Трудовой договор: что обязательно включить в 2026 году

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска работника к работе — это статья 67 ТК РФ. Обязательное содержание задаёт статья 57: сведения о сторонах в шапке и девять условий в теле документа, от места работы и трудовой функции до условий труда на рабочем месте по результатам специальной оценки. Пропуск любого из них квалифицируется как ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: до 100 000 рублей на юридическое лицо. Форма влияет не на содержание, а на порядок подписания: на бумаге стороны расписываются вручную, в КЭДО работодатель подписывает договор только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП.

Разберём каждое обязательное условие вместе с формулировками, которые инспектор ГИТ читает как дефект: «оплата согласно штатному расписанию», «место работы — г. Москва» без адреса, отсутствие характеристик условий труда. Покажем, какие дополнительные условия имеет смысл включать и какие не будут работать даже после подписания обеими сторонами. Сценарная таблица по срочному договору, чек-лист проверки перед подписанием, тарифы на перевод договоров в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Конструктор ниже собирает трудовой договор в формате .docx: вы заполняете реквизиты сторон, а разделы о предмете, испытании, оплате, рабочем времени и отпуске подставляются в текст готовыми.

Когда договор должен быть подписан и что считается нарушением срока

Трудовые отношения возникают с момента фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя, даже если бумаги ещё не подписаны. Статья 67 ТК РФ даёт на оформление три рабочих дня с этого момента. Отсчёт идёт не от даты выхода на работу по договорённости, а от первого дня, когда человек реально начал выполнять трудовую функцию.

Договор составляется в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны. Один экземпляр передаётся работнику, и получение подтверждается его подписью на экземпляре работодателя. Отсутствие этой отметки — самостоятельное нарушение, которое инспектор фиксирует отдельно от содержания документа.

Дата заключения и дата начала работы могут не совпадать. Договор вступает в силу со дня подписания либо со дня фактического допущения к работе, а приступить к работе работник обязан в день, указанный в договоре. Если он не вышел в этот день, работодатель вправе аннулировать трудовой договор по статье 61 ТК РФ, и такой договор считается незаключённым.

Образцы кадровых документов для оформления нового работника

Комплект закрывает весь цикл приёма: смотрите первым трудовой договор по основному месту работы, остальные документы подтягиваются к нему по ходу оформления.

Обязательные сведения и условия трудового договора по статье 57 ТК РФ

Статья 57 делит содержание на три слоя: сведения о сторонах, обязательные условия и дополнительные условия. Первые два слоя проверяются формально, по наличию. Третий — по тому, не ухудшает ли он положение работника.

Сведения, которые идут в шапку и в реквизиты

В договоре указываются фамилия, имя и отчество работника и наименование работодателя, сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица, ИНН работодателя, сведения о представителе работодателя, подписавшем договор, и основание его полномочий, а также место и дата заключения. ИНН не указывают только работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

Основание полномочий подписанта — строка, на которой чаще всего спотыкаются при подписании договоров не первым лицом. Устав годится для генерального директора, для всех остальных нужна доверенность с указанием её номера и даты.

Девять обязательных условий и как они формулируются

Каждое из условий ниже закон называет обязательным для включения. Отсутствие любого из них — основание для предписания об устранении нарушения.

Три строки таблицы связаны между собой и проверяются в связке: трудовая функция, штатное расписание и приказ о приёме. Расхождение хотя бы в одном знаке в наименовании должности даёт вопрос на проверке и ломает сверку при назначении гарантий по вредности.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что делать, если условие или сведения забыли

Незаключённым такой договор не становится, и расторгать его не нужно. Недостающие сведения вносятся непосредственно в текст договора, а недостающие условия оформляются приложением либо отдельным письменным соглашением сторон, которое становится неотъемлемой частью договора. Оба варианта прямо предусмотрены частью 3 статьи 57 ТК РФ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пропущенное условие мы всегда закрываем приложением к действующему договору, а не новым договором на ту же должность. Переподписание задним числом создаёт вторую дату заключения, и на проверке приходится объяснять, почему их две. Проверьте свои договоры на две вещи: указана ли сумма оклада цифрами и есть ли класс условий труда по СОУТ.»

Формулировки, которые ГИТ читает как дефект оформления

Отсылка к локальному акту вместо конкретики — самая частая причина предписаний. Условия оплаты труда закон требует именно в договоре, поэтому строка «оклад устанавливается согласно штатному расписанию» условие не заменяет. То же с режимом: если сотрудник работает по сменному графику или на 0,5 ставки, режим описывается в договоре, а не только в правилах внутреннего трудового распорядка.

Отдельная категория — условия, которые ухудшают положение работника по сравнению с трудовым законодательством. Статья 9 ТК РФ прямо говорит, что такие условия не подлежат применению. Штраф за опоздание, запрет увольняться в течение года, обязанность возместить стоимость обучения при увольнении по сокращению — подписи обеих сторон эти пункты не спасают.

Проверить черновик договора до выхода инспектора можно самостоятельно: на портале Роструда работает сервис «Электронный инспектор» с проверочными листами по кадровым процедурам, где ответы на вопросы сверяются с реальными документами компании, а результат самопроверки инспектору не передаётся.

Сколько стоит ошибка в трудовом договоре

Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, а равно заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения, наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей, индивидуальный предприниматель — от 5 000 до 10 000 рублей, юридическое лицо — от 50 000 до 100 000 рублей. Повторное нарушение переводит дело в часть 5: юридическое лицо платит от 100 000 до 200 000 рублей, а должностное лицо может получить дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет.

Денежная часть тут не главная. Дефектный договор проигрывает в суде по трудовому спору: отсутствие суммы оклада разворачивается в пользу работника при взыскании недоплаты, отсутствие класса условий труда — при споре о доплате за вредность, отсутствие описания режима — при взыскании сверхурочных.

Дополнительные условия: что имеет смысл включить, а что не сработает

Дополнительные условия стороны включают по соглашению. Работают четыре группы: уточнение места работы с указанием структурного подразделения и рабочего места; испытание; неразглашение охраняемой законом тайны; обязанность отработать после обучения за счёт работодателя. Последнее условие связано со статьёй 249 ТК РФ и позволяет требовать возмещения затрат при увольнении без уважительных причин, но только если срок отработки зафиксирован письменно — в договоре или в отдельном соглашении об обучении.

Не сработают условия о штрафах, о запрете работать у конкурентов после увольнения, об удержании зарплаты за порчу имущества сверх среднего месячного заработка. Российское трудовое право неконкурентные оговорки не признаёт, а порядок удержаний закрыт статьями 137 и 138 ТК РФ.

Испытательный срок: пределы и запреты в редакции 2026 года

Испытание устанавливается только при заключении договора и только если условие о нём есть в тексте. Общий предел — три месяца, для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов и представительств — шесть месяцев. При договоре сроком от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Запрет на испытание расширен с 1 сентября 2026 года: 144-ФЗ поднял планку по возрасту ребёнка с полутора до трёх лет. Испытание нельзя устанавливать беременным женщинам и женщинам с детьми до трёх лет, несовершеннолетним, лицам, получившим среднее профессиональное или высшее образование и впервые поступающим на работу по специальности в течение одного года со дня получения образования, избранным по конкурсу, приглашённым в порядке перевода, а также при договоре сроком до двух месяцев.

Срочный трудовой договор: основания, срок и главная ошибка

По умолчанию договор заключается на неопределённый срок. Срочный допускается в двух случаях: когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределённый срок с учётом характера работы или условий её выполнения (часть 1 статьи 59), и по соглашению сторон из закрытого перечня части 2 статьи 59. Предельный срок — пять лет.

Главная ошибка одна: в договоре указан срок, но не названо обстоятельство, послужившее основанием. При споре такой договор считается заключённым на неопределённый срок, и увольнение по истечении срока становится незаконным. Вторая по частоте — многократное перезаключение срочных договоров на одну и ту же трудовую функцию, что суд оценивает как бессрочные отношения.

Столбец с критичной формулировкой отвечает на вопрос, который возникает уже после подписания: чем именно прекращается договор. Если ответ из текста не читается, срочность в споре не устоит.

Как оформить трудовой договор с новым работником: пошаговая инструкция

Порядок действий закреплён статьями 65, 68 и 67 ТК РФ, и его последовательность имеет значение: ознакомление с локальными нормативными актами идёт до подписания договора, а не после.

Как оформить приём на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, есть ли должность в штатном расписании и совпадает ли её наименование с тем, что пойдёт в договор. При расхождении сначала правится штатное расписание.
2. Шаг 2. Примите документы по статье 65 ТК РФ: паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учёта, документы воинского учёта, документ об образовании при наличии специальных требований.
3. Шаг 3. Возьмите письменное согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ до того, как данные попадут в кадровую систему.
4. Шаг 4. Ознакомьте работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о персональных данных и должностной инструкцией. Ознакомление фиксируется листом ознакомления или подписью в самом акте.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах и получите подпись работника о получении своего экземпляра на экземпляре работодателя.
6. Шаг 6. Издайте приказ о приёме на работу, если он используется в компании, и сверьте его содержание с договором: должность, дата, оклад, испытание.
7. Шаг 7. Внесите запись в трудовую книжку, если работник её сохранил, и подайте в Социальный фонд России подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.

Чек-лист проверки перед подписанием

Пять позиций, которые закрывают большую часть предписаний по оформлению приёма:

• Должность в договоре, штатном расписании и приказе написана одинаково, включая падеж и сокращения.
• Оклад указан цифрами, а переменная часть описана с порядком расчёта или ссылкой на конкретный пункт положения об оплате труда.
• Класс условий труда взят из карты специальной оценки, а не из шаблона прошлого договора.
• Основание полномочий подписанта совпадает с действующей доверенностью или уставом.
• Даты выстроены в правильном порядке: ознакомление с ЛНА, затем подписание договора, затем приказ.

Важный нюанс из практики: при споре по электронному кадровому документу доказываются четыре обстоятельства подряд — получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли он электронную подпись, получил ли он электронный документ. Порядок именно такой: если первое рассыпается, до аккуратности журнала подписания дело не доходит.

Электронный трудовой договор: подписи, согласие работника и требования ГИТ

Электронная форма трудового договора работает с 2021 года по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Содержание договора при этом не меняется: те же обязательные сведения и те же девять условий. Меняются три вещи — вид подписи каждой стороны, необходимость согласия работника и состав документов, которые компания обязана предъявить при проверке.

Какая подпись нужна каждой стороне

При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и договора на получение образования, а также при внесении в них изменений работодатель через свою информационную систему использует усиленную квалифицированную электронную подпись. Работник в этих случаях подписывает УКЭП или УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора. Простая электронная подпись для трудового договора не годится: ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются по способу формирования и по кругу допустимых документов.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Довод «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и кадровые документы можно так же» к трудовым отношениям неприменим: там работает часть 2 статьи 5 63-ФЗ, а здесь — статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи. Когда мы встречаем такую логику у клиента, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены. Сверьте свой перечень: напротив трудового договора должна стоять УКЭП у работодателя и УКЭП или УНЭП у работника.»

Согласие работника на КЭДО и когда оно не нужно

Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на взаимодействие через электронный документооборот. Есть исключение, которое напрямую касается новых сотрудников: согласие не требуется от лиц, принимаемых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Работодатель обязан проинформировать такого человека о том, что в компании ведётся КЭДО, но отдельное согласие не собирает.

Работник со стажем до этой даты вправе дать согласие, а вправе и отказаться. Отказ или отсутствие ответа означает, что с этим конкретным человеком документы оформляются на бумаге, и претензий к нему предъявлять нельзя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Порядок доказывания в споре обратный тому, что ожидает компания. Сначала выясняется, имело ли предприятие право вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — подписан ли конкретный документ. Проверьте по своим папкам, есть ли приказ о введении КЭДО, положение, перечень документов и категорий работников и подтверждение ознакомления каждого работника с этим локальным актом.»

Маршрут подписания и журнал действий

Договор создаётся в системе, подписывается со стороны работодателя УКЭП, уходит работнику и подписывается им УНЭП или УКЭП. Система фиксирует дату и время каждого действия. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и отдельно проверяем, что работник действительно способен работать в системе, а не просто расписался в журнале ознакомления.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. У работодателя были и положение о КЭДО, и перечень документов, и согласие работника, но кассация отменила решения, а при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, фактически за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная информационная система работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Что нельзя перевести в электронный вид

Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге — это статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. На бумаге остаются также акт о несчастном случае на производстве, журнал инструктажей по охране труда и трудовая книжка тех, кто её сохранил. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы о приёме, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия в электронный вид переводятся.

Важный нюанс из практики: это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из увольнения, а получает гибрид: заявление работник подаёт электронно, приказ и ознакомление с ним уходят на бумагу.

Когда электронный договор не нужен

КЭДО не даёт выигрыша, если весь штат работает в одном офисе, численность небольшая, а кадровые документы подписываются в тот же день. Экономия там измеряется минутами, а на внедрение уходят приказ, положение, перечень документов, уведомления и сбор согласий.

Второй случай — исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. Правила статей 22.1-22.3 ТК РФ написаны для работников по трудовому договору, и переносить их на исполнителей нельзя: там действует обычный электронный документооборот по 63-ФЗ и условия самого договора.

Третий — работники со стажем до 31 декября 2021 года, которые согласия не дали. Для них бумажный порядок сохраняется, и компании приходится вести два контура параллельно. Если таких людей в штате большинство, переход имеет смысл начинать с уведомления и сбора согласий, а не с закупки лицензий.

Изменение и хранение трудового договора

Любое изменение определённых сторонами условий оформляется письменным дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ. Одностороннее изменение возможно только по статье 74 и только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда: работника уведомляют письменно не позднее чем за два месяца, трудовая функция при этом не меняется.

Сроки хранения одинаковы для бумажного и электронного контура. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от года создания, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно, графики отпусков и табели — пять лет. Электронная форма срок не сокращает.

Стоимость перевода трудовых договоров в электронный вид: тарифы Добыто

Цена складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли квалифицированные подписи и кастомные шаблоны договоров под ваши формулировки. Условия по каждому тарифу, состав функций и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф меняется в обе стороны в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Содержание трудового договора закрыто статьёй 57 ТК РФ и не зависит от того, подписывается документ на бумаге или в системе: сведения о сторонах, девять обязательных условий, отдельно оговорённые дополнительные. Срок оформления — три рабочих дня с фактического допуска, цена ненадлежащего оформления для юридического лица — от 50 000 до 100 000 рублей по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Электронная форма меняет только вид подписи, состав подтверждающих документов и необходимость согласия работника, причём для нанятых после 31 декабря 2021 года без предшествующего стажа согласие не собирается.

Мы в Добыто ведём кадровые документы компаний в электронном виде и на внедрении сначала собираем доказательную базу — приказ, положение, перечень документов и категорий работников, порядок идентификации, — а уже потом настраиваем маршруты подписания. Такой порядок снимает основную часть вопросов при проверке и в трудовом споре.

Частые вопросы о трудовом договоре

Можно ли подписать трудовой договор задним числом, если работник уже неделю работает?

Нет. Дата заключения — обязательный реквизит по статье 57 ТК РФ, а статья 67 даёт три рабочих дня со дня фактического допущения. При проверке дату сверяют с табелем учёта рабочего времени, журналом пропусков и подразделом 1.1 формы ЕФС-1, который подаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. Расхождение дат читается как уклонение от оформления и попадает под часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ.

Обязателен ли приказ о приёме на работу, если трудовой договор подписан?

Приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать по своему решению — это статья 68 ТК РФ. Унифицированная форма Т-1 не обязательна, компания может использовать свою. Если приказ издаётся, его содержание должно точно соответствовать договору: должность, дата начала работы, размер оклада, условие об испытании. Расхождение приказа и договора инспектор трактует в пользу работника.

Можно ли указать в трудовом договоре зарплату в валюте или в условных единицах?

Нет. Статья 131 ТК РФ требует выплаты заработной платы в денежной форме в рублях, поэтому оклад в договоре указывается в рублях цифрами. Привязка к курсу валюты или к условным единицам делает условие об оплате труда неопределённым, а это то самое ненадлежащее оформление, за которое юридическое лицо платит от 50 000 до 100 000 рублей.

Как заключить трудовой договор с дистанционным работником из другого региона?

Глава 49.1 ТК РФ допускает заключение договора путём обмена электронными документами. По письменному заявлению дистанционного работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления направить ему оформленный экземпляр трудового договора на бумажном носителе. Место работы в таком договоре указывается с учётом дистанционного характера, а режим рабочего времени описывается прямо, если он отличается от общих правил компании.

Что делать с трудовыми договорами при смене наименования должности по новому классификатору?

Классификатор ОК 016-2025 действует с 1 января 2026 года и введён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Порядок такой: приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждение штатного расписания в новой редакции, затем дополнительные соглашения к трудовым договорам по статье 72 ТК РФ, затем обновление справочников в кадровой программе. Код должности связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1.

Работник со стажем отказался переходить на электронный документооборот. Можно ли его уволить или заставить?

Нет. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия работника, имевшего трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года, и отказ не является дисциплинарным проступком или основанием для увольнения. С таким работником кадровые документы оформляются на бумаге в прежнем порядке. Использование электронных документов и электронной подписи во взаимодействии с ним без согласия может быть признано незаконным при проверке или трудовом споре.