Кто платит больничный: доли работодателя и СФР в 2026

Кто платит больничный, определяется причиной нетрудоспособности, а не договорённостью сторон. При болезни или бытовой травме самого работника первые три календарных дня оплачивает работодатель из собственных средств, а начиная с четвёртого дня и до закрытия листка пособие назначает и перечисляет Социальный фонд России: так устроены статьи 3 и 14.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Во всех остальных случаях — уход за больным ребёнком или взрослым, карантин, протезирование, долечивание в санатории, беременность и роды — работодатель не платит ни одного дня, фонд закрывает весь период с первого. Производственная травма идёт по другому закону, 125-ФЗ: тоже полностью за счёт фонда и в размере 100% среднего заработка независимо от стажа.

Разберём, как код в электронном больничном определяет плательщика, почему деньги приходят двумя платежами в разные даты и какие сроки связывают работодателя и фонд. Покажем, как считается доля работодателя в рублях и почему при долгой болезни она падает до десятой части суммы. Максимум и минимум пособия на 2026 год, правила для самозанятых по новому эксперименту, основания для снижения выплаты, чек-лист для бухгалтерии, тарифы на подключение КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Три дня работодателя и остальное из бюджета СФР: как делится оплата

Деление закреплено жёстко и обсуждению не подлежит. Работодатель оплачивает первые три календарных дня временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, включая период в связи с операцией по искусственному прерыванию беременности и с экстракорпоральным оплодотворением. Всё, что после третьего дня, финансируется из бюджета Социального фонда России. Считаются именно календарные дни, а не рабочие: если человек заболел в пятницу, суббота и воскресенье входят в те самые три дня работодателя.

Правило работает только для одного основания — болезни или травмы самого застрахованного. Как только причина другая, доля работодателя обнуляется. Уход за заболевшим членом семьи, карантин, протезирование в стационаре, долечивание в санаторно-курортной организации и отпуск по беременности и родам фонд оплачивает с первого дня целиком. Причина зашифрована двузначным кодом в электронном листке нетрудоспособности (ЭЛН), и именно этот код определяет плательщика.

Расход работодателя возникает по четырём строкам из десяти. По остальным случаям в учёте организации не появляется ни начисления пособия, ни удержания НДФЛ с него: весь платёж проходит мимо неё.

Почему пособие приходит двумя платежами и в разные дни

С 2022 года действует механизм прямых выплат: фонд перечисляет свою часть напрямую работнику, а не возмещает её работодателю. Отсюда две суммы, два источника и два срока. Часть работодателя приходит вместе с зарплатой, часть фонда — отдельным зачислением, обычно позже, иногда на неделю или две.

Работодатель назначает пособие за первые три дня в течение 10 календарных дней после получения сведений о закрытом больничном и выплачивает его в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы (статья 15 255-ФЗ). Параллельно он обязан направить в фонд сведения для назначения второй части: на обработку запроса даётся 3 рабочих дня, а на ответ о предоставлении недостающих сведений — 5 рабочих дней. Социальный фонд назначает и выплачивает пособие в течение 10 рабочих дней со дня, когда получил полный комплект. Порядок и предельные сроки взаимодействия по электронным листкам нетрудоспособности подробно описаны в базе знаний Социального фонда для страхователей.

С 1 июля 2026 года часть сведений фонд берёт сам: постановление Правительства от 10.05.2026 № 545 разрешило СФР извлекать данные для расчёта пособий напрямую из индивидуальных лицевых счетов, не запрашивая их у работодателя. Поправки связаны с расширением состава сведений на лицевом счёте по Федеральному закону от 20.02.2026 № 29-ФЗ. Обязанность отвечать на входящие запросы по СЭДО это не отменяет, но объём ручной работы кадровой службы уменьшается.

Факт: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, рост к 2025 году — 20,7%. Региональный МРОТ в Москве на 2026 год выше, 32 916 рублей, но минимум по больничному считается от федерального значения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Именно из-за разделения источников работник не находит в расчётном листке всю сумму: там стоят три дня и удержанный с них НДФЛ. Вторая часть приходит от фонда, и проверить её можно в личном кабинете на портале государственных услуг, где видны статус электронного листка и назначенное по нему пособие.

Соберите расчётный листок с разбивкой начислений

Как оплатить больничный сотруднику: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите уведомление об открытии ЭЛН через систему электронного документооборота с фондом (СЭДО) и сверьте код причины: от него зависит, возникает ли у вас расход вообще.
2. Шаг 2. Дождитесь закрытия листка и проверьте, нет ли отметки о нарушении режима и дополнительного кода 021 — оба меняют размер пособия.
3. Шаг 3. Отметьте дни болезни в табеле учёта рабочего времени и убедитесь, что они не пересекаются с отпуском без сохранения зарплаты, отстранением или простоем.
4. Шаг 4. Посчитайте средний дневной заработок за два предшествующих календарных года, сравните его с максимумом и минимумом 2026 года и примените процент по страховому стажу.
5. Шаг 5. Направьте в фонд сведения для назначения второй части в отведённые 3 рабочих дня, проверив актуальность банковских реквизитов работника.
6. Шаг 6. Начислите пособие за первые три дня, удержите НДФЛ и выплатите сумму в ближайший день выплаты заработной платы.

Коды больничных листов, от которых зависит плательщик

С 1 января 2022 года листки нетрудоспособности формируются только в форме электронного документа, бумажный бланк остался для узких исключений. Порядок формирования ЭЛН и перечень кодов утверждён приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н, который действует с 1 сентября 2022 года.

Тем же приказом упразднены коды 04 (несчастный случай на производстве) и 07 (профессиональное заболевание). Большинство справочников в сети их до сих пор перечисляет, и это приводит к реальной ошибке в расчёте: бухгалтер ищет код 04, не находит и оплачивает производственную травму как бытовую, то есть тремя днями за счёт компании. Сейчас производственная травма закрывается кодом 02, а профзаболевание — кодом 01. Признаком производственного характера служит не код в листке, а акт о несчастном случае по форме Н-1 и материалы расследования.

Отдельно смотрите на трёхзначные дополнительные коды. Код 021 означает, что заболевание или травма наступили вследствие алкогольного, наркотического или токсического опьянения: пособие за весь период считается из МРОТ, но обязанность работодателя оплатить первые три дня сохраняется. Коды нарушения режима (самовольный уход из стационара, неявка на приём, отказ от направления на медико-социальную экспертизу) снижают выплату с даты нарушения.

Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Значительная часть материалов в открытых источниках описывает изменения в будущем времени, потому что писалась до вступления поправок в силу. С кодами больничных та же история наоборот: нормы уже нет, а перечни её тиражируют. Перед тем как опереться на найденную в сети таблицу кодов или срок, сверьте её с действующей редакцией акта и с датой, на которую он вступил в силу.»

Сколько платят в 2026 году: стаж, потолок и минимум

Размер пособия считается от среднего дневного заработка за два предшествующих календарных года, делённого на 730, и затем умножается на процент страхового стажа: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и более — 100%. Для ухода за ребёнком до 8 лет стаж не применяется вовсе, пособие назначается в размере 100% среднего заработка. Если ребёнку 8 лет и больше и он лечится амбулаторно, первые 10 календарных дней оплачиваются по стажу, а с 11-го дня — в размере 50%.

Верхнюю границу задаёт предельная база по страховым взносам. В 2026 году средний дневной заработок для расчёта пособия не может быть выше 6 827,40 рубля: это сумма предельных баз 2024 и 2025 годов (2 225 000 и 2 759 000 рублей), делённая на 730. Максимум, который работодатель заплатит за один страховой случай из своих денег, — 20 482,20 рубля за три дня.

Нижнюю границу задаёт МРОТ. При страховом стаже менее 6 месяцев пособие за полный календарный месяц не превышает МРОТ, а расчёт из МРОТ даёт средний дневной заработок 890,73 рубля (27 093 × 24 / 730). Если пособие в пересчёте на полный календарный месяц оказалось ниже МРОТ, его пересчитывают от минимального размера оплаты труда: дневная величина зависит от длины месяца и составляет от 873,97 рубля в 31-дневном месяце до 967,61 рубля в феврале.

Доля работодателя в общей сумме — величина не фиксированная. Она равна трём дням, делённым на длительность больничного, поэтому чем дольше болеет человек, тем меньше платит компания.

Деньги компании уходят не на длинные больничные, а на массовые короткие: двести простуд по пять дней стоят организации втрое дороже, чем двести дней болезни одного сотрудника.

Количество оплачиваемых дней ухода ограничено. За ребёнком до 7 лет фонд оплачивает не более 60 календарных дней в году (по отдельному перечню заболеваний — 90), за ребёнком от 7 до 15 лет — до 15 дней по каждому случаю и не более 45 дней в году, за ребёнком-инвалидом до 18 лет — до 120 дней в году. Уход за взрослым членом семьи оплачивается не дольше 7 дней по одному случаю и 30 дней за год.

Что проверить до начисления пособия

Этот короткий чек-лист снимает большую часть последующих перерасчётов.

• Код причины нетрудоспособности и дополнительный трёхзначный код в закрытом ЭЛН.
• Отметки о нарушении режима и даты, с которой нарушение зафиксировано.
• Страховой стаж на дату начала болезни, подтверждённый трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности.
• Заработок за два предшествующих календарных года, включая справки от прежних работодателей.
• Пересечение дней болезни с отпуском без сохранения зарплаты, отстранением от работы и простоем.
• Актуальные банковские реквизиты работника в сведениях о застрахованном лице.

Образцы кадровых и расчётных документов по больничному

Комплект закрывает учёт и выплату: начните с табеля, в котором проставляются дни болезни, — от него зависит и начисление, и сведения для фонда.

Производственная травма: доля работодателя равна нулю

Несчастный случай на производстве и профессиональное заболевание оплачиваются по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Пособие назначается в размере 100% среднего заработка независимо от страхового стажа и выплачивается за счёт средств обязательного социального страхования от несчастных случаев с первого дня. Трёхдневная доля работодателя здесь не возникает.

Ограничение всё равно есть, просто оно другое. Пособие за полный календарный месяц не может превышать четырёхкратный максимальный размер ежемесячной страховой выплаты. С 1 февраля 2026 года максимальная ежемесячная страховая выплата составляет 125 789,16 рубля, то есть потолок пособия — 503 156,64 рубля за полный месяц. Для сравнения: обычный лимит по 255-ФЗ в 31-дневном месяце даёт 211 649,40 рубля (6 827,40 × 31).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Основанием для такой оплаты служит акт по форме Н-1, а он появляется по итогам расследования. До окончания расследования бухгалтерия видит обычный код 02 и обычные правила. Материалы о пострадавших на производстве, включая перечень выплат и порядок обращения, публикует Социальный фонд в разделе для пострадавших от несчастных случаев на производстве.

Важный нюанс из практики: по процессам, которые компания уже перевела в электронный вид и по которым работник дал согласие, оформить документ на бумаге обратно нельзя. Поэтому перед запуском КЭДО мы разбираем процессы, а не функции систем: систему заменить можно, способ оформления по переведённому процессу — нет.

Когда пособие снижают или не платят вовсе

Оснований для снижения два, и оба привязаны к поведению работника, а не к решению работодателя. При нарушении предписанного режима без уважительных причин и при неявке на приём или на медико-социальную экспертизу пособие считается из МРОТ с даты нарушения. Если заболевание или травма наступили вследствие опьянения, из МРОТ считается весь период нетрудоспособности.

Полный отказ возможен, когда суд установил умышленное причинение вреда своему здоровью или попытку самоубийства, а также когда нетрудоспособность наступила из-за совершения умышленного преступления. Кроме того, пособие не назначается за периоды освобождения от работы без сохранения заработка, отстранения от работы без начисления зарплаты, заключения под стражу и проведения судебно-медицинской экспертизы.

Сколько стоит ошибка работодателя

Цена промаха складывается не из суммы пособия. Нарушение срока представления страховщику сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, обходится в 5 000 рублей штрафа, а отказ представить документы для контроля — в 200 рублей за каждый непредставленный документ. Если из-за недостоверных или неполных сведений фонд понёс излишние расходы, их взыскивают со страхователя отдельно.

Вторая часть цены — трудовой спор. Оплата производственной травмы как бытовой означает недоплату за весь период сверх трёх дней и разницу между процентом по стажу и положенными 100%. Работник узнаёт об этом из личного кабинета, где видит назначенную фондом сумму, и идёт в государственную инспекцию труда.

Кому пособие не положено

Самозанятый, не вступивший в добровольные правоотношения по страхованию, больничный не получает вообще: за него не платятся взносы на случай временной нетрудоспособности. То же касается индивидуальных предпринимателей и адвокатов, которые не уплатили добровольные взносы за предыдущий год. Исполнитель по договору ГПХ права на пособие не имеет, если сумма взносов за него за предшествующий календарный год оказалась ниже установленного порога. Наконец, листок нетрудоспособности не выдают на период ухода за здоровым ребёнком и на время отпуска по уходу за ребёнком до полутора лет, если человек не работает на условиях неполного времени.

Кто платит больничный самозанятым, исполнителям по ГПХ и ИП

С 1 января 2026 года по 31 декабря 2028 года действует эксперимент по добровольному страхованию плательщиков налога на профессиональный доход. Он введён Федеральным законом от 15.12.2025 № 456-ФЗ. Самозанятый выбирает страховую сумму 35 000 или 50 000 рублей в расчёте за полный месяц нетрудоспособности и платит взнос 1 344 или 1 920 рублей в месяц соответственно. Право на пособие возникает после уплаты взносов не менее 6 месяцев подряд, а размер выплаты зависит от страховой суммы, страхового стажа и того, сколько месяцев взносы уплачивались. Платит фонд, работодателя в этой схеме нет. Условия эксперимента Минтруд публикует на странице о добровольном социальном страховании самозанятых.

У исполнителей по гражданско-правовым договорам порог другой. Пособие в 2026 году положено, если сумма взносов на случай временной нетрудоспособности, уплаченных за человека за 2025 год, составила не менее 7 809,12 рубля — это стоимость страхового года, рассчитанная от МРОТ 2025 года. В регионах с районными коэффициентами порог умножается на коэффициент. Не добрали до порога — пособия не будет, даже если договоров было несколько.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Требования к работникам по трудовому договору не переносятся на исполнителей по ГПХ и самозанятых автоматически: страховое покрытие у них разное. Добавлю то, что часто путают в статьях этого года: поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда идти в суд по отношениям с самозанятыми обсуждались ко второму чтению, но в итоговый текст не вошли. Ссылаться на них как на действующие нормы нельзя. Прежде чем обещать человеку оплату дней болезни, посмотрите, какой у вас с ним договор и уплачивались ли за него взносы на случай временной нетрудоспособности.»

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что у вас смешанный штат из трудовых договоров, ГПХ и самозанятых, разводить их по разным папкам вручную не нужно: в сервисе Добыто маршруты и комплекты документов настраиваются отдельно под каждую форму занятости.

Больничный в отпуске, после увольнения и на испытательном сроке

Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится, если работник оказался временно нетрудоспособен, — это прямое основание из статьи 124 ТК РФ. Правило работает только при болезни самого работника: больничный по уходу за ребёнком, открытый во время отпуска, отпуск не продлевает и не переносит. Деление оплаты при этом обычное: три дня работодателя, остальное из фонда.

Уволенный сотрудник тоже попадает под правило трёх дней. Если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после прекращения трудового договора, пособие выплачивается в размере 60% среднего заработка независимо от стажа, и первые три дня оплачивает бывший работодатель. Отказ по мотиву «он у нас уже не работает» незаконен.

Отдельный вопрос — документы, которые нужно подписать, пока человек болеет. Прямого запрета издавать распорядительные акты в отношении работника на больничном в кодексе нет, как нет и запрета подписывать документы самому заболевшему. Но безопасность зависит от последствий: заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных и ознакомление с информационными ЛНА подписываются спокойно, а соглашение о расторжении или изменение условий трудового договора лучше отложить до выхода.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Прямого ответа в законе нет, поэтому я делю документы не по форме, а по последствиям. Если работник потом скажет, что подписывал больным, спросят одно: что он от этого потерял. По заявлению на отпуск — ничего, спор не возникает. По соглашению, ухудшающему его положение, опровергать придётся вам, и на руках у него будет листок нетрудоспособности. Если ждать нельзя, зафиксируйте передачу документа, время на ознакомление и добровольность, лучше всего перепиской.»

Кейс из практики: компания решила выдавать электронные подписи только после испытательного срока, чтобы не отзывать ключи у не прошедших испытание. Следствие оказалось неожиданным: весь комплект документов при приёме навсегда остался бумажным, а это самый документоёмкий момент в жизни сотрудника. Мы разбираем эту развилку до старта: подпись при приёме и полностью электронный приём против подписи после испытания и меньшего числа отзывов.

В практике Добыто первыми в электронный вид уходят отпуска, командировки и ознакомление с ЛНА: по этим документам работнику достаточно простой электронной подписи, без криптографии и выдачи носителей. Для ситуаций, когда человек болеет, а документ нужен сегодня, это самый дешёвый способ снять проблему.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Закон описывает рамку, а порядок внутри неё вы определяете сами в локальных актах. Не опишете под свои процессы — будете годами работать по чужому типовому порядку из шаблона вендора. И ещё: пилот на одном процессе для всей компании даёт больше, чем пилот на одном подразделении по всем процессам. Первый проверяет технологию, второй проверяет людей, а буксуют внедрения именно из-за сопротивления людей.»

Стоимость подключения КЭДО: тарифы Добыто на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и требований к интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций: электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в стоимость на всех тарифах, УКЭП выпускается через партнёрские удостоверяющие центры. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, как пересчитывается разница при смене тарифа.

Выводы

Оплата больничного делится по причине нетрудоспособности: при болезни и бытовой травме работника первые три календарных дня финансирует работодатель, дальше платит Социальный фонд, а при уходе за родственником, карантине, протезировании, санатории, родах и производственной травме доля работодателя равна нулю. Размер считается от заработка за два предшествующих года с потолком 6 827,40 рубля в день и минимумом от МРОТ 27 093 рубля. Механизм прямых выплат разводит деньги по двум платежам и двум датам, поэтому расчётный листок показывает только часть работодателя. Сроки жёсткие: 3 рабочих дня на сведения от компании и 10 рабочих дней на выплату от фонда.

Сервис Добыто закрывает соседнюю часть задачи: заявления, приказы, ознакомления с ЛНА и согласия подписываются в электронном виде, пока сотрудник дома, а кадровая служба видит статусы по каждому документу. Для компаний со смешанным штатом это заодно снимает ручное разделение маршрутов между трудовыми договорами, ГПХ и самозанятыми.

Частые вопросы об оплате больничного

Кто платит больничный совместителю, который работает в двух компаниях?

Если в двух предшествующих календарных годах человек был занят у тех же работодателей, пособие назначается по каждому месту работы, и каждый работодатель оплачивает свои первые три дня из собственных средств. Электронный листок при этом один, его номер сообщается обеим организациям. Если за расчётный период состав работодателей менялся, работник выбирает одного страхователя, а пособие считается с учётом заработка у всех, и три дня оплачивает только выбранная компания.

Деньги от фонда не пришли, хотя больничный закрыт неделю назад. Что делать?

Сначала проверьте статус листка и назначенное пособие в личном кабинете на портале государственных услуг: там видно, ушли ли сведения от работодателя и вынесено ли решение. Чаще всего задержка объясняется устаревшими банковскими реквизитами в сведениях о застрахованном лице или запросом недостающих данных, на который компания отвечает 3 рабочих дня. Обратиться за пособием можно в течение 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, так что запас времени есть.

Оплатят ли больничный, если работник заболел за границей?

Российский листок нетрудоспособности формируют медицинские организации, имеющие лицензию на медицинскую деятельность в России. Документы иностранной клиники сами по себе основанием для выплаты не служат: их переводят, легализуют в установленном порядке, и решение о замене на российский листок принимает врачебная комиссия медицинской организации. Без этой процедуры пособие не назначается.

Кто платит больничный директору — единственному учредителю?

Если с директором оформлены трудовые отношения и за него уплачиваются взносы, пособие назначается на общих основаниях: три дня за счёт организации, дальше фонд. Полномочия руководителя на время болезни не прекращаются, они прекращаются решением уполномоченного органа, поэтому подписанные им в эти дни документы действительны и по мотиву больничного не оспариваются. Обратная сторона: если человек в эти дни полноценно работал, возникает вопрос к обоснованности пособия.

С обеих частей пособия удерживается НДФЛ?

Да. Пособие по временной нетрудоспособности облагается налогом на доходы физических лиц целиком: со своих трёх дней налог удерживает работодатель как налоговый агент, со своей части — Социальный фонд. Страховыми взносами пособие не облагается. Исключение по НДФЛ составляет пособие по беременности и родам: оно налогом не облагается.

Можно ли открыть больничный задним числом?

По общему правилу листок формируется со дня обращения в медицинскую организацию. За прошедшее время его оформляют только по решению врачебной комиссии и при наличии оснований, автоматически это не делается. Если дни болезни остались неоформленными, работодатель отмечает их в табеле как отсутствие и пособие за них не начисляет, а разбирательство о причинах отсутствия идёт отдельно от вопроса оплаты.