Как закрыть больничный лист и что делает кадровик в 2026

Закрыть больничный лист может только медицинская организация: врач осматривает пациента, признаёт его трудоспособным и ставит в электронном листке нетрудоспособности дату, с которой нужно приступить к работе. Работник после этого не приносит в отдел кадров ничего: ЭЛН закрывается в системе СФР, оттуда сведения уходят работодателю по каналу СЭДО. Дальше счёт идёт на рабочие дни: на проактивный запрос фонда о недостающих сведениях у работодателя 3 рабочих дня, а свою часть пособия СФР перечисляет в течение 10 рабочих дней после получения полного комплекта. Первые 3 дня болезни оплачивает работодатель, с 4-го дня — фонд. У кодов 03, 05 и 09 это правило не действует: весь период там за счёт СФР.

Разберём маршрут закрытого больничного по шагам: что приходит работодателю, какие сведения он передаёт в фонд и что изменилось с 1 июля 2026 года. Покажем, как отмечать дни болезни в табеле, почему приказ на больничный не издаётся и какие кадровые документы в период нетрудоспособности подписывать рискованно. Таблица кодов нетрудоспособности с источником выплаты, размеры штрафов за просрочку сведений, стоимость автоматизации и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что происходит в момент закрытия больничного листа

Закрытие — это медицинское действие, а не кадровое. Врач при осмотре признаёт трудоспособность восстановленной, закрывает ЭЛН и заполняет строку «Приступить к работе». Дату в этой строке ставят со следующего дня после осмотра, на котором человека признали трудоспособным. Сам день закрытия остаётся днём нетрудоспособности: Роструд исходит из того, что в этот день работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, и требовать выхода на работу в день закрытия работодатель не вправе.

Если дата из строки «Приступить к работе» выпадает на выходной работника по его графику, выйти нужно в ближайший следующий рабочий день. Прогулом отсутствие в выходной не является, и табельную отметку в этот день ставят обычную для выходного.

Бумажный бланк в кадровую службу никто не несёт. Листок нетрудоспособности формируется в информационной системе фонда, работодатель получает статусы по социальному электронному документообороту, а работник видит движение по своему ЭЛН в личном кабинете. Просить у сотрудника распечатку, талон или справку из поликлиники в дополнение к этому не нужно: номер ЭЛН работодатель и так видит в сообщении от фонда.

Из этого следует практическая вещь, о которой спрашивают чаще всего: работник, вышедший с больничного, никаких документов в отдел кадров не сдаёт и никаких заявлений не пишет. Его задача — выйти в день, указанный в строке «Приступить к работе». Задача кадровика — обработать сведения, которые уже пришли от фонда.

Три рабочих дня: что делает кадровик сразу после закрытия ЭЛН

После закрытия листка фонд сам идентифицирует работника и работодателя по своим данным и направляет страхователю проактивный запрос недостающих сведений — в терминологии СЭДО это сообщение 100. В запросе указаны вид пособия, сведения о наличии других мест работы при совместительстве и способ назначения пособия. На обработку запроса у работодателя 3 рабочих дня. Для единовременного пособия при рождении ребёнка срок короче — 2 рабочих дня.

Бывает, что запрос не приходит. Ждать бесконечно не нужно: если проактивный запрос не поступил в течение 3 дней, работодатель сам направляет в фонд сообщение о жизненной ситуации (сообщение 109), и запрос формируется повторно. Порядок взаимодействия и состав сообщений описаны в базе знаний Социального фонда по направлению сведений для выплаты пособий, там же приведены сценарии, когда данные по работнику не сходятся.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

С 1 июля 2026 года действует новый порядок отбора данных. Постановление Правительства от 10.05.2026 № 545 изменило Правила, утверждённые постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010: фонд сначала берёт сведения из индивидуального лицевого счёта работника, затем использует то, что у него уже есть, и только после этого запрашивает работодателя. Работодатель передаёт то, чего у фонда нет, и освобождён от ответственности за непредставление сведений, которые он уже подавал и которые отражены на лицевом счёте работника.

Как обработать закрытый больничный: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите сообщение о закрытии ЭЛН в системе СЭДО или в учётной программе, сверьте номер листка, период нетрудоспособности и код причины.
2. Шаг 2. Проверьте, что период ЭЛН не пересекается с отпуском, командировкой или другим отсутствием этого работника. Пересечение правится до передачи сведений, а не после.
3. Шаг 3. Заполните и отправьте ответ на проактивный запрос фонда в течение 3 рабочих дней: способ выплаты, сведения о совместительстве, недостающие данные для расчёта.
4. Шаг 4. Передайте в расчёт данные для пособия за первые 3 дня нетрудоспособности и проверьте, не попадает ли случай в категорию, где эти дни оплачивает фонд.
5. Шаг 5. Закройте табель за период болезни: дни ЭЛН отмечаются буквенным или цифровым кодом, а не как явка и не как прогул.
6. Шаг 6. Проверьте, есть ли в листке код нарушения режима. Отметка 23, 24 или 25 меняет сумму пособия, и в расчёт её передают отдельно.
7. Шаг 7. Убедитесь, что работник вышел в дату из строки «Приступить к работе», и при необходимости продлите на дни болезни сроки, которые были привязаны к календарю: испытание, предупреждения, ознакомления.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Больничный не входит в срок испытания: срок продлевается на дни болезни. А уволить по итогам испытания, пока человек болеет, нельзя. Сложите эти два правила, и станет понятно, почему я прошу пересчитывать даты каждый раз, когда в испытательном сроке появился больничный. Если уведомление вручили до болезни, ориентируясь на старую дату окончания испытания, даты уехали, и увольнение окажется преждевременным.»

Маршрут закрытого больничного удобно держать перед глазами целиком: у каждого шага свой срок и своя сторона, которая за него отвечает.

Из таблицы видно, где именно ломаются сроки выплаты: единственный этап, который полностью зависит от кадровой службы, — ответ на запрос фонда. Просрочка здесь сдвигает не только штрафной риск, но и день, когда работник получит деньги.

Табель, приказы и кадровые документы после больничного

Приказ о нахождении работника на больничном не издаётся. Основание для освобождения от работы — сам листок нетрудоспособности, никакого распорядительного документа под него не требуется. Единственное, что обязательно закрывается по итогам болезни, — табель учёта рабочего времени.

В табеле по формам Т-12 и Т-13 дни нетрудоспособности отмечают кодом «Б» (цифровой код 19), если за этот период назначается пособие, и кодом «Т» (цифровой код 20), если период нетрудоспособности пособием не оплачивается. Ставить в эти дни явку или неявку по невыясненным причинам нельзя: табель — первичный документ по учёту рабочего времени, и расхождение между ним и периодом ЭЛН всплывает при любой проверке расчёта пособия.

Отдельная типовая ошибка — табель, закрытый заранее «по плану» до конца месяца. Когда больничный приходит задним числом, правки вносят в уже сданный табель, и в расчётном листке появляются суммы, не совпадающие с первичным документом. Проще закрывать табель после получения сведений по всем ЭЛН за месяц.

Соберите табель с отметками о днях болезни

Вторая часть вопроса сложнее: можно ли подписывать с болеющим работником другие кадровые документы. Прямого ответа в Трудовом кодексе нет. Кодекс не запрещает работодателю издавать распорядительные акты в отношении работника, находящегося на больничном, и не запрещает самому работнику находиться на работе. Из отсутствия запрета не следует безопасность, поэтому в практике документы делят не по форме, а по последствиям.

• Подписываем спокойно. Документы в интересах работника или нейтральные: заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными локальными актами. Если работник потом скажет, что подписал больным, спор не возникнет: он ничего не потерял.
• Формально можно, но лучше подождать. Всё, что ухудшает положение работника или ограничивает его: соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение. Перевод во время нетрудоспособности практика допускает, если работник подписал дополнительное соглашение. Но опровергать в суде довод «я лежал с температурой и не понимал, что подписываю» придётся работодателю.
• Нельзя. Увольнение по инициативе работодателя.

Если подписать нужно срочно, работает фиксация: как документ передан, была ли у работника возможность ознакомиться и время на это, подтвердил ли он готовность подписать сейчас. Схема «выздоровел, пришёл, а на столе документы, подписывай сегодня» читается судом ровно так, как выглядит.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Формально подписать с работником допсоглашение во время болезни законно. Но подумайте, как это будет выглядеть в споре: у вас на руках подпись, а у него листок нетрудоспособности и состояние здоровья, подтверждённое медиками. Я не говорю, что вы проиграете. Я говорю, что вы создали себе спор там, где могли подождать неделю.»

Формы табеля и документы по учёту рабочего времени

Комплект для закрытия месяца с больничными: начните с формы Т-12, если ведёте табель вручную, и сверьте распределение обязанностей по должностной инструкции табельщика.

Кто платит больничный: работодатель, СФР и что видит работник в расчётном листке

Пособие за первые 3 дня временной нетрудоспособности выплачивает работодатель за счёт собственных средств, за остальной период начиная с 4-го дня — СФР за счёт бюджета фонда. Работодатель назначает свою часть и выплачивает её в ближайший после назначения день выплаты заработной платы в том же порядке, что и зарплату (часть 1 статьи 14.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Фонд перечисляет свою часть в течение 10 рабочих дней со дня получения сведений и документов, необходимых для назначения пособия.

Отсюда типичная претензия работника: «больничный пришёл двумя суммами и в разные дни». Так и должно быть. Часть работодателя приходит вместе с зарплатой или авансом и видна в расчётном листке отдельной строкой начисления, часть фонда приходит напрямую на реквизиты, указанные в сведениях о застрахованном лице, и в расчётном листке работодателя её нет.

Размер пособия считают от среднего заработка за два предшествующих календарных года и ограничивают предельными базами по взносам за эти годы. В 2026 году максимум составляет 6827,40 рубля в день; такую сумму получают работники со страховым стажем свыше 8 лет. Нижняя граница тоже есть: за полный календарный месяц пособие не может быть ниже МРОТ, который с 1 января 2026 года равен 27 093 рублям. Предельная база по взносам на 2026 год — 2 979 000 рублей, она повлияет на расчёт пособий следующих лет, а не текущего.

Налог удерживают обе стороны со своей части: работодатель — с пособия за первые 3 дня, фонд — с суммы, которую платит сам. Работник видит в итоге две выплаты, уже уменьшенные на НДФЛ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Больше половины вопросов «почему мне недоплатили больничный» снимаются одним экраном. Когда у сотрудника в личном кабинете видны период отсутствия, статус документа и история начислений, он проверяет себя сам и не идёт в кадры с претензией. В практике Добыто раздел выплат закрывает эту линию обращений быстрее, чем любая инструкция на корпоративном портале.»

Коды больничных листов: что меняется для кадровика и расчётчика

Код причины нетрудоспособности определяет не диагноз, а порядок оплаты. Диагноз в листке не указывается вообще, врач кодирует только категорию случая по пункту 68 Условий и порядка, утверждённых приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н. Для кадровика код отвечает на два вопроса: платит ли работодатель первые 3 дня и по какому правилу считается размер пособия.

Кодов 04 «Несчастный случай на производстве» и 07 «Профессиональное заболевание» в строке причины больше нет: такие случаи врач кодирует как 01 и 02. Поэтому увидеть производственную травму по одному коду нельзя — связь с производством подтверждает акт о несчастном случае, а не листок.

Вторая строка, которую смотрят до передачи сведений, — отметка о нарушении режима. Код 23 (несоблюдение предписанного режима) и код 24 (неявка на приём к врачу) снижают пособие до расчёта по МРОТ с даты нарушения. Код 25 означает выход на работу без выписки, и за этот период пособие не выплачивается. Коды 26, 27 и 28 на размер выплаты не влияют, оплата идёт в общем порядке.

Личный кабинет: где работник видит больничный и его оплату

Работник отслеживает свой ЭЛН в личном кабинете на портале государственных услуг и в кабинете застрахованного лица на сайте СФР. Там видны номер листка, период, статус (открыт, продлён, закрыт) и сведения о назначенном пособии. Если работник дал согласие на информирование, уведомления о смене статуса приходят ему автоматически.

Практический смысл этого для кадровой службы простой: спорные ситуации проверяются по одному и тому же источнику. Когда работник утверждает, что больничный закрыт, а в СЭДО сведений нет, сверяют номер ЭЛН в его кабинете со статусом в системе работодателя. Чаще всего расходится не факт закрытия, а данные о страхователе: работник сменил место работы, а медицинская организация или фонд привязали листок к прежнему СНИЛС-работодателю.

Работнику, который читает этот раздел со своей стороны, полезны три вещи. Суммы приходят двумя частями и в разные даты. Требовать распечатку больничного с работодателя бессмысленно: она не нужна ни ему, ни фонду. А спорную выплату разбирают по номеру ЭЛН, а не по устным описаниям периода болезни.

Ошибки при обработке закрытого больничного и их цена

Самая дорогая ошибка — просрочка ответа на запрос фонда. Нарушение срока представления сведений, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, влечёт штраф 5 000 рублей по статье 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Отдельно установлена ответственность за непредставление документов по запросу — 200 рублей за каждый документ. Для привлечения к ответственности фонду нужно установить вину страхователя, а при чрезвычайных и непреодолимых обстоятельствах штрафа не будет.

Арифметика тут простая: 5 000 рублей за один пропущенный запрос выглядят небольшой суммой ровно до момента, когда в компании на 500 человек таких запросов десятки в месяц. Просрочка по 10 листкам за квартал — это уже 50 000 рублей и разбирательство с работниками, которые получили деньги позже коллег.

Остальные ошибки повторяются из компании в компанию.

• Требование бумажного больничного с работника. Бумажный бланк сотруднику никто не выдаёт, а кадровая служба тратит на переписку с ним время, которого хватило бы на ответ фонду.
• Явка в табеле в день закрытия. День закрытия входит в период нетрудоспособности, и работник в этот день свободен от работы.
• Игнорирование кода нарушения режима. Отметка 23 или 24 передаётся в расчёт отдельно; если её не заметили, пособие считается по обычным правилам, а потом пересчитывается.
• Пересечение больничного с отпуском, оставленное без правки. Отпуск на дни болезни продлевается или переносится, и в учётной системе это отдельный документ, а не ручная правка табеля.
• Сроки, привязанные к календарю и не пересчитанные после болезни. Испытание, предупреждения, сроки ознакомления сдвигаются на дни нетрудоспособности.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Кадровик редко ошибается в самом расчёте: его чаще подводит очерёдность. Сначала правим пересечения с отпуском и командировкой, потом отвечаем фонду, и только потом закрываем табель. Если делать наоборот, приходится переделывать всю цепочку, а срок в 3 рабочих дня к этому моменту уже наполовину израсходован.»

Когда автоматизация обработки больничных избыточна

Компании на 10-15 человек отдельный контур для больничных не нужен: один-два закрытых листка в месяц кадровик обрабатывает вручную быстрее, чем настраивает регламент. Не нужна автоматизация и там, где весь персонал работает по договорам ГПХ или оформлен как самозанятые: такие исполнители не застрахованы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности, пособия им не назначаются и ЭЛН по ним не приходит.

Порог, на котором ручная обработка начинает ломаться, проходит по численности и по разбросу подразделений. Когда в компании больше сотни человек и несколько площадок, сведения о закрытии перестают доходить до одного ответственного, и 3 рабочих дня утекают на пересылку. В практике Добыто это лечится не новой инструкцией, а общим графиком отсутствий, где больничные видны отдельным цветом вместе с отпусками и командировками.

Как связать закрытый больничный с кадровой системой и расчётом

Сведения о закрытии ЭЛН приходят в одну систему, табель ведётся во второй, а начисление идёт в третьей. Разрывы между ними и съедают те самые 3 рабочих дня. Рабочая схема выглядит так: статусы больничных попадают в график отсутствий, оттуда период автоматически закрывает табель, а в расчётную программу уходят уже сверенные даты.

Мы в Добыто закладываем связку из трёх элементов: график отсутствий, где больничный выделен отдельным цветом, модуль выплат с историей начислений в личном кабинете сотрудника и интеграция с учётной системой, чтобы кадровик не переносил даты руками. Готовый модуль для 1С:ЗУП ставится и настраивается за один день, после чего документы и статусы синхронизируются автоматически.

Отдельный вопрос — подписи. Электронный больничный подписи работника не требует вовсе: ЭЛН формируется в системе фонда. Но всё, что оформляется вокруг болезни (заявления о продлении отпуска, дополнительные соглашения, ознакомления с изменёнными ЛНА), подписывается по общим правилам КЭДО: со стороны работника для части документов достаточно ПЭП или УНЭП, работодатель по ряду документов обязан использовать УКЭП. Соглашение об использовании простой и неквалифицированной подписи при этом обязательно: без него равнозначности собственноручной подписи нет.

Что проверить до ответа на запрос фонда: чек-лист

Пять пунктов ниже закрывают основную часть перерасчётов и повторных обращений в фонд. Проверка занимает меньше времени, чем исправление уже отправленных сведений.

1. Период ЭЛН и пересечения. Сверьте даты листка с отпуском, командировкой, отгулом и другим ЭЛН этого же работника. Пересечение правится до отправки сведений.
2. Код причины нетрудоспособности. От него зависит, платит ли работодатель первые 3 дня. При коде 02, связанном с производством, порядок отличается от бытовой травмы.
3. Отметка о нарушении режима. Коды 23, 24 и 25 передаются в расчёт отдельно и меняют сумму пособия.
4. Совместительство. В запросе фонда есть поле о других местах работы: ошибка здесь приводит к двойному назначению или отказу.
5. Реквизиты для выплаты. Способ получения пособия и данные счёта работника должны быть актуальными: устаревшие реквизиты возвращают платёж фонда и сдвигают выплату.

Отдельно проверьте сроки, которые болезнь сдвинула: испытание, предупреждение об изменении условий, сроки ознакомления с ЛНА. Эти даты фонд не контролирует, но именно они всплывают в трудовом споре.

Стоимость подключения КЭДО для работы с больничными и табелем

Цена зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны входят не во все тарифы.

Итоговая сумма складывается из численности, набора функций и необходимости интеграции с учётной системой; при переходе между тарифами разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, данные приведены на дату публикации.

Выводы

Закрытие больничного — действие медицинской организации, а не кадровой службы, и работник после выздоровления не приносит в отдел кадров ни бланка, ни заявления. Дальше работает связка из трёх сроков: 3 рабочих дня на ответ фонду по проактивному запросу, ближайший зарплатный день для части работодателя за первые 3 дня болезни и 10 рабочих дней для выплаты СФР. Код причины нетрудоспособности определяет, кто платит и по какой ставке, а отметка о нарушении режима снижает пособие до расчёта по МРОТ. Просрочка ответа фонду стоит 5 000 рублей по каждому случаю.

Мы в Добыто собираем этот процесс в одном контуре: больничные попадают в общий график отсутствий, период закрывает табель, а история начислений видна сотруднику в его кабинете. Кадровой службе остаётся то, что автоматизировать нельзя, — решения по спорным ситуациям и пересчёт сроков, сдвинувшихся из-за болезни.

Частые вопросы о закрытии больничного

Больничный закрыт, а работник не вышел на работу. Что делать?

Сначала сверьте дату в строке «Приступить к работе» с графиком работника: если она пришлась на его выходной, выйти он обязан в ближайший следующий рабочий день, и отсутствие в выходной нарушением не является. Если пропущен рабочий день, фиксируйте отсутствие актом и запрашивайте письменное объяснение, не проставляя прогул в табеле до выяснения причин. Частая причина — новый листок, открытый в тот же день, сведения о котором приходят в СЭДО с задержкой.

Больничный закрыт после окончания отпуска. Отпуск продлевается автоматически?

Нет, продление или перенос оформляется документом. Дни болезни, пришедшиеся на ежегодный оплачиваемый отпуск, продлевают отпуск или переносятся на другой срок по согласованию с работником. Если работник вышел на работу сразу после окончания отпуска, а дни болезни перенесены на другой период, правьте табель: иначе отпускные и пособие пересекутся в одном периоде, и расчёт придётся сторнировать.

Оплатят ли больничный, если он открыт после увольнения?

Да, если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после прекращения трудового договора и человек не устроился на новую работу. Пособие в этом случае выплачивается в размере 60% среднего заработка независимо от стажа. Сведения по такому листку бывший работодатель передаёт в фонд в общем порядке, по тому же проактивному запросу.

Нужно ли подавать ЕФС-1 из-за закрытого больничного?

Отдельного отчёта при закрытии листка нет: сведения для назначения пособия идут в фонд по каналу СЭДО, а не в составе ЕФС-1. Периоды временной нетрудоспособности отражаются в сведениях о страховом стаже по итогам календарного года, в подразделе 1.2 формы. Путаница возникает из-за того, что оба потока идут в один фонд, а сроки и основания у них разные.

Входит ли время болезни в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска?

Да, период временной нетрудоспособности включается в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. При этом срок испытания на дни болезни продлевается, и новые даты кадровик считает вручную: автоматически в документах они не сдвигаются. По той же причине пересчитываются сроки предупреждений и ознакомлений, если они были привязаны к календарным датам.

В закрытом ЭЛН указан не тот работодатель. Как исправить?

Листок не привязывается к конкретному работодателю при открытии: страхователя фонд определяет по данным индивидуального лицевого счёта. Если сведения не пришли, работник проверяет номер и статус листка в личном кабинете, а работодатель направляет в фонд сообщение о жизненной ситуации, чтобы запрос сформировался повторно. Типичная причина расхождения — недавняя смена места работы, когда данные о новом страхователе ещё не отражены на лицевом счёте.