Работа удалённо на дому по трудовому договору начинается с отбора. Проверять кандидата с площадки объявлений работодатель вправе только в объёме, нужном для конкретной вакансии: этого требуют статья 5 152-ФЗ и статья 65 ТК РФ. Отклик даёт основание обработать резюме для заключения договора по инициативе кандидата, но полную проверку биографии это основание не покрывает. Запрос сведений у прежних работодателей и других третьих лиц требует заранее уведомить кандидата и получить согласие, которое с 1 сентября 2025 года оформляется отдельным документом. Для функции без специальных знаний хватает документов по статье 65 и оценки навыков. Для работы со специальной подготовкой добавляется документ об образовании. Справку о судимости запрашивают только для должностей, закрытых законом для лиц с судимостью.
Материал даёт работодателю рабочую схему: какие сведения можно собрать с отклика, когда нужно отдельное согласие, что в нём указать и как не впустить в корпоративные системы человека, который откликается под видом кандидата. Отдельно разобраны границы проверки диплома через ФРДО и срок уничтожения анкет отклонённых кандидатов. Сценарная таблица по типам вакансий стоит в первом разделе. Пошаговый порядок проверки, шаблоны документов, ответ на требование о причине отказа за 7 рабочих дней, стоимость КЭДО для оформления принятого сотрудника и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что работодатель вправе проверить у кандидата на удалённую работу
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в статье 5 требует, чтобы обработка имела законную и заранее определённую цель. Содержание и объём сведений не должны быть избыточными по отношению к этой цели. При найме цель задаёт вакансия. Сведения, которые не помогают оценить кандидата на конкретную функцию, в анкету не включают. Площадка объявлений, через которую пришёл отклик, этих рамок не расширяет.
Формулировки статей 5, 6 и 9, на которые опирается проверка соискателя, сверяют по первичному тексту 152-ФЗ на сайте Минтруда России.
Отклик на вакансию запускает основание из пункта 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ: обработку данных, необходимых для заключения договора по инициативе субъекта. Под него попадают резюме, контакты, сведения об опыте и ответы на собеседовании. Полную проверку биографии это основание не покрывает. Каждую дополнительную категорию сведений работодатель обосновывает задачами вакансии. Получение данных от третьих лиц требует предварительного уведомления и письменного согласия. Для работника это правило прямо закреплено в пункте 3 статьи 86 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ. Для соискателя его применяют как рабочую рамку и оформляют согласие отдельно.
Перечень документов при заключении трудового договора закрыт статьёй 65 ТК РФ: требовать документы помимо предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами запрещено. В составе этой статьи запрашивают паспорт, сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учёта и документы воинского учёта. Документ об образовании или квалификации нужен только при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Поэтому для удалённой работы без опыта на простой функции диплом не требуют.
Справка о судимости нужна только для работы, к которой закон не допускает лиц с судимостью или уголовным преследованием. Сведения о судимости относятся к специальной категории персональных данных. Часть 3 статьи 10 152-ФЗ разрешает их обработку лишь в случаях и порядке, предусмотренных федеральными законами. Согласие кандидата произвольную проверку судимости законной не делает.
Удалённая подработка иногда оформляется договором ГПХ. В этом случае нормы ТК РФ о приёме на работу и дистанционном труде к исполнителю не применяются, а требования 152-ФЗ к обработке его данных сохраняются.
Объём допустимой проверки определяется требованиями вакансии. Сценарии в таблице показывают, что проверяют в каждой ситуации и что окажется избыточным.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация по вакансии | Что проверяют | Что избыточно | Основание |
|---|---|---|---|
| Работа без специальных знаний и подготовки | Документы по статье 65 при оформлении, оценка навыков на собеседовании и тестовом задании | Диплом без связи с функцией, полный скан паспорта в чате площадки до отбора | Ст. 65 ч. 1 ТК РФ, ст. 5 152-ФЗ |
| Работа, требующая специальных знаний или подготовки | Документ об образовании и (или) квалификации, сверка через ФРДО в доступном режиме | Вывод о подделке только по отсутствию записи в реестре | Ст. 65 ч. 1 ТК РФ |
| Работа, к которой закон не допускает лиц с судимостью или уголовным преследованием | Справка о судимости | Проверка судимости для других должностей, в том числе с согласием кандидата | Ст. 65 ч. 1 ТК РФ, ст. 10 ч. 3 152-ФЗ |
| Запрос сведений у прежнего работодателя, рекомендателя или иного третьего лица | Предварительное уведомление о целях, источниках и способах, отдельное письменное согласие | Опора на общий чекбокс в форме отклика | Ст. 86 п. 3 ТК РФ, ст. 9 152-ФЗ |
| Будущий доступ к корпоративным системам и данным | Собеседование через известный корпоративный канал, тестовое задание без доступа к продакшену и внутренним данным | Передача кандидату паролей и кодов, запуск его файлов на рабочем устройстве | Меры безопасности, специальной нормы ТК РФ нет |
| Включение кандидата в кадровый резерв | Отдельное согласие со сроком хранения | Хранение анкеты отклонённого кандидата без срока | Ст. 5 ч. 7 152-ФЗ, разъяснение Роскомнадзора от 14.12.2012 |
Проверка расширяется только за счёт сведений, для которых есть норма или прямая связь с функцией. Должность с доступом к корпоративным системам требует дополнительных мер безопасности на этапе отбора, но перечень документов по статье 65 для неё остаётся прежним.
Отдельное согласие кандидата с 1 сентября 2025 года: когда нужно и что в нём указать
С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от иных информации и документов, которые подтверждает или подписывает субъект. Норма закреплена в статье 9 152-ФЗ, изменение внесено Федеральным законом от 24.06.2025 № 156-ФЗ (статьи 5 и 7). Этому требованию не отвечает согласие, оформленное пунктом внутри анкеты, текста оффера или сопроводительного письма к тестовому заданию.
Если основанием обработки выбрано согласие, статья 9 требует, чтобы оно было конкретным, информированным и однозначным. Доказывать получение согласия обязан оператор, то есть работодатель. В отдельном согласии на проверку указывают:
- наименование работодателя;
- цель проверки;
- перечень проверяемых сведений;
- действия с данными и источники, из которых их получат;
- срок действия согласия;
- порядок отзыва;
- кадровое агентство или сервис, если проверку поручают им.
В электронном процессе получение согласия помогают доказать отдельный чекбокс и журнал подтверждения. Законное основание обработки они не заменяют: если сведения не нужны для вакансии, согласие на их сбор нарушение не устраняет.
Запрос характеристики у прежнего работодателя, рекомендателя или другого третьего лица требует заранее сообщить кандидату источник, цель, способы получения и характер сведений. Общий чекбокс в форме отклика под эту процедуру не подходит, поэтому согласие на получение данных от третьей стороны фиксируют отдельно.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверку службой безопасности по внешним источникам я запускаю только после того, как кандидат подписал согласие на такую проверку. Без него обработка его персональных данных в этих целях неправомерна. Согласие оформляю отдельным документом: доказывать его получение придётся работодателю, и подписанный файл закрывает этот вопрос заранее.»
Важный нюанс из практики: Роскомнадзор в разъяснении от 14.12.2012 связывает исключение из правила о согласии с ситуацией, когда соискатель сам опубликовал резюме в открытом доступе для неограниченного круга лиц. Отклик, отправленный через площадку конкретной компании, с такой публикацией не совпадает. Разъяснение ненормативное, поэтому его применимость сверяют с действующей редакцией 152-ФЗ.
Полезно знать: проверку кредитной истории оформляют самостоятельным согласием. В комплекте шаблонов для проверки сотрудников это отдельный документ, а не часть согласия на проверку службой безопасности.
В Добыто согласие на обработку персональных данных собирается конструктором. Он формирует файл .docx с целями, сроком и оговоркой об отзыве по 152-ФЗ, и этот документ существует отдельно от анкеты кандидата.
Соберите отдельное согласие кандидата на обработку персональных данных
Риски откликов с площадок объявлений для работодателя
Через отклик на вакансию угроза может прийти и к работодателю. Человек под видом кандидата присылает ссылку или архив с вредоносным файлом, просит установить программу удалённого доступа или добивается корпоративных учётных данных. Похожие приёмы МВД описывает в материале «Фейк-вакансии: куда приглашают аферисты» от 11.08.2023. Там установка приложений и сбор документов разобраны применительно к соискателям, а нормативным руководством для работодателя этот материал не служит.
Специальной нормы трудового законодательства о защите работодателя на этапе отбора нет. Меры ниже относятся к практике безопасности:
- собеседование проводят через заранее известный корпоративный канал, ссылки на встречу от кандидата не используют;
- тестовое задание выдают без доступа к продакшену, внутренним данным и удалённому рабочему столу компании;
- файлы и архивы от кандидата не открывают и не запускают на рабочем устройстве;
- пароли, коды подтверждения и учётные данные кандидату не передают;
- доступ к откликам ограничивают кругом лиц, которые ведут отбор, а резюме не пересылают в общий чат;
- сохраняют только сведения, нужные для отбора, и не собирают досье из утечек.
Лайфхак: порядок проверки кандидатов удобно закрепить в положении о проверке кандидатов службой безопасности. Тогда HR-специалист и служба безопасности работают по одному утверждённому документу.
Встречный риск касается и данных самого кандидата. Полный скан паспорта в чате площадки до отбора не входит в обязательные стадии трудоустройства и повышает риск утечки. Паспорт сверяют на этапе оформления, когда кандидат уже отобран.
Как проверить диплом, документы и сведения кандидата дистанционно
Подлинность документа об образовании сверяют через Федеральный реестр сведений о документах об образовании, квалификации и обучении Рособрнадзора. Доступность сведений зависит от вида документа и режима сервиса. На странице реестра работает вход в личный кабинет, и возможность открытой проверки любого диплома без ограничений на дату публикации не подтверждена.
Отсутствие записи в ФРДО само по себе подделку не доказывает. При пустом результате у кандидата запрашивают пояснения и сведения об образовательной организации. Вывод о недостоверности документа на одном этом основании не делают.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для должностей, где сведения из открытых государственных баз связаны с функцией, работодатель обращается к нескольким источникам: банку исполнительных производств ФССП, реестру сведений о банкротстве, списку недействительных паспортов, реестру дисквалифицированных лиц и картотеке судебных дел. На такие запросы распространяются те же правила цели и соразмерности, что и на анкету.
Совпадение ФИО в судебном акте или реестре ещё не означает, что запись относится к вашему кандидату. Сначала подтверждают идентичность лица, затем связь сведений с вакансией и правовое основание их обработки. Без этих шагов найденная запись не может служить основанием для решения о кандидате.
Когда расширенная проверка кандидата не нужна
Бывает, что функция не требует специальных знаний, законного запрета для лиц с судимостью нет, а сведения от третьих лиц для решения не нужны. Тогда проверка ограничивается документами по статье 65 ТК РФ, собеседованием и тестовым заданием. Запрос диплома, справки о судимости или характеристики с прежнего места работы в такой ситуации противоречит требованию статьи 5 152-ФЗ о соразмерности.
Расширенная проверка не нужна и тогда, когда её результат не повлияет на решение. Если кандидат не прошёл тестовое задание, сведения из баз по нему уже не собирают.
Порядок проверки кандидата с площадки объявлений
Последовательность этапов задают нормы: сначала определяют цель и перечень сведений, затем получают согласие, и только потом обращаются к внешним источникам. Если проверку по базам провели до получения согласия, а основанием обработки служило именно согласие, работодатель не сможет подтвердить законность обработки.
Как проверить кандидата на удалённую работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. До публикации вакансии определите цель проверки и перечень сведений. Установите, какие документы по статье 65 ТК РФ понадобятся при оформлении, требует ли функция специальных знаний и есть ли законный запрет на работу лиц с судимостью.
- Шаг 2. Разбирайте отклики в среде с ограниченным доступом. Не пересылайте резюме в общий чат, не открывайте файлы кандидатов на рабочем устройстве и сохраняйте только сведения, нужные для отбора.
- Шаг 3. Проведите собеседование через заранее известный корпоративный канал. Тестовое задание выдайте без доступа к продакшену, внутренним данным, паролям и кодам.
- Шаг 4. Перед проверкой через третьих лиц направьте кандидату уведомление о целях, источниках и способах получения сведений и получите отдельное согласие по статье 9 152-ФЗ.
- Шаг 5. Сверьте документы и сведения. Диплом проверьте через ФРДО, если работа требует специальной подготовки. Записи в реестрах учитывайте только после подтверждения, что они относятся к кандидату.
- Шаг 6. Примите решение по деловым качествам и письменно зафиксируйте оценку навыков.
- Шаг 7. Закройте отклонённые отклики. На письменное требование о причине отказа ответьте письменно не позднее 7 рабочих дней. Анкету уничтожьте в течение 30 дней после отказа, если кандидат не дал отдельного согласия на включение в кадровый резерв.
Шаблоны для этой процедуры Добыто публикует в формате .docx в разделе «Проверка сотрудников». Их адаптируют под ЛНА компании до запуска отбора.
Шаблоны анкеты, согласия и мотивированного отказа для проверки кандидата
Комплект охватывает проверку от внутренних правил до ответа отклонённому кандидату, и начинать стоит с положения, которое закрепляет порядок проверки в компании.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о проверке кандидатов службой безопасности | Скачать |
| Анкета кандидата для службы безопасности | Скачать |
| Согласие на проверку службой безопасности | Скачать |
| Мотивированный отказ в приёме на работу по статье 64 ТК РФ | Скачать |
Решение по итогам проверки, отказ кандидату и хранение анкет
Часть 2 статьи 64 ТК РФ запрещает отказ и преимущества при найме по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами кандидата, если федеральный закон не устанавливает исключение. Поэтому критерии отбора выводят из рабочих задач, а оценку навыков фиксируют письменно.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Результаты проверки я раскладываю на три группы. Если сведения чистые или расхождения мелкие, кандидата берём в работу. Если что-то требует уточнения, запрашиваем у кандидата пояснения. При стоп-факторе отказываем и указываем основание, поэтому до решения проверьте, к какой группе относится каждое найденное расхождение.»
Что об этом думает ГИТ: в памятке для работника на сайте инспекции труда правило сформулировано как обязанность работодателя. По письменному требованию лица, которому отказали в заключении трудового договора, причину отказа сообщают в письменной форме не позднее 7 рабочих дней со дня предъявления требования.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если соискатель письменно потребовал объяснить отказ, я отвечаю тоже письменно и со ссылкой на статью 64 ТК РФ. В ответе называю причину, связанную с деловыми качествами и требованиями вакансии. Срок в 7 рабочих дней отсчитываю со дня получения требования и ставлю его в контроль сразу.»
Требования вакансии проверяют до публикации. Распространение сведений о вакансиях с ограничениями дискриминационного характера влечёт отдельную ответственность по статье 13.11.1 КоАП РФ.
Сколько хранить анкеты отклонённых кандидатов
Анкеты и резюме кандидатов, которым отказали, бессрочно не хранят. Роскомнадзор в разъяснении от 14.12.2012 указывает срок уничтожения: 30 дней после отказа, если специальный закон не устанавливает иной срок. Основанием служит часть 7 статьи 5 152-ФЗ. Для включения кандидата в кадровый резерв нужно отдельное согласие, в котором указан срок хранения.
После приёма документы удалённого сотрудника переходят из анкеты в кадровый документооборот. В Добыто для этого на тарифе «Бизнес» предусмотрен электронный архив.
Во что обходится ошибка при проверке кандидата
С 30 мая 2025 года Федеральный закон от 30.11.2024 № 420-ФЗ ужесточил ответственность по частям 1 и 1.1 статьи 13.11 КоАП РФ. Речь о нарушении правил обработки персональных данных, включая обработку без законного основания или не по заявленной цели. При проверке кандидата под эти составы попадают сбор сведений, не нужных для вакансии, и обращение к третьим лицам без согласия, которое работодатель может предъявить.
Отказ по причине, не связанной с деловыми качествами, кандидат вправе обжаловать в суде. Требование документов сверх статьи 65 ТК РФ нарушает прямой запрет закона. Оба риска снижает перечень сведений, утверждённый до публикации вакансии.
Что соискатель на удалённую работу может проверить со своей стороны
Компанию, которая разместила вакансию на удалённую работу, проверяют по бесплатной выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Её выдаёт сервис ФНС для получения выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП: выписка подписана усиленной квалифицированной электронной подписью, данные обновляются ежедневно. Основание — пункт 1 статьи 7 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Если компании нет в реестре или её наименование расходится с указанным в переписке, общение лучше прекратить до выяснения.
В материале о фейк-вакансиях МВД перечисляет признаки поддельного найма: плату за обучение или материалы, просьбу установить приложение, требование прислать скан паспорта и выманивание банковских кодов. Если на удалённую работу без опыта предлагают сначала оплатить обучение, это совпадает с описанной схемой.
До оформления кандидату достаточно передать резюме и ответить на вопросы собеседования. Копии документов по статье 65 ТК РФ предъявляют на этапе заключения договора.
Стоимость КЭДО для оформления удалённого сотрудника после проверки
После проверки кандидата следует оформление. Стоимость этого этапа в Добыто зависит от тарифа и численности сотрудников. Отдельной цены на проверку кандидатов на странице тарифов нет.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | настройка за 1 день |
| Проверка кандидатов с площадок объявлений | цена не опубликована, по запросу | не указан |
Тарифы КЭДО покрывают подписание и хранение кадровых документов принятого сотрудника, стоимость проверки соискателя в них не входит. Итоговая сумма зависит от численности и набора функций. Условия каждого уровня перечислены на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно сменить в любое время, а при повышении разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Проверка кандидата с площадки объявлений остаётся законной, пока каждая собранная категория сведений связана с задачами вакансии. Отклик открывает обработку резюме. Расширенная проверка через третьих лиц держится на уведомлении и отдельном согласии, а диплом и справку о судимости запрашивают только при прямом основании в законе. Отбор завершается письменным ответом отклонённому кандидату по его требованию и уничтожением анкеты в установленный срок. На всех этапах кандидат не должен получить доступ к системам компании.
Добыто работает на стыке проверки и оформления: в одном сервисе собраны шаблоны анкеты, согласия и мотивированного отказа, конструктор согласия по 152-ФЗ и КЭДО для подписания документов с принятым удалённым сотрудником.
Частые вопросы о проверке кандидатов на удалённую работу
Можно ли заключить трудовой договор с удалённым кандидатом без личной встречи?
Да. Часть 1 статьи 312.2 ТК РФ разрешает заключать трудовой договор и дополнительное соглашение о дистанционной работе обменом электронными документами между работодателем и лицом, поступающим на работу. Документы из статьи 65 ТК РФ кандидат вправе предъявить в электронном виде, если закон не устанавливает иной порядок. Вид электронной подписи для каждого документа определяют по ТК РФ и Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» до начала оформления.
Что прописать в договоре с кадровым сервисом или ATS, через который идут отклики?
Резюме и анкеты с площадки содержат персональные данные. Если их обрабатывает сторонний сервис, это поручение обработки по части 3 статьи 6 152-ФЗ. В договоре определяют цель обработки, перечень действий с данными, перечень самих данных и требования к конфиденциальности и защите. В отдельном согласии кандидата такой сервис или кадровое агентство указывают как лицо, которому поручена обработка.
Можно ли отказать кандидату на удалённую работу из-за места жительства?
Часть 2 статьи 64 ТК РФ относит место жительства, в том числе по месту регистрации, к обстоятельствам, по которым нельзя отказывать или давать преимущества, если федеральный закон не устанавливает исключение. Требование «только местные» в вакансии несёт риск дискриминации. Связь любого требования с деловыми качествами работодатель подтверждает рабочими задачами вакансии.
Можно ли спрашивать кандидата о браке, детях или просить фотографию?
Использование семейного положения, сведений о детях или фотографии как критерия отбора создаёт риск дискриминации по статье 64 ТК РФ. Сбор таких сведений без связи с функцией противоречит требованию статьи 5 152-ФЗ о соразмерности и неизбыточности данных. Если сведения не влияют на оценку деловых качеств, в анкету их не включают.
Какие редакции ТК РФ и 152-ФЗ учитывать при проверке кандидатов в 2026 году?
На октябрь 2026 года действующая редакция Трудового кодекса РФ датирована 25.05.2026, а 152-ФЗ — 26.07.2026. Изменения, которые вступают в силу 01.03.2027, на дату публикации не действуют, и ссылаться на них в документах проверки преждевременно. Перед утверждением формы согласия или положения о проверке редакцию сверяют на официальном интернет-портале правовой информации.
