Больничный лист на сотрудника: что делает кадровик в 2026

Больничный лист на сотрудника приходит работодателю не бумагой, а записью в информационной системе: с 2022 года листок нетрудоспособности формируется только в электронном виде, и об открытии ЭЛН фонд сам оповещает страхователя через СЭДО. Дальше работает жёсткий срок: после того как медицинская организация закрыла больничный и фонд запросил данные, у страхователя есть 3 рабочих дня на передачу сведений для назначения пособия, за просрочку — 5000 рублей по части 3 статьи 15.2 закона 255-ФЗ. Первые 3 дня болезни самого работника оплачивает работодатель, с четвёртого — Социальный фонд России. Остальное определяет код причины нетрудоспособности: при коде 01 или 02 работодатель платит свою часть и продлевает отпуск, при коде 09 пособие полностью за фондом, а отпуск не продлевается.

Материал даёт последовательность действий кадровика по статусам ЭЛН, разбор кодов причины нетрудоспособности и отметок о нарушении режима, правила проставления кода в табеле и сценарии, когда болезнь накладывается на отпуск, командировку, испытательный срок или увольнение. Отдельно показываем, какие кадровые документы можно подписывать с работником, пока он на больничном, а какие создают спор. Лимиты пособия на 2026 год, цена типовых ошибок, бланки для скачивания и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Первые три дня: что делает кадровик после закрытия ЭЛН

Обязанность работодателя начинается не с момента, когда работник сообщил о болезни, а с момента, когда фонд прислал запрос на сведения по закрытому больничному. Проактивный механизм устроен так: медицинская организация формирует ЭЛН и подписывает его усиленной квалифицированной подписью, фонд автоматически оповещает страхователя об открытии через сервис «Социальный электронный документооборот», а после закрытия направляет запрос недостающих данных. Заявление от работника не требуется, номер ЭЛН сам по себе ничего не запускает.

Ключевой срок один: 3 рабочих дня со дня получения данных о закрытом больничном на размещение сведений для назначения и выплаты пособия. Правила утверждены постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010. После получения сведений фонд назначает и выплачивает пособие в срок не более 10 рабочих дней (статья 15 закона 255-ФЗ). Свою часть, первые 3 дня, работодатель начисляет сам и выплачивает в ближайший день выплаты заработной платы.

Статус ЭЛН показывает, на каком этапе документ и чья сейчас очередь действовать. Таблица собрана по кодам, которые страхователь видит в СЭДО и в учётной программе.

Практический вывод из таблицы: до статуса 030 у кадровика нет ни одного срочного обязательства перед фондом, а после него счёт идёт на рабочие дни. Статусы 040 и 050 чаще всего и становятся причиной мнимой просрочки: страхователь ждёт запроса, которого не будет, пока больничный не закроют. В практике Добыто на длинных больничных со статусом 040 мы отдельно предупреждаем кадровую службу о необходимости заменить отсутствующего приказом, а не держать участок открытым до результатов экспертизы.

Как обработать поступивший больничный: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Откройте карточку ЭЛН в СЭДО или в учётной программе и сверьте СНИЛС, период нетрудоспособности и код причины. Ошибка в СНИЛС — самая частая причина того, что больничный «не находится».
2. Шаг 2. Проверьте, поданы ли по этому работнику сведения о застрахованном лице с реквизитами для выплаты. Без них фонд не сможет перечислить деньги, даже получив корректные данные по ЭЛН.
3. Шаг 3. Дождитесь статуса 030 и запроса фонда. С этого дня отсчитывайте 3 рабочих дня.
4. Шаг 4. Заполните сведения: средний заработок за расчётный период, страховой стаж, районный коэффициент, периоды исключения, реквизиты. Для больничного, открытого в 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы.
5. Шаг 5. Отправьте сведения и сохраните подтверждение отправки с датой. Именно дата отправки, а не дата подготовки документа, снимает вопрос о просрочке.
6. Шаг 6. Начислите пособие за первые 3 дня по кодам 01 и 02, удержите НДФЛ и выплатите в ближайший день выплаты заработной платы.
7. Шаг 7. Закройте табель: замените код неявки на код временной нетрудоспособности и проверьте, не задевает ли период отпуск, командировку или испытательный срок.

Что проверить до отправки сведений в фонд

Пять позиций, которые чаще всего дают извещение о недостающих сведениях и лишний круг переписки:

• Совпадают ли СНИЛС и ФИО в ЭЛН с кадровой системой, особенно после смены фамилии.
• Актуальны ли банковские реквизиты работника: карта «Мир» или счёт, а не устаревшая карта другой платёжной системы.
• Есть ли в расчётном периоде заработок у других страхователей и нужна ли справка о среднем заработке.
• Нет ли в ЭЛН дополнительного кода и отметки о нарушении режима: они меняют сумму пособия.
• Не приходится ли период нетрудоспособности на отпуск без сохранения заработной платы или на отпуск по уходу за ребёнком.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровик узнаёт о болезни в трёх местах сразу: сообщение от работника, запись в СЭДО и пустая строка в табеле, и эти три источника живут отдельно друг от друга. Мы сводим их в один график отсутствий, где больничный отмечен красным, командировка синим, отпуск оранжевым, а фильтр по периоду и подразделению показывает, сколько человек выпало из графика одновременно. Заведите такую единую картину до того, как начнёте считать пособия: половина ошибок в табеле берётся из того, что отсутствие никто не зафиксировал в день его начала.»

Коды больничного листа: причина нетрудоспособности и нарушение режима

Код причины нетрудоспособности — двузначное число в поле «Причина нетрудоспособности». Он определяет, кто платит первые дни, влияет ли период на отпуск и по какому правилу считать процент от среднего заработка. Кадровик читает его первым, ещё до того как передаст данные бухгалтерии.

Различие между кодом 01 и кодом 09 важнее всех остальных: в первом случае работодатель начисляет пособие за 3 дня и пересчитывает отпуск, во втором не делает ни того, ни другого. Путаница здесь стоит и денег, и спора с работником, который рассчитывал на продление отпуска.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Второе поле, которое читают невнимательно, — отметка о нарушении режима. Код 23 означает несоблюдение предписанного режима или самовольный уход из стационара, 24 — неявку на приём к врачу, 25 — выход на работу без выписки. С даты, проставленной рядом с этой отметкой, пособие считается исходя из МРОТ, а не из среднего заработка. Дополнительный код 021 (заболевание, связанное с алкогольным опьянением) снижает пособие до МРОТ за весь период. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 рубля, и разница со средним заработком в такой ситуации обычно кратная.

Отметка в табеле: Б, Т и день, когда код меняется

Табель закрывается раньше, чем приходит подтверждение из фонда, поэтому кадровик работает с тремя кодами последовательно. Пока факт нетрудоспособности не подтверждён, ставится НН (30) — неявка по невыясненным причинам. После подтверждения период правится на Б (19) — временная нетрудоспособность с назначением пособия. Если пособие за эти дни не назначается, ставится Т (20): типичный случай — болезнь в отпуске без сохранения заработной платы или в отпуске по уходу за ребёнком.

День, которым медицинская организация закрыла ЭЛН, входит в период нетрудоспособности и отмечается как Б. К работе сотрудник приступает на следующий день, и с этого дня в табеле снова Я. Ошибка на один день здесь даёт двойную оплату: и пособие, и заработную плату за одну и ту же дату.

Соберите табель с готовыми условными обозначениями

В практике Добыто отдельная проверка ставится на стык табеля и графика отсутствий: если период в табеле и период в ЭЛН расходятся хотя бы на день, система подсвечивает расхождение до того, как сведения уйдут в фонд.

Кто платит больничный и сколько: границы 2026 года

Источников выплаты два, и работник видит их как два отдельных поступления. Первые 3 дня нетрудоспособности при заболевании или травме самого работника финансирует работодатель, с четвёртого дня и до закрытия ЭЛН — Социальный фонд России. При уходе за больным членом семьи, карантине, протезировании и долечивании фонд платит с первого дня.

Процент от среднего заработка определяет страховой стаж: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, от 8 лет — 100%. Из этого правила есть исключения, которые кадровик должен помнить наизусть:

• Уход за ребёнком младше 8 лет оплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа.
• Уход за ребёнком от 8 до 15 лет при амбулаторном лечении: первые 10 календарных дней по стажу, с 11-го дня — 50% среднего заработка.
• Заболевание или травма в течение 30 календарных дней после увольнения оплачивается в размере 60% независимо от стажа, и только по болезни самого бывшего работника, не по уходу.
• Стаж менее 6 месяцев — пособие за календарный месяц не выше МРОТ.

Верхняя граница считается из предельных баз по страховым взносам за два предшествующих года. Для больничных, открытых в 2026 году, это базы 2024 года (2 225 000 рублей) и 2025 года (2 759 000 рублей). Максимальный средний дневной заработок — 6827,40 рубля, и всё, что выше, в расчёт не идёт независимо от фактической зарплаты. Обратиться за пособием работник вправе в течение 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, поэтому больничный годичной давности, который сотрудник принёс «на всякий случай», оплате уже не подлежит.

Больничный наложился на отпуск, командировку, испытательный срок или увольнение

Каждое пересечение регулируется своей нормой, а не общим правилом про больничный, поэтому универсальный ответ «продлеваем и переносим» здесь не работает. Разбор идёт по семи сценариям, которые встречаются у кадровика регулярно.

Два правила из строки про испытательный срок действуют одновременно. Больничный не входит в срок испытания, поэтому срок продлевается на дни болезни. Уволить по итогам испытания, пока человек болеет, при этом нельзя.

Важный нюанс из практики: уведомление о неудовлетворительном результате испытания вручили до больничного, ориентируясь на прежнюю дату окончания испытания. Работник ушёл на больничный, срок испытания сдвинулся, а даты в уведомлении остались старыми. Увольнение по таким документам оказывается преждевременным, и пересчитывать надо каждый раз, когда в испытательном сроке появился хотя бы один день нетрудоспособности.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Правило про продление испытательного срока и правило про запрет увольнения в период болезни кадровики знают по отдельности, а ошибаются на их сложении. Больничный продлевает испытание, но не даёт права уволить по его итогам, пока ЭЛН не закрыт, и увольнение по итогам испытания — это увольнение по инициативе работодателя со всеми ограничениями статьи 81. Каждый раз, когда в испытательном сроке появился больничный, заново считайте дату окончания испытания и дату вручения предупреждения.»

Когда отпуск не продлевается

Продление и перенос по статье 124 ТК РФ работают только при временной нетрудоспособности самого работника в период ежегодного оплачиваемого отпуска. Отпуск не продлевается, если больничный выдан по уходу за больным членом семьи (код 09), если работник находился в отпуске без сохранения заработной платы или в отпуске по уходу за ребёнком, а также если нетрудоспособность началась после последнего дня отпуска. Проверить основание можно по коду причины в самом ЭЛН, не запрашивая у работника дополнительных документов.

Бланки для оформления периода нетрудоспособности

Комплект закрывает три задачи: учёт времени, перенос отпуска и замещение отсутствующего; начинайте с табеля Т-12, он нужен в любом сценарии.

Кадровые документы, пока работник на больничном

Прямого ответа в законе нет, и это не фигура речи. Вопрос надлежащим образом не урегулирован, поэтому в практике сосуществуют две позиции, спор между которыми иногда доходит до суда. Известен набор отсутствующих запретов: кодекс не запрещает работодателю издавать распорядительные акты в отношении работника, находящегося на больничном; закон не запрещает лицу с открытым листком нетрудоспособности находиться на работе; подписание руководителем документов в период своей временной нетрудоспособности не делает эти действия недействительными, поскольку он не выходит за рамки полномочий.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отсюда первая развилка, которую постоянно смешивают. Когда болеет директор и подписывает документы от имени организации, вопроса нет: полномочия руководителя прекращаются решением уполномоченного органа, а не листком нетрудоспособности. Больничный — основание для выплаты пособия, а не приостановка полномочий, и договор, подписанный директором с больничного, по этому мотиву не оспаривается. Осторожность нужна в другом: если человек в эти дни полноценно работал, появляется вопрос к обоснованности самого пособия.

Вторая ситуация — болеет рядовой работник, и ему нужно что-то подписать. Здесь удобнее делить документы не по форме, а по последствиям.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я делю документы на три группы. Первая — заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными локальными актами: подписываем спокойно, потому что на вопрос «что работник потерял» ответа нет. Вторая — соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение: формально законно, но вы создаёте себе спор там, где могли подождать неделю. Третья — увольнение по инициативе работодателя: нельзя. Прежде чем нести документ болеющему работнику, определите группу, и решение станет очевидным.»

Перевод во время болезни практика прямо допускает: если работник в период нетрудоспособности может подписать дополнительное соглашение о переводе, перевод оформляется. Но в споре человек скажет, что лежал с температурой, документы привезли домой, он их не читал и не понимал, и опровергать это придётся работодателю. У него на руках подпись, у работника — листок нетрудоспособности и подтверждённое медиками состояние.

Если подписать всё-таки нужно срочно, работа идёт с доказательствами: фиксируется способ передачи документа, фиксируется наличие у работника возможности ознакомиться и времени на это, фиксируется добровольность — лучше всего перепиской, где человек сам подтверждает готовность подписать сейчас. В сервисе Добыто эти отметки складываются автоматически: маршрут документа хранит дату отправки, дату открытия и дату подписания по каждому участнику.

Когда этот алгоритм не применяется

Порядок выше рассчитан на работника по трудовому договору. Он не переносится на другие формы занятости:

• Самозанятые. С 2026 года право на больничный появилось у самозанятых, которые добровольно уплачивают взносы в фонд. Пособие назначает и платит фонд, заказчик в этой цепочке не участвует и сведения не подаёт.
• Исполнители по договору ГПХ. Право на пособие возникает, только если в предыдущем календарном году за исполнителя перечислены взносы по временной нетрудоспособности и материнству в сумме не менее стоимости страхового года. Проверять это условие нужно до того, как обещать оплату.
• Индивидуальные предприниматели. Больничный оплачивается, только если ИП добровольно вступил в правоотношения с фондом и заранее уплатил взнос.

Отдельно с 26 апреля 2026 года действует правило приказа Минздрава от 31.03.2026 № 222н: работник, находящийся в отпуске по уходу за ребёнком у одного работодателя и одновременно работающий у другого страхователя, имеет право на больничный и пособие по нетрудоспособности. Если вы второй страхователь, сведения подавать придётся.

Ошибки кадровика при обработке больничного и цена каждой

Штрафы по этой теме назначаются не за ошибку в расчёте, а за работу со сроками и достоверностью данных. Суммы установлены статьёй 15.2 закона 255-ФЗ, и перечень санкций опубликован в разделе об ответственности страхователя на сайте Социального фонда России.

• Просрочка передачи сведений. 5000 рублей по части 3 статьи 15.2. Штраф применяется независимо от того, пострадал ли работник: сам факт нарушения срока достаточен. Параллельно сдвигается выплата, потому что 10 рабочих дней фонд отсчитывает от даты получения сведений, а не от даты закрытия ЭЛН.
• Недостоверные сведения, повлёкшие излишние расходы фонда. 20% суммы излишне понесённых расходов, но не менее 1000 и не более 5000 рублей, плюс возврат переплаты.
• Непредставление документов по запросу фонда. 200 рублей за каждый непредставленный документ.
• Игнорирование извещения о недостающих сведениях. На извещение отводится 5 рабочих дней со дня получения; пропуск этого срока возвращает ситуацию к первому пункту.

Дороже всего обходится не штраф, а увольнение в период нетрудоспособности. Восстановление на работе означает оплату времени вынужденного прогула за весь период спора, компенсацию морального вреда и отдельную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Эта ошибка почти всегда появляется из-за того, что кадровик не проверил статус ЭЛН в день издания приказа.

Кейс из практики: в кадровой службе график отпусков вели на распечатке формата А1, приклеенной к стене и исписанной переносами и зачёркиваниями. Разобраться в ней могла только руководитель службы со стажем больше 30 лет, и любой перенос отпуска из-за больничного проходил через неё одну. Узкое место здесь не в бумаге, а в том, что данные о переносах существуют в единственном экземпляре и не проверяются автоматически.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Схема «выздоровел, пришёл, а на столе лежат документы, подписывай сегодня» читается судом ровно так, как выглядит. Если подписание действительно срочное, зафиксируйте переписку, где работник сам подтверждает готовность подписать сейчас, и дайте ему время на ознакомление, а не ставьте перед фактом в день выхода. Эта переписка стоит вам десяти минут, а работодателю без неё придётся доказывать добровольность против листка нетрудоспособности.»

Стоимость подключения КЭДО и сроки запуска

Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в интеграции с 1С, поэтому сравнивать стоит не цену за сотрудника, а годовой платёж: по тарифу «Бизнес» действует минимальная оплата за 50 сотрудников. Актуальный состав функций каждого тарифа опубликован на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Обработка больничного держится на четырёх точках: дождаться статуса 030, уложиться в 3 рабочих дня с передачей сведений в фонд, правильно прочитать код причины нетрудоспособности и свести период с табелем, отпуском и испытательным сроком. Код 01 и код 09 ведут к разным действиям работодателя по деньгам и по отпуску. Увольнение по инициативе работодателя в период болезни остаётся под прямым запретом, а все остальные документы разумнее оценивать по последствиям для работника, а не по их форме.

Больничный — процесс, где ошибку создаёт рассинхрон между тремя источниками данных: сообщением работника, записью в СЭДО и табелем. Мы в Добыто сводим отсутствия, маршруты подписания и кадровые документы в одно окно, чтобы период нетрудоспособности попадал в табель и в график отпусков одновременно, а не тремя отдельными ручными правками.

Частые вопросы

Работник говорит, что больничный открыт, но в СЭДО его нет. Что делать?

Сначала сверьте СНИЛС: расхождение по СНИЛС или неактуальная фамилия после смены — самая частая причина, по которой ЭЛН не привязывается к страхователю. Если данные верны, проверьте, подключена ли организация к СЭДО и настроены ли подписки на уведомления. Пока фонд не прислал данные по закрытому больничному, обязанность подавать сведения не наступила, а срок в 3 рабочих дня не течёт. До подтверждения ставьте в табеле НН и не начисляйте пособие.

Нужно ли требовать у сотрудника номер ЭЛН или распечатку?

Требовать нельзя: с 2022 года листок формируется только в форме электронного документа, и работодатель получает данные напрямую от фонда. Номер ЭЛН от работника удобен для поиска карточки, но не является документом-основанием и ничего не подтверждает. Выписку из ЭЛН работник может получить сам на портале госуслуг, для назначения пособия она работодателю не нужна.

Как оформить больничный внешнему совместителю?

Порядок зависит от того, у тех же ли страхователей работник был занят в двух предшествующих календарных годах. Если у тех же — пособие назначается по каждому месту работы, и сведения подаёт каждый страхователь, включая вас как работодателя по совместительству. Если состав работодателей за расчётный период изменился, пособие назначается по одному месту работы по выбору работника, и остальные страхователи сведения не подают.

Сведения ушли с ошибкой, и фонд переплатил пособие. Что дальше?

Фонд направляет извещение о необходимости представить недостающие или исправленные сведения, ответить на него нужно в течение 5 рабочих дней со дня получения. Если переплата возникла из-за недостоверных данных страхователя, применяется штраф в размере 20% излишне понесённых расходов, но не менее 1000 и не более 5000 рублей, а сумму переплаты фонд взыскивает с работодателя, а не с работника.

Сотрудник выходил на работу, не закрыв больничный. Как это отразить?

Одновременно получать заработную плату и пособие за один и тот же день нельзя. Дни фактической работы отмечаются в табеле как явка и оплачиваются как рабочие, пособие за них не назначается. Если врач проставил в ЭЛН отметку о нарушении режима с кодом 25 (выход на работу без выписки), пособие с даты нарушения считается исходя из МРОТ, то есть из 27 093 рублей за календарный месяц в 2026 году.

Больничный открыт в день увольнения или сразу после него. Оплачивать?

Если нетрудоспособность наступила в последний рабочий день, пособие назначается на общих основаниях, а дата увольнения не переносится при увольнении по собственному желанию. Если работник заболел в течение 30 календарных дней после увольнения и не устроился на новое место, пособие составляет 60% среднего заработка независимо от стажа. Правило действует только при заболевании или травме самого бывшего работника: больничный по уходу за членом семьи после увольнения не оплачивается.