Оплата больничного делится между двумя плательщиками: первые 3 дня болезни самого работника оплачивает работодатель из собственных средств, с 4-го дня и до закрытия листка платит Социальный фонд России. Работодатель не назначает пособие целиком. Он передаёт в фонд недостающие сведения в течение 3 рабочих дней после того, как получил данные о закрытом электронном листке нетрудоспособности, а фонд перечисляет деньги в срок не более 10 рабочих дней. Главное различие, от которого зависит вся схема, — код причины нетрудоспособности. При кодах 01 и 02 работает правило трёх дней за счёт работодателя. При уходе за больным членом семьи (код 09), карантине (03) или несчастном случае на производстве (04) фонд платит с первого дня, а работодатель не платит ничего.
Разберём, как читать коды в электронном листке и какие отметки снижают пособие до МРОТ, какие именно сведения фонд запрашивает у работодателя и что изменилось с 1 июля 2026 года. Покажем, где работник видит статус выплаты и как понять, на чьей стороне задержка. Расчёт минимума и максимума пособия на 2026 год, сценарная таблица по видам больничных, шаблоны кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто платит больничный: работодатель, фонд и случаи, когда работодатель не платит ничего
Статья 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ делит пособие на две части. За счёт средств работодателя оплачиваются первые 3 дня только в одном случае — когда заболел или получил травму сам застрахованный работник. Всё остальное фонд оплачивает с первого дня: карантин, уход за больным членом семьи, протезирование в стационаре, долечивание в санатории, отпуск по беременности и родам.
Производственная травма и профессиональное заболевание выпадают из этой логики полностью. Они оплачиваются не по 255-ФЗ, а по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ: 100% среднего заработка с первого дня независимо от страхового стажа, за счёт фонда. Стаж здесь не влияет ни на что, и это единственный вид больничного, где работник со стажем в полгода получит столько же, сколько работник со стажем в двадцать лет.
Назначает и выплачивает свою часть именно фонд, а не работодатель. С 1 января 2022 года действует проактивный порядок: медицинская организация закрывает электронный листок, сведения уходят в Социальный фонд, фонд направляет работодателю запрос, работодатель отвечает, фонд считает и переводит деньги напрямую работнику. Работодатель в этой цепочке отвечает за свои 3 дня и за достоверность сведений, а не за расчёт всего пособия.
Электронный больничный лист: путь от врача до денег на карте
Бумажных больничных для работающих по трудовому договору не осталось: с 2022 года листок формируется только в электронном виде, в информационной системе Социального фонда. Работник получает номер листка, а не бланк. Приносить в бухгалтерию нечего, и требование принести распечатку — признак того, что работодатель не подключён к обмену данными.
Обмен идёт через СЭДО, социальный электронный документооборот. Работодатель подключается к нему один раз и дальше получает автоматические уведомления: листок открыт, продлён, закрыт, аннулирован. Момент, с которого начинает течь срок на ответ, — получение сведений о закрытии листка. Порядок подключения и состав уведомлений описаны в разделе об электронном листке нетрудоспособности на сайте Социального фонда, там же опубликованы форматы обмена для кадровых и учётных программ.
Работник видит движение по своему листку в личном кабинете на портале госуслуг и в личном кабинете получателя услуг Социального фонда, раздел «Пособия и выплаты». Там отображаются даты открытия и закрытия листка, статус обработки и сумма, которую начислил фонд. Если в кабинете статус «назначено», а денег нет, вопрос в реквизитах, а не в работодателе. Если запроса от фонда к работодателю ещё нет, значит листок не закрыт или сведения не дошли.
Факт: МРОТ с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля в месяц. Он установлен Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ, рост к 2025 году (22 440 рублей) — 20,7%.
Расчётный листок с расшифровкой начислений работодатель вправе направлять работнику электронно только при введённом кадровом электронном документообороте по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Без КЭДО листок остаётся бумажным, даже если вся остальная переписка в компании давно идёт в электронном виде.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Сам по себе расчётный листок электронно не отправляется, а при введённом КЭДО отправляется. Не потому что документ другой, а потому что появилось правовое основание для электронного взаимодействия в целом. Если вы планируете рассылать листки с расшифровкой пособия по почте, сначала проверьте, введён ли у вас КЭДО по правилам ТК РФ.»
Какие сведения работодатель передаёт в фонд и что изменилось с 1 июля 2026 года
Состав сведений определён Правилами, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. Постановление Правительства РФ от 10.05.2026 № 545 скорректировало эти Правила, изменения действуют с 1 июля 2026 года. Работодатель отвечает на запрос фонда и передаёт то, чего у фонда нет:
- продолжительность страхового стажа на день наступления временной нетрудоспособности;
- замену календарных лет расчётного периода, если работник подал соответствующее заявление;
- районный коэффициент;
- продолжительность рабочего времени при неполном рабочем дне или неполной неделе;
- периоды освобождения от работы с сохранением заработной платы;
- периоды отстранения от работы без выплаты заработной платы;
- периоды заключения под стражу или административного ареста;
- периоды проведения судебно-медицинской экспертизы;
- периоды простоя;
- отсутствие на работе в связи с болезнью;
- сведения об умышленном причинении вреда своему здоровью или попытке самоубийства;
- сведения о совершении работником умышленного преступления.
Главное изменение 2026 года касается приоритета источников. Раньше фонд опирался прежде всего на данные работодателя. С 1 июля 2026 года он сначала смотрит индивидуальный лицевой счёт работника, затем собственные сведения и только потом обращается к страхователю. Из запросов убраны сведения о страховом стаже, уже отражённом на лицевом счёте, и данные о календарных днях освобождения от работы с сохранением заработка, если страховые взносы на эти выплаты не начислялись.
У этого есть прямое денежное следствие для работодателя. Штраф не назначается за непредставление сведений, которые страхователь ранее уже передавал в фонд и которые отражены на лицевом счёте работника, даже если запрос пришёл. Раньше запрос означал обязанность ответить в любом случае.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отметьте дни болезни в табеле рабочего времени
Периоды простоя, отстранения и освобождения от работы фонд сверяет с тем, что работодатель показал по учёту рабочего времени. Расхождение между табелем и ответом на запрос — типовая причина, по которой фонд пересчитывает пособие и выставляет переплату страхователю.
Как передать сведения для пособия и убедиться, что фонд их принял
- Шаг 1. Получите через СЭДО уведомление о закрытии электронного листка. С этой даты отсчитываются 3 рабочих дня.
- Шаг 2. Откройте запрос фонда и посмотрите, какие именно позиции он запрашивает. С 1 июля 2026 года перечень короче, чем был: стаж, уже отражённый на лицевом счёте, фонд не запрашивает.
- Шаг 3. Сверьте стаж на дату наступления нетрудоспособности, а не на текущую дату. Разница в один день может перевести работника из группы 80% в группу 100%.
- Шаг 4. Проверьте районный коэффициент и продолжительность рабочего времени: при неполном дне минимальное пособие считается пропорционально.
- Шаг 5. Сверьте периоды отсутствия с табелем учёта рабочего времени и приказами об отстранении, простое и отпусках.
- Шаг 6. Отправьте ответ и дождитесь квитанции о приёме. Отправленный, но не принятый файл срок не закрывает.
- Шаг 7. Выплатите свою часть пособия за первые 3 дня в ближайший день выплаты заработной платы и удержите с неё НДФЛ.
Шаблоны кадровых документов для учёта отсутствий и выплат
Комплект закрывает данные, на которые фонд опирается при проверке: начните с табеля, именно из него берутся периоды отсутствия.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Заявление о перечислении заработной платы на карту | Скачать |
| Согласие на получение расчётного листка в электронном виде | Скачать |
| Реестр сотрудников для сверки данных перед отправкой в фонд | Скачать |
Коды в больничном листе: что означают и как меняют сумму
Код причины нетрудоспособности — двузначное число, которое врач проставляет в листке. Именно оно определяет, кто платит первые 3 дня и по каким правилам считается пособие. Ниже основные коды, которые встречаются в кадровой работе.
| Код | Что означает | Кто платит первые 3 дня | Что меняется в оплате |
|---|---|---|---|
| 01 | Заболевание самого работника | Работодатель | С 4-го дня платит фонд, процент зависит от страхового стажа |
| 02 | Травма, в том числе бытовая | Работодатель | Порядок тот же, что при коде 01; отдельных ограничений для бытовой травмы нет |
| 03 | Карантин | Фонд с первого дня | Работодатель свои 3 дня не оплачивает |
| 04 | Несчастный случай на производстве или его последствия | Фонд с первого дня | 100% среднего заработка независимо от стажа, по 125-ФЗ |
| 05 | Отпуск по беременности и родам | Фонд с первого дня | 100% среднего заработка, НДФЛ с пособия не удерживается |
| 07 | Профессиональное заболевание или его обострение | Фонд с первого дня | Оплачивается по 125-ФЗ, как и код 04 |
| 09 | Уход за больным членом семьи | Фонд с первого дня | Число оплачиваемых дней ограничено статьёй 6 255-ФЗ и зависит от возраста ребёнка |
| 11 | Заболевание из перечня социально значимых | Работодатель | Порядок оплаты как при коде 01 |
| 13 | Уход за ребёнком-инвалидом | Фонд с первого дня | Оплачивается до 120 календарных дней в календарном году |
Из таблицы следует практический вывод для работодателя: спорным для бухгалтерии остаётся только группа кодов 01, 02 и 11, где нужно правильно посчитать свои 3 дня. Во всех остальных случаях деньги за весь период идут из фонда, и попытка «доплатить три дня» даёт переплату, которую потом удерживают.
Отдельно стоят отметки, которые уменьшают сумму. Дополнительный код 021 означает, что заболевание или травма наступили вследствие алкогольного, наркотического или токсического опьянения: пособие за весь период считается не выше МРОТ за календарный месяц. Отметки 23, 24, 25, 26, 27 и 28 фиксируют нарушение режима, неявку к врачу, выход на работу без выписки и неявку на медико-социальную экспертизу. По статье 8 255-ФЗ они дают основание снизить пособие до МРОТ со дня нарушения, если у работника не было уважительной причины.
Сколько заплатят: стаж, минимум по МРОТ и максимум 2026 года
Пособие считается от среднего дневного заработка за 2 календарных года, предшествующих году болезни. Для 2026 года расчётный период — 2024 и 2025 годы. Сумма выплат, на которые начислялись взносы, делится на 730 и умножается на процент по стажу и на число дней болезни.
Процент по страховому стажу: 8 лет и больше — 100%, от 5 до 8 лет — 80%, меньше 5 лет — 60%. Стаж берётся на дату наступления нетрудоспособности. Для больничного по уходу за ребёнком до 8 лет процент не применяется вовсе: с 2024 года такое пособие платят в размере 100% среднего заработка независимо от стажа.
Границы на 2026 год жёсткие с обеих сторон. Максимальный средний дневной заработок — 6 827,40 рубля: это сумма предельных баз по взносам за 2024 год (2 225 000 рублей) и за 2025 год (2 759 000 рублей), делённая на 730. Минимальный считается от МРОТ: 27 093 × 24 / 730 = 890,73 рубля в день. Если фактический заработок ниже, пособие считают по минимуму. При неполном рабочем времени минимум уменьшается пропорционально продолжительности рабочего дня.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Не путайте два МРОТ. Пособие ограничивается федеральным значением, а зарплату в расчётном периоде сверять надо с региональным: по статье 133.1 ТК РФ оно не может быть ниже федерального и обычно выше, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Если работнику два года платили ниже регионального минимума, проблема шире больничного, и начинать нужно с проверки начислений, а не с расчёта пособия.»
В сервисе Добыто модуль «Выплаты» хранит статус и историю начислений по каждому сотруднику, а работник видит свои выплаты в собственном профиле. Это снимает часть обращений в бухгалтерию вида «а что мне начислили и за какие дни».
Сценарии различаются сильнее, чем кажется по общим формулам. Ниже разбор того, что в каждом из них критично, а что на сумму не влияет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Обычная болезнь работника, код 01 | Ответ фонду в 3 рабочих дня и стаж на дату открытия листка | Номер листка: фонд видит его в своей системе |
| Уход за ребёнком до 8 лет, код 09 | Возраст ребёнка и остаток оплачиваемых дней в году по статье 6 255-ФЗ | Страховой стаж родителя: пособие платят в размере 100% |
| Несчастный случай на производстве, код 04 | Расследование и оформление акта, оплата идёт по 125-ФЗ | Страховой стаж: пособие 100% с первого дня |
| Внешний совместитель | У каких страхователей работник был занят в 2024 и 2025 годах | Количество мест работы на сегодняшний день |
| Страховой стаж меньше 6 месяцев | Ограничение суммой МРОТ за календарный месяц и районный коэффициент | Фактический заработок за расчётный период |
| Исполнитель по договору ГПХ | Сумма взносов на социальное страхование за 2025 год: не меньше 7 809,12 рубля | Наличие трудового договора с этим же заказчиком |
Больничный во время отпуска и сразу после него
Если работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск продлевается на число дней нетрудоспособности или переносится на другой срок по согласованию с работодателем. Правило работает только при болезни самого работника: больничный по уходу за ребёнком отпуск не продлевает. Дни болезни при этом оплачиваются как пособие, а отпускные за эти дни пересчитываются.
Полезно знать: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Он связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1, поэтому наименования и коды должностей стоит сверить до очередной отчётности.
Кому больничный не оплатят и когда пособие срежут до минимума
Исполнитель по договору ГПХ получает пособие не всегда. Условие — взносы на социальное страхование за предыдущий календарный год не меньше стоимости страхового года. Для выплат в 2026 году взносы за 2025 год должны составлять не меньше 7 809,12 рубля без учёта районных коэффициентов. Человек, который начал работать по договорам ГПХ только в 2026 году, права на больничный в этом году не имеет.
Внимание: поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд при выявлении таких признаков, в том числе по отношениям с самозанятыми, обсуждались, но в итоговый текст закона не вошли. Ссылаться на эти нормы как на действующие нельзя.
Самозанятые с 1 января 2026 года могут застраховаться добровольно. Федеральный закон от 15.12.2025 № 456-ФЗ ввёл эксперимент на период с 2026 по 2028 год включительно. Страховая сумма на выбор: 35 000 или 50 000 рублей за полный месяц нетрудоспособности, ежемесячный взнос по тарифу 3,84% — 1 344 или 1 920 рублей. Право на пособие возникает по истечении 6 календарных месяцев полностью оплаченных взносов, процент по стажу применяется тот же, что и для работников. Заявление подаётся через приложение «Мой налог», портал госуслуг или в отделении фонда, срок подачи в эксперимент — до 30 сентября 2027 года включительно.
Работник со страховым стажем меньше 6 месяцев получит пособие не выше МРОТ за календарный месяц. В 2026 году это 27 093 рубля за полный месяц болезни плюс районный коэффициент там, где он установлен. Ни высокая зарплата, ни длительность болезни это ограничение не снимают.
Пособие не назначается за периоды отстранения от работы без сохранения заработка, заключения под стражу, административного ареста и проведения судебно-медицинской экспертизы. Именно поэтому эти периоды входят в перечень сведений, которые запрашивает фонд: он не может увидеть их на лицевом счёте.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Отдельно разграничивайте действующие нормы и проекты. Значительная часть публикаций описывает поправки в будущем времени, потому что писалась до их вступления в силу, а по инициативам министерств происходит обратное: проект пересказывают как норму. Перед тем как применять прочитанное к своей ситуации, проверьте, вступил ли документ в силу и в какой редакции он действует на дату вашего случая.»
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что подключение к обмену с фондом требует отдельного специалиста, уточню: готовый модуль для 1С:ЗУП в Добыто устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Ошибки работодателя и цена ошибки
Просроченный ответ на запрос фонда стоит 5 000 рублей за каждый факт непредставления сведений. Штраф назначается по каждому запросу отдельно, поэтому в компании, где запросы копятся неделями, сумма растёт линейно числу сотрудников на больничных, а не числу проверок.
Недостоверные сведения обходятся дороже штрафа. Если из-за них фонд начислил больше положенного, переплату взыскивают со страхователя, а не с работника. Типичные источники расхождений: стаж посчитан на дату ответа, а не на дату открытия листка; районный коэффициент указан по месту регистрации юрлица, а не по месту работы; период простоя не отражён в табеле.
Третья ошибка организационная: ответ за запросы закреплён за одним человеком без замещения. Пока он в отпуске или сам на больничном, срок в 3 рабочих дня проходит.
Важный нюанс из практики: если в компании исторически сложился обмен кадровыми документами по электронной почте, его нужно либо закрепить локальным нормативным актом, либо переводить в КЭДО. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, — самое уязвимое при споре и при проверке.
Кейс из практики: в компании с бумажным кадровым учётом весь график отсутствий держала руководитель кадровой службы со стажем более 30 лет. Разобраться в нём не мог никто другой, и пока она сама была на больничном, кадровые вопросы останавливались. После перевода кадровых документов в электронный вид участок перестал зависеть от одного человека. В сервисе Добыто отсутствия сведены в общий график, где больничный помечается красным, отпуск оранжевым, командировка синим, и запрос фонда сверяется с ним за минуту.
Что проверить до того, как отвечать фонду
- Подключена ли компания к СЭДО и приходят ли уведомления о закрытии листков.
- Кто именно отвечает за запросы фонда и кто его замещает в отпуске и на больничном.
- Совпадают ли данные о стаже в кадровой системе с записями на лицевых счетах работников.
- Установлен ли по вашему месту работы районный коэффициент и в каком размере.
- Отражены ли в табеле периоды простоя, отстранения и освобождения от работы за последние 2 года.
- Собраны ли реквизиты для перечисления пособий и актуальны ли они после смены банка работником.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Журнал входящих уведомлений стоит смотреть до того, как начался спор, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и в периоды массовых отсутствий: видно, какие запросы закрыты, какие ушли без квитанции о приёме, а по каким срок уже идёт.»
Стоимость перевода кадровых документов и выплат в электронный вид
Цена зависит от числа сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | без отдельной заявки |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Бизнесе» действует минимальная оплата за 50 сотрудников, поэтому компании до 25 человек обычно считают экономику по «Старту». Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Больничный оплачивают двое: работодатель закрывает первые 3 дня при болезни или травме самого работника, остальное назначает и перечисляет Социальный фонд. Роль работодателя сводится к точному ответу на запрос фонда в течение 3 рабочих дней и к достоверности сведений о стаже, районном коэффициенте и периодах отсутствия. С 1 июля 2026 года фонд опирается сначала на лицевой счёт работника и лишь потом на данные страхователя, а за уже переданные и отражённые на счёте сведения штраф не назначается. Сумму определяют код в листке, страховой стаж и границы 890,73 и 6 827,40 рубля за день.
Мы в Добыто работаем с этим участком с двух сторон: собираем кадровые документы и отсутствия в одном графике, чтобы ответ фонду сверялся с табелем, и подключаем электронную подпись, без которой расчётный листок и кадровые документы не уходят работнику в электронном виде.
Частые вопросы об оплате больничного
Оплатят ли больничный, если работник заболел уже после увольнения?
Да, если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней со дня увольнения и человек не устроился на новое место. Пособие назначается в размере 60% среднего заработка независимо от страхового стажа. Сведения в фонд передаёт бывший работодатель, поэтому листок нужно предъявить именно ему, а не в новую компанию.
Как оплачивается больничный внешнему совместителю?
Ответ зависит от того, у кого человек был занят в расчётном периоде, то есть в 2024 и 2025 годах. Если у тех же страхователей, что и сейчас, пособие назначается по каждому месту работы. Если у других, пособие назначается по одному месту работы на выбор работника с учётом заработка по всем местам. Смешанный вариант работник тоже выбирает сам.
Правда ли, что с 2026 года часто болеющим выдают больничный только на 3 дня?
Нет. Проект приказа с таким ограничением для тех, кто признавался нетрудоспособным 4 и более раз за 6 месяцев, публиковался, но принят не был. Порядок выдачи листков остался прежним, срок определяет врач, а продление свыше 15 календарных дней идёт через врачебную комиссию.
Удерживается ли с больничного НДФЛ и начисляются ли страховые взносы?
С пособия по временной нетрудоспособности НДФЛ удерживается: со своей части налог удерживает работодатель, с остальной — фонд. Страховые взносы на пособие не начисляются. Пособие по беременности и родам и ежемесячное пособие по уходу за ребёнком НДФЛ не облагаются.
Что делать, если в расчётном периоде работница была в декрете и заработка почти нет?
Она вправе подать заявление о замене одного или обоих календарных лет расчётного периода на более ранние, если это увеличит пособие. Замена лет входит в перечень сведений, которые работодатель передаёт в фонд по запросу, поэтому заявление нужно написать до отправки ответа, а не после начисления.
Деньги от фонда не пришли, хотя листок закрыт неделю назад. Куда смотреть?
Сначала в личный кабинет получателя услуг Социального фонда, раздел «Пособия и выплаты»: там видно, назначено пособие или нет. Статус «назначено» без поступления денег обычно означает неверные банковские реквизиты, их подают заново. Если назначения нет, срок в 10 рабочих дней у фонда либо ещё не начался, либо работодатель не ответил на запрос.
Влияет ли больничный на ежегодный отпуск и на стаж для него?
Периоды временной нетрудоспособности включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, по статье 121 ТК РФ. Дни болезни во время отпуска отпуск продлевают или переносят, а число дней самого отпуска от количества больничных за год не уменьшается.
