Онлайн калькулятор для расчета больничного листа и замена расчетных годов

Онлайн калькулятор для расчёта больничного листа считает пособие по одной формуле: заработок за 2 предыдущих календарных года, каждый в пределах предельной базы своего года, делится на 730 и умножается на процент по стажу и число дней болезни. Для больничных 2026 года расчётный период — 2024 и 2025 годы, максимум — 6 827,40 руб. в день, минимум за полный месяц — МРОТ 27 093 руб. Если в одном или обоих расчётных годах работник был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, эти годы по его заявлению заменяются непосредственно предшествующими, при условии что пособие вырастет. Годы без такого отпуска не заменяются, даже если заработка в них не было: безработица, учёба или низкая зарплата основанием не считаются.

Ниже — правило выбора лет для замены, включая цепочку из двух декретов, формула с пошаговой проверкой суммы и расчёт до и после замены на одном примере. Покажем, по какой форме СФР подаётся заявление, что работодатель делает за 3 рабочих дня и как получить перерасчёт больничных, выплаченных до заявления. Кто платит больничный при болезни и травме, коды ЭЛН, случаи, когда пособие не платят, и тарифы на электронное оформление заявлений — во второй половине статьи.

Когда можно заменить расчётные годы при расчёте больничного

Основание одно — часть 1 статьи 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Замена возможна, если в двух календарных годах, непосредственно предшествующих году болезни, или в одном из них застрахованный находился в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребёнком. Второе условие — замена приводит к увеличению пособия. Иных оснований 255-ФЗ не предусматривает: так СФР ответил в письме Отделения по г. Москве и Московской области от 16.04.2025 № 23-02-30/115484.

Замена — право работника, а не обязанность работодателя. Бухгалтерия не вправе заменить годы по своей инициативе, даже если видит, что пособие вырастет: без заявления расчёт идёт по обычному периоду. Эту позицию ФСС сформулировал ещё в письме от 30.11.2015 № 02-09-11/15-23247, и СФР её сохраняет.

Два частых сомнения закрыты разъяснениями СФР. Работа на 0,4 ставки во время отпуска по уходу за ребёнком право на замену не отнимает (письмо от 16.04.2025). Выход из отпуска по уходу на неполный рабочий день тоже не мешает: в письме СФР от 29.05.2026 № 19-20/29475 разобран случай сотрудницы, которая вышла в апреле 2026 года на неполную ставку, через 2 недели оформила больничный по уходу за ребёнком и заменила 2024-2025 годы на 2022-2023. Фонд указал, что режим работы после выхода значения не имеет.

На какие годы можно заменить: правило непосредственно предшествующих лет

Выбирать годы произвольно нельзя. Заменяются только те годы расчётного периода, на которые пришёлся отпуск, и заменяются они годами, непосредственно предшествующими. Если и замещающий год пришёлся на декрет, цепочка сдвигается дальше: в том же письме СФР от 16.04.2025 работница, бывшая в отпуске по уходу в 2023 и 2024 годах, заменяет их на 2021 и 2022, а если в 2022 году у неё был ещё и отпуск по беременности и родам — заменяет 2022 год на 2020.

Для больничного, открытого в 2026 году, варианты выглядят так.

Если заменить можно только один год, считайте оба варианта: с заменой и без. Заявление имеет смысл только там, где разница положительная, иначе работодатель применит обычный период, потому что условие об увеличении пособия не выполнено.

Когда замена лет не поможет

Замена не работает в трёх типовых ситуациях. Первая — в замещающих годах заработок был ниже, чем в расчётных: так бывает, если до декрета человек работал на полставки, а в отпуске по уходу вышел на подработку с полной зарплатой. Вторая — в замещающих годах заработка не было вовсе, и расчёт всё равно упрётся в минимум от МРОТ. Третья касается высоких зарплат: каждый год учитывается только в пределах своей предельной базы, а базы 2022-2023 годов заметно ниже баз 2024-2025. При замене 2024-2025 на 2022-2023 средний дневной заработок не превысит 4 039,73 руб., тогда как без замены потолок — 6 827,40 руб.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отдельное ограничение переносимости: правила этой статьи описывают работников по трудовому договору. Для исполнителей по договору ГПХ и самозанятых порядок страхования на случай болезни другой, и выводы на них не переносятся.

Формула расчёта больничного: что считает любой онлайн-калькулятор

Для пособия по временной нетрудоспособности делитель всегда 730, независимо от того, сколько дней человек фактически отработал в расчётном периоде. Поэтому 2 года без заработка превращают расчёт в минимальный, и никакие периоды из делителя не исключаются. У декретного пособия и пособия по уходу за ребёнком механика другая, там из делителя вычитаются исключаемые дни, но формула больничного устроена именно так:

1. Заработок за каждый год расчётного периода. Учитываются выплаты, на которые начислялись страховые взносы, в том числе у других работодателей. Сами пособия по больничному, беременности и родам и уходу за ребёнком в эту сумму не входят.
2. Ограничение базой. Заработок каждого года берётся не выше предельной базы именно этого года, при замене — базы замещающего года.
3. Средний дневной заработок. Сумма за 2 года делится на 730. Если результат ниже минимума, берётся минимум от МРОТ: в 2026 году это 890,73 руб. (27 093 × 24 / 730).
4. Процент по стажу. До 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и больше — 100%. При уходе за больным ребёнком до 8 лет — 100% независимо от стажа.
5. Сумма за период. Дневное пособие умножается на календарные дни болезни. За полный месяц пособие не может быть ниже МРОТ, поэтому дневной минимум в 2026 году — от 873,97 руб. в месяце из 31 дня до 967,61 руб. в феврале из 28 дней.

Предельные базы, которые ограничивают заработок при замене лет, приведены ниже. Колонка справа показывает, какой средний дневной заработок получится в пределе, если заменить оба года текущего периода на указанную пару.

Потолок падает быстрее, чем кажется: пара 2020-2021 даёт максимум в 2,6 раза меньше, чем текущий период. Для работника с зарплатой выше предельных баз прошлых лет замена поднимает пособие только до этого потолка, а для работника с заработком ниже баз ограничение не срабатывает.

Пример: больничный после отпуска по уходу за ребёнком с заменой лет и без

Сотрудница со стажем 9 лет ушла в отпуск по беременности и родам в январе 2024 года, затем в отпуск по уходу за ребёнком, в 2024-2025 годах облагаемых взносами выплат у неё не было. В марте 2026 года она болеет 10 календарных дней. Облагаемый заработок за 2022 год — 900 000 руб., за 2023 год — 1 000 000 руб., оба значения ниже предельных баз.

Разница за 10 дней — 17 120,10 руб. до удержания НДФЛ. Если бы больничный был по уходу за ребёнком до 8 лет, всю сумму с первого дня выплатил бы СФР, а процент стажа не имел бы значения. Проверить собственный расчёт можно по той же схеме: калькулятор на любом сайте выполняет эти 5 действий. Если сумма из СФР расходится с вашей, сначала сверьте заработок по каждому году и сами годы, взятые в период.

Как проверить расчёт больничного с заменой лет: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите расчётный период: 2 календарных года перед годом, в котором открыт больничный. Для 2026 года это 2024 и 2025.
2. Шаг 2. Отметьте, в каких из этих лет был отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком хотя бы часть года. Заменять можно только эти годы.
3. Шаг 3. Подберите замещающие годы: непосредственно предшествующие. Если замещающий год тоже пришёлся на декрет, сдвиньте цепочку ещё на год назад.
4. Шаг 4. Соберите облагаемый заработок по каждому году у всех работодателей. Если часть лет пришлась на другого работодателя, понадобится справка о сумме заработка с прежнего места работы.
5. Шаг 5. Ограничьте заработок каждого года предельной базой этого года, сложите, разделите на 730 и сравните результат с минимумом 890,73 руб.
6. Шаг 6. Умножьте средний дневной заработок на процент по стажу и число календарных дней болезни. Повторите расчёт без замены.
7. Шаг 7. Если вариант с заменой больше, подайте работодателю заявление о замене лет. Если меньше или равен, заявление не нужно: условие об увеличении пособия не выполняется.

Как подать заявление о замене лет и что делает работодатель

Заявление подаётся работодателю, а не в СФР, по форме из приложения № 5 к приказу СФР от 22.04.2024 № 643 «Заявление о замене календарных лет (календарного года) в расчётном периоде». В нём указывается, какой год или оба года заменяются и на какие. Форма позволяет попросить о замене по одному конкретному больничному или сразу по всем страховым случаям календарного года, поэтому при нескольких больничных за год второе заявление не требуется, если выбран второй вариант.

Дальше работает цепочка сроков из Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. Получив из СФР данные о закрытии электронного листка нетрудоспособности, работодатель в течение 3 рабочих дней размещает в информационной системе фонда сведения для назначения пособия, подписанные УКЭП, и туда же входят сведения о замене лет по заявлению работника (пункт 22 Правил). Свою часть за первые 3 дня работодатель назначает в течение 10 календарных дней и выплачивает в ближайший день выплаты зарплаты. СФР назначает и перечисляет остальное в срок до 10 рабочих дней со дня получения сведений.

После выплаты право на замену не пропадает. По части 2.1 статьи 15 255-ФЗ, если заявление подано после назначения или выплаты пособия, его пересчитывают за всё прошедшее время, но не более чем за 3 года, предшествующих дню обращения. Работник, подавший заявление в сентябре 2026 года, получает перерасчёт по больничным начиная с сентября 2023 года, если по каждому из них в расчётных годах был отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Заявления в интересах работника и нейтральные документы вроде согласия на обработку персональных данных во время больничного я советую подписывать спокойно. Если позже человек скажет, что подписывал больным, возникает простой вопрос: что он потерял? Ничего, поэтому и спора здесь не бывает. Смотрите на последствия документа для работника, а не на дату в листке нетрудоспособности.»

Заявление о замене лет относится как раз к этой группе: оно только увеличивает выплату, поэтому его можно подать, не дожидаясь закрытия листка. Если в компании работает КЭДО и заявления включены в перечень электронных документов по ЛНА, работник подписывает его электронной подписью, а кадровая служба получает документ без курьера и сканов.

В Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому заявление о замене лет или о переносе отпуска из-за болезни работник подписывает из личного кабинета. Какой вид подписи допустим для заявлений, компания закрепляет в положении о КЭДО.

Заявления работника для электронного оформления и переноса отпуска из-за болезни

Комплект нужен, если заявления о замене лет и другие обращения по больничному вы планируете принимать электронно; первым откройте согласие на переход на КЭДО.

Что проверить работодателю перед отправкой сведений в СФР

Если вы работодатель и читаете этот раздел как бухгалтер или специалист по кадрам, главный риск — не успеть с заменой лет в 3 рабочих дня после запроса СФР. Заявление, поданное раньше, должно быть под рукой к моменту закрытия ЭЛН, а заработок за замещающие годы — уже подтверждён справками, если работник тогда трудился в другой компании. Для 1С:ЗУП у Добыто есть готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день: подписанные работником заявления синхронизируются с учётной системой автоматически, и расчётчик видит их там же, где формирует сведения для фонда.

Факт: руководитель вправе назначить уполномоченное лицо для подписания документов на время своего отсутствия, в том числе временной нетрудоспособности. В приказе, как и в доверенности, указывается конкретный перечень полномочий: формулировка «возложить исполнение обязанностей» без перечня порождает спор о праве подписи.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кто платит больничный и в какие сроки

Порядок оплаты зависит от причины нетрудоспособности, а не от того, на каком сайте её посчитали. Больничный является основанием для выплаты пособия: медицинская организация формирует электронный листок нетрудоспособности, работник ничего не пишет и номер листка работодателю не приносит, данные о закрытии ЭЛН приходят работодателю из СФР.

Замена лет применяется ко всем этим случаям одинаково: она меняет средний заработок, а не распределение между работодателем и фондом. При производственной травме пособие рассчитывается по правилам 255-ФЗ с особенностями Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, поэтому процент стажа там не применяется.

Коды больничных листов: что означают цифры в ЭЛН

Код причины нетрудоспособности определяет, кто и в каком размере платит. Перечень установлен пунктом 68 Порядка, утверждённого приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н. С 1 сентября 2022 года действуют такие двузначные коды:

• 01 — заболевание, в том числе профессиональное;
• 02 — травма, в том числе несчастный случай на производстве;
• 03 — карантин;
• 05 — отпуск по беременности и родам;
• 06 — протезирование в стационаре;
• 08 — лечение в санаторно-курортной организации;
• 09 — уход за больным членом семьи;
• 10 — иное состояние: отравление, исследования, процедуры;
• 11 — заболевание из перечня социально значимых;
• 12 — заболевание ребёнка до 7 лет;
• 13 — заболевание ребёнка-инвалида;
• 14 — поствакцинальное осложнение или злокачественное новообразование у ребёнка;
• 15 — ВИЧ-инфекция у ребёнка.

Коды 04 (производственная травма) и 07 (профзаболевание) отменены и поглощены кодами 02 и 01. Поэтому по коду 02 в ЭЛН нельзя понять, бытовая травма или производственная: связь с производством подтверждается актом о несчастном случае. В строке «Иное» встречаются коды 31 — работник продолжает болеть и 36 — явился трудоспособным.

Электронный больничный лист в личном кабинете: Госуслуги и СФР

Статус своего ЭЛН, расчёт и дату перечисления пособия работник видит в личном кабинете на Госуслугах и в личном кабинете получателя услуг СФР на lk.sfr.gov.ru. Там же проверяется, какие годы взяты в расчёт: если после заявления о замене сумма не изменилась, значит сведения о замене в фонд не попали, и вопрос задаётся работодателю. Сроки обращения, лимиты по уходу за детьми и размеры по стажу официально собраны на странице СФР о пособии по временной нетрудоспособности: пособие можно получить, если обратиться за ним не позднее 6 месяцев с даты выздоровления.

Оплатят ли больничный: когда пособие не платят или платят меньше

Открытый ЭЛН не гарантирует выплату в расчётном размере. Статья 9 255-ФЗ перечисляет периоды, за которые пособие не назначается: освобождение от работы с сохранением зарплаты или без оплаты, например отпуск без сохранения заработной платы, и отстранение от работы, если за него не начисляется зарплата. Исключение сделано для ежегодного оплачиваемого отпуска: болезнь в нём оплачивается как обычный больничный.

Размер урезается до МРОТ за полный календарный месяц в трёх случаях из статей 7 и 8 255-ФЗ: страховой стаж меньше 6 месяцев; нарушение режима лечения или неявка к врачу без уважительной причины — со дня нарушения; заболевание или травма, наступившие вследствие опьянения. Замена лет в этих случаях пособие выше ограничения не поднимет, поэтому считать её имеет смысл только после проверки этих условий.

Отдельный вопрос задают работники, которые на больничном продолжали выполнять часть обязанностей: отвечали на письма, подписывали документы, выходили в офис.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Больничный — основание для выплаты пособия, а не приостановка полномочий, поэтому директор, подписавший договор в период болезни, действует законно. Но если человек в эти дни полноценно работал, возникает вопрос к обоснованности пособия. Подписать несколько документов и выйти на работу с больничного — разные ситуации: оценивайте, что именно работник делал в дни болезни.»

Проверьте три вещи до расчёта: не пришлась ли болезнь на отпуск без сохранения зарплаты, нет ли в ЭЛН отметки о нарушении режима и сколько у работника страхового стажа.

Больничный и кадровые решения: увольнение, испытательный срок, подписание документов

Прямого ответа в ТК РФ на вопрос, можно ли оформлять кадровые документы с работником на больничном, нет. Кодекс не запрещает издавать приказы в отношении работника на листке нетрудоспособности и не запрещает ему находиться на работе. Запрет один, и он жёсткий.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Больничный не входит в срок испытания: срок продлевается на дни болезни. Если работник заболел в последние дни испытательного срока, дата окончания сдвигается, а с ней и 3-дневное предупреждение о неудовлетворительном результате. Уведомление, врученное до больничного по старой дате, делает увольнение преждевременным, поэтому пересчитывайте даты каждый раз, когда в испытательном сроке появился больничный.»

Документы, которые ухудшают положение работника, — соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение — формально подписывать во время болезни можно. В споре работник предъявит листок нетрудоспособности и подтверждённое медиками состояние, а доказывать, что он понимал подписанное, придётся работодателю.

Важный нюанс из практики: если ждать нельзя, работайте с доказательствами. Зафиксируйте, как документ был передан, что у работника была возможность и время ознакомиться, и что он подписывает добровольно, лучше всего перепиской, где он сам подтверждает готовность подписать сейчас. Схема «вышел с больничного, а на столе документы на подпись сегодня» читается судом ровно так, как выглядит.

Важный нюанс из практики: полномочия директора на время болезни не прекращаются, их прекращает только решение уполномоченного органа. Договор, подписанный руководителем с больничного, действителен и по этому мотиву не оспаривается. На тарифе «Бизнес» в Добыто подписанные документы попадают в электронный архив, откуда их поднимают при проверке или споре о дате и обстоятельствах подписания.

Стоимость КЭДО для электронных заявлений о замене лет и кадровых документов

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой; цены действуют на дату публикации.

Итоговая сумма складывается из тарифа и числа сотрудников, которые подписывают документы электронно; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия каждого тарифа и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Размер больничного определяется заработком за 2 предыдущих года, делителем 730 и стажем, поэтому годы, проведённые в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, опускают пособие до минимума от МРОТ. Вернуть его к реальному заработку можно только заявлением работника и только заменой именно декретных лет на непосредственно предшествующие, с учётом предельной базы каждого года. Пропущенная замена исправляется перерасчётом за 3 года, но проще подать заявление до того, как работодатель за 3 рабочих дня отправит сведения в СФР.

Добыто закрывает эту часть процесса: работник подписывает заявление из личного кабинета, а кадровая служба и расчётчик получают его в учётной системе до закрытия больничного, без бумажного оборота.

Частые вопросы о расчёте больничного и замене лет

Учитываются ли декретные и детские пособия в заработке за расчётные годы?

Нет. В расчёт идут только выплаты, на которые начислялись страховые взносы, а пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком взносами не облагаются. Поэтому годы в отпуске по уходу дают нулевой или близкий к нулю заработок, а делитель 730 для больничного при этом не уменьшается. Если во время отпуска по уходу работник трудился на неполной ставке, эта зарплата учитывается, и тогда нужно сравнить варианты с заменой и без.

Распространяется ли замена лет на декретное пособие и пособие по уходу за ребёнком?

Да, часть 1 статьи 14 255-ФЗ касается всех трёх пособий: по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребёнком. Условия те же: отпуск по беременности и родам или по уходу в расчётных годах, заявление и увеличение пособия. Отличается делитель: для этих пособий из числа дней расчётного периода исключаются периоды болезни, отпусков по беременности и родам и по уходу за ребёнком, а также освобождения от работы с сохранением зарплаты, если взносы на неё не начислялись.

Что делать, если в замещающих годах я работала у другого работодателя?

Заработок у других страхователей учитывается наравне с текущим местом работы: так прямо сказано в части 1 статьи 14 255-ФЗ. Нынешнему работодателю понадобится справка о сумме заработка с прежнего места работы за каждый замещающий год. Если в одном году было несколько работодателей, заработок суммируется, но в расчёт идёт не больше предельной базы этого года.

Нужно ли писать заявление о замене лет на каждый больничный?

Не обязательно. Форма из приложения № 5 к приказу СФР от 22.04.2024 № 643 позволяет выбрать замену по одному конкретному страховому случаю или по всем страховым случаям в календарном году. В следующем году расчётный период сдвигается на год вперёд, поэтому право на замену и сами замещающие годы проверяются заново и заявление подаётся новое.

Оплатят ли больничный, если я заболел после увольнения?

Да, если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по трудовому договору. Пособие составит 60% среднего заработка независимо от стажа (часть 2 статьи 7 255-ФЗ). Расчёт идёт по тем же правилам, включая возможность замены лет при декретном отпуске в расчётных годах.

Облагается ли пособие по больничному НДФЛ?

Да, пособие по временной нетрудоспособности, включая больничный по уходу за ребёнком, облагается НДФЛ; от налога освобождены пособия по беременности и родам. Налог удерживает тот, кто выплачивает: работодатель с суммы за первые 3 дня, СФР — с остальной части. Поэтому суммы из калькулятора и из личного кабинета СФР сравнивают до удержания налога.