Больничный лист: что обязан сделать работодатель в 2026

Больничный лист работника запускает у работодателя пять обязательных действий: отметить дни отсутствия в табеле, дождаться закрытия электронного листка нетрудоспособности, ответить на запрос Социального фонда через СЭДО в течение 3 рабочих дней, начислить пособие за первые 3 календарных дня болезни за счёт компании и выдать эти деньги в ближайший день выплаты зарплаты. Остальные дни считает и перечисляет фонд — в течение 10 рабочих дней после получения сведений. Порядок меняет код причины нетрудоспособности: при кодах 01 и 02 первые 3 дня оплачивает работодатель, а при уходе за больным членом семьи (код 09) и карантине (код 03) фонд платит с первого дня и своей части у компании нет вовсе.

Разберём каждое действие со сроком и нормой, покажем разницу между отметками Б и Т в табеле и то, как болезнь сдвигает отпуск и испытательный срок. Отдельно — ситуации, когда пособие снижают до МРОТ или не назначают совсем. Штрафы за срыв трёхдневного срока, чек-лист настройки процесса до первого больничного, образцы кадровых документов и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.

Пять обязанностей работодателя при больничном: сроки и нормы

Обязанности работодателя разнесены по двум законам. Трудовой кодекс требует сохранить за работником место и оплатить период нетрудоспособности по статье 183 ТК РФ. Закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством задаёт механику: кто считает, кто платит, в какие сроки и что уходит в Социальный фонд России.

Ниже — сводка действий в том порядке, в котором они возникают по времени.

Три срока из этой таблицы считаются в рабочих днях и отсчитываются от события в системе фонда, а не от даты, когда кадровая служба увидела уведомление. Разница проявляется на праздничных неделях: запрос, полученный 30 декабря, закрывается уже в январе.

Где работодатель видит больничный: три канала доступа

Бумажный бланк листка нетрудоспособности остался только для узких случаев вроде работы со сведениями, составляющими государственную тайну. Всё остальное оформляется электронным листком, и компания получает его по одному из трёх каналов.

• СЭДО — социальный электронный документооборот с фондом. Основной канал. Уведомление об открытии, продлении и закрытии ЭЛН приходит в учётную систему автоматически, через неё же уходит ответ на запрос. Работать в браузере не нужно.
• Кабинет страхователя на lk.sfr.gov.ru. Резервный канал и способ проверить статус конкретного листка. Вход по учётной записи организации на портале государственных услуг.
• Личный кабинет работника. Сотрудник видит свой больничный на портале государственных услуг и называет номер листка кадровику. Номер помогает найти документ, но основанием для расчёта служат сведения из фонда, а не скриншот от работника.

Работник не обязан ничего приносить и распечатывать. Его единственная фактическая обязанность — сообщить, что он заболел, и назвать номер ЭЛН, если система компании не подтянула его сама.

Табель при больничном: отметки Б и Т и почему с них всё начинается

Табель заполняется с первого дня отсутствия, когда закрытого больничного ещё нет и оснований для пособия тоже нет. Пока причина неизвестна, ставится отметка о неявке по невыясненным причинам, а после подтверждения нетрудоспособности табель корректируется.

Дальше выбор идёт между двумя кодами. Код Б (19) — временная нетрудоспособность с назначением пособия. Код Т (20) — нетрудоспособность, по которой пособие не назначается: например, травма, полученная в состоянии опьянения, или болезнь в период отстранения от работы без оплаты. Отметка в табеле определяет, попадёт ли период в расчёт зарплаты, и её же смотрит инспектор при проверке. В практике Добыто расхождение табеля со сведениями ЭЛН — самая частая находка при аудите кадрового учёта: отметку о неявке проставили, а после закрытия больничного заменить её на Б забыли.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Соберите табель с отметками о днях болезни

Дни болезни, попавшие на выходные и праздники, тоже входят в период нетрудоспособности и оплачиваются: пособие считается за календарные дни, а не за рабочие. Этим больничный отличается от большинства других отсутствий.

Коды больничного листа: кто платит и с какого дня

Код причины нетрудоспособности стоит в ЭЛН и определяет источник денег. Ошибка в чтении кода даёт либо лишние расходы компании, либо задержку выплаты работнику.

Бытовая травма по коду 02 оплачивается по общим правилам заболевания, и отдельных документов от работника для этого не требуется. Производственная травма идёт по коду 04 и финансируется из страхования от несчастных случаев: пособие считается от полного среднего заработка, стаж на процент не влияет.

Размер пособия зависит от страхового стажа: 60% при стаже до 5 лет, 80% при стаже от 5 до 8 лет, 100% при стаже 8 лет и больше. Средний дневной заработок в 2026 году считается из выплат за 2024 и 2025 годы с предельными базами 2 225 000 и 2 759 000 рублей: сумма делится на 730. Верхняя граница среднего дневного заработка — 6 827,40 рубля, нижняя, посчитанная от МРОТ, — 890,73 рубля.

Ответ в СФР через СЭДО: три рабочих дня и что уходит в фонд

Схема проактивная: заявление от работника не нужно, фонд сам идентифицирует застрахованное лицо по закрытому ЭЛН и запрашивает у работодателя недостающие данные — сведения о заработке, периодах работы и применяемом способе расчёта. Компания отвечает через оператора СЭДО, подписывает ответ усиленной квалифицированной подписью и укладывается в 3 рабочих дня. Состав запроса и порядок работы с ним описаны в базе знаний Социального фонда для страхователей, там же перечислены исключения по срокам.

Трёхдневный срок для ответа на запрос фонда отсчитывается не от момента поступления электронного запроса, а со дня, когда работодатель получил недостающие сведения от самого работника. Для единовременного пособия при рождении ребёнка срок короче — 2 рабочих дня.

Как ответить на запрос СФР по больничному: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Поймайте входящий запрос в учётной системе или в кабинете страхователя и зафиксируйте дату его поступления — от неё считается срок.
2. Шаг 2. Сверьте, что работник числится в штате на дату открытия ЭЛН. Запросы по уволенным и никогда не работавшим у вас людям приходят регулярно, и на них тоже нужно ответить, а не игнорировать.
3. Шаг 3. Проверьте реквизиты: СНИЛС, период нетрудоспособности, код причины, отметку о нарушении режима и количество дней ухода, если код 09.
4. Шаг 4. Соберите сведения о заработке за 2024 и 2025 годы, страховой стаж на дату начала болезни и способ выплаты, который указал работник.
5. Шаг 5. Подпишите ответ УКЭП уполномоченного лица и отправьте через оператора СЭДО. Приложите справки о заработке от прошлых страхователей, если расчётный период у работника неполный.
6. Шаг 6. Дождитесь статуса обработки. Если пришло извещение о неполном объёме сведений, подтвердите его получение в течение 3 рабочих дней и отправьте исправленный ответ в течение 5 рабочих дней.

После получения полного комплекта фонд назначает и перечисляет пособие в течение 10 рабочих дней. Свою часть за первые 3 дня компания выдаёт отдельно, в ближайший день выплаты зарплаты, поэтому деньги приходят работнику двумя суммами и в разные даты. Если предупредить об этом при уходе на больничный, обращений о недоплате в кадровую службу не будет.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Срок в 3 рабочих дня почти никогда не срывают из-за нежелания отвечать. Срывают из-за того, что запрос упал в почту специалиста, который сам в отпуске или на больничном, и никто это не отследил. Назначьте по приказу второго ответственного за СЭДО с конкретным перечнем полномочий, а не общей формулировкой о замещении, — тогда очередь запросов не встанет из-за одного человека.»

Когда пособие снижают до МРОТ или не назначают вовсе

Оплата больничного не автоматическая, и у работодателя есть основания заплатить меньше или не заплатить совсем. Все они закрытые, перечислены в статьях 8 и 9 255-ФЗ и требуют подтверждения документом, а не устного вывода руководителя.

Пособие снижают до размера МРОТ за полный календарный месяц, если в ЭЛН стоит отметка о нарушении режима без уважительной причины, работник не явился на врачебный осмотр или на медико-социальную экспертизу, либо заболевание или травма наступили вследствие опьянения. Снижение считается со дня нарушения, а не с начала больничного.

Пособие не назначают вовсе за периоды освобождения от работы без сохранения заработка, отстранения от работы без оплаты, заключения под стражу или административного ареста, судебно-медицинской экспертизы, а также за время простоя — за исключением случая, когда болезнь началась до начала простоя и продолжилась в нём.

Отдельный сценарий — бывший сотрудник. Если больничный открыт в течение 30 календарных дней после увольнения, компания участвует в оплате, но пособие считается по ставке 60% среднего заработка независимо от стажа. Отказать на том основании, что человек больше не работает, нельзя.

Внимание: если процесс уже переведён в кадровый электронный документооборот и работник дал согласие, оформить этот же документ в бумажном виде вы больше не сможете. Перевод процесса меняет способ оформления, а не добавляет запасной канал, и откатиться по конкретному документу назад нельзя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кадровые документы, пока сотрудник на больничном

Прямого запрета издавать распорядительные акты в отношении болеющего работника в Трудовом кодексе нет. Нет и запрета работнику находиться на работе в период нетрудоспособности, и нет нормы, отменяющей полномочия руководителя, подписавшего документ с больничного. Вопрос урегулирован не полностью, и на практике сосуществуют две позиции, спор между которыми иногда доходит до суда.

Рабочий способ принимать решение — смотреть не на форму документа, а на последствия для работника. Документы делятся на три группы.

• Подписываем спокойно. Нейтральные документы и документы в интересах работника: заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными локальными актами. Если работник потом скажет, что подписывал больным, у него не будет потерь, которые можно предъявить.
• Формально можно, но лучше подождать. Всё, что ухудшает положение работника или ограничивает его: соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение. Перевод в период нетрудоспособности допустим, если работник подпишет дополнительное соглашение, но в споре вам придётся опровергать довод о состоянии здоровья, подтверждённом медиками.
• Нельзя. Увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности запрещено частью 6 статьи 81 ТК РФ. Увольнение по итогам испытания сюда тоже входит: это увольнение по инициативе работодателя.

В практике Добыто кадровые службы чаще всего спотыкаются на второй группе: соглашение о расторжении, подписанное работником с больничного, законно, но создаёт спор там, где можно было подождать неделю до выхода.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Больничный не входит в срок испытания и продлевает его на дни болезни, но уволить по итогам испытания, пока человек болеет, нельзя. Сложите два правила — и увидите ловушку: если работник заболел в последние дни испытания, а уведомление за три дня вы вручили по старой дате, увольнение окажется преждевременным. Пересчитывайте даты каждый раз, когда в испытательном сроке появился больничный.»

Важный нюанс из практики: когда подписать документ действительно нужно срочно, спор выигрывают доказательства вокруг подписи. Зафиксируйте, как документ был передан, что у работника была возможность ознакомиться и время на это, и что решение он принял добровольно — лучше всего перепиской, где он сам подтверждает готовность подписать сейчас. Схема «выздоровел, пришёл, а на столе лежат документы, подписывай сегодня» читается судом ровно так, как выглядит.

Если болезнь выпала на отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится на другой срок при временной нетрудоспособности работника — это часть 1 статьи 124 ТК РФ. Продление на дни болезни происходит автоматически, если работник уведомил работодателя; перенос оформляется по его заявлению приказом. Правило работает только при болезни самого работника: больничный по уходу за ребёнком отпуск не продлевает.

Отпускные при продлении не пересчитываются: количество оплаченных дней отпуска не изменилось, сдвинулась только дата выхода. Перерасчёт возникает при переносе дней на другой рабочий год, когда меняется расчётный период.

Образцы кадровых документов для учёта отсутствий

Комплект закрывает табель и оформление отпуска, сдвинутого болезнью; начните с приказа о переносе, если работник уже написал заявление.

Что настроить до того, как сотрудник заболел

Подготовка снимает большую часть работы в тот момент, когда больничный уже открыт и срок пошёл. Проверьте пять вещей до первого запроса из фонда.

1. Подключение к СЭДО. Проверьте, что оператор настроен и входящие сообщения от фонда приходят в учётную систему, а не оседают в почте.
2. Ответственные и их полномочия. Приказом назначьте основного и замещающего ответственного за обмен с фондом. В приказе нужен конкретный перечень полномочий, а не формулировка о возложении обязанностей вообще.
3. Действующая УКЭП уполномоченного лица. Ответ в фонд подписывается квалифицированной подписью, и её срок не должен истекать в середине отчётного периода.
4. Порядок уведомления о болезни. Закрепите в локальном нормативном акте, как и в какой срок работник сообщает о нетрудоспособности и номер ЭЛН. Без этого пункта отсутствие превращается в спор о прогуле.
5. Способ выплаты у каждого работника. Реквизиты для перечисления пособия фонд берёт из сведений о застрахованном лице. Устаревшая карта — самая частая причина, по которой деньги не пришли вовремя.

Важный нюанс из практики: компании нередко решают выдавать электронные подписи только после испытательного срока — логика безопасности понятная. Следствие менее очевидное: весь комплект документов при приёме, самый документоёмкий момент в жизни сотрудника, навсегда остаётся бумажным. Решение по моменту выдачи подписи стоит принимать осознанно: иначе порядок складывается сам и работает потом годами.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сначала опишите свои процессы, потом выбирайте систему. Порядок здесь диктует необратимость: по процессу, который вы уже перевели в электронный вид и по которому работник дал согласие, вернуться к бумаге нельзя. Систему поменять можно, способ оформления по переведённому процессу — нет.»

Когда КЭДО не решает задачу по больничным

Обмен с фондом по больничным идёт через СЭДО и происходит независимо от того, есть у вас кадровый электронный документооборот или нет. Система КЭДО ускоряет соседние действия — ознакомление, приказы, заявления, согласования, — но не заменяет ответ в фонд и не отменяет трёхдневный срок. Если у вас 12 человек, один больничный в квартал и отлаженная бухгалтерия, задача закрывается штатными средствами учётной программы.

Отдача появляется там, где вокруг отсутствий возникает поток документов: сотни заявлений на перенос отпуска, приказы о замещении, ознакомление с изменёнными графиками. В практике Добыто переход обычно начинают с процессов, где работнику достаточно простой электронной подписи, — отпуска, командировки и ознакомление с локальными актами, — и только потом переводят трудовые договоры и дополнительные соглашения.

Цена ошибки: штрафы и излишние расходы

Ответственность по больничным распределена между двумя кодексами и 255-ФЗ, и суммы складываются, а не выбираются по одной.

• Нарушение срока представления сведений в фонд — штраф 5 000 рублей по части 3 статьи 15.2 255-ФЗ. Он применяется независимо от того, пострадал работник или нет: сам факт просрочки достаточен.
• Недостоверные сведения или их сокрытие, повлёкшие излишние расходы фонда — 20% суммы излишне понесённых расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 рублей по части 2 статьи 15.2 255-ФЗ. Сверх штрафа фонд взыскивает саму переплату.
• Непредставление документов для контроля — 200 рублей за каждый непредставленный документ.
• Нарушение трудового законодательства — по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: до 5 000 рублей на должностное лицо и до 50 000 рублей на организацию. Сюда попадают неоплата первых 3 дней, неверные отметки в табеле и увольнение работника в период нетрудоспособности.

Отдельно считается компенсация за задержку выплаты по статье 236 ТК РФ: она начисляется на невыплаченную часть пособия за каждый день просрочки и не требует от работника доказывать ущерб. Судебная отмена приказа об увольнении, изданного в период болезни, добавляет к этому оплату вынужденного прогула.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Крупные потери по больничным приходят из увольнений: приказ издан, а работник в этот день уже был нетрудоспособен, хотя компания об этом не знала. Проверяйте статус ЭЛН в кабинете страхователя в день издания приказа об увольнении по инициативе работодателя: это одна минута против восстановления на работе и оплаты вынужденного прогула.»

Стоимость подключения КЭДО: тарифы 2026 года

Цена зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в старшие тарифы.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, а переход между тарифами доступен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав пакетов и условия смотрите на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому отдельного бюджета на приведение документооборота к требованиям проверяющих закладывать не нужно.

Выводы

Обязанности работодателя при больничном сводятся к дисциплине сроков: табель ведётся с первого дня отсутствия, ответ в Социальный фонд уходит за 3 рабочих дня, своя часть пособия за первые 3 календарных дня выдаётся в ближайший зарплатный день. Код нетрудоспособности определяет, платит компания вообще или фонд закрывает больничный с первого дня. Болезнь во время отпуска продлевает или переносит отдых, болезнь в испытательном сроке сдвигает его даты, а увольнение по инициативе работодателя в период нетрудоспособности не допускается ни при каком коде.

Обмен с фондом остаётся за учётной системой, а вот документы вокруг отсутствия — заявления, приказы о переносе отпуска и замещении, ознакомления — легко превращаются в узкое место. Мы в Добыто переводим их в электронный вид поэтапно, начиная с процессов, где работнику хватает простой электронной подписи, и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию.

Частые вопросы

Сотрудник не вышел на работу и молчит. Можно оформить прогул?

Сначала фиксируется отсутствие: в табеле ставится отметка о неявке по невыясненным причинам, составляется акт, работнику направляется требование объяснений. Проверьте кабинет страхователя на lk.sfr.gov.ru: если больничный открыт, уведомление придёт по СЭДО, и отметка меняется на Б. Приказ об увольнении за прогул, изданный в период действия ЭЛН, суд отменяет по части 6 статьи 81 ТК РФ, даже если работодатель о болезни не знал.

Нужно ли распечатывать и хранить электронный больничный?

Распечатка ЭЛН не требуется: юридически значимый экземпляр хранится в информационной системе фонда. Компании нужно хранить расчёт пособия и сведения, которые она направила в фонд, — именно их запрашивают при проверке полноты и достоверности данных.

Как оплачивается больничный внешнему совместителю?

Порядок зависит от того, у каких страхователей работник был занят в 2024 и 2025 годах. Если у тех же, что и сейчас, пособие назначается по каждому месту работы. Если состав работодателей изменился, работник выбирает одного страхователя, а заработок у остальных подтверждается справками. Свои первые 3 дня по кодам 01 и 02 оплачивает тот работодатель, который назначает пособие.

Что делать с запросом фонда по человеку, который у нас не работает?

Ответить в тот же трёхдневный срок, указав, что застрахованное лицо у страхователя не числится. Запросы по уволенным и ошибочно привязанным сотрудникам приходят регулярно из-за расхождений в сведениях о трудовой деятельности. Молчание квалифицируется как непредставление сведений и даёт штраф 5 000 рублей.

Сотрудник отработал смену и вечером открыл больничный. Что платить за этот день?

За день выплачивается либо зарплата за отработанное время, либо пособие, но не то и другое сразу. Обычная практика — оплатить отработанную смену, а пособие начислить со следующего дня; в табеле ставится фактически отработанное время, а отметка Б начинается со следующей даты. Период нетрудоспособности в ЭЛН при этом не меняется.

Что меняется в обмене с фондом с 1 июля 2026 года?

Постановление Правительства от 10.05.2026 № 545 и Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ расширяют состав сведений на индивидуальных лицевых счетах. Часть данных для расчёта пособия фонд будет брать оттуда, а не запрашивать у работодателя. Объём запросов по СЭДО сократится, но трёхдневный срок ответа на те запросы, которые придут, сохраняется.