Электронный больничный лист (ЭЛН) — это запись в информационной системе Социального фонда России с уникальным 12-значным номером, а не файл, который работник приносит в отдел кадров. Врач формирует листок в медицинской системе, сведения уходят в фонд, работодатель через систему электронного документооборота (СЭДО) получает уведомление об открытии, а после закрытия — предзаполненный запрос сведений для расчёта пособия. На ответ работодателю отводится 3 рабочих дня, фонд назначает и выплачивает пособие в течение 10 рабочих дней со дня получения сведений. Дальнейший порядок задаёт код причины нетрудоспособности: при кодах 01 и 02 первые три дня болезни оплачивает работодатель, а при уходе за больным членом семьи и при несчастном случае на производстве фонд платит с первого дня.
Дальше разберём, что проверяет кадровик в день открытия листка, какие сведения фонд запрашивает через СЭДО и как закрывается табель за дни болезни. Покажем коды, из-за которых пособие пересчитывают из МРОТ, и периоды, за которые пособие не назначается вовсе. Работник найдёт порядок проверки своего листка в личном кабинете и на Госуслугах. Суммы и лимиты 2026 года, штрафы за просрочку сведений, стоимость подключения и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Маршрут электронного больничного: семь шагов от кабинета врача до денег на карте
Проактивный порядок выплат действует с 2022 года: заявление на пособие работник не пишет, фонд сам запрашивает у работодателя недостающие данные. Работник участвует в маршруте дважды — когда сообщает врачу место работы и когда проверяет свои реквизиты. Остальное делают информационные системы и бухгалтерия.
| Шаг | Кто делает | Что происходит | Срок |
|---|---|---|---|
| 1. Открытие листка | Врач медорганизации | Листок формируется в медицинской системе и передаётся в информационную систему фонда, работник получает 12-значный номер | День обращения |
| 2. Уведомление работодателя | СФР через СЭДО | В систему страхователя приходит сообщение о новом листке с номером и статусом | Автоматически |
| 3. Закрытие листка | Врач | Проставляется дата выхода на работу, статус меняется на закрытый | День последнего приёма |
| 4. Запрос сведений | СФР через СЭДО | Фонд присылает предзаполненный запрос, где заполнена известная ему часть данных | После закрытия листка |
| 5. Ответ страхователя | Кадровая служба и бухгалтерия | Передаются страховой стаж, заработок за два года, районный коэффициент, сведения о неполном времени и реквизиты работника | 3 рабочих дня |
| 6. Назначение и выплата пособия | СФР | Фонд рассчитывает пособие начиная с четвёртого дня и перечисляет деньги по реквизитам | 10 рабочих дней |
| 7. Оплата первых трёх дней | Работодатель | Начисляется пособие за первые три дня болезни с удержанием НДФЛ | Ближайший день выплаты зарплаты |
Из таблицы видно, где ломается срок: два интервала, 3 и 10 рабочих дней, считаются последовательно, а не параллельно. Работодатель, который ответил фонду на третий день, сдвигает выплату работнику примерно на неделю по сравнению с ответом в день запроса. В практике Добыто запрос из СЭДО попадает в очередь задач кадровой службы вместе с остальными документами, поэтому его не приходится искать в отдельном кабинете фонда.
Кабинет врача: как открывают ЭЛН и что зависит от работника
Листок формируется в медицинской информационной системе и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью врача и медицинской организации. Бумажный бланк с 2022 года не выдают: вместо него работнику называют номер, по которому листок находят все участники обмена. Порядок формирования и выдачи утверждён приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н, а с 26 апреля 2026 года действует его редакция с поправками, внесёнными приказом Минздрава от 31.03.2026 № 222н.
Сроки, на которые открывают листок, работник часто узнаёт только на приёме. Лечащий врач единолично выдаёт листок на срок до 15 календарных дней, фельдшер и зубной врач — до 10 календарных дней. Продление сверх этих сроков идёт через врачебную комиссию, которая продлевает листок не более чем на 15 календарных дней за раз. Общий предельный срок при благоприятном прогнозе — до 10 месяцев, а при туберкулёзе, травмах и состояниях после реконструктивных операций — до 12 месяцев.
От работника нужны две вещи: назвать врачу всех работодателей, у которых он трудоустроен, и убедиться, что в фонде есть его актуальные банковские реквизиты. Листок открывается один, но сведения запрашиваются у каждого страхователя, у которого человек работает. Пособие фонд перечисляет по реквизитам из сведений о застрахованном лице, и устаревший номер карты — самая частая причина, по которой деньги не дошли в срок.
Факт: закон не запрещает лицу, находящемуся на листке нетрудоспособности, пребывать на работе, и не запрещает работодателю издавать распорядительные акты в отношении болеющего работника. Прямо запрещено другое — увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности по статье 81 ТК РФ.
Что делает работодатель: запрос СЭДО, три рабочих дня и табель
Ответ фонду готовят два подразделения. Кадровая служба подтверждает факт работы, страховой стаж, режим рабочего времени и периоды, которые не оплачиваются. Бухгалтерия подставляет заработок за два предшествующих календарных года и районный коэффициент. Ошибка любой из сторон возвращается одинаково: фонд либо отказывает в назначении, либо назначает пособие в неверной сумме, а излишек потом взыскивают с работодателя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как ответить на запрос СФР по электронному больничному: пошаговый порядок
- Шаг 1. Примите уведомление об открытии листка из СЭДО и сверьте номер, период и код причины нетрудоспособности с данными сотрудника в кадровой системе.
- Шаг 2. Отметьте дни нетрудоспособности в табеле учёта рабочего времени буквенным кодом Б или цифровым 19. До закрытия листка дни закрываются по факту, а не авансом на весь предполагаемый период болезни.
- Шаг 3. Дождитесь статуса «закрыт» и предзаполненного запроса сведений. Отвечать на открытый листок нельзя: расчётного периода ещё нет.
- Шаг 4. Проверьте страховой стаж на дату начала нетрудоспособности. Стаж считается по трудовой книжке и сведениям о трудовой деятельности, а не по дате приёма в текущую компанию.
- Шаг 5. Подставьте заработок за 2024 и 2025 годы в пределах облагаемой базы и укажите периоды, за которые пособие не назначается: отстранение без начисления зарплаты, простой, административный арест.
- Шаг 6. Отправьте сведения в течение 3 рабочих дней со дня получения запроса и сохраните квитанцию о доставке. Дата квитанции — единственное доказательство соблюдения срока при споре с фондом.
- Шаг 7. Начислите пособие за первые три дня болезни и выплатите его в ближайший установленный день выплаты заработной платы.
Важный нюанс из практики: больничный не входит в срок испытания, срок продлевается на дни болезни. Уволить по итогам испытания, пока человек болеет, нельзя, потому что это увольнение по инициативе работодателя. Если уведомление вручено до больничного с расчётом на старую дату окончания испытания, даты придётся пересчитывать, иначе увольнение окажется преждевременным.
Соберите табель за месяц с днями нетрудоспособности
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Документы, которые нужно подписать с работником во время болезни, я делю не по форме, а по последствиям. Заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными локальными актами — подписываем спокойно. Соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение формально подписать можно, но вы создаёте себе спор там, где могли подождать неделю. Если ждать нельзя, зафиксируйте передачу документа, время на ознакомление и добровольность — лучше всего перепиской, где человек сам подтверждает готовность подписать сейчас.»
Кадровые документы, которые сопровождают период болезни
Комплект собран под один месяц с больничным: начните с табеля, если нужно закрыть период, и с заявления о переносе отпуска, если болезнь пришлась на отпуск.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени Т-12 | Скачать |
| Заявление работника о переносе отпуска | Скачать |
| Приказ о перерасчёте отпускных | Скачать |
| Согласие на электронный расчётный листок | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Коды больничных листов: что они меняют в оплате
Код причины нетрудоспособности стоит в поле «Причина нетрудоспособности» и состоит из двух знаков, дополнительный код — из трёх. Значения кодов закреплены в порядке, утверждённом приказом Минздрава № 1089н. Для работника код определяет процент и источник выплаты, для бухгалтера — количество дней, которые считает работодатель.
| Код | Что означает | Что меняет в оплате |
|---|---|---|
| 01 | Заболевание | Первые три дня за счёт работодателя, далее фонд, процент по страховому стажу |
| 02 | Травма, в том числе бытовая | Порядок тот же, что при заболевании: периода ожидания и неоплачиваемых дней в начале нет |
| 03 | Карантин | Пособие полностью за счёт фонда с первого дня |
| 04 | Несчастный случай на производстве или его последствия | 100% среднего заработка независимо от стажа, с первого дня за счёт страхования от несчастных случаев |
| 05 | Отпуск по беременности и родам | 100% среднего заработка, выплачивает фонд, НДФЛ не удерживается |
| 09 | Уход за больным членом семьи | Фонд платит с первого дня, по уходу за ребёнком до 8 лет — 100% среднего заработка независимо от стажа |
| 021 | Заболевание или травма вследствие алкогольного, наркотического или токсического опьянения | Пособие за весь период считается исходя из МРОТ |
| 23-28 | Отметки о нарушении режима: уход из стационара, неявка на приём, выход на работу без выписки, отказ от направления на МСЭ | Со дня нарушения пособие считается исходя из МРОТ за полный календарный месяц |
Два кода из таблицы читаются бухгалтерией отдельно от остальных. Код 021 снижает пособие за весь период, отметка о нарушении режима — только с даты нарушения, и обе записи ставит медицинская организация, а не работодатель. Оспаривать их работник идёт во врачебную комиссию, а не в бухгалтерию.
Внимание: вопрос о подписании кадровых документов работником, который находится на больничном, надлежащим образом не урегулирован, и распространены две альтернативные позиции, спор по которым доходит до суда. Из отсутствия прямого запрета не следует безопасность процедуры.
Кто платит больничный: разделение между работодателем и фондом
При болезни или травме самого работника первые три календарных дня оплачивает работодатель из собственных средств, остальные дни — Социальный фонд России. Это деление работает только для кодов 01, 02 и схожих оснований, где нетрудоспособен сам застрахованный. Уход за больным членом семьи, карантин, протезирование в стационаре, долечивание в санатории и несчастный случай на производстве фонд оплачивает с первого дня целиком.
Отдельный случай — болезнь в течение 30 календарных дней после увольнения. Пособие назначается по последнему месту работы в размере 60% среднего заработка независимо от стажа, и только при заболевании или травме самого бывшего работника. Уход за ребёнком в этот период не оплачивается.
Исполнители по договорам гражданско-правового характера с 2023 года застрахованы на случай временной нетрудоспособности, но право на пособие возникает у них при условии, что за предшествующий календарный год за них уплачены взносы не менее стоимости страхового года. Плательщик налога на профессиональный доход, который не является работником компании, в маршрут через СЭДО не попадает: для самозанятых действует отдельный порядок добровольного страхования, и на расчёт пособия работникам по трудовому договору он не влияет.
Сколько начислят: стаж, максимум и минимум 2026 года
Средний дневной заработок считается за два предшествующих календарных года: для больничного, открытого в 2026 году, это 2024 и 2025 годы. Суммы берутся в пределах облагаемой базы, делятся на 730 и умножаются на процент по стажу.
| Параметр | Значение в 2026 году |
|---|---|
| Страховой стаж 8 лет и более | 100% среднего заработка |
| Страховой стаж от 5 до 8 лет | 80% среднего заработка |
| Страховой стаж менее 5 лет | 60% среднего заработка |
| Уход за ребёнком до 8 лет | 100% среднего заработка независимо от стажа |
| Максимальный средний дневной заработок | 6 827,40 руб. в день, из предельных баз 2024 и 2025 годов |
| Минимальный расчёт из МРОТ | 890,73 руб. в день при МРОТ 27 093 руб. |
Верхняя граница не зависит от должности и оклада: при заработке выше предельной базы пособие всё равно считается из 6 827,40 руб. в день. Нижняя работает в обратную сторону — пособие за полный календарный месяц не может быть ниже МРОТ, а при неполном рабочем времени минимум уменьшается пропорционально. С пособия по временной нетрудоспособности удерживается НДФЛ, и удерживает его каждый плательщик со своей части: работодатель с первых трёх дней, фонд с остальных. Страховые взносы на пособие не начисляются.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: на больничном и в отпуске люди работают с телефона, и проблемы с доступом вылезают там же.»
Когда пособие не придёт или придёт меньше ожидаемого
Статья 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ перечисляет периоды, за которые пособие не назначается: отстранение от работы по законодательству, если за этот период не начисляется заработная плата; заключение под стражу или административный арест; простой, кроме случая, когда нетрудоспособность наступила до начала простоя и продолжалась в его период. Дни болезни, попавшие в эти периоды, из расчёта выпадают, а остальные оплачиваются обычным порядком.
Вторая группа оснований снижает сумму, а не отменяет её. Нарушение режима с отметкой врача, неявка на приём или на медико-социальную экспертизу, заболевание вследствие опьянения переводят расчёт на МРОТ. Умышленное причинение вреда своему здоровью и совершение умышленного преступления, повлёкшего нетрудоспособность, если это установлено судом, лишают права на пособие полностью.
Отдельно стоит случай, который работник принимает за отказ фонда. Если сведения от работодателя не отправлены, фонд просто не начинает считать: никакого уведомления работнику об этом не приходит. Проверять надо не остаток на карте, а статус листка в личном кабинете, и при статусе «сведения запрошены» вопрос адресуется работодателю, а не фонду.
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Личный кабинет и Госуслуги: где смотреть больничные листы
Работник видит свои листки нетрудоспособности в личном кабинете получателя услуг Социального фонда России и в уведомлениях на портале Госуслуг: доступ идёт по подтверждённой учётной записи. Там же отображаются статус листка, период, сумма назначенного пособия и дата перечисления. Работодатель работает с теми же данными в кабинете страхователя и в СЭДО, но видит только своих сотрудников и только те листки, по которым он является плательщиком. Порядок подключения страхователя и состав обмена описаны в разделе об электронном листке нетрудоспособности на сайте Социального фонда России.
Компании обычно добавляют третий контур — личный кабинет сотрудника в кадровой системе, где рядом с приказами и расчётными листками лежит информация о периодах отсутствия. В сервисе Добыто сотрудник видит свои отсутствия и подписанные документы в одном кабинете, без переключения между порталами. Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что ваши сотрудники до сих пор носят распечатки в бухгалтерию, отдельный кабинет для этого заводить не нужно: обмен по больничным идёт через СЭДО, а кадровые документы вокруг болезни закрываются в той же системе, где подписываются приказы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Ошибки, которые стоят денег работодателю
Просрочка ответа на запрос фонда наказывается прямо: нарушение установленного срока представления сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, влечёт штраф 5 000 рублей по статье 15.2 закона № 255-ФЗ. Недостоверные сведения обходятся в 20% суммы излишне понесённых фондом расходов, но не более 5 000 и не менее 1 000 рублей. Отказ представить запрошенные документы — 200 рублей за каждый непредставленный документ. Дополнительно по части 4 статьи 15.33.2 КоАП РФ должностному лицу грозит предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей.
Дороже штрафа обходится ошибка в исходных данных. Завышенный стаж или лишние суммы в заработке дают переплату, которую фонд предъявляет к возмещению работодателю, а с работника удержать её можно не всегда. Заниженные данные разворачивают историю в сторону трудового спора: работник получает меньше положенного, обращается в ГИТ, и проверка приходит уже ко всему кадровому учёту, а не к одному листку.
Кейс из практики: в споре об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, суд первой инстанции встал на сторону работодателя, но кассация акты отменила. Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника у компании были. Перевесили три обстоятельства: электронную подпись выдали работнику в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя всё это зафиксировала. При новом рассмотрении работник выиграл.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, бесплатно | выпуск при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности, набора видов подписи и потребности в электронном архиве: по тарифу «Бизнес» действует минимальная оплата, поэтому компании до 50 человек считают оба варианта и сравнивают. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Электронный больничный проходит через пять участников, и на каждом переходе есть свой срок: работодатель отвечает фонду за 3 рабочих дня, фонд назначает и выплачивает пособие за 10 рабочих дней. Размер выплаты определяют код причины нетрудоспособности, страховой стаж и границы 2026 года — 6 827,40 рубля в день сверху и расчёт из МРОТ 27 093 рубля снизу. Первые три дня болезни работника оплачивает работодатель, при уходе за членом семьи и несчастном случае на производстве фонд платит с первого дня. Ошибка в стаже или заработке возвращается не штрафом, а перерасчётом и спором.
Мы в Добыто выстраиваем вокруг больничного всю сопутствующую кадровую цепочку: табель, перенос отпуска, приказы и расчётные листки подписываются в одной системе, а данные о стаже и заработке подтягиваются из учётной программы без ручного переноса. Это снимает основную часть расхождений, из-за которых фонд возвращает сведения на уточнение.
Частые вопросы об электронном больничном
Работник заболел в командировке в другом городе — куда обращаться за листком?
Листок открывает медицинская организация по месту фактического обращения, и в электронном виде он попадает в информационную систему фонда так же, как выданный по месту жительства. Номер листка нужно сообщить работодателю, а дни болезни в командировке отмечаются в табеле кодом Б, а не кодом командировки. Средний заработок за эти дни не сохраняется: вместо него назначается пособие.
Что делать, если работник трудится в двух компаниях?
Листок формируется один, но сведения фонд запрашивает у каждого страхователя, у которого человек работает на момент наступления нетрудоспособности. Работник обязан назвать врачу всех работодателей, иначе запрос уйдёт не всем и часть пособия не назначат. Каждый работодатель оплачивает свои первые три дня самостоятельно.
Можно ли отозвать или исправить уже отправленные сведения?
Да, через СЭДО подаются уточнённые сведения, но результат зависит от момента. До назначения пособия фонд пересчитает выплату по новым данным. После выплаты переплата становится излишне понесёнными расходами фонда, и её возмещает страхователь, а штраф за недостоверные сведения составит 20% суммы переплаты, но не более 5 000 и не менее 1 000 рублей.
Сколько времени есть у работника, чтобы получить пособие по старому больничному?
Обратиться за пособием можно в течение 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, установления инвалидности или окончания периода ухода за больным членом семьи. Если срок пропущен по уважительной причине, решение о назначении принимает территориальный орган фонда. Работодателю при обращении бывшего или действующего работника с закрытым листком за прошлый период всё равно придётся подать сведения.
Работник в отпуске по уходу за ребёнком подрабатывает в другой компании — положен ли ему больничный?
С 26 апреля 2026 года порядок прямо допускает такую ситуацию: если человек находится в отпуске по уходу за ребёнком у одного работодателя и одновременно работает у другого страхователя, право на листок нетрудоспособности и пособие у него есть по тому месту работы, где он фактически трудится. До этого уточнения практика была неоднородной.
Болезнь пришлась на ежегодный отпуск — что происходит с днями отдыха?
Отпуск продлевается на число дней нетрудоспособности либо переносится на другой срок по согласованию с работодателем, если болел сам работник. При больничном по уходу за ребёнком отпуск не продлевается. Продление оформляется приказом, перенос — заявлением работника и приказом, а отпускные при переносе пересчитываются.
Почему в табеле нельзя сразу проставить весь период больничного?
До закрытия листка неизвестно, какая дата станет последним днём нетрудоспособности: врач может продлить его или закрыть раньше. Табель закрывается по факту на дату сдачи, а после закрытия листка корректируется. Расхождение табеля и периода из листка фонд видит в сведениях и возвращает их на уточнение.
