Справка 2 НДФЛ при увольнении чем ее заменили и что выдавать

Справка 2-НДФЛ при увольнении как отдельная форма больше не выдаётся. С 2021 года годовые сведения о доходах работодатель сдаёт в ФНС в приложении № 1 к расчёту 6-НДФЛ, а работнику выдаёт справку о доходах и суммах налога физического лица по форме из приложения № 4 к приказу ФНС № ЕД-7-11/649@. Автоматически в день увольнения её не выдают: справку оформляют по письменному заявлению работника или бывшего работника не позднее 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ). В последний день работодатель обязан выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и провести окончательный расчёт. Справку за текущий год даёт только работодатель, справку за прошлый год можно скачать в личном кабинете ФНС после сдачи и обработки годового 6-НДФЛ.

Ниже есть таблица всех документов, положенных при увольнении, с основанием и сроком, и разбор документов, которые выдавать уже не нужно: справку по форме 182н отменили с 2023 года, справку для центра занятости по форме 637н готовят только в отдельных случаях. Отдельно разобрано новое правило: с 1 июля 2026 года сведения персонифицированного учёта передают за 3 календарных дня. Порядок увольнения с пошаговой инструкцией, электронная выдача справок, штрафы по статье 5.27 КоАП, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Чем заменили справку 2-НДФЛ и как называется форма в 2026 году

С 2021 года сведения о доходах физических лиц за истекший год налоговый агент передаёт в инспекцию в составе годового расчёта 6-НДФЛ, в приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Годовой расчёт сдают не позднее 25 февраля следующего года (пункт 2 статьи 230 НК РФ): за 2026 год — не позднее 25 февраля 2027 года. Отдельного отчёта 2-НДФЛ в инспекцию больше нет.

Для выдачи на руки существует своя форма. Её утвердил приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в приложении № 4, применяется она начиная с отчётности за I квартал 2024 года. Приложение № 1 к 6-НДФЛ — часть отчёта в налоговую, приложение № 4 — документ для физического лица. Работнику выдают второй.

Название «2-НДФЛ» по-прежнему встречается в заявлениях работников. Переоформлять такое заявление не требуется: пункт 3 статьи 230 НК РФ обязывает налогового агента выдать физическому лицу по его заявлению справку о полученных доходах и удержанных суммах налога по утверждённой форме, поэтому на заявление «прошу выдать справку 2-НДФЛ» отвечают действующей формой. Проверить, какая форма у вас в учётной программе, можно по реквизитам приказа в шапке бланка.

Какие документы работодатель выдаёт при увольнении и в какие сроки

Без всякого заявления в последний рабочий день закон требует два действия: выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (статья 84.1 ТК РФ) и выплатить все причитающиеся суммы (статья 140 ТК РФ). Справка о доходах, копии приказов и справки о заработке выдаются по письменному заявлению, у каждого документа свой срок и своё основание.

Сводная таблица по документам, которые работник вправе получить при увольнении и после него, на дату публикации:

Из 7 позиций без заявления выдаются только трудовая книжка или СТД-Р. Если заявление на справку о доходах работник подаёт вместе с заявлением об увольнении и до последнего дня остаётся не меньше 3 рабочих дней, срок по статье 62 истекает раньше, и весь комплект он получает вместе с расчётом. Сведения персонифицированного учёта считаются в календарных днях, поэтому срок по ним выпадает и на выходные.

Справка о доходах за текущий год и за прошлые годы

Справку за год, в котором работник увольняется, можно получить только у работодателя: годовой 6-НДФЛ за этот период ещё не сдан, и в налоговой сведений нет. Данные за завершившийся год появляются в личном кабинете ФНС и на Госуслугах после того, как работодатель сдал годовую отчётность и инспекция её обработала. Путь к документу и порядок скачивания ФНС описывает в инструкции по получению справки о доходах в личном кабинете налогоплательщика.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Справка за текущий год нужна работнику прежде всего на новом месте работы. По пункту 3 статьи 218 НК РФ, если работа началась не с первого месяца года, стандартный вычет на детей предоставляют с учётом дохода, полученного с начала года у прежнего работодателя, который предоставлял вычеты, а сумму дохода подтверждает справка по пункту 3 статьи 230 НК РФ. Норма касается именно вычета на детей, а не всех стандартных вычетов. Справку за текущий год формируют после окончательного расчёта: иначе в неё не попадут суммы, начисленные в последний день, включая компенсацию за неиспользованный отпуск.

Справка 182н и справка для центра занятости по форме 637н

С 1 января 2023 года работодатель не обязан выдавать увольняемому справку о сумме заработка для расчёта пособий: приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н утратил силу, а нужные для назначения пособий сведения СФР передаёт работодателю электронно. Разъяснение об отмене формы опубликовано на сайте Социального фонда России. Если работник по привычке просит «справку 182н», ему можно выдать справку о заработной плате по статье 62 ТК РФ, но требовать её новый работодатель для пособий не должен.

Справка о среднем заработке для центра занятости — узкий документ. С 11 февраля 2025 года действует форма, утверждённая приказом Минтруда от 27.11.2024 № 637н, она заменила форму по приказу № 604н. В обычной ситуации центр занятости рассчитывает средний заработок по сведениям из информационных систем, и работодатель ничего не готовит. Работодатель рассчитывает заработок сам только в случаях из пункта 4 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 13.02.2024 № 57н:

• в течение 12 месяцев до увольнения гражданин был в отпуске по беременности и родам и (или) по уходу за ребёнком;
• за этот период нет дохода (сведений о доходе) либо нет хотя бы одного полностью отработанного календарного месяца;
• гражданин уволен с военной службы по призыву;
• гражданин уволен из международной организации, освобождённой международным договором от налогов на заработную плату;
• зарплата выплачивалась в иностранной валюте организацией, финансируемой из федерального бюджета и направившей гражданина за границу.

Справку гражданин представляет в центр занятости лично (пункт 19 Правил регистрации, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.10.2024 № 1379). При сокращении штата набор оснований тот же: само по себе сокращение не обязывает выдавать справку по форме 637н.

Сведения персонифицированного учёта: 3 календарных дня с 1 июля 2026 года

Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ изменил пункт 12 статьи 11 закона № 27-ФЗ: с 1 июля 2026 года работодатель передаёт работнику запрошенные сведения персонифицированного учёта за указанные им отчётные периоды не позднее 3 календарных дней со дня обращения. Обязанность возникает по обращению, а не автоматически при каждом увольнении. Срок в 3 рабочих дня из пункта 4 той же статьи относится к сведениям и документам для назначения пенсии.

Параллельно обновилась сама отчётность: приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 утвердил новую форму ЕФС-1 вместо приказа № 2281, а с 1 июля 2026 года СФР принимает электронную ЕФС-1 в новом формате. Требования к формату опубликованы в разделе электронного документооборота СФР для работодателей. Подраздел 1.2 ЕФС-1 от этого не стал универсальной справкой о заработке, которую выдают каждому увольняемому. Кадровой службе стоит проверить, что форма обращения работника за сведениями и маршрут её обработки рассчитаны на календарный, а не рабочий срок.

Если работник не пришёл в день увольнения

Когда выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в последний день невозможно, потому что работник отсутствует или отказывается их получать, работодатель направляет уведомление: явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку по почте. Сведения о трудовой деятельности на бумаге можно направить заказным письмом с уведомлением (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ). Если бывший работник обратится позже, книжку или сведения выдают не позднее 3 рабочих дней со дня обращения, а способ выдачи сведений он указывает сам.

Деньги в такой ситуации подчиняются статье 140 ТК РФ: если в день увольнения работник не работал, расчёт выплачивают не позднее следующего дня после того, как он предъявил требование о расчёте. Уведомление и опись отправки стоит хранить в личном деле: это доказательство, что работодатель свою обязанность исполнил.

Порядок увольнения: где в нём справки, расчёт и сведения о работе

При увольнении по собственному желанию (пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ), по соглашению сторон и по сокращению штата комплект документов один и тот же: статьи 62, 84.1 и 140 ТК РФ не делят работников по основанию прекращения договора. От основания зависит дата последнего дня, а от неё — успеет ли работодатель подготовить справки по заявлениям к моменту расчёта.

Приказ об увольнении оформляют по форме Т-8 с указанием основания и документа-основания: заявления работника, соглашения сторон или документов о сокращении. С этим приказом работника знакомят, а его копию по статье 62 ТК РФ выдают по заявлению.

Сформируйте приказ об увольнении по форме Т-8

Если заявление об увольнении работник подал через систему КЭДО, у работодателя появляется отдельная зона риска. В споре об увольнении, который прошёл районный суд, апелляцию и кассацию, кассационный суд общей юрисдикции отменил решение в пользу работодателя: заявление в системе сформировал сам истец, но в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. Суд отдельно указал, что работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления от имени работника.

Важный нюанс из практики: при новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл. Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника у компании были. Перевесили 3 обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система работодателя всё это зафиксировала.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для спора недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если он не описан в локальном акте, спор можно проиграть при технически исправной подписи. Проверьте у себя 3 вещи: описан ли порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»

Окончательный расчёт и записка-расчёт Т-61

Все причитающиеся суммы работнику выплачивают в день увольнения (статья 140 ТК РФ). Основа расчёта — записка-расчёт по форме Т-61: в ней собраны начисления, компенсация за неиспользованный отпуск и удержанный НДФЛ. Эти же суммы потом войдут в справку о доходах за текущий год, поэтому справку по заявлению работника формируют после того, как расчёт проведён в учёте.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как уволить работника и выдать документы: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите основание: заявление работника об увольнении по собственному желанию, подписанное соглашение сторон или документы о сокращении штата. Одновременно предложите работнику написать заявление на выдачу справки о доходах и копий документов, чтобы срок 3 рабочих дня истёк до последнего дня.
2. Шаг 2. Издайте приказ об увольнении по форме Т-8 на бумаге и ознакомьте с ним работника.
3. Шаг 3. Подготовьте записку-расчёт Т-61 и выплатите окончательный расчёт в день увольнения.
4. Шаг 4. В последний день выдайте трудовую книжку или СТД-Р способом, который работник указал в заявлении: на бумаге или электронным документом с УКЭП работодателя.
5. Шаг 5. После расчёта сформируйте справку о доходах и суммах налога физического лица по форме из приложения № 4 к приказу ЕД-7-11/649@ и выдайте её вместе с заверенными копиями, которые просил работник.
6. Шаг 6. Если работник не пришёл или отказался получать трудовую книжку либо сведения, направьте уведомление по части 6 статьи 84.1 ТК РФ и сохраните подтверждение отправки.
7. Шаг 7. Отзовите машиночитаемые доверенности работника, примите носитель подписи и подайте заявление на отзыв сертификата.

Что критично в разных ситуациях увольнения

Один и тот же комплект документов в разных ситуациях работает по-разному. Сценарии ниже показывают, на чём сосредоточиться в первую очередь:

Во всех пяти сценариях сроки считаются от заявления или обращения работника, поэтому дату его поступления кадровая служба фиксирует в первую очередь.

Образцы заявления, СТД-Р и согласия на КЭДО для увольнения

Комплект закрывает документы, которые нужны до и в день увольнения; начните с формы СТД-Р, если работник не ведёт бумажную трудовую книжку.

Как выдать справку о доходах и СТД-Р в электронном виде

Электронная выдача возможна, если в отношении документа ведётся электронный документооборот. Тогда по части 11 статьи 22.3 ТК РФ работник указывает в заявлении способ получения, а работодатель выдаёт документ в течение 3 рабочих дней этим способом. Справка о доходах попадает под это правило, только если она включена в перечень документов КЭДО в локальном акте работодателя.

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под правил КЭДО приказ об увольнении, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде. Заявление на выдачу справки, уведомления и согласия можно подписывать электронно, а приказ Т-8 остаётся бумажным.

СТД-Р в электронном виде: нужна УКЭП работодателя

Сведения о трудовой деятельности работнику, у которого нет бумажной трудовой книжки, предоставляют в день увольнения способом из его заявления: на бумаге или электронным документом, подписанным УКЭП, если она есть у работодателя (часть 5 статьи 66.1 ТК РФ). Это отдельный режим статьи 66.1, а не КЭДО: согласие на электронный документооборот для него не нужно, а вот ПЭП или УНЭП работодателя для электронной СТД-Р не подходят.

Справка сканом по почте: копия или документ

Частая практика — отправить уволенному скан подписанной справки на личную почту. Скан с собственноручной подписью остаётся электронным образом бумажного документа, а электронным документом считается файл, у которого подпись существует отдельно как криптографический реквизит.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в любом вопросе о подписи, — в каком режиме создан документ. Скан подписанной от руки справки и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

В Добыто документ проходит маршрут согласования, работник получает уведомление, подписывает его электронной подписью с телефона, и документ уходит в электронный архив. Для справок по заявлениям уволенных это означает, что выданный документ и дата его получения сохраняются в системе, а не в почтовом ящике HR-специалиста.

Если вы работодатель и справки уволенным собираете вручную из учётной программы, переносить данные руками не придётся: в Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Электронная подпись и доверенность уволенного работника

Сертификат электронной подписи сотрудника выпускается на него как на физическое лицо, а полномочия действовать от имени компании подтверждает отдельный документ — машиночитаемая доверенность. Подпись уходит вместе с человеком, полномочия остаются у работодателя, и снимать их — задача работодателя. Если отозвать только сертификат, бывший сотрудник может получить новый сертификат на себя и подписывать документы от имени компании по действующей доверенности.

Удостоверяющему центру статья 14 63-ФЗ даёт 12 часов на внесение записи в реестр, и действие сертификата прекращается с момента внесения. Заявление на отзыв может подписать руководитель организации либо сам владелец сертификата с документом об увольнении. Для отзыва действующего сертификата часть центров требует личной явки, поэтому порядок отзыва по инициативе работодателя стоит выяснить у своего удостоверяющего центра заранее.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В типовых чек-листах увольнения есть пункт про сертификат и нет пункта про доверенность, хотя ни один нормативный акт прямо не требует от работодателя отозвать её. Заявление на отзыв сертификата подписывайте в последний рабочий день, пока человек ещё на месте: после конфликтного увольнения он никуда не придёт. Поставьте отзыв доверенностей в процедуру увольнения отдельной строкой, до пункта про сертификат.»

Порядок действий, который мы рекомендуем закреплять в процедуре увольнения:

• в день принятия решения об увольнении — отозвать машиночитаемые доверенности работника и проверить, не выданы ли на их основе доверенности следующего уровня;
• в последний рабочий день — принять носитель под роспись, зафиксировать передачу актом или записью в журнале учёта носителей, подать заявление на отзыв сертификата, закрыть доступы в информационные системы;
• в течение суток после увольнения — проверить статус сертификата и доверенностей по серийному номеру сертификата или на портале Госуслуг, оценить, знал ли уволенный чужие ключи и пин-коды.

Важный нюанс из практики: увольнение сотрудника с доступом к ключевой информации — это компрометация не только его собственного ключа. Если уходит бухгалтер, который подписывал отчётность ключом директора, отзывать нужно ключ директора; если у помощника был пин-код от токена руководителя — то же самое.

Риск есть и на другом конце трудовых отношений. В Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник способен пользоваться системой.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Штрафы за невыдачу справки о доходах и документов при увольнении

Невыдача справки о доходах, копий приказов или трудовой книжки в срок — нарушение трудового законодательства, ответственность за которое установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, от 30 000 до 50 000 рублей для организаций. Штраф наложат за каждое нарушение, выявленное при проверке, поэтому одно заявление, оставленное без ответа, стоит организации больше, чем годовая подписка на КЭДО для небольшой компании.

В открытых источниках встречается утверждение, что за невыдачу справки работнику штрафуют на 200 рублей по пункту 1 статьи 126 НК РФ. Эта норма касается непредставления документов налоговому органу, а не отказа выдать справку работнику. Ориентироваться при оценке риска нужно на статью 5.27 КоАП РФ.

Когда документ выдавать не требуется

• Справка по форме 182н: приказ утратил силу с 1 января 2023 года.
• Справка для центра занятости по форме 637н: если ситуация работника не входит в случаи пункта 4 Порядка № 57н, центр занятости считает заработок сам.
• Сведения персонифицированного учёта: без обращения работника пункт 12 статьи 11 закона № 27-ФЗ выдачу не требует.
• Справка о доходах без заявления: в день увольнения автоматически её не выдают, обязанность возникает с поступлением письменного заявления.

Если заявление поступило, наличие тех же данных в личном кабинете ФНС обязанности работодателя не снимает: статья 62 ТК РФ не ставит выдачу в зависимость от других источников сведений.

Стоимость КЭДО для выдачи справок и документов при увольнении

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф. Цены на дату публикации:

Для компании, где справки и заявления уволенных проходят через электронный архив и 1С, базовый вариант — «Бизнес»; тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полный состав тарифов и условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Отчёта 2-НДФЛ больше нет: в налоговую сведения уходят в приложении к годовому 6-НДФЛ, а работнику по его письменному заявлению выдают справку о доходах и суммах налога по форме ФНС 2023 года. Сама по себе справка не входит в обязательный комплект последнего дня: в этот день обязательны трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности и окончательный расчёт, всё остальное выдаётся по заявлению в сроки статьи 62 ТК РФ, а сведения персонифицированного учёта — в календарные 3 дня. Справки 182н больше нет, а форма 637н нужна только в отдельных случаях.

Добыто ведёт заявления, справки и уведомления уволенных сотрудников в электронном виде с фиксацией даты выдачи и хранением в архиве, оставляя на бумаге то, что закон из КЭДО исключает. Это снимает с кадровой службы ручной контроль сроков по каждому заявлению.

Частые вопросы о справке о доходах при увольнении

Нужно ли выдавать справку о доходах исполнителю по договору ГПХ?

Статья 62 ТК РФ с её сроком 3 рабочих дня распространяется только на работников по трудовому договору. Для исполнителя по ГПХ основание другое: пункт 3 статьи 230 НК РФ обязывает налогового агента выдать физическому лицу по его заявлению справку о полученных доходах и удержанных суммах налога по утверждённой форме, но конкретного срока выдачи сам не устанавливает.

Когда справка о доходах за 2026 год появится в личном кабинете ФНС?

Годовой 6-НДФЛ за 2026 год работодатель сдаёт не позднее 25 февраля 2027 года (пункт 2 статьи 230 НК РФ). Справка появится в разделе «Доходы» — «Справки о доходах» после того, как инспекция получит и обработает расчёт, поэтому точную дату назвать нельзя. Электронная подпись встроена в документ, скачанный из личного кабинета. До этого момента справку за 2026 год выдаёт только работодатель.

Нужна ли новому работодателю справка о доходах, если у работника нет детей?

Пункт 3 статьи 218 НК РФ требует учитывать доход с прежнего места работы для вычета на детей по подпункту 4 пункта 1 этой статьи. Если вычет на детей не предоставляется, эта норма справку с прежнего места не требует. Работник вправе получить справку для других целей: заявление по статье 62 ТК РФ не обязано содержать объяснение причин.

Какие сроки действуют, если работник запросил справку о доходах и сведения о стаже одновременно?

Сроки считаются отдельно. Справку о доходах и копии документов выдают не позднее 3 рабочих дней со дня заявления по статье 62 ТК РФ, сведения персонифицированного учёта — не позднее 3 календарных дней со дня обращения по пункту 12 статьи 11 закона № 27-ФЗ. Если обращение поступило в пятницу, срок по сведениям персонифицированного учёта истекает раньше, чем по справке о доходах.

Выдаётся ли СТД-Р, если работник ведёт бумажную трудовую книжку?

В день увольнения такому работнику выдают трудовую книжку: статья 84.1 ТК РФ предусматривает выдачу книжки либо предоставление сведений о трудовой деятельности. Часть 5 статьи 66.1 ТК РФ о предоставлении сведений при увольнении касается работника, на которого трудовая книжка не ведётся; для него способ получения — бумага или электронный документ с УКЭП — определяет его заявление.