Заключение трудового договора с иностранным гражданином документы и сроки

Заключение трудового договора с иностранным гражданином идёт по общим правилам ТК РФ с надстройкой из статей 327.1-327.6: кроме документов по статье 65 работник предъявляет документ, который даёт право работать в России, а работодатель в течение 3 рабочих дней уведомляет территориальный орган МВД. Договор по общему правилу заключается на неопределённый срок: окончание срока патента или разрешения на работу не даёт основания для срочного договора. С 1 сентября 2026 года уведомления подаются по новым формам из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290. Комплект зависит от статуса: временно пребывающий приносит патент или разрешение на работу, гражданин ЕАЭС работает без них, временно проживающий предъявляет РВП, постоянно проживающий — ВНЖ.

Материал помогает проверить документы кандидата до подписи: какой документ смотреть при каждом статусе, где сверить патент и реестр контролируемых лиц, какие реквизиты внести в договор и в какой момент работника отстраняют. Отдельно разобраны оформление договора в КЭДО и новое основание для увольнения из-за региональных долей иностранных работников, действующее с 1 марта 2026 года. Штрафы по статье 18.15 КоАП, пошаговая инструкция, образцы документов, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие документы предъявляет иностранный гражданин в зависимости от статуса

Базовый набор одинаков для всех работников и определён статьёй 65 ТК РФ: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (кроме тех, кто устраивается впервые или идёт на совместительство), СНИЛС, документы об образовании и квалификации, медицинская книжка для образования, торговли, медицины и общественного питания. Статья 327.3 ТК РФ добавляет к нему документ о праве на работу и снимает одно требование: иностранец не предъявляет документы воинского учёта, кроме прямо установленных исключений.

Какой документ о праве на работу смотреть, определяет миграционный статус. Он же определяет, какие реквизиты попадут в договор и при каком событии работника придётся отстранить.

Для ВКС медицинское обеспечение должно покрывать первичную медико-санитарную помощь и специализированную помощь в неотложной форме. Беженцы и студенты очной формы обучения не освобождены от статьи 327.3 целиком: освобождение от патента или разрешения для них проверяется по конкретной норме 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» и по документу, который человек предъявил.

Перечень документов закрытый. Справку о доходах с прошлого места, характеристику, ИНН или справку об отсутствии записи в реестре контролируемых лиц работодатель требовать не вправе: в статье 327.3 такого документа нет. ИНН работник может принести сам, налоговая при этом не отказывает в приёме отчётности без него.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расширить перечень документов при приёме могут только три источника: федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит у кандидата дополнительную справку без законного основания, кандидат вправе её не приносить, а отказать ему в приёме из-за этого нельзя. Перед тем как вписать документ в свой чек-лист приёма, найдите норму, которая его требует.»

Как проверить документы иностранного гражданина до подписания договора

Проверку делают до подписи: после неё незаконное привлечение к работе уже состоялось, и ответственность по части 1 статьи 18.15 КоАП наступает у работодателя. Эта норма охватывает работу без требуемого патента или разрешения, работу не по профессии, указанной в разрешении, и работу вне субъекта РФ, на который выдан документ.

Что сверить в патенте и разрешении на работу

В патенте и разрешении на работу сверяют четыре вещи: ФИО и реквизиты паспорта совпадают с предъявленным паспортом, срок действия не истёк, субъект РФ совпадает с местом будущей работы, профессия в документе совпадает с должностью по штатному расписанию (если в документе она указана).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Действительность патента и разрешения проверяют в сервисе МВД по проверке разрешений на работу и патентов. Ответ сервиса справочный: для юридически значимого подтверждения МВД направляет в свой территориальный орган. Распечатку ответа с датой проверки удобно приложить к личному делу.

Реестр контролируемых лиц и режим высылки

С 5 февраля 2025 года действует режим высылки и реестр контролируемых лиц по Федеральному закону от 08.08.2024 № 260-ФЗ. Проверить наличие сведений об иностранце в реестре могут граждане и организации, включая работодателей, на сайте МВД или через Госуслуги; данные реестра обновляются каждые 4 часа. Отдельного документа об отсутствии записи в реестре ТК РФ от кандидата не требует, поэтому проверку работодатель делает сам, по паспортным данным, ближе к дате подписания договора.

Включение в реестр не названо отдельным основанием прекращения договора в статье 327.6 ТК РФ. Но если основание, по которому человек попал в реестр, совпадает с основанием из этой статьи (например, аннулирован патент или РВП), применяются отстранение и прекращение договора по общим правилам главы 50.1 ТК РФ.

Когда трудовой договор с иностранцем заключать нельзя

Договор не подписывают, пока не снято любое из этих условий:

• патент или разрешение на работу выданы на другой субъект РФ, а работать человек будет в вашем регионе;
• в разрешении указана профессия, которая не совпадает с должностью по договору;
• срок патента, разрешения, РВП или ВНЖ истёк;
• работник по визе, а у компании нет разрешения на привлечение иностранных работников;
• ВКС не предъявил полис ДМС и у работодателя нет договора с медицинской организацией;
• приём превысит допустимую долю иностранных работников, установленную для вашего вида деятельности и региона.

Доли на 2026 год установлены постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995 и различаются по регионам и отраслям: для строительства в целом допустимая доля иностранных работников составляет 50%, для строительства в Липецкой области — 45%. Перед приёмом в отраслях с ограничениями сверьте текущую численность иностранцев в штате с долей для своего региона.

Как проверить документы иностранца и заключить договор: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите статус работника по предъявленным документам: временно пребывающий по патенту, по визе с разрешением на работу, гражданин ЕАЭС, ВКС, временно проживающий с РВП или постоянно проживающий с ВНЖ.
2. Шаг 2. Примите документы по статье 65 ТК РФ и документ о праве на работу по статье 327.3. Паспорт проверьте вместе с отметкой о регистрации по месту пребывания или справкой из МВД.
3. Шаг 3. Сверьте в патенте или разрешении ФИО, срок, субъект РФ и профессию, затем проверьте документ в сервисе МВД.
4. Шаг 4. Проверьте сведения об иностранце в реестре контролируемых лиц на сайте МВД или через Госуслуги.
5. Шаг 5. Для отраслей с ограничениями сверьте долю иностранных работников в штате с постановлением № 1995.
6. Шаг 6. Ознакомьте работника с локальными нормативными актами до подписания договора.
7. Шаг 7. Подпишите трудовой договор с реквизитами документа о праве на работу и сроком (или отметкой, что договор бессрочный), издайте приказ о приёме.
8. Шаг 8. Не позднее 3 рабочих дней направьте в территориальный орган МВД уведомление о заключении договора по приложению № 7 к приказу МВД № 290 с отдельным согласием на обработку персональных данных.
9. Шаг 9. Подайте сведения о приёме в Социальный фонд России в составе ЕФС-1 и поставьте на контроль даты окончания патента, разрешения, РВП, ВНЖ или полиса ДМС.

В чек-листе приёма, который мы в Добыто используем при разборе кадровых процедур, проверка патента, разрешения или ВНЖ стоит отдельным пунктом рядом с другим: документы сверх перечня у кандидата не запрашивались. Оба пункта закрываются до подписи, а не после.

Образцы документов для оформления иностранного работника

Комплект собран под приём по основному месту работы; начните с трудового договора и добавьте в него раздел с реквизитами патента, разрешения на работу, РВП или ВНЖ.

Срок трудового договора с иностранцем и что в нём указать

По статье 327.2 ТК РФ договор с иностранцем заключается на неопределённый срок, а срочный допустим только при наличии оснований из статьи 59 ТК РФ, как и для гражданина России. Истечение срока патента или разрешения на работу само по себе основанием срочности не является. Договор «до окончания патента» без другого основания из статьи 59 считается заключённым на неопределённый срок, а работу по окончании документа регулируют статьи 327.5 и 327.6: сначала отстранение, затем прекращение.

Срок договора придётся указать и в уведомлении МВД: форма по приказу № 290 требует написать срок действия договора либо отметить, что он бессрочный. Расхождение между договором и уведомлением — повод для вопросов при проверке.

Обязательные сведения в договоре с иностранным работником

Кроме общих условий (место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты, режим, условия труда), статья 327.2 требует внести в договор сведения о документе, дающем право на работу:

• для временно пребывающего — о разрешении на работу или патенте, если исключение не установлено законом или международным договором;
• для временно проживающего — о РВП или РВП в целях получения образования;
• для постоянно проживающего — о ВНЖ;
• для временно пребывающего ВКС — условия и основания медицинского обеспечения, включая реквизиты полиса ДМС или договора работодателя с медицинской организацией.

Договор составляют письменно в двух экземплярах, по одному каждой стороне. Если работника фактически допустили к работе без подписанного договора, отношения считаются возникшими, и письменный договор оформляют сразу после допуска; с иностранцем это ещё и момент, с которого считается срок уведомления МВД. С локальными нормативными актами работника знакомят до подписания договора: одновременное ознакомление в практике допустимо, более позднее — нарушение статьи 68 ТК РФ.

Важный нюанс из практики: если бумажный договор занимает несколько листов, подписи сторон ставят на каждой странице. Прямого требования в норме нет, но при споре о содержании договора подписанная каждая страница снимает вопрос о подмене листа, а сшивка с печатью сохраняется не всегда.

Типовая форма договора: кому она доступна

Микропредприятия вправе не издавать часть локальных нормативных актов и заключать договор по типовой форме. Критерий микропредприятия — до 15 работников, малого предприятия — до 100. Категорию компании в Добыто мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте ФНС, а не по памяти.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Критерий в 15 человек относится к микропредприятию, а не к малому бизнесу, и путаница в одной цифре дорого обходится. От статуса микропредприятия зависят право не издавать локальные акты, применение типовой формы договора и упрощённый порядок обучения по охране труда. Компания на 80 человек, которая решила работать без локальных актов, получит нарушение по каждому из них. Статус проверяйте по реестру МСП на сайте налоговой службы перед тем, как выбирать форму договора.»

Соберите трудовой договор с иностранным работником по своим реквизитам

Конструктор формирует договор с разделами о предмете, испытании, оплате, рабочем времени и отпуске. Реквизиты патента, разрешения на работу, РВП или ВНЖ и сведения о медицинском обеспечении ВКС добавьте в договор отдельным пунктом.

Уведомление МВД о заключении договора: сроки и новые формы с 1 сентября 2026 года

Уведомление направляют в территориальный орган МВД в регионе, где иностранец работает, не позднее 3 рабочих дней с даты заключения договора; тот же срок действует для уведомления о прекращении. Если работник трудится в двух регионах, уведомление подают в каждый, а при начале работы в другом регионе — новое уведомление в течение 3 рабочих дней. Обязанность касается договора с иностранным гражданином в целом: граждане ЕАЭС и владельцы ВНЖ от неё не освобождены, хотя патент и разрешение на работу им не нужны.

С 1 сентября 2026 года действует приказ МВД России от 12.05.2026 № 290. Он заменил прежние формы: для заключения договора применяется приложение № 7, для прекращения — приложение № 8, а порядок подачи закреплён в приложении № 9. К каждому уведомлению прикладывают отдельное согласие на обработку персональных данных по рекомендуемому образцу. Новые формы действуют до 1 сентября 2032 года.

Подать уведомление можно тремя способами: лично, заказным письмом с уведомлением о вручении или в электронном виде через Госуслуги. При электронной подаче портал подтверждает приём электронным сообщением; его сохраняют как доказательство соблюдения срока.

Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Когда в обучающем ролике или статье устарела одна деталь, проверять приходится все остальные. Мы не берём из таких источников сроки, названия форм и реквизиты: из них можно взять логику процедуры и перечни, которые меняются реже. С уведомлениями МВД это особенно заметно после 1 сентября 2026 года: шаблон, скачанный летом, уже не соответствует приказу № 290. Перед отправкой сверьте номер приложения к приказу и наличие отдельного согласия на обработку персональных данных.»

Сроки, которые кадровая служба ставит на контроль при работе с иностранцем, сведены в таблицу.

Все сроки уведомлений считаются в рабочих днях, сроки по документам работника — в календарных днях и месяцах. Если приём пришёлся на пятницу, 3 рабочих дня заканчиваются в среду следующей недели при обычном графике без праздников.

Электронный трудовой договор с иностранцем в КЭДО

Трудовой договор с иностранным работником можно оформить в электронном виде, если у работодателя введён электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, а работник дал согласие на взаимодействие в электронном виде. Особых правил для иностранцев статьи 22.1-22.3 не устанавливают, но исключения статьи 22.1 для отдельных документов действуют для всех работников. Уведомление МВД при этом подаётся отдельно: электронный договор не отменяет обязанность уведомить территориальный орган в течение 3 рабочих дней.

Какой подписью подписывает договор работник-иностранец

Вид подписи работника для электронного трудового договора определяет часть 3 статьи 22.3 ТК РФ, и он зависит от канала взаимодействия: информационная система работодателя или Госуслуги и платформа «Работа в России». Работодатель подписывает кадровые документы усиленной квалифицированной подписью. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: до запуска маршрута проверьте, какой вид подписи допускает ваш канал для трудового договора.

Для иностранного работника до выбора электронного маршрута отдельно проверяют, сможет ли он получить подпись того вида, который допускает ваш канал. Если подпись получить нельзя, договор подписывают на бумаге, а остальные документы переводят в электронный вид после выпуска подписи.

Как проходит двустороннее подписание договора

В Добыто маршрут двустороннего подписания выглядит так: специалист по кадрам создаёт документ, работодатель подписывает его УКЭП серверным способом, работник получает уведомление и подписывает УНЭП, а система фиксирует метку времени на каждом шаге. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах без отдельной оплаты.

Важный нюанс из практики: ознакомление с локальными нормативными актами должно состояться до подписания договора или одновременно с ним. В электронном маршруте метка времени в системе фиксирует очерёдность ознакомления и подписи точнее, чем даты на бумаге, поэтому пакет ЛНА ставят в маршрут перед договором.

Отстранение и прекращение договора с иностранным работником

Статья 327.5 ТК РФ обязывает отстранить работника от работы, как только перестаёт действовать документ, на котором держится его право работать. Для временно пребывающего это окончание срока патента или разрешения на работу, а также приостановление или окончание срока разрешения работодателя на привлечение иностранцев. Для временно проживающего — окончание срока РВП, для постоянно проживающего — окончание срока ВНЖ, для ВКС — прекращение медицинского покрытия.

Статья 327.6 дополняет общий перечень оснований прекращения трудового договора из статьи 77 ТК РФ. В ней названы приостановление, окончание или аннулирование разрешения работодателя, аннулирование или окончание срока патента либо разрешения на работу, аннулирование или окончание срока РВП или ВНЖ, прекращение медицинского покрытия ВКС, ограничения численности иностранных работников и невозможность перевода на другую работу. При окончании срока патента, разрешения, РВП, ВНЖ или ДМС ВКС договор по общему правилу прекращается по истечении 1 месяца, а на этот период работник отстранён от работы по статье 327.5.

С 1 марта 2026 года действует новая редакция пункта 9 части 1 статьи 327.6, введённая Федеральным законом от 17.11.2025 № 419-ФЗ. Договор прекращают, чтобы привести численность иностранных работников в соответствие с ограничениями, в том числе установленными нормативными актами субъектов РФ, и увольнение должно состояться не позднее срока, указанного в соответствующем акте. Работодателю в регионе, где ввели запрет или долю для отрасли, нужно сверить дату из регионального акта и уведомить МВД о прекращении договора в течение 3 рабочих дней после увольнения.

Типичные ошибки при заключении договора с иностранцем и штрафы по статье 18.15 КоАП

Санкции для организации по статье 18.15 КоАП альтернативные: штраф либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях применяется часть 4 статьи с повышенным верхним пределом. Каждая ошибка из таблицы совершается, как правило, ради экономии нескольких дней или одного визита в МВД.

Отдельной строкой в КоАП не стоит ещё одна частая ошибка: срочный договор «до окончания патента». Сам по себе он не штрафуется, но не защищает работодателя. При окончании патента работника всё равно отстраняют по статье 327.5 и увольняют по статье 327.6 с уведомлением МВД, а продолжение работы без действующего патента попадает под часть 1 статьи 18.15. Проверьте в своих договорах с иностранцами, указано ли основание срочности из статьи 59 ТК РФ; если нет, контролируйте срок документа, а не срок договора.

Стоимость КЭДО для кадрового оформления иностранных работников

Стоимость электронного документооборота зависит от численности штата, нужных видов подписи и требований к интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма определяется численностью штата и тем, нужны ли работникам УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив. Актуальный состав каждого пакета и условия перехода между ними указаны на странице тарифов Добыто.КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены приведены на дату публикации.

Выводы

Трудовой договор с иностранцем подписывают только после того, как документ о праве на работу сверен со статусом работника, регионом и профессией, а сведения о нём внесены в текст договора. Срок договора определяют основания статьи 59 ТК РФ, а не срок патента; за сроком документа следят отдельно, потому что с его окончанием начинаются отстранение и месячный отсчёт до прекращения. Уведомление МВД уходит в течение 3 рабочих дней по формам приказа № 290 с согласием на обработку персональных данных, включая граждан ЕАЭС и владельцев ВНЖ.

В Добыто договор, ЛНА и согласия иностранного работника проходят один электронный маршрут с метками времени, поэтому очерёдность ознакомления и подписи подтверждается без бумажного архива, а кадровой службе остаётся контролировать сроки миграционных документов.

Частые вопросы о трудовом договоре с иностранным гражданином

Нужен ли иностранцу сертификат об экзамене по русскому языку, чтобы заключить трудовой договор?

Общего требования сдавать экзамен для заключения трудового договора нет. Статья 15.1 115-ФЗ требует подтверждать владение русским языком, знание истории России и основ законодательства при получении ряда миграционных документов, с исключениями, предусмотренными законом; изменённый порядок экзамена по Федеральному закону от 09.11.2024 № 377-ФЗ действует с 10 декабря 2024 года. Работодатель проверяет сам документ о праве на работу, а сертификат в перечне статьи 327.3 ТК РФ не назван.

Изменятся ли штрафы по статье 18.15 КоАП в 2026 году?

С 3 ноября 2026 года по Федеральному закону от 04.08.2026 № 294-ФЗ повышаются штрафы для граждан: по части 3 статьи 18.15 — с 2 000-5 000 до 4 000-7 000 рублей, по части 4 — с 5 000-7 000 до 7 000-9 000 рублей. Размеры штрафов для должностных лиц и организаций этот закон не меняет, для юрлица по-прежнему действуют пределы от 250 000 до 1 000 000 рублей в зависимости от части статьи и региона.

ВКС нужен полис ДМС, если работодатель заключил договор с медицинской организацией?

Нет, закон допускает любой из двух вариантов: временно пребывающий ВКС предъявляет полис ДМС, действующий в России, либо работодатель заключает договор о платных медицинских услугах. Покрытие должно включать первичную медико-санитарную помощь и специализированную помощь в неотложной форме, а реквизиты выбранного варианта вносятся в трудовой договор по статье 327.2 ТК РФ. Прекращение покрытия — основание для отстранения по статье 327.5.

Что менять в договоре, если работник по патенту получил РВП или ВНЖ?

Статья 327.2 ТК РФ требует указывать в договоре сведения о документе, который соответствует текущему статусу работника: для временно проживающего — о РВП, для постоянно проживающего — о ВНЖ. Поэтому сведения о патенте заменяют реквизитами нового документа дополнительным соглашением. С этого момента отстранение по статье 327.5 привязано к сроку РВП или ВНЖ, а не к сроку патента.

Когда проходит дактилоскопию иностранец, которому патент не нужен?

По общему правилу прибывший для работы проходит дактилоскопию и фотографирование в течение 30 календарных дней со дня въезда либо при обращении за патентом или разрешением на работу. Для тех, кому патент и разрешение не нужны, в том числе для граждан ЕАЭС, срок может отсчитываться от изменения цели визита или от заключения трудового договора. Медицинское освидетельствование регулируется отдельно по категориям и срокам статьи 5 115-ФЗ.