК РФ исключает из общего режима КЭДО 4 группы документов:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• акт о несчастном случае на производстве установленной формы;
• приказ об увольнении;
• документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Исключение действует и для дистанционных работников, на которых распространён КЭДО.

Для увольнения дистанционного работника действует специальная процедура из части 3 статьи 312.8, введённой Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ. Если работника знакомят с приказом об увольнении электронно, работодатель в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа направляет ему заверенную бумажную копию заказным письмом с уведомлением. Норма добавляет бумажный шаг к электронному ознакомлению. Исключение приказа об увольнении из общего режима КЭДО она не отменяет. Включите в регламент увольнения отдельную строку: кто готовит заверенную копию и кто отправляет письмо. Срок отсчитывается с даты издания приказа.

Важный нюанс из практики: в крупном медицинском учреждении с кадровым резервом по всей стране резервистам завели личные кабинеты. Цель была в том, чтобы большая часть комплекта документов на приём была готова до момента мобилизации. До этого экстренный приём большой группы медиков за несколько дней шёл без КЭДО, через общий документооборот и компромиссные решения. Вводный инструктаж по охране труда и после внедрения проводится вне системы, с личной подписью сотрудника.

Удалённый доступ и удалённый рабочий стол: чем они отличаются от КЭДО

Удалённый рабочий стол Microsoft Remote Desktop Services работает на платформе Windows Server. Он даёт доступ к приложениям, файлам и сетевым ресурсам другого компьютера. Кадровик на удалёнке подключается к рабочему месту и открывает 1С:ЗУП так же, как в офисе. Само подключение не создаёт электронную подпись. Документ от этого не становится кадровым электронным документом в смысле статьи 22.1 ТК РФ. Вид подписи сторон, перечень документов и порядок обмена определяются по ТК РФ, способ входа в систему на них не влияет. Технические возможности конкретного решения удалённого доступа проверяются по документации этой системы.

Удалённый доступ влияет на защиту персональных данных. Статья 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обязывает оператора принимать правовые, организационные и технические меры защиты. В их число входят правила доступа и учёт действий в информационной системе. Если вся кадровая служба имеет доступ ко всему кадровому массиву, это типовая ситуация и одновременно типовое нарушение разграничения доступа. Проверьте, есть ли в вашей системе роли и журнал действий. Выясните также, кто из сотрудников открывает документы работников чужих подразделений.

В Добыто новых сотрудников добавляет пользователь с правами администратора и при добавлении сразу выбирает роль. Исполненные документы доступны в архиве только тем, кому открыт доступ к электронному архиву.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье и доходах. Когда документы уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и выбор облачного решения перестаёт быть только техническим вопросом. Попросите у вендора полный список тех, кто получит доступ к данным, вместо общей фразы о защищённом хранении. Как правило, в нём 3 организации: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»

Как наладить кадровый документооборот с удалёнными сотрудниками

Внедрение начинается с анализа кадровых процессов, а систему выбирают последней. Анализ показывает, с какого процесса и подразделения начинать, что включить в ЛНА и какое техническое решение подойдёт.

Компании выбирают из 3 вариантов перехода:

• полный переход сразу во всех подразделениях по всем документам, которые можно перевести;
• пилот в одном подразделении по всем процессам;
• постепенный перевод всей организации, процесс за процессом.

Пилот в одном подразделении проверяет технологию. Пилот на одном процессе для всех проверяет людей: через квартал в компании не остаётся сотрудников, для которых электронное подписание незнакомо.

Первыми на практике переводят ежегодные отпуска, командировки и ознакомление с ЛНА. Для заявлений на отпуск и командировку и для ознакомления работнику достаточно ПЭП. Подписать можно учётной записью в кадровой системе или на портале госуслуг, без выдачи ключей и обучения работе с носителем. Со стороны работодателя нужна УКЭП, которая у организации, как правило, уже есть. Работник, который несколько раз подписал заявление и ушёл в отпуск, спокойнее относится к электронному трудовому договору. Ознакомление с ЛНА не даёт работнику видимого результата, поэтому его разумно ставить третьим.

В Добыто заявление на отпуск сотрудник оформляет из профиля. В разделе «Отсутствия» он видит доступные и запланированные дни и согласует новое отсутствие. Руководитель в графике отсутствий отдела видит, кто в отпуске, а кто в командировке.

Важный нюанс из практики: процессы и подразделения можно комбинировать. Если система не показывает, кто по каким процессам переведён, отслеживать это придётся вручную. Пока часть подразделений оформляет отпуска электронно, а часть на бумаге, кадровая служба работает в двух режимах одновременно. Для переходного периода это нормально, для постоянной работы нет. Зафиксируйте в дорожной карте срок, в который двойной режим закончится.

Как перевести удалённых сотрудников на электронное оформление: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выпишите кадровые процессы удалённых сотрудников. По каждому процессу укажите документы, их количество в год, подписантов и вид подписи по статьям 312.3 и 22.3 ТК РФ. Отметьте процессы, где работнику достаточно ПЭП.
2. Шаг 2. Решите, распространяете ли КЭДО на дистанционных работников по части 5 статьи 312.1. Если не распространяете, закрепите порядок обмена и срок подтверждения получения документов в трудовом договоре, допсоглашении или ЛНА.
3. Шаг 3. Подготовьте ЛНА о КЭДО. В нём должны быть порядок, перечень документов, перечень работников, срок уведомления и дата перехода по статье 22.2. Отдельно опишите порядок идентификации работника при подписании и действия кадровой службы при поступлении электронного заявления об увольнении.
4. Шаг 4. Определите момент выдачи подписи: при приёме, после испытательного срока или через сервис государственных подписей. Заключите с работниками соглашение об использовании ПЭП и УНЭП.
5. Шаг 5. Уведомите работников и соберите письменные согласия. Без согласия переводятся только принятые после 31.12.2021 и не имевшие трудового стажа на эту дату. Отказавшимся бесплатно оформляйте документы на бумаге.
6. Шаг 6. Запустите первый процесс для всех удалённых сотрудников: отпуска, командировки или ознакомление с ЛНА. Проверьте, что каждый работник подписывает документы сам.
7. Шаг 7. Переведите трудовые договоры, допсоглашения, ученические договоры и договоры о материальной ответственности. Проверьте, что система выгружает документ комплектом по приказу Минтруда № 578н.

Когда выдавать электронную подпись удалённому сотруднику

Если подпись выдают по окончании испытательного срока, трудовой договор и документы приёма подписываются на бумаге. В таком случае наиболее документоёмкий момент выпадает из электронного оборота. Если подпись выдают при приёме, весь комплект уходит в электронный вид, но ключи получают и те, кто испытание не пройдёт. Третий вариант: сервис государственных подписей. Подпись у человека уже есть, если у него есть учётная запись на портале госуслуг, и выдавать ничего не нужно.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Выдача подписи при приёме подходит компаниям с низкой текучестью. Выдача после испытания подходит тем, где испытание не проходит заметная часть людей. В любом варианте момент выдачи должен быть осознанным решением, закреплённым в ЛНА, а не сложившимся само собой. Оцените, какая доля новых удалённых сотрудников у вас не проходит испытание, и выбирайте момент выдачи исходя из этого.»

Шаблоны ЛНА, уведомлений и соглашений для перевода удалённых сотрудников на КЭДО

Комплект закрывает подготовку к запуску. Начните с дополнительного соглашения о дистанционной работе, если порядок электронного обмена ещё не закреплён в трудовом договоре.

Что суд проверяет в электронном оформлении удалённых сотрудников

Электронный документ признаётся письменным доказательством по части 3 статьи 75 АПК РФ и статье 71 ГПК РФ. Электронные кадровые документы принимаются как доказательства при двух условиях: КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. Споры проигрывают из-за дефектов процедуры. Чаще всего это момент выдачи подписи, отсутствие идентификации или неверный вид подписи для конкретного документа.

Кейс из практики: работодатель перевёл сотрудников на КЭДО с 01.02.2022. Работника уведомили 31.01.2022, и в тот же день он дал письменное согласие. Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания документов были утверждены. 23.03.2022 через систему поступило заявление работника об увольнении. Районный суд и апелляция поддержали работодателя. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил. Он указал, что в деле нет сведений о порядке идентификации и что работодателю при электронном заявлении следовало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл. Суд учёл, что подпись выдали в день подписания заявления, что работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек. Система зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Для спора недостаточно установить, что заявление сформировано в системе от имени работника. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если дата выдачи подписи совпадает с датой заявления об увольнении, суд читает это как обстоятельство не в пользу работодателя, даже при правильно оформленном положении о КЭДО. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, а в ЛНА описан порядок идентификации при подписании.»

По разобранным делам суд проверяет 7 элементов:

1. Положение о кадровом электронном документообороте.
2. Утверждённый перечень документов и категорий работников.
3. Соглашение с работником об использовании УНЭП и его ознакомление с положением о КЭДО.
4. Порядок и дату выдачи подписи.
5. Идентификацию работника при подписании.
6. Кто контролировал систему и что она фиксирует.
7. Фактическую способность работника пользоваться системой.

Цена ошибки в процедуре выше стоимости переоформления документа. В разобранном споре от первого решения в июне 2022 года до нового решения в январе 2023 года прошло 4 судебных этапа, и итог развернулся в пользу работника. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. На пилоте видно, кто из работников не может подписать документ самостоятельно, до того как это станет предметом спора.

Хранение электронных кадровых документов удалённых сотрудников

При КЭДО сроки хранения не сокращаются. Часть 9 статьи 22.3 ТК РФ требует обеспечить сохранность электронных документов в сроки, установленные архивным законодательством. Правила организации хранения, учёта и использования документов, включая документы по личному составу, утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Состав электронного кадрового документа задаёт приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, действующий с 01.03.2023. Это требование действует с 2023 года и к новшествам 2026 года не относится. В комплект входят:

• основная часть в формате PDF/A-1A;
• описание в формате XML;
• приложения;
• файлы подписей при их наличии;
• машиночитаемая доверенность, если документ подписан уполномоченным работником по доверенности.

Закон не устанавливает единой функции выгрузки для всех платформ. Поэтому задайте вендору прямой вопрос: выгружает ли система комплект целиком, в формате, который понадобится при проверке, в споре или при смене оператора.

Сроки хранения по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, при электронной форме те же, что и для бумаги:

• трудовые договоры, дополнительные соглашения и соглашения о расторжении хранятся 50/75 лет ЭПК: 75 лет для законченных делопроизводством до 01.01.2003, 50 лет для более поздних;
• приказы о приёме, переводе и увольнении хранятся 50/75 лет;
• приказы о ежегодных и учебных отпусках хранятся 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет;
• графики отпусков хранятся 3 года;
• табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет;
• приказы о дисциплинарных взысканиях хранятся 3 года;
• правила внутреннего трудового распорядка хранятся 1 год после замены новыми.

В Добыто маршрут согласования задаётся для каждого типа документа. Получатели видят уведомление и нажимают «Согласовать» или «Подписать», а кадровик отслеживает статус каждого участника цепочки. Исполненный документ уходит во вкладку «Архив», откуда его можно скачать на своё устройство.

Что вправе требовать удалённый работник при электронном документообороте

Если трудовой договор или допсоглашение с дистанционным работником заключены электронно, он вправе по письменному заявлению получить экземпляр на бумаге. По части 2 статьи 312.2 ТК РФ работодатель направляет его не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления. Копии других документов, связанных с работой, работодатель направляет не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (часть 7 статьи 312.3). Бумажные копии отправляются заказным письмом с уведомлением, электронные отправляются, если работник указал это в заявлении.

Если на дистанционных работников распространён КЭДО, работник вправе отказаться от перехода. Отсутствие согласия приравнивается к отказу. Ни отказ, ни отсутствие у работника электронной подписи не служат основанием для отказа в приёме или для увольнения. Отказавшимся работодатель бесплатно оформляет документы на бумаге. Документы и их надлежащим образом заверенные копии при КЭДО выдаются бесплатно в течение 3 рабочих дней. Заявление подаётся через систему работодателя, по электронной почте в установленном порядке или через «Работу в России».

Удалённая работа без опыта имеет свою особенность. Соискателя без трудового стажа на 31.12.2021, которого принимают после этой даты, работодатель с КЭДО оформляет электронно без отдельного согласия. Перед подписанием трудового договора на удалённую работу уточните, какой режим действует у работодателя и какой вид подписи понадобится с вашей стороны.

Стоимость КЭДО для работы с удалёнными сотрудниками: тарифы на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и от того, требуются ли интеграция с 1С и электронный архив. Цены приведены по странице тарифов по состоянию на 15.10.2026. Включение НДС на этой странице не указано.

Для компании до 25 сотрудников ориентиром служит тариф «Старт». При большей численности расчёт идёт по тарифу «Бизнес» с годовым минимумом. Состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

У работодателя есть 2 законных способа оформлять документы дистанционных сотрудников электронно. Первый: специальный обмен по статье 312.3 с порядком, закреплённым в трудовом договоре или ЛНА. Второй: распространение КЭДО с отдельным ЛНА и письменными согласиями. Для договорного блока нужны УКЭП работодателя и УНЭП или УКЭП работника. Заявления и ознакомление закрываются ПЭП при наличии соглашения о её использовании. Приказ об увольнении, трудовые книжки и инструктажи по охране труда остаются вне общего режима. Исход спора об электронном документе определяют идентификация, момент выдачи подписи и способность работника пользоваться системой. Сроки хранения при переходе не меняются.

В Добыто перевод удалённых сотрудников выстраивается в том же порядке: сначала процессы и ЛНА, затем подписи и пилот на простом процессе, после этого договоры и архив. Сервис закрывает маршруты согласования, подписание и хранение кадровых документов, от тарифа для небольшой команды до корпоративного варианта.

Частые вопросы об электронном документообороте с удалёнными сотрудниками

Нужно ли отдельное согласие на обработку персональных данных при переходе на КЭДО?

Согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ и согласие на обработку персональных данных оформляются разными документами. С 01.09.2025 действует Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ. По нему согласие на обработку персональных данных, если обработка основана на согласии, оформляется отдельно от иных документов, которые подписывает или подтверждает работник. При этом согласия требует не вся кадровая обработка. Пункты 2 и 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ допускают обработку для исполнения обязанностей по закону и для исполнения договора. По статье 9 оператор должен доказать наличие согласия или другого законного основания.

Как оформлять удалённого сотрудника за границей и иностранного гражданина?

Иностранный гражданин, который работает на территории России и имеет разрешение на работу или вид на жительство, СНИЛС и ИНН, может зарегистрироваться на портале госуслуг. После этого он подписывает документы через сервис государственных подписей. С человеком, который работает удалённо из-за границы, часто заключают договор ГПХ. Однако признаки трудовых отношений не исчезают из-за того, что работник находится за пределами страны, и риск переквалификации сохраняется. Вид договора определяет существо отношений, место нахождения работника его не меняет.

Можно ли полностью отказаться от бумажного архива после перехода на КЭДО?

Полностью отказаться от бумаги не получится. Документы, исключённые статьёй 22.1 ТК РФ, и бумажные документы, оформленные до перехода, хранятся по срокам архивного законодательства. По части 8 статьи 75 АПК РФ суд вправе потребовать оригинал, если сам его затребовал или если только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Перед отказом от бумажного архива составьте перечень документов, которые существуют только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.

Обязан ли работодатель подключаться к «Работе в России» для КЭДО?

Не обязан. Минтруд подтверждает, что работодатель выбирает между собственной информационной системой и подсистемой ЭКДО платформы «Работа в России». Работник при этом сохраняет право подать через «Работу в России» заявление о выдаче документов или копий по части 8 статьи 22.3 ТК РФ. Учтите это в ЛНА, даже если сама компания ведёт КЭДО в своей системе.

Как подписать электронный трудовой договор с кандидатом, у которого ещё нет подписи?

До заключения договора трудовых отношений между сторонами нет. Поэтому для подписания неквалифицированной подписью с кандидатом заключают соглашение об электронном взаимодействии. Со стороны кандидата подходит УНЭП или УКЭП, в том числе подпись, полученная через сервис государственных подписей при наличии учётной записи на портале госуслуг. Работодатель подписывает договор УКЭП. Если ни один из вариантов недоступен, трудовой договор подписывается на бумаге.

Кто оплачивает электронную подпись удалённого работника?

Расходы несёт работодатель. По части 8 статьи 22.1 и статье 22.2 ТК РФ на него ложатся расходы на создание и эксплуатацию собственной информационной системы, на создание, использование и хранение электронных документов. К ним относятся и расходы на получение работником электронной подписи, если у него её нет, и на её использование. Требовать от работника купить УКЭП за свой счёт для подписания кадровых документов работодатель не вправе.