Что делать в связи с увольнением основного работника и его заместителя

Увольнение основного работника и его заместителя оформляется как два самостоятельных кадровых события. У каждого своё основание, своя дата и свой приказ по статье 84.1 ТК РФ, а обязательной последовательности двух увольнений закон не устанавливает. Основной работник, увольняясь по собственному желанию, предупреждает работодателя не позднее чем за 2 недели и до конца этого срока вправе отозвать заявление. Срочный договор замещающего, заключённый на время отсутствия основного, по части 3 статьи 79 ТК РФ прекращается с выходом основного на работу. При увольнении без выхода это событие не наступает, и прекратить договор замещающего по этому основанию нельзя. Порядок зависит от того, как оформлен замещающий: срочный договор меняют допсоглашением, временный перевод переоформляют письменным соглашением по статье 72, совмещение прекращают с предупреждением не позднее чем за 3 рабочих дня.

Материал помогает закрыть освободившуюся должность без спора: оставить замещающего на постоянной основе, расстаться с ним по соглашению сторон или принять нового работника. Покажем, когда сокращение штата не нужно, почему приказ об увольнении нельзя провести по общему маршруту КЭДО и какие сроки ЕФС-1 идут после каждого кадрового события. Сводная таблица сроков, пошаговая инструкция, образцы документов, стоимость электронного оформления на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Как оформлен замещающий работник и что происходит с его договором после ухода основного

Последствия увольнения основного работника для замещающего определяет документ, по которому замещающий работает, а не то, как его называют в коллективе. Заместителем в кадровой практике называют четыре разные конструкции, и у каждой свой порядок закрытия должности.

Ни в одной строке увольнение основного работника само по себе не прекращает отношения с замещающим. Решение оформляется отдельным документом, и пока он не подписан, замещающий продолжает работу на прежнем основании.

Штатный заместитель руководителя увольняется по общим правилам статьи 80. Месячный срок предупреждения из статьи 280 относится к самому руководителю организации и на его заместителя автоматически не переносится.

Если в срочном договоре указана конкретная календарная дата или окончание определённого отпуска, а не выход работника, судебная практика неоднородна: результат зависит от текста договора и от того, продолжал ли человек работать после указанной даты. В одном споре Третий кассационный суд общей юрисдикции (определение от 21.02.2022 № 88-1708/2022) признал договор бессрочным: работник продолжил работу после даты окончания отпуска основного сотрудника, указанной в договоре. Общего правила это решение не создаёт. Для таких формулировок действует часть 4 статьи 58 ТК РФ: если после истечения срока ни одна сторона не потребовала прекращения, а работник продолжает работу, условие о срочности утрачивает силу. Формулировку срока сверяют до подготовки любого допсоглашения.

Увольнение основного работника: срок предупреждения, отзыв заявления и соглашение сторон

По статье 80 ТК РФ работник предупреждает работодателя не позднее чем за 2 недели, и течение срока начинается на следующий день после получения заявления на увольнение по собственному желанию. По соглашению работника и работодателя договор расторгают и до истечения этого срока. Если работник не может продолжать работу или установлены нарушения работодателя, увольнение оформляют в срок, указанный в заявлении.

Дату и основание прекращения договора в приказе описывает инструкция Роструда по увольнению по собственному желанию на портале Онлайнинспекция.РФ. Реквизиты заявления в приказе по форме Т-8 указывают в поле «Основание (документ, номер, дата)».

Отзыв заявления и судьба должности

До окончания срока предупреждения основной работник вправе отозвать заявление. Исключение одно: на его место письменно приглашён другой работник, которому по ТК РФ нельзя отказать в заключении договора. По части 4 статьи 64 к таким относится работник, приглашённый в письменной форме в порядке перевода от другого работодателя, в течение месяца со дня увольнения с прежнего места. Найденный кандидат или замещающий, которого вы планируете перевести, под это исключение не подпадает.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Приказ, изданный заранее, право на отзыв не прекращает. Роструд в письме от 08.04.2021 № ПГ/07684-6-1 подтверждал возможность отзыва после издания приказа, а оценка судами отзыва в сам день увольнения неоднородна. Допсоглашение о постоянном переводе замещающего на должность основного безопаснее подписывать после окончания срока предупреждения: до этого момента должность может вернуться к основному работнику.

Соглашение сторон с основным работником

Увольнение по соглашению сторон по статье 78 ТК РФ оформляют в любое время, в том числе когда основной работник находится в отпуске или на больничном. Запрет части 6 статьи 81 касается только увольнения по инициативе работодателя, поэтому собственное желание и соглашение сторон в эти периоды оформляются как обычно.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Соглашение о расторжении, подписанное в период, когда уволить по инициативе работодателя нельзя, суд при споре проверяет на добровольность. Если из обстоятельств видно, что человека вынудили подписать соглашение вместо незаконного увольнения, суд может встать на его сторону. Поэтому фиксируйте добровольность перепиской, где работник сам подтверждает готовность подписать документ.»

Замещающий после увольнения основного: оставить на должности или расстаться

Если замещающий согласен остаться, должность закрывают без нового найма: срочный договор становится бессрочным, временный перевод превращается в постоянный. Оба варианта оформляются письменным соглашением с самим замещающим, в одностороннем порядке работодатель такие условия не меняет.

Срочный договор на время отсутствия работника

Часть 3 статьи 79 ТК РФ связывает прекращение такого договора с выходом основного работника на работу. Увольнение основного без выхода в норме не названо, и из её буквального текста следует, что основание для прекращения не наступает. Это вывод из текста статьи: официального разъяснения Роструда именно по этой комбинации нет. Первый путь — допсоглашение об изменении условия о сроке по статье 72, после которого договор становится бессрочным. Второй — соглашение о расторжении по статье 78, если замещающий согласен уйти. Любое иное основание увольнения требует собственных фактических и правовых условий, само по себе увольнение основного их не создаёт.

Временный перевод и совмещение

Статья 72.2 ТК РФ допускает временный перевод для замещения отсутствующего работника до его выхода, но правила об автоматическом окончании перевода при увольнении основного без выхода не содержит. Условия переоформляют письменным соглашением по статье 72: постоянный перевод на эту должность или возврат на прежнюю работу. Если по окончании срока перевода прежняя работа не предоставлена, работник её не потребовал и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу.

Совмещение и исполнение обязанностей по статьям 60.2 и 151 оформлены письменным согласием с указанием срока, содержания, объёма работы и размера доплаты. Увольнение основного это соглашение не прекращает. Любая сторона вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, письменно предупредив другую не позднее чем за 3 рабочих дня. Если совмещающий становится основным исполнителем на этой должности, совмещение прекращают и оформляют перевод.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда обязанности отсутствующего руководителя возлагают на заместителя, в приказе нужен конкретный перечень полномочий, как и в доверенности. Формулировка «возложить исполнение обязанностей» без перечня порождает спор, был ли заместитель вправе подписать именно этот документ. При разборе дисциплинарных ситуаций наличие такого приказа тоже имеет значение: без него работодателю сложнее доказать, чьи обязанности не были исполнены. Сверьте этот приказ, пока заместитель ещё работает.»

Когда переоформление замещающего не подходит

• Замещающий не согласен остаться: изменение срока договора и постоянный перевод требуют его письменного согласия.
• Срок предупреждения основного не истёк: основной вправе отозвать заявление, и должность вернётся к нему.
• Работодатель решил не сохранять должность: тогда речь идёт о сокращении штата с процедурой по статье 180.
• Замещающий временно нетрудоспособен: подписать допсоглашение формально можно, но подпись в этот период создаёт доказательственный риск, и документ лучше отложить до выхода.

Допсоглашение о переводе в КЭДО работник подписывает электронной подписью. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Подготовьте приказ о переводе замещающего на освободившуюся должность

Сокращение штата для заполнения вакансии не требуется

Увольнение работника и исключение штатной единицы из штатного расписания — разные кадровые события. Закон не требует сначала сокращать должность, а затем вводить её заново, чтобы принять на неё нового человека или перевести замещающего. Сокращение нужно, если работодатель действительно отказывается от должности.

Если под сокращение попадает должность самого замещающего, процедура проходит полностью. По статье 180 ТК РФ работника персонально и под роспись предупреждают не менее чем за 2 месяца и предлагают другую имеющуюся работу. Часть 3 статьи 81 обязывает предлагать все подходящие вакансии в той же местности, поэтому освободившаяся должность основного работника, если она соответствует квалификации замещающего, входит в этот перечень. Расторгнуть договор до истечения 2 месяцев можно только с письменного согласия работника и с дополнительной компенсацией, рассчитанной пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения.

Дата увольнения по сокращению не может приходиться на период временной нетрудоспособности или отпуска: часть 6 статьи 81 запрещает увольнение по инициативе работодателя в эти периоды, кроме ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Запрет части 6 статьи 81 привязан к дате увольнения, основание здесь роли не играет. Если в назначенный день работник оказался в отпуске, процедура сокращения не обнуляется: дата расторжения договора переносится на первый рабочий день после окончания отпуска. Справка-вызов, принесённая за неделю до увольнения, сдвигает день расторжения, а не отменяет процедуру.»

В практике Добыто спор о дате сокращения чаще всего возникает из-за разрыва между кадровой службой и бухгалтерией: справку-вызов принесли руководителю подразделения, приказ о предоставлении учебного отпуска не издан, а увольнение оформлено по плану. При электронном кадровом документообороте документ попадает в систему в момент подачи, и дата его получения фиксируется технически. Это снимает спор о том, знал ли работодатель об отпуске.

Приказ об увольнении, расчёт и ЕФС-1 по двум увольнениям

Статья 84.1 ТК РФ требует оформить прекращение каждого трудового договора приказом и ознакомить с ним работника под роспись. Если ознакомить невозможно или работник отказался, на приказе делают соответствующую запись. Унифицированная форма Т-8, утверждённая постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, с 01.01.2013 не обязательна: собственный бланк допустим, а сам приказ обязателен. Основание увольнения вносится в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности в точной формулировке со ссылкой на норму ТК РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает приказ об увольнении из общего КЭДО. Трудовой договор, допсоглашения, заявления и уведомления оформляют электронно, а приказ об увольнении остаётся на бумаге, и общий электронный маршрут его не заменяет.

Если основной работник вовремя отозвал заявление или стороны согласовали другую дату, обязательной формы отмены или изменения приказа нормы не устанавливают. Ориентиром служит образец приказа об отмене в практическом издании Роструда для кадрового работника, обязательной формой он не является.

Расчёт по статьям 84.1 и 140 выдают в день увольнения вместе с трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности. Если работник в этот день не работал, суммы выплачивают не позднее следующего дня после его требования. В расчёт входит компенсация за все неиспользованные отпуска по статье 127. За просрочку статья 236 обязывает выплатить компенсацию не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день, со следующего дня после срока выплаты по день фактического расчёта включительно. При частичной выплате базой служит невыплаченный остаток.

Сведения ЕФС-1 о приёме и увольнении подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего событие, а о постоянном переводе — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем оформления перевода. Форма и порядок 2026 года утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, правила заполнения собраны на странице базы знаний СФР по ЕФС-1.

Сводная таблица сроков при уходе основного работника и замещающего

Сроки по каждому работнику считают от его собственного документа, даже если оба уходят в одном месяце.

Увольнение основного работника и постоянный перевод замещающего попадают в разные отчётные сроки ЕФС-1: первое уходит на следующий рабочий день, второе — до 25-го числа следующего месяца. Пропущенный по уважительной причине месячный срок обращения в суд суд может восстановить.

Образцы заявления, трудового договора и приказа для смены работника на должности

Комплект закрывает обе стороны процедуры: начните с заявления об увольнении по собственному желанию, если основной работник ещё не оформил уход.

Как закрыть освободившуюся должность: постоянный перевод или приём нового работника

Постоянный перевод замещающего по статьям 72 и 72.1 ТК РФ требует его письменного согласия и письменного соглашения сторон. Практическая форма — допсоглашение к трудовому договору, подписанное до даты перевода; приказ о переводе фиксирует событие для учёта.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если замещающий на больничном, а допсоглашение о переводе нужно сейчас, формально его можно подписать: практика допускает перевод, если работник в период нетрудоспособности способен подписать документ. Но в споре опровергать слова о том, что человек подписывал бумаги больным и не понимал их, придётся работодателю. Если ждать нельзя, зафиксируйте, как документ передан, что у работника было время на ознакомление, и его готовность подписать в переписке. Если можно подождать неделю, дождитесь выхода.»

Допсоглашение о переводе и трудовой договор с новым работником оформляют в КЭДО. Требования к электронным кадровым документам Минтруд описывает на официальной странице об электронном кадровом документообороте.

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, модуль Добыто устанавливается и настраивается за один день, а документы синхронизируются автоматически.

Приём нового работника на освободившуюся должность

Приём оформляют письменным трудовым договором по статье 67 ТК РФ. Приказ о приёме по статье 68 — право работодателя: кодекс формулирует его как «вправе издать». До подписания договора работника под роспись знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка, ЛНА, непосредственно связанными с его работой, и коллективным договором.

Как закрыть вакансию после увольнения основного работника и замещающего: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, как оформлен замещающий: срочный договор на время отсутствия, временный перевод, совмещение или собственный договор заместителя.
2. Шаг 2. Сверьте формулировку срока в срочном договоре: выход работника, календарная дата или окончание отпуска.
3. Шаг 3. Зарегистрируйте заявление основного работника с датой получения и отсчитайте 2 недели со следующего дня. До их окончания не подписывайте документы о постоянном переводе на его должность.
4. Шаг 4. Если какое-либо увольнение идёт по инициативе работодателя, проверьте, что его дата не приходится на отпуск или больничный.
5. Шаг 5. Издайте приказ об увольнении основного работника на бумаге, ознакомьте его под роспись, выдайте расчёт и сведения о трудовой деятельности в день увольнения.
6. Шаг 6. Оформите решение по замещающему письменно: допсоглашение о бессрочном договоре или постоянном переводе, предупреждение о прекращении совмещения за 3 рабочих дня либо соглашение о расторжении.
7. Шаг 7. Если должность остаётся вакантной, заключите трудовой договор с новым работником после ознакомления с ПВТР и ЛНА.
8. Шаг 8. Подайте ЕФС-1: увольнение и приём — не позднее рабочего дня после издания приказа, постоянный перевод — до 25-го числа следующего месяца.

Цена ошибки при оформлении двух увольнений

Ошибка в основании или дате увольнения при споре оборачивается последствиями статьи 394 ТК РФ: незаконно уволенного восстанавливают на прежней работе и присуждают средний заработок за всё время вынужденного прогула. По требованию работника суд может взыскать моральный вред, размер определяет суд.

Замещающего увольняют по части 3 статьи 79, хотя основной работник не вышел. Увольнение основного кажется равнозначным его выходу, и должность хочется закрыть одним решением. Норма называет только выход, поэтому основание для прекращения отсутствует, а спор ведёт к восстановлению и оплате вынужденного прогула.

Постоянный перевод оформляют до окончания срока предупреждения. Так пытаются выиграть 2 недели. Если основной отзывает заявление, на одну должность оформлены два работника, и одно из решений придётся пересматривать.

Дату сокращения ставят на отпуск или больничный. Процедура с предупреждением и предложением вакансий уже пройдена, и дату не проверяют повторно. Увольнение в этот день нарушает часть 6 статьи 81.

Приказ об увольнении проводят по общему маршруту КЭДО. Остальные документы подписаны электронно, и приказ отправляют тем же путём. Часть 3 статьи 22.1 исключает его из КЭДО, и требуемое оформление остаётся невыполненным.

Расчёт выплачивают позже дня увольнения. Бухгалтерия ждёт закрытия месяца. Работник получает компенсацию по статье 236 за каждый день просрочки, а для работодателя возможна ответственность по специальной части 6 статьи 5.27 КоАП РФ.

Общая санкция части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 руб. для юридического лица. За аналогичное повторное нарушение по части 2 должностному лицу грозит штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года, ИП — от 10 000 до 20 000 руб., юрлицу — от 50 000 до 70 000 руб. Санкция не возникает автоматически из спора или жалобы: нужны установление состава нарушения и рассмотрение дела.

Стоимость КЭДО для перевода и приёма на освободившуюся должность

Стоимость электронного кадрового документооборота зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой. Приказ об увольнении остаётся бумажным при любом тарифе, электронно оформляются заявления, допсоглашения и трудовые договоры.

Тариф считается за каждого сотрудника в месяц, перейти на другой тариф можно в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав функций и действующие условия опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО для кадрового документооборота. Цены приведены на дату публикации, НДС на странице тарифов не упоминается.

Выводы

Уход основного работника не завершает отношения с замещающим: срочный договор на время отсутствия прекращается только выходом основного, а временный перевод и совмещение требуют отдельного письменного решения. Освободившуюся должность закрывают соглашением с замещающим или новым трудовым договором, сокращение штата нужно лишь при отказе от самой должности. Каждое увольнение получает свой бумажный приказ, расчёт в день увольнения и сведения ЕФС-1 в установленный срок.

В практике Добыто смена работника на должности проходит через КЭДО: заявление, допсоглашение о переводе и трудовой договор с новым сотрудником подписываются электронно, а приказ об увольнении оформляется отдельно на бумаге, как требует статья 22.1 ТК РФ.

Ответы на частые вопросы о смене работника на должности

Может ли основной работник уволиться, не выходя из отпуска?

Да. Часть 6 статьи 81 ТК РФ запрещает в период отпуска только увольнение по инициативе работодателя, а собственное желание и соглашение сторон оформляются как обычно. Работник предупреждает не позднее чем за 2 недели, по соглашению с работодателем договор расторгают раньше. Срочный договор замещающего при таком увольнении по части 3 статьи 79 не прекращается, решение по нему оформляют отдельно.

Что будет с замещающим, если основной работник вышел на работу и потом уволился?

Часть 3 статьи 79 ТК РФ связывает прекращение срочного договора с выходом основного работника на работу, и общее предупреждение за 3 календарных дня к такому договору не применяется. Если выход состоялся, договор замещающего прекращается, работодатель издаёт приказ по статье 84.1 и выплачивает расчёт по статье 140. Если замещающего планируется оставить, допсоглашение об изменении срока оформляют до дня выхода основного.

Как продлевается срочный договор с беременной замещающей работницей?

По частям 2-3 статьи 261 ТК РФ срок договора по заявлению работницы и медицинской справке продлевается до окончания беременности, а при отпуске по беременности и родам — до окончания отпуска. Прекратить договор в связи с выходом отсутствовавшего работника можно, только если невозможно с её письменного согласия перевести её до окончания беременности на другую подходящую работу. Работодатель предлагает все отвечающие требованиям вакансии в этой местности.

Обязательно ли платить выходное пособие при увольнении по соглашению сторон?

Статья 78 ТК РФ не устанавливает обязательного фиксированного выходного пособия каждому работнику. Обязательны заработанные суммы и компенсация за все неиспользованные отпуска по статьям 127 и 140. Для отдельных руководителей в публичном секторе выплаты ограничены частью 3 статьи 349.3.

Можно ли оформить увольнение основного работника и замещающего одним приказом?

Статья 84.1 ТК РФ требует оформить прекращение каждого трудового договора, но не требует двух отдельных физических документов. В общем приказе по каждому работнику индивидуально указывают сведения о нём, реквизиты договора, дату и основание увольнения со ссылкой на норму. С приказом под роспись знакомят каждого работника.

Как ознакомить дистанционного работника с приказом об увольнении?

Часть 3 статьи 312.8 ТК РФ допускает ознакомление постоянного или временного дистанционного работника с приказом в форме электронного документа. В течение 3 рабочих дней со дня издания приказа работодатель отправляет ему бумажную копию заказным письмом с уведомлением. Общее исключение приказа об увольнении из КЭДО по статье 22.1 это правило не отменяет.