Увольнение по собственному желанию требует от работодателя шести действий, и пять из них привязаны к конкретным датам: принять и зарегистрировать заявление, выдержать срок предупреждения по статье 80 ТК РФ, издать приказ и ознакомить с ним работника под роспись по статье 84.1, в последний день выдать трудовую книжку или СТД-Р и рассчитаться по статье 140, на следующий рабочий день сдать подраздел 1.1 ЕФС-1, в течение 5 дней сообщить в военкомат о военнообязанном. Общий срок предупреждения — две недели, но он меняется: на испытании и по договору до двух месяцев это 3 календарных дня, для руководителя организации — месяц. Отдельная ветка — часть 3 статьи 80, где работодатель обязан уволить в дату, названную работником.
Разберём каждую обязанность: с какого дня считать срок предупреждения, чем рискует работодатель при электронном заявлении, какой документ закон запрещает переводить в КЭДО и почему суды разворачивают дела при технически исправной подписи. Покажем, что делать, если работник заболел или ушёл в отпуск с последующим увольнением, и когда удержание за неотработанные дни отпуска законно. Расчёт цены ошибки по КоАП, тарифы на 2026 год, готовые бланки заявления и уведомлений, ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Шесть обязанностей работодателя и их сроки
Кодекс не описывает увольнение по собственному желанию одной статьёй. Порядок собирается минимум из четырёх норм: статья 80 задаёт срок предупреждения, статья 84.1 — оформление прекращения договора, статья 140 — момент расчёта, статья 127 — компенсацию за неиспользованный отпуск. К ним добавляется отчётность, которая в ТК РФ не описана вовсе: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и сведения для военкомата.
| Что обязан сделать работодатель | Норма | Срок | Документ |
|---|---|---|---|
| Принять и зарегистрировать заявление | ст. 80 ТК РФ | в день поступления | заявление работника с датой регистрации |
| Выдержать срок предупреждения | ст. 80 ТК РФ | 14 календарных дней со дня, следующего за днём получения заявления | — |
| Издать приказ и ознакомить работника под роспись | ст. 84.1 ТК РФ | в день увольнения | приказ по форме Т-8 или по своей форме |
| Выдать трудовую книжку или СТД-Р | ст. 84.1, ст. 66.1 ТК РФ | в день увольнения | трудовая книжка либо форма СТД-Р |
| Произвести окончательный расчёт | ст. 140, ст. 127 ТК РФ | в день увольнения; если работник не работал — не позднее следующего дня после требования о расчёте | записка-расчёт Т-61, расчётный листок |
| Сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 | законодательство о персонифицированном учёте | не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | ЕФС-1, подраздел 1.1 |
| Сообщить в военкомат об увольнении военнообязанного | Положение о воинском учёте (постановление Правительства РФ № 719) | 5 дней | форма из приложения № 2 к постановлению № 719 |
Самый короткий срок в таблице принадлежит не кадровой службе, а бухгалтерии: подраздел 1.1 ЕФС-1 уходит в Социальный фонд России на следующий рабочий день после приказа, а не после последнего рабочего дня работника. Если приказ издан заранее, отсчёт начинается от даты приказа.
Срок предупреждения: 14 дней, 3 дня, месяц и дата работника
Две недели по статье 80 отсчитываются не от даты, которую человек написал в заявлении, а со дня, следующего за днём получения заявления работодателем. Отсюда практическое требование: заявление регистрируется входящим, с датой. Устная передача листа кадровику начало срока не фиксирует, и в споре о том, когда наступил последний рабочий день, работодателю нечего предъявить.
| Категория работника или ситуация | Срок предупреждения | Норма | Что критично |
|---|---|---|---|
| Работник на общих основаниях | 14 календарных дней | ч. 1 ст. 80 ТК РФ | дата регистрации заявления, а не дата в тексте заявления |
| Работник в период испытания | 3 календарных дня | ч. 4 ст. 71 ТК РФ | испытание должно быть установлено трудовым договором, иначе действует общий срок |
| Трудовой договор на срок до двух месяцев | 3 календарных дня | ст. 292 ТК РФ | срочность договора подтверждается его условиями |
| Сезонный работник | 3 календарных дня | ст. 296 ТК РФ | сезонный характер работы закреплён в договоре |
| Руководитель организации | не позднее чем за 1 месяц | ст. 280 ТК РФ | предупреждается собственник имущества организации или его представитель |
| Спортсмен, тренер по договору от 4 месяцев | 1 месяц | ст. 348.12 ТК РФ | иной срок может быть установлен трудовым договором |
| Невозможность продолжать работу либо установленное нарушение со стороны работодателя | дата, указанная работником | ч. 3 ст. 80 ТК РФ | нарушение должно быть установлено ГИТ, профсоюзом, комиссией по трудовым спорам или судом |
Важный нюанс из практики: чаще всего процедура сыплется на первом же шаге. Заявление приносят кадровику лично, он кладёт его в папку и регистрирует через день-два, а работник считает срок от даты, которую написал сам. Расхождение в один день переносит последний рабочий день, а вместе с ним и дату расчёта. В сервисе Добыто заявление получает отметку о времени поступления в момент отправки, и спорить о начале срока не о чем.
Часть 3 статьи 80 — единственная строка таблицы, где работодатель теряет право настаивать на отработке. Зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию и другие случаи невозможности продолжения работы обязывают уволить в названную работником дату. Отказ в этой ситуации превращает спокойное увольнение в спор с заранее слабой позицией.
Полезно знать: критерий уважительности причины у судов один — обстоятельство препятствует продолжению работы независимо от воли работника. Перевод супруга в другую местность и уход за тяжелобольным родственником в него укладываются, более выгодное предложение от другого работодателя — нет.
Заявление работника: что делает его надёжным для работодателя
Из заявления должно однозначно читаться волеизъявление: просьба уволить по собственному желанию или по инициативе работника, дата увольнения и подпись. Формулировки вида «прошу освободить меня от занимаемой должности» порождают вопрос об основании увольнения, а «прошу уволить с 15 марта» и «прошу уволить 15 марта» дают разные последние рабочие дни. Мы советуем не переписывать заявление за работника, а уточнять дату письменно: короткая переписка в системе КЭДО или служебная записка снимают двусмысленность лучше, чем правка чужого документа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельная история — электронное заявление. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают вести кадровый документооборот без бумаги, но перечень документов и виды подписи должны быть разведены в Положении о КЭДО. Аргумент «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы можем так оформлять кадровые документы» неверен: в трудовых отношениях ПЭП допустима не для всего.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном нормативном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета. Кассация акты отменила, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а сама система работодателя всё это зафиксировала.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Факт: четыре кадровых документа закон оставляет на бумаге при любом уровне автоматизации: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы об инструктажах по охране труда и бумажная трудовая книжка.
Бланки для оформления увольнения по собственному желанию
Комплект собран под последний рабочий день; начинать стоит с бланка заявления, потому что от даты его регистрации считается весь дальнейший график.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата электронной подписи | Скачать |
Приказ об увольнении: форма, дата и ознакомление
Унифицированная форма Т-8 с 2013 года необязательна: организация вправе утвердить свою форму приказа, если в ней есть обязательные реквизиты первичного учётного документа. На практике от Т-8 почти никто не отказывается, потому что она уже содержит все поля, которые проверяет инспектор: основание прекращения договора со ссылкой на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, документ-основание с датой и номером заявления, дату прекращения трудового договора и строку ознакомления.
Три реквизита дают больше всего замечаний. Первый — основание: формулировка приводится дословно по кодексу, а ссылка идёт на пункт 3 части 1 статьи 77, а не на статью 80, по которой работник писал заявление. Второй — дата прекращения договора: она совпадает с последним днём работы, кроме случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы. Третий — ознакомление под роспись в день увольнения; если работник отсутствует или отказывается подписать, на приказе делается соответствующая запись, а отказ фиксируется актом.
Соберите приказ об увольнении по форме Т-8
Как оформить увольнение по собственному желанию: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите заявление и зарегистрируйте его входящим с датой. От этой даты, а не от даты в тексте заявления, считается срок предупреждения.
- Шаг 2. Определите срок предупреждения по категории работника: 14 календарных дней по общему правилу, 3 календарных дня на испытании и по коротким договорам, месяц для руководителя организации.
- Шаг 3. Проверьте, не попадает ли ситуация под часть 3 статьи 80. Если работник зачислен в образовательную организацию, выходит на пенсию или ссылается на установленное нарушение со стороны работодателя, увольняйте в названную им дату.
- Шаг 4. За 2-3 рабочих дня до даты увольнения запросите у бухгалтерии расчёт: заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск по статье 127 или удержание за неотработанные дни отпуска по статье 137.
- Шаг 5. Издайте приказ, ознакомьте работника под роспись и по требованию выдайте заверенную копию.
- Шаг 6. В последний рабочий день выдайте трудовую книжку или СТД-Р, расчётный листок, перечислите расчёт и примите электронную подпись и носитель под роспись.
- Шаг 7. На следующий рабочий день после издания приказа сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1, в течение 5 дней направьте сведения в военкомат по военнообязанному работнику.
Последний день: расчёт, трудовая книжка, документы
Статья 140 задаёт момент расчёта жёстко: все суммы выплачиваются в день увольнения. Исключение одно — работник в этот день не работал, тогда расчёт производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. Спорная часть суммы не откладывается целиком: бесспорная сумма выплачивается в срок, остальное решается отдельно.
Компенсация за неиспользованный отпуск по статье 127 считается за все неиспользованные отпуска, включая дополнительные. Обратная ситуация — отпуск отгулян авансом. Удержание за неотработанные дни отпуска допускает статья 137, но с двумя ограничениями: общий размер удержаний при каждой выплате не может превышать 20% начисленной суммы по статье 138, а взыскать остаток через суд, если удерживать уже не из чего, в большинстве случаев не получится.
Трудовая книжка или СТД-Р выдаётся в день увольнения. Если работник в этот день отсутствует или отказывается получать книжку, работодателю нужно направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте — с этого момента ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается. Дополнительные справки, включая справку о доходах и копии кадровых документов, выдаются по письменному заявлению.
Важный нюанс из практики: последний рабочий день состоит из четырёх действий с одной датой — приказ, ознакомление, выдача трудовой книжки или СТД-Р и перечисление расчёта. Разъезжаются они обычно из-за того, что кадровая служба и бухгалтерия работают по разным календарям: приказ готов, а платёж уходит следующим банковским днём. В практике Добыто мы сводим эти четыре действия в один маршрут, где даты проставляет система, а не человек постфактум.
Внимание: запрет увольнять работника в период временной нетрудоспособности из статьи 81 касается только увольнения по инициативе работодателя, включая увольнение по итогам испытания. Уволиться по собственному желанию с больничного работник вправе, и перенести дату увольнения на день выхода работодатель не может.
После увольнения: отчётность, подпись и доверенности
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Сведения об увольнении военнообязанного работника уходят в военкомат в течение 5 дней по форме из приложения № 2 к постановлению Правительства РФ № 719; за пропуск срока штраф по статье 21.4 КоАП РФ доходит до 50 000 рублей на должностное лицо.
Третий блок обязанностей в типовых чек-листах увольнения обычно отсутствует — работа с электронной подписью и полномочиями. Здесь порядок действий обратный интуитивному.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Отзывается в первую очередь машиночитаемая доверенность, а сертификат во вторую. Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним: уволенный вправе получить новый сертификат на себя как на физическое лицо и подписывать им документы от имени компании, пока ваша доверенность действует. Доверенность вы отзываете через личный кабинет самостоятельно и мгновенно, сертификат — через удостоверяющий центр, у которого по статье 14 63-ФЗ есть двенадцать часов на внесение записи в реестр.»
Лайфхак: заявление на отзыв сертификата подписывайте в последний рабочий день, пока работник ещё на месте. Часть удостоверяющих центров требует личной явки владельца сертификата, и после конфликтного увольнения собрать эту подпись уже не получится.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный вопрос при увольнении звучит не «сдал ли работник свой токен», а «чьими ключами он пользовался и какие пин-коды знал». Если уходит бухгалтер, два года подписывавший отчётность ключом директора, отзывать нужно ключ директора. В практике Добыто мы закладываем этот пункт в процедуру увольнения отдельной строкой, рядом с приёмом носителя по акту.
Где процедура ломается: больничный, отпуск и отзыв заявления
Работник вправе отозвать заявление в любое время до истечения срока предупреждения. Отказать можно в одном случае: на его место в письменной форме приглашён другой работник, которому по кодексу нельзя отказать в заключении трудового договора. Устная договорённость с кандидатом таким приглашением не является, поэтому при отзыве заявления первым делом проверяется наличие письменного приглашения с датой.
Отпуск с последующим увольнением по статье 127 меняет две даты сразу. Днём увольнения считается последний день отпуска, а последним днём работы — день, предшествующий первому дню отпуска. Отсюда следствие: расчёт, трудовая книжка и все документы выдаются в последний рабочий день перед отпуском, а не в день увольнения. Отозвать заявление работник может только до дня начала отпуска.
Болезнь в период предупреждения срок не продлевает. Если последний день двухнедельного срока приходится на больничный, увольнение оформляется этой датой, а больничный лист оплачивается по общим правилам. Здесь кадровые службы чаще всего ошибаются в обратную сторону, перенося дату увольнения на день выхода работника.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Документы для работника на больничном я делю не по форме, а по последствиям. Заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными локальными актами подписываются спокойно. Соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение формально законны, но создают спор там, где можно было подождать неделю. Если подписать нужно срочно, фиксируйте, как документ передан, было ли время на ознакомление и подтверждал ли работник готовность подписать.»
Цена ошибки: штрафы, проценты и восстановление
Нарушение порядка увольнения квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей и дисквалификация должностного лица. Инспектор ГИТ приходит по обращению бывшего работника, а обращение подаётся дистанционно.
Задержка расчёта стоит отдельно от штрафа. По статье 236 ТК РФ работодатель платит проценты в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Центрального банка от невыплаченных сумм за каждый день просрочки, начиная со дня, следующего за днём, когда деньги должны были быть выплачены, и по день фактического расчёта включительно. Проверить свою процедуру до визита инспектора можно самостоятельно: Роструд ведёт сервис электронный инспектор, где проверка по увольнению проходится по тем же вопросам, которые задаёт ГИТ.
Самый дорогой сценарий — признание увольнения незаконным. Суд восстанавливает работника, взыскивает средний заработок за всё время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. По делам, связанным с КЭДО, проигрывают не из-за электронной формы: электронный документ признан письменным доказательством, а разваливают дело дефекты процедуры — момент выдачи подписи, отсутствие зафиксированного порядка идентификации, неверный вид подписи для конкретного документа.
Когда электронное оформление увольнения не подходит
КЭДО не закрывает процедуру увольнения целиком, и продавать его как полную замену бумаге неверно. Приказ об увольнении остаётся бумажным по прямому исключению в кодексе. Бумажная трудовая книжка выдаётся физически, с записью в книге учёта движения трудовых книжек. Инструктажи по охране труда и акты о несчастных случаях тоже не переводятся в электронный вид.
Второе ограничение — согласие работника. Перевод на КЭДО добровольный, и работник вправе отказаться; для отказавшихся сохраняется бумажный документооборот в полном объёме, включая заявление об увольнении. Компании с двумя-тремя увольнениями в год экономии от автоматизации не получат: их расходы времени лежат не в подписании, а в расчёте и отчётности.
Третье — электронный архив. Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронного документа остаётся копией и требует заверения оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией.
Стоимость подключения КЭДО для оформления увольнений
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов документов, электронного архива. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | — |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, поэтому компании с 40 и с 400 сотрудниками попадают в разные тарифы при одинаковом наборе кадровых процессов. Условия по каждому тарифу, состав функций и порядок перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через удостоверяющие центры-партнёры. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Порядок увольнения по собственному желанию держится на датах: регистрация заявления задаёт начало срока предупреждения, приказ — срок сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1, последний рабочий день — момент расчёта и выдачи трудовой книжки. Срок предупреждения меняется от категории работника, а часть 3 статьи 80 вообще лишает работодателя права на отработку. Электронная форма заявления рисков не добавляет и не снимает: в спорах решает не подпись, а зафиксированный порядок идентификации и момент выдачи ключа.
В практике Добыто мы собираем процедуру увольнения так, чтобы каждая дата подтверждалась системой: регистрация заявления, выдача подписи, ознакомление с документами и приём носителя по акту фиксируются автоматически. Это та самая доказательственная база, отсутствие которой разворачивает дела в кассации.
Частые вопросы
Можно ли уволить работника раньше двух недель, если он не возражает
Да, по соглашению между работником и работодателем договор расторгается до истечения срока предупреждения. Соглашение оформляется письменно: резолюцией руководителя на заявлении работника с конкретной датой либо отдельным документом. Без письменной фиксации согласия увольнение раньше срока читается как увольнение по инициативе работодателя со всеми последствиями.
Что делать, если работник подал заявление и перестал выходить на работу
Срок предупреждения продолжает течь независимо от того, ходит ли человек на работу. Дни отсутствия отмечаются в табеле как неявка по невыясненным причинам, от работника запрашивается письменное объяснение. Уволить его нужно датой окончания срока предупреждения по собственному желанию; переквалифицировать увольнение в прогул при уже поданном заявлении рискованно, потому что основание меняется на инициативу работодателя.
Нужно ли согласие работника, чтобы принять заявление об увольнении через систему КЭДО
Переход на кадровый электронный документооборот добровольный: нужны письменное согласие работника и локальный нормативный акт с перечнем документов и видами подписи. Работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имеющие трудового стажа, могут вести документооборот в электронном виде без отдельного согласия. Отказавшимся сохраняется бумажный документооборот, и заявление об увольнении от них принимается на бумаге.
Как считается компенсация, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется
Удержание за неотработанные дни отпуска производится по статье 137 ТК РФ из выплат при увольнении. Общий размер всех удержаний при каждой выплате ограничен 20% начисленной суммы по статье 138. Если начислений не хватает, работник может внести разницу добровольно; принудительно взыскать остаток через суд в большинстве случаев не получается.
Обязан ли работодатель выдавать справку о доходах и другие документы после увольнения
Обязательный комплект в день увольнения — трудовая книжка или СТД-Р и расчётный листок. Остальные документы, связанные с работой, включая справку о доходах и заверенные копии приказов, выдаются по письменному заявлению работника в срок не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Заявление принимается и после увольнения, срок отсчитывается от даты обращения.
Что происходит с электронной подписью работника после увольнения
Сертификат электронной подписи выпускается на физическое лицо и с увольнением не аннулируется автоматически. Работодателю нужно отозвать машиночитаемые доверенности через личный кабинет и подать в удостоверяющий центр заявление на прекращение действия сертификата; по статье 14 63-ФЗ запись в реестр вносится в течение двенадцати часов. Отдельно проверяется, не знал ли уволенный чужих пин-кодов и не пользовался ли ключами других сотрудников.
