Больничный лист с 2022 года существует только в электронном виде и проходит внутри компании маршрут из семи узлов: врач открывает ЭЛН, СФР уведомляет работодателя через СЭДО, кадровик закрывает табель, бухгалтерия отвечает на запрос фонда, деньги приходят двумя платежами. Первые 3 дня болезни или травмы оплачивает работодатель за свой счёт, с 4-го дня и до закрытия листка платит Социальный фонд России. Ответ на запрос фонда работодатель обязан отправить за 3 рабочих дня, выплата идёт в срок не более 10 рабочих дней. Источник денег определяет код причины нетрудоспособности: по кодам 01 и 02 работодатель платит первые 3 дня, по коду 09 (уход за больным членом семьи), карантину и протезированию фонд платит с первого дня.
Разберём каждый узел маршрута с ответственным и сроком и таблицу кодов с тем, что код меняет в расчёте. Покажем, почему код 02 ничего не говорит о производственном характере травмы и какие сведения передают в фонд заранее, чтобы выплата не зависла на банковских реквизитах. Расчёт пособия по лимитам 2026 года, изменения СЭДО с 1 июля и с 29 августа 2026 года, размеры штрафов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Маршрут больничного: семь узлов от открытия ЭЛН до денег на карте
Маршрут запускается в медицинской организации, до появления кадровой службы в процессе: врач формирует электронный листок нетрудоспособности в информационной системе и подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью. Работнику достаточно назвать в регистратуре СНИЛС, отдельное согласие на формирование ЭЛН не требуется. Номер листка работник может сообщить работодателю, но обязанности такой у него нет: сведения об открытии, продлении, закрытии и аннулировании ЭЛН приходят компании автоматически, если она подключена к социальному электронному документообороту.
| Узел маршрута | Кто отвечает | Срок | Результат |
|---|---|---|---|
| Открытие ЭЛН | Медицинская организация | День обращения к врачу | Листок подписан УКЭП медработника |
| Уведомление компании | СФР через СЭДО | Автоматически при каждом изменении статуса | Сообщение об открытии, продлении, закрытии |
| Фиксация отсутствия | Руководитель подразделения | В день невыхода | Отметка в графике отсутствий, решение по замещению |
| Табель учёта рабочего времени | Табельщик или кадровик | До закрытия расчётного периода | Код Б или Т в форме Т-12 либо Т-13 |
| Запрос на расчёт пособия | СФР | После закрытия ЭЛН | Входящий запрос в системе СЭДО |
| Ответ работодателя | Бухгалтерия или кадровая служба | 3 рабочих дня со дня получения сведений о закрытии ЭЛН | Сведения для назначения и выплаты пособия |
| Выплата | Работодатель за первые 3 дня, СФР за остальные | Ближайший день выплаты зарплаты у работодателя, до 10 рабочих дней у фонда | Два зачисления из двух источников |
Два зачисления вместо одного — основная причина обращений работников в бухгалтерию. Деньги приходят в разные дни и разными суммами, потому что работодатель платит по своему зарплатному графику, а фонд считает срок от даты, когда у него появились все сведения.
Кто платит больничный: коды нетрудоспособности и разделение расходов
Код причины нетрудоспособности в ЭЛН определяет источник денег и размер пособия. При заболевании или травме самого работника первые 3 календарных дня оплачивает работодатель из собственных средств, дальше платит СФР. Когда работник здоров, а нетрудоспособность вызвана уходом за больным членом семьи, карантином, протезированием в стационаре или долечиванием в санатории, фонд платит с первого дня, и у работодателя расходов не возникает вовсе.
| Код | Причина нетрудоспособности | Кто оплачивает |
|---|---|---|
| 01 | Заболевание, включая профессиональное и его обострение | Работодатель 3 дня, далее СФР |
| 02 | Травма, включая несчастный случай на производстве и его последствия | Работодатель 3 дня, далее СФР; при подтверждённом производственном характере — фонд с первого дня |
| 03 | Карантин | СФР с первого дня |
| 05 | Отпуск по беременности и родам | СФР полностью, НДФЛ не удерживается |
| 06 | Протезирование в стационаре | СФР с первого дня |
| 08 | Долечивание в санаторно-курортной организации | СФР с первого дня |
| 09 | Уход за больным членом семьи | СФР с первого дня, в пределах лимита оплачиваемых дней |
| 10 | Иное состояние: отравление, сложные медицинские манипуляции | Работодатель 3 дня, далее СФР |
| 11 | Социально значимое заболевание по перечню | Работодатель 3 дня, далее СФР |
| 12-15 | Уход за ребёнком отдельных категорий: до 7 лет по перечню, ребёнок-инвалид, поствакцинальное осложнение, ВИЧ-инфицированный ребёнок | СФР с первого дня |
С 1 сентября 2022 года отдельных кодов 04 и 07 в листке нетрудоспособности больше нет: производственную травму закрывает код 02, а профессиональное заболевание — код 01. Читать код 02 как признак бытовой травмы нельзя. Работнику с кодом 02 бесполезно доказывать бухгалтерии производственный характер ссылкой на сам листок, а работодателю нельзя по коду 02 автоматически ставить оплату по общим правилам.
Факт: производственный характер травмы подтверждает акт о несчастном случае по форме Н-1. Пока акта нет, фонд считает пособие по общим правилам, и перерасчёт на 100% среднего заработка по 125-ФЗ идёт уже после расследования.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда в компании произошёл несчастный случай, расчёт экономии обычно строят на административном штрафе, и это самая дешёвая часть последствий. Фонд не взыскивает выплаченное пострадавшему обратно со страхователя: взносы уплачены, выплата — исполнение обязательства страховщика. Реальные деньги компания теряет иначе — через надбавку к страховому тарифу и потерю скидки, а моральный вред взыскивает сам пострадавший напрямую, и тарифом эта сумма не ограничена. Проверьте, попадает ли отсутствие обучения и инструктажа в акт о несчастном случае: оттуда этот факт перейдёт в гражданское дело как готовое доказательство.»
Что компания делает в первые дни: отсутствие, замещение, табель
Кадровая часть маршрута начинается раньше, чем приходит уведомление о закрытии ЭЛН. В день невыхода руководитель подразделения фиксирует причину отсутствия и решает, кто закрывает участок работы. Если отсутствие длинное, оформляется совмещение или временное возложение обязанностей приказом, и в приказе указывается конкретный перечень полномочий. Формулировка о возложении исполнения обязанностей без такого перечня порождает спор о том, был ли заместитель вправе подписать конкретный документ.
В практике Добыто отсутствия ведутся в отдельном модуле: интерактивный график показывает, сколько человек в отпуске, командировке или на больничном, с фильтром по отделу и типу отсутствия, а больничный выделен красным. Такой график закрывает вопрос руководителя о том, можно ли отпустить ещё одного человека, до того, как этот вопрос дойдёт до кадровой службы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: приказ о возложении обязанностей на другого работника решает не только вопрос подмены. При разборе дисциплинарных ситуаций отсутствие такого приказа мешает работодателю доказать, чьи именно обязанности не были исполнены, пока человек болел.
Табель закрывает период и служит основанием для расчёта. Дни нетрудоспособности отмечаются буквенным кодом Б, если пособие назначается, и кодом Т, если по этим дням пособия не будет. Расхождение между табелем и периодом ЭЛН — самая частая причина, по которой расчёт пособия приходится переделывать: система видит явку там, где у фонда стоит нетрудоспособность.
Соберите табель с кодами отсутствий за минуту
Полезно знать: табели и графики можно вести в электронном виде и хранить в КЭДО, а вот акт о несчастном случае и журнал инструктажей закон оставляет на бумаге. При травме на производстве часть маршрута неизбежно остаётся бумажной.
Документы для маршрута больничного и замещения
Комплект собран под кадровую часть маршрута, смотреть первым стоит табель: именно он связывает период нетрудоспособности с расчётом.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени Т-12 | Скачать |
| Должностная инструкция табельщика | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Приказ о переносе отпуска (свободная форма) | Скачать |
| Приказ о перерасчёте отпускных | Скачать |
| Согласие на электронный расчётный листок | Скачать |
Ответ в СФР через СЭДО: три рабочих дня и изменения 2026 года
После закрытия ЭЛН фонд формирует работодателю запрос сведений, необходимых для назначения пособия, и отправляет его через социальный электронный документооборот. Срок ответа — 3 рабочих дня со дня получения сведений о закрытии листка. Подключение к СЭДО и порядок обмена описаны в разделе для страхователей на сайте Социального фонда, где выложена и технологическая информация по электронному листку нетрудоспособности: форматы сообщений, спецификации и ответы на типовые вопросы по подключению.
С 1 июля 2026 года постановлением Правительства от 10.05.2026 № 545 изменён приоритет источников данных. Фонд сначала смотрит индивидуальный лицевой счёт работника, затем собственные сведения и только в последнюю очередь запрашивает работодателя. Страхователь больше не передаёт страховой стаж, который уже отражён на лицевом счёте, и календарные дни отпусков, за которые не начислялись взносы. Штраф 5 000 рублей за непредставление не применяется, если запрошенные сведения у фонда уже есть.
Второе изменение технологическое. С 29 и 31 августа 2026 года проактивные процессы переведены на единую цифровую платформу, включены новые типы сообщений СЭДО, а старые отключены. Среди новых — входящий запрос СФР для расчёта пособия и отдельное сообщение со сведениями, необходимыми страхователю для исчисления первых трёх дней. Компании, обменивающиеся с фондом через учётную систему, должны были обновить её и закрыть незакрытые запросы до 28 августа 2026 года.
Как ответить на запрос СФР по больничному: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите входящее сообщение о закрытии ЭЛН и сверьте период нетрудоспособности с табелем. Расхождения устраняйте до отправки ответа.
- Шаг 2. Проверьте код причины нетрудоспособности и отметки о нарушении режима. Код 09 и коды 12-15 означают, что первые 3 дня оплачивать не нужно.
- Шаг 3. Сверьте банковские реквизиты работника в сведениях о застрахованном лице. Устаревшая карта — самая частая причина, по которой пособие уходит и возвращается.
- Шаг 4. Заполните и отправьте ответ на запрос в течение 3 рабочих дней со дня получения сведений о закрытии листка.
- Шаг 5. Рассчитайте и начислите пособие за первые 3 дня по данным о заработке, которые фонд передаёт отдельным сообщением, и выплатите его в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.
- Шаг 6. Дождитесь уведомления фонда о назначении или мотивированного решения об отказе и сообщите работнику результат, если пособие не назначено.
Что проверить до первого больничного в компании
- Подключён ли обмен с СФР по СЭДО и кто в компании получает входящие сообщения фонда.
- Собраны ли сведения о застрахованном лице по всем работникам: форма утверждена приказом СФР от 28.04.2025 № 520 и передаётся в фонд в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника.
- Кто отмечает больничный в табеле и что происходит, когда этот человек сам на больничном.
- Как организация узнаёт о нетрудоспособности в первый день, если работник не позвонил руководителю.
- Кто подписывает приказы, когда подписант отсутствует, и оформлена ли передача полномочий с конкретным перечнем.
Сколько начислят: расчёт пособия по лимитам 2026 года
Расчётный период для больничного в 2026 году — два предыдущих календарных года, с 1 января 2024 по 31 декабря 2025. Средний дневной заработок считается из выплат за эти два года, ограниченных предельными базами по взносам: 2 225 000 рублей за 2024 год и 2 759 000 рублей за 2025. Сумма делится на 730 независимо от количества дней в годах.
| Ситуация работника | Что определяет сумму | Значение в 2026 году |
|---|---|---|
| Страховой стаж 8 лет и более | Коэффициент стажа | 100% среднего заработка |
| Стаж от 5 до 8 лет | Коэффициент стажа | 80% |
| Стаж до 5 лет | Коэффициент стажа | 60% |
| Стаж менее 6 месяцев | Ограничение по МРОТ | Не выше 27 093 рублей за полный календарный месяц |
| Уход за ребёнком младше 8 лет | Стаж не применяется | 100% среднего заработка |
| Высокий заработок | Верхний предел среднего дневного заработка | 6 827,40 рубля в день |
| Низкий заработок или его отсутствие | Нижний предел от МРОТ | 890,73 рубля в день |
| Болезнь в течение 30 календарных дней после увольнения | Фиксированный процент | 60% независимо от стажа, платит последний работодатель |
Верхний и нижний пределы работают одновременно с коэффициентом стажа: сначала ограничивается средний дневной заработок, потом применяется процент по стажу, и только после этого сумма сравнивается с минимумом от МРОТ. Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, страховые взносы на него не начисляются. Исключение по налогу — пособие по беременности и родам, код 05.
Модуль выплат в Добыто показывает сотруднику статус и историю начислений с фильтрами по дате, статусу и типу выплаты. Когда работник видит два отдельных начисления за один период нетрудоспособности, вопрос о неполной сумме снимается без обращения в бухгалтерию.
Где работник видит больничный и что делать, если деньги не пришли
Работник видит движение своего ЭЛН в личном кабинете получателя услуг СФР и в личном кабинете на портале госуслуг: там отображаются номер листка, период, статус и расчёт назначенного пособия. Уведомления об открытии и закрытии приходят туда же. Бумажный вариант выдаётся только отдельным категориям граждан, для остальных распечатка листка и талон из поликлиники работодателю не нужны.
Если с момента закрытия листка прошло больше двух недель, а денег нет, проверяйте четыре точки в указанном порядке. Отправил ли работодатель ответ на запрос фонда: на его стороне срок 3 рабочих дня. Актуальны ли банковские реквизиты в сведениях о застрахованном лице. Не исчерпан ли лимит оплачиваемых дней, если листок открыт по уходу. Не вынес ли фонд мотивированное решение об отказе: оно направляется и страхователю, и работнику в срок не более одного рабочего дня со дня вынесения.
Обратиться за пособием можно в течение 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности. Пропущенный по уважительной причине срок восстанавливает фонд. Невыплаченные вовремя суммы взыскиваются за три года, предшествующих обращению, а если выплата не состоялась по вине страхователя или страховщика — без ограничения по времени.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Работника чаще интересует дата зачисления, чем формула расчёта. Мы сводим ответы в одном кабинете: график отсутствий показывает период больничного, модуль выплат — статус и историю начислений, уведомления приходят туда же. Если вы работник и ждёте деньги, начните с проверки реквизитов в сведениях о застрахованном лице: заменённая карта останавливает выплату надёжнее любой ошибки в расчёте.»
Что больничный ломает в соседних процессах
Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится, если работник стал временно нетрудоспособен во время отпуска. Правило работает для болезни самого работника; больничный по уходу за членом семьи, открытый в отпуске, отпуск не продлевает. Перенос оформляется приказом, а если даты сдвинулись в другой месяц, отпускные пересчитываются.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй процесс, который сдвигается, — испытательный срок. Дни болезни в него не входят, срок продлевается на время нетрудоспособности. Дату трёхдневного предупреждения о неудовлетворительном результате испытания приходится пересчитывать заново: уведомление, вручённое с опорой на прежнюю дату окончания испытания, окажется преждевременным.
Внимание: увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности запрещено прямо, и увольнение по итогам испытания сюда входит. Издавать другие распорядительные акты в отношении болеющего работника кодекс не запрещает.
Третий вопрос возникает, когда документ нужен сегодня, а человек болеет. Закон не запрещает работнику с открытым листком находиться на работе, а прямого регулирования подписания кадровых документов в период нетрудоспособности в кодексе нет вовсе. Полномочия руководителя болезнь не приостанавливает: договор, подписанный директором с больничного, по этому мотиву не оспаривается.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я делю документы не по форме, а по последствиям. В интересах работника или нейтральные — заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными локальными актами — подписываем спокойно, спора здесь не возникает. Всё, что ухудшает положение работника, — соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение — формально законно, но создаёт спор на ровном месте: человек скажет, что лежал с температурой и не понимал, что подписывает, а опровергать это придётся вам. Подождите неделю, если ждать можно.»
Лайфхак: если подписать документ нужно срочно, фиксируйте три вещи: как документ был передан, что у работника была возможность ознакомиться и время на это, и добровольность — лучше всего перепиской, где человек сам подтверждает готовность подписать сейчас.
Важный нюанс из практики: схема «выздоровел, вышел, а на столе документы, подписывай сегодня» читается судом ровно так, как выглядит. Ставить человека перед фактом в день выхода с больничного — худший из возможных вариантов организации подписания.
Цена ошибки в маршруте больничного
Нарушение срока представления страховщику сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, обходится в 5 000 рублей штрафа. Отказ представить документы для контроля полноты и достоверности сведений — 200 рублей за каждый непредставленный документ. Представление недостоверных сведений, повлёкшее излишние расходы фонда, — 20% суммы излишних расходов, но не более 5 000 и не менее 1 000 рублей.
Отдельно считается задержка своей части выплаты. Пособие за первые 3 дня выплачивается в порядке, установленном для выплаты заработной платы, и просрочка включает механику статьи 236 ТК РФ: денежная компенсация за каждый день задержки плюс риск проверки государственной инспекции труда по обращению работника. Для компании из 300 человек с пятью-семью больничными в месяц ручной маршрут означает не столько штрафы, сколько повторные расчёты: один несведённый табель разворачивает всю цепочку обратно.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что маршрут в компании держится на памяти одного кадровика, для его формализации не нужен отдельный проект: в Добыто маршрут документа задаётся шаблоном, а уведомления участникам уходят автоматически по цепочке подписантов.
Когда отдельный маршрут больничного в КЭДО не нужен
Компании до 15-20 человек с одним расчётчиком закрывают маршрут вручную без потерь: больничных в месяц один-два, а обмен с фондом всё равно идёт через бухгалтерскую программу. Не нужен отдельный маршрут и тем, у кого нет наёмных работников по трудовым договорам: с исполнителями по ГПХ и самозанятыми страхователь пособия не считает вовсе. Для самозанятых с 1 января 2026 года действует отдельный механизм: эксперимент по добровольному страхованию на случай временной нетрудоспособности с покрытием 35 000 или 50 000 рублей за полный месяц и правом на пособие после 6 месяцев регулярных взносов.
Стоимость КЭДО для маршрута больничного: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного тарифа: у «Старта» потолок в 25 сотрудников, у «Бизнеса» численность не ограничена, но есть минимальный платёж. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Маршрут больничного держится на четырёх точках: подключённый обмен с фондом, актуальные сведения о застрахованном лице, сведённый табель и ответ на запрос СФР в течение 3 рабочих дней. Деньги приходят двумя платежами: работодатель платит за первые 3 дня болезни или травмы работника в день зарплаты, фонд — за остальные дни в срок до 10 рабочих дней. Код в листке определяет источник финансирования; производственный характер травмы подтверждает акт Н-1. В 2026 году маршрут стал короче со стороны работодателя: с 1 июля фонд опирается на лицевой счёт работника и не вправе требовать то, что у него уже есть.
Кадровую часть этого маршрута мы автоматизируем ежедневно: график отсутствий с выделением больничных, приказы о замещении по шаблонному маршруту согласования, электронный расчётный листок и архив с доступом по ролям. Когда отсутствие фиксируется в системе в первый день невыхода, табель и расчёт перестают расходиться.
Частые вопросы
Оплатят ли больничный, если работник нарушил режим лечения
Пособие снижается до размера, не превышающего МРОТ за полный календарный месяц, со дня нарушения. В листке это отражается кодом нарушения режима: 23 — несоблюдение предписанных условий оказания медицинской помощи, 24 — несвоевременная явка к врачу, 25 — выход на работу без выписки, 26 — отказ от направления на медико-социальную экспертизу, 27 — несвоевременная явка на экспертизу, 28 — иные нарушения. Отдельно стоит код 021 в дополнительном поле: заболевание или травма вследствие алкогольного или наркотического опьянения снижает пособие до МРОТ за весь период нетрудоспособности.
Сколько дней больничного по уходу за ребёнком оплачивается в год
Для ребёнка до 7 лет оплачиваются 60 календарных дней в году по всем случаям ухода, а при заболевании из специального перечня — 90 дней. Для ребёнка от 7 до 15 лет годовой лимит 45 дней, от 15 до 18 лет — 30 дней. Для ребёнка-инвалида до 18 лет оплачивается до 120 дней в году. Дни сверх лимита в листке отражаются, но пособие по ним не назначается, и в табеле такие дни закрываются кодом Т.
Что делать, если работник заболел, а сведения о застрахованном лице в СФР не передавались
Подать их нужно сразу: форма утверждена приказом СФР от 28.04.2025 № 520, срок передачи — 3 рабочих дня со дня получения документа от работника. Без банковских реквизитов или адреса для почтового перевода фонд не сможет перечислить пособие, даже если ответ на запрос отправлен вовремя. Практичнее собирать эти сведения при трудоустройстве вместе с остальным комплектом документов.
Может ли сотрудник работать удалённо, пока у него открыт больничный
Прямого запрета находиться на работе с открытым листком нетрудоспособности закон не содержит. Но если человек в эти дни полноценно работал и получал заработную плату, возникает вопрос к обоснованности пособия за тот же период: пособие возмещает утраченный заработок. Подписать несколько документов и выйти в полноценный рабочий режим — разные ситуации, и вторая создаёт риск претензии при проверке.
Как оплачивается больничный, открытый после увольнения
Если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы, пособие выплачивает последний работодатель, размер — 60% среднего заработка независимо от стажа. Основание должно быть связано с заболеванием или травмой самого бывшего работника: уход за членом семьи в этот период не оплачивается. Срок обращения тот же, 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности.
Как проверить электронный больничный, если его номер известен только со слов работника
Сверять номер со слов не требуется: сведения об открытии, продлении и закрытии ЭЛН приходят страхователю автоматически через социальный электронный документооборот. Если сообщения нет, а работник настаивает, что листок открыт, проверьте, совпадает ли СНИЛС в кадровой базе с тем, который человек назвал в медицинской организации. Расхождение по СНИЛС — основная причина, по которой ЭЛН формируется, но работодателю не приходит.
