Удаленная работа в компании дает законный порядок электронного обмена документами еще до полноценного КЭДО. Статья 312.3 ТК РФ разрешает знакомить дистанционного работника с ЛНА, приказами и уведомлениями путем обмена электронными документами. Трудовой договор и допсоглашение к нему подписываются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Порядок обмена и срок подтверждения получения закрепляют в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении. Копии документов по заявлению работника направляют не позднее 3 рабочих дней. Обмен с дистанционными работниками строится на главе 49.1 ТК РФ и их договорах. КЭДО для остального штата вводят ЛНА по статье 22.2 и письменным согласием работников, у которых был трудовой стаж на 31.12.2021.
Материал показывает, кто в компании дистанционный работник по статье 312.1, а кто просто работает из дома. Отдельно разобрано, какие документы с ним уходят в электронный вид, какие закон оставляет на бумаге и с каких процессов переводить на КЭДО весь штат. Разобран спор, в котором работодатель с утвержденным Положением о КЭДО проиграл дело об увольнении из-за обстоятельств выдачи подписи. Сценарная таблица, чек-лист проверки перед выбором системы, шаблоны ЛНА, тарифы на октябрь 2026 года и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чем обмен документами с дистанционным работником отличается от КЭДО
Правила главы 49.1 ТК РФ в редакции Федерального закона от 08.12.2020 № 407-ФЗ действуют с 1 января 2021 года. Статьи 22.1-22.3 о КЭДО введены позже, Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. В ТК РФ это два режима с разной процедурой ввода, разным набором подписей и разным каналом обмена. Первый режим компания может применять, как только порядок взаимодействия с дистанционным работником закреплен в его договоре, допсоглашении, ЛНА или коллективном договоре.
Ниже режимы сравниваются по статьям ТК РФ в действующей редакции.
| Параметр | Обмен по ст. 312.2-312.3 ТК РФ | КЭДО по ст. 22.1-22.3 ТК РФ |
|---|---|---|
| Кого касается | Дистанционные работники, с которыми заключен трудовой договор или допсоглашение о дистанционной работе | Работники тех категорий, которые перечислены в ЛНА о КЭДО |
| Как вводится | Порядок взаимодействия закрепляют в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении | Решение работодателя и ЛНА: порядок доступа к системе, перечень документов, категории работников, срок уведомления, дата запуска; при наличии профсоюза — с учетом мнения его выборного органа |
| Согласие работника | Порядок взаимодействия согласуют в трудовом договоре или допсоглашении; согласие по ст. 22.2 нужно, если на работника распространяют КЭДО | Письменное согласие действующих работников, отсутствие согласия считается отказом; не требуется от принятых после 31.12.2021, у кого на эту дату не было трудового стажа |
| Трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности, ученический договор | УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника, в том числе при изменении и расторжении (ч. 1 ст. 312.3) | Виды подписи по ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявления, ознакомление с ЛНА и приказами | Обмен электронными документами с ЭП или иная форма, закрепленная в договоре или ЛНА | Работник подписывает ПЭП или УНЭП, со стороны работодателя на практике используют УКЭП |
| Канал обмена | Электронный обмен или иная форма, которая фиксирует получение документа | Платформа «Работа в России» или информационная система работодателя |
| Подтверждение получения | Каждая сторона подтверждает получение электронно в срок из коллективного договора, ЛНА или трудового договора | Система фиксирует факт получения документа сторонами |
| Увольнение и исключения | При электронном ознакомлении с приказом о прекращении договора бумажная копия уходит заказным письмом с уведомлением в течение 3 рабочих дней со дня издания (ч. 3 ст. 312.8) | Не применяется к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае, приказу об увольнении, документам об инструктажах по охране труда |
Для старта с удаленными сотрудниками хватает левого столбца. Правый понадобится в двух случаях: когда в электронный вид переводят документы офисного штата и когда работодатель распространяет правила статей 22.1-22.3 на дистанционных работников по части 5 статьи 312.1. Для второго случая Минтруд в письме от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771 указал, что порядок введения КЭДО по статье 22.2 нужно соблюдать.
В КЭДО информационная система работодателя должна обеспечивать подписание документов, их хранение и фиксацию получения сторонами (части 4-8 статьи 22.1). Эту запись система хранит вместе с документом, и в споре по ней устанавливают, кто, когда и чем подписал документ.
Удаленный сотрудник может прислать по почте или в мессенджере скан заявления с собственноручной подписью. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 относит такой файл к электронным образам, то есть к копиям того, что изготовлено на бумаге. Электронным документом Пленум называет файл, изначально созданный в электронной форме. Для КЭДО канал ограничен платформой «Работа в России» и системой работодателя. В режиме статьи 312.3 иная форма взаимодействия допустима, если ее закрепили в договоре или ЛНА и она фиксирует получение документа.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разбор любого спора о подписи мы начинаем с вопроса, в каком режиме создан документ. Скан договора с подписью от руки и файл с криптографической подписью подчиняются разным правилам и требуют разной подписи. Проверьте свой файл. Если внутри есть изображение собственноручной подписи, у вас электронный образ. Если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, у вас электронный документ.»
Кто в компании дистанционный работник: работа на дому, удаленный доступ и подработка
По части 1 статьи 312.1 ТК РФ дистанционная работа — это выполнение трудовой функции вне стационарного рабочего места, территории или объекта, которые прямо или косвенно находятся под контролем работодателя. Для работы и взаимодействия используется интернет или другие сети связи. Закон различает постоянную, временную и периодическую дистанционную работу. Временная длится непрерывно не более 6 месяцев. При периодической дистанционная работа чередуется с работой на стационарном рабочем месте.
Удаленная работа на дому получает правовой режим главы 49.1, когда условие о дистанционной работе записано в трудовом договоре или допсоглашении по статье 312.2. Корпоративный удаленный рабочий стол или удаленный доступ к 1С статус сотрудника не меняет. Сотрудник может работать удаленно по устной договоренности с руководителем, но для ТК РФ он остается в общем режиме. Электронный обмен кадровыми документами с ним возможен только через КЭДО.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Удаленная подработка по договору ГПХ или с самозанятым под главу 49.1 и статьи 22.1-22.3 не подпадает: эти нормы касаются работников по трудовому договору. С исполнителем заключают соглашение об электронном документообороте, если стороны используют ПЭП или УНЭП. При УКЭП такое соглашение формально не требуется: квалифицированная подпись признается по умолчанию.
Порядок первых действий зависит от того, к какой группе относится сотрудник.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Новичок на удаленной работе без опыта: трудового стажа на 31.12.2021 не было | Трудовой договор о дистанционной работе с УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника; порядок и сроки подтверждения получения в договоре | Согласие на КЭДО: от такого работника оно не требуется, работодатель уведомляет его о КЭДО |
| Офисный работник со стажем до 2022 года переходит на удаленку | Допсоглашение о дистанционной работе с порядком взаимодействия; письменное согласие, если его документы переводят в КЭДО | Выдача УНЭП до первых заявлений: для заявлений на отпуск и ознакомления с ЛНА в КЭДО работнику достаточно ПЭП |
| Временный перевод на удаленку по ст. 312.9 в исключительных обстоятельствах | ЛНА о переводе: режим и периоды взаимодействия, способы связи, позволяющие достоверно определить отправителя и содержание, сроки отчетов, техника и компенсации; если перевод невозможен или средства не выданы — простой с оплатой по ст. 157 | Согласие работника на временный перевод: в этих обстоятельствах оно не требуется |
| Удаленная подработка по ГПХ или с самозанятым | Соглашение об электронном документообороте при ПЭП или УНЭП | Согласие на КЭДО и правила ст. 312.3: на исполнителей они не распространяются |
Для действующего штата объем подготовки зависит от доли сотрудников со стажем до 2022 года: каждому из них нужно письменное согласие.
Полезно знать: порядок электронного обмена с дистанционными работниками регулирует отдельная глава ТК РФ, которая появилась раньше правил о КЭДО. Практикующие юристы советуют вести эти два потока раздельно и не распространять правила КЭДО на дистанционных работников по умолчанию: режим главы 49.1 мягче.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Чем моложе коллектив, тем проще переход: от тех, чей стаж начался после 2021 года, отдельного согласия не требуется. Если в штате много людей со стажем, начатым до 2022 года, закладывайте на сбор согласий отдельное время. Отказавшихся вы будете вести на бумаге параллельно. Посчитайте их число до запуска и впишите бумажный порядок в план.»
Какие документы с удаленным сотрудником подписываются электронно
Часть 1 статьи 312.3 ТК РФ называет четыре вида договоров, для которых вид подписи задан прямо: трудовой договор, допсоглашение к нему, договор о материальной ответственности и ученический договор. При их заключении, изменении и расторжении обменом электронными документами работодатель подписывает УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Документы при приеме на работу дистанционный работник вправе предъявить в электронном виде, если закон не требует иного. Ознакомление с документами по части 3 статьи 68 ТК РФ тоже может проходить электронно (статья 312.2).
С ЛНА, приказами, уведомлениями и требованиями, связанными с его работой, дистанционного работника знакомят обменом электронными документами. Допустима и иная форма из коллективного договора, ЛНА, трудового договора или допсоглашения. Работник в ответ направляет заявления, объяснения и другую информацию. Каждая сторона подтверждает получение документа другой стороны в электронной форме. Срок подтверждения стороны сами устанавливают в коллективном договоре, ЛНА или трудовом договоре. Проверьте, закреплен ли он в ваших документах, до первого электронного приказа.
Статья 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Остальные документы, которые трудовое законодательство требует оформлять на бумаге или доводить до работника под роспись, можно вести электронно без бумажного дубликата.
Увольнение удаленного сотрудника идет в смешанном порядке. Заявление об увольнении он вправе направить электронно с УКЭП или УНЭП (часть 3 статьи 22.3), а приказ об увольнении оформляется на бумаге. Если с приказом о прекращении договора работника ознакомили электронно, работодатель в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа отправляет ему бумажную копию заказным письмом с уведомлением (часть 3 статьи 312.8).
Проектные изменения этот порядок не затрагивают. В сообщении Минтруда от 2 октября 2026 года о проекте интеграции мессенджера MAX с системами кадрового ЭДО мессенджер описан как дополнительный канал уведомлений. Открывать и подписывать документы работник по-прежнему будет на Госуслугах, приказы об увольнении остаются на бумаге. На дату публикации это законопроект на общественном обсуждении, а не действующая норма.
Какая подпись нужна удаленному сотруднику и работодателю
В КЭДО работник подписывает документы ПЭП или УНЭП. Со стороны работодателя кадровые документы подписывает уполномоченное лицо усиленной квалифицированной подписью. Таким лицом может быть сотрудник кадровой службы, бухгалтер по зарплате или другой работник с полномочиями. Для признания УНЭП 63-ФЗ требует либо соглашения сторон, либо прямого указания федерального закона. ТК РФ такую подпись в трудовых отношениях предусматривает, поэтому часть юристов считает отдельное соглашение необязательным. Единой трактовки нет, и на практике стороны его часто заключают.
Лайфхак: для заявлений на отпуск и командировку и для ознакомления с ЛНА работнику достаточно ПЭП: входа под учетной записью кадровой системы или Госуслуг, без криптографии. Со стороны работодателя нужна УКЭП, которая у компании, как правило, уже есть.
Встречается довод: микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и кадровые документы можно оформлять так же. Это неверно. Практика по займам и лизингу с ПЭП опирается на часть 2 статьи 5 63-ФЗ и к кадровым документам не относится: для них действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи. В практике Добыто такая логика у клиента — первый признак того, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.
С каких процессов начинать переход на электронные документы
Компании выбирают один из трех вариантов: полный переход по всем документам во всех подразделениях сразу, пилот в одном подразделении по всем процессам или перевод всей организации последовательно, процесс за процессом. На одном отраслевом вебинаре большинство из двадцати ответивших выбрали третий вариант. Выборка небольшая: это мнение одной аудитории, а не исследование рынка.
В практике Добыто большинство компаний задерживается на выборе системы, потому что сравнивает системы по функциям, а не по своим процессам. Пилот в одном подразделении проверяет технологию, а перевод одного процесса для всех сотрудников проверяет людей. Через квартал после старта с одного простого процесса в компании не остается работников, для которых электронное подписание — незнакомая процедура.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Первыми в электронный вид переводят ежегодные отпуска, командировки и ознакомление с ЛНА. Этих документов больше всего, работнику для них хватает ПЭП, а даже скептически настроенные сотрудники соглашаются подписывать электронно заявление на отпуск. На электронный трудовой договор соглашается не каждый. Ознакомление с ЛНА разумно ставить третьим: у отпуска и командировки результат для работника виден сразу, у ознакомления его нет. Трудовые договоры, допсоглашения, ученические договоры и договоры о материальной ответственности переводят на втором этапе, когда решены организационные вопросы с подписями.
Для удаленных сотрудников второй этап доступен раньше. Их договоры и допсоглашения статья 312.3 уже разрешает подписывать электронно, если у работника есть УНЭП или УКЭП.
Внимание: если работник согласился на КЭДО, документы по переведенным процессам на бумаге вы уже не оформите. Переход меняет способ оформления, запасного бумажного канала по этим документам не остается. Поэтому процессы анализируют до выбора системы.
Отдельное решение касается момента выдачи УНЭП. Если подпись выдают после испытательного срока, трудовой договор и документы приема остаются на бумаге. Если ее выдают при приеме, в электронный вид уходит весь комплект, но ключи получат и те, кто испытание не пройдет. Третий путь — государственная подпись. При подтвержденной учетной записи на Госуслугах работнику ничего выдавать не нужно: УНЭП или УКЭП он выпускает в приложении Госключ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Выдавать подпись после испытательного срока понятно с точки зрения безопасности, но так на бумаге остается прием — момент, когда документов больше всего. Компаниям с низкой текучестью я советую выдавать подпись при приеме. Тем, у кого испытание не проходит заметная часть людей, — после испытания. Выбранный вариант закрепите в ЛНА как решение компании, иначе он сложится сам собой.»
Важный нюанс из практики: процессы и подразделения можно комбинировать: сначала один процесс в одном подразделении, затем следующие. Если система не показывает, кто по каким процессам переведен, кадровая служба отслеживает это вручную и работает в двух режимах одновременно. Такое состояние допустимо как переходное, поэтому срок переходного периода определяют заранее.
Как запустить КЭДО в компании, где часть сотрудников работает удаленно
Запуск КЭДО включает юридическую часть (ЛНА, уведомления, согласия), техническую (система, подписи, интеграция с учетной системой) и организационную (обучение сотрудников и кадровой службы). Юридическую часть удобнее закрыть до выбора поставщика.
Что проверить до выбора системы
- По каждому кадровому процессу выписаны документы, их число в год, подписанты и требуемый вид подписи.
- Отмечены процессы, где работнику достаточно ПЭП.
- В договорах дистанционных работников или в ЛНА закреплены порядок взаимодействия и срок подтверждения получения документов.
- Посчитано, сколько работников имели стаж до 2022 года и сколько из них может отказаться от КЭДО.
- Принято решение о моменте выдачи подписи: при приеме или после испытательного срока.
- В проекте ЛНА описан порядок идентификации работника при подписании.
- Система фиксирует дату и обстоятельства выдачи подписи.
- Есть регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении.
- Определены документы, которые остаются на бумаге, и порядок работы с отказавшимися от КЭДО.
- Сроки хранения электронных документов сверены с перечнем Росархива, утвержденным приказом от 20.12.2019 № 236.
Для КЭДО ТК РФ допускает платформу «Работа в России» или собственную информационную систему работодателя. Состав и форматы документов без бумажного дублирования задает приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Взаимодействие системы работодателя с Госуслугами регулирует постановление Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192. Требования к документам, XML-схема описания электронного документа и сервис проверки опубликованы в разделе Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Закон задает рамку, а порядок внутри нее работодатель определяет сам. Если не описать его под свои процессы, в компании окажется типовой порядок из шаблона поставщика системы, и работать по нему придется годами. Систему можно поменять, а способ оформления по уже переведенному процессу — нельзя. Поэтому сначала процессы и ЛНА, потом выбор системы.»
Как перевести документооборот с удаленными сотрудниками на электронный: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите кадровые процессы и по каждому определите документы, их число в год, подписантов и вид подписи. Отметьте процессы, где работнику достаточно ПЭП.
- Шаг 2. Разделите сотрудников на дистанционных по статье 312.1 и остальных. Внутри каждой группы выделите тех, у кого был трудовой стаж на 31.12.2021, и тех, кто принят без стажа.
- Шаг 3. Для дистанционных работников закрепите в трудовом договоре, допсоглашении или ЛНА порядок взаимодействия: способ обмена, срок подтверждения получения, порядок ознакомления с ЛНА и приказами.
- Шаг 4. Примите решение о введении КЭДО и утвердите ЛНА по статье 22.2: порядок доступа к системе, перечень документов, категории работников, срок уведомления и дату запуска. При наличии профсоюза учтите мнение его выборного органа.
- Шаг 5. Выберите систему: платформу «Работа в России» или информационную систему работодателя, которая подписывает и хранит документы, фиксирует их получение и формирует документы в форматах приказа № 578н.
- Шаг 6. Определите виды подписи и момент выдачи УНЭП: при приеме, после испытательного срока или через Госключ. Обеспечьте УКЭП для уполномоченных лиц работодателя.
- Шаг 7. Уведомите работников о переходе и соберите письменные согласия. Для отказавшихся и для документов из перечня исключений сохраните бумажный порядок.
- Шаг 8. Запустите первый процесс, отпуска или командировки, для всех сотрудников. Затем переведите трудовые договоры и допсоглашения.
В Добыто мы закладываем пилотную группу перед запуском на всю компанию: на ней проверяют настройку маршрутов и подписание до того, как документы пойдут от всего штата. На обучение сотрудников выпуску подписи, формированию заявлений и подписанию, как правило, хватает одного-двух вебинаров. Интеграция с учетной системой через готовый коннектор занимает часы. Через API она занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от команды разработки.
Шаблоны ЛНА, уведомлений и допсоглашений для перехода с удаленными сотрудниками
Комплект покрывает обе ветки перехода: начните с дорожной карты, а для дистанционных работников — с допсоглашения о дистанционной работе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дорожная карта внедрения КЭДО (шаблон для HR, .xlsx) | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Ошибки перехода и их цена: что показывает судебная практика по КЭДО
Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, а затем оспорил увольнение. У работодателя было Положение о КЭДО, утвержденный перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания документов. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал, апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) отменил эти акты. Кассация указала, что в материалах нет сведений о порядке идентификации, а работодатель при поступлении электронного заявления не выяснил причины увольнения. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Все это зафиксировала система самого работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Откройте свой ЛНА о КЭДО: если порядок идентификации в нем не описан, технически исправная подпись спор не выиграет.»
В Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. До первого документа мы проверяем, что работник способен пользоваться системой. Суд оценивает фактическую способность работать в системе, а подпись в журнале ознакомления ее не подтверждает.
Факт: практика по КЭДО пока складывается в районных судах и кассационных судах общей юрисдикции. Разъяснений Верховного Суда именно по трудовым спорам с электронной подписью на дату публикации нет.
Ошибка в процедуре может стоить проигранного трудового спора при формально правильных ЛНА, как в деле выше. Электронная форма документа сама по себе нарушением не считается. Пленум Верховного Суда в постановлении № 57 перечислил случаи, когда суд вправе затребовать подлинники доказательств, поданных электронными образами. При сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, составьте список документов, которые существуют только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.
Когда электронный порядок с удаленными сотрудниками не подходит
- Сотрудник работает из дома без условия о дистанционной работе в договоре: правила статьи 312.3 к нему не применяются, электронный обмен возможен только через КЭДО с ЛНА и согласием.
- Исполнитель по ГПХ или самозанятый: нормы ТК РФ о дистанционной работе и КЭДО на него не распространяются, электронный обмен строится по гражданско-правовому договору и соглашению об ЭДО.
- Документ входит в перечень исключений статьи 22.1: приказ об увольнении, трудовая книжка, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда.
- Компания еще не проанализировала свои процессы: система, выбранная до анализа, закрепляет порядок, который по переведенным документам на бумажный уже не вернуть.
Что вправе требовать дистанционный работник при электронном документообороте
Дистанционный работник может подать заявление о выдаче заверенных копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ). Работодатель не позднее 3 рабочих дней направляет ему копии на бумаге заказным письмом с уведомлением. Электронным документом копии направляют, если работник указал это в заявлении (часть 7 статьи 312.3). Если трудовой договор или допсоглашение заключены электронно, бумажный экземпляр работник получает по письменному заявлению в те же 3 рабочих дня (статья 312.2).
Время взаимодействия с работодателем входит в рабочее время дистанционного сотрудника (статья 312.4). Режим работы задают трудовой договор или ЛНА. Если специальных правил нет, работник устанавливает режим по своему усмотрению.
Отказ от КЭДО или отсутствие электронной подписи не может стать основанием для отказа в приеме на работу или для увольнения. Работнику, который не дал согласия, работодатель бесплатно предоставляет документы, связанные с работой, на бумаге (статья 22.2).
Важный нюанс из практики: у части работающих пенсионеров нет электронной почты и навыков работы с учетной системой. Доступ к 1С работнику не нужен: заявления он отправляет из личного кабинета через браузер на телефоне. Доступ к учетной системе есть только у администратора и кадровой службы. Если и такой вариант не подходит, документы этого работника продолжают вести на бумаге.
Стоимость перехода на КЭДО для компании с удаленными сотрудниками
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от численности, нужных видов подписи и интеграции с учетной системой. Данные актуальны на октябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнеров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Смена тарифа | при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду | в любое время |
Итоговую сумму определяют число сотрудников в КЭДО и потребность в УКЭП и интеграции с 1С. Состав тарифов и условия минимальной оплаты собраны на странице тарифов Добыто КЭДО для кадрового документооборота. Срок подключения не включает подготовку ЛНА и сбор согласий: эта работа зависит от численности и доли работников со стажем до 2022 года.
Выводы
С дистанционными сотрудниками компания может вести электронный обмен по главе 49.1 ТК РФ уже сейчас, если порядок взаимодействия и сроки подтверждения закреплены в договорах или ЛНА. Для остального штата нужен формальный ввод КЭДО: свой ЛНА, уведомления и письменные согласия. Переход проще начинать с отпусков и командировок, где работнику хватает ПЭП. Исход спора по электронному документу зависит от описанной идентификации и продуманного момента выдачи подписи.
В Добыто переход строится в том же порядке: сначала процессы и ЛНА, затем пилотная группа и запуск на всю компанию. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Частые вопросы о переходе на электронные документы с удаленными сотрудниками
Можно ли подписать трудовой договор с удаленным сотрудником через Госключ?
Да, если работник подписывает договор УНЭП или УКЭП. Часть 1 статьи 312.3 ТК РФ требует для трудового договора о дистанционной работе УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. В приложении Госключ работник с подтвержденной учетной записью Госуслуг выпускает УНЭП или УКЭП и подписывает документ, полученный из системы КЭДО. ПЭП для трудового договора не подходит, работодатель подписывает договор своей УКЭП.
Что делать, если удаленный сотрудник не отвечает на запросы в электронной системе?
Если дистанционный работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам работы более 2 рабочих дней подряд со дня запроса, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по части 1 статьи 312.8 ТК РФ. Правило не действует, если договор или ЛНА устанавливают более длительный срок ответа. Для постоянной дистанционной работы есть дополнительное основание: переезд работника, из-за которого он не может исполнять обязанности на прежних условиях. Дату запроса подтверждают записи системы о направлении и получении документа.
Может ли работник, который отказался от КЭДО, перейти на электронные документы позже?
Да. По статье 22.2 ТК РФ отсутствие письменного согласия считается отказом, но работник вправе дать согласие позднее. После этого его документы переводят в КЭДО. Если с дистанционным работником порядок электронного взаимодействия уже закреплен в договоре по статье 312.3, обмен с ним идет по условиям этого договора независимо от решения по КЭДО.
Что будет с электронным архивом при смене сервиса КЭДО?
Обязанность обеспечить сохранность документов по личному составу в течение нормативных сроков лежит на организации (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Сроки по типовым документам установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Лицензионные договоры поставщиков КЭДО, как правило, сохраняют за клиентом доступ к архивной версии после расторжения. Условия доступа к архиву и выгрузки файлов проверьте в договоре до подключения. Бумажный архив, накопленный до перехода, остается в прежнем виде.
Как заверить распечатку электронного кадрового документа?
Распечатка остается копией электронного документа и оригиналом не становится. Чтобы она имела значение, ее заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Подлинником остается файл с электронной подписью в системе КЭДО. Его предъявляют, если суд истребует оригинал.
Кто оплачивает систему КЭДО и технику удаленного сотрудника?
Расходы на собственную информационную систему, создание, использование и хранение электронных документов несет работодатель (статья 22.1 ТК РФ). Оборудование и средства для дистанционной работы тоже обеспечивает работодатель. Если сотрудник с его согласия или ведома работает на своих или арендованных средствах, работодатель выплачивает компенсацию и возмещает расходы. Порядок, сроки и размеры выплат устанавливают трудовой договор, ЛНА или коллективный договор (статья 312.6). Перекладывать на работника расходы на систему КЭДО статья 22.1 не позволяет.
